Складення архівних описів




Сторінка7/9
Дата конвертації17.02.2017
Розмір5.01 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9
Додаток 2
до Методичних рекомендацій




Зміст


№№ з/п
Назви розділів (підрозділів) опису номери аркушів опису
Передмова
3
Список скорочень
6 1.
Канцелярія
7 2.
Технологічний відділ
11 3.
Відділ економіки
13 4.
Відділ капітального будівництва
15 5.
Бухгалтерія
16 6.
Відділ кадрів
17
Систематичний покажчик
19
Перевідна таблиця шифрів
23





Зразок оформлення змісту опису
Формат А4 (210х297)

107
Додаток 3
до Методичних рекомендацій
Передмова до опису № 1 справ постійного зберігання фонду № 674 Чернігівська
губернська вчена архівна комісія (колекція документів)
Чернігівська губернська вчена архівна комісія (далі

ГВАК) була створена 1896 р. відповідно до рішення Комітету Міністрів 13 квітня 1884 р. за ініціативою О. Лазаревського і О.
Милорадовича для збирання, впорядкування в губернських і повітових архівах важливих для
історії регіону документів, укладання до них описів і покажчиків.
ГВАК здійснювала свою діяльність за такими напрямами: архівна та видавнича справа, археографія. Впродовж 1898 – 1918 рр. комісія видала 12 випусків "Трудов Черниговской губернской архивной комиссии".
ГВАК припинила своє існування 1919 р. у зв'язку з проведенням архівної реформи 1918 –
1920 рр.
Відомостей про джерело і час надходження документів колекції на зберігання до архіву не виявлено. Документи надійшли до архіву неописаними, окремі – у стані розсипу.
1951 р. архівом було проведено науково-технічне опрацювання документів колекції, складено опис № 1 справ постійного зберігання на 113 од. зб.
1961 р. склад колекції поповнився на 5 од. зб., переданих ЦДІА СРСР; 1962 р. із розсипу було сформовано та приєднано до фонду 56 од. зб.
Усього в опис № 1 внесено 175 од.зб. за 1896

1905 рр.
Нових надходжень документів до фонду не передбачається.
У складі колекції наявні документи за 1660–1905 рр., серед яких: оригінали та копії царських грамот про підвищення у званні військовослужбовців (кінець
XVII – середина XIX ст.), надання службовцям вищих чинів (1799 – 1857 рр.); копії документів про право володіння маєтками (1680, 1748 рр.); про внесення до дворянської родовідної книги; універсали гетьманів України XVII

XIX ст. (копії): Ю. Хмельницького та І. Брюховецького
(1660–1667 рр.), І. Мазепи, І. Скоропадського, П. Полуботка, Д. Апостола; універсали К.
Розумовського (1759–1760 рр.) (оригінали); укази з автографами П. О. Румянцева (оригінали); автографи представників відомих дворянських родів Чернігівщини – О. С. Милорадовича, С. К, С.
Кочубея, О. Шафонського; свідоцтва, атестати, формулярні списки про службу дворян; наукові праці, спогади поміщика Я. І. Позняка; уривок з щоденника Райдоровського з відомостями про декабриста С.Г.Волконського, про будинок Давидових у Кам’янці (є малюнок садиби); листи
Великого князя Павла та його дружини до П. О. Румянцева (копії), графа О. Безбородька до сина
(1813 р., оригінали); документи нотаріального характеру.
Доступ до документів на загальних засадах, до документів у поганому фізичному стані – обмежений. Копіювання дозволяється у виняткових випадках тільки з дозволу директора архіву.
Документи колекції українською (староруською) і російською мовами. Довідковий апарат опису: титульний аркуш, передмова, список скорочень. Документи фонду пройшли подокументну каталогізацію. Відомості про фонд включено у довідник “Особові фонди і архівні колекції, які зберігаються в Державному архіві Чернігівської області та його відділах в містах Ніжині і
Прилуках”.– Чернігів, 1999.




Зразок оформлення передмови до опису архівної колекції
Формат А4 (210х297)

108
продовження додатка 3
до Методичних рекомендацій

Передмова до опису № 1 справ постійного зберігання за 1988

1991 рр. фонду № 4778
Міністерство охорони навколишнього природного середовища УРСР (Мінприроди)
Відповідно до Указу Президії Верховної Ради УРСР від 14 вересня 1988 р., з метою упорядкування системи управління природокористуванням республіки, усунення надмірної роз'єднаності природоохоронних функцій між різними міністерствами та відомствами, проведення
єдиної природоохоронної політики постановою Центрального комітету Компартії України та Ради
Міністрів Української РСР від 18 листопада 1988 р. № 357 «Про докорінну перебудову справи охорони природи в республіці» було створено союзно-республіканський Державний комітет
Української РСР по охороні природи (Держкомприроди УРСР) на базі ліквідованого республіканського Державного комітету Української РСР по охороні природи та відповідних підрозділів Держагропрому УРСР, Міністерства меліорації та водного господарства УРСР,
Українського республіканського управління по гідрометеорології, Українського головного координаційно-геологічного управління «Укргеологія» Міністерства геології СРСР, басейнових управлінь по охороні та відновленню рибних запасів та регулювання риболовства Міністерства рибного господарства СРСР.
Відповідно до Декларації про державний суверенітет України та з метою розвитку демократичних норм у різних сферах життєдіяльності суспільства Законом Української РСР від 03 серпня 1990 р. «Про міністерства і державні комітети Української РСР» була запроваджена нова структура органів влади та управління, у складі якої був створений Державний комітет
Української РСР по екології і раціональному природокористуванню.
У Постанові Кабінету Міністрів Української РСР від 24 травня 1991 р. № 12 «Про порядок реалізації Закону УРСР "Про перелік міністерств та інші центральні органи державного управління Української РСР" було зроблено чергову спробу знайти ефективний механізм охорони та раціонального використання природи, відповідно до якої Державний комітет УРСР по екології і раціональному природокористуванню був реорганізований у
Міністерство охорони навколишнього природного середовища УРСР (Мін природи УРСР).
Основними напрямами діяльності комітету, а згодом міністерства були такі:
комплексне управління та регулювання в галузі охорони навколишнього природного середовища на території республіки;
проведення єдиної науково-технічної політики та застосування економічних заходів щодо охорони навколишнього природного середовища і використання природних ресурсів;
координація діяльності міністерств, відомств, підприємств, об'єднань, установ та організацій, інших соціально уповноважених органів державного управління в галузі охорони навколишнього природного середовища і використання природних ресурсів;
здійснення державного контролю за використанням і охороною земель, надр, поверхневих і підземних вод, атмосферного повітря, лісів та іншої рослинності, тваринного світу, морського середовища і природних ресурсів територіальних вод, континентального шельфу і виключної (морської) економічної зони України, природних територій та об'єктів, що підлягають особливій охороні, за додержанням правил збереження, транспортування та застосування засобів захисту рослин і мінеральних добрив, норм екологічної безпеки;
організація моніторингу навколишнього природного середовища, створення і забезпечення діяльності державної екологічної інформаційної системи, здійснення спостереження за наслідками забруднення навколишнього природного середовища;
розроблення та затвердження нормативів, правил, участь у розробленні стандартів регулювання використання природних ресурсів і охорони навколишнього природного середовища від забруднення та інших шкідливих впливів;
проведення державної екологічної експертизи;
видавання дозволів на захоронення (складування) промислових, побутових та інших відходів, нормований викид шкідливих речовин у навколишнє природне середовище, спеціальне використання природних ресурсів відповідно до законодавства України;

109
продовження додатка 3
до Методичних рекомендацій

встановлення лімітів викидів і скидів забруднюючих речовин у навколишнє природне
середовище, захоронення (складування) відходів промислового, сільськогосподарського, будівельного й іншого виробництва та інші види шкідливого впливу, коли це призводить до забруднення природних ресурсів державного значення, територій інших областей;
встановлення або погодження в порядку, що визначається Кабінетом Міністрів України,
лімітів на використання природних ресурсів державного значення;
керівництво заповідною справою, ведення Червоної книги України; організація розроблення державних екологічних програм, запровадження економічних заходів щодо охорони навколишнього природного середовища, внесення пропозицій щодо вдосконалення економічного механізму забезпечення охорони навколишнього природного середовища.
Структура центрального апарату Держкомприроди УРСР відбивала основні напрями його діяльності і станом на 05 грудня 1988 р. була такою:
1. Управління справами.
2. Головне управління економіки, науково-технічного прогресу, пропаганди та міжнародних зв’язків.
3. Головне управління екологічної експертизи проектних матеріалів та контролю за освоєнням державних капіталовкладень.
4. Головне управління по охороні атмосферного повітря.
5. Головне управління по охороні та раціональному використанню водних ресурсів та рибних запасів.
6. Управління по охороні та раціональному використанню земель та загальнопоширених корисних копалин.
7. Управління по охороні лісів, інших рослинних ресурсів та тваринного світу.
8. Управління державними заповідниками та іншими територіями, що охороняються.
9. Планово-фінансове управління з централізованою бухгалтерією.
10. Відділ кадрів та спецроботи.
Для забезпечення всебічного обговорення проблем природокористування та охорони навколишнього середовища та надання рекомендацій щодо їх розв'язання при комітеті була створена Громадська Рада, до складу якої увійшли вчені, громадські діячі, представники місцевих
Рад народних депутатів, керівники підприємств (постанова Держкомприроди № 16 від 26 червня
1989 р.).
З метою проведення державної екологічної експертизи при Держкомприроди УРСР була створена Експертна Рада (постанова комітету № 23 від 22 серпня 1989 р.).
Відповідно до покладених на комітет завдань його структура станом на 31 січня 1989 р. була такою:
1. Управління справами
Відділ контролю виконання та діловодства
Секретар колегії
Юридична група з арбітражем
2. Головне управління економіки, науково-технічного прогресу, пропаганди та
міжнародних зв’язків
Відділ економіки та організації природокористування
Відділ зв’язків з науковими установами та міжнародного співробітництва
Відділ економічного виховання, пропаганди та зв’язків з громадськими організаціями
3. Головне управління по екологічній експертизі проектних матеріалів та контролю за
освоєнням державних капіталовкладень
Відділ експертизи проектних матеріалів
Відділ по розміщенню виробничих систем
Відділ по контролю за освоєнням державних капіталовкладень
4. Головне управління по охороні та раціональному використанню водних ресурсів та
рибних запасів
Відділ по охороні та раціональному використанню водних ресурсів

110
продовження додатка 3
до Методичних рекомендацій

Відділ по охороні та раціональному використанню рибних запасів
Група по охороні та раціональному використанню вод в промисловості та комунальному
господарстві
Група дозволів водокористування та допустимих викидів
5. Головне управління по охороні атмосферного повітря
Відділ контролю за стаціонарними та пересувними джерелами забруднення
Відділ планування, погодження планів та нормування викидів
6.
Управління
по
охороні
та
раціональному
використанню
земель
та
загальнопоширених корисних копалин
7. Управління по охороні лісів, інших рослинних ресурсів та тваринного світу
8. Управління державних заповідників та інших територій, що охороняються
9. Планово-фінансове управління
Центральна бухгалтерія
10 Відділ кадрів та спецроботи
Профспілковий комітет
Група народного контролю
У зв’язку з виробничою необхідністю структуру комітету було змінено і станом на 04.01.
1990 вона була такою:
1. Керівництво
Група кадрів
2. Головне управління економіки, науково-технічного прогресу, пропаганди та
міжнародних зв’язків
Сектор економіки та організації природокористування
Сектор зв’язків з науковими установами та міжнародного співробітництва
Сектор економічного виховання, пропаганди та зв’язків з громадськими організаціями
3. Головне управління по екологічній експертизі проектних матеріалів та контролю за
освоєнням державних капіталовкладень
Сектор експертизи проектних матеріалів
Сектор по розміщенню виробничих систем
Сектор по контролю за освоєнням державних капіталовкладень та приймання в експлуатацію обсягів
4. Головне управління по охороні та раціональному використанню водних ресурсів та
рибних запасів
Сектор по охороні та раціональному використанню водних ресурсів та рибних запасів
Сектор по раціональному використанню вод у сільському господарстві та рибоохороні
Група по охороні та раціональному використанню вод в промисловості та комунальному
господарстві
Група дозволів водокористування та допустимих викидів
5. Головне управління по охороні атмосферного повітря
Сектор контролю за джерелами викидів
Група зведеного аналізу
Сектор планування, погодження планів та нормування викидів
6.
Управління
по
охороні
та
раціональному
використанню
земель
та
загальнопоширених корисних копалин
7. Управління по охороні лісів, інших рослинних ресурсів та тваринного світу
8. Управління державних заповідників та інших територій, що охороняються
9. Планово-фінансове управління
Центральна бухгалтерія
10. Адміністративно-господарське управління
Сектор господарсько-технічного обслуговування та постачання
Сектор контролю виконання та діловодства
Машинописне, копіювально-множильне бюро.

111
продовження додатка 3
до Методичних рекомендацій

Документи фонду № 4778 за 1967 – 1987 рр. передано на постійне зберігання у плановому порядку до ЦДАВО України 2004 р. у кількості 586 од.зб. за описом № 1 (акт
№ 1 від 15.09.2004).
2011 р. проведено науково-технічне опрацювання документів фонду за 1988–1991 рр., складено розділ опису № 1 справ постійного зберігання за 1988-1991 р. на 392 од.зб.
Відповідно до правил фондування фонд 4778 Міністерства охорони навколишнього природного середовища УРСР (Мінприроди УРСР) був закритий (здобуття Україною незалежності та зміна конституційних основ держави).
Наступні надходження документів міністерства здійснюватимуться за новим фондом.
До розділу опису №1 справ постійного зберігання за 1988 – 1991 рр. внесено справи, що відображають основні напрями діяльності міністерства в цей період: організаційно-розпорядчі (накази, протоколи), документи щодо виконання доручень різного рівня, звіти з фінансової діяльності, по кадрах тощо.
Численні переїзди та структурні зміни у міністерстві, недотримання умов зберігання документів, відсутність номенклатур справ негативно позначилися на повноті складу фонду. Практично не було надано для науково-технічного опрацювання документи, що характеризують діяльність таких структурних підрозділів міністерства як управління міжнародних відносин та інших, в діяльності яких утворювалися документи
НАФ.
Справи в опису систематизовано за хронологічно-структурною ознакою, у межах структурних підрозділів — за номінальною.
Фізичний стан документів опису задовільний.
Документи опису складено переважно українською, частково – російською.
Доступ до документів на загальних засадах.
До опису складено: титульний аркуш, передмову, засвідчувальний аркуш опису, доповнення до історичної довідки.

Завідувач архіву (підпис) А.В. Коба
















Зразок оформлення передмови до опису справ постійного зберігання установи-фондоутворювача
Формат А4 (210х297)

112
Додаток 4
до Методичних рекомендацій

Список скорочень


НДІМ –
Науково-дослідний, проектно-конструкторський та технологічний
інститут мікрографії
СФД –
Страховий фонд документації
Укрдержархів –
Державна архівна служба України
УНДІАСД –
Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства
















Зразок оформлення списку скорочень
Формат А4 (210х297)

113
Додаток 5
до Методичних рекомендацій

Перевідна таблиця шифрів

Старий опис
Новий опис
Примітки
№№ опису
№№ справи
№№ опису
№№ справи
1 1а
1 1
1 1
1 2
1 2
1 3
1 2 а
1 4
1 3
1 5
1 4
1 6
1 5
1 7
1 5а
1 8
1 6
1 9
1 7
1 10 1

1 11














Зразок оформлення перевідної таблиці шифрів
Формат А4 (210х297)

114

Додаток 6
до Методичних рекомендацій


(найменування установи) найменування структурного підрозділу

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника структурного підрозділу

____________________________________

(підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)


____ _________________20___р.


ОПИС №________
___________________________________________________________________________
(назва розділу)

№№ з/п
Індекс справи
(тому, части ни)
Заголовок справи
(тому, частини)
Крайні дати справи (тому, частини)
Кількість аркушів у справі (томі, частині)
Строк зберіган ня справи
(тому, частини), стаття за перелі- ком*
Примітка
1 2
3 4
5 6
7




У цей опис включено _________________________________________________________справ
(цифрами і словами) з № ______________ по № __________, у тому числі: літерні номери ________________________, пропущені номери____________________________
___________________________________________________________________________________
(найменування посади укладача опису) ( підпис) (ініціали, (ініціал імені), прізвище)
____ _________________20___р.

ПОГОДЖЕНО
СХВАЛЕНО
Керівник служби діловодства
Протокол засідання
ЕК** структурного підрозділу
(підпис)(ініціали,(ініціал імені), прізвище)
____ _________________20___р.

________ № ______


115
продовження додатка 6
до Методичних рекомендацій
Передав _______________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами) та ____________________________________________ реєстраційно-контрольних карток до доку-
(цифрами і словами) ментів ***
Найменування посади працівника структурного _________ _____________________________________________ підрозділу (підпис ) (ініціали, (ініціал імені), прізвище)
____ _________________20___р.

Прийняв ________________________________________________________________________справ
(цифрами і словами) та _______________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів
(цифрами і словами)

Керівник архіву установи
(особа, відповідальна за архів) _____________ ________________________________________
(підпис ) (ініціали, (ініціал імені), прізвище)
____ _________________20___р.









_________________________________________________________________________________
*Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання
** За наявності експертної комісії структурного підрозділу
*** Передаються разом із справами служби діловодства


Форма опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань
(особового складу) структурного підрозділу установи
Формат А4 (210х297)

116

Додаток 7
до Методичних рекомендацій


Найменування установи
ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника установи

Фонд №______

____________________________________
ОПИС №______ справ постійного зберігання за __________________рік

(підпис) (ініціали, (ініціал імені), прізвище)


____ _________________20___р.
Відбиток печатки установи із зазначенням
ідентифікаційного коду





№№ з/п
Індекс справи
Заголовок справи
(тому, частини)
Крайні дати документів справи (тому, частини)
Кількість аркушів у справі
(томі, частині)
Примітка
1 2
3 4
5 6




__________________________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
У цей розділ опису внесено ____________________________________________________справ
(цифрами і словами) з № ______________ по № __________, у тому числі: літерні номери ________________________, пропущені номери____________________________
Найменування посади укладача опису ________________ _____________________________________________
( підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.
Керівник архіву __________ ______________________________________
(особа, відповідальна за архів)
(підпис) (ініціали, (ініціал імені),прізвище)
____ _________________20___р.

СХВАЛЕНО
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
Протокол засідання ЕК державного архіву установи
___________№ ______
_________ № ______
Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання установи
Формат А4 (210х297)

117

продовження додатка 7
до Методичних рекомендацій


Акціонерний економічний
банк розвитку “Економбанк”
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова правління АЕБР “Економбанк”

Фонд № 4755

___________________ А.П.Семененко
(підпис)
09 лютого 2002 р.
ОПИС № 1 справ постійного зберігання за 2000 рік

Відбиток печатки


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал