Складення архівних описів




Сторінка9/9
Дата конвертації17.02.2017
Розмір5.01 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9
продовження додатка 13
до Методичних рекомендацій
Прийнято на постійне зберігання ____________________________________________ справ
(цифрами і словами) з № ______________ по № __________, у тому числі: літерні №№ __________________________, пропущені №№_________________________________
Разом за цим томом опису прийнято на постійне зберігання
____________________________________________ справ з № ____________ по № __________,
(цифрами і словами) у тому числі: літерні №№ ___________________ , пропущені №№_________________________
Разом за цим описом прийнято на постійне зберігання
____________________________________________ справ з № ____________ по № __________,
(цифрами і словами) у тому числі: літерні №№ ______________________ , пропущені №№_________________________
Зберігач фондів
_______________
(підпис)
__________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ __________ 20 ____ р.
Найменування посади керівника профільного структурного підрозділу архівної установи (зав. архівосховища)
_______________
(підпис)
________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)
______________ 20 ____ р.










Форма опису справ постійного зберігання, складеного в архівній установі
Формат А4 (210х297)

131

Додаток 14
до Методичних рекомендацій
Найменування архіву
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________
____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ _________________20___р.
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО СТВОРЕННЯ ОБ’ЄДНАНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ
У результаті об’єднання фондів за ознакою _______________________________________________ створено ОАФ _______________________________________________________________________
(назва об’єднаного фонду)
До ОАФ включено документи фондів:
№ з/п
№№ фондів
Назви фондів
Номери описів
Кількість од.зб.
Крайні дати документів фонду
Примітки
1 2
3 4
5 6
7
До складу ОАФ включено ________________________________________________________ од.зб.
(цифрами і словами) у т.ч.________________________________________________________ од.зб. перероблених описів
(цифрами і словами)
ОАФ надано

______________, за яким було обліковано фонд
_____________________________________________________________________________________
(назва фонду)
До списку приєднаних включено номери фондів___________________________________________
Акт укладено
__________________________________
(найменування посади)
______________
(підпис)
_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ __________ 20 ____ р.
__________________________________
(найменування посади керівника профільного структурного підрозділу)
______________
(підпис)
______________________________
(ініціали ініціал імені), прізвище)
_____________ 20 ____ року
Описи ОАФ схвалено ЕПК державного архіву ________________№___________________________
Зміни до облікових документів внесено:
__________________________________
(найменування посади)
____________
(підпис)
_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ __________ 20 ____ року
Форма акта про створення об’єднаного архівного фонду
Формат А4 (210х297)

132
Додаток 15
до Методичних рекомендацій
Найменування архівної установи
ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника архівної установи
АКТ
________________№_______
_______________________
(місце складення)
ПЕРЕРОБЛЕННЯ ОПИСІВ

_______________________________________
(підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
_______________20________р.

Фонд №_____________________________________________________________________
( назва фонду)
Станом на ________________________________________________________ у фонді обліковано:
(дата початку роботи над фондом)
__________ опис(ів) _____________ справ _____________ документів за _________________роки.
Для роботи отримано: за описом №______ ________________________________________справ,
___________________ аркушів.
Виявлено:
необлікованих
_____________________________________________________ справ;
технічні помилки в опису ___________________________________________ справ;
не виявлено _______________________________________________________ справ;
надійшло з
інших фондів архіву та
інших архівів
________________________справ.
У результаті перероблення опису № ____ у складі фонду № ______ відбулися такі зміни: сформовано з розсипу ____________________________ справ; сформовано додатково ____________________________ справ; розформовано ____________________________ справ; об`єднано з іншими справами ____________________________ справ; виділено справ, що не підлягають зберіганню, _______________________ справ; передано до інших фондів архіву ______________________________справ; передано до ДІФ архіву _______________________________ справ; передано до інших архівів _______________________________справ; взято на облік перероблений опис фонду + 1 (одна)___________________ справа;
складено описи № __________ на _______________________________ справ за
___________________ роки.
Під час перероблення опису фонду виконано такі види робіт: перескладання та редагування заголовків, систематизація справ за новою схемою систематизації, систематизація документів всередині справ і нумерація аркушів, уточнення фондової належності, дати заснування фондоутвоювача та крайніх дат документів, каталогізація, підрахунок кількості документів та аркушів, передрукування опису.
До опису складено довідковий апарат: титульний аркуш, передмова, покажчики, перевідна таблиця шифрів.

133

продовження додатка 15
Складено для каталогів _______________________________________________________ карток.
Станом на ___________________________________________________ у фонді № _______ опису
(дата завершення перероблення опису)
№ _________ обліковано_______ справ, _______ документів, _______аркушів за ______________ роки.
Примітки_________________________________________________________________________
Опис переробив :
Найменування посади укладача опису____________________________________________________________________
( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.
Найменування посади керівника структурного підрозділу архівної установи_________________________________________________________
( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.
Опис погоджено ЕПК (ЕК) архівної установи
Протокол ____________ № _____________
Картки для каталогів передано:
Найменування посади керівника профільного структурного підрозділу архівної установи___________________________________________________________
( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.
Документи фонду прийнято на зберігання:
Найменування посади керівника профільного структурного підрозділу архівної установи____________________________________________________________
( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.
Зав. архівосховища____________________________________________________________________
( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.
Зберігач фондів_______________________________________________________________________
( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.
Зміни до облікових документів внесено.
Найменування посади ____________________________________________________________
( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.
Форма акта перероблення описів
Формат А4 (210х297)

134
Список джерел
Нормативно-правові акти
1.
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів : затв. наказом М-ва юстиції України 12 квіт. 2012 р. № 578/5 : зареєстр. в М-ві юстиції України 17 квіт. 2012 р. за № 571/20884 / [С. В. Сельченкова та ін.]. –
К. : Інкунабула, 2012. – 287 с.
2.
Положення про
Центральну експертно-перевірну комісію
Державної архівної служби України : затв. наказом М-ва юстиції України від
24 трав. 2012 р. № 779/5 : зареєстр. в М-ві юстиції України 25 трав. 2012 р. за
№ 833/21145 // Офіційний вісник України. – 2012. – № 42. – Ст. 1642.
3.
Порядок ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України : затв. наказом Держкомархіву України від 11 черв.
2002 р. № 43 : зареєстр. в М-ві юстиції України 25 черв. 2002 р. за
№ 533/6821 // Офіційний вісник України. – 2002. – № 26. – Ст. 1235. – Також опублік. у вид.: Вісник Держкомархіву України. – 2002. – Вип. 2. – С. 184–
187. – Зміни внесено згідно з наказом Держкомархіву України від 8 черв.
2007 р. № 88 : зареєстр. в М-ві юстиції України 13 лип. 2007 р. за
№ 812/14079.
4.
Порядок здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів Національного архівного фонду архівними установами, заснованими фізичними та/або юридичними особами приватного права : затв. наказом Держкомархіву України від 30 лип. 2007 р.
№ 113 : зареєстр. в М-ві юстиції України 3 груд. 2007 р. за № 1331/14598 //
Офіційний вісник України. – 2007. – № 92. – Ст. 3378. – Також опублік. у вид.: Вісник Держкомархіву України. – 2007. – Вип. 3/4. – С. 115–122.
5.
Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам : затв. наказом Держкомархіву України від 24 листоп. 2005 р. № 139 : зареєстр. в М- ві юстиції України 9 груд. 2005 р. за № 1473/11753 // Офіційний вісник
України. – 2005. – № 50. – Ст. 3142. – Також опублік. у вид.: Вісник
Держкомархіву України. – 2005. – Вип. 4. – С. 80–97. – Зміни внесено згідно з наказами Держкомархіву України від 8 черв. 2007 р. № 90 : зареєстр. в М-ві юстиції України 13 лип. 2007 р. за № 815/14082; від 26 черв. 2008 р. № 133 : зареєстр. в М-ві юстиції України 14 лип. 2008 р. за № 635/15326.
6.
Порядок надання платних послуг державними архівними установами : затв. наказом Голов. архів. упр. України від 16 верес. 1999 р.
№ 59 : зареєстр. в М-ві юстиції України 29 верес. 1999 р. за № 659/3952 //
Офіційний вісник України. – 1999. – № 40. – С. 132.
7.
Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів : затв. постановою Кабінету Міністрів України від 8 серп. 2007 р. № 1004 // Офіційний вісник України. – 2007. – № 59. –

135
Ст. 2346. – Зміни внесено згідно з постановами Кабінету Міністрів України від 20 жовт. 2011 р. № 1109; від 28 листоп. 2012 р. № 1103.
8.
Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій : затв. наказом
Держкомархіву України від 16 берез. 2001 р. № 16 : зареєстр. в М-ві юстиції
України 8 трав. 2001 р. за № 407/5598 // Офіційний вісник України. – 2001. –
№ 20. – Ст. 902. – Зміни внесено згідно з наказами Держкомархіву України від 5 черв. 2007 р. № 87 : зареєстр. в М-ві юстиції України 21 черв. 2007 р. за
№ 693/13960; від 19 верес. 2008 р. № 188 : зареєстр. в М-ві юстиції України
22 жовт. 2008 р. за № 1010/15701. – Також опублік. окр. вид.: Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій : (із змінами, внесеними згідно з Наказами
Державного комітету архівів № 87 від 05.06.2007, № 188 від 19.09.2008) : зареєстр. в М-ві юстиції України 8 трав. 2001 р. за № 407/5598 /
Держкомархів України. – К., 2009. – 103 с.
9.
Про захист персональних даних : Закон України від 1 черв.
2010 р. № 2297-VI // Офіційний вісник України. – 2010. – № 49. – Ст. 1604. –
Зміни внесено згідно із Законами України від 23 лют. 2012 р. № 4452-VI; від
20 листоп. 2012 р. № 5491-VI.
10.
Про інформацію : Закон України від 2 жовт. 1992 р. № 2657-XII //
Відомості Верховної Ради України. – 1992. – № 48. – Ст. 650. – Зміни внесено згідно із Законами України від 6 квіт. 2000 р. № 1642-III; від 7 лют. 2002 р.
№ 3047-III; від 3 квіт. 2003 р. № 676-IV; від 18 листоп. 2003 р. № 1268-IV; від
11 трав. 2004 р. № 1703-IV; від 23 черв. 2005 р. № 2707-IV; від 1 лип. 2010 р.
№ 2388-VI; від 7 жовт. 2011 р. № 2592-VI; від 30 листоп. 2010 р. № 2724-VI; від 2 груд. 2010 р. № 2756-VI; від 13 січ. 2011 р. № 2938-VI; від 3 лип. 2011 р.
№ 2938-VI; від 3 лип. 2012 р. № 5029-VI.
11.
Про Національний архівний фонд та архівні установи : Закон
України від 24 груд. 1993 р. № 3814 – ХІІ // Відомості Верховної Ради
України. – 1994. – № 15. – Ст. 86. – В редакції Закону від 13 груд. 2001 р.
№ 2888 –ІІІ; зміни внесено згідно із Законами України від 22 груд. 2006 р.
№ 534-V; 2 груд. 2010 р. № 2756-VI; від 5 лип. 2012 р. № 5068-VI; від 16 жовт. 2012 р. № 5461-VI; від 16 жовт. 2012 р. № 5463-VI.
12.
Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади : затв. постановою Кабінету Міністрів України від
30 листоп. 2011 р. № 1242 // Офіційний вісник України. – 2011. – № 94. –
Ст. 3433.
13.
Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації : затв. наказом М-ва юстиції України від 10 лют.
2012 р. № 232/5 : зареєстр. в М-ві юстиції України від 10 лют. 2012 р. за № 202/20515 // Офіційний вісник України. – 2012. – № 14. – Ст. 163.
14.
Типове положення про експертно-перевірну комісію Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міст Києва

136
і Севастополя : затв. наказом Держкомархіву України від 17 груд. 2007 р.
№ 184 : зареєстр. в М-ві юстиції України 11 січ. 2008 р. за № 14/14705 //
Офіційний вісник України. – 2008. – № 4. – Ст. 113. – Також опублік. у вид.:
Вісник Держкомархіву України. – 2007. – Вип. 3/4. – С. 230–234.
15.
Типове положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, міської ради : затв. наказом
Держкомархіву України від 17 груд. 2007 р. № 182 : зареєстр. в М-ві юстиції
України 16 січ. 2008 р. за № 24/14715 // Офіційний вісник України. – 2008. –
№ 5. – Ст. 127. – Також опублік. у вид.: Вісник Держкомархіву України. –
2007. – Вип. 3/4. – С. 224–226.
16.
Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації : затв. наказом Держкомархіву України від 17 груд. 2007 р. № 183 : зареєстр. в М-ві юстиції України 11 січ. 2008 р. за
№ 13/14704 // Офіційний вісник України. – 2008. – № 4. – Ст. 11. – Також опублік. у вид.: Вісник Держкомархіву України. – 2007. – Вип. 3/4. – С. 227–
230.
Стандарти
17.
Правила описування архівних документів (ISAD (G): 1999, NEQ)
: ДСТУ 4331:2004 / розробники: Н. Христова (кер.), Л. Драгомірова,
С. Лозова. – Чин. від 01.07.2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2005. –
15 . – (Національний стандарт України).

Методичні посібники
18.
Застосування принципів і критеріїв експертизи цінності документів на сучасному етапі [Електронний ресурс] : метод. рекомендації /
Держкомархів України, УНДІАСД ; уклад.: К. Т. Селіверстова (кер. теми),
Л. В. Андрієвська, М. В. Ковтун, Н. М. Христова. – К., 2009. – 39 с. – Режим доступу: http://www.archives.gov.ua/Law-base/Regulations/2009- metod_seliverst.pdf. – Назва з екрана.
19.
Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4331:2004
«Правила описування архівних документів» / Держкомархів України,
УНДІАСД ; упоряд. Н. М. Христова. – К., 2008. – 52 с.
20.
Описування та організація зберігання електронних
інформаційних ресурсів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій [Електронний ресурс] : метод. рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД ; уклад.: Ю. С.
Ковтанюк, П. М. Марченко, Л. А. Дубровіна. – К., 2010. – 30 с. – Режим доступу: http://undiasd.archives.gov.ua/doc/mr-opysuv.pdf. – Назва з екрана.
21.
Оформлення документів за результатами цільової експертизи цінності, які подаються на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії : метод. рекомендації / Держкомархів України, Упр. формування та зберігання НАФ, Від. формування НАФ та діловодства ; упоряд.
Шовгенюк Л. І. – К., 2006. – 14 с.

137 22.
Робота з документами особового походження [Електронний ресурс] : метод. посіб. / авт.-уклад.: Л. О. Драгомірова, І. М. Мага,
З. О. Сендик, К. Т. Селіверстова, Н. М. Христова. – К., 2009. – 284 с. – Режим доступу: http://undiasd.archives.gov.ua/doc/doc_osob_pohod.metod_rec.pdf. –
Назва з екрана.
23.
Сельченкова С. Експертиза цінності управлінських документів :
історія, теорія, методика : наук.-метод. посібник / С. Сельченкова, К.
Селіверстова ; Держ. архів. служба України, УНДІАСД, Спілка архівістів
України, Рівнен. осередок Спілки архівістів України. – К. ; Рівне, 2011. –
170 с.
24.
Фондування документів
НАФ : метод. рекомендації
/
Держкомархів України, УНДІАСД ; уклад. Приходько Л. Ф. – К., 2009. – 39 с.





Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал