Складення архівних описів



Pdf просмотр
Сторінка8/9
Дата конвертації17.02.2017
Розмір5.01 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9


№№ з/п
Індекс справи
Заголовок справи
(тому, частини)
Крайні дати документів справи
(тому, частини)
Кількість аркушів у справі (томі, частині)
Примітка
1 2
3 4
5 6

Канцелярія


158
Статут АЕБР “Економбанк” із змінами та доповненнями до нього
15 січня
2000 р.
52 159 01-03
Протокол № 1 загальних зборів акціонерів банку
15 січня
2000 р.
87 160
Список акціонерів банку, учасників загальних зборів від 15 січня 2000 р., з прізвищами з літери «А» по літеру «К», ч.1

198 161
Те саме, з літери «Л» по літеру «Я», ч.2

201 162 01-05
Протоколи №№ 1-6 засідань правління банку
19 січня –
15 грудня
2000 р.
176 163 01-06
Накази №№ 1-59 голови правління з основної діяльності

03 січня –
29 грудня
2000 р.
98

Кредитний відділ


164 02-01
Річний звіт банку про відкриття кредитів юридичним особам за 2000 р.

19

Відділ цінних паперів

165 03-01




118

продовження додатка 7
до Методичних рекомендацій

У цей розділ опису внесено 25 (двадцять п’ять) справ з № 158 по № 182
Архіваріус ______ І.П.Білошицька
( підпис)
15 грудня 2001 р.
Зав.архіву ________ А.П.Катренко
(підпис)
25 грудня 2001 р.

СХВАЛЕНО
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
Протокол засідання ЕК
Державного архіву Київської області
АЕБР «Економбанк»
12. 02. 2002 № 1 28.12.2001 № 2

















Зразок оформлення річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, складеного в архівному підрозділі установи
Формат А4 (210х297)

119
Додаток 8
до Методичних рекомендацій





ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС РОЗДІЛУ ОПИСУ № ___________

У розділі опису підшито і пронумеровано ____________________________________ аркуша (ів),
(цифрами і словами) у тому числі: літерні аркуші ___________________________________________________________ пропущені номери аркушів ____________________________________________________________

Особливості фізичного стану розділу опису
Номери аркушів
1 2




______________________________
(найменування посади працівника архіву, що склав засвідчувальний напис)
_______________
(підпис)
_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ __________ 20 ____ року








Форма засвідчувального напису до розділу опису
Формат А4 (210х297)

120

Додаток 9
до Методичних рекомендацій

Найменування установи
ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника установи
Фонд №______

___________________________________
(підпис) (ініціали, (ініціал імені), прізвище)
ОПИС №______ справ тривалого (понад 10 років) зберігання за _________________________рік

________________20___р.

Відбиток печатки установи із зазначенням
ідентифікаційного коду


________________________________________________________________________________ назва розділу (структурного підрозділу) установи

№№ з/п
Індекс справи
Заголовок справи
(тому, частини)
Крайні дати документів справи (тому, частини)
Кількість аркушів у справі (томі, частині)
Строк зберігання справи
(тому, частини)
Примітка
1 2
3 4
5 6
7




У цей розділ опису внесено ____________________________________________________справ
(цифрами і словами) з № ______________ по № __________, у тому числі: літерні номери ________________________, пропущені номери____________________________
Укладач опису
___________________________________________________________________________________
(найменування посади укладача опису) ( підпис) (ініціали, (ініціал імені), прізвище)
____ __________ 20 ____ року
Керівник архіву______________________________________________________________________
(особа, відповідальна за архів)
(підпис) (ініціали, (ініціал імені), прізвище)
____ __________ 20 ____ року


СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК установи
_________ № ______

Форма річного розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання установи
Формат А4 (210х297)

121
Додаток 10
до Методичних рекомендацій


ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування установи
Найменування посади керівника установи
Фонд №_____

ОПИС №______ справ з кадрових питань
(особового складу) за __________________рік
___________________________________
(підпис) (ініціали, (ініціал імені), прізвище)
_______________20___р.
Відбиток печатки установи із зазначенням
ідентифікаційного коду
назва розділу

№№ з/п
Індекс справи
Заголовок справи
(тому, частини)
Дата справи (тому, частини)
Кількість аркушів у справі (томі, частині)
Строк зберігання справи
(тому, частини)
Примітка
1 2
3 4
5 6
7




У цей розділ опису внесено ____________________________________________________справ
(цифрами і словами) з № ______________ по № __________, у тому числі: літерні номери ________________________, пропущені номери____________________________
Укладач опису
__________________________________ __________ __________________________________
(найменування посади укладача опису) ( підпис) (ініціали, (ініціал імені), прізвище)
________________20___р.

ПОГОДЖЕНО
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК (ЕК)
Протокол засідання ЕК державної архівної установи, архівного відділу міської ради установи
__________№ ______
_________ № ______



Форма річного розділу опису справ з кадрових питань (особового складу) установи
Формат А4 (210х297)

122

продовження додатка 10
до Методичних рекомендацій
Державне підприємство “Держтранс”
ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ДП «Держтранс»
Фонд № 5275

_______ О.І.Петренко
(підпис)
ОПИС № 3 – к
26 січня 2013 р. справ з кадрових питань за 2009 рік
Відбиток печатки підприємства




№№ з/п
Індекс справи
Заголовок справи
(тому, частини)
Крайні дати справи (тому, частини)
Кількість аркушів у справі (томі, частині)
Строк зберігання справи (тому, частини)
Примітка
1 2
3 4
5 6
7

15

04-04

Накази
№№ 1

98 директора з кадрових питань, т.1

04 січня

25 липня
2009 р.


75 р.

253 16 04-04 Те саме, №№ 99

154, т.2 29 липня

26 грудня 2009 р.

75 р.
187 17 04-08 Особові картки (ф. № П-2) звільнених працівників у
2009 р. з прізвищами з літери «А» по літеру «К», т.1

75 р.
215 18 04-08 Те саме, з літери «М» по літеру «Я», т.2

75 р.
187 19 04-12 Особові справи працівників, звільнених у
2009 р.

75 р.
168 20 06-11 Особові рахунки працівників з прізвищами з літери «А» по літеру «К» за 2009 рік, т.1



75 р.
198

123


продовження додатка 10
до Методичних рекомендацій
1 2
3 4
5 6
7 21 06-11
Особові рахунки працівників з прізвищами, з літери «Л» по літеру «Я», т.2


75 р.
135 22 08-05 Акти розслідування нещасних випадків, повязаних з виробництвом та документи до них
(протоколи, довідки, копії листків непрацездатності)
45 р.
18

У цей розділ опису внесено 8 (вісім) справ з № 15 по № 22.
Зав. архіву _______ І.П. Рева
( підпис)
11 грудня 2012 р.


ПОГОДЖЕНО

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
Протокол засідання ЕК
Державного архіву м.Києва
ДП «Держтранс»
23.01.2013 № 1 15.12.2012 № 2











Зразок оформлення річного розділу опису справ з кадрових питань (особового складу)
Формат А4 (210х297)

124
Додаток 11
до Методичних рекомендацій
Примірний перелік справ, що підлягають включенню до опису справ з кадрових питань
(особового складу)
Організація розпорядчої діяльності
Накази, розпорядження центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів, організацій: про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення;
атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці;
присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміна біографічних даних;
заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги;
всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок;
відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці);
довгострокові відрядження в межах України та за кордон*
Довгостроковими слід вважати відрядження працівників:
які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних,
ремонтних і будівельних робіт на будівництві об'єктів;
які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для
виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових,
будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та
авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування
національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-
мистецьких заходів;.
військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення,
підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних
факультетів вищих військових навчальних закладів;
авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень
пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об'єднаних Націй згідно з
контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об'єднаних Націй;
Державної фінансової інспекції, її територіальних органів, які направляються для
проведення контрольних заходів;
наукових і науково-педагогічних працівників, студентів, аспірантів вищих навчальних
закладів або наукових установ за кордон з метою навчання або стажування.
Відрядження в межах України впродовж 30 календарних днів, за кордон

60
календарних днів до довгострокових не відносять.

Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові і робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці
Організація діловодства та архівного зберігання документів
Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних розпорядчих документів з кадрових питань (особового складу).
Бухгалтерський облік та звітність
Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників, аспірантів, студентів.
Відомості на виплату грошей за відсутності розрахунково-платіжних відомостей (особо- вих рахунків)
Працевлаштування та допомога безробітним
Документи (довідки, огляди) про надання грошової допомоги по безробіттю
Особові справи громадян, які шукають роботу, та безробітних


125
продовження додатка 11
до Методичних рекомендацій

Організація праці, продуктивність праці, трудова дисципліна
Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень у разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці.
Технічне нормування, тарифікація, заробітна плата
Тарифікаційні відомості (списки)

Охорона праці
Списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці
Табелі, наряди працівників, задіяних на роботах із шкідливими умовами праці
Документи (протоколи, довідки, висновки) про шкідливі умови праці, травматизм, професійні захворювання
Документи (протоколи, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, висновки, акти, карти умов праці тощо) з питань атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці
Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві, пов’язані із значними матеріальними збитками та людськи- ми жертвами
Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь
Журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків
Журнали обліку професійних захворювань (отруєнь)
Приймання, розподіл, переміщення та облік кадрів
Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)
Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, пере- міщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації держслужбовців, характеристики, листки з обліку кадрів)
Особові справи службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій
Особові справи аспірантів, студентів, учнів (заяви, автобіографії, анкети, характеристики, копії наказів про зарахування, закінчення, переведення, відрахування, оголошення подяк і стяг- нень, навчальні особові картки учнів, студентів, копії дипломів, атестатів, свідоцтв, довідки про надання академічної відпустки), які закінчили навчальні заклади або були відраховані зі старших курсів.
Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом
Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом).
Протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплати надбавок за вислугу років та документи (подання, довідки, анкети) до них за відсутності наказів про встановлення надбавок.
Стажеві книги
Документи (протоколи, подання, анкети, акти) про встановлення персональних окладів, надбавок, доплат за відсутності наказів про встановлення та зміну окладів.
Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації.
Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посаду.
Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки).
Посвідчення про відрядження щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій.
Списки, картотеки, картки обліку: керівних працівників (в установах, в діяльності яких не створюються документи НАФ);
інженерно-технічних працівників організації з вищою і середньою спеціальною освітою; тимчасових працівників.
Картотеки, покажчики до наказів з кадрових питань (особового складу).

126
продовження додатка 11
до Методичних рекомендацій

Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу).
Журнали обліку, алфавіти особових справ.
Журнали, картотеки обліку приймання, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових).
Журнали обліку видачі трудових книжок і вкладок до них.
Книги (журнали) реєстрації видачі дипломів, атестатів, свідоцтв, посвідчень про закінчен- ня навчальних закладів, інститутів, факультетів і курсів підвищення кваліфікації у навчальних за- кладах.
Журнали (книги), списки, картотеки обліку осіб, направлених у відрядження довготривалі в межах України та за кордон.
Проведення атестації і встановлення кваліфікації
Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій в організаціях зі шкідливими умовами праці.
Нагородження, присвоєння почесних звань, присудження премій
Списки осіб, нагороджених державними та іншими нагородами, почесними званнями, преміями
Соціальне страхування та соціальний захист населення

Протоколи засідань, рішення комісій із призначення всіх видів державної соціальної допо- моги з питань призначення державної соціальної допомоги інвалідам з дитинства та дітям-
інвалідам.
Особові справи реабілітованих громадян та осіб, постраждалих від політичних репресій, ветеранів праці, ветеранів Великої Вітчизняної війни.
Особові справи інвалідів з дитинства та дітей-інвалідів, яким надається державна соціальна допомога.
Відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік) (p 2011 року – звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов’язкове соціальне страхування (персоніфікований облік).
Документи (довідки, заяви, списки, копії наказів про відрядження, посвідчення про відря- дження, протоколи вручення, журнали реєстрації посвідчень, табелі робочого часу тощо) грома- дян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи.
Документи (заяви, акти, протоколи, експертні висновки, довідки, рішення суду, розрахунки тощо) про виплати страхового відшкодування: за шкоду, заподіяну життю і здоров’ю.

Діяльність громадських організацій
Списки членів громадської організації і уповноважених ними осіб.


127
Додаток 12
до Методичних рекомендацій
Найменування архіву
ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника архіву
АКТ
________________№_______
_________________________
(місце складення)

____________________________________
(підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
ОПИСУВАННЯ АРХІВНИХ
ДОКУМЕНТІВ

____ _________________20___р.



Фонд №_____________________________________________________________________________
(назва фонду)
Станом на ___________________________________ у фонді №________________обліковано:
(дата початку роботи над фондом)
_________ опис(ів); ____________ справ; ________________ документів; за ________ роки.
Для роботи одержано: неописаних______________од.зб.,___________________архівних документів,___________аркушів.
У результаті проведеної роботи______________________________________відбулися такі зміни:
(найменування видів робіт) вибуло: повернуто власнику___________________________________________________од.зб. (документів) вилучено таких, що не підлягають зберіганню_____________________________од.зб. (документів) передано до інших фондів архіву________________________________________од.зб. (документів) надійшло з інших фондів______________________________________________од.зб. (документів) сформовано з розсипу ________________________________________________ од.зб. (документів) складено нові описи №№_________________на ______________________________________справ
Станом на __________________________________________________________у фонді обліковано:
(дата завершення роботи)
_______________описів,_________справ___________за______________роки.
Проведено такі види робіт:
____________________________________________________________________________________
(зазначити проведені види робіт)
____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Складено: для іменного каталогу_________________________________карток, для систематичного каталогу___________________________карток.

128
продовження додатка 12
до Методичних рекомендацій


До описів справ складено такий довідковий апарат:
_____________________________________________________________________________________
(перерахувати елементи довідкового апарату)
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
Акт укладено:
Найменування посади укладача ____________________________________________________________________
( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.
Описи схвалено ЕПК (ЕК) державного архіву, архівного відділу міської ради протокол від _________№ ____________

Документи фонду та довідковий апарат прийняв:
_____________________________________________________________________________________
(найменування посади ( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.

Зміни до облікових документів внесено:
_____________________________________________________________________________________
(найменування посади ( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.










Форма акта описування архівних документів
Формат А4 (210х297)

129
Додаток 13
до Методичних рекомендацій
Найменування архівної установи


Фонд № _________
ОПИС № ________ справ постійного зберігання за _________ рік
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архівної установи
________
_______________________
(підпис)
(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ _________________20___р.
Відбиток печатки архівної установи


№№ з/п
Індекс справи
(діловодний номер)
Заголовок справи
(тому, частини)
Крайні дати документів справи (тому, частини)
Кількість аркушів у справі
(томі, частині)
Примітки
1 2
3 4
5 6




До опису внесено _____________________________________________________________справ
(цифрами і словами) з № ______________ по № __________, у тому числі: літерні №№ ________________________, пропущені №№____________________________
Укладач опису
_________________________
_____
(найменування посади укладача опису)

_____________
__
(підпис)
_____________________
____
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


СХВАЛЕНО
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
Протокол засідання ЕК* державного архіву архівної установи
__________№ ________
___________ № ______


__________
*Для архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад.

130



Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал