Основи роботи з системою Microsoft Excel




Сторінка1/8
Дата конвертації20.06.2017
Розмір0.88 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8

Київський університет імені Тараса Шевченка
Є.О.Іванов, В.Т.Матвієнко, Ю.Д.Попов
Основи роботи
з системою Microsoft Excel
Учбовий посібник для студентів всіх факультетів
Київ
Видавничо-поліграфічний центр
«Київський університет»
1999
Є.О.Іванов, В.Т.Матвієнко, Ю.Д.Попов. Основи роботи з системою Microsoft Excel:
Учбовий посібник для студентів всіх факультетів — К.: ВПЦ «Київський унiверситет»,
1999, — 80 с.
Рецензенти: А.В. Анісімов, д-р фіз.-мат. наук;
В.С. Проценко, канд. фіз.-мат. наук
Затверджено Радою факультету кібернетики
30 жовтня 1998 року
Друкується за загальною редакцією Ю.Д. Попова.
Зміст
Вступ

Основи організації інформації та роботи з програмою

Вікно Excel
Робочий лист
Рядок формул
Керування програмою
Вибір команди з меню
Вибір команди з контекстного меню
Вибір команди за допомогою панелі інструментів
Повтор команди
Скасування команди
Довідкова система Excel
Головні параметри
Панелі інструментів
Відображення та приховування панелей інструментів
Створення та видалення власної панелі інструментів
Додавання кнопки на панель інструментів
Керування вікнами
Визначення способу розташування вікон
Приховування та відображення вікон

Зміна масштабу відображення вмісту вікна
Відображення документа на весь екран

2
Робочі книги та файли
Відкриття файла робочої книги
Створення нової робочої книги
Збереження робочої книги
Робота з книгою
Типи листів у робочій книзі
Виділення робочих листів
Вставка робочих листів
Видалення робочого листа
Перейменування робочого листа
Переміщення та копіювання робочого листа
Приховування робочих листів
Групове заповнення робочих листів
Уведення та редагування даних

Переміщення по робочому листу
Уведення даних
Уведення чисел
Уведення значень дати та часу
Уведення тексту
Уведення формул
Правка даних
Виділення області
Виділення діапазону
Виділення несуміжних діапазонів
Виділення рядків і стовпчиків
Виділення робочого листа
Виділення клітинок із певним умістом
Переміщення та копіювання
Переміщення та копіювання у межах поточного листа робочої книги
Вставка клітинок у діапазон, що містить дані
Переміщення та копіювання в інший лист робочої книги
Переміщення та копіювання в іншу робочу книгу
Спеціальна вставка
Видалення та вставка
Автоматичне заповнення клітинок
Заповнення клітинок однаковим умістом
Заповнення клітинок значеннями рядів даних
Створення власних списків користувача
Пошук та заміна
Розбивка та фіксування вікна
Пошук помилок у робочому листі
Оформлення даних

Форматування
Числові формати
Параметри шрифту
Вирівнювання та розміри клітинки
Рамки та кольорове оформлення
Автоформатування
Структурування робочого листа
Обчислення

Оператори
Арифметичні оператори
Оператори порівняння

3
Текстовий оператор
Адресні оператори
Уведення формули
Використання функцій у формулах
Заміна формул результатами
Режими обчислення формул
Формули масиву
Типи адресації
Імена у формулах
Створення імен діапазонів
Присвоєння імені формулі
Застосування імен
Копіювання формул
Помилки та їх пошук у формулах
Діаграми

Створення діаграм
Типи діаграм
Зміна діаграми
Назви та підписи у діаграмі
Зміна даних у діаграмі
Форматування діаграм
Бази даних і списки

Створення списку
Форма даних
Сортування списків і діапазонів
Фільтрація даних
Автофільтр
Розширений фільтр
Підведення проміжних підсумків
Функції роботи зі списками
Що далі?

Література

Вступ
Система Excel (розглядається російськомовний варіант), яка є складовою частиною популярного пакета Microsoft Office, надає користувачу розвинені можливості для роботи з табличною інформацією (причому, таблиці розглядаються у дуже загальному розумінні). Ці можливості включають:

розвинені засоби для підготовки, оформлення, збереження та захисту даних;

потужний та зручний апарат для виконання різноманітних обчислень;

розвинені засоби для аналізу даних у вигляді графіків та діаграм;

застосування до табличних даних дій, традиційних для баз даних;

підтримка головних форматів “справжніх баз даних” і не тільки баз даних
(“імпорт” та “експорт” даних);

наявність спеціалізованих “розв'язників задач”;

потужні засоби для програмування та створення макросів.
Excel виступає не тільки як дуже потужна та зручна самостійна система, але і як засіб, що доповнює та розширює можливості інших, більш спеціалізованих систем
(програми-бухгалтерії, прикладні програми, які працюють з базами даних, текстові редактори та інші).

4
Для запуску Excel можна використовувати будь-яку з традиційних для середовища Windows можливостей:

клацнути на панелі задач Windows кнопку «Пуск», потім перейти до підменю
«Программы» та вибрати у ньому рядок «Microsoft Excel»;

(двічі) клацнути на ярлику
— «Microsoft Excel», що звичайно розташований на робочому столі Windows;

обрати файл документа або шаблона Excel, використовуючи кнопку «Пуск» та підменю «Документы». Це призведе до запуску Excel та завантаженню у робоче вікно обраного документа.
Вийти з Excel можна традиційними для середовища Windows способами:

використовуючи кнопку — «Закрыть»;

використовуючи меню «Файл» та команду «Выход»;

використовуючи сполучення клавіш <Alt+F4>.
Основи організації інформації та роботи з програмою
Вікно Excel
Структура вікна Excel наведена нижче. Як звичайно, у програмному вікні Excel може бути відкрито декілька вікон для роботи з таблицями (документами), що допускають різноманітне розташування.
Головні елементи вікна, такі як рядок заголовка, головне меню, панель
інструментів, лінійки прокрутки, традиційні для середовища Windows і цілком аналогічні відповідним елементам вікна, наприклад, редактора Microsoft Word. Тому приділимо увагу призначенню тільки специфічних елементів. Відзначимо, що деякі з елементів можуть бути приховані або змінені за допомогою системи настройки вікон.
Робочий лист
Головні операції з даними виконуються у робочому листі. Для різноманітних форм представлення даних (наприклад: дані та формули, діаграми, макроси) використовуються листи різних типів. Головний тип листа (для роботи з даними) складається з рядків і стовпчиків, що, перетинаючись, утворюють клітинки. Клітинки використовуються для збереження даних і формул. Робочий лист складається з 256 стовпчиків і 65536 рядків. Ім'я стовпчика (звичайно позначається літерами від A до
IV) та рядка (позначається числом) утворюють адресу клітинки (наприклад, A1).
Робочі листи утворюють робочу книгу. Кожна така книга може містити від 1 до
256 листів. Зберігаючи інформацію у зовнішній пам'яті у вигляді файла, Excel записує туди робочу книгу. У ході роботи з інформацією (книгою), можна добавляти, видаляти та перейменовувати листи робочої книги. Область ярликів робочих листів

5 дозволяє легко перейти до потрібного листа. Розташовані зліва від ярликів кнопки прокрутки ярликів призначені для відображення на екрані ярликів інших листів.
Excel дозволяє одночасно відкрити декілька робочих книг, кількість яких обмежена тільки обсягом оперативної пам'яті. Кожна робоча книга буде подана у своєму окремому вікні, що має всі зазначені вище елементи керування. Як звичайно, у середовищі Windows, відкриті робочі вікна допускають різноманітні способи розташування у вікні системи Excel.
Рядок формул
Задати відображення або приховати рядок формул на екрані можна, використовуючи команду «Вид\Строка формул». Цей рядок має різні форми в залежності від умісту активної клітинки. Нижче наведений приклад, коли клітинка В2 містить у собі текст.
У полі імені рядка формул (зверху, ліворуч) подані адреса або ім'я активної клітинки. Це поле дозволяє, наприклад, вказавши адресу клітинки (або діапазону клітинок), швидко перейти до потрібної клітинки (або виділити діапазон клітинок).
Якщо клітинка містить формулу, рядок формул приймає дещо інший вигляд.
У полі вмісту рядка формул (зверху, праворуч) відображений вміст активної клітинки. Наприклад, для клітинки, яка зберігає формулу, поле вмісту відображає формулу, тоді як сама клітинка відображає результат обчислення формули. Поле вмісту надає зручні засоби для уведення та редагування значень. При цьому у рядку формул з'являються кнопки для підтвердження та скасування зроблених змін, а також кнопка для активізації панелі формул у режимі уведення та редагування формул.
Керування програмою
У багатьох випадках ту ж саму команду можна задати декількома способами.
Вибір команди з меню
Покажчик і ліва клавіша миші дозволяють вибрати потрібний пункт у головному меню та підменю, а також необхідні параметри (установки) у вікнах діалогу.
Наявність “гарячих клавіш” у кожному пункті меню або підменю дозволяють зробити той же вибір за допомогою клавіатури, використовуючи <Alt+літера> для вибору пункту головного меню та відкриття підменю, клавішу <літера> або курсорні клавіші для вибору пункту підменю, клавішу <Tab> або <Shift+Tab> для вибору необхідних параметрів у вікнах діалогу.
Вибір команди з контекстного меню

Помістіть покажчик миші на об'єкті, що необхідно опрацювати. При цьому мова може йти про окрему клітинку, рядок, стовпчик, виділену область, ярлик робочого листа, елемент діаграми, панель інструментів.

Клацніть правою клавішею миші.

Виберіть з контекстного меню, що відкрилось, потрібну команду.

6
Вибір команди за допомогою панелі інструментів
Більшість команд, що найчастіше використовуються, можна виконати за допомогою кнопок панелі інструментів. Excel дозволяє вивести або приховати необхідні панелі інструментів. Часто команди, що задаються кнопками панелі
інструментів, працюють при найбільш традиційних установках, ставлячи мінімум питань користувачу у вікнах діалогу. Нижче показані дві найбільш уживані панелі:
«Стандартная» та «Форматирование».

Повтор команди
Виконану останню команду можна повторити будь-яку кількість разів. При повторі будуть враховані всі задані для команди параметри. Повторити команду можна, використовуючи меню «Правка\Повторить» (Ctrl+Y) або кнопку стандартної панелі інструментів. Після слова «Повторить»у пункті меню як правило вказується ім'я повторюваної команди, у випадку неможливості повторення пункт меню має вигляд «Нельзя повторить».

Скасування команди
Результат виконання останньої команди у більшості випадків можна скасувати.
Для скасування можна використовувати меню «Правка\Отменить» (Ctrl+Z) або кнопку стандартної панелі інструментів. Якщо скасування можливе, у пункті меню вказується також дія, що відміняється, у випадку неможливості скасування пункт меню має вигляд «Нельзя отменить».

Довідкова система Excel
Excel має у своєму розпорядженні потужну та ефективну довідкову систему, потрібна інформація з якої доступна на екрані у будь-який момент. Довідкова система організована у традиціях середовища Windows.
Звернутися до довідкової системи можна за допомогою клавіші <F1> або команди «?\Вызов справки». Подану у вікні довідки інформацію можна переглянути, роздрукувати, скопіювати у буфер, зробити власні закладки та примітки, скористатися функцією пошуку.

7
Крім того, знаходячись у вікні програми, можна одержати довідку про головні команди або елементи екрана. Для цього використовують комбінацію клавіш
<Shift+F1> або кнопку
(у попередніх версіях вона входила до стандартної панелі
інструментів; в Excel 97 вказану кнопку можна додати до панелі інструментів, знайшовши її у категорії «Окна и справка» вкладки «Команди» діалогової панелі
«Настройка», що викликається командою «Сервис\Настройка…»). Після цього курсором, що приймає форму стрілки зі знаком питання, вибирають потрібний об'єкт.
Багато з вікон діалогу у системі має кнопку
, яка розташована у правому верхньому куті вікна. За допомогою лівої кнопки миші перетягніть знак питання вказаної кнопки на об’єкт вікна, по якому ви хочете отримати довідку. У вікні, що спливає, ви будете мати підказ по обраному об’єкту.
Якщо ви хочете дістати пояснення щодо призначення непідписаних кнопок, які розташовані на панелях інструментів, просто вкажіть мишкою потрібну кнопку і зачекайте доки з’явиться необхідне пояснення.
Головні параметри
У будь-який момент використання Excel можна задати різноманітні параметри, що впливають на його роботу та враховуються надалі програмою за умовчанням. Ці параметри задаються у вікні діалогу «Параметры», що викликається на екран вибором команди «Сервис\Параметры…».

8
Вікно діалогу «Параметры»має 8 вкладок:

Параметри вкладки «Вид»дозволяють змінити вигляд вікна програми. Наприклад, вони дозволяють задати, чи відображати рядок формул, рядок стану, індикатори примітки, лінійки прокрутки, лінії сітки.

Параметри вкладки «Вычисления» визначають спосіб виконання обчислень та керують зовнішніми посиланнями у робочій книзі. Наприклад, вони дозволяють задати, чи обчислювати значення всіх формул автоматично, або очікувати спеціальної вказівки користувача — кнопка «Вычислить (F9)», що є зручним при роботі з дуже великими та складними таблицями, де використовуються потужні механізми аналізу даних, а також при наявності слабкого та повільного комп'ютера. У результаті активізації опції «точность какна экране»точність здійснюваних обчислень відповідає числу відображуваних на екрані десяткових розрядів (за умовчанням точність обчислень складає 15 знаків після коми), що також може прискорити роботу програми.

Параметри вкладки «Правка» використовуються програмою при уведенні та правці даних. Наприклад, можна зазначити, чи підтримувати переміщення та копіювання клітинок та областей за допомогою миші, розрядність дробової частини за умовчанням, напрямок переходу до іншої клітинки після уведення даних, візуальні ефекти при видаленні клітинок таблиці.

На вкладці «Общие» зібрано загальні параметри, що впливають на роботу програми у цілому. Наприклад, можна обумовити кількість листів у новій утворюваній робочій книзі, вигляд адресації клітинок (D5, де D — ім'я стовпчика та
5 — номер рядка, або R5C4, де R5 — рядок 5 а C4 — стовпчик 4), вигляд меню, шрифт, що використовується.

Параметри вкладки «Переход» полегшують користувачам перехід від програми
Lotus 1-2-3 до Excel.

Вкладка «Списки» містить списки, які використовуються при застосуванні команди автоматичного заповнення або задають визначений користувачем порядок сортування.

Параметри вкладки «Диаграмма» визначають формати та режими, що використовуються програмою за умовчанням при створенні нових діаграм.
Наприклад, вони визначають, як розуміти порожні клітинки, що входять у виділений для аналізу діапазон: ігнорувати, припускати нульові значення,
інтерполювати за значеннями сусідніх клітинок.

На вкладці «Цвет» можна задати кольори, що використовуються програмою, або скопіювати палітру кольорів з іншої робочої книги.

9
Панелі інструментів
Панелі інструментів дозволяють значно швидше вибирати команди, які найчастіше використовуються, натисканням (за допомогою покажчика миші) відповідної кнопки. Excel надає у розпорядження користувача 23 панелі інструментів.
За умовчанням на екрані відображені панелі
«Стандартная» та
«Форматирование». У деяких ситуаціях, як, наприклад, при роботі з діаграмами,
Excel автоматично представить на екрані інші відповідні панелі інструментів.
Вбудовані панелі інструментів можна відобразити або приховати, а також змінити їх відповідно до потреб користувача. Проте видалити їх зі списку панелей не можна. У будь-який момент можна відновити стандартний набір кнопок панелі
інструментів, якщо він був змінений.
Крім вбудованих панелей інструментів можна створювати свої власні панелі, які можна не тільки відобразити або приховати, але і видалити при необхідності.
Довільна з панелей інструментів може бути розташована у будь-якій частині робочого вікна. Можна змінити і положення окремих кнопок усередині панелі
інструментів. Можна також призначити кнопці макрос, що буде виконаний при її натисканні.
Відображення та приховування панелей інструментів
Доступ до списку панелей можна одержати через меню «Вид\Панели
инструментов» або через контекстне меню, що викликається правою клавішею миші, при курсорі, розташованому в області панелей інструментів. Включіть необхідні панелі та виключіть зайві.
У вашому розпорядженні є також параметри, що впливають на колір та розмір кнопок, підкази про призначення кнопок, що з'являються при переміщенні покажчика миші по панелі інструментів. Доступ до повного списку панелей інструментів можна отримати, обравши команду «Настройка…» у наведеному вище меню, або скориставшись пунктом меню «Сервис\Настройка…» та вкладкою «Панели
инструментов».
Для переміщення панелі інструментів можна, установивши на ній покажчик миші та утримуючи натиснутою ліву кнопку, перетягнути її у потрібне місце.
Створення та видалення власної панелі інструментів
Для створення панелі:

Відкрийте вікно діалогу «Настройка» на вкладці «Панели инструментов», скориставшись для цього командою «Сервис\Настройка…».

10

Натисніть кнопку «Создать…» та у полі «Панель инструментов» задайте ім'я утворюваної панелі.

Використовуючи вкладку «Команди» вікна діалогу «Настройка», помістіть на панель потрібні кнопки, перетягуючи їх мишею.

Закрийте вікно діалогу.

При необхідності змініть місце розташування панелі.

Щоб поміняти ім’я власної панелі інструментів, скористайтесь у вікні діалогу
«Настройка»кнопкою «Переименовать…».
Для видалення власної панелі інструментів:

Відкрийте вікно діалогу «Настройка».

Виберіть зі списку панелей ту, що повинна бути знищена (власну, а не вбудовану).

Натисніть кнопку «Удалить».
Додавання кнопки на панель інструментів
Для додавання кнопки:

Представте на екрані панель, в яку необхідно додати кнопку.

Відкрийте вкладку «Команды» вікна діалогу «Настройка», виконавши спочатку команду «Сервис\Настройка…».

Виберіть зі списку «Категории» потрібну категорію кнопок. У полі «Команды» відображаються відповідні команди з кнопками, що входять до обраної категорії.

Перетягніть потрібну кнопку з вікна діалогу на панель інструментів мишею при натиснутій лівій клавіші.
Для видалення кнопки:

Представте на екрані відповідну панель.

11

Відкрийте вікно діалогу «Настройка».

Перетягніть відповідну кнопку з панелі інструментів у будь-яку позицію робочого вікна.
Аналогічним способом можна переміщати кнопки усередині панелей. Для відновлення вихідного набору кнопок вбудованої панелі інструментів:

Відкрийте вкладку «Панели инструментов» вікна діалогу «Настройка».

Виберіть зі списку відповідну вбудовану панель.

Натисніть кнопку «Сброс…».
Керування вікнами
Excel,як і більшість інших Windows-програм, пропонує цілий ряд команд для виконання операцій над вікнами. Нові вікна відкриваються автоматично при відкритті робочих книг. Можна відкрити декілька вікон і для однієї робочої книги, використовуючи команду «Окно\Новое».
Визначення способу розташування вікон
Вікна відкритих робочих книг можуть бути розташовані у вікні програми декількома способами. Щоб скористатися одним із стандартних способів розташування:

Виконайте команду «Окно\Расположить…».

У вікні діалогу, що відкрилось, виберіть спосіб розташування вікон. Якщо обраний спосіб розташування повинний відноситися тільки до вікон поточної робочої книги, включіть відповідний параметр у вікні діалогу «Расположение
окон».
Приховування та відображення вікон
Якщо вікно робочої книги на якийсь час необхідно прибрати з екрана, його можна сховати. Вікно при цьому не буде закрите, і його можна відобразити у будь- який момент.
Для приховування вікна:

Перейдіть у вікно, що ви хочете сховати. Наприклад, оберіть його зі списку, поданого у підменю для пункту «Окно».

Виконайте команду «Окно\Скрыть».
Для відображення вікна:

Скористайтеся командою «Окно\Отобразить…».

Виберіть зі списку, поданого у вікні діалогу, ім'я необхідного вікна.
Зміна масштабу відображення вмісту вікна
Для вибору користувачем масштабу відображення:

Виконайте команду «Вид\Масштаб…» або скористайтеся кнопкою

«Масштаб» панелі інструментів «Стандартная».

Виберіть необхідне значення зі списку. При необхідності можна ввести також і довільне значення у відсотках, враховуючи що припустимі значення розташовуються у діапазоні від 10% до 400%.

12
Відображення документа на весь екран
З метою максимального використання поверхні екрана для відображення даних скористайтеся командою «Вид\Во весь экран». Крім того, що поверхня програмного вікна буде майже повністю віддана даним, буде відображена панель
Для повернення до старого вигляду скористайтеся кнопкою «Вернуть обычный
режим»або повторіть команду «Вид\Во весь экран».
Робочі книги та файли
Як уже відзначалося вище, робоча книга являє собою одиницю організації даних
і складається з робочих листів. При створенні або відкритті робочої книги вона буде подана в окремому вікні. Закриття вікна означає і завершення роботи з робочою книгою.
Дані, збережені у вигляді файлів з інших програм (тобто збережені в інших форматах), можуть бути імпортовані в Excel для опрацювання. Інформація, з якою ви працюєте в Excel, може бути без особливих проблем збережена в інших форматах, і, таким чином, експортована.
Як і в інших Windows-програмах, обмін даними в Excel може здійснюватися через буфер обміну або з використанням механізму Drag&Drop (перетягнути та покласти). За допомогою механізмів OLE і DDEможна задавати впровадження і зв'язування об'єктів в Excel.
Щоб одержати доступ до збережених раніше даних, потрібно відкрити відповідний їм файл.


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7   8


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал