О. М. Бекетова о. О. Жигло, О. В. Кір’янова, О. Ю. Малюкова конспект




Сторінка8/9
Дата конвертації16.12.2016
Розмір5.06 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9
ТЕМА 7.
ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ
План
1. Довідка.
2. Звіт.
3.Службова записка.
4. Протокол. Витяг з протоколу.
Ключові поняття: довідка, доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт,
протокол, витяг із протоколу.
1. Довідка
Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.
Довідки можуть бути особисті й службові. Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки
індивідуальні реквізити. Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи.
Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Внутрішні печаткою не засвідчують.
Реквізити: 1. Назва організації, що видає довідку. 2. Дата і номер. 3.
Назва виду документа. 4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка; текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається). 5. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.




98
Взірець довідки:
Міністерство освіти і науки України
Харківський національний університет міського господарства
імені О. М. Бекетова
24.09.2013
Довідка № 177
Леонов Ігор Вадимович навчається на ІІІ курсі денної форми навчання економічного факультету.
Довідка видана для подання до військкомату Київського району м. Харкова.
Декан факультету підпис О.В.Смолич печатка
2. Звіт
Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу). Звіти бувають статистичні (цифрові) й
текстові. Статистичні звіти оформлюються на спеціально виготовлених друкарським способом бланках. Текстові звіти здебільшого виконуються довільно, але існують усталені вимоги до їх оформлення.
Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Заголовок (вказують установу, напрям діяльності, звітний період). 3. Текст, який має такі частини: вступ
(вказують коло завдань, які були поставлені перед установою (особою) за звітний період); основна частина (опис та аналіз виконаної роботи); висновки
(пропозиції, зауваження, плани на майбутнє). 4. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту. 5. Дата. 6. Печатка.
Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, обгрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань. Текст звіту великий за обсягом звіт поділяють на частини, кожна з яких має свій заголовок.
Звіти про виконання одноразових завдань і доручень не затверджуються й адресуються керівникові, від якого отримано завдання. Текст такого звіту починають словами: Відповідно до Вашого доручення від...
Печатка, штамп установи й підпис керівника мають бути лише у зовнішніх звітах.
2. Службові записки
Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів:
доповідна
записка,
пояснювальна записка, рапорт.
Реквізити: 1. Адресат. 2. Адресант. 3. Назва виду документа (Доповідна записка; Пояснювальна записка; Рапорт). 4. Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним

99 спрямуванням), про порушення трудової дисципліни). 5. Текст. 6. Дата. 7.
Підпис.
Доповідна записка – це документ на ім'я керівника установи, у якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.
За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні,
ініціативні, за походженням – внутрішні, зовнішні.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини – описову (констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині сформульовані висновки і пропозиції або прохання, способи їх виконання.
Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.
Рапорт – 1) письмове офіційне повідомлення про що-небудь вищій
інстанції, керівництву; 2) різновид доповідної записки, в якій стисло але докладно викладено суть якої-небудь справи.
Пояснювальна записка – 1) це документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи; 2) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту), в якому обгрунтовується мета його створення, структура, зміст, призначення, актуальність і новизна).
Пояснювальну записку пише працівник на вимогу керівника, рідше з власної ініціативи.

Взірець пояснювальної записки:
Деканові фізичного факультету ХПІ проф. Литвинову Я.В. студента гр. ГУ-14
Бойка Ігоря Павловича
Пояснювальна записка
Із 05. 03 до 18. 03. 2013 р. я не відвідував заняття в інституті, оскільки допомагав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем проживання батьків (м. Тересва Закарпатської обл.).
20. 03. 2013 Власноручний підпис
3. Протокол. Витяг з протоколу
Протокол – документ, що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, засідань, нарад, конференцій, обговорень тощо. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

100
За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на: стислі – записують порядок денний, прізвища доповідачів, назву питання, формулюють ухвалу; повнікрім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіального органу;
стенографічні весь хід засідання записують дослівно.
Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Індекс (номер). 3. Дата. 4. Місце засідання. 5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню). 6.
Заголовок до тексту. 7. Текст. 8. Підпис голови. 9. Підпис секретаря.
Вимоги до оформлення протоколу
Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4. Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання. У тексті протоколу виділяють дві частини: вступна і основна.
Взірець протоколу:
ПРОТОКОЛ № 5 звітно-виборних зборів профспілкової групи кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін
31.10.2014
Голова: проф. С. В. Шеховець.
Секретар: доц. А. В. Гошилик.
Присутні: проф. Шеховець С. В., доц. Гошилик А. В., доц. Дудик О В, доц. Коломієць О. О., доц. Карплюк І. В., доц. Міськевич Т.М., доц. Приходько С. В., викл. Поліщук Л. В , викл. Захарчук В. І., голова профспілкового комітету Інституту історичної освіти доц. Л. В. Бака.
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Звіт про роботу профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін І. В. Карплюк за період з вересня 2012 року по вересень 2014 року
2. Вибори профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін.
1. СЛУХАЛИ:
Звіт профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін І. В.
Карплюк за період з вересня 2012 року по вересень 2014 року (звіт додається).
ВИСТУПИЛИ:
Доц. Т.М. Міськевич відзначила плідну працю І. В. Карплюк на профспілковій ниві.
Доц. О. В. Дудик наголосила на тому, що на посаді профорга І. В.
Карплюк своєчасно інформувала колектив кафедри про профспілкове життя

101
інституту та університету і гідно представляла кафедру перед профкомом
інституту і університету.
Доц. С. В. Приходько – завдяки І. В. Карплюк привертається увага до проблем працівників кафедри (оздоровлення, надання путівок, матеріальної допомоги), організовано побут кафедри.
УХВАЛИЛИ:
1. Роботу профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін І. В. Карплюк за період з вересня 2012 року по вересень 2014 року схвалити.
2. СЛУХАЛИ:
Про вибори профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін.
ВИСТУПИЛИ:
Доц. О. О. Коломієць запропонувала обрати профорга відкритим голосуванням.
Викл. Л. В. Поліщук запропонувала переобрати І. В. Карплюк на посаду профорга на новий термін.
Викл. В. І. Захарчук підтримала пропозицію Л.В. Поліщук.
УХВАЛИЛИ:
1. Вибори профгрупорга провести відкритим голосуванням.
2. Висунути кандидатуру І. В. Карплюк на посаду голови профспілкової групи кафедри.
РЕЗУЛЬТАТИ ГОЛОСУВАННЯ:
«За» – одноголосно.
«Проти» – немає.
«Утрималися» – немає.
Головою профгрупи кафедри обрано доц. І. В Карплюк.
Голова зборів підпис С. В Шеховець
Секретар зборів підпис A. B. Гошилик
Витяг з протоколу – це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання. Його складають, надсилають (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.
Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Заголовок протоколу. 3. Дата протоколу. 4. Текст витягу. 5. Дата складання витягу. 6. Прізвища секретаря, голови засідання. 7. Печатка.
Від протоколу витяг відрізняється тим, що в ньому подається ухвала лише з одного питання, тому порядок денний не зазначається. Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів і скріплюється печаткою.
У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено або надіслано.

102
Взірець витягу з протоколу:
Міністерство освіти і науки України
Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова
ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 11 засідання Вченої ради
Національного педагогічного університету
імені М. П. Драгоманова
27 квітня 2013 року
СЛУХАЛИ:
Про затвердження типової програми кандидатського іспиту з української мови за професійним спрямуванням. Укладачі: Шевчук С. В., Висоцький А. В.,
Клименко І. В.
УХВАЛИЛИ:
Затвердити типову програму кандидатського іспиту з української мови за професійним спрямуванням. Укладачі: Шевчук С. В., Висоцький A.B.,
Клименко I.B.
30.04.2013
Голова Вченої ради В. П. Андрущенко
Вчений секретар Вченої ради О. Г. Ярошенко
Питання для самоконтролю
1. Які документи належать до довідково-інформаційних?
2. Що таке звіт? Які види звітів існують?
3. Що таке довідка? Види довідок. З яких реквізитів складається?
4. Види службових записок.
5. Які є види звітів?
6. Що таке протокол? Які існують види протоколів?
7. За якими правилами оформлюють текст протоколу?
8. Що таке витяг з протоколу?
9. Чим відрізняється протокол від витягу з протоколу?


ТЕМА 8.
ЕТИКЕТ СЛУЖБОВОГО ЛИСТУВАННЯ
План
1. Класифікація листів.
2. Реквізити листа та їх оформлювання.
3. Етикет службового листування.
4. Типи листів.
Ключові поняття: листування, лист, реквізити листа, лист-повідомлення,
лист-запит, гарантійний лист, лист-прохання, лист-відмова, лист-претензія,
лист-вибачення.

103
1. Класифікація листів
Лист – це поширений вид документації, один із способів обміну
інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх – пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.
За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують. До листів, що потребують
відповіді, належать: листи-прохання; листи-звернення; листи-пропозиції; листи- запити; листи-вимоги. До листів, що не потребують відповіді, належать: листи- попередження; листи-нагадування; листи-підтвердження; листи-відмови; супровідні листи; гарантійні листи; листи-повідомлення; рекомендаційний лист.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист
– низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
2. Реквізити листа та їх оформлювання
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Реквізити листа за державним стандартом: 1. Державний Герб. 2.
Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного Герба України). 3. Зображення державних нагород. 4. Код організації установи чи підприємства. 5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. 6. Назва структурного підрозділу. 7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. 8. Дату (день, місяць, рік) записують словесно-цифровим способом. 9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. 10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить стислий виклад його основного змісту. Він має точно передавати зміст листа і відповідати на питання «про що?». 11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків і пропозицій.
12. Позначення про наявність додатка. 13. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціал(и) та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).
3. Етикет ділового листування
Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:
1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості: Шановний (ім'я та по батькові)! Шановний пане/пані...

104
(ім'я, ім'я й прізвище)! Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний
добродію! У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію: Вельмишановний професоре! Шановний директоре! Шановний
суддя!
В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка.
Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Оксана
Дмитрівна!», «Шановний директор!» є ненормативною. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.
2. Ретельно обміркувати початкову фразу листа, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність: Висловлюємо свою найщирішу
вдячність за... Вдячні Вам за ... Дякуємо за надану змогу.
У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами: Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... Офіційно
підтверджуємо свою згоду на...Підтверджуємо отримання Вашої телеграми…
Поширеними вступними фразами є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію: У відповідь на Ваш лист від (дата)... Згідно з
нашою домовленістю надсилаємо Вам...
До інвесторів, керівників установ, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:
Будь ласка, повідомте нас про... Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою
участь у... Просимо Вас терміново …
Іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так: Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо
вибачити за затримку з відповіддю...
У листах-нагадуваннях потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так: Вважаємо за свій обов'язок нагадати
Вам про... Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про... Дозвольте
нагадати Вам, що...
Коли слід виявити категоричність і рішучість, це можна зробити так:
Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш
борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне
попередити Вас про свій намір розірвати контракт.
До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так: Ми, докладно
вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не
маємо змоги... На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції... Вибачте,
але ми не можемо надати (погодитись, направити)...

105
У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:
Повідомляємо Вас... На жаль, змушені повідомити Вас, що....
3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово "дякую" - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини: Дозвольте ще раз подякувати
Вам... Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку... Ще раз
дякуємо...
Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що вже йшлося в тексті: Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати
на нашу підтримку. Будемо раді співпрацювати з Вами.
Наприкінці листа можна висловити сподівання: Сподіваємося, що наша
пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції.
Наприкінці листа можна також попросити вибачення за турботи чи ще раз повторити його за затримку з відповіддю або запізнення: Щиро просимо
вибачення за... Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.
4. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми: З повагою…Зі щирою повагою (пошаною)… З повагою,
вдячністю та побажанням успіхівБажаємо успіхів.
Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит «Підпис».
Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.
5. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.
Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.
6. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за сутністю.
Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.
4. Різні типи листів
Лист-повідомленняце такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи
(фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі.

106
Інформаційний лист – це службовий лист, в якому одна установа, що виступає адресантом, інформує іншу установу або приватну особу, яка є адресатом, про певні події, факти чи заходи. Найчастіше за допомоги
інформаційних листів пропагують діяльність установ, що виготовлюють певну продукцію, скажімо, видають літературу тощо. Зазвичай листи цього виду мають узагальненого адресата.
Гарантійний лист – це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов'язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій. Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії. Гарантійний лист підписують керівник і головний бухгалтер установи.
Лист-запитце різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.
У листі-запиті обов'язково вказуємо: підставу для запиту; назву товару
(його марку, якість, модель тощо); умови й термін постачання; умови оплати.
Лист-запит, безперечно, потребує відповіді; ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні. Так, якщо ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту.
Оферта – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.
Лист-підтвердження – це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів, матеріальних цінностей.
Супровідний лист – це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його.
Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів, їх детальне описання, зазначаючи кількість аркушів тощо.
Заголовок до тексту супровідного листа слід починати словами: «Про
надіслання...» або «Про направлення...».


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал