Складення архівних описів




Сторінка2/9
Дата конвертації17.02.2017
Розмір5.01 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9
тематичної – для групування заголовків справ за тематикою документів;
номінальної – для групування заголовків справ за приналежністю справи до конкретного виду (книги, журнали) чи за видами документів
(накази, плани, звіти);
авторської – для групування заголовків справ за авторською належністю документів (юридична чи фізична особа);
кореспондентської – для групування заголовків справ, що виникли внаслідок листування з юридичними або фізичними особами;

32
географічної – для групування заголовків справ за приналежністю документів справи до окремих адміністративно-територіальних одиниць, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документів (область, район, місто, село (селище)).
Окрім того, під час систематизації заголовків справ можна застосовувати такі ознаки, як мова документів справи, їх формат, оригінальність чи копійність документів.
У кожному конкретному випадку визначають основні та додаткові ознаки систематизації. До основних в архівній практиці належать структурна та хронологічна ознаки, вибір яких зумовлюється особливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом його документів, метою групування.
В окремих випадках основними ознаками можуть бути функціональна
(галузева), географічна, авторська тощо.
Додатковими класифікаційними ознаками можуть бути: номінальна, кореспондентська, авторська, предметна.
Заголовки справ в опису систематизують за однією з обраних схем систематизації: хронологічно-структурною, структурно-хронологічною, хронологічно-функціональною, функціонально-хронологічною, тематико- хронологічною, хронологічно-тематичною, хронологічно-номінальною, номінально-хронологічною тощо.
Для фондоутворювачів, що припинили своє існування, доцільно застосовувати структурно-хронологічну схему: документи спочатку групують за структурними підрозділами, у межах структурного підрозділу – за роками.
Наприклад:
01. Канцелярія
2005
2006
2007 тощо.
02. Плановий відділ

33
2005
2006
2007 тощо.
03. Юридичний відділ
2005
2006
2007 тощо.
Якщо установа-фондоутворювач продовжує свою діяльність, раціональніше застосовувати хронологічно-структурну схему: спочатку групувати за роками, далі

за структурними підрозділами.
Наприклад:
2005 рік
01. Канцелярія
02. Плановий відділ
03. Юридичний відділ
2006 рік
01. Канцелярія
02. Плановий відділ
03. Юридичний відділ тощо.
Якщо установа-фондоутворювач не має структурного поділу, раціональніше застосовувати хронологічно-функціональну або функціонально-хронологічну схеми систематизації.
Заголовки справ групують спочатку за напрямами діяльності фондоутворювача, далі

за роками.
Наприклад:
01. Керівництво
2008
2009
2010
02. Планування

34
2008
2009
2010
03. Фінансування, кредитування, інвестування
2008
2009
2010
При хронологічно-функціональній схемі заголовки справ спочатку групують за роками документів, далі

за функціями фондоутворювача:
Наприклад:
2008
01. Керівництво
02. Планування
03. Фінансування, кредитування, інвестування
2009
01. Керівництво
02. Планування
03. Фінансування, кредитування, інвестування.
Для подібних фондів можна застосовувати інші схеми, наприклад,
хронологічно-географічну:
2005 рік
2006 рік
1. Вишгородський район
1. Вишгородський район
2. Броварський район
2. Броварський район
3. Яготинський район
3. Яготинський район
Заголовки справ в опису спочатку систематизують за розділами, які, в свою чергу, поділяють на підрозділи тощо. Кожен етап систематизації здійснюють за новою ознакою.
Наприклад:
структурна – хронологічна – галузева – номінальна тощо.

35
У процесі поділу ознаки можуть повторюватися, але на нижчому рівні.
Якщо перший поділ на групи здійснювався за хронологічною ознакою (за роками), то після кількох етапів поділу можна розміщувати заголовки справ у хронологічному порядку за місяцями і числами.
Найбільші групи в межах фонду розмішують в основному з урахуванням значущості структурного підрозділу. Наприклад, спочатку розмішують документи ректорату, вченої ради, факультетів, а потім адміністративно-господарських служб.
Під час розподілу заголовків справ за схемами систематизації слід мати на увазі таке: усередині розділів схеми (років, найменувань структурних підрозділів, функцій або напрямів діяльності, видів справ, авторів тощо) заголовки справ розташовують за ступенем важливості документів справи, спочатку в опис включають заголовки справ із нормативно-правовими актами, розпорядчими документами, наприкінці розділу – з листуванням, обліковими документами; заголовки справ відносять до року, в якому справи започатковано в діловодстві або в якому вони надійшли до установи для продовження діловодства; плани, звіти, кошториси та додатки до них відносять до року, на (за) який їх складено, незалежно від часу їх підписання або затвердження; перспективні плани відносять до початкового року їх запровадження, а звіти за ці роки – до останнього року звітного періоду; справи, започатковані в діловодстві одного структурного підрозділу установи і передані для закінчення іншому підрозділу, відносять до структурного підрозділу установи, що закінчив справи; структурні підрозділи розташовують у схемі систематизації згідно із затвердженим штатним розписом установи або класифікатором структурних підрозділів.
Приналежність справ до структурного підрозділу встановлюють за найменуванням структурного підрозділу, зазначеному на титульному аркуші

36 справи, індексами структурних підрозділів, резолюціями, підписами посадових осіб, реєстраційними штампами, змістом документів тощо.
При розташуванні заголовків справ за хронологією спочатку розташовують справи, датовані числом, місяцем і роком, далі – справи, датовані місяцем і роком, далі – справи, датовані тільки роком.

4.2. Розподіл справ в опису відповідно до схеми систематизації
Розподіл справ відповідно до обраної схеми систематизації може проводитися шляхом їх безпосереднього групування та розташування відповідно до обраної схеми. Справи спочатку групують за розділами, у межах розділу – за підрозділами, іншими меншими діленнями та послідовно розташовують з урахуванням зазначеного в схемі порядку.
Систематизацію справ значних за обсягом фондів та складною структурою установи-фондоутворювача доцільно проводити шляхом укладання описових статей на картках, що дозволяє групувати не самі справи, а картки з описаннями. Картки розташовують відповідно до обраної схеми і послідовно нумерують у порядку валової нумерації. Далі проводять остаточне групування справ. Такий спосіб дозволяє забезпечити збереженість документів, оскільки не передбачає багаторазового переміщення справ під час групування.
У такий спосіб групують також справи відповідно до напрямів діяльності фондоутворювача, за тематикою документів справи тощо.
Окремо групують, систематизують та вносять до різних описів документи з кадрових питань (особового складу) та інші специфічні види документів.

5. Довідковий апарат опису
Завершальним етапом роботи над річними розділами зведених та закінчених описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), є підготовка довідкового апарату, що

37 представлений титульним аркушем, передмовою, списком скорочень, покажчиками, перевідною таблицею шифрів (якщо опис перескладався), змістом.
Склад елементів довідкового апарату визначається конкретно для кожного виду опису залежно від його інформативності.
У разі потреби до довідкового апарату можна включати додаткові елементи – список бібліографії, термінологічний словник тощо.

5.1. Титульний аркуш
Титульний аркуш виконує пошукову функцію і є обов’язковим елементом довідкового апарату до всіх видів описів, окрім описів справ, укладених у діловодстві установи. Він містить інформацію, що визначає приналежність документів, внесених до опису, до певного фонду або його частини, до певного хронологічного періоду, а також пошукові дані для пошуку документів в архіві.
Титульний аркуш річного розділу зведеного та закінченого опису справ, складеного в архівному підрозділі установи, за яким документи передають на постійне зберігання до відповідної архівної установи, складають за встановленою формою (додаток 1). Він повинен містити такі
інформаційні характеристики: найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради (установи, в діяльності яких не створюються документи НАФ, та установи, яким надано право постійного зберігання документів НАФ, цей реквізит на титульному аркуші не відтворюють); назву фонду; номер фонду; номер опису; назву опису із зазначенням категорії внесених до нього документів
(постійного, тривалого, з кадрових питань (особового складу) тощо); крайні дати справ опису.

38
Титульні аркуші закінчених зведених описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) містять аналогічні елементи.
Назву фонду на титульному аркуші опису відтворюють з облікових документів відповідно до офіційного повного найменування (у дужках скороченого) найменування установи - фондоутворювача.
Наприклад:
Міністерство екології та природних ресурсів України (Мінприроди).
У разі зміни найменування фондоутворювача або його підпорядкованості впродовж періоду, за який складено опис, на титульному аркуші спочатку зазначають його останнє найменування, потім всі перейменування у хронологічній послідовності із зазначенням початкової та кінцевої дати кожного найменування фондоутворювача.
У разі, якщо найменування фондоутворювача змінювалося багаторазово, на титульному аркуші зазначають його останнє найменування, а всі перейменування наводять в окремому аркуші, який розміщують за титульним аркушем.
Для описів фондів дорадянського періоду доцільно зазначати на титульному аркуші назву фонду за обліковими документами архівної установи, а відомості про всі перейменування установи - фондоутворювача наводити у передмові до опису.
Номер фонду та номер опису на титульному аркуші зазначають за обліковими документами архівного підрозділу установи, архівної установи.
Після номера опису в реквізиті «назва опису» зазначають: «постійного зберігання», «тривалого (понад 10 років) зберігання», «з кадрових питань
(особового складу)».
До цього реквізиту можна додавати найменування структурних частин, сфер діяльності, груп документів фонду, за умови, що на них укладено окремий опис. При цьому назву кожної частини фонду подають на

39 титульному аркуші з нового рядка у хронологічній послідовності, із зазначенням початкової та кінцевої дат.
Наприклад:
Канцелярія (1956 р.)
Управління справами (1957–1958 рр.)
Крайні дати справ, включених в опис, зазначають на титульному аркуші після назви опису. При зазначенні крайніх дат необхідно відобразити наявність розривів у документах, включених в опис.
Наприклад:
1922 –1924 рр., 1926 –1928 рр.
Зразки оформлення титульних аркушів описів наведено у додатку 1.

5.2. Зміст
Зміст є елементом довідкового апарату опису, що відображає його побудову та склад документів, а також визначає номери аркушів, на яких розташовані структурні частини опису. Зразок оформлення змісту опису наведено у додатку
2.
У змісті зазначають: передмову, список скорочень, назву розділів, підрозділів та інших груп, включених до опису; покажчики; перевідні таблиці шифрів (за наявності).
Напроти кожної структурної частини опису проставляють номери відповідних аркушів опису. Назви розділів та інших класифікаційних ділень опису подають у змісті відповідно до схеми систематизації описових статей опису.
До описів фондів, що містять незначну кількість справ, зміст можна не складати.
Зміст розміщують після титульного аркуша опису.




40
5.3. Передмова
Обов’язковим елементом довідкового апарату до річних розділів зведених та закінчених описів справ є передмова, під час написання якої використовують нормативно-правові акти, довідкову літературу, документи справи фонду, документи фонду, облікові документи, довідковий апарат архіву. Інформацію у передмові подають за період, що охоплює справи опису. Зразки оформлення передмови наведено у додатку 3.
В архівному підрозділі установи передмову складають до річних розділів зведених описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
Передмова до річного розділу зведеного опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), складеного в архівному підрозділі установи має таку структуру:
1. Відомості про фондоутворювача:
повне та скорочене найменування, дата створення (з посиланням на нормативно-правові акти) (ця інформація подається тільки для першого
річного розділу зведеного опису справ), юридичний статус, найменування установи – попередника (за наявності), найменування установи вищого рівня
(за наявності), відомості про основні функції (напрями діяльності) та структуру установи-фондоутворювача за період, який охоплюють справи опису, характеристика мережі підпорядкованих установ (за наявності).
Якщо у період, який охоплюють справи опису, відбулися зміни у найменуванні, підпорядкуванні, функціях, структурі тощо фондоутворювача, це обов’язково зазначають у цій частині передмови з посиланням на документи, що підтверджують ці зміни.
2. Характеристика документів:
анотація складу документів за структурою опису і за видами документів, а також зміст документів за темами та проблемами, що відтворюють напрями діяльності фондоутворювача; мова документів опису (українську не зазначають);

41 характеристика повноти документів, включених в річний розділ зведеного опису; підтверджені факти втрати документів із зазначенням причин (за наявності); відомості про наявність справ, що виходять за хронологічні межі документів опису, наявність незадокументованих періодів (із зазначенням причин); стан упорядкування документів; обрана схема систематизації документів опису; особливості фондування, описування справ (за наявності); відомості про експертизу цінності документів (внесення їх до НАФ, віднесення до категорії унікальних, проведення грошової оцінки тощо), підставу і час її проведення.
3. Умови доступу до документів
умови, які регулюють доступ до документів опису та використання відомостей, що в них містяться (якщо доступ обмежений на визначений строк, зазначити дати зняття обмеження); умови копіювання документів опису (якщо обмежень немає, можна запис не робити). характеристика фізичного стану документів опису (наявні фізичні пошкодження тексту документів або носія, які можуть стати на заваді до користування документами).
4. Характеристика довідкового апарату:
відомості про всі наявні елементи довідкового апарату опису з метою надання можливості користувачам одержати потрібну інформацію про склад
і зміст документів.
За наявності в опису документів з непаперовими носіями у передмові вміщують відомості про види документації, їх обсяг (в од.зб.), крайні дати, зміст кожного виду документації за темами.

42
До кожного наступного річного розділу зведеного опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань
(особового складу) складається передмова за аналогічною методикою, до якої включають відомості тільки за період, який охоплюють справи опису.
Якщо за період, який охоплюють справи опису, змін у найменуванні, підпорядкуванні, функціях, структурі тощо фондоутворювача не відбулося, це обов’язково зазначають у першій частині передмови «Відомості про фондоутворювача».
Наприклад:
У 2003 2005 рр. змін у найменуванні, підпорядкуванні, напрямах
діяльності та структурі АТ «Укртранснафта» не відбулося.
Передмову підписує укладач опису та керівник архівного підрозділу установи (особа, відповідальна за архів), її розміщують на початку річного розділу зведеного опису після змісту (за наявності).
В архівній установі загальну передмову до всіх описів фондів складають, як правило, під час удосконалення або перероблення описів (див. розділ 9 цих Методичних рекомендацій)
у разі її відсутності або низької
інформативності, а також до описів, складених в архівній установі на документи, що надійшли на зберігання неописаними (у стані розсипу).
Загальна передмова, складена в архівній установі, до описів фонду має таку структуру:
1. Історія установи-фондоутворювача
Укладається на підставі історичної довідки про фондоутворювача, за необхідності використовують довідники (з історії державних установ, адміністративно–територіального поділу тощо).
В історії фондоутворювача (юридичної особи) коротко описують:
історичні умови, в яких виник та функціонував фондоутворювач; дату його створення з посиланням на нормативно-правові акти; найменування установи – попередника (за наявності); найменування установи вищого рівня (за наявності);

43 компетенцію, структуру
(напрями діяльності) та функції фондоутворювача; усі зміни у найменуванні, функціях, структурі, підпорядкуванні тощо установи - фондоутворювача, що відбулися впродовж періоду його існування з посиланням на документи, що підтверджують ці зміни; дату ліквідації або реорганізації фондоутворювача з посиланням на нормативно-правовий акт або розпорядчий документ, а також найменування установи-правонаступника (за наявності).
Якщо відомості з історії фондоутворювача встановлено за непрямими джерелами, (кутовими штампами, печатками, бланками тощо), це зазначають у цьому розділі передмови.
Відомості з історії фондоутворювача викладають у хронологічній послідовності. Необхідно звернути увагу на дату створення установи відповідно до розпорядчих документів та фактичний початок її діяльності, якщо вони не співпадають, зазначити це у передмові. Датою створення, реорганізації, ліквідації установи вважається дата відповідного розпорядчого документа органу вищого рівня.
Дати фактичної діяльності фондоутворювача встановлюють за документами установи, про що зазначають у передмові.
Якщо фондоутворювач мав складну організаційну структуру, доцільно подавати загальну характеристику його функцій з наступною їх деталізацією за структурними підрозділами. Для кращого розуміння структури фондоутворювача можна включити до першої частини передмови схему структури установи з наступними її змінами у хронологічному порядку.
У цій частині передмови також перераховують основні напрями діяльності фондоутворювача за період, що охоплює документи опису.
2. Історія фонду
Друга частина передмови містить таку інформацію: відомості про формування і зберігання документів до моменту їх надходження на зберігання до архівної установи (період та умови

44 формування, зміни права власності на документи, місце зберігання документів тощо); безпосереднє джерело надходження документів, спосіб придбання документів (подаровані, куплені, отримані у спадок, передані у плановому порядку тощо); дата першого надходження документів на зберігання до архівної установи з посиланням на відповідні документи; ступінь повноти документів опису, документально підтверджені втрати документів із зазначенням причин; відомості про наявність документів, які мають зв’язок з документами опису (фонду), в інших фондах архівної установи із зазначенням їх назв і номерів; обсяг документів, зміни у складі та обсязі, їх причини з посиланням на відповідні документи; крайні дати документів, наявність справ, що виходять за хронологічні межі документів опису, наявність незадокументованих періодів; назви та номери фондів установ попередників або правонаступників (за наявності); стан упорядкування документів, особливості упорядкування, якщо такі є; робота з документами після їх надходження на зберігання до архівної установи: відомості про експертизу цінності документів (внесення їх до НАФ, віднесення до категорії унікальних, проведення грошової оцінки тощо), підстава і час її проведення; установа, що проводила експертизу, за необхідності — посада виконавця, його прізвище та ініціали; науково-технічне опрацювання документів
(для неописаних), перероблення, удосконалення описів із зазначенням причин проведення цих видів робіт.


45
3. Анотація складу і змісту документів
Ця частина передмови містить узагальнену інформацію про склад документів за структурою опису і за видами документів (організаційно- розпорядча, планова, бухгалтерська тощо), які характеризують у порядку їх значущості. Зміст документів розкривають коротко за темами, що відтворюють напрями діяльності фондоутворювача із зазначенням місця і часу подій.
Відомості про наявність специфічних документів у справах опису
(фотографій, малюнків, нот, афіш тощо), а також документів з непаперовими носіями (в т.ч. електронних) також подають у цьому розділі.
Зазначають основні принципи побудови опису, формування справ, прийоми розкриття змісту документів, особливості описування та оформлення справ, особливості систематизації описових статей, мову документів (українську можна не зазначати).
4. Довідковий апарату опису
Ця частина передмови містить відомості про всі наявні елементи довідкового апарату, який створила архівна установа або фондоутворювач з метою надання можливості користувачам одержати потрібну інформацію про склад і зміст документів.
5. Характеристика умов доступу до документів
У цій частині передмови: зазначають умови, які регулюють доступ до документів та використання відомостей, що в них містяться (якщо доступ обмежений на визначений строк, зазначають дати, коли буде знято ці обмеження); подають інформацію про чинники, які впливають на можливість копіювання документів (якщо обмежень немає, можна запис не робити); характеризують фізичний стан документів
(наявні фізичні пошкодження тексту документів або носія, які можуть стати на заваді до користування документами);

46 подають відомості про оприлюднення документів (відомі публікації, в яких використана документна інформація або опубліковані самі документи).
Передмову підписує укладач, її розміщують на початку опису після змісту. Загальну передмову вміщують до першого опису.
Якщо документи фонду організовано за кількома описами, то загальну передмову подають тільки до першого з них.
До інших описів фонду (за потреби) укладають короткі передмови з висвітленням особливостей конкретного опису (систематизації, умов доступу тощо).


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал