Вступ до управлінського документознавства



Pdf просмотр
Сторінка1/8
Дата конвертації15.07.2017
Розмір0.85 Mb.
ТипЛекція
  1   2   3   4   5   6   7   8

Управлінське документознавство
Лекція
1
Тема
: Вступ до управлінського документознавства
План

1. Управлінське документознавство як навчальна дисципліна.
2. Зміст та структура курсу "Управлінське документознавство". Об’єкт, предмет, мета та завдання управлінського документознавства.
3. Джерела для вивчення управлінського документознавства.
4. Поняттєвий апарат управлінського документознавства.
5. Зв’язок управлінського документознавства з іншими галузями знань.

Література
1. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. – К.: ДАКККіМ, 2003. – 57 с.
2. Загорецька О.М. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з архівної справи та документознавства / ДКАУ України. УНДІ-АСД. – 2002. – Т. 8. – С. 139-141.
3. Беспянська Г.В. Діловодство: навч. посібн. для дистанційного навчання. – К.: Університет "Україна", 2004. – 64 с.
4. Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" /
Шкіцька Ірина Юріївна. − Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. − 251 с.
1. Управлінське документознавство як навчальна дисципліна
Управління – це складний соціально-економічний процес, що відбувається в різних сферах суспільного життя – політичній, економічній, соціальній, виробничій, науковій тощо. Будучи динамічним, управління постійно потребує спрямування соціуму (людини як соціальної істоти).
Єднальною ланкою між керованою і керуючими системами управління постає управлінська інформація, яка, за твердженням професора С.Г. Кулешова,
"відображає зміст дій управління". В результаті відбувається спрямування потоків управлінської інформації від об'єктів вищого рівня до об'єктів нижчого рівня.
Значна частина управлінських рішень потребує документування, тобто створення документів, та організації роботи з ними. Без цих процесів неможливе функціонування жодного органу державної влади, підприємства, установи й організації.
Управлінське документознавство
є видом спеціального документознавства, яке вивчає проблеми організації управління документацією

Управлінське документознавство
2
в різних структурах, розробки правил уніфікування управлінських документів, регулювання їх потоків й обігу, уніфікації й стандартизації управлінських документів. Управлінське документознавство – наукова дисципліна, яка вивчає закономірності створення управлінських документів, розробляє методи їх створення, принципи організації документообігу й побудови систем управлінської документації.
2. Зміст та структура курсу "Управлінське документознавство". Обєкт,
предмет
, мета та завдання управлінського документознавства.
У структурі курсу чітко виокремлюються такі основні складові:
– теоретичні основи управлінського документознавства;
– історичні засади управлінського документознавства;
– типологія управлінських документів: класифікації управлінських документів за різними ознаками, типологічні критерії поділу управлінських документів, типи управлінської документації;
– характеристика найпоширеніших видів документів організаційно- розпорядчої, планової, звітно-статистичної, бухгалтерсько-облікової, первинно-облікової діяльності;
– стандартизація й уніфікація документів;
– технологія управління документацією.
Об’єктом вивчення курсу "Управлінське документознавство" є теоретичні основи створення, уніфікації й функціонування управлінської документації.
Предметом управлінського документознавства є дослідження еволюції і сучасного змісту характеристик управлінської документації, процесів створення цієї документації та її функціонування в динамічному стані. До складу таких характеристик входять зовнішні та інформаційні характеристики управлінських документів, їхні класифікаційні (типологічні) ознаки, властивості, якості, характеристики їх роду не тільки в установі, а й в державі та суспільстві в цілому. Управлінське документознавство вивчає обіг в установі управлінських документів тільки як динамічних об'єктів, тобто у тому оперативному стані, коли вони виконують функцію, заради реалізації якої були

Управлінське документознавство
3
створені.
Функціонування управлінських документів вже в статичному стані, тобто вже як архівних (тих, що зберігаються або підлягають зберіганню в архіві через
їхню культурну чи практичну цінність для держави, суспільства, особи), аналізує архівознавство. Втім, дослідження життєвого циклу управлінського документа є спільним науковим напрямком цих двох дисциплін, оскільки часто, перебуваючи на зберіганні в архівному підрозділі установи, документ продовжує виконувати деякі функції свого оперативного стану.
Метою курсу "Управлінське документознавство" є формування знань концептуальних засад управлінського документознавства й уніфікації документів, а також вироблення навичок практичної роботи управлінськими документами, зокрема їх класифікування та технології управління документацією.
Завданнями курсу є:
− визначення ролі та місця управлінської документації в суспільстві;
− вивчення державної політики у сфері створення та функціонування управлінської документації;
− уніфікація термінології управлінського документознавства, ознайомлення з поняттєво-термінологічним апаратом управлінського документознавства;
– вивчення теоретичних основ управлінського документознавства як наукової дисципліни та галузі спеціального документознавства;
– формування уявлення про
історичні засади управлінського документознавства;
− вивчення класифікаційної схеми управлінської документації;
− ознайомлення з проблемами створення й обігу електронної управлінської документації в установі;
– вироблення навичок роботи з державною класифікацією управлінської документації;
– розкриття змісту основних процесів розроблення уніфікованих форм документів та уніфікованих систем документації;

Управлінське документознавство
4
– аналіз основних напрямів досліджень і стандартизації технології в галузі управління документацією за кордоном.
4. Джерела для вивчення управлінського документознавства.
Управлінське документознавство має у своєму доробку має низку джерел, які є підґрунтям для опанування цієї дисципліни. Пріоритетними джерелами для вивчення дисципліни є законодавчі та нормативно-правові акти, у тому числі й ті, що регулюють організацію діловодства й архівної справи/
Другу групу джерел становлять стандарти, які дають можливість опанувати терміносистему управлінського документознавства, оволодіти основними правилами підготовки й оформлення документів, зокрема організаційно-розпорядчих. Третю групу джерел становить наукова та навчальна література з управлінського документознавства. До цієї ж групи можна віднести матеріали науково-практичних конференцій.
До четвертої групи джерел належать публікації з питань управлінського документознавства в таких періодичних виданнях.
4. Поняттєвий апарат управлінського документознавства
Поняття "діловодство" ("справочинство"), "документаційне забезпечення управління", "управління документацією".
Терміносистема управлінського документознавства:
"документування управлінської інформації (в установі)", "слуюбовий документ", "документація", "документаційний фонд".
5. Звязок управлінського документознавства з іншими галузями знань
Історія формування управлінського документознавства як галузі знань.
Управлінське документознавство
і загальне документознавство,
Управлінське документознавство
і архівознавство, управлінське документознавство і діловодство, управлінське документознавство і
інформатика, управлінське документознавство і менеджмент.





Управлінське документознавство
5
Лекція
2
Тема
: Історичні засади управлінського документознавства
План

1. Історія розвитку писемності.
2. Складання документів за часів Київської Русі.
3. Документи судів, актові книги.
4. Документи в Запорозькій Січі.
5. Документація наказів (ХV-XVI ст.).
6. Створення документів і документування в Україні ХVІІ-XVІІI ст.
7. Робота з документами в колегіях.
8. Проходження документів у міністерствах, уніфікація документів.
9. Становлення сучасного документознавства, систематизація ділової доку- ментації.
10. Документотворення в Українській РСР.
11. Сучасне документознавство в Україні.
Література
1. Палеха Ю. Управлінське документування: навч. посіб.: у 2 ч./Юрій Палеха; рекомендовано
Міністерством освіти і науки України. – вид. 3-тє, доп. – Ч. 1: Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С.
6-45.
2. Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" /
Шкіцька Ірина Юріївна. − Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. − 251 с.
1. Історія розвитку писемності
Причини, що сприяли виникненню писемності.
Матеріал, використовуваний для створення документів в різних країнах. Реквізити, що засвідчували справжність документів. Історія виникнення формуляра документа. Фактори, що впливали на юридичну силу документа в різні часи.
Історія виникнення писемності на території України. Просвітницька діяльність Кирила та Мефодія.
2. Складання документів за часів Київської Русі
Мета створення документів в Київській Русі. Місце зберігання найважливіших документів держави.
Найдавніші пам'ятки Київської Русі
Створення копій та оформлення документів у часи Київської Русі.
Основні жанрові різновиди документів Київської Русі.

Управлінське документознавство
6
Ділова документація, як і інші писемні пам'ятки, була складена церковнослов'янською мовою, що мала значний масив українських слів.
3. Документи судів, актові книги
На західноукраїнських землях актові книги з'явились у 2 половині 14 ст.
(у Чехії та Польщі − у 13 ст.). Велика кількість актових книг відклалася внаслідок діяльності гродських (від "грод" − фортеця) і земських судів. З
1564 р. у Литовському князівстві, до складу якого входили землі
Правобережної України, була проведена судова реформа, за якою територія князівства була поділена на повіти. У кожному повіті функціонували три судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.
Спочатку суди мали чітко визначене коло своєї діяльності. Земський суд розглядав переважно цивільні справи шляхти. Його канцелярія мала право вечкості, тобто право надання юридичної сили різним документам (умовам, контрактом, тестаментам та ін.). Суд розглядав також кримінальні справи.
Підкоморські суди займались вирішенням межових суперечок землевласників.
Поступово відбувалось змішування функцій гродських і земських судів.
Порядок ведення актових книг, їх різновиди. Подвійна система ведення актових книг. Нумерація сторінок в актових книгах. Схема затвердження.
Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове діловодство в судах дістало за Статутом 1566 року. За ним передбачалося ведення всіх документів ""словы русскими". Однак документи могли заноситись до актових книг тією мовою, якою були написані. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.
4. Документи в Запорозькій Січі
Справочинство в Запорозькій Січі вели генеральний писар та генеральний
і полкові судді. Кожний полк поділявся на сотні з осередками в невеличких містечках, розташованих на полковій території. Цивільна і військова влада над

Управлінське документознавство
7
усіма козаками певної території належала козацьким старшинам, які й розбирали безпосередньо справи своїх підлеглих та вели діловодство.
На початку 17 ст. у Києво-Печерській Лаврі було опубліковано коло 30 книг, що перевищило загальну кількість усіх книжок, надрукованих в Україні того часу. Автор наймонументальнішого твору української історичної прози 17 ст. − першого систематичного викладу історії української козацької держави − канцелярист генеральної військової канцелярії Самійло Величко ("Літопис подій").
5. Документація наказів
Наприкінці 15 ст. – на початку 16 ст. склалася система наказів − центральних органів державного правління. Коли Україна в 1654 р. увійшла до складу Росії, при Посольському наказі спочатку було створено канцелярію з малоросійських справ, а у 1663 р. − Малоросійський наказ.
Усього наказів було близько 89, кожний із них налічував від 3 до 400
"наказних людей". Наказ очолював суддя, який керував дяками. Дяки з простих писарів ставали начальниками наказових канцелярій і займались усіма повсякденними справами та діловодством. У своєму розпорядженні вони мали "письмові голови" різних рангів, піддячих (старших, середньої руки та молодших), писарів, переписувачів, були також перекладачі, охоронці, пристави.
Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі.
Вперше слово "діло" (справа) зафіксовано в документах 1584 року. На кожному документі, що надходив до наказу, ставили дату оформлення. Дяк у разі необхідності робив відмітку "виписати", тобто навести довідку. Справу готували до доповіді й обговорювали, після чого виносився "присуд" і робилося розпорядження про підготовку листа-відповіді.
Проект документа складали за вказівкою дяка старші піддячі. Старший піддячий цей проект "чорнив", тобто редагував, роблячи позначки в тексті, на полях чи на звороті аркуша.

Управлінське документознавство
8
Виправлений документ молодший піддячий переписував заново −
"білив". Переписаний документ старший піддячий "справляв", тобто звіряв із чернеткою і візував: ставив підпис на звороті в нижній правій частині аркуша, стверджуючи правильність написаного. Звірений документ підписувався дяком
із метою запобігання підробці розтягнуто по всій його ширині. Писали на вузеньких (15-17 см) смужечках паперу, які в разі необхідності склеювали, а зворотній бік залишали чистим. До першого документа "вклеювали" послідовно
інші, і довгу паперові смужку згортали в стовпець, довжина якого іноді сягала сотень метрів, а тому при користуванні він псувався. Наприклад, довжина стовпця Соборного уложенія (1649 р.) вмішувала тогочасне законодавство і була довжиною 309 метрів. Смужки при читанні тягнулись долом; звідси й народилось поняття, що означає сьогодні невчасне вирішення того чи іншого питання – тяганина (зволікання).
Тематичні та жанрові різновиди документів наказів, їх характеристика.
6. Робота з документами в колегіях
Діловодство в установах до 18 ст. велося за канцелярською традицією і законодавством не регулювалось. Застарілу систему наказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління
і підпорядковувалася Сенату. Згодом 13-ою колегією став Синод, що відав церковними справами. У 1720 р. у документі "Генеральний регламент" закладались засади організації діловодства в державних установах. У
"Генеральному регламенті" було визначено права, обов'язки, режим роботи державних службовців, таких, як реєстратори, архіваріуси, копіювальники, писці. Найважливіші документи складав Секретар. Частину документів писали за "генеральним формуляром", тобто за обов'язковими формами. Найважливіші справи розглядались на засіданнях колегії − "у присутності".
"Табель о рангах" у 1772 р. поклав початок системі чинів, звань та титулів державних службовців, які обов'язково застосовувались у справочинстві до революції 1917 року. У цей період було запроваджено сучасну практику офіційного адресування.

Управлінське документознавство
9 7 листопада 1775 року вийшов документ, що стосувався питань документування діяльності установ, − "Учреждения для управления губерний".
Визначалась ієрархія не лише установ, а й документів. Вищі установи давали вказівки; підпорядковані − писали "доноси" про їх виконання. Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів реєструвався в журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку позначали дату надходження та номер за реєстром.
Для полегшення пошуку документів до реєстрів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали звіти, а про кількість і склад прослуханих справ − термінові зведення.
Таким чином, у 18 ст. були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з'явилась назва "архів".
Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. Виникло безліч форм листування: листи, реляції, доноси, повідомлення, вимоги.
Для деяких документів, таких, як дипломи, патенти, були створені генеральні формуляри − зразки, за якими вони оформлялись.
Одним із найпопулярніших і найважливіших творів у 18 ст. вважається літопис гадяцького полкового судді Григорія Граб'янки.
7. Проходження документів у міністерствах, уніфікація документів
Керівники структурних підрозділів мали право одержувати і підписувати відповідні документи. Зверху надходили такі документи: від царя − маніфести, височайші Укази, повеління та рескрипти, від Сенату та інших центральних органів − вказівки, приписи та розпорядження, міністри та керівники підрозділів надсилали циркуляри, запити та накази. До вищих установ надходили "всеподданейшие прошения", доклади, скарги.
У 1812 р. було затверджено вісім міністерств. Унаслідок цього утворився прошарок бюрократів-чиновників, які цілком залежали від милості царя.
Постанова "Загальна установа міністерств" передбачала єдність форми складання документів за наведеними зразками.

Управлінське документознавство
10
Ділові папери складного змісту мали три частини:
− вступ із викладом змісту справи;
− обґрунтування з посиланням на чинне законодавство чи нормативні акти;
− "соображения и заключения" з клопотаннями або проханнями.
Порядок проходження документів інстанціями суворо регламентувався законом. У кожній інстанції вхідні та вихідні документи реєстрували в журналах, які складались із трьох частин: − для реєстрації документів верховної влади; − для поточних "звичайних паперів"; − для таємних надходжень;.
Види справ, які вирішували департаменти.
8. Уніфікація документів
Великий внесок у справу уніфікації документів зробив видатний діяч к.19-поч. 20 ст. М.М. Сперанський. Виникла практика створення різноманітних "письмовників" − збірок, які вміщували зразки всіх видів документів
(розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи). Достатньо було знайти в письмовнику відповідний зразок та, зробивши заміну прізвища, дати й адреси, переписати наведений документ, щоб скласти новий.
Тимчасовий уряд не встиг внести істотних змін у практику підготовки документів. Лише 15 березня 1917 р. він прийняв постанову "Про вдосконалення форм офіційних відносин та паперів", якою відмінив "титулування та заключні формули ділових листів".
У 19-20 ст. істотно зростає кількість документів, як друкованих, так і рукописних. Відбувається процес подальшої диференціації та спеціалізації життя, внаслідок чого зростає потреба в класифікуванні документів.
9. Становлення сучасного документознавства, систематизація ділової
документації

В Україні після ліквідації УНР сформувалась і утвердилась радянська форма державності. Рада народних комісарів уже 2 березня 1918 року прийняла постанову "Про форму бланків державних установ", якою встановила новий
єдиний формуляр ділового документа. Перша Московська ініціативна

Управлінське документознавство
11 конференція з нормалізації техніки управління (вересень 1922 р.) розглянула питання про стандартизацію документів.
У 20-х роках розробки в галузі теоретичного справочинства здійснював спеціально створений у 1923 р. Державний інститут техніки управління
(проіснував до 1926 р.). Найбільшим досягненням діяльності вчених та практиків 20-х років ХХ ст. вважається розробка ними правил організації архівної частини справочинства в установах різних типів та проекту "Загальних правил документації і документообігу" (1931 р.). Але після ліквідації цього
інституту вагомих спроб створення науково-методичної бази справочинства в радянських установах не було аж до 70-х років. До 30-х років залишилися нерозв'язаними питання організації справочинства в установах, були відсутні уніфікація оформлення документів, регламентація їх реєстрації, переліки справ
із зазначенням термінів зберігання.
Ці обставини спричинили введення М.Г. Мітяєвим у програмі курсу "Теорія і практика архівної справи" (1944 р.), що читався в Московському державному історико-архівному інституті (МДІАІ), розділу "Загальне документознавство", а потім включення його в навчальний посібник. Пізніше він вважав, що стимулом розвитку документознавства стала розпочата з 1960 р. підготовка МДІАІ організаторів державного справочинства, яким з 1963 р. читався курс "Загальне документознавство". Актуалізацію документознавства
М.Г. Мітяєв пов'язував також із розробленням та реалізацією з 1965 р. Єдиної державної системи справочинства. Найбільше значення для формування документознавства як наукової дисципліни мали його публікації у 1964 р. в журналі "Вопросы архивоведения".
У 1963 році прийнято Постанову Ради Міністрів СРСР "Про заходи щодо покращення архівної справи в СРСР", яка ввела в дію загальні правила постановки документальної частини діловодства та роботи архівів згідно із завданням Уряду. У 1969-1970 рр. було розроблено і затверджено серію загальносоюзних стандартів управлінської документації.

Управлінське документознавство
12
З 1972 року в СРСР почали діяти єдині правила підготовки й оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами.
Постановою від 4 вересня 1973 року державний комітет СРСР з науки та техніки ввів у дію основні положення Єдиної державної системи діловодства. У
1975 р. було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации.
Основные положения". Загальне науково-методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, розробка відповідних уніфікованих систем документації (УСД) і уніфікованих форм документів покладалися на
Держстандарт. Останнім із цієї низки стандартів став ГОСТ 6.38-90.
На початок 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів.
У 1984-1986 рр. сформувалась цілісна система документаційного забезпечення управління. З часом удосконалювалось матеріально-технічне, організаційне забезпечення діловодства. На зміну друкарським машинкам прийшла комп'ютерна техніка, що потребувало й нових підходів. Однією з останніх розробок у цій сфері за радянських часів стала "Единая государственная система документационного обеспечения управления".


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7   8


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал