Юридична академія україни імені ярослава мудрого



Pdf просмотр
Сторінка9/15
Дата конвертації25.12.2016
Розмір5.01 Kb.
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   15


6.3. Текст юридичного документа

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи вступ, основну частину (доказ, закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказується мета, заради якої складено документ. За способом викладу матеріалу усі ділові папери поділяються на дві категорії. Перша – це ділові папери, в яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі, найзагальніші відомості (компоненти формуляра сам же спосіб викладу (добір слів і словосполучень, побудова речень, зв’язки між ними) залежить кожного разу від конкретного змісту того, що
викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документи з низьким рівнем стандартизації. Друга – це ділові папери, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має бути відбита думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць. Це документи з високим рівнем стандартизації. У документах із низьким рівнем стандартизації за способом викладу виділяють такі види текстів розповідь, опис, міркування. Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності (так, як вони відбуваються в реальній дійсності) використовується в автобіографіях, протоколах, звітах тощо. Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше саме зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутрішньому, причинно-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивованій логічно виправдані.
Опис – це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей та ін. Частини опису, які розкривають ті чи інші риси предмета чи аспекти питання, звуться елементами опису. Звичайно опис передбачає загальну характеристику явища елементи ж опису лише обґрунтовують і конкретизують її. Використовується цей спосіб викладу у звітах, актах, наказах, постановах.
Міркування – це спосіб викладу, за якого логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищі, як правило, доводить певне положення через причинно-наслідкові зв’язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв’язків. У міркуваннях найчастіше щось доводиться саме тут знаходить своє втілення така логічна форма думки, як доказ. Послідовність викладу визначається побудовою конкретного доказу – дедуктивного (від загального до часткового) або індуктивного (від фактів до узагальнень. У деяких видах ділових паперів усі три способи викладу
поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного. Шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень може бути покладений в основу побудови документа. Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а в кінці викладається мета документа, то такий виклад зветься прямим. Якщо ж мета документа викладається на початку його, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки, то такий виклад називається зворотним. Найзагальніша вимога, яка ставиться до викладу матеріалу в будь-якому діловому папері, така виклад повинен вестися за чітко продуманим планом ні в загальній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях неповинні порушуватися закони логіки. Під час підготовки складного за змістом документа повинна бути добре продумана логічна його структура. Оскільки головною складовою будь-якого ділового папера є виклад його мети, то це і є основним елементом логічної побудови змісту всього документа. Таким чином, переконливий і несуперечливий виклад мети документа – це той стержень, навколо якого групуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз’яснити й доповнити цю мету. Документу сучасних умовах виробничих відносин, незалежно від його конкретного змістового наповнення (пропозиція, прохання, претензія, попередження, повинен бути насамперед переконливим, а переконливість будь-якого документа – це його доказовість. Фактичний матеріал, використаний у службовому документі, мусить бути достовірним. Причиною помилок у викладі фактів часто буває неуважність осіб, які відповідають за документ, їх небажання або невміння перевірити факти, підкріпити загальну думку точними фактичними даними (у протоколі пропущено цифрові дані виступу секретар змінив механічно кілька літер прізвища в довідці, друкарка переплутала умовні познач-

110
ки тощо. А все це знижує якість документа, бо факти – це його основа. Значення багатьох видів документів (акти обстеження, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки повно представлений у них фактичний матеріал. Повнота відомостей, всебічний розгляд проблем, урахування всіх фактів особливо важливі у документах, на підставі яких розв’язуються практичні питання політичного й господарського життя, різноманітні конфліктні ситуації. Існує також поняття актуальності фактів – це ступінь їх важливості саме вданий моменту даній ситуації. Переконливість досягається й композиційною стрункістю документа – вдалим розміщенням матеріалу, послідовністю викладу, характером і обсягом відомостей, які включено до нього. При викладі змісту не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими формулами ввічливості. Автор повинен уміти виділити головне, навести вирішальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхіднішими фактами й цифрами. Найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню як свідчить практика, вміщення в один документ тематично різнорідних, логічно не пов’язаних між собою положень призводить до того, що частина положень губиться, не враховується в подальшій обробці документа, зокрема, не реєструється тощо. Отже, послідовність викладу, співмірність частин, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів – усе це дає можливість глибше розкрити тему документа, виділити в ньому головне, відтінити деталі. Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури документа ускладнюють сприймання його тексту, збіднюють його дієвість. Невисока стандартизація цих документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю викладу, його смисловою і словесною адекватністю.
Документи з високим рівнем стандартизації. Існує ціла
низка ситуацій, у яких можна наперед встановити, що, кому і як повинно повідомлятися, тобто в які готові словесні формули можна цю інформацію вкласти. Процес укладання стандартного документа зводиться до таких операцій вибір (серед досить обмеженої кількості стандартних, готових конструкцій) потрібної саме в цьому конкретному випадку заповнення формуляра побудова за готовими зразками тих словосполучень і речень, які непередбачені формулярами бланків. Кожна країна, а в межах країни кожна галузь (а також різні організації та установи) виробили свій набір стандартних ділових паперів. І скрізь стандартизація мови офіційних документів розглядається як ефективний засіб скорочення невиправданої інформаційної надлишковості в документі завдяки економії мовних засобів. Перевага стандартизованих мовних зворотів полягає ще й утому, що вони вимагають мінімального напруження під час сприймання й пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки відповідних форм висловлення. Такі звороти, крім усього іншого, відзначаються інформаційною місткістю адже вони сигналізують про змісту найзагальнішій формі – у формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою. Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи якусь ситуацію, потрібні готові, перевірені тривалою практикою, широковідомі словесні формули. Ці формули виступають кожного разу як сигнал певного типу інформації. Так, початкова фраза У порядку надання технічної допомоги уже підказує, що в цьому діловому листі буде викладене прохання вона готує до сприймання подальшого ланцюга слів, який можна з більшою чи меншою вірогідністю передбачити. Таким чином, стандартні вислови як явище писемного мовлення виникають у результаті однотипності неодноразово
повторюваних виробничих ситуацій. Особливо часто повторювані в певних типах документів слова й словосполучення утворюють своєрідний каркас змісту того чи іншого ділового папе- ра. У таких випадках укладання документа може бути зведено до заповнення бланків. Тому прийнято говорити, що ділові папери не пишуться, а укладаються. Однак сам процес стандартизації мови ділових паперів – це не канонізація, не узаконення певних конкретних висловів, а стандартизація моделі, загального зразка такого вислову. Як правило, це певний тип речення (із чітко визначеним порядком слів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речень, який найкраще й найповніше може охопити низку схожих ситуацій. Тоді укладання документа зводиться до конкретного словесного наповнення цієї синтаксичної моделі. Стандартизовані одиниці ділового стилю відіграють у ньому приблизно таку ж роль, як терміни у науковому стилі за ними, які за термінами, закріплюється певна ділянка змісту, і діють ці одиниці в досить вузькому діапазоні, обслуговуючи лише певну кількість виробничих ситуацій. За повної стандартизації помітно зростає лаконізм, небагатослівність викладу. Надлишковість інформації, яка зазвичай створюється за рахунок повторів і деякої розтягнутості викладу, тут, як правило, відсутня. Концентрація повідомлюваного (кількість інформації на одиницю тексту документа) настільки зростає, що навіть при такому незначному пошкодженні тексту, як пропуск слова, нечітко надрукований рядок та ін., втрата інформації стає дуже відчутною (часом зміст такого документа важко або й неможливо зрозуміти. Тому незначні відступи від суворої логічності викладу вбік деякої надлишкової інформації забезпечують передачу й відтворення інформації на значній відстані без помітних змістових втрат. Таким чином, під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень. Серед інших причин, які виправдовують наявність стандартизованих ділових паперів, неостаннє місце займає правова точка зору пе-

113
реважна більшість службової документації оформляється від імені підприємств, організацій, установне випадково вони пишуться від третьої, а невід першої особи. Звичайно, зі стандартним текстом значно легше працювати заданими інженерної психології, такий текст сприймається у 8–10 разів швидше, ніж нестандартизований. Отже, стандартизація мови ділових паперів ще й економічно вигідна. Враховуючи сказане, стандартизацію мови документації слід розглядати як ефективний засіб скорочення надлишкової інформації, а також підвищення загальної культури ділового мовлення.
Загальні вимоги до мови документа
Об’єктивність змісту документа виявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміністративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колективного розгляду. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу, тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій має бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться невід першої, а від третьої особи (при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками Інститут про-
сить…; Міністерство не заперечує Заводу потрібні Слід-
чий... прокуратури. Можлива й інша, також беззайменникова конструкція: Просимо (Прошу)... та ін. Переважна форма оцінки ситуації в таких документах це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі (зокрема, у доборі лексики, синтаксичній будові та ін.). Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім вилучаються (або якнай- ретельніше оминаються) суб’єктивні (експресивні, емоційні) елементи вияви роздратування, незадоволення привнесення особистого ставлення до справи чи до особи в текст документа тощо.
Ознаками логічної послідовності є тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно- наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатися яку межах одного речення, такі в межах усього документа, повним його текстом. Крім причинно- наслідкових зв’язків, логічна послідовність документа може реалізуватися й в інший спосіб протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак, виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім, мети (з цією метою, для цього, тому, результативності (отже, таким чином, у результаті, загалом конкретизація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-от). Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Слід мати на увазі, що членуванню підлягає лише такий текст документа, з якого можна виділити певну кількість абсолютно одномірних компонентів, у іншому випадку логічність викладу порушується. Членування тексту має ще один типовий вияв – це виділення головного, основного, найважливішого серед тих фактів, що повідомляються. Досягається таке членування порядком розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не перешкоджало у сприйманні основного, найважливішого. Повнота інформації полягає втому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збігалися, поєднувалися. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядається. Зрозумілість викладу, точність опису – це дві тісно пов’язані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про
неї висловлюється і тим яснішою вона буде для всіх тих, хто знайомиться з цим документом. Зрозумілість забезпечується насамперед точним добором потрібного слова, правильним користуванням термінами, униканням вузьковідомчих професіо- налізмів тощо. Велике значення має також чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у виборі серед близьких між собою слів і словосполучень найдоречнішого в цій конкретній ситуації. Свобода від суперечностей – чи не найважливіша вимога серед таких, як повнота, простота, точність, зрозумілість тощо. Суперечності в діловому папері виявляються ось у чому обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова та ін.), що утруднює сприймання тексту іноді зміст не відповідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викладається в такій категоричній формі, що це вжене прохання, а наказ ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи суперечать один одному. Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим документ робить і вміння розмістити доказовий матеріал якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних. Діловий папір повинен бути коротким, у ньому мусять знайти своє відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи усе інше оформляється окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні докази – поряд з логічними мають неабияку силу переконання часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистичні виклади, які розпорошують увагу одержувача документа (це насамперед стосується ділового листування. Потреба в переконливості іноді враховується, але втілюється на практиці важ надто поверховій недосконалі словесні
формули. Так, не надають діловому листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо тощо. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функцію бути прискорювачами дій вони стають узвичаєними, а отже, і позбавленими сили переконання, доказовості. Таким чином, треба чітко регламентувати їх вживання лише тоді може бути збережена їх ефективність. Переконливість є надзвичайно важливою рисою ділових паперів, оскільки переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’язань та ін. Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу, і тому про це слід пам’ятати тим, хто укладає документ. Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту, добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, в якому немає зайвих або порожніх слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плутанини в деталях тощо. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також униканням дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів. Лаконічністю характеризуються стандартні звороти, до того ж вони потребують мінімального напруження уваги під час сприймання їх у тексті документа й цим прискорюють процес читання. Як уже зазначалося, лаконізм досягається за рахунок правильного добору і розміщення аргументів кожен аспект думки має бути чітко аргументований мінімальною кількістю даних. Крім того, стислість і чіткість викладу створюється й завдяки правильному компонуванню документа кожен складник питання, викладеного в ньому, повинен бути на своєму місці в його логічній структурі й не збігатися з іншим. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів,
складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше. Бажано, щоб кожен елемент змісту виділявся в окремий невеликий абзац (він може містити одне чи кілька речень, які виражають закінчену думку. Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів – одна з найактуальніших проблем діловодства сьогодення. Доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мовні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широковідомі словесні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну виробничу ситуацію. Такі стандартизовані звороти легко й швидко сприймаються, документи такого типу прості в обробці, у разі потреби легко віднайти потрібну інформацію. Читання документа – це процес пошуку потрібної інформації. Воно здійснюється за ключовими словами й типізованими зворотами. Ключові слова дають змогу насамперед визначити вид документа (це слова, вміщені у формулярі Наказ,
Постанова, Довідка); вони можуть міститися і в самому тексті документа (наприклад гарантуємо – у гарантійному листі надсилаємо у супровідному листі тощо. Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формальних ознак. Таким чином, стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації, а цим самим підвищити загальну культуру діловодства. Традиції ділового мовлення, наявні в різних сферах ділового спілкування, також мають важливе значення. Слід культивувати й всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити думку якомога чіткіше, послідовніше, повніше й, по можливості, коротше. І навпаки, необхідно всіляко уникати тих традицій, які тяжіють до вчорашнього дня в діловому мовленні вони ускладнюють сприймання документа ідо того жне відповідають нормам сучасної української літературної мови. Нормативність мовних засобів ділового стилю – обо-

118
в’язкова вимога до нього. Мова паперів повинна насамперед відповідати нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спілкування. Вимога зрозумілості мови ділового папера якраз і означає вживання засобів літературної мови – загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів літературної мовив тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих тощо. У підготовці документа слід враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стиму- люючу й регулюючу роль у діяльності органів управління. А це означає, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість директивної і розпорядчої документації точно дібраних (й далеко неоднакових) мовних засобів вимагають документи, в яких викладається прохання, запит, формулюються претензії, висловлюється подяка, оголошується догана та ін. Людина, що укладає їх, має добре володіти українською літературною мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і найпереконливіший мовний засіб. До мовних особливостей тексту ділового документа слід віднести укладання тексту документа від третьої особи комісія ухвалила, ректорат клопоче, університет просить вживання віддієслівних іменників зловживання, катування, схвалення, призупинення, позбавлення, доопрацювання, донесення, клопотання, розкрадання наявність дієслів наказового способу (наказую, вимагаю, пропоную, зобов’язую, надішліть, повідомте, забезпечте, виконайте тощо) та інфінітивних форм (неозначена форма дієслова гарантувати безпеку громадян, виявляти та розкривати злочини, приймати рішення, здійснювати провадження у справах, припиняти адміністративне правопорушення, проводити профілактичну роботу, створити комісію, відкликати працівників розробити план захвату, передбачити дії, вести справу,
виступати в суді, висловити співчуття тощо заміна активної форми дієслова пасивною зобов’я- зуємося перерахувати кошти на рахунок прямий порядок слів у реченні зобов’язуємося перерахувати кошти на рахунок не вживаються образні вислови, емоційно забарвлені, діалектні слова та синтаксичні конструкції давитися сміхом, ловити головастиків, від а до я використання стійких (стандартизованих) словосполучень (кліше згідно з, відповідно до, прошу надіслати, інформуємо, що, у зв’язку з, вжити заходів, розробити план, з метою, необхідний для…тощо; застосування синтаксичних конструкцій доводимо до Вашого відома, що у порядку надання матеріальної допомоги у зв’язку за вказівкою, підтверджуємо з вдячністю, у порядку обміну досвідом, у зв’язку з вказівкою, відповідно до попередньої домовленості, відповідно до Вашого прохання вживання дієприслівникових зворотів на початку речення забезпечуючи громадський порядок, особисту безпеку громадян оглядаючи місце вчинення злочину керуючись нормативно-правовими актами аналізуючи дані факти перебуваючи у відпустці складаючи протокол адміністративного правопорушення беручи до уваги, що… тощо; наявність складних речень складнопідрядних та безсполучникових використання простих речень – розповідних, повних, поширених, односкладних Гр. Куценко В.І. працює інженером дощувальних установок застосування графічних скорочень та абревіатур обл., мс, смт, р-н, км, канд. юр. наук, напр., вид-во, грн, МВС, ДАІ, УМВС України у Вінницькій області, ОВС, ППС, КНУВС,
ННІПККМ; наявність прямого та зворотного порядку слів використання форми ввічливості за допомогою слів Шановний, Вельмишановний, Високоповажний. Отже, сьогодні завданням кожного майбутнього практи-

120
чного працівника-юриста є дотримання норм літературної мови, вимог та особливостей офіційно-ділового стилю, завдяки яким можна грамотно складати ділові документи.



Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   15


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал