Посібник з планування соціального підприємства



Pdf просмотр
Сторінка5/6
Дата конвертації03.03.2017
Розмір0.73 Mb.
1   2   3   4   5   6

• лише члени можуть бути власниками соціального підприємства.


9.2 Програма

Для таких демократичних організацій, як соціальні підприємства, хорошою практикою є чітко встановлені керівні принципи, цілі, правила та цінності організації. Найкраще цьому сприяє чіткий формат Програми підприємства, яка є відкритою і доступною для всіх зацікавлених сторін.
Для нових соціальних підприємств Програма полягає у визначенні засад підприємства, його цілей та цінностей, постановки завдань. Комерційні, соціальні та екологічні цілі та завдання становлять частину статута підприємства, який передбачає структуру соціального підприємства. Програма та статут дозволяють здійснювати будь-які організаційні витрати на зазначені цілі, і також зменшити податкові зобов’язання. У

45 своїй діяльності соціальне підприємство завжди буде звертатися до Програми та статуту, які допоможуть позиціонуванні підприємство на ринку.
Програма визначає загальні керівні принципи і правила соціального підприємства; це внутрішній робочий документ, до якого можна внести зміни простою більшістю голосів на загальних зборах членів підприємства.
Те, як втілюється Програма, залежити від розміру і структури підприємства; проте, бажано створити невелику команду, тимчасову або постійну, для дотримання Програми та для постійного її перегляду. Якщо на підприємстві створена група соціального аудиту, (про соціальний облік та аудит буде сказано у наступному розділі), то відповідальність за дотримання Програми лежить на ній. Програму, як і інші процеси планування, переглядають щорічно; при необхідності у Програму можна внести зміни.
Програма складається з наступних складових:

Програма
Головні Цілі:
(з статуту)
Вкажіть де можна ознайомитися з статутом
Створення суспільного багатства
Екологічна відповідальність
Цілі Діяльності:
(зі сфери управління та бізнес-рішень)
Цілі Діяльності описують Комерційні Цілі та Завдання
Засади Діяльності:
(перечисліть засади діяльності, такі як Рівні Можливості, Вплив на
Навколишнє Середовище, і.т.д.)
Вкажіть, де можна проглянути всі напрямки засад діяльності.
Організаційні правила:
(з Кодексу Правил та засідань ради директорів)
Вкажіть де можна ознайомитися з Кодексом Правил.
Цінності:
(опис основних цінностей з вище наведених компонентів)

46
9.2.1 Як Написати Програму
Основні Цілі
• Для існуючої організації основні цілі зазначені у статуті; нове соціальне підприємство може створити їх.
• Зазначте вашу основну соціальну мету і завдання, які будуть невід'ємною частиною вашої комерційної мети і завдання, або не залежать від них.
Подумайти на 20-ть років вперед яким чином створення суспільного багатства буде співвідноситись з комерційним ростом.
• Встановіть свої екологічні цілі та план щодо скорочення викидів вуглецю.
Цілі Діяльності

• Цілі Діяльності виходять зі сфери управління та бізнес-рішень.
• Цілі Діяльності повинні пояснити основну та заплановану комерційну діяльность, яка допоможе підприємству зайняти своє місце на ринку.
• Ви можете встановити довгострокові стратегічні цілі на 20-ть років вперед, щоб описати свої комерційні операції у майбутньому. Будьте амбітними та встановіть для себе складні завдання, які стосуються диверсифікації діапазону вашого продукту/послуги, або інвестицій для розширення існуючих товарів. Вони також можуть відображати рішення щодо розвитку соціальних та/або екологічних напрямків, цікавих для підприємства, і для яких необхідні інвестиції.
• Ви можете встановити середньострокові цілі, які визначає керівництво підприємства.
• До сфер, в яких включені цілі діяльності, також належать:
• Рівень найвищих і найнижчих зарплат працівників- свідчить про рівень рівності
• Залучення членів та персоналу до прийняття рішень – свідчить про рівень демократії
• Вартість інвестицій у сферу екологічної відповідальності– свідчить про відповідальність підприємства перед широким співтовариством
• Джерело та вид сировини, яку закуповує підприємство – свідчить про рівень чесної торгівлі
• Залучення фінансування – етичні міркування щодо того від кого підприємство отримує фінансування




47
Засади діяльності
• Закон вимагає щоб всі підприємства працювали відповідно до певних засад діяльності, які можуть відрізнятися у різних країнах.
• Засади діяльності встановлюють правила відносин з співробітниками, членами, місцевими громадами, або суспільством в цілому.
• Засади діяльності необхідно вказати у Програмі підприємства; інформуйте читача де він може ознайомитися із засадами вашої діяльності.
• Приклади основних засад діяльності:
• Дисциплінарні правила поведінки
• Здоров’я та безпека на робочому місці
• Екологічна політика
• Рівні Можливості
• Засади взаємодії з ринковим сектором діяльності підприємства
• Засади діяльності, визначені місцевими умовами
• Засади діяльності, визначені національним законодавством
Організаційні правила
• Організаційні правила стосуються того, як ви управляєте соціальним підприємством; і вони підпорядковуються засадам діяльності. Організаційні правила приймаються організацією, або її управлінням або членами, і стосуються діяльності організації. На відміну від засад діяльності, організаційні правила приймаються та змінюються більш регулярно.
• Організаційне правило відрізняється від оперативного рішення тим, що воно впливає на всю організацію і залишається дієвим, поки не буде скасоване або змінене; тоді як оперативне рішення стосується конкретного питання, а не цілої організації.
• Організаційні правила приймаються під час зустрічей, та записуються в протокол зустрічі. Пізніше їх вносять до Книги Організаційних Правил. Вони можуть стосуватися правил поведінки персоналу на робочому місці, а також взаємовідносин між підприємством та персоналом чи клієнтами.
• Сфери, у яких застосовують організаційні правила:
• Піклування про дитину
• Неявка на роботу, або відпустка за сімейними обставинами
• Зневажлива поведінка
• Відпустка
• Вихідні

48
Цінності
• Сюди належать основні цінності та принципи, які зазначені в інших розділах
Програми; та які показують соціальні та особисті прагнення членів підприємства.
• Ви визначаєте цінності, які знаходяться у різних розділах Програми, та формуєте
їх в одне ціле.
• Цінності визначають основні цілі підприємства і представляють їх зовнішньому світу. Іноді у комерційному та соціальному маркетингу цінності вказані під логотипом.
По закінченні роботи над Програмою ви зможете визначити своє соціальне підприємство та створюють точку відліку, по відношенні до якої можна оцінити діяльність підприємства. Прогаму необхідно переглядати та оновлювати під час соціального аудиту або річного звіту.
9.2 Організаційна Структура
Соціальне підприємство належить та контролюється членами/працівниками.
Підприємство повинне по-іншому, ніж це робить приватне підприємство, відповідати їх потребам. Існують різні варіанти управлінської структури; при створенні соціального підприємства корисно буде використовувати діаграми та подумати якою насправді буде організаційна структура підприємства. Нижче зображені прості діаграми, які дають ідею організаційної структури підприємства.
Дуже ієрархічна – часто використовується “старими” організаціями.
Структура включає Раду Директорів

49

Ієрархічні – використовується, коли керівництво проводить в офісі мало часу
Структура без ієрархії – підходить для командної роботи.

Колективний тип – коли всі працівники отримують однакову зарплату, і всі залучені у прийняття рішень

Структура громади або
великого підприємства – поєднання членів організації з членами поза її межами

Заробітна плата кожного співробітника відповідає його посаді в ієрархічній структурі.
Чим менше розвинута ієрархічна структура, тим меншою є різниця в оплаті праці та більший рівень рівності. Після прийняття рішення про структуру організації, необхідно

50 розробити посадові інструкції для кожної посади. Для цього використовують загальні положення про різні ролі, завдання та обов'язки. Дивіться далі розділ 9.4 “Робота в
Команді”.
9.3 Роль Управлінського Персоналу та Членів Підприємства в
Управлінні
Соціальні підприємства управляються двома способами. Перший:- через членство, яке несе загальну відповідальність за управління підприємством; другий:- оперативне управління, яке здійснюється відповідним персоналом (який складається з членів підприємства).
Члени підприємства використовують Програму соціального підприємства для здійснення повсякденного управління. Програма приймається всіма членами на загальних річних зборах. Програма не стосується операційних проблем. Програма визначає очікування, гранти, та перевіряє досягнення результатів. Відповідальність за управління підприємством покладена на управлінський персонал.
Ролі в управлінні підприємством описана нижче:

Роль Членів в Управлінні Підприємством:





Визначення стратегії та напрямів діяльності

Визначення засад діяльності

Визначення комерційних, соціальних, та екологічних цілей

Загальна відповідальність за діяльність соціального підприємства

Виконання річних планів та здійснення соціального аудиту

Створення комітетів та нагляд за їх роботою
Залежно від розміру підприємства, відповідальність делегується співробітникам у таких напрямках як: стратегічний напрямок, набір персоналу, рішення про розподіл прибутку, комерційна, соціальна та екологічна політики, а також фінансовий облік та соціальний аудит.
Роль Управлінського Персоналу:


Втілення стратегії

Втілення засад діяльності

Прийом на роботу

Швидке прийняття рішень

Персональна відповідальність за повсякденні рішення та короткострокові плани

Відповідальність за реалізацію напрямків діяльності, встановлених членами підприємства

Адміністративний контроль

51 9.4 Робота в команді
Малі підприємства часто розділяють персонал на команди. Робота в команді передбачає більшу рівність у питаннях зарплати, прийнятті рішень, ротації завдань.
Перевагою роботи в команді є відчуття впевненості, яке виникає від усвідомлення того, що певну роботу можна зробити лише всім разом цілою командою.

Робота в команді сприяє:
• Усвідомленню різних перспектив та потреб
• Повазі, ефективності, засвоєнню різноманітних знань та навичок
• Усвідомленню ролей, завдань та обов’язків акціонерів, інших зацікавлених сторін, та членів команди
• Чіткому та своєчасному обміну інформацією та прийняттю рішень
• Навчанню та можливостям для створення нових продуктів/послуг чи суспільного багатства
Вправа: Матриця Розподілу ролей, завдань та обов’язків

Матриця розподілу ролей, завдань та обов’язків є тою вправою, яка дозволяє планувати внутрішню структуру підприємства, та аналізувати, де необхідно зробити зміни. Вона також визначає хто що робить; і де є занадто мало або багато людей для виконання завдань в межах організації. Як приклад, нижче надається наступна матриця:
25
Таблиця розподілу ролей, завдань та обов’язків
Провідна роль
Другорядна роль
Управління фінансами
Ведення рахунків
Продаж товарів
Робота із зацікавленими сторонами
Організація підготовки
Планування
Процес розробки політики
Виробництво товарів
Адміністрація
Ролі
Завдання
Адмініст рація
Мен еджер
Соціал ьн ий працівник
Коміте т
з управління
Підрядники
Управляючий справами компанії
Прибиральн ик
Local Livelihoods
Тех нічн ий пе рс он ал
Мене джери з
продажу
Структура матриці перераховує ролі, які виконує персонал, волонтери, та члени правління (верхній горизонтальний ряд): ролі можуть розділятися на провідні, такi як прийняття рішень; та другорядні (допоміжні), наприклад виконання доручень. Усі

52 завдання зазначені у лівому вертикальному стовпчику. Члени команди заповнюють стовпчики, дискутують та визначають ролі та завдання, що існують в повсякденній діяльності підприємства, та визначають відповідності між ролями та завданнями.
Важливо розрізняти провідну та допоміжну ролі, які у матриці відповідно позначені квадратиком та кружечком.
Після того як ролі, завдання та обов'язки визначено, ви зможете використовувати кожний стовпчик для визначення завдань для кожного співробітника або відділу, в залежності від розміру і структури підприємства. Потім їх можна використати у написанні посадових інструкцій. Ви можете бачити що вертикальний стовпчик, де вказані завдання, допоможе вам інкорпорувати завдання для певних ролей в посадові
інструкції працівників. Поєднання матриці з посадовими інструкціями дозволяє підприємству використовувати матрицю як частину річного звіту, та дає можливість переглядати посадові інструкції. Якщо виникають нові завдання, матриця покаже кого з
існуючих працівників можна залучити для його виконання; чи вкаже на необхідність найняти нових працівників.
Навіть якщо ви плануєте працевлаштувати лише декілька працівників, на ранній стадії варто розробити систему організації діяльності та управління. Для цього існує дві причини. Перша:- ви повинні описати систему організації діяльності та управління в
Плані соціального підприємства, щоб показати як воно організоване і хто приймає рішення; і друга причина:- всі підприємства, незалежно від розміру, потребують систему організації діяльності, і тому варто розробити її, навіть у спрощеному вигляді, вже зараз. Підприємство розвиватиметься у майбутньому, і така структура необхідна для забезпечення організаційного росту підприємства.
Звичним явищем для невеликих організацій, які швидко розвиваються, є те, що вони випереджають у своєму розвитку свої структури і системи, та втрачають контроль над підприємством. Ця вправа корисна для розгляду та оцінки розвитку підприємства та для планування змін.
9.5 Адміністративний персонал
При формуванні соціального підприємства часто забувають про адміністративний персонал. Помилкою буде вважати, що адміністративний персонал займається лише собою, і що працівники підприємства самі зможуть виконувати адміністративні обов’язки. Таке бачення може зруйнувати ефективність роботи підприємства.
Адміністративний персонал є важливою складовою соціального підприємства, на який необхідно виділяти зарплату. Хороший адміністративний персонал вартує своїх зарплат.
Ось деякі ділянки роботи, за які відповідає адміністративний персонал:
• Організація роботи офісу
• Контроль запасу продукції

53
• Прийом на роботу та виплата зарплати
• Фінансовий контроль
• Підтримка та оновлення систем
• Виконання умов контрактів та правові питання
• Здійснення платежів та надходжень
• Додатковий персонал: управлінський персонал, персонал з продажів, технічний персонал
• Підтримання хороших стосунків з постачальниками, клієнтами, банками і.т.д
• Організація подій, зустрічей, тощо.
• Підтримання хорошої комунікації між працівниками
• Бути в курсі всього, що відбувається.
9.6 Інформаційні Системи Управління
Інформаційна Система Управління (ІСУ) надає інформацію, необхідну для ефективного управління підприємством. Інформацйна Система Управління складається з трьох ресурсів: технології, інформації, та людей.
• Хто і яку технологію буде застосовувати?
• Обмін якою інформацією відбувається, і між ким?
• Що працівники повинні робити, і як вони залучені до ІСУ?
Відповівши на ці питання, соціальне підприємство зрозуміє шляхи комунікації, як всередині підприємства, так і за його межами. Слід визнати, що хороша Інформацйна
Система Управління забезпечить основу для розвитку хорошої організації.
9.7 Об’єднайте Організацію
Для того щоб впевнитися що організаційні компоненти працюють разом, потрібно розмістити їх навколо Програми підприємства, та переконатися що вони відповідають цілям, принципам, та правилам Програми.
Ще раз співставте компоненти між собою та перевірте їх відповідність.

54
Передивіться кожен з п'яти організаційних компонентів і перевірте їх відповідність
Програмі. Тоді ще раз співставте компоненти між собою та перевірте їх відповідність; або, по крайній мірі, переконайтеся у відсутності протиріч між ними. Найкраще це зробити разом у формі вправи.

55 10. Соціальна Звітність та Аудит
Так як метою соціального підприємства є досягнення Потрійного Результату Діяльності
(комерційної, соціальної, та екологічної складових), необхідно мати мірило, яке б оцінило ваші прагнення. Поки ви не зможете оцінити здобутки Потрійного Результату
Діяльності, доти ви не зможете підтвердити цінність соціального підприємства.
Соціальні підприємства використовують модель фінансового обліку та аудиту часто лише для опису своєї мети та планування своєї комерційної діяльності. У цьому розділі ми розповідаємо про соціальний облік та аудит, які соціальне підприємство використовує для планувння та оцінки своєї роботи.
Соціальний аудит – це систематичний, регулярний та
об’єктивний облік, що дозволяє соціальним підприємствам
визначити соціальні та екологічні цінності та критерії, на
основі яких вони можуть оцінити свою діяльність, паралельно
з фінансовою оцінкою.
Фінансовий аудит вимагається законодавством, в той час як соціальний аудит є добровільною справою. В першу чергу соціальний аудит здійснюється для надання допомоги соціальному підприємству у досягненні поставлених цілей та цінностей.
Вважається, що вимір не-фінансових показників тяжко зробити; але в дійсності майже всі організації у деякій мірі займаються цим. Соціальний аудит має більший ефект, ніж
інші форми звітності.
Соціальний аудит дозволяє організаціям досліджувати та створювати свої власні цінності, які формують основу для встановлення критеріїв оцінки ефективності роботи.
Цінності вказані в Програмі підприємства. Соціальний аудит надає організації чіткий
імідж, та дозволяє чітко та прозоро планувати та досягати виконання соціальних та екологічних цілей. Соціальний аудит однаково трактує три ключові цілі соціального підприємства: комерційну життєздатність, створення суспільного багатства, та екологічну відповідальность. Соціальний аудит необхідно проводитися один раз на рік в той же час, як і фінансовий аудит. Він може бути як спрощеним, так і повним: -- це залежить від вас. Для початку ми пропонуємо використовувати спрощений формат, та з часом розширити його відповідно до ваших потреб.
Потрібна окрема невелика команда, яка б керувала процесом соціального аудиту. До такої команди ввйішли б представники соціального підприємства, Наглядової Ради, та хтось із акціонерів та інших зацікавлених сторін за межами підприємства.
Ось короткий опис того, як працює соціальний аудит:




56

Чотири Складові Соціального Аудиту:


Перша Складова – Програма та Потрійний Результат Діяльності

Ця складова соціального аудиту для створення розуміння організації: її принципів та цінностей, цілей, комерційних операцій. Сюди відноситься діяльність організації у даний час, та визначаються нові ділянки розвитку; встановлюються завдання на наступний період, та оцінюються досягнення за минулий.

Якщо у вас не було Програми, ви її створюєте; якщо Програма вже була, ви її переглядаєте (дивіться Розділ 9.2). Важливо щоб Програма відображала бачення організації та її наміри; допомагала керівництву у здійсненні управління організацією, та інформувала зацікавлені сторони та громадськість.

Інформацію, необхідну для створення Програми, отримуємо з різних джерел та документів: мети організації (зазаначена у статуті); існуючих засад діяльності; правилах організації, та цілях діяльності. Уся ця інформація зводиться в одне ціле, підсумком чого і стає Програма.

Цілі Потрійного Результату Діяльності (комерційна, соціальна, та екологічна складові) необхідно вказати при середньострокову та довгостроковому плануванні.

У процесі написання плану соціального підприємства ви вже зробили більшу частину роботи, яка і допоможе вам здійснити соціальний аудит.

57

Друга Складова – Погляд зі Сторони, Акціонери та інші Зацікавлені Сторони


Погляд зі сторони використовується для аналізу позиції вашого підприємства на місцевому, регіональному, та національному рівнях; та для відносин з акціонерами та іншими зацікавленими сторонами.

У погляді зі сторони важливою є точка зора зацікавлених осіб. Організація отримує можливість кращої співпраці з ними, результатом чого стає більша довіра та підтримка для організації.

Ця складова включає визначення та аналіз зацікавлених сторін. Також вона стосується відповідності між Прогамою та поточною діяльністю організації.
(Вправи щодо визначення зацікавлених сторін вже допомогли зібрати деяку
інформацію для цієї складової).

Визначаються сильні і слабкі сторони діяльності та нові напрямки розвитку підприємства; встановлюються завдання на наступний період аудиту.

Третя Складова – Погляд із Середини та Організаційна Структура

Внутрішній Звіт вивчає організаційну структуру та відносини організації з персоналом, членами правління, волонтерами; як здійснюється діяльність.

Внутрішня структура уточнена та переглянута; зацікавлені сторони всередині організації - співробітники, члени правління, волонтери –перевіряють своє розуміння організації.

У цю складову включені аналіз ролей, завдань, та обов’язків; та здійснюється порівняння відповідності посадових інструкцій до технічних завдань.

Оцінюється відповідність з Програмою та відповідями зацікавлених сторін (у
Другій складовій). Визначаються сильні і слабкі сторони діяльності та нові напрямки розвитку підприємства; встановлюються завдання на наступний період аудиту.
Четверта Складова – Соціальна Звітність та Підтвердження

У цій складовій інформація, зібрана раніше, та результати з попередніх складових зводяться разом. Визначаються соціальні плани на наступний рік, а звіт по результатах соціального аудиту надсилається зацікавленим сторонам.

58

Кожна із попередніх складових визначили конкретні питання і дії. Деякі питання легко вирішити, і результати їх вирішення можна внести до звіту соціального аудиту. Вирішення інших питань необхідно запланувати на наступний рік або більший проміжок часу.

Плани та результати попереднього року аналізують для визначення їх відповідності з Програмою, та у досягненні результатів.

Рівень деталізації та складності цієї складової залежить від характеру обговорюваних питань та цілей. Ця складова визначає ступінь цілісності організації, яка здійснюється шляхом оцінки відповідності між тим що заявлено, і тим що зроблено.

Звітність проходить у той же час, що і фінансовий аудит. Таким чином відбувається лише один період звітності. Звіт за результатами соціального аудиту повинен бути коротким, та включати, де можливо, графіки, малюнки та діаграми.
У “Посібнику з соціального аудиту”
5
є ряд шаблонів, які можна використати для запису і зберігання інформації про процес соціального аудиту. Звіт соціального аудиту також замінює необхідність річного звіту, який багато організацій та комерційних підприємств зазвичай готують для своїх акціонерів.
5
Додаткова інформація про механізми соціального аудиту на сторінці www.locallivelihoods.com

59 11. Правові Питання
У цьому розділі ми розглянемо правові основи соціального підприємства, вимоги страхування, та законодавство щодо діяльності підприємства. У кожній країні правові питання будуть відрізнятися.
Однак більшість країн має схоже законодавство про діяльність компаній. Законодавство про діяльність компаній грунтується на нормативних правових статутах. Компанія належить тим, хто володіє акціями; а прийняття рішень базується на кількості акцій, якими ви володієте. У соціальних підприємствах ключовою відмінністю є те, що члени підприємства є його акціонерами, і кожен з них має лише один голос. Є декілька форм соціального підприємства, де акції розподілені нерівно, але кожен член, незалежно від кількості акцій, має тільки один голос.
У деяких країнах, таких як Велика Британія, є ряд правових статутів, які спеціально розроблені для соціальних підприємств і кооперативів. В інших країнах не існує конкретного правового статуту для соціального підприємства. Однак, як правило,
існують інші правові форми, до яких можна внести поправки, і які можуть стати правовою основою для соціальних підприємств.


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал