Основи діловодства офіційно-діловий стиль



Скачати 225.8 Kb.
Pdf просмотр
Дата конвертації14.07.2017
Розмір225.8 Kb.

5
1. ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА
1.1. Офіційно-діловий стиль

Офіційно-діловий стиль (ОДС) має давню історію. Дослідники виявили зародки ділового стилю та його елементи ще в пам’ятках періоду Київської
Русі. Уривки з пам’яток «Руська Правда», «Повість минулих літ» уже виявляють деяку наближеність до ділового письма.
Для актової писемності характерне точне фіксування ділянок, предметів, майна, географічних пунктів.
У ХІV ст. виникли грамоти як документи спеціального жанру. Учені свідчать, що поряд із терміном грамота використовувався і термін лист. За юридичним призначенням відомо понад 30 видів грамот: дарчі, договірні, уставні, мирні, роздільні, купчі, митні, вотчинні, пільгові, присяжні, поручні, позовні, охоронні, укладні та ін. Грамоти як документи відомі аж до ХVІІІ ст.
Велику роль у формуванні ОДС відіграли універсали, грамоти, листи гетьманської та полковницьких канцелярій середини ХVІІІ ст. і діловодство козацької доби.
Із ХVІІІ ст. під впливом російського діловодства провідним розпорядчим документом стає указ. Поширені й такі директивно-розпорядчі документи, як
«універсалъ», «листъ», «ордеръ», «інструкція», «резолюція», «приказъ».
Учені доводять, що паростки ОДС заклалися в українській літературній мові в ХІХ – на початку ХХ ст.
У 50-60-х роках цей стиль називають офіційно-документальним (із такими різновидами: стиль указів, офіційних розпоряджень або наказів, законодавчих документів), або діловою мовою.
В українському мовознавстві 60-х років створюються праці, орієнтовані на побудову стилістики національної мови. У цей час спостерігається спільний для російської й української мов фонд лексики (наприклад: плановість, норматив, рознарядка, громадська приймальня, начфін та ін.). Виникають і закріплюються усталені словосполучення назв посадових осіб (наприклад: завідуючий кабінетом, виконуючий обов’язки, керуючий трестом та ін.).
У часи «хрущовської відлиги» були зроблені часткові, в основному формальні спроби українізувати сферу ділового спілкування.
У 70-х роках уперше визначено комунікативну функцію ОДС як настановчо-інформативну. Тоді ж було розроблено основні ознаки ділової сфери комунікації:

однозначність, точність, логічність;

перевага складних речень, однотипних синтаксичних конструкцій, нанизування однорідних членів речення;

консервативність – уживання мовних штампів, кліше, «професійних
ідіом» (стійких мовних зворотів, що означають одне поняття);

відсутність образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій, синонімічних термінів;

6

усталеність та однотипність форм певного документа для стандартизації його виготовлення;

активне вживання книжних елементів.
У 80-ті роки в ОДС було виділено три підстилі (жанри):
1) дипломатичний, 2) законодавчий, 3) адміністративно-канцелярський. Іще вказувалося на необхідність поєднання в діловому мовленні комунікативно-
інформаційної функції (характерної для оголошень, автобіографій, посвідчень, характеристик, довідок, актів та ін.), нормативно-регулювальної (що діє в законах, наказах, розпорядженнях, меморандумах та ін.) і функції спілкування
(притаманної для договорів, доручень, протоколів, квитанцій, угод тощо).
У час, коли Україна здобула незалежність, а українська мова набула статусу державної (ст.10 Конституції України, 1996 рік), активно розвиваються всі жанри ОДС, а діловодство переведене на державну мову.
1.2. Правові підстави загального діловодства

Зважаючи на важливість цієї сфери діяльності, органи влади на загальнодержавному рівні запроваджують чітку регламентацію, спрямовану на уніфікацію (уподібнення) документів та створення систем документації залежно від їх призначення.
Регламентація забезпечує:
– можливість раціонального користування документами на основі їх однорідності;
– умови для машинної обробки інформації, зафіксованої в документах;
– оптимізацію зберігання та пошуку документів;
– оперативний контроль за станом документообігу.
На сучасному етапі справочинство здійснюється відповідно до вимог
«Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (укладена на основі ДСТУ 4163-2003, що регламентує діловодну діяльність), Закону України «Про національний архівний фонд і архівні установи», а також ДСТУ 2732-2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять».
Відповідальність за роботу з документами покладається на керівника певного підрозділу, де такого немає – на секретаря, секретаря-друкаря, офіс- менеджера або діловода. Можливі й інші варіанти. У будь-якому випадку повинні бути враховані такі вимоги:
– посада названа відповідно до переліку кваліфікаційних характеристик професій працівників;
– обов’язки та функції діловода визначені розпорядчим документом
(наказом, розпорядженням) по управлінському органу;
– коло обов’язків відображено в посадовій інструкції відповідного працівника.

7
На рівні управлінського органу (далі – організація) урядові вимоги щодо діловодства реалізуються Інструкцією з діловодства, яка видається на підставі зазначеної Типової інструкції. Інструкція організації повинна регулярно переглядатись і перезатверджуватись керівником з метою врахування динаміки середовища й адаптації до нових умов.
Типова інструкція складається з таких розділів:
1.
Загальні положення.
2.
Документування управлінської діяльності.
3.
Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції.
4.
Складання та оформлення службових документів.
5.
Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції.
6.
Організація контролю за виконанням документів.
7.
Складання номенклатури формування справ.
8.
Підготовка справ до зберігання та використання.
Інструкція доповнюється переліком документів, які повинні бути в обігу і на зберіганні та зразками оформлення цих документів.
У номенклатуру, поряд зі справами, заносяться всі довідкові картотеки та журнали реєстрації документів. Передача документів до архіву оформлюється описом і актом встановленої форми.
1.3. Суть і призначення діловодства
Управлінські процеси реалізуються шляхом нагромадження, систематизації, збереження і передачі специфічної інформації.
Фіксування цієї інформації на матеріальних носіях (папері, плівці, електронних системах і в системах проводового електрозв’язку) та її опрацювання є процесом створення документів.
Документ – матеріальний об’єкт, на якому зафіксована певна інформація, призначена для використання у сфері управлінської діяльності. Сукупність таких документів, оформлених за встановленими правилами і зведених у систему називається документацією.
Процес одержання, творення, обслуговування, використання, зберігання і передачі документів називається документоводством, провадженням документів або діловодством (російською – «делопроизводством»).
Система одержання документів організацією і надсилання їх за межі організації, а також проходження документів усередині організації – етапи, адресати, маршрути – і забезпечення зворотного зв’язку називається документообігом.
Без реалізації таких функцій діловодства не обходиться жодний управлінський орган.

Отже, діловодство (справочинство) – це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Воно дає змогу забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рішень, а також координувати всі етапи роботи – від проектування до контролю за виконанням рішення.

8
Люди, живучи в суспільстві, постійно обмінюються інформацією, тому й фіксують її, бо дещо треба зберігати впродовж років, десятиліть, століть тощо.
Носіями інформації (наукової, управлінської та ін.) є документи.
Щодо писемної форми ОДС української літературної мови, то вона реалізується і фіксується, передусім, у ділових документах.
Документ (слово латинського походження, що означає «доказ»)
− це засіб закріплення на папері інформації про факти, події, явища дійсності і про діяльність людини. Ділові папери різних видів оформлюються за певними стандартами, що полегшує ведення документації, ділового листування. Вони виділяються серед інших документів своїми властивостями, що полягають у такому:

є носіями офіційної інформації, самі слугують джерелом потрібної
інформації;

мають правову вагу, господарське значення, оскільки можуть служити письмовим доказом, засобом свідчення чого-небудь, можуть бути довідковим джерелом;

роблять можливим вилучення інформації з архівів і обробку її в поточній діяльності.
Ураховуючи названі особливості ділових паперів, призначення та структуру, можна сформулювати і їх загальне визначення: це письмові ділові
тексти про факти, події, явища об’єктивної дійсності, які побудовані за
певними моделями/схемами і виконують, крім загальної для всього стилю,
конкретну (тільки їм властиву) функцію.
Хоча кожен документ і має конкретну схему побудови, виконує тільки йому властиву функцію, але всі вони укладаються відповідно до офіційно закріплених чи узаконених правил, традицій. У зв’язку із цим докумети, до якого б із підстилів вони не належали, повинні відповідати таким конкретним вимогам:

видаються поважним органом або особою відповідно до їхньої компетенції;

не повинні суперечити чинному законодавству і директивним указівкам керівних органів;

повинні бути достовірними і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

повинні відповідати своєму призначенню й укладатися за встановленою формою;

мають бути бездоганно відредаговані й оформлені (порушеннями в оформленні вважаються неохайність, нерозбірливість тексту, тонкий, прозорий папір і та ін.).
Крім названих вимог, під час укладання документів необхідно дотримуватися таких основних принципів стилю і мови ділових паперів:

норм літературної мови взагалі і норм стилю зокрема;

уніфікації ділової мови;

стислості текстів через використання простих речень, уведення мовних кліше, зворотів, абревіатур та ін.

9
Виконання цих принципів має узгоджуватися з такими критеріями оцінки мови документів, як традиційність, нормативність, доцільність.
Усе назване сприяє зручній обробці документів, робить можливим швидке й продуктивне добування інформації з найменшими витратами часу та енергії. Правильно оформлений за змістом і за формою документ стає придатним для тривалого зберігання та легкого відтворення інформації в майбутньому, а процес управління набуває стабільності, оперативності й результативності.
Отже, саме якість службової документації безпосередньо впливає на результативність виробничої діяльності.
1.3.1. Сучасне діловодство
Особливості сучасного діловодства полягають у веденні його державною мовою, у широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, у необхідності дотримування вимог чинних державних стандартів у цій галузі та впровадження раціональних прийомів роботи.
Сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними є складовими частинами діловодства, які створюють систему документації.
Систем документації багато. Найчисленніша з них – система управлінських
(адміністративних, або загальних, чи кадрових, або спеціальних) документів.
Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні
(галузеві) документаційні системи, як от: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.
Управлінське документування
Загальне (адміністративне)
Спеціальне (кадрове)
1 2
1. Складання документів
із загальних питань: розробка нормативно-правових документів; підготовка розпорядчих документів (наказів, указівок, розпоряджень, рішень); написання організаційних документів
(положення, статут, інструкції, правила); оформлення документів колегіальних органів
(протоколи, стенограми, повідомлення); освоєння довідково-інформаційних документів та особливостей їх оформлення
(анкети, анотації, висновки, графіки відпусток, доповіді, довідки, замітки; записки
– доповідна, пояснювальна, службова; запрошення, заяви, звіти, зведення, оголошення, огляди, плани, повідомлення, подання, прес-релізи, рецензії, списки, службові листи, телеграми, телефонограми).
Ведення трудових книжок.
Облік руху кадрів: укладання і розірвання трудового договору; оформлення заяв; складання наказів з особового складу; ведення карток та книг обліку.
3. Ведення особових справ: складання опису документів; заповнення особового листка з обліку кадрів; складання автобіографії та характеристики; оформлення додатка до особового листка з обліку кадрів.

10
1 2
2. Оформлення документації з господарської та зовнішньоекономічної діяльності: укладання договорів, трудових угод; підготовка протоколів розбіжностей, складання комерційних актів; подання претензій, оформлення позовних заяв; укладання претензій, оформлення позовних заяв; укладання комерційних угод
(запити, пропозиції(оферти), укладання контрактів).
3. Документування обліково-фінансових операцій: оформлення відкриття рахунків; складання авансових звітів та актів; написання доручень, довіреностей, розписок; заповнення відомостей і накладних; оформлення відряджень, ведення їх обліку.
4. Документування роботи з персоналом: робота з резервом кадрів; атестація кадрів; призначення допомог і пенсій; оформлення нагороджень.
5. Організація роботи з документами: приймання, розгляд, реєстрація; порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної документації; організація спостереження за ходом виконання документів; робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян; истематизація документів та їх ереження.
1.3.2. Класифікація, стандартизація й уніфікація документів

Більшість службових документів досить легко можна класифікувати.
Класифікація документів – це їх поділ на форми, види (групи), класи за узагальненими ознаками споріднення. Основною метою класифікації документів є поліпшення роботи діловодних служб шляхом підвищення їх оперативності при пошуку та розподілі службової інформації, доведення документів до адресата тощо. Одночасно це дає змогу як інтенсифікувати роботу апарату управління взагалі, так і підвищити відповідальність кожного окремого керівника й безпосереднього виконавця.
Документування управлінської діяльності відбувається в процесі запису інформації за встановленими правилами на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.
У практичній діяльності установ (організацій, підприємств) трапляються документи різних видів (груп), які характеризуються такими ознаками:

найменуванням – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки,
інструкції, протоколи та ін.;

походженням – службові (офіційні) й особисті (приватні);

місцем виконання – внутрішні та зовнішні;

призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, кадрові, з питань матеріально- технічного постачання тощо.

напрямком руху – вхідні й вихідні;

формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні);

термінами виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові;

11

ступенем гласності – цілком таємні, таємні, для службового користування (ДСК), загальнодоступні;

стадіями створення – оригінали, копії, відпуски (копії, які залишаються у справі для довідок), витяги (частини з тексту документа), дублікати (другі примірники документів, видані у зв’язку з втратою оригіналу);

термінами зберігання – постійного (75 років), тривалого (понад
10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним засобом;

носієм інформації – оформлені на папері, дискеті, фотоплівці, аудіо- та відеополівці, на дискетах, СД-дисках чи електронних інформаційних накопичувачах.
Група (вид) документів за призначенням включає певну кількість офіційно-ділових документів за найменуванням, що відображено в табл. 1.
Таблиця 1

з/п
Організа-
ційні
Розпорядчі
Особисті
офіційні; щодо
особового складу
Довідково-
інформаційні
З
господарськ
о-договірної
діяльності
Обліково-
фінансові
1 2
3
4
5
6
7
1
Інструкція
Указівка
Автобіографія Оголошення
/анонс/
Договір
Таблиця
2
Положення
Наказ
Заява
Рекламне оголошення
Трудова угода
Список, перелік
3
Правила
Постанова
Резюме
Листи
(запити, відповіді, по- відомлення) та ін.
Контракт
Накладна
4
Статут
Розпорядження
Скарга
Телеграма
Акт
5 Ухвала/ рішення
Характерис- тика
Телефоно- грама, радіограма
Дорученн я платіжне
6
Особовий листок з обліку кадрів
Подання, клопотання
Розписка
7
Трудова книжка
Факс
Гарантій- ний лист
8
Накази щодо особового складу
Адреса
Зобов’я- зання
9
Графік відпусток
Візитна картка
(візитівка)
Заявка
10
Особова картка
Протокол, витяг із протоколу
Свідоцтво
11
Доручення
Прес-реліз
Відомість

12
1 2
3
4
5
6
7
12
Розписка
Звіт
Квитанція
13
Рапорт
Резолюція
14
Заповіт
Довідка
15
Доповідна записка
16
Пояснюваль на записка
17
Стаття
18
Анотація
19
Рецензія
20
Відгук
21
Повідомлен ня про захід

Стандартизацію документів можна визначити як процес установлення та застосування певних норм і обмежень в оформленні документів із метою впорядкування діяльності в цій сфері.
Стандарт – це юридично закріплений комплекс чітко визначених правил, термінів, реквізитів, обов’язкових до застосування в роботі з документацією всіх типів. Існує також стандарт для підготовки текстової частини документа як однієї з найважливіших операцій у документуванні. Суть його полягає в тому, що текст складається з окремих самостійних частин: вступу, доказів та
закінчення. У першій частині (преамбулі) викладається обґрунтування складання документа, у другій (констатувальній) – суть питання, у третій
(розпорядчій) – висновки, пропозиції, рішення.
Уніфікація – це зведення чого-небудь до єдиної форми, системи, єдиних нормативів.
Вона є одним із напрямків раціоналізації в роботі із системами документів. Це виявляється у впровадженні в практику документування типових (стереотипних, трафаретних) текстів або їхніх частин чи елементів, що значно полегшує та прискорює практичну роботу щодо складання документа, а також є доцільним з погляду розумового сприйняття тексту.
Уніфікована система документації – система, створена за єдиними вимогами, яка містить у собі інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.
Уніфікований документ – це документ, що має юридичну силу, складений за уніфікованою формою та оформлений у визначеному порядку.
Уніфікована форма документа – це форма, що є сукупністю визначених реквізитів, установлених відповідно до вирішуваних проблемних питань.

1.3.3. Реквізити сучасних ділових документів
Багаторічна практика управлінської діяльності окреслила та визначила основні уніфіковані правила оформлення організаційно-розпорядчої документації (ОРД). Це, зокрема, написання та розміщення на папері бланка

13
реквізитів документа (слово «реквізит» латинського походження, що означає
«необхідне, потрібне»). Будь-який документ складається з певного набору реквізитів – окремих елементів ділових паперів.
Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Для документів групи ОРД та для службових листів використовуються бланки, що підвищує культуру праці. Бланк – це стандартний аркуш із нанесеною друкарським способом постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної.
Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні
− фіксуються на бланку при його заповненні.
Кожний документ повинен мати свій формуляр
− сукупність реквізитів, розміщених у певній послідовності.
В управлінській діяльності згідно зі стандартом на оформлення документів використовується папір формату А4 (розмір аркуша 297
Х
210 мм) та А5 (розмір аркуша 146
Х
210 мм). Документи оформлюються за формуляром-зразком.
Формуляр-зразок – це єдина модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, побудову конструкційної сітки та основні реквізити.
Розміщення реквізитів на документі має кутовий та повздовжній вигляд.
Як відправна точка для всіх подальших схем застосовується типова форма розміщення повного комплекту реквізитів за ДСТУ 4163-2003.
Згідно з вимогами документи повинні мати такі реквізити:
1. Державний герб, який розміщується посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації.
2. Емблема організації чи підприємства розташовується ліворуч від назви організації.
3. Зображення державних нагород ставиться у верхньому лівому кутку або посередині документа.
4. Код підприємства, установи, організації міститься у верхньому правому кутку.
5. Код форми документа друкується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
6. Назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника) може перебувати у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
7. Повна назва установи, організації або підприємства – автора
документа, як правило, розміщується у верхньому лівому кутку, може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
8. Назва структурного підрозділу розташовується у верхньому лівому кутку.
9. Довідкові дані про організацію: повна поштова адреса, номер
телефону, факсу, номер рахунку в банкові розміщується у верхньому лівому кутку, оформлюється згідно з поштовими правилами.
10. Назва виду документа розташовується зліва або посередині сторінки
(у листах не використовується).
11. Дата ставиться в лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату

14
ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2014 року) або цифровим – число та місяць двома парами арабських цифр, рік чотирма арабськими цифрами (24.08.2014). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформлюється словесно-цифровим способом.
12. Реєстраційний індекс документа розміщується у верхній лівій частині сторінки.
13. Посилання на індекс та дату вхідного документа ставиться у верхній лівій частині сторінки.
14. Місце складання чи видання розташовується у верхній лівій частині сторінки.
15. Гриф обмеження доступу до документа розміщується з правого боку під кодом форми.
16. Адресат розташовується в правій верхній частині сторінки. Під час адресування ініціали ставляться після прізвища. У разі адресування без зазначення посадової особи – назву подають у називному відмінку. Із зазначенням посадової особи – у давальному відмінку.
17. Гриф затвердження розташовується в правій верхній частині сторінки. Елементи грифу затвердження:

слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

назва посади;

особистий підпис;

ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ;

дата затвердження.
18. Резолюція розміщується в правому верхньому кутку або на будь–якій площі лицьового боку сторінки документа, окрім берегів.
Складається з таких елементів:

прізвище та ініціали виконавця, якому направлений документ;

указівка на порядок виконання документа;

термін виконання;

особистий підпис керівника;

дата.
19. Заголовок до тексту повинен бути узгоджений із назвою документа і
..містити короткий виклад його основного смислу. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?».
20. Відмітка про контроль розташовується з лівого боку у верхній частині берега. Її проставляють за формою «К» або «Контроль».
21. Текст розміщується по всій ширині сторінки, за винятком берегів.
22. Відмітка про наявність додатка розташовується з лівого боку у верхній половині сторінки. Якщо документ складено не на бланкові, тоді –
унизу після тексту.
23. Підпис розміщується під текстом. До складу підпису входять зазначення посади (з лівого боку), підпис (між назвою посади і прізвищем), розшифрування підпису, яке в дужки не береться. Під час розшифрування підпису ініціали ставляться перед прізвищем.

15 24. Гриф погодження розташовується нижче від реквізиту «Підпис» або на окремій сторінці.
25. Віза – внутрішнє узгодження проекту документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису особи, яка візує, ініціалів і прізвища та дати.
Ставиться на першому примірнику документа, який залишається в організації.
26. Відбиток печатки прикладається до документа, що вимагає особливого засвідчення.
27. Відмітка про засвідчення копій розташовується в правому верхньому кутку.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону є обов’язковими на
вихідних документах (листах, довідках, висновках). Прізвище виконавця та номер його службового телефону ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.
29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи. Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього берега першої сторінки документа, містить стислу довідку про виконання, слова «До справи» та номер справи, до якої має бути підшитий документ, дату скерування документа до справи, підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
30. Відмітка про наявність документа в електронній формі розміщується після тексту в нижній частині документа.
31. Відмітка про надходження документа до організації розташовується праворуч на нижньому березі сторінки, містить скорочену назву організації, що отримала документ, дату його надходження.
32. Запис про державну реєстрацію ставлять у Міністерстві юстиції
України на нормативні акти, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 року № 493 заносять до державного реєстру.
1.3.4. Вимоги до тексту документа
Текст
− головний елемент документа. При складанні тексту документа повинні виконуватися вимоги, найголовнішими з яких є достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до сприйняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

16
Логічні елементи, з яких складається текст, такі:
1) вступ (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання та ін.);
2) доказ (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);
3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).
Текст документа, що складається із самого закінчення, називається
простим, а той, що містить також інші логічні елементи,
складним.
Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу йде доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ
− відсутній) порядок розташування логічних елементів.
При підготовці тексту слід дотримуватися таких правил:
1. Правильно та у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
2. Текст викладати від третьої особи (наприклад: комісія ухвалила ..., ректорат клопочеться ... та ін.). Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення (наприклад: відповідно до ..., у зв’язку з ..., з метою ..., потрібний для ... та ін.).
5. Уживати відповідні синтаксичні конструкції (наприклад: доводимо до
Вашого відома, що ...; нагадуємо Вам, що ...; у порядку надання матеріальної допомоги ...; у зв’язку з вказівкою ... та ін.).
6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення (наприклад:
Беручи до уваги ...; Розглянувши ... та ін.).
7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення
− перед означуваними словами; додатки − після керуючого слова; вставні слова
− на початку речення).
9. Активну форму дієслова слід замінити пасивною, щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером (наприклад: Ви досі не затвердили склад комісії з питань контролю дисципліни ..., а краще
− Вами ще не затверджено склад комісії з питань контролю дисципліни ...).
Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то треба вживати активну форму (наприклад: Академія не гарантує ...).
10. Уживати інфінітивні конструкції (наприклад: створити комісію ...; надати відпустку ...; доручити виконання...).
11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу (наприклад: Наказую ...; Пропоную ...).
12. Використовувати скорочення слів, абревіатур, які вживаються у справочинстві, за загальними правилами (обл., р-н, райво, напр., канд. філол. наук).

17 13. Надавати перевагу простим реченням. Послуговуватися формами ввічливості, використовуючи слова: шановний, високошановний, вельмишановний, високоповажний.
1.3.5. Оформлення сторінки

Офіційно-розпорядчі документи оформлюються на папері форматом
А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні береги (поля): лівий
− 30 мм; правий − 10 мм; верхній та нижній
− 20 мм.
Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні
− на чистих аркушах паперу.
Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами не менше 10 мм від краю. Біля цифр не ставляться ніякі позначки.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні у лівому верхньому кутку аркуша.
1.3.6. Рубрикація тексту
Рубрикація – це членування тексту на складові частини, відокремлення однієї частини від іншої абзацом, заголовком, номером тощо.
Абзац – фрагмент тексту, що становить внутрішньо замкнене смислове ціле, оформлюється відступом управо на початку рядка.
Текст документа може поділятися на розділи, підрозділи, пункти та
підпункти. Розділи, підрозділи можуть мати заголовки, підзаголовки.
Заголовки розділів друкують з великої літери. Дозволяється написання великими літерами всього заголовка. Підзаголовки друкують з великої літери.
Крапку в кінці заголовків і підзаголовків не проставляють. Розділи, підрозділи, пункти та підпункти нумерують арабськими цифрами, розділяють крапками.
Іноді після останньої цифри крапку не ставлять.

1.3.7. Вимоги до бланків документів
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Бланк документа – це уніфікована форма (службового) документа з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланк виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 1 вересня 2003 року.

18
Він установлює такі види бланків:
– загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів;
– бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа;
– бланк листа.
Послуговуючись загальним бланком організації, установи, розробляють бланки структурних підрозділів або бланки посадових осіб, якщо ця особа має право підпису документів.
Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити:
• зображення Державного герба України, герба Автономної
Республіки Крим – 01;
• емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;
• зображення нагород – 03;
• код організації за ЄДРПОУ – 04;
• назва організації вищого рівня – 06;
• назва організації – 07;
• назва структурного підрозділу – 08;
• місця складання або видання документа – 14.
Проте місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо воно входить до складу назви організації. Наприклад: Національний університет «Київський політехнічний інститут», Харківська міська державна адміністрація, Донецька державна авіакомпанія «Донбас-Східні авіалінії
України» тощо.
Крім цього, загальний бланк може мати такі обмежувальні позначення для реквізитів:
• код форми документа за ДКУД – 05;
• дата документа -11;
• реєстраційний індекс документа – 12;
• заголовок до тексту документа – 19;
• відмітка про контроль – 20.
Зверніть, будь ласка, увагу, що у загальному бланку посадової особи на місці реквізиту «Назва структурного підрозділу» буде зазначена «Назва посади». Зазвичай, такі бланки виготовлюють для заступників керівників органів державної влади та органів місцевого самоврядування.
Бланки конкретних видів документів (розпоряджень, наказів, протоколів, актів тощо) доцільно виготовляти, якщо на підприємстві, в установі чи організації впродовж року створюється понад 200 документів цього виду.
У цьому разі склад реквізитів загального бланка доповнюють такими:
• код форми документа за ДКУД – 05;
• назва виду документа – 10.
Бланк листа може містити такі реквізити:
• зображення Державного герба України, герба Автономної
Республіки Крим – 01;

19
• зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) – 02;
• зображення нагород – 03;
• код організації за ЄДРПОУ – 04;
• назва організації вищого рівня – 06;
• назва організації – 07;
• назва структурного підрозділу організації – 08;
• довідкові дані про організацію – 09,
Крім того, на бланку листа фіксують обмежувальні позначення для таких реквізитів:
• дата документа –11;
• реєстраційний індекс документа – 12;
• посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь – 13;
• адресат – 16;
• заголовок до тексту документа – 19;
• відмітка про контроль – 20.
Зауважимо, що незалежно від виду бланка реквізит 01 «Зображення
Державного герба України, герба Автономної республіка Крим» завжди розташовують над серединою реквізиту 06 «Назва організації вищого рівня» (а за його відсутності – реквізиту 07 «Назва організації»).
Реквізит «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу», «Довідкові дані про організацію», та «Назва виду документа», а також обмежувальні позначення для реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Посилання на реєстраційний
індекс і дату документа, на який дають відповідь» у межах відповідних зон слід розміщувати одним із способів:
• просторовим, за якого кожний рядок реквізиту починається від межі лівого берега,
• зцентрованим, за якого початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж лівого і правого берегів.
Підприємства, установи та організації, які згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» мають право використовувати у діловодстві поряд з українською мови національних меншин, можуть друкувати реквізити «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу», «Довідкові дані про організацію» і «Назва виду документа» двома мовами – українською та мовою національних меншин, на одному рівні поздовжнього бланка. Підприємства, установи та організації, які ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, також можуть виготовляти бланки двома мовами; ліворуч – українською, праворуч –
іноземною. Проте, в межах України не рекомендовано застосовувати бланки, в яких використано іноземну мову.

20
Питання і завдання до частини 1
1. Визначте сферу застосування офіційно-ділового стилю, його основну функцію.
2. Які підстилі ОДС ви знаєте?
3. Назвіть основні риси офіційно-ділового стилю.
4. У чому полягає різниця між усною і письмовою формами ОДС?
5. Дайте визначення терміна «діловодство» (справочинство).
6. Що таке документ?
7. Що таке класифікація документів? Для чого її треба знати?
8. За якими ознаками класифікують документи?
9. На які групи поділяються документи?
10. Що таке формуляр-зразок?
11. Що таке реквізит документа?
12. Що таке бланк документа?
13. Які варіанти розташування реквізитів вам відомі?
14. Як визначають код документа?
15. Дайте характеристику Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД).
16. Схарактеризуйте Типову інструкцію з діловодства від 30 листопада
2011 року № 1242.
17. Які організаційно-розпорядчі документи стосуються адміністративного та кадрового діловодства?
18. Які існують вимоги до текстів сучасного діловодства?
19. Схарактеризуйте розташування й оформлення таких реквізитів:

адресат,

адресант,

резолюція,

гриф затвердження,

дата,

підпис.
Завдання 1. Прочитати тексти, запам’ятати інформацію. До якого стилю тексти відноситься?
Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади,
Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада
2011 року № 1242. встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів із діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
(Типова інструкція).

21
У розпорядчому документі зазначають комплекс заходів щодо впровадження стандарту (перелік заходів із термінами виконання може бути оформлений у вигляді плану), серед яких мають бути такі види робіт:
– розроблення чи перероблення інструкції (регламенту, правил) з оформлювання документів організації;
– розроблення бланків документів відповідно до вимог ДСТУ;
– удосконалення організації виготовлення бланків та їх обліку;
– проведення семінарів і нарад із керівниками структурних підрозділів, а також періодичне проведення практичних занять (семінарів) із працівниками, які виконують ділові процеси;
– забезпечення працівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи, примірниками ДСТУ (Державного стандарту України)
4163-2003, методичними рекомендаціями щодо його застосування, уніфікованими формами документів;
– упровадження досвіду застосування стандарту.
(Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003).

Завдання 2. Висловити свої міркування щодо важливості правильної організації діловодних процесів і про їх безпосередній вплив на економічні результати та ефективність діяльності установ (організацій, підприємств).

Завдання 3. Продовжити речення. Документ – це... [18, с. 36]. Стандарт – це ... [18, с. 37]. Стандартизація документів – це ...[18, с. 37]. Уніфікація документів – це ... [18, с. 37].

Завдання 4. До якої групи документів належать?
– акт,
– листи,
– доповідна записка,
– відомість,
– рекламне оголошення,
– доручення,
– клопотання,
– характеристика,
– резюме,
– розпорядження.

Завдання 5. Прочитайте визначення. З’ясуйте, які види документів за класифікаційними ознаками:
1)
мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами;
2)
виконуються в порядку загальної черговості;
3)
створюються в кожному окремому випадку для розв’язання окремих ситуацій; їх друкують або пишуть від руки;
4)
створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності;

22 5)
створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють;
6)
мають чинність лише всередині тієї організації, де їх складено;
7)
є результатом спілкування установи з іншими установами та організаціями.
При виконанні завдань 2, 3, 4 використайте матеріали ДСТУ 4163-2003.

Завдання 6. Назвіть способи оформлення дати. Чи відповідають запропоновані зразки правилам оформлення? Виправте помилки, де це потрібно, й запишіть правильно.
23 грудня 2014 року, 5.Х.13, 04.07.13, 06 липня 2014 р., 13.10.2013,
18.8.14., 27 лютого 14 року.

Завдання 7. Виправте, якщо це потрібно, помилки в оформленні реквізиту «підпис». Запишіть правильно.
1)
Директор спеціалізованої школи № 20
Руденко О.Д. (підпис)
2)
Проректор з наукової роботи, проф. (підпис)
Грінченко С.М.
3)
Директор фірми «Світанок» (підпис) О.К. Рева
4)
Директор ЗОШ № 240
Л.В. Максимчук
(підпис)
Завуч ЗОШ № 240
Л.В. Вахнюк
(підпис)
5)
Декан факультету української філології
(підпис) доц. І.І. Дробот
Декан факультету
іноземної філології
(підпис) доц. Гончаров В.І.
6)
Міністр освіти
і науки України
(підпис)
С. Савченко
Міністр охорони здоров’я України
(підпис)
Ю. Харчук
Завдання 8. Виправте помилки в адресуванні документів. Запишіть правильно.
1) Національному педагогічному університету
імені В.Н. Каразіна
Відділу кадрів м. Харків, вул. Блюхера, 2 2) У прокуратуру м. Києва
(адреса)

23 3) директору ЗОШ № 242 м. Харкова
Т.Р. Поповичу
4) Друкарня «Преса України»
Головному редакторові
В.О. Щабельському
5) м. Харків – 61118 пр. Тракторобудівників, 40, кв. 149
Сердезі Віктору Павловичу.


Поділіться з Вашими друзьями:


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал