Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті та виконавчих органах Винниківської міської ради



Сторінка1/6
Дата конвертації05.02.2017
Розмір0.95 Mb.
  1   2   3   4   5   6

УКРАЇНА


ВИННИКІВСЬКА МІСЬКА РАДА м. ЛЬВОВА
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ
79495, м. Винники, вул. Галицька, 20; тел.: (032) 296-01-54, e-mail: vunnuku_vukonkom@ukr.net

__________________________________________________________________
від_25.12.2015__№ 325
Про затвердження Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті та виконавчих органах

Винниківської міської ради

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», з метою забезпечення єдиного порядку реєстрації, проходження документів виконавчий комітет

вирішив:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у виконавчому комітеті та виконавчих органах Винниківської міської ради (додаток 1). 


2. Керівникам виконавчих органів міської ради: 
2.1. Забезпечити дотримання Інструкції з діловодства у підпорядкованих їм виконавчих органах, відділах та у комунальних підприємствах.
2.2. Здійснювати заходи, скеровані на вивчення і оволодіння Інструкцією з діловодства кожним працівником.

3. Дане рішення вступає в дію з 01.01.2016.


4. До моменту набрання чинності рішенням Винниківської міської ради №17 від 03.12.2015 «Про затвердження структури виконавчих органів Винниківської міської ради, загальної чисельності апарату ради та її виконавчих органів» та утворення відділу Центр надання адміністративних послуг міста Винники, завдання, покладені на відділ організаційно-господарського забезпечення здійснюються діловодом та спеціалістом з питань юридичного та організаційного забезпечення роботи ради відповідно до покладених на них посадових обов’язків.

5. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету.


Міський голова В. Квурт


Додаток 1

до рішення виконавчого комітету

Винниківської міської ради

№___ від ________ 2015 року

Інструкція з діловодства в виконавчому комітеті та виконавчих органах Винниківської міської ради


1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в виконавчому комітеті та виконавчих органах Винниківської міської ради (далі – Інструкція) встановлює загальні положення щодо організації діловодства у виконавчих органах міської ради, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу відтворення інформації, що міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Структурними підрозділами виконавчих органів є: відділи, інспекції, комунальні підприємства(далі структурні підрозділи).

1.2. Відповідальність за організацію діловодства несуть: керуючий справами виконкому – в апараті міської ради та її виконавчого комітету, у структурних підрозділах – їх керівники.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад (далі – запити, звернення), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають відповідно секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів.

1.3. Організація діловодства у Винниківській міській раді та її виконавчому комітеті покладається на їхні структурні підрозділи.

1.4. У виконавчому комітеті Вінницької міської ради установлений єдиний порядок документування управлінської інформації і роботи з документами. Методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами здійснюють структурні підрозділи, а саме:

розробляє номенклатуру справ – керуючий справами виконавчого комітету;

здійснює реєстрацію та веде облік вхідних та вихідних документів, звернень громадян – відділ організаційно-господарського забезпечення, відділ Центр надання адміністративних послуг міста Винники, виконавчі органи міської ради відповідно до своїх повноважень;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі у архів – відділ організаційно-господарського забезпечення;

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами вимог інструкції, регламенту та національних стандартів – керуючий справами виконавчого комітету, заступники міського голови;

проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах – керуючий справами виконавчого комітету;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень – відділ організаційно-господарського забезпечення;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та виконанням документів – структурні підрозділи виконавчих органів міської ради;

організовує збереження документаційного фонду та користування ним – відділ організаційно-господарського забезпечення;

відповідальні за зберігання і законність використання гербової печатки міської ради та гербової печатки виконавчого комітету – секретар міської ради та спеціаліст з питань бухгалтерського обліку.


2. Документування управлінської діяльності

2.1. Загальні вимоги до створення документів

2.1.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

2.1.2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Регламентом, положеннями про структурні підрозділи міської ради та її виконавчого комітету і посадовими інструкціями. Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» керівники міської ради у межах своїх повноважень:

міський голова – підписує рішення ради та її виконавчого комітету; протоколи сесій міської ради, засідання виконавчого комітету; видає розпорядження у межах своїх повноважень;

секретар міської ради – підписує протоколи сесій міської ради; рішення міської ради у разі відсутності міського голови; рішення виконавчого комітету, додатки до рішень міської ради;

заступники міського голови – підписують протокол засідання виконавчого комітету, рішення виконавчого комітету у разі відсутності міського голови;

депутат міської ради – підписує протоколи сесій міської ради, рішення міської ради, якщо за дорученням депутатів міської ради головував на засіданні міської ради;

керуючий справами виконавчого комітету – підписує протоколи засідання виконавчого комітету, додатки до рішень виконавчого комітету.

2.1.3. У виконавчих органах міської ради визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних структурних підрозділів, можуть створюватись спільні документи.

2.1.4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (рішення, розпорядження, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом міської ради та її виконавчого комітету, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

2.1.5. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та місцевого самоврядування і спрямовуватись на виконання виконавчими органами покладених на них завдань і функцій.

Підставами для прийняття розпорядчих документів міської ради та її виконавчого комітету є: Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України; доручення органів вищого рівня; рішення Львівської обласної ради; розпорядження голови Львівської обласної державної адміністрації; провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання виконавчими органами покладених на них повноважень, завдань і функцій; потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.1.6. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД). Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі – ДСТУ 4163-2003).

2.1.7. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування виконавчого органу – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

2.1.8. Міська рада та її виконавчий комітет здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою. Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.1.9. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, встановлених Додатком 1. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки), авторами яких є посадові особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
2.2. Бланки документів
2.2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції. Зразки бланків затверджуються рішенням виконавчого комітету Винниківської міської ради.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів.

2.2.2. У міській раді та її виконавчому комітеті використовують такі бланки документів:

бланк листа з реквізитами виконавчого комітету;

бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа, наприклад: рішення, витяг з рішення, розпорядження).

2.2.3. На основі загального бланка структурні підрозділи розробляють свої бланки у тому разі, якщо про такі зазначено у положенні про структурні підрозділи.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.

2.2.4. При листуванні з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Бланки даного зразка використовуються також для офіційного привітання з нагоди призначення, професійного свята, запрошення та відповіді на запрошення, тощо.

2.2.5. Бланки документів виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

2.2.6. Кожний бланк повинен мати порядковий номер, який зазначається на верхньому правому полі зворотного боку бланка. Порядковий номер проставляється нумератором. Облік видачі бланків ведеться окремо за видами у відповідних реєстраційних журналах керуючим справами виконавчого комітету, в яких положеннями передбачено наявність бланкової продукції.
2.3. Коди

Код міської ради та її виконавчого комітету проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Код використовується в документах бухгалтерських служб.


2.4. Найменування виконавчого органу

Найменування виконавчого органу – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в свідоцтві про державну реєстрацію юридичної особи.

Скорочене найменування виконавчого органу не вживається.
2.5. Довідкові дані про виконавчий орган

Довідкові дані про виконавчий орган містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти та офіційного сайту тощо.

Довідкові дані розміщуються нижче найменування виконавчого органу. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області(для міжнародної кореспонденції – країна), поштовий індекс.
2.6. Назва виду документа

Назва виду документа (рішення, розпорядження, тощо) зазначається на загальному бланку друкованим способом.


2.7. Дата документа

Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання.

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2013

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується 8 словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2013 року.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч.

Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.


2.8. Реєстраційний індекс документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексом за номенклатурою справ, кодом структурного підрозділу, індексом кореспондента.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної через дефіс. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з коду структурного підрозділу, індексу кореспондента та порядкового номера, наприклад: 01-07-256, де – 01 – код підрозділу, 07 – індекс кореспондента, 256 – порядковий номер.

У вихідного документа реєстраційний індекс складається з: індексу, розділеного горизонтальною рискою, де перші дві частини - код підрозділу, далі – номер справи за номенклатурою та порядковий номер, наприклад: 01-02-14-2580, де 01-02 – код підрозділу, 14 – номер справи за номенклатурою, 2580 порядковий номер.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа. На вхідних документах реєстраційний штамп проставляється у правому нижньому кутку, якщо дане місце зайняте – штамп проставляється у найближчому до нього вільному місці.

Індекс вихідного документа проставляється у лівій верхній частині разом з датою реєстрації на спеціально відведеному місці на бланку.


2.9. Посилання на реєстраційний індекс і дату

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче у спеціально відведеному місці на бланку.


2.10. Місце складання або видання

Відомості про місце складання або видання зазначаються на всіх документах (крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про виконавчий орган») і розміщують на рівні або нижче реквізитів «дата документа»), «реєстраційний індекс документів».


2.11. Адресат

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Львівська обласна державна адміністрація

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Львівська обласна державна адміністрація

Департамент фінансів

Директору департаменту

прізвище, ініціали (ініціал імені)

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Львівської обласної ради

прізвище, ініціали (ініціал імені)

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Загальноосвітнім навчальним закладам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів.

Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.

У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата. Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (Офіційний вісник України, 2009 року, № 23, ст.750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Петрів Остап Данилович

вул. Івасюка, буд. 3а, кв. 1,

м. Винники, 79495

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах, як правило, не зазначається.
2.12. Гриф затвердження документа.

Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом міської ради та її виконавчого комітету.

Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом міської ради та її виконавчого комітету. Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 2). Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, ім’я та прізвище особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міський голова міста Винники

підпис ім’я, прізвище

Дата


У разі коли документ затверджується рішенням, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення виконавчого комітету

Винниківської міської ради

12 березня 2016 № 333

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа. У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
2.13. Резолюція

2.13.1. Резолюція – це доручення керівника виконавцям про характер, форму та термін виконання документів.

2.13.2. Резолюція може бути у паперовому та електронному вигляді.

2.13.3. Резолюція має містити наступну інформацію:

Автор резолюції;

Дата створення (укладання) резолюції;

Зміст доручення;

Перелік виконавців (у називному відмінку);

Контролер (у тому випадку, якщо автор доручає здійснення контролю за виконанням резолюції іншій особі)

Контрольна дата

2.13.4. У паперовому вигляді резолюція створюється на бланку та візується автором.
2.14. Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим.

Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля.

Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: розпорядження (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.


2.15.Текст документа

2.15.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи-автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти та підпункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою. В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

2.15.2. У тексті доповідних записок чи (та) відповідей заявнику використовуються слова: «роз’яснено», «відмовлено», «не можливо вирішити позитивно».

Наприклад:

- На ваше звернення надаємо наступні роз’яснення…;

-У зв’язку з вищевикладеним, Вам відмовлено у задоволенні Вашого прохання…;

- Нажаль, на даний момент не можливо вирішити Ваше питання позитивно, оскільки….

У відповідях на порушені питання, які вирішуються позитивно, можуть використовуватися слова: «призначено», «виконано», «відновлено» тощо. Наприклад:

- Вам призначено матеріальну допомогу…;

- Поточний ремонт …. виконано…;

- Дерево-акація зрізано…;

- Теплопостачання відновлено…

2.15.3. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.



Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал