Основи менеджменту Розділ вступ до менеджменту




Сторінка33/41
Дата конвертації03.12.2016
Розмір4.45 Mb.
1   ...   29   30   31   32   33   34   35   36   ...   41
26.2. Поділ та кооперування праці в апараті управління
Наукова організація управлінської праці — це комплекс заходів, які вміщують:
-організаційне закріплення процесів і кооперації управлінської праці, забезпечення необхідної кваліфікації працівників; розподіл і розстановку кадрів за ланками системи управління; регламентування діяльності та стосунків; вибір систем і методів роботи;
http://www.library.if.ua/books/3.html раціональну організацію робочих місць і створення оптимальних умов праці та відпочинку; нормування управлінської праці;
- матеріальне і моральне стимулювання управлінської праці.
Наукова організація управлінської праці здійснюється з урахуванням принципів спеціалізації, пропорційності, безперервності, ритмічності, паралельності, прямоточності.
Першочерговою проблемою створення організаційної системи для будь-якого виду діяльності є поділ праці, об'єктивно необхідний у будь-якому трудовому процесі, що здійснюється колективом. Це зумовлено масштабами роботи, труднощами при виконання окремих її частин та етапів, розосередженістю в часі та просторі, різною кваліфікацією та досвідом працівників. Поділ праці є також передумовою підвищення її ефективності й продуктивності.
Під поділом праці розуміють диференціацію і спеціалізацію трудової діяльності, що призводить до відособлення різних її видів, коли окремі групи управлінських працівників зайняті різною діяльністю, спрямованою на досягнення загальної мети.
При організації управлінської праці застосовують три напрями ЇЇ поділу: функціональний, технологічний та кваліфікаційний.
Функціональний поділ праці полягає в закріпленні конкретних функцій управління за підрозділами чи окремими працівниками.
Так, у будь-якому апараті управління повинні бути працівники, зайняті встановленням мети, плануванням, розробкою рішень, організацією виконання їх, мотивацією, контролем.
Подальша спеціалізація та поділ праці в межах функції відбувається за допомогою конкретизації окремих складових конкретної (специфічної) функціїта закріплення її за працівниками. Наприклад, у межах загальної функції мотивації праці виділяється функція обліку праці. Обліком праці може займатися певний структурний підрозділ чи працівник.
Технологічний поділ праці - це спеціалізація працівників відповідно до трьох великих груп робіт:
Керівництво структурним підрозділом, прийняття рішень на основі інформації при здійсненні робіт згідно з певною функцією.
Обробка інформації, яка надходить як від об'єкта управління, так і з інших джерел, та створення комплексу документації, необхідної для здійснення функції.
Оформлення документації, її пересилання, зберігання, облік, сортування та ін.
Цим трьом видам робіт або видам діяльності відповідають і три категорії працівників: керівники, фахівці, інші працівники апарату управління.
http://www.library.if.ua/books/3.html
Кваліфікаційний поділ праці — це ознака поділу праці, за якою співробітники виконують різну роботу, що відповідає їх кваліфікації та досвіду. Так, заступники керівника можуть відповідати за роботу різних структурних підрозділів виробничого та управлінського напрямів. Великий обсяг роботи може бути поділений на однакові ділянки за певною ознакою. Наприклад, при територіальному розосередженні однотипних підприємств працівники відділу, що входять до складу апарату управління організації, можуть закріплятися за підрозділами, розташованими на певній території.
Для раціоналізації управління особливе значення має вдосконалення функціонального і кваліфікаційного поділу праці. Пошук слід вести у напрямку розробки оцінних критеріїв для віднесення всіх спеціалістів до певних класів, як це прийнято стосовно до юристів і працівників інших спеціальностей.
Встановлюваний після закінчення вузу і в результаті періодичної переатестації один раз у два-три роки клас спеціаліста повинен бути основою при визначенні його посадового окладу.
Труднощі, пов'язані з розробкою критеріїв для віднесення спеціаліста до того чи іншого класу і здійснення на практиці переатестації, незрівнянні з тим підвищенням продуктивності й ефективності управлінської праці, яке може бути в результаті раціонального поділу праці у сфері управління за рівнем кваліфікації працівників.
У багатьох підприємствах і об'єднаннях працю у сфері управління оцінюють переважно з позиції загальних результатів колективної діяльності. При цьому слабко враховують рівень
індивідуальної продуктивності і внеску кожного працівника апарату управління щодо поставлених цілей. Тому опосередкована оцінка (а якщо ще взяти до уваги, що проводиться вона один раз на рік) не сприяє високопродуктивній праці.
Зв'язки і відносини, що ускладнюються між органами управління і окремими менеджерами, створюють передумови для виникнення різних організаційних недоліків: паралелізму, дублювання, необгрунтованого збільшення обсягу управлінських робіт через виконання зайвих операцій тощо. Ці недоліки пов'язані значною мірою з нечітким розподілом обов'язків між структурними підрозділами підприємства та окремими менеджерами.
Тому одним з основних завдань організації праці персоналу є чіткий розподіл функцій, прав, обов'язків і відповідальності структурних підрозділів й службових осіб, а також визначення обсягів і потоків походження інформації.
Кооперація праці — це форма організації праці, яка передбачає спільну участь багатьох працівників і забезпечує погодження їх колективних дій у одному і тому ж управлінському процесі.
Для раціональної кооперації й організаційного регламентування функ-ціювання персоналу
http://www.library.if.ua/books/3.html управління слід розробляти положення про структурні підрозділи, складати службові
інструкції для всіх управлінських працівників, охоплюючи керівників підприємств
(об'єднань), і схеми функціональних взаємозв'язків працівників. Крім того, потрібно розробляти програми (алгоритми) менеджменту, стандарти на управлінські функції та процедури стосовно особливостей кожного підприємства (об'єднання).
Отже, для підвищення організаційного рівня функціонування персоналу треба здійснити вищий ступінь формалізації процесів управління, передбачити порядок, при якому роботи виконувались би за відповідними правилами. Ідею розробки відповідних правил функціювання апарату управління доцільно реалізувати на усіх рівнях управління.
Насамперед слід встановити повноваження кожної організації у розв'язанні завдань менеджменту, розробити процедури вирішення найбільш важливих проблем підприємництва.
Розроблені стандарти, інструкції, процедури не повинні містити надмірні приписи, обмежувати свободу відділів, служб і конкретних виконавців. На відміну від технічних, у соціальних системах слід досягати не максимальної, а раціональної впорядкованості системи, за якої введення управлінської діяльності в певні рамки не призвело б до зниження
ініціативи працівників і бюрократизації персоналу управління.
При організації трудових процесів в менеджменті, як і в будь-якій іншій сфері людської діяльності, повинні максимально враховуватися наукові принципи: спеціалізації, пропорційності, паралельності, прямоточності, безперервності, ритмічності, принцип виключності, оптимальної інтенсивності праці та ін.
Принцип спеціалізації вимагає такого поділу управлінської праці, при якому б виділялися і уособлювалися відповідні підрозділи (відділи, бюро, групи), а також окремі робочі місця службовців. Спеціалізація в організації управлінської праці передбачає закріплення за кожним підрозділом апарату управління і робочим місцем за можливістю обмеженої кількості управлінських операцій, що сприяє зростанню майстерності кожного працівника і якості робіт, що виконуються.
Підвищенню рівня спеціалізації апарату управління сприяє концентрація однорідних робіт, уніфікація форм документів, раціональних методів праці, а також чітка регламентація кола робіт, обов'язків і відповідальності кожного працівника.
Розвиток спеціалізації працівників апарату управління вимагає внесення змін в співвідношення між окремими їх професіями, спеціальностями, кваліфікаціями і посадами.
Зокрема, щоб забезпечити ефективне використання кваліфікованих спеціалістів, важливо визначити правильне співвідношення їх з чисельністю обслуговуючих працівників —
http://www.library.if.ua/books/3.html обліковців, діловодів (референтів), програмістів тощо.
Принцип пропорційності —досягнення пропорційної продуктивності всіх підрозділів апарату управління, що дає змогу забезпечити комплексне і своєчасне здійснення всіх функцій управління. Крім доцільної організації праці управлінських працівників, пропорційність досягається встановленням правильних пропорцій в чисельності окремих категорій управлінських працівників, взаємопов'язаних трудовими процесами, між засобами, предметами праці і працюючими.
Принцип паралельності передбачає одночасне виконання окремих процесів і операцій шляхом сумісництва в часі різних етапів роботи. Це дає змогу скоротити подовженість циклу виконання управлінських робіт.
Принцип прямоточності означав таку побудову управлінської праці в просторі, при якій розміщення окремих підрозділів апарату управління і робочих місць (співробітників, технічних засобів) відповідає напрямку руху потоків інформації, не допускаючи зворотніх рухів, темпів, що затримують проходження інформації. З цією метою слід уважно аналізувати дію- чий документооборот і вносити в його відповідні зміни (усунення непотрібних документів або пов'язаних з ними робіт, зміна послідовності операцій, їх сумісництво і спрощення), що зручніше робити, користуючись графічною формою зображення обробки документів.
Принцип безперервності — це така організація трудових процесів, за якої кожен наступний елемент операції є природним продовженням попереднього. Цей принцип передбачає усунення витрат робочого часу службовців, затримок у надходженні потрібної інформації та
інших причин, що заключають всілякі перерви у виконанні функцій управління. Досягається це високою дисципліною праці, суворим дотриманням встановленого регламенту виконання кожною ланкою апарату управління закріплених за нею функцій, широким використанням технічних засобів управлінської праці.
Принцип ритмічності — послідовне і рівномірне чергування трудових операцій і їх елементів у часі. Це означає вимогу рівномірної роботи всіх управлінськихланок, підпорядкування їх деякому єдиному ритму, що випливає з поставлених завдань. Принцип ритмічності несумісний зі штурмовщиною в роботі, при якій неможливо забезпечити якісне обслуговування виробництва.
Принцип виключності передбачає, що всякий працівник, зайнятий в сфері менеджменту, повинен робити все можливе для виконання поставленої задачі і лише у виключних випадках звертатися до свого безпосереднього начальника. За такої організації менеджменту підвищується самостійність і відповідальність працівників за конкретну ділянку роботи, і в
http://www.library.if.ua/books/3.html той же час керівник розвантажується від вирішення дріб'язкових питань, що входить у компетенцію спеціалістів господарства чи керівників середньої ланки.
Існують й інші принципи раціональної організації управлінської праці: принцип оптимальної
інтенсивності праці та оптимальної зайнятості виконавця, принцип мінімшіьних переміщень
і економії рухів та ін.
Розглянуті основні принципи раціональної організації процесів управлінської праці тісно переплітаються між собою. Центральним завданням є оптимальний поділ праці апарату управління, що забезпечує доцільну спеціалізацію працівників і набуття ними необхідних навичок і знань, встановлення відповідальності кожного працівника за доручену справу, що усуває знеосібку, створення кооперації і досягнення на цій основі високої продуктивності праці.
Раціональний поділ праці повинен знайти відбиток в технології виконання функцій управління. З цією метою повинні бути розроблені типові рішення оптимальних варіантів закріплення відповідних робіт за окремими працівниками з урахуванням індивідуальних можливостей і здібностей кожного з них. Не можна допускати такого явища, щоб робота апарату управління лімітувалася працездатністю керівника або окремого спеціалі- ста, надмірна завантаженість яких не дозволяє своєчасно и якісно виконувати функції, покладені на відповідний підрозділ або на підприємство в цілому.
Щоб у роботі персоналу управління не виникало "вузьких місць" необхідно чітко встановлювати межу компетенції кожного працівника, маючи на увазі самостійне прийняття ним рішень, що відносяться до його службових обов'язків і пов'язані з використанням відповідних документів.
Творчий характер управлінської праці відкриває великі можливості для самоорганізації персоналу управління завдяки самовихованню і набуття потрібних для ефективності діяльності якостей (самодисципліна, концентрація уваги, пам'ять, витримка тощо), для розробки індивідуальних планів роботи на кожен робочий день, тиждень, місяць, рік, удосконалення організації робочого місця тощо. Якщо немає суворо продуманого плану, діяльність керівника і спеціаліста, як відповідна реакція на сигнали, що надходять, часто має хаотичний характер, повністю підпорядковується ходу зовнішніх подій. Крім того, ще давньоримський письменник Публій Те-ренцій стверджував, що, оскільки ми не можемо зробити все. що бажаємо, то потрібно бажати лише того, що ми можемо зробити. А ця вимога краще всього реалізується при плануванні.
Труднощі планування управлінської праці полягають у тому, що не можна детально запрограмувати наперед усі майбутні роботи, оскільки менеджери щодня опиняються у
http://www.library.if.ua/books/3.html нестандартних ситуаціях. Проте планування дає змогу систематизувати роботу, здійснювати свідому і цілеспрямовану побудову трудового процесу, виробляти звичку ощадливого ставлення до фактора часу, раціонального режиму праці, наперед готуватися до виконання тих чи інших операцій і тим самим економити час на «входження» у роботу. Крім того, воно полегшує контроль і самоконтроль за ходом управлінських операцій, оперативну оцінку внеску кожного працівника у розв'язання поставленого завдання.
26.3. Організація робочого місця в апараті управління
Нині організація та обладнання робочих місць працівників апарату управління, створення відповідних умов для їх праці набувають дедалі більшого значення. З кожним роком збільшується обсяг оброблювальної інформації, все більше застосовуються засоби механізації та автоматизації робіт, техніка стає більш складна, виникають нові професії тощо. Все це потребує певної організації робочих місць, їх планування, устаткування, створення оптимальних умов для праці.
Виділення і планування робочого місця Робочим місцем менеджера є окремий кабінет чи частина загального приміщення, де здійснюється його трудова діяльність і маються необхідні засоби праці відповідно до змісту робіт, що виконуються.
Якщо менеджер на своєму робочому місці приймає відвідувачів і своїх працівників з службових і особистих питань, одержує і передає конфіденційну інформацію, проводить наради і бесіди, то він повинен, як правило, займати окреме приміщення (кабінет чи офіс).
Під кабінет рекомендуються кімнати прямокутної форми зі співвідношенням сторін від 1:1 до 1:1,5 (не більш 1:2), із природним освітленням. Мінімальна висота кімнати — 3,25 м, а мінімальна ширина — 2,5 м [75, с 131—132]. Площа кабінету визначається функціями менеджера, його положенням і може коливатися в межах від 12 до 40 м.
Однак ці загальні норми площі робочих місць службовців можуть служити лише орієнтиром при організації і плануванні робочих місць, тому що вони не враховують усієї розмаїтості умов праці різних професій, що служать. Тому набагато зручніше використовувати для визначення необхідної площі робочого місця в кожному конкретному випадку сумарний метод розрахунку, в якому окремо враховується площа кожної з перерахованих вище трьох частин робочого місця: де Пзаг —уся площа робочого місця; П —площа, необхідна для роботи і пересування співробітника; По — площа, яку займає обладнання; Ппр — площа проходів.
При такому методі підрахунку можна врахувати також необхідну площу для відвідувачів, а в деяких випадках для устаткування, використовуваного колективно. При використанні сумарного способу розрахунок ведеться відповідно до нормативів на окремі елементи
http://www.library.if.ua/books/3.html робочого місця.
Площа, яку займають меблі й обладнання, розрахувати просто: кожний із предметів устаткування має визначені габарити. Однак габарити ці встановлюються не довільно, вони підлеглі вимогам ергономіки, і насамперед антропометрії. Людина, сидячи за робочим столом, кульманом чи пультом управління може охопити лише визначений робочий простір, обмежений відстанню його витягнугих рук. Цей простір називають максимальною робочою сферою досяжності, і складає воно 65-70 см у довжину (при витягнутих уперед руках) і 150-
160 см у ширину (при розведених у сторони руках). Виходячи з цих вимірів, конструюються в даний час стандартні письмові столи для більшості службовців — 750 х 1500 мм. Столи з більшою поверхнею (до 1000 х 2000 мм) призначаються для керівників, які проводять наради з одним — трьома відвідувачами, що розташовуються за цим же столом.
Якщо робочу сферу менеджера потрібно ше збільшити, це досягається за рахунок повороту його на обертовому стільці вправо чи вліво. Відповідно до такої можливості конструюються напівкруглі пульти ЕОМ, диспетчерські пульти.
Робоче місце може знаходитися й у загальному приміщенні. Але тоді воно повинно мати більшу площу, ніж у підлеглих, і розташовуватися окремо від них. Для часткової зорової і звукової ізоляції можна використовувати шафи, збірно-розбірні екрани, боксові розділові перегородки, декоративні рослини, пересувні перегородки, що збираються зі стандартних елементів легкої конструкції, та інші підручні засоби. У ряді випадків робоче місце розміщають на узвишші, щоб менеджеру були видні робочі місця виконавців. Якщо в одному кабінеті розташовано два робочі місця, то між ними повинен бути прохід шириною не менше
100 см.
Кабінет менеджера рекомендується поділяти на три функціональні зони: робочу, нарад і відпочинку. Кожній з них повинна відповідати обстановка. У набір меблів робочої зони входять: двотумбовий стіл, підйомно-поворотне крісло, шафа для книг чи кабінетна стінка, стіл-приставка, бокс для документів, технічні засоби, які використовуються в процесі роботи.
Бажано, щоб: письмовий стіл розташовувався перпендикулярно до вікна; світло з вікна падало ліворуч; письмовий стіл і крісло були вилучені від джерела тепла; вхідні двері знаходилися в полі зору. Меблі і технічні засоби треба розташовувати так, щоб можна було, не встаючи, дістати якнайбільше предметів.
Зона нарад у залежності від площі кабінету і звичайної чисельності учасників сполучається з робочою чи створюється як самостійна. У першому випадку стіл для нарад установлюється перпендикулярно до робочого столу, а з кожної його бічної сторони встановлюють не більше чотирьох стільців. У другому випадку в зоні нарад розмішають стіл для нарад, стільці для
http://www.library.if.ua/books/3.html учасників, крісло для головуючого.
Зону відпочинку рекомендується розташовувати в частині кабінету, протилежній робочій зоні. її обладнують кріслами для відпочинку, журнальним столиком, телевізором, локальним освітленням.
Меблі і все устаткування кабінету можуть бути різної конструкції, розмірів, форми і кольору.
Але вони повинні відповідати санітарним нормам, розміщатися з урахуванням взаємозв'язків з підлеглими, послідовності робіт, що виконуються, бути підібраними зі смаком, забезпечувати комфортні умови праці, виключати втрати часу, зв'язані з нераціональним переміщенням.
Елементи обстановки кабінету повинні відповідати антропометричним даним менеджера і співробітників. Оптимальною висотою робочої поверхні столу вважається: при зрості до 160 см — 70 см, від 161 до 170 — 72, від 171 до 180 — 75, понад 180 — 78 см. Оптимальна висота сидіння в стільців і крісел складає: при зрості 161 — 170 см-45 см, 170— 180 — 47, понад 180 —49см
[97, с. 193 — 194]. Крісло менеджера повинне мати підйомно-поворотний механізм, напівтверду спинку і поручні. Поверхня меблів повинна бути твердою і гладкою. Матеріал покриття не повинен давати відблисків.
У даний час науково-дослідні і проектні організації розробили типові проекти організації робочих місць менеджерів і інших категорій фахівців. Проекти складаються звичайно за такими розділами: введення, зміст праці й інформаційні зв'язки, розташування робочого місця, його оснащення і планування, інформаційне обслуговування робочого місця; матеріально-господарське обслуговування; умови праці й естетичне оформлення; економічна ефективність від упровадження проекту. Типовий проект прив'язується до конкретного місця з урахуванням можливостей підприємства й особливостей роботи менеджера.
Устаткування робочого місця
Робочі місця менеджерів можуть бути оснащені засобами адміністративного зв'язку і сигналізації, складання, копіювання, збереження і пошуку текстових документів, виконання креслярських робіт і відображення аудіовізуальної інформації, обчислювальної техніки,
іншими технічними засобами і пристроями, настільною оргтехнікою і канцелярськими пристосуваннями.
Найважливішим елементом устаткування робочого місця менеджера є засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. До них відносяться телефонна апаратура, візуальні й акустичні засоби пошуку і виклику. Сучасне телефонне устаткування, крім традиційного телефонного апарату, може містити ряд спеціальних пристосувань — автовідповідач,
http://www.library.if.ua/books/3.html телефонний підсилювач, концентратори, автонабирач номера та ін.
Телефонна техніка для менеджерів постійно удосконалюється. Робочі місця менеджерів можуть обладнатися комутаторами оперативного (директорського) зв'язку. Усе ширше застосовуються радіотелефони. Для зв'язку керівників із секретарями й окремими працівниками використовуються гучномовні телефонні пристрої. Терміновий виклик менеджерів чи підлеглих можна здійснювати за допомогою безпровідних пошуково- викличних систем сигналізації.
У кабінетах секретарів менеджерів вищого рівня може бути встановлена апаратура факсимільного зв'язку. Вона забезпечує повну автоматизацію процесів прийому і передачі
інформації і діє цілодобово, тобто і при відсутності абонента. З її допомогою
(використовуючи спеціальний пристрій, що кодує — МОДЕМ) можна передавати будь-яку документальну інформацію (схеми, графіки, фотографії та ін.) з високою надійністю й оперативністю. Машинописний текст на листі стандартного формату А4 (297 х 210 мм) передається по факсу протягом 10— 180 с [97, с. 201].
До засобів складання і копіювання текстових документів відносяться комп'ютер, диктофон, машини й автомати, що пишуть. На друкарських машинах і автоматах менеджери, як правило, безпосередньо не працюють, але трапляються виключення. Найбільш перспективним засобом складання і копіювання текстових документів вважається персональна ЕОМ (ПЕОМ).
Диктофон є різновидом магнітофона, призначеного для запису усного мовлення і його наступного відтворення для використання надалі. Його застосовують: для підготовки листів, розпоряджень, наказів, доповідей, довідок, доповідних і пояснювальних записок; запису заміток, нагадувань, резолюцій, указівок, запитів у процесі оперативної діяльності менеджера; фіксації пропозицій, думок і думок з метою запам'ятовування і подальшого передруку і використання; запису ходу нарад, збір, тексту виступів, доповідей, прийнятих рішень тощо. Використання диктофонів приводить до значної економії часу — до 20 %, підвищення продуктивності праці друкарки на 25-45%, збільшення обсягу робіт, що виконуються, на 40-50% у порівнянні з обсягами при ручному записі [97, с 195— 196].
Як засоби збереження і пошуку документів, що знаходяться в кабінеті менеджера, можуть використовуватися: устаткування для картотек (адресних, контрольних і інших довідкових
— вертикальних, плоских, підвісних, поворотних, настільних, пересувних), бокси для
http://www.library.if.ua/books/3.html документів, папки-реє-стратори та ін. Для виконання технічних операцій з обробки документів застосовують пристосування для скріплення і склеювання, ручні й електричні зшивачі.
У кабінетах менеджерів, що керують виконанням технічних функцій управління виробництвом (головний інженер чи технічний директор підприємства, головні фахівці та
ін.), можуть знаходитися біля засобів для виконання креслярських робіт: креслярський верстат, пристосування, інструменти і пристрої для креслення.
Кабінети менеджерів, у яких розглядаються проекти, проводяться наради з демонстрацією зображень, зафіксованих на фото- і кіноплівці, можуть оснащуватися засобами відображення аудіовізуальної інформації — екраном, проекційною апаратурою, планшетами для планування.
Робоче місце менеджера повинно бути укомплектоване також необхідними засобами настільної оргтехніки і канцелярських приладів. До них відносяться: картотечні шухляди, лотки для документів і канцприладдя, електронний годинник, мікрокалькулятор, лічильно- довідкові лінійки, різнобарвні рейтери, фломастери, лінійки, ножиці, стрічка, що склеює, скріпки, папір для заміток і записів, картки, зшивачі з затисками тошо.
Прогресивним напрямом удосконалення організації праці робітників різних категорій є створення автоматизованих робочих місць (АРМ) фахівців, утому числі й менеджерів.
Основою АРМ є ПЕОМ. Робоче місце обладнується набором засобів збору, збереження і передачі інформації: дисплеєм, терміналом, копіювальною машиною, засобами зв'язку і швидкісним друком, інтерфейсним устаткуванням для включення терміналу в локальну мережу, що забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних. Технічні засоби АРМ не тільки збирають і зберігають інформацію, але й аналізують її, обробляють, класифікують, підготовляють проекти оптимальних рішень. У цілому АРМ полегшують працю менеджера, підвищують його ефективність, піднімають менеджмент на більш високий інтелектуальний рівень.
Умови праці менеджера
Повнота реалізації трудового і творчого потенціалу менеджера, його працездатність, продуктивність праці, здоров'я і тривалість життя значною мірою залежать від виробничого середовища на робочому місці, тобто умов його праці.
Створення інтер'єру робочого місця
Під умовами праці розуміється сукупність елементів виробничого середовища (хімічних, фізичних, біологічних) і власне трудового процесу (психофізіологічних), що роблять вплив на стан організму людини — його здоров'я, працездатність, задоволеність працею, процес
http://www.library.if.ua/books/3.html відтворення робочої сили й ефективність праці [75, с 156].
Стан умов праці на робочих місцях усіх працівників, у тому числі і менеджерів, регулюється законодавчими актами, нормативами і стандартами. Наприклад, у Кодексі законів про працю
України адміністрація підприємств, установ, організацій зобов'язана забезпечити здоров'я і безпечні умови праці. У Сніп 2.09.04-87 "Адміністративні і побутові будинки" зазначені вимоги до адміністративних будинків. Загальна площа будинків визначається за Сніп
2.09.02-85.
Специфіка праці менеджерів обумовлює ряд особливостей у роботі зі створення сприятливих умов наїхніх робочих місцях. Основними елементами процесу оптимізації виробничого середовища для них є: розробка інтер'єру службових приміщень; забезпечення необхідного світлового режиму; всіляке усунення шуму; забезпечення необхідних параметрів повітрообміну, температури і вологості повітря.
Інтер'єр — це архітектурне і художнє оформлення внутрішніх приміщень будинку. Робочі приміщення менеджерів якоюсь мірою є обличчям підприємств, організацій чи установ. По
їхньому оформленню найчастіше судять про дане виробництво чи про надійність підприємців як партнерів за угодами. Крім того, вони впливають на продуктивність праці, оскільки працювати в красиво оформленому приміщенні приємніше і продуктивніше.
Головна вимога до оформлення інтер'єру робочого місця менеджера — це об'ємно- просторова єдність усіх його складових: планування й архітектурно-будівельного оформлення кімнати, робочих меблів, устаткування, іншого оснащення. Повинні враховуватися не тільки функціональні й ергономічні, але й психофізіологічні та естетичні вимоги.
Для інтер'єру важливе фарбування, оскільки існує визначена залежність між колірним оформленням середовиша і зоровим стомленням. Різні кольори й у різних співвідношеннях неоднаково сприймаються оком і впливають на працю людини. Червоний, жовтогарячий і фіолетовий кольори діють збуджуюче, дратують і стомлюють. Зелений, голубий і близькі до них відтінки радують, заспокоюють. Чорний колір створює враження більшої ваги, чим білий.
Фарбування службових приміщень менеджерів виконує три функції: фізіологічну, психологічну й естетичну.
З урахуванням фізіологічної функції елементи інтер'єру потрібно фарбувати в такі кольори, що мають найбільший коефіцієнт відображення світла. Знання психологічної функції
http://www.library.if.ua/books/3.html кольору дозволяє знижувати несприятливі впливи навколишнього середовища на працю.
Наприклад, рівне, спокійне фарбування сприяє зосередженню уваги в роботі. Яскраві, підбадьорливі кольори доцільні при одноманітній роботі. Естетична функція кольору повинна враховуватися при прив'язці визначених колірних гам до конкретних архітектурних форм. Наприклад, за допомогою колірних рішень можна виправляти недоліки архітектури приміщення, прикрашати його.
З огляду на всі три функції фарбування елементів інтер'єру, стіни в кабінетах менеджерів рекомендується оклеювати шпалерою чи фарбувати в кольори, що сприятливо впливають на нервову систему: ясно-зелений, світло-бежевий, ясно-жовтий, колір слонової кістки чи голубий [97, с 190]. Стелю краще фарбувати у світлі тони.
Важливим естетичним елементом службових кабінетів менеджерів є озеленення. Рослини в кімнатах, крім виконання декоративної функції, поліпшують склад повітря й очищають його, знижують нервове і зорове стомлення.
Забезпечення сприятливих кліматичних умов праці. Праця менеджера, пов'язана з передачею
і переробкою великих масивів текстової, цифрової й графічної інформації, вимагає особливого режиму висвітлення. Заданими закордонних дослідників, за допомогою органів зору працівники управління одержують 83% інформації, тоді як через слух — 11%, запах —
3,5%, дотик-15%.
Раціональна освітленість робочого місця знижує стомлюваність і підвищує продуктивність праці.
Фізіологічним особливостям праці менеджера найбільшою мірою відповідає природне освітлення. Тому бажано, щоб кабінети менеджерів мали максимальну площу віконних прорізів. При орієнтації вікон на південну сторону на вікнах повинні бути світлорозсіюючі штори чи жалюзі.
Застосовуючи штучне освітлення, варто враховувати такі вимоги: достатність освітлення за рівнем і рівномірністю; правильний набір джерел; раціональний розподіл світла в приміщенні; відсутність прямих променів і відбитих відблисків; поєднання загальних і місцевих джерел світла.
Більш зручним вважається освітлення з використанням люмінесцентних ламп, їхнє світло близьке за спектром до сонячного. При їхньому використанні збільшується гострота зору, знижується стомлюваність, поліпшується настрій. При однаковій з лампами накалювання витраті електроенергії вони забезпечують збільшення освітленості в 2-2,5 раза, що робить їх
http://www.library.if.ua/books/3.html економічно вигідними. Але є й недоліки: миготіння, тріск стартерів.
Як джерела місцевого освітлення рекомендується застосовувати пересувні лампи, що повертаються, на гнучкому шлангу чи на спеціальних шарнірах. Потужність ламп повинна бути не менш 60 Вт. М'яке, несліпуче світло повинно падати на робоче місце ліворуч.
Несприятливий вплив на роботу менеджерів роблять шумові перешкоди. Вони стомлюють центральну нервову систему, знижують увагу і працездатність. Нормальними умовами праці вважаються такі, при яких рівень шуму не перевищує 50 децибел. Для порівняння вкажемо, що в звичайній житловій кімнаті рівень шуму складає 40 децибел, у будинку на вулиці з напруженим рухом при закритому вікні — 60, а при відкритому — 70, у будинку біля аеропорту — 100. Літак при зльоті утворить шум у 120 децибел.
Джерелами шуму на робочих місцях менеджерів, особливо якщо вони знаходяться в загальних приміщеннях, можуть бути: робота устаткування в сусідніх виробничих підрозділах, робота управлінської техніки, процес обробки документів, пересування стільців, розмови, ляскіт дверей, зайві ходіння співробітників і відвідувачів, телефонні розмови.
Для зниження рівня шуму на робочих місцях проводяться заходи за двома напрямами: технічні: установка амортизаторів під управлінську техніку, усунення несправностей у меблях і устаткуванні, усунення ляскоту й оббивка дверей, пристрій звуковбирних ковпаків над телефонними апаратами, заміна звукової викличної сигналізації світловою, облицювання стін, стелі, підлог адміністративних приміщень звуковбирними матеріалами; організаційні: заборона голосних розмов у службових приміщеннях, оформлення попереджувальних написів, перепланування робочих місць, усунення непродуктивних ходінь співробітників по приміщенню, виділення спеціальних кімнат для прийому відвідувачів і телефонних розмов.
Самопочуття менеджера, а виходить, і ефективність його роботи багато в чому визначаються повітрообміном і температурно-вологим режимом на робочому місці. По силі впливу на продуктивність праці працівників розумової праці ці фактори стоять на другому місці після світлового режиму.
Робота людей у закритому приміщенні призводить до зниження вмісту кисню. Це викликає погіршення хімічного складу крові, що викликає сонливість, різко знижує продуктивність розумової' праці. Тому потрібно забезпечувати провітрювання адміністративних приміщень.
Повітря повинне бути чистим. Неприпустимі протяги. Необхідно з'ясувати також, наскільки надійно забезпечена ізоляція адміністративних приміщень від виробничих ділянок і технологічних процесів з несприятливими умовами праці — загазованістю, високим вмістом у повітрі хімічних речовин.
http://www.library.if.ua/books/3.html
Найбільш сприятливою температурою в адміністративних приміщеннях вважається 22-23°С, а вологість — порядку 40-60%. Розрахунки температури і кратності обміну повітря в адміністративно-конторських приміщеннях повинні відповідати Санітарним нормам проектування промислових підприємств (СН-245 — 89) і Системі стандартів безпеки праці
(ССБТ).
Спільне одночасне регулювання повітрообміну, вологості повітря і його температури являє собою кондиціонування. Воно набуває особливого значення в літню пору при підвищеній температурі, коли різко знижується працездатність. Розрахунки й дослідження показали ефективність установки кондиціонерів в адміністративних приміщеннях, незважаючи на
їхню значну вартість і збільшення витрат на електроенергію.
Оргтехніка в роботі менеджера. Крім персонального комп'ютера менеджер повинен уміти працювати з диктофоном, калькулятором й іншими орг-технічними пристроями. Розглянемо більш докладно роботу менеджера з диктофоном. Навчитися працювати з диктофоном як вітчизняного, так і закордонного виробництва досить просто. Більш складною справою представляється саме диктування і техніка оволодіння нею.
Робота з диктофоном надає менеджеру багато переваг. Насамперед значно заощаджується час, тому що надиктувати, наприклад, діловий лист набагато простіше і швидше, ніж його написати. Фонодрукарка з голосу менеджера швидко надрукує текст ділового папера і дасть йому на підпис. Диктування змінює мову менеджера, змушує говорити в більш спокійному темпі, чітко, ясно й однозначно формулювати свої думки. Нарешті, диктування дозволяє менеджеру почути свій голос і ніби глянути на нього з боку, що часто приводить до бажання працювати над своєю мовою, спробувати розвинути можливості голосу.
Як треба диктувати текст управлінського документа?
1. Розуміння тексту диктограми фонодрукаркою чи технічним секретарем залежить від темпу диктування. Оптимальним прийнято вважати темп диктування 120слів/хв.
Необхідно стежити за довжиною фрази. Фраза, що складається більш ніж з 11 слів, значно знижує якість сприйняття людиною, що працює з дик-тограмою.
Диктувати потрібно весь підготовлений матеріал за пропозиціями, говорити треба не прямо в мікрофон, а трохи вбік.
Диктувати необхідно чітко, не проковтуючи закінчень слів, змінюючи тембр голосу в тих місцях, де даються вказівки, що друкувати не треба.
Необхідно диктувати крапку, кому, абзац і інші знаки. Усі прізвища, спеціальні терміни і вираження, важкі іноземні слова диктуються по буквах. Спочатку слово диктується звичайно, потім ви включаєте в текст службову фразу "диктую по буквах".
http://www.library.if.ua/books/3.html
Якшо в тексті багато спеціальних термінів, то до диктограми прикладається і передається фонодрукарці рукопис.
Ділові папери містять службову частину, що також необхідно диктувати: це — дата (число, місяць, рік); найменування підрозділу: номер телефону; ініціали і прізвище виконавця диктограми: вид документа і його формат; тираж (кількість копій); необхідний термін виконання; куди (кому) треба направити машинописний оригінал і копії.
Використання диктофона й уміння диктувати — це тільки один з напрямків роботи менеджера, що допомагає йому більш успішно вирішувати управлінські задачі, що стоять перед ним. Формування стійкої установки на використання оргтехніки і придбання кваліфікації в цій сфері є для менеджера складовими успіху в його основній діяльності.


Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   29   30   31   32   33   34   35   36   ...   41


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал