Складення архівних описів



Pdf просмотр
Сторінка3/9
Дата конвертації17.02.2017
Розмір5.01 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

5.4. Список скорочень
З метою уніфікації описань та скорочення їх обсягу до опису складають список скорочень. Зразок оформлення списку скорочень наведено у додатку
4. До списку включають всі скорочення слів та понять, вживаних в опису, крім загальноприйнятих, а також скорочені найменування установ, підприємств та організацій, окрім загальновідомих. Найменування установ, підприємств та організацій, при внесенні їх до опису вперше, подають повністю, у круглих дужках їх скорочене найменування (або абревіатуру), а при повторному внесенні їх в опис – подають у скороченому варіанті.
Наприклад:
Український
науково-дослідний
інститут
архівної
справи
та
документознавства (УНДІАСД).
Загальноприйняті скорочення, що не потребують спеціальних пояснень
(р. (роки), м. (місто),
такі,
що позначають назву мір ваги, часу, простору, стосуються цифр або інших найменувань, що не допускають подвійного тлумачення (кг, см, м, хв.), а також сталі скорочення – профком, райдержадміністрація тощо до списку скорочень не включають.
У списку в алфавітному порядку зліва подають скорочення, справа через тире їх повне позначення.
Список скорочень розміщують після передмови.

47
5.5. Покажчики
Для підвищення інформативності описів до них укладають покажчики, що являють собою перелік предметів, згадуваних у заголовках справ, з необхідними поясненнями та пошуковими даними. Доцільність укладання того чи іншого виду покажчика до опису визначається його інформативною значущістю, складом і змістом документів, їх обсягом, систематизацією,
інтенсивністю користування документами, наявністю інших елементів довідкового апарату до описів.
Покажчики до опису можуть бути як самостійними архівними довідниками, так і елементами довідкового апарату опису.
Покажчики, що є самостійними довідниками, складають до описів одного фонду або їх сукупності для прискорення пошуку інформації за аспектами, що не співпадають з групуванням описових статей опису.
Укладання покажчиків здійснюють також під час перероблення описів як завершальний етап роботи, або як самостійний вид роботи з метою удосконалення описів замість їхнього перероблення. У цьому випадку покажчики стають елементами довідкового апарату опису або виконують функції описів як довідників про зміст і склад документів, залишаючи за описами лише облікові функції.
За рівнем згортання інформації покажчики поділяються на глухі і анотовані. За обсягом описової статті анотовані покажчики можуть бути короткими і розгорнутими.
За типом описової статті, де подають інформацію про об’єкт описування у вигляді предметних чи структурно-логічних понять, покажчики поділяють на предметні і структурні, всередині цих груп – на види і різновиди. До предметної групи належать систематичний, тематичний, хронологічний, предметний з його різновидами – географічний, іменний тощо.
Якщо документи опису містять багатоаспектну інформацію, до них можуть укладатися декілька видів покажчиків.

48
Основним джерелом інформації для укладання покажчиків мають бути описові статті опису.
Укладанню покажчиків передує вибір повного виду (різновиду) покажчика, визначення об’єкта описування, розроблення схеми систематизації, визначення основних і додаткових елементів описової статті.
Рубрика покажчика, залежно від його призначення, може бути простою
(без підрубрик), складною (мати підрубрику або визначення), гніздовою
(більш ніж дві підрубрики).
Наприклад:
Проста рубрика: Бібліотеки
Складна рубрика: Бібліотеки: інформаційна діяльність
Гніздова рубрика: Бібліотеки:

наукові;

публічні;

для дорослих;

дитячі тощо
Укладання предметного покажчика передбачає включення до нього лише тих понять, які мають суттєве значення для розкриття змісту описів. У предметному покажчику рубрики розташовують в алфавітному порядку.
Рубрики цього покажчика можуть бути простими (складатися з окремого видового поняття) і складними (містити узагальнене родове поняття, що є сукупністю видових понять).
Предметний покажчик може бути загальним, що містить предметні поняття різного характеру, і спеціальним, що містить однорідні предметні поняття (покажчик видів документів, авторський та установ, структурний, галузевий тощо). Рубрика предметного покажчика може містити поняття,
історичний факт, подію, явище, найменування установи тощо.
Найменування рубрик та підрубрик наводять у називному відмінку. За формою загальний предметний покажчик може бути тільки глухим.

49
Спеціальні предметні покажчики можуть бути як глухими, так і анотованими.
Систематичний покажчик є переліком предметно-тематичних понять, що містяться у заголовках справ, сформованих за предметно-тематичною ознакою. Групування інформації здійснюють за предметно-тематичною схемою, наближеною до схеми класифікації документної інформації систематичного каталогу архіву.
Предметно-тематичне поняття покажчика (рубрика, підрубрика) формується у вигляді назв конкретних предметів, фактів, явищ (часто з певним визначенням), однини чи множини. Обов’язковими елементами описання мають бути: дати події, пошукові дані (номер опису, справи, аркушів у випадку поаркушного перегляду справи).
З метою правильного визначення предметного поняття (теми) часто доводиться приймати інше його формулювання, ніж те, що зафіксовано у заголовку справи, або знаходити форму для узагальнення декількох питань в одній рубриці. В окремих випадках до рубрики покажчика включають предметне поняття, яке в заголовку справи не відображено, а визначено опосередковано.
Як правило, до предметних питань не відносять назви видів документів
– плани, звіти, відомості (за винятком покажчика до документів з кадрових питань (особового складу)).
У покажчику видові поняття об’єднують у рубрику під назвою родового поняття (“Банки”, “Університети”, “Бібліотеки”), при цьому назви видових понять стають підрубриками.
Наприклад:
Університети м. Києва
Національний ім. Тараса Шевченка
Національний “КПІ”
Національний економічний тощо.

50
Справи, що містять документи розпорядчого характеру або колегіальних органів, зміст яких не можна розкрити за заголовком справи в опису, спочатку групують та описують на картках для вирішення питання щодо їх тематичного опрацювання. Якщо таке опрацювання є недоцільним, то перелік таких справ можна включити до покажчика як додаток.
Географічний покажчик є різновидом спеціального предметного покажчика, що містить топоніми, тобто власні назви географічних чи топографічних об’єктів.
Предметними поняттями рубрик географічного покажчика можуть бути назви країн, адміністративно-територіальних одиниць, географічних назв (частин світу, морів, річок, озер, островів, гір тощо). Схема систематизації предметних понять здебільшого алфавітна або систематична
(за адміністративно-територіальним поділом, всередині рубрик – за алфавітом). Склад елементів описання мінімальний: назва географічного об’єкта і пошукові дані документів, в яких цей об’єкт згадується. До назви можуть додаватися пояснення чи визначення, розгорнута характеристика із зазначенням історичних подій, пов’язаних із географічним поняттям.
У разі перейменування географічного об’єкта, в рубриці зазначають останню назву, а попередні назви наводять у дужках поряд із новою назвою.
У схемі систематизації предметних понять старі назви вносять за алфавітом, додаючи посилання до нової назви.
Наприклад:
Дніпропетровськ (Катеринослав), м.
Катеринослав див. Дніпропетровськ
Найменування адміністративно-територіальних одиниць і географічних регіонів включають до покажчика у тому вигляді, як вони зафіксовані у заголовках справ або згідно з адміністративно-територіальним поділом на той час, коли створювалися документи. Якщо згадується назва частини цілого географічного поняття, то до покажчика його включають разом з назвою цього цілого.

51
Наприклад:
Голосіївський р-н м. Києва (Московський р-н, м. Києва).
Іменний покажчик є різновидом предметного, до предметних понять якого вносять прізвища, імена, по батькові, псевдоніми, прізвиська.
Іменний покажчик може бути загальним, якщо до нього вносять всі
імена, що зустрічаються в заголовках справ, або спеціальним, в якому згадувані імена групують за становою, професійною чи іншою ознакою.
Іменний покажчик може бути глухим або анотованим. Описова стаття глухого покажчика складається з прізвища, ініціалів (псевдоніма, прізвиська)
і пошукових даних справи, в заголовку якої вони згадуються без додаткових пояснень. В анотованому покажчику наводять інформацію про службову і громадську діяльність особи, наукові, вчені звання, нагороди тощо.
До покажчика вносять прізвища у тій формі, в якій вони зустрічаються в заголовку. Якщо особа згадується під псевдонімом, прізвиськом, то в покажчику її зазначають так само, але поряд у дужках записують власне ім’я особи.
Наприклад:
Сусайков І. З. (Архіпов)
Архіпов див.Сусайков І. З.
Аналогічно вносять ім’я особи, яка мала декілька прізвищ. Вся
інформація і пошукові дані документів, де вона згадується, зосереджують біля основного (загальновідомого або найчастіше згадуваного) імені особи.
Всі інші імена зазначають поряд у дужках. Не основне ім’я вміщують до покажчика за відповідною буквою алфавіту з посиланням на основне.
Наприклад:
Ватутін М. Ф. (Ніколаєв, Федоров)
Ніколаєв див. Ватутін М. Ф.
Федоров див. Ватутін М. Ф.

52
Якщо прізвища та ініціали осіб повністю співпадають, тоді імена і по батькові записують повністю, за потребою додаючи певні пояснення.
Прізвища без ініціалів зазначають у кінці рубрики.
Наприклад:
Свєшніков Андрій Іванович
Свєшніков Микола Петрович
Свєшніков Т.
Свєшніков
Складні прізвища вносять до покажчика за першим словом (Нечуй-
Левицький, Гулак-Артемовський) і після прізвищ, які співпадають із першим словом зазначеного прізвища.
Наприклад:
Дудаєвська
Дудаєвська-Березіна
Іншомовні прізвища передають у кириличній транскрипції: Аляб’єв,
Людвіг Ван Бетховен, Голсуорсі. Частки (фон, дер, ван, де тощо) наводять після прізвища та ініціалів, якщо вони не об’єднані з прізвищем.
Хронологічний покажчик є різновидом покажчика предметно- тематичної групи в якому дати подій або дати документів розташовані у хронологічному порядку. Цей вид покажчика доцільно укладати до описів, справи якого охоплюють значний хронологічний період, містять інформацію про значну кількість історичних фактів і подій, а в описах виявлені значні порушення в хронології.
Хронологічні покажчики за формою є глухими. Рубрику покажчика складають дати різного ступеня деталізації: від числа дня із зазначенням годин до значних хронологічних періодів. Основним елементом описової статті хронологічного покажчика є дата, найчастіше – рік події; пошукові дані – номери описів і справ.
Наприклад::

53
Покажчик рішень Київського облвиконкому про нагородження
медаллю “Ветеран праці” за 1955–1980 рр. (ф.Р–880):
1965 р. – оп. 5, спр. 47, 52
Структурний покажчик є різновидом предметного покажчика, в якому предметні поняття складають назви частини об’єкта описування, тобто базовим поняттям (рубрикою, підрубрикою) можуть бути найменування структурних частин опису.
Цей покажчик укладають до описів фондів, які мають складну структуру, яка не відображає основних напрямів діяльності установи - фондоутворювача.
Структурний покажчик описів фонду є переліком найменувань структурних частин фонду і розкриває у цілому чи на рівні розділів зміст опису.
Справи, внесені до різних річних розділів описів, систематизують відповідно до структури установи - фондоутворювача. Назви рубрик мають співпадати з найменуваннями структурних підрозділів фондоутворювача.
Всередині рубрик найменування структурних частин можна систематизувати за алфавітом, ступенем значущості чи в порядку зростання номерів описів.
Функціонально-виробничий покажчик укладають до описів фондів установ, що не мають структурного поділу, або в яких структура фондоутворювача не відбиває його основних функцій. Покажчик розкриває функції установи за різні періоди діяльності і містить відомості про місцезнаходження документів в описах.
В основу систематизації рубрик та підрубрик покажчика можна покласти схеми галузевого або типового переліку документів, з якими співвідносяться функції фондоутворювача.
До описів з кадрових питань (особового складу) можна укладати покажчик підприємств, установ та організацій (покажчик об’єктів), за наявності в заголовках справ їх значної кількості. Рубриками такого покажчика будуть назви видів установ (завод, фірма, управління тощо),

54 розташовані за алфавітом їх найменувань, у підрубриці зазначають найменування конкретного об’єкта. У найменуваннях об’єктів застосовують
інверсію. Після назви об’єкта наводять: масштаб діяльності установи
(головний, державний, академічний тощо), характер установи (науково- дослідна, проектна тощо), місцезнаходження установи
(Київський,
Білоцерківський, тощо).
До описів з кадрових питань (особового складу) можна укладати
покажчики видів документів (накази, розпорядження, особові рахунки тощо).
До описів фондів, що містять документи інших фондоутворювачів, для забезпечення їх подальшого пошуку, доцільно укласти спеціальні
покажчики фондових включень, де зазначити номери і назви фондів та перерахувати номери справ, що стосуються цих фондів. Відповідну
інформацію фіксують у передмові до описів фонду, в якому знаходяться ці справи, та фонду, до якого вони відносяться.

5.6. Перевідна таблиця шифрів
До перероблених описів у разі зміни номерів справ,
їх перешифрування, складають перевідну таблицю шифрів. Зразок оформлення перевідної таблиці шифрів наведено у додатку 5.
Перевідна таблиця встановлює співвідношення старих та нових шифрів справ усередині фонду.
Таблиця складається з вертикальних колонок цифр: ліворуч зазначають номери справ за старим описом, праворуч – зазначають нові архівні шифри тих самих справ.
Перевідну таблицю шифрів укладають як до всіх описів фонду, якщо його документи пересистематизовано і кількість описів змінилася, так і до кожного опису, якщо систематизація проводилася тільки всередині кожного опису.
Перевідну таблицю розміщують після останньої сторінки опису.

55
За наявності у фонді кількох описів, перевідні таблиці укладають до кожного з них. Перевідну таблицю шифрів до всіх описів фонду формують в окремий том і розміщують за останнім описом фонду. Перевідні таблиці шифрів до кожного окремого опису підшивають до цих описів.
У разі вибуття справи до іншого фонду, об’єднання її з іншою справою у межах фонду, у перевідній таблиці зазначають її новий шифр в іншому фонді (у межах фонду). В графі "Примітки" перевідної таблиці шифрів зазначають підстави зробленого запису.

6. Складення описів
6.1. Загальні положення
Складення опису включає такі технологічні процеси: підготовку описових статей опису (описування документів на рівні справи, складення їх інформаційних характеристик) (див. розділ 3 цих
Методичних рекомендацій); вибір схеми систематизації описових статей опису, їх групування за обраною схемою (див. розділ 4 цих Методичних рекомендацій); підготовку довідкового апарату опису (див. розділ 5 цих Методичних рекомендацій); формування та оформлення опису.
Описи складають у діловодстві установи на справи, що утворилися впродовж року в діяльності її структурних підрозділів, в т.ч. відокремлених структурних підрозділах (філіях, представництвах, відділеннях тощо), що не мають статусу юридичної особи.
В установах, що не мають структурного поділу, описи складають за напрямами діяльності.
В архівному підрозділі установи складають річні розділи зведених описів справ та закінчені описи справ постійного (якщо в діяльності установи створюються документи НАФ), тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), в т.ч. на справи, що утворилися в

56 діяльності відокремлених структурних підрозділах, що не мають статусу юридичної особи.
Можуть також складатися описи під час перероблення неякісно складених описів, на створені архівом об’єднані архівні фонди (далі – ОАФ) та колекції.
В архівній установі описи складають: на документи, що надійшли на зберігання неописаними (у стані розсипу); під час перероблення неякісно складених описів; на створені архівною установою ОАФ та колекції.

6. 2. Складення описів справ у діловодстві установи
6.2.1.Загальні вимоги
Завершальним етапом роботи з документами у діловодстві установи є
їх формування у справи та описування. Порядок проведення описових робіт та вимоги щодо складення описів справ у діловодстві має бути відображений в інструкції з діловодства установи.
Складенню описів справ у діловодстві має передувати:
– уточнення повноти номенклатури справ, правильності визначення строків зберігання документів та статей за переліком;
– виявлення справ, не передбачених номенклатурою і не внесених до неї, але реально сформованих;
проведення експертизи цінності документів (шляхом поаркушного перегляду) справ, що за номенклатурою мали позначку «ЕПК», з метою вилучення з них документів з різними строками зберігання, що підлягають включенню в описи справ постійного зберігання (виявлені документи постійного зберігання приєднують до однорідних справ або формують у самостійні справи) або тривалого (понад 10 років) зберігання;
– розподіл справ за строками зберігання (постійного, тривалого (понад
10 років), з кадрових питань (особового складу) для включення їх в описи;

57
– уточнення заголовків справ перед внесенням їх в описи.
Установи з централізованим формуванням і зберіганням справ (що не мають структурного поділу) та установи, що мають структурний поділ, складають окремо описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи, як правило, не складають. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складають обов'язково.
На специфічні для конкретної установи справи (судові, слідчі справи, наукові звіти тощо) складають окремі описи.
Якщо документи установи фондуються разом з документами громадських організацій (профспілкового комітету тощо), то на документи громадських організацій складають окремі описи відповідно до вимог, встановлених для описів справ структурних підрозділів.
Перед початком описування перевіряють якість формування та оформлення справ, відповідність кількості справ, що вносять в опис, кількості справ, передбачених номенклатурою за відповідний рік.
Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу щороку складає посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі (за відсутності структурного поділу в установі – особа, відповідальна за діловодство в установі), за методичної допомоги архівного підрозділу установи.
Описи справ структурних підрозділів повинні бути складені та оформлені у встановленому порядку не пізніше 31 грудня року, наступного за роком закінчення справ у діловодстві.
Відповідальність за своєчасне та якісне складення описів справ структурних підрозділів несуть їх керівники (за відсутності структурного поділу в установі – особи, відповідальні за відповідні напрями діяльності).

58
Під час складення описів справ структурних підрозділів слід дотримуватися таких загальних правил:
– заголовки справ річного розділу опису справ структурного підрозділу мають відповідати заголовкам за номенклатурою справ за цей же рік, а систематизація справ в опису має відповідати систематизації справ за номенклатурою;
– справи в опису нумерують у валовому порядку;
– документи формують у справи за один календарний рік та описують щорічно, за винятком: документів виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп, які описують за період їх скликання (від виборів до виборів); документів навчальних закладів (шкіл, коледжів, ліцеїв тощо), що характеризують навчальний процес, їх можна формувати та описувати за навчальний рік; документів театрів, що характеризують сценічну діяльність, які формують та описують за театральний сезон;
– кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером
(якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частину вносять в опис під окремим номером);
– графи описів оформлюють відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;
– у разі внесення в опис декількох справ підряд з однаковим заголовком зазначають повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначають словами "те саме", при цьому інші відомості про справу включають в опис повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю);
– у річний розділ опису справ вносять також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, впродовж якого справи продовжувалися у

59 діловодстві, зазначають: “Документи з цього питання див. також у розділі за
_______ рік, № ____”, а графи 4, 5 опису не заповнюють;
– до річного розділу описів справи включають за роком їх заведення.
Наприклад:
заголовки справ «Накази №№ 1–275 директора інституту з основної
діяльності», де перший наказ датований 2012 р., «Протоколи №№ 1–5 нарад
у директора інституту», де перший протокол датований 2012 р.,
кримінальні або цивільні справи, що розпочато 2012 р., статут або
положення установи, складені та затверджені 2012 р., включають до
відповідних описів за 2012 р.
– заголовки закінчених у діловодстві справ, що велися у книгах або журналах рукописним способом, до опису вносять за роком першого документа.
Наприклад:
книгу реєстрації наказів з основної діяльності, розпочату 2010 року та
закінчену 2012 р. слід включати до річного розділу опису за 2010 рік;
– заголовки справ з планово-звітними документами вносять до річного розділу опису за той рік, на який або за який їх складено, незалежно від дати складення планів, звітів, кошторисів тощо;
Наприклад:
план роботи установи на 2012 р., складений наприкінці 2011 р.,
вносять до річного розділу опису за 2012 рік; звіт про виконання плану за
2012 р., складений на початку 2013 р., включають до річного розділу опису за
2012 р.
– заголовки справ з перспективними (довгостроковими) планами включають до річного розділу опису за першим роком їх дії, а звіти за ці роки – за останнім роком звітного періоду.
Наприклад:

60
заголовок справи «Перспективний план роботи інституту на 2010 –
2012 рр.» вносять до річного розділу опису за 2010 рік, звіт про його
виконання – за 2012 рік.
– особові картки, особові справи, незатребувані особисті документи офіційного походження працівників включають до річного розділу опису за роком звільнення працівників;
– у разі передання до іншої установи справ ліквідованої або реорганізованої установи для продовження їх у діловодстві, їх включають до опису справ нової установи до розділу опису за роком їх передання.
Описи справ структурного підрозділу складають за встановленою формою. Форму опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу установи наведено у додатку 6.
Кожному елементу описової статті, що виконує певну функцію, відповідає своя графа у формі опису. Графи опису заповнюють відповідно до п.3.2 цих Методичних рекомендацій. Графу 7 "Примітка" в опису справ структурного підрозділу використовують для відміток про особливості фізичного стану документів справи, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі тощо.
Опис справ структурного підрозділу установи підписує його укладач із зазначенням найменування своєї посади, погоджує керівник служби діловодства установи та затверджує керівник структурного підрозділу. За наявності у структурному підрозділі експертної комісії, опис до його затвердження керівником структурного підрозділу, розглядає та схвалює експертна комісія структурного підрозділу.
Наприклад:
Головний спеціаліст


( підпис) І.С. Петренко
15 грудня 2012 р.


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал