Складення архівних описів




Сторінка1/9
Дата конвертації17.02.2017
Розмір5.01 Kb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9

Державна архівна служба України
Український науково-дослідний інститут архівної справи
та документознавства







СКЛАДЕННЯ АРХІВНИХ ОПИСІВ
Методичні рекомендації

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 18.12.2012 № 5


Київ–2013

УДК 930.253 (477)(083.13)
ББК 79.3 (4 Укр.)
С 43
Складення архівних описів: метод. рекомендації / Держ. архів. служба
України, УНДІАСД ; уклад.: Н.М.Христова. – К., 2013. – с.
У Методичних рекомендаціях представлено методику складення описів у діловодних та архівних службах підприємств, установ та організацій різних форм власності, а також архівних установах України. Подано рекомендації стосовно систематизації справ в опису, підготовки елементів довідкового апарату опису, удосконалення та перероблення описів.

1
Зміст

стор.
Передмова
5
1. Загальні положення
8
2. Архівний опис: функції та структура
10
3. Підготовка описових статей опису

12 3.1. Описування архівних документів: мета, завдання, принципи і методи
12 3.2. Елементи описової статті опису
14
3.2.1.Порядковий номер справи
15
3.2.2. Індекс справи
15 3.2.3. Заголовок справи
16
3.2.3.1.Загальні вимоги
16
3.2.3.2.Структура заголовка
16
3.2.3.3. Послідовність розміщення елементів заголовка
17
3.2.3.4. Уточнення заголовків справ окремих видів документів
21 3.2.4. Анотація
22 3.2.5. Мова запису інформації документів справи
23 3.2.6.
Характеристика особливостей фізичного стану документів
24 3.2.7. Наявність копій документів у справі
24 3.2.8. Крайні дати документів справи
25 3.2.9. Кількість аркушів у справі
28 3.2.10. Строк зберігання справи
28 3.3. Підсумковий запис опису
29
4. Вибір схеми систематизації заголовків справ в опису
30 4.1. Загальні правила систематизації
30 4.2. Розподіл справ в опису відповідно до схеми систематизації
36
5. Довідковий апарат опису
36 5.1. Титульний аркуш
37

2 5.2. Зміст
39 5.3. Передмова
40 5.4. Список скорочень
46 5.5. Покажчики
47 5.6. Перевідна таблиця шифрів
54
6. Складення описів
55 6.1. Загальні положення
55 6. 2. Складення описів справ у діловодстві установи
56
6.2.1.Загальні вимоги
56
6.2.2. Річний розділ опису справ постійного зберігання
структурного підрозділу

62
6.2.3. Річний розділ опису справ тривалого (понад 10 років)
зберігання структурного підрозділу

63
6.2.4 .Річний розділ опису справ з кадрових питань (особового
складу) структурного підрозділу

64 6.3. Складення описів справ в архівному підрозділі установи
65
6.3.1.Загальні вимоги
65
6.3.2. Річний розділ зведеного опису справ постійного
зберігання
65
6.3.3. Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10
років) зберігання

71
6.3.4. Річний розділ зведеного опису справ з кадрових питань
(особового складу)

74
6.3.5. Закінчений опис справ постійного, тривалого (понад 10
років) зберігання, з кадрових питань (особового складу)

78
7. Складення описів справ постійного зберігання в архівній
установі

82
8. Складення описів об’єднаного архівного фонду та архівних
колекцій
83 8.1. Описи ОАФ
83
8.1.1.Систематизація заголовків справ в описах ОАФ
85

3
8.1.2. Довідковий апарат до описів ОАФ
87 8.2. Описи архівних колекцій
88
9. Методика удосконалення та перероблення описів
90 9.1. Удосконалення описів
90
9.1.1. Редагування та перескладення заголовків
92
9.1.2. Особливості удосконалення описів справ дорадянського
періоду
95 9.2. Перероблення описів
97
10. Складення описів за допомогою комп’ютерної техніки
99
Додатки
1. Форма та зразки оформлення титульних аркушів описів справ постійного зберігання, об’єднаного архівного фонду, архівної колекції
102 2.Зразок оформлення змісту опису
106 3.Зразки оформлення передмови до опису
107 4.Зразок оформлення списку скорочень до опису
112 5.Зразок оформлення перевідної таблиці шифрів
113 6.Форма опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу установи
114 7. Форма та зразок оформлення річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, складеного в архівному підрозділі установи
116 8. Форма засвідчувального напису опису (розділу опису)
119 9. Форма річного розділу зведеного опису справ тривалого
(понад 10 років) зберігання

120 10. Форма та зразок оформлення річного розділу зведеного розділу опису справ з кадрових питань (особового складу)
121 11. Примірний перелік справ, що підлягають включенню до зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу)
124 12. Форма акта описування архівних документів
127

4 13. Форма опису справ постійного зберігання, складеного в архівній установі
129 14. Форма акта про створення об’єднаного архівного фонду
131 15. Форма акта перероблення опису архівного фонду
132
Список джерел
134



5
Передмова
Реалії часу перетворили архівні сховища у соціальні інституції, покликані забезпечити широкий доступ до своїх інформаційних ресурсів, надати можливість робити відкриття та навіть впливати на соціально- політичний клімат у суспільстві. А тому для вітчизняного архівознавства, архівної практики створення оптимальних умов доступу до архівних скарбів стало ключовою проблемою, а її вирішення безпосередньо пов’язане з останніми здобутками української архівної науки, впровадженням
інноваційних технологій, узагальненням прийнятного для архівного будівництва України світового досвіду.
Важливу роль у забезпеченні доступу до архівних документів відіграють описи, що мають найбільше евристичне навантаження, а відтак уміння правильно описувати архівні документи, складати архівні довідники слід вважати головним професійним обов'язком архівістів і показником їх фахової компетенції.
Правила й прийоми описування архівних документів виробляли багато поколінь архівістів. Усвідомлення необхідності описування офіційних документів для їх подальшого пошуку у ХVІ – ХVІІ ст. сприяло появі у діловодстві тогочасних установ описів у вигляді регестів (реєстрів книг із записами текстів вихідних документів), що було прогресивним явищем.
Козацько-гетьманська доба вписала світлу сторінку у розвиток описових традицій в Україні, коли почали складати перші архівні інвентарні описи і навіть методики описування архівних документів.
Витоки наукового підходу до описування сягають кінця ХVІІІ ст., коли
1784 р., на західноукраїнських землях був заснований Львівський архів актів гродських та земських, де розпочалися масштабні описові роботи, були підготовлені покажчики для всіх гродських та земських книг з відомостями про крайні дати документів і кількість аркушів.
Активне використання
інформації архівних документів представниками української історичної науки і культури у другій половині

6
ХІХ ст. актуалізувало питання методики і практики описування і було пов’язано із розвитком камерально-археографічних традицій в Україні, діяльністю Київської археографічної комісії (1843), а згодом і губернських вчених архівних комісій, заснуванням Центрального архіву давніх актів у
Києві при Університеті Св. Володимира (1852), Центрального історичного архіву у Харкові (1880).
Жорстка регламентація описових робіт за радянських часів досягалася шляхом видання численних інструкцій, посібників та правил, проте запропоновані документи та посібники не вирішували питань уніфікації розкриття змісту документів і не встановлювали єдиної форми описання.
Із здобуттям Україною незалежності перед українськими архівістами постало питання щодо подальшого розвитку описових традицій на власному теоретичному та практичному ґрунті.
Цінним доробком у формалізації та стандартизації архівного описання стало розроблення Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Національного стандарту ДСТУ 4331:2004
“Правила описування архівних документів”, що враховував вимоги конкретних норм, які склалися і стали традиційними в теорії і практиці описування архівних документів в Україні, а також міжнародну практику описування.
Пропонована стандартом структура описання пристосована як для внутрішніх потреб України, так і для міжнародного обміну інформацією і дозволяє описувати будь-який рівень організації первинної інформації незалежно від способів її фіксації та зчитування, а також виду її носіїв.
Переваги такого підходу очевидні: одноразово створена вторинна архівна
інформація дає можливість подальшого багатоаспектного її використання без повторного звернення до архівних документів та інтегрування описань в
єдину інформаційну систему.

7
Наразі українські архівісти працюють над створенням єдиної методики описування документів, призначених для архівного зберігання, з урахуванням міжнародного досвіду та розвитку власних описових традицій.
Пропоновані
Методичні рекомендації підготовлено на основі узагальнення чинних норм і правил, апробованих методик, а також вивчення практики роботи щодо складення описів у діловодстві, архівних підрозділах підприємств, установ та організацій, архівних установах України.
Концепція підготовки описів в архівних підрозділах установ, архівних установах базується на принципах наступності та єдності вимог щодо їх побудови, і передбачає обов’язковість складення описів за єдиною методикою, з необхідним довідковим апаратом до них.
У Методичних рекомендаціях встановлено вимоги щодо підготовки описів управлінських документів з паперовими носіями інформації в традиційному варіанті, з урахуванням подальшого переходу до складення описів в електронній формі.
Методичні рекомендації підготовлено у розвиток чинних нормативно- правових актів, що стосуються питань складення описів.
У методичних рекомендаціях основну увагу зосереджено на методиці описування документів на рівні справи, питаннях систематизації описових статей в описах, підготовці довідкового апарату опису, а також складенні та оформленні описів.
Методичні рекомендації призначено для працівників діловодних, архівних служб підприємств, установ і організацій різних форм власності, а також архівних установ України, що виконують описові роботи.
Автор висловлює щиру подяку директорам та співробітникам
Центрального державного історичного архіву України, м. Київ та
Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України за сприяння у підготовці цих Методичних рекомендацій.

8
1. Загальні положення
1.1. Методичні рекомендації «Складення архівних описів» (далі

Методичні рекомендації) розроблено відповідно до Законів України «Про
Національний архівний фонд та архівні установи», Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади,
Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, ДСТУ 4331:2004 «Правила описування архівних документів» та інших нормативних та методичних документів, що стосуються описування архівних документів, створення архівних довідників.
1.2.
Мета методичних рекомендацій
– визначення
єдиних методологічних та методичних засад описування архівних документів; встановлення вимог до структури описової статті опису, її наповнення відповідним змістом та форми його розкриття з урахуванням чинної нормативно-правової бази.
1.3. Методичні рекомендації застосовують під час описування управлінських документів офіційного походження з паперовою основою.
Описування науково-технічних, аудіовізуальних, електронних документів, а також документів особового походження визначається окремими методиками.
1.4. Методичні рекомендації призначено для використання в практичній роботі служб діловодства та архівних підрозділів державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій різних форм власності (далі архівний підрозділ установи), а також для центральних та галузевих державних архівів, Державного архіву в
Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і

9
Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві і
Севастополі державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, архівних підрозділів державних наукових установ, а також музеїв та бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності, архівних установ Національної академії наук (далі – архівні установи).
1.5. У Методичних рекомендаціях терміни вживаються відповідно до
ДСТУ 2732:2004, ДСТУ 4331:2004 та у такому значенні:
архівне описанняструктурована вторинна архівна інформація, що є результатом архівного описування, представленим у вигляді описової статті архівного довідника;
архівне описування або описування архівних документівпроцес створення й організації вторинної архівної інформації шляхом аналітико- синтетичного опрацювання первинної архівної інформації та отриманих з
інших джерел відомостей про документи;
архівний опис тип архівного довідника, що є систематизованою сукупністю описових статей справ і призначений для їх обліку та розкриття змісту;
архівний шифр умовні познаки, що містять найменування архіву, номери архівного фонду, архівного опису, одиниці зберігання чи одиниці обліку;
інтелектуальний доступ до архівних документівможливість отримання первинної та вторинної архівної інформації через довідковий апарат архіву;
інформаційні характеристики опису відомості про об'єкт описування, необхідні для його репрезентації та ідентифікації;
одиниця описування група документів або окремий документ, що розглядається як ціле і є об’єктом окремого описування (фонд, справа, окремий документ, група документів, група справ, декілька фондів);
описова стаття опису див. архівне описання;

10
перероблення опису комплекс робіт, що виконуються архівом зі складення нового опису на заміну старого, що не відповідає вимогам обліку та пошуку інформації;
удосконалення опису комплекс робіт, що виконуються архівом і спрямовані на підвищення інформативності описових статей опису;
утворювач одиниці описуванняюридична або фізична особа, в процесі діяльності якої сформовано одиницю описування;
фондоутворювач юридична або фізична особа, в результаті діяльності яких сформовано документаційний та відповідно архівний фонд.

2. Архівний опис: функції та структура

Архівний опис (далі – опис) є довідником, призначеним для розкриття складу та змісту одиниць зберігання, закріплення їхньої систематизації у фонді та їх обліку. Опис є базовим довідником для створення інших архівних довідників (путівників, каталогів, оглядів, покажчиків тощо).
Як довідник і обліковий документ опис забезпечує повну інформацію про склад і зміст певного документального комплексу (фонду в цілому, його частини, об'єднаного архівного фонду, колекції).
Опис має властивості, зумовлені його основним призначенням і виконує інформаційно-пошукову (розкриває склад і зміст документів), облікову (забезпечує облік справ), організаційну (закріплює систематизацію справ) функції.
Інформаційно-пошукова функція опису реалізовується під час описування кожної справи та складення такого важливого елемента описової статті опису, як заголовок справи, що розкриває видовий склад її документів та зміст.
Професійно підготовлений опис: дає уявлення щодо складу і змісту документів фонду в цілому;

11 подає інформацію щодо фондоутворювача або фондоутримувача (дата створення, структура, функції, зміна найменування та відомчого підпорядкування, дата ліквідації або реорганізації тощо); містить вторинну документну інформацію релевантну первинній документній інформації справи.
Облікова функція опису полягає у фіксуванні з одного боку – кожної справи в опису, з іншого – усієї сукупності справ опису, а також забезпечує збереженість документів, контроль за їх рухом та змінами в обсязі фонду.
Опис призначений для поодиничного обліку документів фонду (для фондів особового походження – подокументного і поаркушного). Порядкові номери справ за описом закріплюють їх місце у складі опису та забезпечують пошук необхідної справи.
Організаційна функція опису дозволяє закріпити раціональну та логічну організацію документів у фонді та полягає у групуванні справ за обраною схемою систематизації відповідно до структури фондоутворювача, основних напрямів його діяльності або за іншими ознаками.
Усі функції опису у комплексі забезпечують необхідні умови
інтелектуального доступу до архівних документів, подають інформацію щодо
їх наявності, змісту та місцезнаходження.
Структура опису, незалежно від його виду, складається: з описових статей, розміщених відповідно до обраної схеми систематизації; підсумкового запису до опису; засвідчувального напису до опису; довідкового апарату до опису.
Складення опису включає такі технологічні процеси: підготовку описових статей опису (описування документів на рівні справи, складення їх інформаційних характеристик); вибір схеми систематизації описових статей в опису, групування описань за обраною схемою;

12 підготовку довідкового апарату до опису; формування та оформлення опису.

3. Підготовка описових статей опису
3.1. Описування архівних документів: мета, завдання, принципи і
методи
Описування архівних документів є важливою складовою теоретичної основи складення описів, процесом відбору найрепрезентативніших
інформаційних характеристик об'єкта описування.
Об’єктом описування в опису є справа. За необхідності складення анотованого заголовка справи, об’єктом описування можуть бути: група документів, один документ (фрагмент документа).
Метою архівного описування є створення точних відображень архівних документів в описовій статті (описанні), які б допомогли зрозуміти
їх зміст і визначити місцезнаходження.
Завдання архівного описування під час складення описів полягає у визначенні
інформаційних характеристик архівних документів, що дозволяють опису виконувати його основні функції.
Під час архівного описування слід керуватися такими принципами: адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту; достовірності інформації щодо складу та основного змісту конкретних характеристик об’єкта описування; наукової об'єктивності та історизму; максимальної повноти
інформації при мінімумі словесних характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ або група документів (принцип мінімаксу); багатофункціональності описання
(можливість багаторазового використання базового первинного описання в обліковій документації, в архівних довідниках тощо);

13 наступності та уніфікації в описуванні та організації документів від часу їх створення в діловодстві до зберігання в архіві (принцип континуїтету).
Під час створення довідкового апарату до архівних документів можливо застосування принципу диференційованого підходу до описування фондів залежно від їх інформативності.
Основними методами, що застосовують під час архівного описування є номенклатурний та метод інформаційного аналізу та синтезу.
За номенклатурним методом, як правило, описують документи в описах справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) у діловодстві та архівному підрозділі установи.
При цьому описові статті опису відтворюють формулювання заголовків у номенклатурі справ установи із незначними уточненнями.
Науковий метод інформаційного аналізу та синтезу застосовують переважно під час описування документів, що надійшли на архівне зберігання неописаними, у стані розсипу, під час удосконалення або перероблення описів. Метод передбачає аналіз інформації документів справи з подальшим її згортанням в узагальнюючу характеристику – описову статтю.
Процес перетворення документної інформації в описову статтю опису може бути поділений на такі етапи: аналітичний, на якому виявляють
і фіксують найважливіші
інформаційні характеристики об'єкта описування; наукового синтезу отриманих в результаті аналізу інформаційних характеристик об'єкта описування.
Предметом аналізу під час архівного описування виступають: джерело походження документної інформації, автор документа/групи документів справи, що пов'язане з поняттями «походження документів» і
«фондоутворювач»;

14 зміст інформації, що міститься в тексті документа або сукупний зміст групи документів, відображений у заголовку справи; час і місце створення документів справи; форма фіксації та передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання інформації).

3.2. Елементи описової статті опису
Результатом аналітико-синтетичного опрацювання та узагальнення документної інформації справи є описова стаття. Перелік описових статей, розташованих у порядку валової нумерації відповідно до обраної схеми систематизації, складають опис.
Ідентифікувати об’єкт описування (справу) в опису дозволяють такі елементи описової статті (інформаційні характеристики об’єкта описування):
1) порядковий номер справи;
2) індекс справи;
3) заголовок справи;
4) анотація документів справи (за потреби);
5) крайні дати документів справи;
6) кількість аркушів у справі;
7) мова інформації документів (за потреби);
8) характеристика особливостей фізичного стану документів (за потреби);
9) строк зберігання справи (за потреби);
10) наявність копій документів у справі (за потреби).
Елементи описання, представлені у графічних формах опису
(порядковий номер справи, індекс справи, заголовок справи, крайні дати справи, кількість аркушів у справі, строк зберігання справи (для описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), є обов’язковими. За потреби, до описової статті включають інші додаткові елементи описання.

15
Складення описових статей здійснюють відповідно до Правил описування архівних документів (ДСТУ 4331:2004), застосовуючи, як правило, поодиничний спосіб описування. За необхідності складення анотації до заголовка справи застосовують груповий або подокументний способи, де об’єктами описування виступають відповідно група документів або документ
(фрагмент документа).
Описові статті опису складають українською, незалежно від мови документів справи.
В описанні вживають офіційні та загальноприйняті скорочення й абревіатури. Довільне утворення скорочень та абревіатур не дозволяється.

3.2.1.Порядковий номер справи
Порядковий номер справи відображає облікову функцію опису, закріплює послідовність розташування заголовків справ в опису і є складовою архівного шифру справи, за яким здійснюється її пошук.
Порядковий номер справі надається у порядку валової нумерації і фіксується в першій графі форми опису арабським числом (див. додатки 7, 9, 10, 13).
Номер останньої справи в опису фіксує кількість справ, внесених в опис.

3.2.2. Індекс справи
Індекс справи фіксують у графі форми опису «Індекс справи (тому, частини)» (див. додатки 7, 9, 10, 13). Він складається з умовного позначення арабськими цифрами індексу справи за номенклатурою структурного підрозділу, наданого за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів, та порядкового номера справи у межах структурного підрозділу.
Наприклад:
01- 05, де 01 – номер структурного підрозділу за класифікатором, 05 –
порядковий номер справи у межах структурного підрозділу.



16
3.2.3. Заголовок справи
3.2.3.1. Загальні вимоги
Основним елементом описання є заголовок справи, що в узагальненій формі відображає склад і зміст її документів. Заголовок фіксують у графі форми опису «Заголовок справи (тому, частини)».
Зміст документів справи в заголовку слід відображати коротко, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об’єкта описування.
Зміст інформації документів справи передають у заголовку сучасною українською мовою без складних синтаксичних зворотів, слід зберігати окремі терміни, а також найменування установ, адміністративно- територіальних одиниць та географічних назв, притаманних певним
історичним періодам.
При складенні заголовка не допускається модернізація лексики, водночас слід уникати архаїзації слів і зворотів.
Неприпустимо вживання у заголовку неконкретних, таких, що не розкривають змісту документів, формулювань «різні документи», «фінансові документи», «загальне листування» тощо.
3.2.3.2. Структура заголовка
Елементами заголовка справи є:
назва виду справи (справа, журнал, книга тощо) або виду документів у справі (накази, розпорядження, постанови, протоколи тощо);
автор
документів
(офіційне найменування установи або
її структурного підрозділу, посади або прізвища та ініціалів особи, що є автором документів);
адресат або адресант (кореспондент) (кому адресовані або від кого отримані документи, найменування установи або її структурного підрозділу, посади або прізвища та ініціалів особи, до яких адресовано (адресат) або від яких отримано (адресант, кореспондент) документи;
короткий зміст документів справи, питання (предмет), подія, факт, явище, ім’я, з якими пов'язаний зміст документів справи;

17
назва регіону (території), з якими пов'язаний зміст документів справи;
дати (за потреби) зазначених у документах справи подій або дати документів справи.
До заголовка справи (за потреби) також додають анотацію, зазначають наявність у справі копій документів, мову інформації документів, характеристику особливостей фізичного стану документів.
3.2.3.3. Послідовність розміщення елементів заголовка
Назву виду справи або виду документів розміщують на початку заголовка.
Наприклад:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності.
Накази №№ 1

243 генерального директора з основної діяльності.
Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (судові, слідчі, особові тощо), вживають термін "справа".
Наприклад:
Особова справа Петренка Олега Івановича, звільненого у 2009 р.
Під час описування справ, що містять документи різних видів
(протоколи, плани, кошториси тощо), пов’язаних конкретним питанням, але не пов'язаних послідовністю ведення діловодства, у заголовку вживають термін "документи", а після нього в дужках зазначають основні види документів справи (не менше 3 і не більше 5).
Наприклад:
Документи (звіти, аналітичні довідки, огляди) про підготовку
концепції інформатизації архівної галузі.
Якщо у справі наявні 2

3 види документів, їх перераховують у заголовку.
Наприклад:
Фінансові плани (баланси прибутків та видатків) ПАТ «Київобленерго»
та звіти щодо їх виконання за 2010 рік.

18
Термін "документи" вживають також у заголовках справ, що містять документи-додатки до основного документа (нормативно-правового акта, розпорядчого документа тощо). При цьому види документів, як правило, не зазначають.
Наприклад:
Доручення Кабінету Міністрів України та документи щодо їх
виконання.
Документи до протоколу засідання Вченої ради Інституту від
12.03.2013 № 4.
Терміни «матеріали», «документальні матеріали» у заголовках не застосовують.
Термін «листування» вживають стосовно листів, приписів, доповідних записок установи - фондоутворювача або до листів фондоутворювачів, надісланих іншим юридичним або фізичним особам та отриманих від них.
Наприклад:
Листування з обласними державними адміністраціями з питань
формування Державного бюджету.
Після назви виду справи або виду документів у заголовку зазначають
автора документів справи: офіційне найменування установи або її структурного підрозділу, посади і/або прізвища та ініціалів особи, які є утворювачами документів.
Наприклад:
Звіт відділу аспірантури про виконання навчальних планів за 2005 рік.
Далі в заголовку зазначають адресата – найменування установи або її структурного підрозділу, посади і/або прізвища та ініціалів особи, до яких адресовані документи.
У заголовках справ з листуванням зазначають адресанта
(кореспондента) – найменування установи або її структурного підрозділу, посади або прізвища та ініціалів особи, від яких отримано документи.

19
Кореспондента зазначають у формі офіційного найменування установи або її структурного підрозділу, посади або прізвища та ініціалів особи.
У заголовках справ, що містять листування фондоутворювача, його найменування, як правило, не наводять, а зазначають тільки кореспондентів.
Наприклад:
Листування з Одеською облдержадміністрацією про стан безробіття
в області.
У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, їх не перераховують, а зазначають загальну видову назву.
Наприклад:
Листування з райдержадміністраціями області з питань охорони
здоров’я населення.
У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами, їх не зазначають.
Наприклад:
Листування з питань сертифікації промислових виробів.
Основну частину заголовка справи – короткий зміст документів
справи, питання (предмет), подія, факт, явище, ім’я, з якими пов'язаний зміст документів справи, розміщують після зазначення виду справи (виду документів), автора, адресата/кореспондента.
Назву регіону (найменування населених пунктів) наводять у такому порядку: село (селище), місто, район, область (Автономна Республіка Крим), країна.
Якщо зміст справи стосується однієї адміністративно-територіальної одиниці (населеного пункту), то її (його) найменування наводять у заголовку справи.
Наприклад:
Листування з Полтавською облдержадміністрацією про виконання
Державної програми активізації розвитку економіки на 2013

2014 рр.

20
Листування з Київським губпродкомом про підготовку до заготівлі
хліба в губернії.
Якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно- територіальних одиниць, то в заголовку справи їх індивідуальні найменування не зазначають.
Наприклад:
Листування
з
районними
відділами
культури
з
питань
пам’яткоохоронної роботи.
Дати зазначених у документах справи подій зазначають у заголовку за умови, що датування відображає зв'язок між подіями та фактами та необхідне для розуміння змісту документів.
Такі дати є складовою заголовка, їх розміщують, як правило, наприкінці.
Наприклад:
Документи (листування, договори, довідки) про хід підготовки cаміту
Україна – ЄС у Києві у лютому 2014 р.
Листування Київського губернатора з міністром внутрішніх справ
щодо політичної ситуації в Києві у січні 1905 р.
Якщо справа складається з одного документа, то в заголовку зазначають його дату, яка є складовою заголовка.
Наприклад:
Доповідь голови Державної архівної служби України під час зустрічі
керівників архівних служб країн СНД 12.09.2010 «Про засади державної
політики України у сфері архівної справи».
У заголовку справи, що має додатки, зазначають дати, що не співпадають з крайніми датами основного документа.
Наприклад:
Протоколи №№ 1–25 засідань Хмельницької обласної Ради народних
депутатів (січень – вересень 1985 р.) та довідки про стан роботи
підприємств легкої промисловості області у ІV кварталі 1985 р.

21
3.2.3.4. Уточнення заголовків справ окремих видів документів
У заголовках справ, сформованих за номінальною ознакою, для підвищення їх інформативності, наводять додаткові відомості.
Накази
(розпорядження), постанови, протоколи описують з проставлянням їх початкового та кінцевого номера.
Наприклад:
Накази №№ 1–215 директора інституту з основної діяльності.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначають період (місяць, квартал, рік), на (за) який складено плани (звіти).
Наприклад:
План організаційних заходів університету на 2010 рік.
У заголовках справ зі статистичними звітами зазначають номери форм статистичної звітності.
Наприклад:
Статистичний звіт з праці (ф.№ 1-т) за 2009 рік.
Якщо обсяг документів справи значно перевищує 250 аркушів, її розділяють на томи. При цьому повністю формулюють лише заголовок першого тому справи, всі інші томи в заголовку позначають словами "те саме" із зазначенням через кому інших відомостей про справу (за наявності) та номера тому.
Наприклад:
Накази №№ 1180 Міністерства юстиції України з основної
діяльності, т.1.
Те саме, №№ 181259, т.2.
Якщо томи справи складаються з документів одного виду, пов’язаних одним конкретним питанням, формулюють загальний заголовок, далі, за потреби, додають заголовок кожного тому, що уточнює зміст загального заголовка.
Наприклад:

22
Звіти бібліотек України про виконання планів культмасової роботи за
2010 рік.
Обласні бібліотеки, т.1;
Районні бібліотеки, т.2.
Якщо справа складається з одного документа, обсяг якого значно перевищує 250 аркушів, її розділяють на частини. При цьому повністю зазначають лише заголовок першої частини справи, всі інші частини позначають словами "те саме" із зазначенням через кому номера частини.
Наприклад:
Протокол № 5 засідання Центральної виборчої комісії 25.06.2012, ч.1.
Те саме,ч.2.

3.2.4. Анотація
Описання на рівні справи може доповнюватися описанням на рівні групи документів, документа або його фрагмента, якщо заголовок не відображає наявність у справі: унікальних документів; документів установи – попередника; документів, що містять відомості з кадрових питань (особового складу); відомостей для виконання соціально-правових, генеалогічних та інших видів запитів; документів, які можуть бути предметом самостійного пошуку.
Анотація узагальнено і коротко розкриває склад документів справи за
їх видами, а також подає зміст документів за темами та проблемами, що відтворюють напрями діяльності утворювача документів із зазначенням місця і часу подій.
Анотацію складають у порядку, аналогічному описуванню окремого документа або його фрагмента (вид документа, автор, адресат/кореспондент, дата, короткий зміст).

23
В анотації зазначають найменування установи, прізвища осіб, географічні назви тощо, згадувані у документах, що мають важливе значення для пошуку інформації. Наприкінці анотації наводять номери аркушів документів, що анотують.
Під час анотування не слід вживати фраз і висловів, що не мають змістового навантаження.
До кожної анотації проставляють дати документів, що анотуються.
Анотацію розташовують після заголовка справи з нового рядка.
Наприклад:
Заголовок: Протоколи №№ 111 засідань Наглядової ради Фонду
державного майна України.
Анотація: Виступ заступника міністра економіки на засіданні від 25
серпня 2009 р. щодо удосконалення механізму оцінки державного майна,
арк.9799.
Заголовок: Справа про діяльність Київської групи РСДРП та
поширення її прокламацій.
Анотація: Прокламації Київської групи РСДРП та список членів групи.
14 лютого – 15 жовтня 1905 р., арк. 249 251.

3.2.5. Мова запису інформації документів справи
За потреби після заголовка зазначають мову запису інформації документів справи, якщо вона відрізняється від мови інших документів фонду (справи). Українську не зазначають.
Якщо всі документи опису складено іншою мовою (в т.ч. російською), це зазначають тільки у передмові до опису.
За наявності у справі документів, складених кількома мовами їх зазначають в алфавітному порядку після заголовка у дужках.
Наприклад:

24
Документи (програми, плани, довідки) про участь Київського
авіаційного заводу «АВІАНТ» у міжнародних авіаційних салонах 2001

2002 рр. (англ., нім., рос.).

3.2.6. Характеристика особливостей

фізичного стану документів
справи
Відомості щодо особливостей фізичного стану документів справи (за потреби) наводять після заголовка з нового рядка, якщо вони не є характерними для даного виду документів або мають принципове значення для характеристики змісту справи.
При цьому зазначають: спосіб брошурування (альбом, зшиток, блокнот тощо); наявність прикрас, печаток, ілюстрацій в тексті тощо; особливий матеріал обкладинки (палітурки) справи (шкіра, тканина тощо); основу носія (пергамент, береста, картон); формат (розмір) носія тощо.
Наприклад:
У справі наявні ілюстрації невідомого художника ХІХ ст.
Обкладинка справи шкіряна.
Для визначення способу утворення документів вживають терміни:
«рукопис», «автограф», «машинопис», «гектограф» тощо.
За наявності у справі унікальних документів, що збереглися не повністю, зазначають ступінь їх повноти: «уривок», «без початку», «без кінця» тощо.

3.2.7. Наявність копій документів у справі
За наявності копій документів у справі, це обов’язково зазначають у заголовку.

25
Якщо у копіях представлено один документ, що згадується в заголовку, його копійність зазначають після назви виду цього документа (документів) у дужках з маленької літери.
Наприклад:
Плани та програми (копії) щодо святкування Дня шахтаря.
Якщо справу сформовано з копій документів (для документів дорадянського періоду), копійність зазначають після заголовка з великої літери.
Наприклад:
Обіжники губернатора з питань основної діяльності. Копії.
Якщо до документів справи, де наявні копії, складено анотацію, копійність зазначають після анотації з великої літери.
Наприклад:
Справа про діяльність Київської групи РСДРП та поширення її
прокламацій.
Анотація: Прокламації Київської групи РСДРП та список членів групи.
14 лютого – 15 жовтня 1905 р., арк. 249.
Копії.

3.2.8. Крайні дати документів справи
Елементом описової статті опису є крайні дати документів справи, що фіксують дати початку та закінчення справи. Цей елемент не входить до складу заголовка, його записують в окремій графі опису «Крайні дати справи
(тому, частини)» (див. додатки 7, 9, 10, 13). Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словами.
Наприклад:
25 січня – 31 грудня 2009 р.
Під час визначення крайніх дат документів справи слід враховувати, таке:

26 крайні дати документів визначають за найраннішою та найпізнішою датами оригіналів документів справи; для окремого документа записують одну дату або, залежно від характеру документа, початкову і кінцеву дати роботи над документом (якщо документ створювався впродовж певного хронологічного періоду); для документів, створених до 1918 р., дати подають за тим календарним стилем, який записано у документах.
За наявності значних хронологічних розривів у крайніх датах документів справи, зазначають усі наявні хронологічні періоди, або межі хронологічних розривів.
Наприклад:
15 січня – 18 серпня 1954 р., 20 жовтня – 30 грудня 1954 р.
У цій графі зазначають не більше трьох дат.
Наприклад:
18 січня – 28 липня 1826 р., 1837– 1842 рр., листопад 1856 р.
Дати, встановлені безпосередньо укладачем описання, записують у квадратних дужках, до відомостей, у достовірності яких є сумнів, додають знак питання.
Наприклад:
[Не раніше квітня – не пізніше жовтня] 1928 р.;
[Не раніше травня ? не пізніше липня] 1960 р.
Для реєстраційних книг або журналів крайніми датами є дати першого та останнього запису в журналі (або найраннішого та найпізнішого документа).
Датами розпорядчих документів є дата їх реєстрації (підписання).
Якщо документи не датовано, зазначають дату їх опублікування або надання чинності.
Крайніми датами документів особової справи звільненого працівника
(за умови поодиничного описування справи) є дати наказів про прийняття та звільнення працівника, на якого заведено справу.

27
Ступінь повноти датування залежатиме від характеру документів.
Повну дату (число, місяць, рік), як правило, зазначають при описуванні розпорядчих документів (накази, розпорядження, постанови, протоколи тощо), творчої документації, справ з одного питання, що стосуються однієї особи та об’єднаних терміном «справа», а також документів, для яких датування має важливе значення (доповіді, листи тощо).
Для інших видів документів (планів, звітів тощо) крайні дати не проставляють, а зазначають тільки рік за (на) який їх складено.
За наявності у справі документів, дати яких не збігаються з крайніми датами справи, після крайніх дат з нового рядка в графі опису зазначають: «У
справі є документи за ...рік».
Якщо справа складається з копій документів, виготовлених пізніше оригіналів, то крайніми датами справи є дати виготовлення копій; дати оригіналів зазначають у заголовку.
Наприклад:
Вимоги
робітників
харчової
промисловості
щодо
підвищення
заробітної плати та скорочення робочого дня в галузі за 1905–1906 рр. Копії.
У графі «Крайні дати справи» слід зазначити дати виготовлення копій: січень
– березень 1923 р.
За наявності у справах документів «дорадянського» та «радянського» періодів, у крайніх датах зазначають, як правило, дати документів обох періодів.
У разі неможливості за будь-якими ознаками (формою, стилем, палеографічними особливостями тощо) встановити дату документа, зазначають сторіччя (або частину сторіччя) до якого слід віднести документи справи.
Наприклад:
[Початок ХІХ ст.].



28
3.2.9. Кількість аркушів у справі
У графі форми опису «Кількість аркушів у справі (томі, частині)» (див. додатки 7, 9, 10, 13) фіксують обсяг справи в аркушах арабськими цифрами.

3.2.10. Строк зберігання справи
У графі форми опису «Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком» (в описах справ постійного зберігання ця графа відсутня) (див. додатки 9, 10) зазначають строки зберігання документів, встановлені на підставі типового, галузевих переліків документів, типових і примірних номенклатур справ, а також номер (номери) статті (статей) за переліком.
Наприклад:
75 р. ст. 16 б
У разі зазначення в графі кількох статей, їх відокремлюють одна від одної комами.
Наприклад:
75 р. ст. 180, 1257
У разі визначення строків зберігання документів, що не передбачені чинними переліками, шляхом проведення експертизи цінності ЕК установи за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи, в графі записують "Строк зберігання встановлено" (назва ЕПК державного архіву, протокол ___ №___)".
Якщо під час проведення експертизи цінності тимчасовий строк зберігання документів був подовжений і справу вирішено залишити на тривале зберігання, графу заповнюють в аналогічному порядку, справу включають до відповідного опису.
Наприклад:
45 р.
Строк зберігання встановлено ЕПК ЦДАВО України, протокол
15.11.2012 № 11.


29
3.3. Підсумковий запис опису
Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому запису опису, який складається після останньої описової статті, в якому цифрами і словами зазначають фактичну кількість справ, унесених в розділ опису (опису в цілому), а також обумовлюють особливості нумерації справ в опису
(наявність літерних та пропущених номерів справ).
Наприклад:
У цей опис включено 252 (двісті п’ятдесят дві) справи з № 1 по № 250,
у тому числі:
літерні номери: 11 а, 125 а, 193 а, 203 а.
пропущені номери: 178, 212.
Кожну зміну загальної кількості справ в опису, пов'язану з надходженням, вибуттям, об'єднанням або переформуванням справ, фіксують у підсумковому запису з посиланням на відповідні документи, що є підставою для внесення запису.
Наприклад:
До опису включено справу 28-а. Акт про виявлення необлікованих
документів 27.05.2010 № 3.
Після запису складають новий підсумковий запис до опису.
У разі вибуття справи з опису в графі "Примітка" напроти кожної справи, що вибула, робиться позначка "Вибула".
Закінчений опис справ, що складається з річних розділів зведених описів справ, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з декількох томів (частин), то підсумковий запис складають до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) складають загальний підсумковий запис до опису в цілому.





30
4. Вибір схеми систематизації заголовків справ в опису
4.1. Загальні правила систематизації
Систематизацією заголовків справ в опису є їх групування відповідно до структури фондоутворювача або основних напрямів (сфер, питань) його діяльності.
Складенню опису має передувати робота з розроблення схеми систематизації заголовків справ в опису (далі – схема), що є підставою для їх внутрішньої організації за науково обґрунтованими ознаками з урахуванням особливостей документів і характеру діяльності фондоутворювача.
Складення схеми слід розпочинати з вивчення системи діловодства фондоутворювача
(утворювача документів) та особливостей його функціонування, з дотриманням таких правил:
– групування здійснюють за обраними ознаками, з охопленням усіх заголовків справ опису;
– принципи систематизації заголовків справ в опису визначають у кожному конкретному випадку;
– систематизацію проводять методом дедукції, від загального до часткового;
– групування заголовків справ починають за основною ознакою, спільною для всіх справ опису, закінчують за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів;
– кожну групу документів слід систематизувати за однією і тією ж ознакою.
Розкриття інших ознак документів проводять на наступних етапах поділу. Всі етапи поділу повинні бути історично та логічно пов'язаними.
Систематизацію заголовків справ в опису проводять з урахуванням таких ознак:
структурної – для групування документів за їх приналежністю до структурних підрозділів (департамент, управління, відділ, сектор тощо), в результаті діяльності яких їх створено. Структурну ознаку застосовують під

31 час систематизації заголовків справ установи-фондоутворювача, що має чітку організаційну структуру. Розділами в опису справ такої установи будуть найменування структурних підрозділів.
Наприклад:
01. Відділ діловодства
02. Організаційний відділ
03. Плановий відділ
04. Відділ маркетингу та збуту продукції тощо .
функціональної (галузевої), тобто за напрямами діяльності установи - фондоутворювача (утворювача документів). Цю ознаку застосовують для систематизації заголовків справ в опису установи-фондоутворювача, що не має структурного поділу, у тому числі, у суб'єктах господарської діяльності недержавної форми власності. Розділи і підрозділи опису такої установи відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються в опису за ступенем важливості функцій (напрямів).
Наприклад:
01.Керівництво
02.Планування
03.Фінансування тощо.
хронологічної – для групування заголовків справ з урахуванням часу створення документів (рік, місяць, число);


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал