Складення архівних описів




Сторінка4/9
Дата конвертації17.02.2017
Розмір5.01 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9
ПОГОДЖЕНО
СХВАЛЕНО

61
Протокол засідання ЕК департаменту стратегічного планування
Зав. канцелярією (підпис) М.Г.Комова
17 грудня 2012 р.
27.12.2012 № 4
У формі опису у реквізитах "Найменування установи" та
«Найменування структурного підрозділу» зазначають найменування установи та найменування структурного підрозділу на момент створення документів, включених в опис.
Наприклад, під час складення описів справ структурного підрозділу за
2010 рік у 2011 р. установа мала найменування ПАТ "Економбанк"; але до
опису внесено документи за 2010 рік; коли установа мала інше
найменування. У цьому випадку слід зазначити найменування установи у
2010 році. Якщо впродовж 2010 року. найменування установи змінювалося,
зазначають її останнє найменування у 2010 році. Аналогічно подають
найменування структурного підрозділу.
Номери річних розділів описів справ структурного підрозділу складаються з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, включених в опис, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені в опис.
Наприклад:
опис справ постійного зберігання структурного підрозділу 4 за 2011
рік матиме номер: 4П – 2011;
опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання структурного
підрозділу 2 за 2012 рік матиме номер: 2Т – 2012;
опис справ з кадрових питань (особового складу) структурного
підрозділу 5 за 2012 рік матиме номер: 5К (або ОС) – 2012.
У реквізиті «Назва розділу» описів справ структурного підрозділу зазначають рік, за який включено документи в опис.
Описи справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках, один з яких передають разом із справами до архівного

62 підрозділу установи, а другий залишають як контрольний примірник у структурному підрозділі.
Описи справ структурних підрозділів установи є основними обліковими довідниками до документів структурних підрозділів до укладання річних розділів зведених описів справ постійного, тривалого
(понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) установи та їх погодження (схвалення) відповідними експертними комісіями, після чого їх з обліку знімають, а за умови передання документів на постійне зберігання – в установленому порядку знищують.
Якщо установа не передає документи на постійне зберігання, то описи справ структурних підрозділів уміщують у справу фонду установи.
На обкладинках справ, включених в опис структурного підрозділу, можна проставляти простим олівцем тимчасові архівні шифри справ за відповідним описом структурного підрозділу.
На вимогу архівного підрозділу установи до описів справ структурного підрозділу можуть укладатися елементи довідкового апарату: зміст, список скорочень, тощо (див. розділ 5 цих Методичних рекомендацій).

6.2.2 .Річний розділ опису справ постійного зберігання структурного
підрозділу
Описи справ постійного зберігання щорічно складають структурні підрозділи установ, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, за встановленою формою (додаток 6), графу 6 форми опису
«Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком» не заповнюють.
До опису справ постійного зберігання структурного підрозділу включають:
– усі категорії справ зі строками зберігання «постійно» за номенклатурою, в т.ч. справи з кадрових питань (особового складу), що за номенклатурою мають строк зберігання «постійно» (наприклад особові

63 справи звільнених керівників організацій, відомих політичних діячів, членів творчих спілок тощо);
– справи, що створюються один раз на кілька років (статути, положення, акти, довідки перевіряння установи, акти приймання- передавання справ під час зміни керівника установи, перспективні плани, цільові програми тощо) з постійним строком зберігання. Такі документи доцільно укладати у двох примірниках, один з яких включати в опис за роком заведення справи, другий залишати робочим. За наявності тільки оригіналів зазначених документів доцільно підготувати для роботи засвідчені копії;
– закінчені у діловодстві перехідні справи за роком заведення, що велися впродовж декількох років (книги, журнали, описи, реєстри (обліку та реєстрації документів, реєстри нотаріальних дій тощо), книги, що містять форми для заповнення впродовж певного хронологічного періоду
(погосподарські книги, алфавітні книги обліку тощо);
– справи, сформовані з документів, що підлягають постійному зберіганню, після проведення експертизи цінності документів з позначкою
«ЕПК».
Справи структурного підрозділу, що включають до річного розділу опису справ постійного зберігання структурного підрозділу, систематизують відповідно до схеми їх систематизації за номенклатурою. Як правило, першою розміщують групу справ, що містять документи органів вищого рівня, що стосуються діяльності установи, далі групу організаційно- розпорядчих документів установи-фондоутворювача (статути, положення, свідоцтва про реєстрацію, накази, рішення, розпорядження тощо), планово- звітну документацію, листування тощо.

6.2.3. Річний розділ опису справ тривалого (понад 10 років)
зберігання структурного підрозділу

64
За наявності у структурному підрозділі установи, в діяльності якої створюються документи НАФ, справ тривалого (понад 10 років) зберігання, на них укладають окремий опис за встановленою формою (додаток 6).
До опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання структурного підрозділу установи, в діяльності якої не створюються документи НАФ, включають усі справи, що за номенклатурою мають строк зберігання понад
10 років (окрім документів з кадрових питань (особового складу), справи зі строком зберігання «до ліквідації організації», а також справи, сформовані з документів, що підлягають тривалому зберіганню, після проведення експертизи цінності документів з позначкою «ЕПК».
Порядок заповнення граф опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання структурного підрозділу, його складення та оформлення аналогічний порядку складення опису справ постійного зберігання структурного підрозділу (див. п. 6.2.2 цих Методичних рекомендацій).

6.2.4. Річний розділ опису справ з кадрових питань (особового складу)
структурного підрозділу
За наявності у структурному підрозділі установи справ з кадрових питань (особового складу) на них укладають окремий опис за встановленою формою (додаток 6). Основний склад документів цього опису створюється у діяльності кадрової служби, бухгалтерії, служби охорони праці установи.
Порядок заповнення граф опису справ з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу, його складення та оформлення аналогічний порядку складення опису справ постійного зберігання структурного підрозділу (див. п. 6.2.2 цих Методичних рекомендацій).
До опису справ з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу установи вносять усі справи, що стосуються кадрових питань і за номенклатурою мають строк зберігання понад 10 років. Справи з кадрових питань (особового складу), що мають тимчасові строки зберігання (до 10

65 років включно) до опису не включають (наприклад, накази про надання щорічних відпусток, стягнення, листування з кадрових питань тощо).

6.3. Складення описів справ в архівному підрозділі установи
6.3.1.Загальні вимоги
Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх у діловодстві передають до архівного підрозділу установи за описами справ структурних підрозділів, у т.ч. відокремлених структурних підрозділів, що не мають статусу юридичної особи.
Прийняття кожної справи здійснює працівник архівного підрозділу установи (або особа, відповідальна за ведення архіву установи) в присутності працівника структурного підрозділу, який передає документи.
Після приймання від структурних підрозділів (у безструктурних установах – від відповідального за діловодство) справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) за описами, архівний підрозділ установи на їх підставі готує річні розділи зведених описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
У межах архівного фонду установи описи нумерують у валовому порядку. До номеру опису можна додавати літерний індекс, що визначає склад документів опису, наприклад «к» (опис з кадрових питань).
Не дозволяється: надавати описам однакові облікові номери, що відрізняються тільки літерною індексацією, наприклад № 3, № 3-к; мати у складі одного фонду два описи з однаковим номером з різною нумерацією справ, що починається з № 1, наприклад, два описи №2.

6.3.2. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання

66
Підставою для складення річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання установи є відповідні описи справ структурних підрозділів, у т.ч. відокремлених структурних підрозділів, що не мають статусу юридичної особи.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання щорічно складають в архівних підрозділах установ, у діяльності яких утворюються документи НАФ за методичної допомоги відповідної архівної установи.
Річний розділ зведеного опису справ повинен бути складений і затверджений в установленому порядку не пізніше ніж через два роки після закінчення справ у діловодстві.
Якщо в установі щорічно створюється незначна кількість справ постійного зберігання (до 20 справ), зведені описи можна складати за 3 – 5 років.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складають за встановленою формою. Форму та зразок оформлення річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання наведено у додатку 7.
Включенню заголовків справ до річного розділу зведеного опису має передувати:
— звіряння з описами справ структурних підрозділів (для безструктурних установ – зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік);
— перевіряння правильності систематизації, формування та оформлення справ у структурному підрозділі.
У разі виявлення недоліків у формуванні, оформленні, систематизації справ, їх усувають у структурних підрозділах, за необхідності заголовки справ уточнюють, неправильно сформовані та оформлені справи розшивають та переформовують.
До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання включають усі заголовки справ, що відклалися у структурних підрозділах установи (в т.ч. у відокремлених структурних підрозділах, що не мають

67 статусу юридичної особи)
впродовж року з постійним строком зберігання. До цього опису також включають справи з кадрових питань (особового складу)
(особові справи звільнених керівників організацій, відомих політичних діячів, членів творчих спілок тощо), а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК", та підлягають постійному зберіганню.
Заголовки справ, що містять документи за кілька років, вносять до річного розділу зведеного опису справ за роком їх заведення, після останньої описової статті річного розділу зведеного опису справ за наступні роки зазначають посилання на відповідний річний розділ.
Наприклад:
Документи з цього питання див. також у розділі зведеного опису за
2010 рік, №№ 4, 17. Графи 4, 5 форми опису не заповнюють.
Заголовки справ до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання включають у порядку, викладеному у пп. 3.2.3.3 цих Методичних рекомендацій і нумерують у валовому порядку незалежно від обраної схеми систематизації. При складанні наступних річних розділів валову нумерацію заголовків справ продовжують до числа 9999. В установах з річним обсягом документообігу до 600 документів зведений опис доцільно закінчувати з кількістю справ 999.
Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, залежно від їх кількості, вносять до річного розділу зведеного опису під літерними номерами (10 а,
284 а тощо) або вміщують наприкінці річного розділу опису в порядку валової нумерації.
Першому річному розділу зведеного опису справ постійного зберігання надається номер № 1. Усі наступні річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання матимуть цей же номер до складення закінченого опису справ постійного зберігання, при цьому після номера кожного наступного річного розділу опису у дужках зазначають «продовження».

68
Наприклад:
Опис № 1 (продовження) справ постійного зберігання.
Як правило, назвами розділів у річному розділі зведеного опису є найменування структурних підрозділів (громадських організацій), документи яких внесено в річний розділ зведеного опису, і (або) назви функцій
(напрямів діяльності) установи.
При складенні розділу зведеного опису за кілька років назвами розділів
є роки, за які було сформовано справи, внесені до зведеного опису, і найменування структурних підрозділів (громадських організацій), документи яких внесено в розділ зведеного опису, і (або) назви функцій (напрямів діяльності) установи.
Графи річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання заповнюють відповідно до відомостей на обкладинці (титульному аркуші) справи і зазначених в опису справ постійного зберігання структурного підрозділу. У графі 6 «Примітка» річного розділу зведеного опису справ роблять відмітки про вибуття і передавання справ, особливості фізичного стану справ тощо.
За останньою описовою статтею річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складають підсумковий запис (див. п. 3.3 цих
Методичних рекомендацій).
Підсумковий запис річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання підписують його укладач та керівник архівного підрозділу установи (особа, відповідальна за архів) із зазначенням найменування своїх посад та дати запису.
У разі включення до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання додатково виявлених справ, складають новий підсумковий запис.
Наприклад:
У цей розділ опису включено додатково виявлені справи № 14 а, 14 б,
14 в.

69
У цей розділ опису внесено 71 (сімдесят одна) справа з № 1 по № 68, у
тому числі літерні номери 14 а, 14 б, 14 в.
Зав.архіву (підпис) І.Г.Курилова
17.02.2012
Новий підсумковий запис складають також у випадках вибуття, переформування, об'єднання справ, внесених в річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, з посиланням на відповідні документи.
У разі виявлення після складення і затвердження в установленому порядку річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, значної кількості справ, що підлягають внесенню в опис за відповідний рік, на них укладають окремий опис із самостійною валовою нумерацією заголовків справ, якому надається наступний порядковий номер.
У підсумковому запису до річного розділу зведеного опису справ зазначають номер опису і номери справ за описом, до якого внесено виявлені справи.
Наприклад:
Додатково виявлені справи за 2007 рік внесено в опис № 3, справи з № 1
по № 21.
В установах, що є джерелами комплектування державної архівної установи (архівного відділу міської ради), внесення змін у річний розділ зведеного опису після його затвердження, здійснюється тільки за погодженням з відповідною архівною установою.
Обов’язковим елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання є передмова (див. п. 5.3 цих
Методичних рекомендацій), яку подають на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної архівної установи разом з описом справ постійного зберігання.
Передмову складають до кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання.
Наприклад:

70
Передмова до опису справ постійного зберігання за 2001 рік фонду № 2
Кабінет Міністрів України.
Інші елементи довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання (титульний аркуш, зміст, список скорочень, покажчики) складають за потреби.
Зміст складають за наявності у річному розділі зведеного опису значної кількості підрозділів, інших груп справ, довідкового апарату до розділу.
Список скорочень складають за наявності в річному розділі зведеного опису скорочень, характерних тільки для діяльності установи
- фондоутворювача.
Покажчики складають у випадку, якщо річний розділ зведеного опису є складним за структурою та змістом.
Кожний річний розділ зведеного опису справ та довідковий апарат до нього мають самостійну валову нумерацію аркушів. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумерують у валовому порядку у правому верхньому куті простим олівцем.
Для обліку кількості аркушів річного розділу зведеного опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складають засвідчувальний напис до розділу опису, який розміщують наприкінці річного розділу зведеного опису. Форму засвідчувального напису до розділу опису наведено у додатку 8.
Річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання можна не підшивати, а зберігати в папках із клапанами або зав'язками.
Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подають на розгляд
ЕК установи, що проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.
Установи, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, які є джерелом комплектування державної архівної установи, складають річні розділи зведеного опису справ постійного

71 зберігання у чотирьох примірниках, які подають на розгляд ЕПК відповідної державної архівної установи.
Схвалені ЕПК описи справ затверджуються керівником установи, з проставлянням у реквізиті «гриф затвердження» відбитку основної печатки установи. Один примірник опису направляють державній архівній установі
(архівному відділу міської ради), в зоні комплектування яких перебуває установа. Другий – зберігають як недоторканий в архівному підрозділі установи. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточної роботи. У разі передавання справ на постійне зберігання ці примірники опису надходять до державної архівної установи (архівного відділу міської ради).
Установи, що зберігають документи Національного архівного фонду постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках. Після схвалення ЕК установи описи подають на розгляд ЕПК відповідного державного архіву. Схвалені ЕПК описи затверджує керівник установи. Перший примірник опису зберігається в архівному підрозділі установи, другий – у службі діловодства.
Одночасно з оформленим і затвердженим в установленому порядку примірником річного розділу зведеного опису у паперовому варіанті до державного архіву можна передавати опис в електронній формі.
Після затвердження річного розділу зведеного опису керівником установи на обкладинках справ, внесених в опис, чорнилом або кульковою ручкою проставляють архівний шифр (номер фонду, номер опису, номер справи за описом).

6.3.3. Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10
років) зберігання
Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання формують з річних розділів описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання структурних підрозділів (у т.ч. відокремлених структурних

72 підрозділів, що не мають статусу юридичної особи) за встановленою формою. Форму опису наведено у додатку 9.
Порядок унесення заголовків справ до річного розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, їх систематизація, нумерація, заповнення граф опису аналогічний порядку складення відповідних описів справ постійного зберігання (див. п. 6.3.2 цих Методичних рекомендацій).
Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.
Річному розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання надають самостійний порядковий номер.
Наприклад:
якщо перший річний розділ зведеного опису справ постійного
зберігання має № 1, то перший річний розділ зведеного опису справ
тривалого (понад 10 років) зберігання матиме № 2.
До номера річного розділу опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання через дефіс можна додавати літерний індекс "т".
Наприклад:
Опис № 2- т.
В установах, у діяльності яких не створюються документи НАФ, річному розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, як правило, надають № 1.
Підсумковий запис до річного розділу зведеного опису справ тривалого
(понад 10 років) зберігання складають у порядку, визначеному в пп. 3.3 цих
Методичних рекомендацій.
Форму засвідчувального напису до розділу опису наведено у додатку 8.
Довідковий апарат до річного розділу зведеного опису справ тривалого
(понад 10 років) зберігання складають відповідно до вимог, викладених у розділі 5 цих Методичних рекомендацій.
Установи, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого

73
(понад 10 років) зберігання у двох примірниках, які схвалюються ЕК установи та затверджуються її керівником. Перший примірник як недоторканний зберігається в архівному підрозділі установи, а другий – є робочим.
Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках. Після схвалення ЕК установи описи направляють для схвалення ЕК органу вищого рівня. Після повернення схвалені описи справ затверджуються керівником установи.
Перший примірник річного розділу опису зберігається в архівному підрозділі установи як недоторканний, а другий є робочим. Третій може надсилатися для контролю органу вищого рівня.
Якщо установа не має органу управління, то річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК установи, затверджуються її керівником і зберігаються в архівному підрозділі установи, перший як недоторканий, другий є робочим.
Після проведення експертизи цінності, справи внесені до опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, строк зберігання яких закінчився, відбирають для знищення у встановленому порядку. Напроти заголовка справи, що вибула, в графі «Примітка» зазначають: «Вибула».
До опису складають новий підсумковий запис з посиланням на відповідні документи.
Установи, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, до річних розділів зведеного опису справ тривалого (понад
10 років) зберігання укладають усі необхідні елементи довідкового апарату
(див. розділ 5 цих Методичних рекомендацій).
Річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання можна не підшивати, а зберігати у папках з клапанами або зав'язками.

74


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал