О. О. Карпенко, М. М. Матліна



Pdf просмотр
Сторінка1/6
Дата конвертації05.02.2017
Розмір0.78 Mb.
  1   2   3   4   5   6

3
О.О. Карпенко, М.М. Матліна






СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО




















4

2009

5
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського
«Харківський авіаційний інститут»



О.О. Карпенко, М.М. Матліна

СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО



Навчальний посібник














6

Харків «ХАІ» 2009

7


УДК 651.5
ББК 65.05я73
Карпенко О.О. Сучасне діловодство : навч. посіб. / О. О. Карпенко,
М. М. Матліна. – Х. : Нац. аерокосм. ун-т «Харк. авіац. ін-т», 2009. – 75 с.
Викладено основні поняття й специфіку сучасної організації діловодства як складової управлінської діяльності. Увагу приділено сучасним вимогам до складання документів із кадрово- контрактних питань, а також довідково-інформаційних, організаційно-розпорядчих, обліково- фінансових, дипломатичних. Розглянуто також специфіку ділового листування й питання щодо організації роботи з документами в сучасних службах діловодства.
Для студентів денної й заочної форм навчання за напрямом «Документознавство та
інформаційна діяльність», а також для студентів інших вищих навчальних закладів, що вивчають діловодство.
Бібліогр.: 17 назв
Рецензенти: канд. пед. наук, доц. О. М. Кобелєв, канд. філол. наук, доц. О. П. Мосьпан
© Національний аерокосмічний університет ім. М. Є. Жуковського
«Харківський авіаційний інститут»




8
ВСТУП

Діловодство є однією з базових навчальних дисциплін для вищих навчальних закладів України, що готують студентів за напрямом
«Документознавство та
інформаційна діяльність» як організаторів діловодства в різних сферах професійно-виробничої діяльності.
Діловодство – також важлива складова управлінської діяльності будь- якої установи, підприємства, організації. Професійне ведення діловодства й організація документообігу – це запорука конкурентоспроможності сучасних підприємств. Тому вивчення системи теоретичних і прикладних знань цього навчального курсу є найважливішим серед завдань студентів- документознавців, майбутні функціональні обов’язки яких передбачають професіоналізм в управлінні й організації сучасних служб діловодства згідно з чинним законодавством.
Посібник написано з урахуванням останнього стандарту щодо оформлення організаційно-розпорядчої документації 4163-2003, а також
інших новітніх законодавчих документів у сфері діловодства. Це підвищує його актуальність в умовах необхідності належного навчально-методичного забезпечення вищої освіти, зважаючи на переважну кількість навчальних посібників у процесі навчання, що спираються на попередньо діючий стандарт 6.38–90, який функціонував до 2003 року. Мета авторів посібника – ознайомити студентів зі специфікою діловодства як науки й складової управлінської діяльності, основними етапами його розвитку в суспільстві, сучасними вимогами до складання документів різних видів, особливостями організації роботи в сучасних службах діловодства. Значну увагу приділено також питанням специфіки управлінського документа, набуття ним юридичної чинності й організації документообігу в управлінській діяльності як складової сучасного діловодства. Посібник супроводжується зразками документів щодо різних сфер управлінської діяльності, зокрема з кадрово-контрактних питань, довідково- організаційних, обліково-фінансових, організаційно-розпорядчих, а також ділового та дипломатичного листування. Висвітлено питання автоматизації документообігу за допомогою інформаційних технологій як перспективний напрямок діяльності сучасних служб діловодства.
Вступ, розділи 1, 2, 4, підрозділ 3.1 посібника написано
О. О. Карпенко, підрозділи 3.2–3.6 – М. М. Матліною.

9
Р о з д і л 1. ДІЛОВОДСТВО ЯК НАУКА Й СКЛАДОВА
УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

1.1. Діловодство як галузь знань і діяльності: поняття, завдання,
складові частини, види

Вивчення діловодства є найважливішою складовою в підготовці документознавців-менеджерів для різних сфер управлінської діяльності. Ця навчальна дисципліна
є логічним продовженням вивчення документознавства як теоретичного підґрунтя для з’ясування суті документа й документно-комунікаційної діяльності, детально розкриваючи суть управлінського документа й процесів документно-комунікаційної діяльності в управлінській сфері. Це відображають об’єкт і предмет діловодства як галузі знань і діяльності.
Об’єктом діловодства є сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами, предметом – суть, закономірності й особливості організації роботи з окремими видами службових документів.
Навчальний курс з діловодства спрямований на формування в студентів системи теоретичних і прикладних знань щодо організації сучасного діловодства, навчання їх правильно складати й оформляти різні види службових документів, раціонально організовувати роботу з документами. Саме в цьому полягає його мета й це відображає структура.
Навчальний курс складається із семи модулів, які містять ключові теми, серед яких такі: діловодство як навчальна дисципліна, еволюція діловодства в забезпеченні управлінської діяльності, документ як засіб реалізації функцій управлінської діяльності, основи документування управлінської діяльності,
організаційно-розпорядчі документи як складова управлінської діяльності, документальне забезпечення кадрово-контрактних питань установи, довідково-інформаційні документи в діловодстві, ділове листування як найважливіша складова управлінської діяльності, документальне забезпечення обліково-фінансової діяльності, особисті офіційні документи, спеціалізована документація щодо забезпечення діловодства, організація діловодства в сучасних службах діловодства й ін.
Унаслідок вивчення курсу студенти повинні знати:
 визначення базових понять діловодства;
 основи законодавчого вітчизняного забезпечення у сфері діловодства;
 класифікацію службових документів;
 правила розташування реквізитів в управлінських документах;

10
 загальні принципи документообігу; вміти:
 скласти певний документ, дотримуючись вимог Держстандарту
України;
 застосовувати офіційно-діловий стиль у документах;
 організувати роботу зі службовими документами; мати уявлення:
 про світовий досвід законодавчого регулювання у сфері діловодства
 про основи культури ділового писемного мовлення
 про основи уніфікації й стандартизації документів.
Для з’ясування суті діловодства слід розглянути суть його поняття як процес прийняття рішень на підставі документів, а також галузь діяльності, що забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами. У контексті сучасних уявлень діловодство є одним із найважливіших засобів
інформаційного менеджменту щодо документознавчого забезпечення управлінської діяльності будь-якої установи. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд й архівні установи» діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами. У свою чергу, управлінська інформація
інформація, що забезпечує організацію функціонування суб’єкта діловодства або сукупностей суб’єктів діловодства, а документування
управлінської інформації – процеси створення управлінських документів суб’єктом діловодства. Службові й управлінські документи є основними елементами діловодства. Службовий документ – офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, який було створено або одержано суб’єктом діловодства у процесі його діяльності. Управлінський документ – службовий документ, змістом якого є управлінська інформація.
Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Виходячи з цього,
суб’єктом діловодства є орган державної влади, орган місцевого самоврядування, підприємство, установа, організація незалежно від форми власності, об’єднання громадян, а також фізична особа як суб’єкт підприємницької діяльності, що здійснює організацію діловодства.
Головними завданнями діловодства є забезпечення ефективного процесу документознавчого управління, створення документів, а також зберігання й забезпечення доступу до документів.

11
Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.
Система документації – це сукупність документів, взаємозв’язаних таким чином, що є єдиним цілим зі своїми специфічними рисами. Існує чимало систем документації, наприклад система управлінських документів, підсистемами якої є функціональні, міжгалузеві й галузеві системи.
Прикладами функціональних систем є планова, матеріально-технічна, звітно-статистична документація. До галузевих систем належать документи щодо певної галузі в країні. Міжгалузеві системи об’єднують документи двох або більше галузей діяльності. У межах цих систем утворюються відповідні їм підсистеми документів.
Система документування – це сукупність процесів і прийомів утворення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях під час їхньої функціональної діяльності. Документування передбачає здійснення всіх операцій щодо складання, узгодження, затвердження, оформлення й виготовлення документів відповідно до чинних вимог і нормативів створення документів.
Організація роботи зі службовими документами – це організація процесів документообігу, формування справ, зберігання службових документів і користування ними в поточній діяльності суб’єкта діловодства; створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів у діловодстві. До неї належать прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, підготовка документів до зберігання в архівах, збереження й використання документів.
Документообіг – рух службових документів від часу їх створення або одержання суб’єктом діловодства до часу завершення виконання, надсилання або знищення.
Діловодство в установах організовується залежно від виду документів, особливостей роботи з ними, обсягу документообігу.
Діловодство поділяється на адміністративне (загальне) й спеціальне.
Адміністративне
(загальне)
діловодство
– це операції щодо документування організаційно-розпорядчої документації, що створюється під час оформлення розпорядчої й виконавчої діяльності органів державного управління в різних сферах діяльності. Стандарти щодо організаційно-розпорядчої документації є основою уніфікації систем документації в документознавчому забезпеченні управління. Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм і правил складання й оформлення документів. Уніфікація документів передбачає їх стандартизацію з метою скорочення кількості видів і різновидів ділових паперів, що є основою документування управлінської діяльності.

12
Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної з функцій управління, а також для таких областей діяльності, як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. До спеціального належать бухгалтерське, нотаріальне, військове діловодство, діловодство щодо особового складу або з кадрово-контрактних питань й ін.
Установи й системи ведення діловодства класифікуються відповідно за обсягом документообігу й структурою установи. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів на рік.
Залежно від обсягу документообігу установи поділяються на чотири категорії: з обсягом документообігу понад 100 000 документів; від 25 000 до
10 0000 документів; 10 000 – 25 000 документів; до 10 000 документів.
Залежно від структури установи й обсягу документообігу система ведення діловодства може бути: централізованою – застосовується в установах з документообігом до 10 000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів; децентралізованою – в установах з територіально відокремленими структурними підрозділами й документообігом понад
100 000 документів на рік.

1.2. Основні етапи розвитку діловодства

Передумови виникнення діловодства пов’язують зі створенням перших управлінських документів, що функціонували в Київській Русі: договорів київських князів з греками 907, 911, 944, 971 років, різноманітних грамот, а також зводу світських законів – «Руської правди» XI ст.
Але основними етапами розвитку діловодства можна умовно вважати такі: актового й приказного діловодства; колезького діловодства; виконавчого діловодства; радянського діловодства; сучасного діловодства.
Етап актового й приказного діловодства об’єднує два основні періоди його розвитку. Етап актового діловодства пов’язують із поширенням актових книг у XІІІ ст., що фіксували результати судової діяльності. Саме суди були установами, що надавали юридичної чинності документу.
Залежно від справи, що розглядалася судом, актові книги поділялися: на секретні – ті, що фіксували кримінальні й громадянські справи; записні, – що містили особистісно-правові документи (дарчі, купчі, боргові), контрактні документи, привілеї та ін.; поточні – ті, що фіксували заяви, скарги, свідчення, повідомлення різноманітного характеру.
Акти фіксувалися в чернетках і чистовиках, тобто здійснювався подвійний запис документів. У цей період здійснювався контроль запису документів, про що свідчать численні маргіналії – помітки на берегах документів; уведено систему пошуку й упорядкування документів на основі повторення останнього слова на наступній сторінці, а також дотримувалися

13 канцелярського стилю викладу матеріалу в документах згідно з Уставом
1566 р. Актове діловодство існувало на території Правобережної України до кінця ХVIIІ ст.
Приказне діловодство (XV–ХVII ст.), що створюється завдяки складанню наказів як установ і документів, характеризується такими рисами:
1) документи функціонували у формі сувої як стовпці – текст на смугах паперу шириною 15–17 сантиметрів; на зворотній сторінці документа фіксувалися адреса, резолюції, помітки;
2) процес діловодства здійснювався у такій послідовності: на вхідному документові ставилася дата отримання; здійснювалася підготовка до докладу; документ обговорювався; складався документ-відповідь;
3) документ засвідчувався підписом дяка на склейках документа; автором документа вважалася людина, що виконувала записи тексту;
4) документи систематизувалися за певними ознаками;
5) документи функціонували в таких видах: накази царя, приречення боярської думи, указні книги; формою звертання до державних установ були чолобитні;
6) функціонував архів, документи зберігалися в наказових хатах;
7) з’явилися особливі форми документів-книг: для грошових операцій – прибутково-видаткові; для обліку мит – митні; для обліку врожаю – умолотні та ін.;
8) у документах перераховувалися титули, звання, повноваження;
9) розрізнялися тексти лицьової й зворотної сторінок;
10) діловодство не регулювалося законодавством, а розвивалося на основі канцелярських традицій; у цей період продовжували функціонувати актові книги (XIII–кінець XVIII ст.).
Етап колезького діловодства (з XVIII століття) пов’язують із
Петровськими реформами. Характерними ознаками діловодства цього етапу
є такі:
1) уведення Петром І 1699 року гербового паперу; заміна стовпців зошитами 1700 року; офіційно оформлена система документування й діловодства колегії – колезьке діловодство завдяки прийняттю 1720 року
«Генерального регламенту»;
2) упорядкування системи реєстрації, уведення журналів для реєстрації вихідних і вхідних документів; розроблення системи довідкового апарату – настільного реєстру, обов’язковими елементами документів є дата й номер;
3) закладення основ обліку й зберігання документів; утворення архівів, колегій; групування документів у справах за змістом, географічною ознакою;

14 4) функціонування документів у вигляді листів, доносів, прохань тощо; уведення письмового порядку створення угод у XVIII ст
5) оформлення деяких документів за генеральними формулярами;
6) складання найважливіших документів секретарем.
Характерними ознаками III етапу розвитку діловодства – виконавчого
діловодства – є такі:
1) розроблення системи ведення діловодства й звітності
М. Сперанським у «Загальній установі міністерств» 1811 р.;
2) функціонування документів у вигляді доносів, рапортів, рескриптів, циркулярів;
3) застосування бланків із кутовими штампами, що містять дані про організацію;
4) регламентування порядку проходження документів по інстанціях;
5) складання документів (складних) за змістом із трьох частин: вступ
(виклад справи); обґрунтування із посиланнями на законодавство; заключна частина з висновками, пропозиціями;
6) поділення справ на три категорії: невідкладні; термінові; поточні.
Радянський етап розвитку діловодства характеризується такими ознаками:
1) удосконалення діловодства, обліку, сформованих ЦСУ;
2) упровадження принципів наукової організації праці в систему діловодства;
3) створення систем стандартів з документації, єдиної державної системи документації
(ЄДСД), загальносоюзних класифікаторів, уніфікованих систем документації, спеціальних систем документації;
4) створення Головного архівного управління при Раді Міністрів
СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ;
5) розроблення Державної системи документаційного забезпечення управління.
Незважаючи на певні негативні тенденції наприкінці 1980-х років в організації діловодства в СРСР (відсутність наукових центрів з дослідження проблем діловодства в республіках, проблеми щодо підготовки кадрів, відставання радянської системи діловодства порівняно із західною у застосуванні нових
інформаційних технологій, відсутність умов впровадження
Державної системи документаційного забезпечення управління в республіках тощо), здобутки у сфері діловодства стали важливою основою для формування вітчизняного діловодства.
Вирішення проблем управління документацією у сучасний період розвитку діловодства в розвинутих країнах характеризується поступовим переходом до закріплення інформації на електронних носіях інформації, що пов’язано з автоматизацією діловодства, яке розвивалося протягом 1960–

15 1980-х років разом з еволюцією електронно-обчислювальної техніки.
Унаслідок цього виникли інтегровані діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, які постійно вдосконалюються.
Але це не означає, що паперові документи зникнуть у майбутньому.
Наприклад, у США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ нарівні з машинним носієм. На сучасному ринку систем автоматизації діловодства й електронного документообігу з’явилися комплексні рішення, які повністю враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства: мову, традиції побудови й організації, нормативні вимоги, можливість адаптації й технологію автоматизації, серед яких є такі:
«ДокПроф», «InterDoc», «eDocLib 2.0», «Діло», «Атлас ДОК», «ЄВФРАТ-
Документообіг» та ін.

1.3. Законодавче регулювання діловодства

Нині у світі посилюється увага до нормативного, методичного й наукового забезпечення управління документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією й практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ІSО (Міжнародної організації зі стандартизації)
15489:2001 «Інформація та документація. Управління документацією», відбиття в змісті законодавчих актів і нормативних документів різних країн його принципів
і положень.
Унормування діловодних процесів закріплюється на законодавчому рівні в багатьох країнах світу. Так, у США контроль за управлінням документацією федеральних установ регламентує
«Акт про федеральні документи» (1950 р.) і «Закон про скорочення роботи з документами» (1980 р.), спрямований на створення єдиної правової основи у цьому напрямі адміністративної діяльності. У Великій Британії діє «Акт про державні документи» від 1958 р. зі змінами від 1967 р. щодо умов доступу до документів, а також «Акт про державні документи» Північної
Ірландії (1923 р.). У Німеччині в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств урядом схвалено єдину систему діловодства
(1995 р.) У Канаді діє урядовий циркуляр «Політика управління документацією» (1983 р.). Законодавства Європейського Союзу з питань діловодства не існує.
Нормативно-правове регулювання діловодства в Україні базується на
Конституції України і складається з нормативно-правових актів, що регламентують роботу в цій сфері діяльності, а саме Закону України «Про
Національний архівний фонд та архівні установи»; проекту Закону України
«Про діловодство»; ДСТУ 4163-2003; Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади

16
(Постанова Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 р. № 1153), Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації
(Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348) та
Інструкції про порядок обліку, зберігання й використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну
інформацію, що є власністю держави (Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893).
Проект Закону про діловодство, що встановлює правові засади організації діловодства в Україні з метою визначення єдиних норм створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, що законодавчо регулює питання організації діловодства щодо такого: основні принципи державної політики з діловодства й суб'єктів її реалізації; відповідальність за порушення в організації й здійсненні діловодства, а також відшкодування збитку, завданого внаслідок цих порушень; унормування права власності суб'єкта діловодства на його документаційний фонд; організація діловодства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи й діловодства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, а також служби діловодства суб'єкта діловодства; обов’язковість застосування національних стандартів; встановлення єдиних організаційних і правових засад (формуляр документа, правила виконання, строки зберігання, вимоги до збереженості, норми користування тощо) функціонування електронного й паперового службових документів у системі діловодства (в Україні поширюється впровадження електронного діловодства й систем електронного документообігу; прийнято закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" і "Про електронний цифровий підпис", а також Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів
України №1453 від 28 жовтня 2004 р.); унормування мови діловодства, що на сьогодні вирішується в межах Закону Української РСР "Про мови в
Українській РСР", а в регіонах – відповідно до постанов місцевих органів державної влади. Основні положення Єдиної державної системи діловодства
(ЄДСД) розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію.
Деякі положення
є обов’язковими для виконання,
інші мають рекомендаційний характер.
Якщо міжнародним договором, згоду на обов’язковість якого надано
Верховною Радою України, встановлено інші норми, ніж ті, що передбачені законодавством України з діловодства, застосовуються норми міжнародного договору.

17


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал