Юридична академія україни імені ярослава мудрого



Pdf просмотр
Сторінка8/15
Дата конвертації25.12.2016
Розмір5.01 Kb.
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15
, які пояснюють, тлумачать лексику. Найбільшим і найавторитетнішим словником цього видує одинадцятитомний Словник української мови”, який містить близько 135 тис. слів. Серед юридичних словників можна назвати такі Словник законодавчих термінів / ред. Н. Стрілець. – К, 2000; Словник термінів і понять, що вживаються у чинних нормативно- правових актах України / відп. ред. Сіренко В.Ф., Станік С.Р. – К, 1999. В етимологічних словниках слово розглядається з погляду його походження, розвитку в мові та зв’язку зі спорідненими словами інших мов. Семитомний Етимологічний словник української мови представлений поки що трьома томами
(К., 1982, 1985, 1989), інші готуються до друку. Історичні словники фіксують лексику попередніх періодів розвитку української мови. Словників цього видув українській лінгвістиці, на жаль, небагато, серед них Словник староукраїнської мови XIV-XV ст.” (К, 1977 - 1978), шість випусків Словника української мови XVI – першої половини XVII ст.” (Львів, 1994-1999). Поширеними є орфографічні словники, в яких дається
правильне написання слів. Сучасний стан розвитку літературної мови відображає академічний Орфографічний словник української мови (К, 1994), який налічує близько 120 тис. одиниць. Нормативну вимову слів шляхом запису їх у фонетичній транскрипції відбивають орфоепічні словники. Згадані вище словники, без сумніву, заслуговують на особливу увагу при формуванні загальної культури мовлення юриста, відіграють важливу роль у збагаченні його словникового запасу, допомагають розібратися з тонкощами слововживання яку писемному, так й усному діловому мовленні. До слова в ділових документах висуваються насамперед й такі дві обов’язкові вимоги воно мусить бути вмотивованим і відповідати нормам сучасної української літературної мови. Зазвичай труднощі виникають, коли з’являється потреба перекласти російське слово, яке в українській мові має декілька відповідників. Так, російське слово свидетельство перекладається українською мовою як свідоцтво, свідчення, посвідчення, посвідка, доказ. Лише перечитавши відповідні статті словника, можна зробити висновок, що довідка (документ) може називатися і свідоцтвом, і посвідченням, і посвідкою (свідоцтво про народження, свідоцтво про одруження, посвідчення особи або посвідка про особу підтверджений факт – доказі свідчення (документальні свідчення, докази невинності підсудного. Невміння працювати зі словником призводить до вживання русизмів у тексті документа. Часто трапляється в тексті документів невмотивовано вжите слово являється замість дієслова бути в ролі дієслова-зв’язки. Наприклад основним завданням ревізії являється перевірка фінансових і господарських операцій, матеріальних цінностей, стану обліку. В українській мові слово являтися вживається у значенні ввижатися уві сні, під час марення, наприклад чого являєшся мені усні. Зафіксоване в словнику значення слова і є нормою. Проте однієї нормативності при оцінці слова буває замало. Адже тільки продумане, вмотивоване вживання слова в тексті документа допомагає точно виразити думку і правильно подати інформацію. Звернення до різного типу юридичних термінологічних
словників допоможе правознавцю правильно й точно застосовувати терміни в практичній діяльності, оскільки недбало вжитий термін може спотворити зміст правового акта та зумовити подвійне його тлумачення.


Р о з діл.

ПИСЕМНЕ ПРОФЕСІЙНЕ МОВЛЕННЯ
ЮРИСТА

6.1. Особливості писемного ділового мовлення
в юридичній діяльності

П и с е мне ділове мовлення це зафіксована на папері мовна діяльність, розрахована на зорове сприйняття. Писемне мовлення зумовлюється особливостями писемного спілкування. Оскільки в момент висловлення думки відсутній реальний співрозмовник, доводиться готувати текст, який існує самостійно в просторі та часі. Як відомо, носієм тексту переважно є папір, який закріплює інформацію на відносно тривалий час. Реалізацією писемного мовлення є текст (від лат. textum –
зв’язок, поєднання, тканина). За одним із визначень текст є відтворена письмово або вдрукованому вигляді авторська праця, документ та ін. Отже, писемне ділове спілкування базується на вмінні правильно укладати службові та процесуальні документи всіх видів діяльності. Це, безперечно, вимагає від кожного укладача ділового папера чи документа певних умінь і навичок. Як правило, від першого враження залежить багато, тому кожен елемент офіційного стилю потребує чіткості, коректності, змістовності. Текст документа має дві форми внутрішню та зовнішню, обидві вони є істотними, але елементи останньої іноді можуть переважати, бо існують певні стандарти. Слід пам’я- тати, що багато витрачається часу саме для переробки письмової офіційної інформації, її складання та оформлення. Особливості писемного ділового мовлення наступні писемне мовлення є вторинною (графічною) формою матеріалізації висловлення наявна системи графічних знаків, властивих тільки
писемному мовленню (літери, цифри, умовні позначення, графічні скорочення монологічний характер писемних текстів можливість попереднього обдумування й поступовості у фіксації дає змогу вносити зміни до тексту, доповнювати його, старанно відбирати факти ретельний та обдуманий відбір мовних засобів, чітке впорядкування стилю, використання більших за обсягом і складніших за структурою та стилістично відшліфованих синтаксичних побудов повний і ґрунтовний виклад фактів, матеріалу, редагування думки й форми написаного поглиблена робота над текстом – правильний вибір слова, тісний смисловий та граматичний зв’язок між реченнями тощо відсутність інтонації, жестів, міміки, мовної ситуації традиційність й певний писемний консерватизм, зокрема в ділових паперах чітка диференціація текстів за сферою спілкування існування деяких текстів тільки в писемній формі й призначення тільки для сприймання зором, а неслухом, наприклад протоколи, акти, заяви, посвідчення, довіреності, квитанції, розписки, накладні потенційно необмежена кількість відтворення й дублювання в тотожній писемній формі копії певного документа можливість відтворити писемний тексту звуковій формі, однак звукове відтворення тексту не завжди буває точною копією писемного можливість відтворити, властивість бути відтвореним у просторій збереженим у часі.

6.2. Документ як засіб писемної професійної
комунікації, вимоги до його укладання

Основними елементами справочинства (діловодства) є
письмові документи та документування, тобто укладання документів. Документ (від лат. dokumentum – повчальний при-
клад, взірець, доказ) основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність. Це слово в українській мові виникло наприкінці XVII початку XVIII ст., коли перевага надавалася всьому запозиченому. Спочатку слово документ позначало папери, які підтверджували будь-чиї права, законність володіння будь-чим, мали юридичну силу. Юридична чинність документа – це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розміщенням його реквізитів, зовнішніми ознаками та об’єктами його дії. Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядкуй має відповідно до законодавства юридичну чинність ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення Чинний з 01.07.1995 р. Документ – це передбачена законом матеріальна форма отримання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері Про інформацію Закон України / Відом.
Верхов. Ради України. – 1992. – № 48. – Ст. 650]. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформляють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним способом чи за допомогою комп’ютера. Документ має такі властивості є носієм і слугує джерелом потрібної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше має юридичну силу, господарське значення, оскільки може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чого- небудь;
уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності. Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі слів, їх поєднанні творчість як така відсутня. Укладач змушений користуватися встановленими правилами, тобто дотримуватися певного регламенту, що приводить до стандартизації мови і схеми документів. Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни й особистої культури працівників. Якщо документи виконані неохайно – в установі низька культура праці.
Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинст- вом). Сучасний термін “документаційне забезпечення управління є інформаційно-технологічною складовою в організації діловодства.
Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Носій – це матеріальний об’єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, утому числі в перетвореному вигляді. Разом із папером нині широко використовуються й нові носії – магнітні стрічки, дискети, диски, які дозволяють використовувати для документування технічній автоматизовані засоби. Документування – регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу. Юридична сила – здатність офіційного документа, надана йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Держстандартом визначений не лише склад реквізитів усього їх 31), ай зони, і послідовність їх розташовування на документі, що становить у сукупності його формуляр. Юридична сила документа забезпечується закріпленою для кожного різновиду документів сукупністю реквізитів – обов’язкових елементів укладання документа. Наявність формуляра виступає гарантом спільності до-

100
кументування і спільності документації яку межах одного закладу, такі в цілому в країні. У соціальному плані будь-який офіційний документ багатофункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дає змогу йому задовольняти різноманітні людські потреби. Доза галь них функцій документа належать
інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа
соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою
комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо
культурна, оскільки документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, щонайкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери, де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства. До специфічних функцій документа належать
управлінська – документ є інструментом управління ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління
правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових нормі правовідносин, а також будь-яких документів, що набувають правової функції тимчасово
історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства цю функцію виконує певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.
Юридичні документи – це особлива група документів, які закріплюють факти, що мають юридичне значення. Вони
охоплюють усі сторони впровадження у кримінальних, цивільних та адміністративних справах. Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.
Система документації – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання. Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські, технологічні, виробничі та ін. Однак лише управлінські документи забезпечують порядок управління об’єктів яку межах усієї держави, такі в окремій організації. Основними комплексами всієї документації є
 організаційно-правова документація планова документація
 інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація звітна документація документація щодо особового складу (кадрова фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність документація з матеріально-технічного забезпечення договірна документація документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів. Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) документація, яка відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.). Класифікація ділових документів за сферами використання, стадіями створення, призначенням тощо. Види документів визначаються за багатьма ознаками.
За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.
За походженням документи поділяються на службові офіційній особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх пред-

102
ставляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.
За місцем виникнення документи виокремлюють внутрішній зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, інформаційні та колегіальних органів.
За напрямком документи поділяються на вхідній вихідні.
За формою документи бувають стандартні (типовій індивідуальні (нестандартні. Стандартні це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви.
За строками виконання документи є звичайні безстрокові, терміновій дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма. До дуже термінових належать документи, які мають позначення дуже терміново.
За ступенем гласності документи поділяються на таємній нетаємні (для службового користування. Таємні документи мають угорі праворуч позначку Таємно. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
За стадіями створення серед документів розрізняють оригінали, копії й виписки. Оригінал це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й у разі потреби завірений штампом і печаткою.
Копія це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка Копія вгорі праворуч.
Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригіналі копія мають однакову юридичну силу. Коли треба відтворити не весь документа лише його частину, робиться виписка витяг

Якщо документ загублено, видається його другий примірник дублікат Юридично оригіналі дублікат рівноцінні.
За складністю документи поділяються на прості (односкладові) та складні. За термінами зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними чи відтвореними механічним способом.
За сферами використання.
1. Документи щодо особового складу заява, характери-
стика, автобіографія, накази щодо особового складу.
2. Інформаційні документи листи, телеграми, телефо-
нограми, довідки, доповідній пояснювальні записки, протокол,
резолюція, звіт, оголошення, повідомлення про захід.
3. Документи з господарсько-договірної діяльності до-
говір, трудова угода.
4. Обліково-фінансові документи таблиця, список, пе-
релік, накладна, акт, доручення, розписка.
5. Кримінально-процесуальні документи протокол до-
питу підозрюваного, протокол допиту потерпілого, постанова
про порушення кримінальної справи тощо.
6. Цивільно-процесуальні документи позовна заява тощо. Організація роботи з документами та діяльність щодо створення документів називаються діловодством. Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правилі рекомендацій, які визначають і регламентують процеси
діловодства починаючи з моменту надходження або створення документів ідо здачі їх в архів. Державні стандарти (ДСТУ, які увійшли до складу цієї системи, упроваджуються одночасно з нею (це ряд уніфікованих систем, призначених для застосування в загальнодержавній автоматизованій системі відбору й обробки техніко-економічної інформації планової, звітно- статистичної, первинної облікової, фінансової, звітної бухгалтерської, організаційно-розпорядчої тощо. Основне завдання ЄДСД – сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності державного апарату нарізних рівнях управління. Основні положення ЄДСД присвячені методиці й техніці роботи з документами. У них сформульовані вимоги та рекомендації з питань підготовки службових документів та угрупування їх у справи. Вони встановлюють порядок підготовки й видання організаційно- розпорядчої документації, правила організації проходження документів, методику створення карткової чи комп’ютерної форми обліково-довідкового апарату, застосування комп’ютерних технологій і програм для контролю за виконанням документів.
ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначення складу документів, необхідних і достатніх для діяльності даної установи встановлення основних принципів адміністративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів (щоб аналогічні управлінські дії оформлялися однаковими документами уніфікації формулярів і структури тексту документів високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в документах. До всіх документів, де б і ким вони не укладалися, ставляться правові, логічні, технічні та лінгвістичні вимоги.

6.2.1. Правові вимоги до документа

Діловий документ видає повноважний орган або особа відповідно до їх компетенції. Він не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів.
Документ має бути об’єктивним, тобто містити достовірні та правильно зафіксовані відомості про дії, події, стані відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки. Складається документ за встановленою формою. Він повинен бути бездоганно відредагованим та оформленим. Неприпустимі юридична неточність та граматичні помилки. Правильне оформлення, повнота фактів, відповідність чинному законодавству це неодмінна умова законності та правопорядку в суспільстві, стабільності й захисту інтересів громадян.

6.2.2. Логічні вимоги

У текстах ділових документів використовується лише офіційно-діловий стиль. Насамперед, він характеризується такими рисами, як логічність, точність, зрозумілість, чіткість, стислість, доступність і простота викладу тексту документа. Текст документа має бути інформаційно повним, аргументованим та переконливим. Аргументація та висновки покликані спонукати до будь-яких дій. Мові документа властива послідовність і логічність викладу. Побудова тексту документа характеризується чіткою логічною єдністю та послідовністю.
Будь-який текст може називатися текстом документа, якщо його частини взаємопов’язані та узгоджені. Важливо, щоб окремі розділи, пункти, глави документа перебували у суворій логічній послідовності, щоб кожне положення документа було тісно пов’язане з іншими тане суперечило їм. І тому здійснення правотворчості та правозастосування неможливе без дотримання законів логіки.
6.2.3. Технічні вимоги

Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу. Загальновизнаний формат А, текст друкується
через півтора міжрядкових інтервали, а на форматі А – через один інтервал. У діловодстві розроблені та діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації. Номер сторінки, починаючи з другої, має бути проставлений посередині верхнього берега аркуша арабськими числами. Крапки і тире перед числами і після них не ставляться. Номер сторінки друкують в інтервалі 10 мм від верхнього берега. Ділові документи набираються 14 кеглем у текстовому редакторі (шрифт Time New Roman), верхній і нижній береги –
20 мм, лівий – 30 мм, правий – мм. Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша термін зберігання такого документа має становити не більше трьох років, то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями. Назва виду документа має друкуватися великими літерами
16 кеглем, жирним шрифтом і розміщуватися по центру бланка. Якщо документ пишеться власноручно, назву пишуть з великої літери більшими літерами, ніж звичайний текст.
Дата в документі записується арабськими цифрами в один рядок за послідовністю число, місяць, рік (12.02.2011). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однозначного числа, тоді перед ним проставляється 0 (02.02.2011). У нормативно-правових актах та фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати – 15 лютого 2011 року. Заголовок до тексту документа відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами, друкується кеглем, звичайним шрифтом з великої літери. Заголовок має відповідати таким вимогам висвітлювати зміст документа і відповідати на питання про що наприклад про підсумки роботи, про заохочення курсантів має бути коротким, стислим але точно передавати зміст тексту тощо.
6.2.4. Лінгвістичні вимоги

Текст ділового документа становить його основу і має бути грамотно написаний. Писемна форма мовлення вимагає
чітких синтаксичних конструкцій, суворого дотримання стилістичних нормі правил граматики. Зокрема, мовна грамотність – це дотримання норм орфографії, пунктуації та граматики. Усі терміни, спеціальні поняття, конструкції, що сформувалися під впливом особливостей професійного мислення, повинні відповідати сучасному рівню правових знань, вживатися лише тоді, коли вони дійсно є необхідними. Текст документа повинен бути зрозумілим. Мова офіційних документів абстрагується від індивідуальних мовних особливостей людей, що вимагає певної формалізації мови, застосування стандартних термінів, усталених мовних конструкцій із встановленими правилами їх тлумачення. (Вибір слів і термінів, стійких зворотів (на підставі викладеного вище, відповідно до вимог по-
станови, керуючись статтею. КК України, пред’явлене обвину-
вачення тощо), побудова речень, форма викладу тексту документа
(наказую, пропоную, зобов’язую, слухали, виступили, ухвалили,
просимо надіслати, надсилаємо на розгляд тощо). Отже, дотримання правових, технічних, логічних та лінгвістичних вимог допоможе працівникові правознавчої сфери успішно складати будь-які документи, а це – гарантія успіху.


Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал