Складення архівних описів



Pdf просмотр
Сторінка5/9
Дата конвертації17.02.2017
Розмір5.01 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

6.3.4. Річний розділ зведеного опису справ з кадрових питань
(особового складу)
Річний розділ зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) складають щорічно за встановленою формою на підставі річних розділів описів справ з кадрових питань (особового складу) структурних підрозділів (в т.ч. відокремлених структурних підрозділів установи, що не мають статусу юридичної особи), у діяльності яких створюються такі документи. Форму та зразок оформлення опису наведено у додатку 10.
Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу), їх систематизації, нумерації, заповнення граф річного розділу аналогічний порядку складення відповідних описів справ постійного зберігання (див. п.6.3.2 цих Методичних рекомендацій).
До річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань
(особового складу) включають справи з кадрових питань (особового складу) зі строком зберігання понад 10 років.
Примірний перелік справ, що підлягають включенню до зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) наведено у додатку 11.
Установи, в діяльності яких утворюються документи НАФ, заголовки справ з кадрових питань (особового складу) постійного строку зберігання
(особові справи керівників установи, працівників, яким присуджено вчені звання, наукові ступені тощо) вносять до відповідного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання.
Установи, в діяльності яких щорічно створюється незначна кількість справ (до 20 справ на рік) з кадрових питань (особового складу) можуть складати розділ зведеного опису за декілька років, але не більш ніж за п'ять.
Особові справи (особові картки), незатребувані оригінали особистих документів офіційного походження звільнених працівників уносять в річний

75 розділ зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) за роком звільнення працівника, незалежно від дати видання наказу про звільнення.
Наприклад:
якщо наказ про звільнення працівника був виданий 25 грудня 2011 р., а
датою звільнення працівника за наказом є 10 січня 2012 р., особову справу
(особову картку) цього працівника включають до річного розділу зведеного
опису справ за 2012 рік.
Кожну особову справу, залежно від її обсягу, можна вносити до опису як окрему одиницю зберігання. При цьому в заголовку справи прізвище, ім’я, по батькові звільненого працівника зазначають повністю у родовому відмінку.
Наприклад:
Особова справа Петренка Олега Івановича, звільненого у 2009 р.
Припустимо декілька особових справ звільнених працівників сформувати в одну справу і внести в опис під самостійним порядковим номером.
Наприклад:
1. Особові справи звільнених працівників ВАТ “Мрія” з прізвищами з
літери “А” по літеру “К”.
2. Те саме, з прізвищами з літери “Л” по літеру “П”.
Особові картки формують у справи в алфавітному порядку прізвищ звільнених.
Наприклад:
Особові картки звільнених працівників заводу “Південбуд” (ф. № П-2) з
прізвищами з літери “А” по літеру “К”.
Особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості із зарплати) систематизують за хронологічною ознакою, у межах хронологічного періоду – за алфавітом прізвищ працівників, або за структурною ознакою.
Наприклад:

76
Особові рахунки працівників з прізвищами з літери “К” по літеру “О”.
Особові рахунки працівників відділу маркетингу.
За наявності значної кількості особових справ, особових карток, на кожен з цих видів документів можна складати окремий опис.
Заголовки справ у річному розділі зведеного опису з кадрових питань
(особового складу) систематизують за номінальною ознакою у такій послідовності: накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення, атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, заохочення, надання відпусток без збереження заробітної плати тощо), що мають нормативний строк зберігання 75 років; облікові документи (списки працівників тощо); книги (журнали) обліку наказів з кадрових питань (особового складу); алфавіти наказів з кадрових питань (особового складу); картки обліку працівників (ф. № П–2); особові справи працівників (у т.ч. атестаційні, персональні); контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань; бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, у разі їх відсутності – розрахункові відомості із зарплати); документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості
(списки); документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації
(документи засідань атестаційних, кваліфікаційних комісій, конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посаду, інших комісій з кадрових питань); нагородна документація; документи про аварії, акти про нещасні випадки на виробництві, професійні захворювання тощо;

77 документи про атестацію робочих місць за умовами праці та документи, що підтверджують зайнятість працівників на роботі зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці; незатребувані оригінали особистих документів офіційного походження
(дипломи, атестати, посвідчення, трудові книжки (незатребувані).
За необхідності заголовки справ у річному розділі зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) можна систематизувати за структурно-хронологічною ознакою.
Річному розділу зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) надається самостійний порядковий номер до якого через дефіс можна додавати літерний індекс «к» або «о/с».
Наприклад:
перший річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання в
установі має № 1, перший річний розділ зведеного опису справ тривалого
(понад 10 років) зберігання має № 2-т, першому річному розділу зведеного
опису справ з кадрових питань (особового складу) надають № 3-к.
У разі внесення у річний розділ зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) особової справи працівника як самостійної одиниці зберігання, в графі 2 опису «Індекс справи (тому, частини)» зазначають порядковий номер особової справи за книгою (журналом) обліку особових справ. У графі 3 «Заголовок справи (тому, частини)» зазначають повністю прізвище, ім'я, по батькові звільненого працівника у родовому відмінку

При внесенні у річний розділ зведеного опису справ з кадрових питань
(особового складу) незатребуваних трудових книжок у графі 2 «Індекс справи (тому, частини)» зазначають порядковий номер трудової книжки відповідно до книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. У графі 3 річного розділу зведеного опису «Заголовок справи (тому, частини)» зазначають прізвище, ім'я, по батькові звільненого працівника у родовому відмінку.

78
Підсумковий запис і засвідчувальний напис до річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) складають відповідно до вимог, викладених у п.3.3 цих Методичних рекомендацій.
Форму засвідчувального напису до розділу опису наведено у додатку 8.
До річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань
(особового складу) складають такі елементи довідкового апарату: титульний аркуш, зміст, передмову, список скорочень, покажчики (за потреби) (див. розділ 5 цих Методичних рекомендацій).
Річний розділ зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складається в трьох примірниках, підписується укладачем, схвалюється ЕК установи, погоджується з ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради та затверджується керівником установи.
Описи справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради та затверджуються керівником установи.
Після затвердження річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) керівником установи, на обкладинках внесених до нього справ чорнилом або кульковою ручкою проставляють архівний шифр
(номер фонду, номер опису, номер справи в опису).
Річні розділи зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу) можна не підшивати, а зберігати у папках з клапанами або зав'язками.

6.3.5. Закінчений опис справ постійного, тривалого (понад 10 років)
зберігання, з кадрових питань (особового складу)
Закінчений опис справ постійного зберігання

79
Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, де кількість заголовків справ досягла числа 9999 (або
999), вважаються закінченим описом.
Систематизація заголовків справ у закінченому опису справ постійного зберігання може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами – найменування структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводять. Установи, що є джерелами комплектування державної архівної установи (архівного відділу міської ради), уточнення систематизації заголовків справ у закінченому опису здійснюють за погодженням з відповідною архівною установою.
За необхідності закінчений опис, його розділи або окремі аркуші передруковують.
Зведений опис справ постійного зберігання може вважатися закінченим незалежно від кількості заголовків справ, унесених у зведений опис, при передаванні справ на постійне зберігання у разі ліквідації установи.
Для сумарного обліку справ, унесених у всі річні розділи зведеного опису, до закінченого опису складають загальний підсумковий запис (див. п. 3.3 цих Методичних рекомендацій).
Якщо опис складається з декількох томів (частин), то підсумковий запис складають до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) складають загальний підсумковий запис до опису в цілому.
До закінченого опису справ постійного зберігання на окремому аркуші складають засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису (додаток 8), в якому зазначають загальну кількість аркушів усіх річних розділів зведеного опису і довідкового апарата, пронумерованих у валовому порядку.
Засвідчувальні написи до кожного річного розділу зведеного опису із закінченого опису вилучають.

80
До закінченого опису справ постійного зберігання складають необхідні елементи довідкового апарату (див. розділ 5 цих Методичних рекомендацій).
Титульний аркуш до закінченого опису складають за встановленою формою (додаток 1), який розміщують на початку закінченого опису.
В установах, що є джерелами комплектування державної архівної установи (архівного відділу міської ради), на титульному аркуші реквізит
«Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради» заповнюють у відповідній архівній установі. В установах, що зберігають документи НАФ постійно в себе, цей реквізит не відтворюють.
На титульному аркуші закінченого опису зазначають: назву фонду; номер фонду; номер опису; назву опису; крайні дати справ, внесених в опис.
Номер фонду установи, що є джерелом комплектування державної архівної установи (архівного відділу міської ради), надається відповідною архівною установою під час першого надходження документів на постійне зберігання.
Закінчений опис справ постійного зберігання має номер, наданий першому річному розділу зведеного опису справ постійного зберігання.
Наприклад:
першому річному розділу зведеного опису справ постійного зберігання
надано номер «1», наступним річним розділам опису надається також
номер «1 (продовження)», закінчений опис також матиме номер «1».
Закінчені описи справ постійного зберігання, що вже надійшли до державної архівної установи (архівного відділу міської ради), повинні мати однакові номери з описами справ, що зберігаються в архівному підрозділі установи.
У реквізиті «Назва опису» на титульному аркуші зазначають категорію справ, заголовки яких внесено в закінчений опис.
Наприклад:
Опис № 1справ постійного зберігання.

81
У реквізиті «Крайні дати справ» через дефіс зазначають роки першої та останньої справ, внесених у закінчений опис.
Наприклад:
Крайні дати справ 2000 2010 рр.
Титульні аркуші до кожного річного розділу зведеного опису із закінченого опису вилучають.
Передмови до річних розділів зведених описів справ постійного зберігання не вилучають. За необхідності до закінченого опису можна скласти загальну передмову (див. п. 5.3 цих Методичних рекомендацій).
Список скорочень до закінченого опису повинен містити скорочення, використані при складенні всіх річних розділів зведеного опису. За необхідності список скорочень перескладають. Списки скорочень до річних розділів зведеного опису вилучають.
Закінчений опис разом із довідковим апаратом до нього оправляють у тверду обкладинку, усі аркуші опису нумерують валовою нумерацією простим олівцем у правому верхньому куті аркуша.
На обкладинці закінченого опису справ постійного зберігання зазначають номер фонду (за наявності), номер опису, крайні дати справ, внесених в закінчений опис, кількість аркушів в опису.
На обкладинці закінченого опису, складеного в установі, що є джерелом комплектування державної архівної установи (архівного відділу міської ради), передбачається місце для найменування відповідної архівної установи.
Закінчений опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Порядок складення та оформлення закінченого опису справ тривалого
(понад 10 років) зберігання аналогічний порядку складення та оформлення відповідного опису справ постійного зберігання.
Закінчений опис справ з кадрових питань (особового складу)

82
Порядок заповнення граф закінченого опису справ з кадрових питань
(особового складу) та його оформлення аналогічні порядку складення та оформлення закінченого опису справ постійного зберігання.
Після проведення експертизи цінності, справи внесені до опису справ з кадрових питань (особового складу), строк зберігання яких закінчився, вилучають для знищення у встановленому порядку. Напроти заголовка справи, що вибула, в графі опису «Примітка» зазначають: «Вибула». До опису складають новий підсумковий запис з посиланням на відповідні документи.

7. Складення описів справ постійного зберігання в архівній
установі
Опис справ постійного зберігання в архівній установі складають за встановленою формою (додаток 13) у трьох примірниках. Складення опису включає: підготовку описових статей, їх систематизацію відповідно до обраної схеми, формування та оформлення опису.
Описова стаття опису, складеного в архівній установі, повинна містити обов’язкові елементи описання
(див. розділ
3 цих
Методичних рекомендацій).
У графі опису "Примітки" наводять відомості про вибуття справ
(напроти відповідних справ проставляють штамп «Вибула»), зазначають наявність у справі унікальних документів, копій страхового фонду та фонду користування.
Номери описам надають за обліковими документами архівної установи.
У разі вибуття всіх документів опису його обліковий номер іншим описам не надають.
Залежно від схеми систематизації, обсягу
і завершеності комплектування фонду на справи одного фонду укладають один або декілька описів у встановленому порядку.

83
Довідковий апарат опису складають відповідно до вимог, викладених у розділі 5 цих Методичних рекомендацій).
Проект опису схвалюється ЕПК державної архівної установи (ЕК архівного відділу райдержадміністрації, архівного відділу міської ради) та затверджується керівником архівної установи.
Після затвердження перший примірник опису (недоторканий) передається до структурного підрозділу архівної установи, що відповідає за облік, другий – до читального залу, третій – до відповідного архівосховища.

8. Складення описів об’єднаного архівного фонду (ОАФ) та
архівних колекцій
8.1. Описи ОАФ
ОАФ можуть створюватися з документів, що утворилися в процесі діяльності двох або декількох установ - фондоутворювачів, що мали між собою історичні та (або) логічні зв’язки, з метою раціонального розміщення документів в архівосховищах, спрощення обліку документів та користування ними. Описи ОАФ складаються за формою, встановленою для описів справ постійного зберігання (додаток 13).
ОАФ створюють з документів:
– однорідних за функціями і цільовим призначенням однойменних юридичних осіб, що функціонують (функціонували) на певній території;
– керівного органу і підпорядкованих йому юридичних осіб, що функціонують (функціонували) на певній території;
– державних органів, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм юридичних осіб;
– юридичних осіб, що пов'язані об'єктом діяльності;
– юридичних осіб, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або частково передавались правонаступникам.
Зазначені ознаки, як правило, поєднуються з хронологічним і територіальним принципами. Перший з них використовують для об'єднання

84 документів фондоутворювачів, що діяли в один і той самий період часу, а другий – для об'єднання документів фондоутворювачів, що діяли в межах однієї адміністративно-територіальної одиниці (району, губернії, області, республіки, країни тощо).
Не створюють ОАФ з окремих фондів:
– органів законодавчої, виконавчої та судової влади, передбачених
Конституцією України;
– цих органів та виборчих комісій по виборах до них;
– юридичних осіб, що належать різним власникам.
Під час створення ОАФ слід також дотримуватися принципу неподільності фондів, які ввійшли до його складу.
Створення ОАФ передбачає перешифрування справ (зміна номерів фондів, описів), пересистематизацію справ та перероблення описів, а також внесення змін до облікових документів.
Під час створення ОАФ не складають нових описів, якщо наявні відповідають встановленим вимогам.
Складення нових описів ОАФ є обов'язковим у разі: якщо старі описи не забезпечують користування документами; якщо ОАФ створений з документів, що не пройшли науково-технічне опрацювання; якщо в результаті експертизи або з інших причин змінюється систематизація справ в опису.
Доцільно складати один опис на всі документи ліквідованих фондоутворювачів, що ввійшли до складу ОАФ. Якщо установи - фондоутворювачі продовжують функціонувати, то на документи кожного фондоутворювача доцільно складати окремі описи, які будуть продовжуватися по мірі надходження документів на зберігання.
Розділами опису ОАФ, як правило, є найменування відповідних установ -фондоутворювачів, документи яких включено до ОАФ. У змісті до

85 опису має бути відображено назву кожного розділу, що складається з найменування відповідного фондоутворювача.
На колекцію, сформовану у складі ОАФ, складають окремий опис.
Після складення опису ОАФ складають акт про створення об’єднаного архівного фонду. Зразок акта наведено у додатку 14.

8.1.1. Систематизація заголовків справ в описах ОАФ
Описові статті в описах ОАФ систематизують залежно від ознак, за якими фонди об’єднано: за ступенем значущості фондоутворювача, алфавітом найменувань фондоутворювачів, хронологічною та географічною ознаками.
При об’єднанні фондів за об'єктом діяльності фондоутворювачів спочатку розташовують заголовки справ основної установи- фондоутворювача, далі – документи громадських організацій (профспілкової організації тощо) за ступенем їх значущості. За умови ліквідації установи- фондоутворювача наприкінці систематизаційного ряду доцільно розташовувати документи ліквідаційної комісії основного фондоутворювача.
У зв'язку з тим, що при створенні ОАФ визначальним є фонд основного фондоутворювача, ОАФ надається його назва.
Якщо ОАФ створено за територіальною ознакою з документів однойменних та однорідних за цільовим призначенням установ - фондоутворювачів, систематизацію заголовків справ проводять за алфавітом
їх найменувань. Назвою фонду буде типове найменування установ - фондоутворювачів з найменуванням адміністративно-територіальної одиниці, у межах якої вони функціонували.
У разі створення ОАФ шляхом приєднання документів фондів підпорядкованих установ до документів фонду органу управління, схему систематизації обирають залежно від характеру підпорядкування. Так, при об'єднанні фондів, що містять документи виконавчого комітету зі справами фондів його структурних підрозділів (управлінь, відділів), справи можуть

86 розташовуватися: за ступенем значущості; у порядку розташування їх у нормативному акті (статуті, положенні, рішенні державних органів щодо їх створення тощо), за датами створення, залежно від обсягу та крайніх дат документів.
При об'єднанні в ОАФ документів фонду органу управління з документами фондів підпорядкованих установ його системи, останні розташовуються за абеткою їх найменувань, у межах конкретної території.
За умови створення ОАФ з документів установ-фондоутворювачів, що послідовно змінювали одна одну, заголовки справ систематизують у хронологічній послідовності за датами функціонування відповідних установ- фондоутворювачів.
За умови передання основних функцій попередника новоствореній установі - фондоутворювачу, справи, розпочаті у діловодстві установою попередником, закінчує правонаступник.
Якщо одна установа - фондоутворювач є правонаступником декількох ліквідованих установ- фондоутворювачів, то за заголовками справ, що містять документи установ-попередників, розташованих за алфавітом їх найменувань, розміщують заголовки справ, що містять документи установи- правонаступника.
Якщо діяльність установи-фондоутворювача не припинялася, а частина
її функцій була передана на нетривалий час установі-правонаступнику, то на початку систематизаційного ряду розташовують заголовки справ першої з них, а за ними розташовують заголовки справ ліквідованого правонаступника.
Якщо установу - фондоутворювача було ліквідовано, а через певний час її діяльність було відновлено, то справи за ці періоди функціонування складають єдиний комплекс. Документи установ-фондоутворювачів, яким було передано функції попередника, і документи ліквідованих установ до моменту їх ліквідації, є окремими комплексами. Їх розташовують в опису, як

87 правило, за алфавітом найменувань ліквідованих установ і розміщують після документів фонду установи, що відновила свою діяльність.
За умови складення єдиного опису ОАФ, заголовки справ, що ввійшли до його складу, розташовують за ступенем значущості фондоутворювачів, за хронологією створення фондів і алфавітом їх найменувань.
У межах кожного фонду, що входить до ОАФ, можливе застосування різних схем систематизації, вибір яких визначається характером діяльності фондоутворювачів, складом і обсягом документів.
Для фондів, однотипних за характером діяльності установ - фондоутворювачів, застосовують загальні правила систематизації.

8.1.2.Довідковий апарат до описів ОАФ
Титульний аркуш
На титульному аркуші ОАФ зазначають його узагальнену назву, перейменування установ наводять в аркуші перейменувань, якій розміщують за титульним аркушем. Зразок оформлення титульного аркуша опису ОАФ наведено у додатку 1.
Назва ОАФ може складатися: з узагальненої назви архівних фондів, включених до ОАФ:
Наприклад:
Сільськогосподарські підприємства Яготинського району Київської
області (Об’єднаний фонд).
– з найменування установи вищого рівня (органу управління) та узагальненого найменування підпорядкованих їй установ:
Наприклад:
Управління освіти за загальноосвітні школи Білоцерківського району
(Об’єднаний фонд).
– з переліку найменувань установ, що послідовно змінювали одна одну:
Наприклад:

88
Колгосп «Весна», колгосп «Перемога», Сільгосппідприємство «Нова»
(Об’єднаний фонд).
Хронологічними межами ОАФ є: дати створення (реєстрації) найраннішої та ліквідації найпізнішої за часом діяльності установи, документи яких увійшли до складу ОАФ; дати діяльності органу управління (установи вищого рівня) для ОАФ, створеного за ознакою підпорядкованості установ.
Передмова
До описів ОАФ укладають загальну передмову (див. п. 5.3 цих
Методичних рекомендацій), якщо фонди, що увійшли до його складу, включено до одного опису. Можна складати передмови до описів окремих фондів, що ввійшли до складу ОАФ. У передмові до ОАФ включають відомості, що стосуються тільки ОАФ. У передмову до окремих описів ОАФ включають відомості, що стосуються справ, включених в опис.
У передмові до ОАФ додатково зазначають час об’єднання фондів, а також назву документа, на підставі якого його створено. Окрім того, перераховують номери та назви фондів, що увійшли до ОАФ та зазначають порядок систематизації справ, включених до кожного опису.
У характеристиці конкретного фонду зазначають кількість справ в ньому та їх крайні дати.
Для ОАФ характеристику документів подають з урахуванням ознак, за якими його створено. За умови об’єднання фондів за ознакою підпорядкованості спочатку характеризують документи установи- фондоутворювача вищого рівня, далі – підпорядкованих. Якщо до складу
ОАФ увійшли документи однорідних за цільовим призначенням установ- фондоутворювачів, виокремлюють основні види документів, які є спільними для всіх установ - фондоутворювачів.


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал