О. М. Бекетова о. О. Жигло, О. В. Кір’янова, О. Ю. Малюкова конспект




Сторінка7/9
Дата конвертації16.12.2016
Розмір5.06 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9
ТЕМА 5.
ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПИСЕМНОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ
КОМУНІКАЦІЇ
План
1. Класифікація документів.
2. Національний стандарт України.
3. Вимоги до тексту документа.
Ключові поняття: документ, класифікація документів, юридична сила
документа, документознавство, документообіг, діловодство, носій інформації,
реквізит, формуляр, текст документа.
1. Класифікація документів
Документ – основний вид ділового мовлення, що містить інформацію,
«зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі».
Документ – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа – це «властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції».
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширеніший текстовий документ. Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.
Письмовий документ – текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.
Рукописний документ – це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.
Види документів визначають за такими ознаками:
- найменуванням (назвою) заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
- походженнямслужбові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функцію представника влади чи обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов'язків. Службові документи формуються в установленому порядку.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих також належать
і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;

82
- місцем виникненнявнутрішні та зовнішні. Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
- призначенняморганізаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
- напрямком – вхідні й вихідні. Вхідний – це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний – це службовий документ, який надсилають
іншій юридичній чи фізичній особі.
- формоюстандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові
інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
- строками виконаннязвичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Термінові – зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Дуже термінові – документи з позначенням «дуже терміново».
- ступенем гласності – загальні, таємні, для службового користування
(ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно».
Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
- стадіями створення – оригінали, копії, витяг і дублікат. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили. Копія – це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Витяг – копія офіційного документа, що відтворює деяку частину і відповідно засвідчена. Дублікат – повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
- складністю – прості (односкладові) й складні. Прості – містять
інформацію з одного питання, складні – щодо двох і більше питань;
- строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і
тимчасового (до 10 років) зберігання;
- технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;
- носієм інформаціїоформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської
інформації та організування роботи зі службовими документами, називається
діловодством.

83
Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Документообігрух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
2. Національний стандарт України
Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163 – 2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: органів державної влади
України, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності.
Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до банків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класі уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються
реквізитами.
Реквізит службового документа – це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:
01. – зображення Державного герба України, герба АР Крим; 02. – зображення емблеми організації або товарного знака (знак обслуговування); 03. – зображення державних нагород; 04. – код організації; 05. – код форми документа; 06. – назва організації вищого рівня; 07. – назва організації; 08. – назва структурного підрозділу організації; 09. – довідкові дані про організацію;

84
10. – назва виду документа; 11. – дата документа; 12. – реєстраційний індекс документа; 13. – посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа, на якого дають відповідь; 14. – місце складання або видання документа; 15. – гриф обмеження доступу до документа; 16. – адресат; 17. – гриф затвердження документа; 18. – резолюція; 19. – заголовок до тексту документа; 20. – відмітка про контроль; 21. – текст документа; 22. – відмітка про наявність додатка; 23. – підпис; 24. – гриф погодження документа; 25. – візи документа; 26. – відбиток печатки; 27. – відмітка про засвідчення копій;28.
– прізвище виконавця і номер його телефону; 29. – відмітка про виконання документа і направлення його до справи; 30. – відмітка про наявність документа в електронній формі; 31. – відмітка про надходження документа до організації від адресата; 32. – запис про державну реєстрацію.
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа. Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.
3. Вимоги до тексту документа
Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Основою службового документа є текст – головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.
Текст – це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними

85 текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну
частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
1. Текст викладати від 3-ої особи: Комісія ухвалила...; Ректорат
клопочеться…
2. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні, пояснювальні записки, накази.
3. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з
огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно
від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад:
відповідно до угоди – згідно з угодою – на виконання угоди, щодо органів
виконавської влади – стосовно представників бізнесу.
5. Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого
відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку
надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...
6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...;
Беручи до уваги...; Розглянувши. ..; Вважаючи...; Користуючись нагодою...
7. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
8. Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд – стенд, екзитпол –
опитування на виході, пресинг – тиск, провайдер – постачальник.
9. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки – після опорного слова, вставні слова – на початку речення).
10. Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення:
Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -
но, -то виражають результативну дію без зазначення її виконавця. Помилковим
є вживання у контекстах на -но, -то іменників чи займенників в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.
11. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати
працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.
12. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

86 13. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км,
напр., канд. філол. наук.
14. Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний;
високоповажний...
15. Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.
Питання для самоконтролю
1. Що таке документ?
2. Які функції виконують документи?
3. Який стандарт установлює склад реквізитів документів?
4. Які вирізняють види документів?
5. З яких елементів складається документ?
6. Що таке формуляр?
7. Що означає «юридична сила документа»?
8.Дайте визначення понять «діловодство», «документообіг».
9. Сформулюйте визначення поняття «текст».
10. Яких правил слід дотримуватися, складаючи текст документа?

ТЕМА 6.
ДОКУМЕНТАЦІЯ З КАДРОВО-КОНТРАКТНИХ ПИТАНЬ
План
1. Резюме. Автобіографія.
2. Характеристика. Рекомендаційний лист.
3. Заява. Види заяв.
4. Особовий листок з обліку кадрів.
5. Наказ щодо особового складу.
6. Трудова книжка.
7. Трудовий договір. Контракт. Трудова угода.
Ключові поняття: резюме, автобіографія, характеристика, рекомендаційний
лист заява, особовий листок з обліку кадрів, наказ, трудова книжка, трудовий
договір, контракт, угода.
1. Резюме. Автобіографія
Для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади особи, які претендують на ту чи іншу посаду, надсилають резюмедокумент, у якому претендент повідомляє стислі відомості про освіту, трудову діяльність, професійний досвід і досягнення тощо. На відміну від автобіографії та характеристики, резюме зорієнтоване не на всебічний опис особи, а передусім на переконання роботодавця у наявності у претендента умінь, необхідних для виконання певної роботи відповідної освіти, організаційних навичок, досвіду тощо.
Документ стає конкурентоспроможним завдяки своєму вигляду і змісту.
Вимоги до резюме – вичерпність та об'єктивність, достовірність відомостей про

87 претендента, чіткість, структурованість, стислість (обсяг не більше однієї сторінки), грамотність і охайність викладу.
У документі потрібно подавати таки відомості: мета, освіта, досвід роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості, рекомендації. На конкретну вакансію бажано складати окреме резюме.
Складаючи резюме, ви маєте виокремити не те, що ви хочете отримати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцеві, яку користь від вас матиме фірма.
Розрізняють такі типи резюме: хронологічне – зазначають перелік місць роботи у хронологічній послідовності, вказуючи посадові обов'язки, таке резюме демонструє кар'єрне зростання і професійний досвід; функціональне – зауважують напрямок діяльності, обов'язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента; комбіноване – не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.
Структура резюме
1. Назва виду документа.
2. Текст документа, який містить таку інформацію: а) контакти (домашня, електронна адреси, телефони); б) прізвище, ім'я (у називному відмінку) виділяють жирним шрифтом; краще писати спочатку ім'я, а потім прізвище; по батькові вказують, якщо претендент професор або академік; в) мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі); г) досвід роботи подають у зворотному порядку: від останнього місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу її діяльності, посаду, посадові обов'язки, досягнення; відомості про тимчасову роботу, роботу за сумісництвом, якщо вони відповідають посаді, на яку претендує особа. Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках. г) освіта: повна назва навчального закладу, спеціальність, рік вступу і рік закінчення; факультативні тренінги, курси, семінари, які стосуються посади; д) професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: зазначають швидкість друкування, категорію посвідчення водія, комп'ютерні навички (конкретні пакети програм), володіння іноземною мовою
(кількість балів TOEFL, GM AT, IELTS, TSE або інших тестів); е) особисті відомості (рік народження, сімейний стан); є) додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, членство у об'єднаннях, можливість відряджень, ненормованого робочого дня); ж) вказівка на можливість надання рекомендацій.
Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватися таких правил:
1. Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.
2. Намагайтеся не вживати такі слова, як я, ми замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав.
3. Якщо ви обіймали не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на досвіді роботи й набутих навичках.

88 4. Не вказуйте причини, через які пішли з попередньої роботи.
5. Не вказуйте розмір заробітної плати.
6. Оформіть резюме друкованим способом із застосуванням шрифтових виділень на якісному аркуші паперу формату A4.
Резюме можна надсилати до установи, що оголосила наявність вакантної посади (паперовий чи електронний варіант), або розмішувати в Інтернеті на спеціальних мережевих сайтах. Рукописний варіант неприпустимий.
На сьогодні популярності набуває відеорезюме – ефективна і креативна технологія пошуку роботи, що дає можливість виокремитися претендентові на ринку праці. Технічно відеорезюме – це короткий презентаційний ролик, у якому пошукач відповідає на типові запитання, що можуть виникнути у роботодавця, або ж просто розповідає, чому він хоче і повинен працювати в цій компанії. Якщо вакансія потребує креативності, слід виявити її, але якщо претендент бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади бухгалтера, то креативність може зашкодити. Відеорезюме повинно бути до 3-х хвилин
«ефірного часу».
Взірець функціонального резюме:
РЕЗЮМЕ
Сергій Пархоменко
тел. 5479945; 0678643245 e-mail: sergej_parch@yahoo.com
Мета: заміщення вакантної посади керівника планового відділу.
Кваліфікація: Дипломований спеціаліст з бухгалтерського обліку з 15-річним досвідом складання фінансової звітності, включаючи рік незалежної ревізійної діяльності і п'яти років роботи у галузі виробничої бухгалтерії. Великий досвід керівної роботи й участі в розробленні проектів.
Досвід роботи:
Загальна бухгалтерія. Маю значний досвід управління фінансовими справами, пов'язаними з діяльністю підприємства. Складав кошторис поточних витрат і відігравав провідну роль у реорганізації структури бухгалтерського обліку звітності у відділах, забезпеченні удосконаленого аналізу й управління.
Виробнича бухгалтерія. Значний досвід у розробленні нормативних витрат і ціноутворенні.
Керівний і викладацький досвід. Організовував і проводив семінари з бухгалтерського обліку для керівного складу з метою підвищення фінансової відповідальності шляхом вивчення методів максимізації доходів і мінімізації витрат. Розробив систему контролю бюджету капіталовкладень з метою забезпечення найбільш ефективного використання основних фондів.

89
Освіта: Київський національний економічний університет ім. В. Гетьмана,
1995. Спеціальність – бухгалтерський облік і аудит.
Додаткова інформація: Дипломований аудитор, член Асоціації фінансистів
України.
За потреби надам рекомендації.
21.12.2013
Власноручний підпис

Автобіографія – це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов'язковою складовою особової справи працівника.
Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Текст, у якому зазначають:
- прізвище, ім'я, по батькові; - дата і місце народження; - відомості про освіту
(повне найменування усіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, назви отриманих спеціальностей, як зазначено в дипломі); - відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посади); - відомості про громадську роботу; - стислі відомості про склад сім'ї
(прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада, місце роботи (навчання); неодружені вказують відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї; одружені повідомляють про членів власної родини – чоловік / дружина, діти). 3. Дата 4. Підпис (без розшифрування).
Залежно від особливостей фаху, умов написання автобіографії зауважують й інші відомості, зокрема, науковці вказують час здобуття вченого звання, наукового ступеня, кількість наукових праць, розробок тощо.
Під час викладу інформації у хронологічній послідовності бажано надавати перевагу числівниково-іменниковим конструкціям без прийменника:
2010 року, а не у 2010 році.
Кожне нове повідомлення варто писати з абзацу, дотримуючись таких вимог: вичерпність відомостей, лаконізм викладу.
Автобіографія – це один з небагатьох документів, текст якої викладають від першої особи, проте у тексті на особу автора вказують особові закінчення дієслів-присудків: вступив, закінчила, здобула, звільнився, а займенник я не вживають. Автобіографія має дві форми: - автобіографія-розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей; - автобіографія- документ – з точним поданням фактів.
Взірець автобіографії:
Автобіографія
Я, Мерзлий Дмитро Миколайович, народився 17 грудня 1990 року в м. Бровари Київської області.
1996 року пішов до першого класу загальноосвітньої школи № 7 м. Бровари, яку закінчив 2007 року з відзнакою (золотою медаллю).

90 2007 року вступив до Інституту філології Київського національного університету імені Тараса Шевченка за спеціальністю «Східні мови», де навчаюсь і зараз.
З вересня 2009 року очолюю студентську раду Інституту філології.
Склад сім'ї:
Батько – Мерзлий Микола Анатолійович, 1967 року народження, головний редактор Інформаційно-аналітичної агенції «Свобода слова».
Мати – Мерзла Любов Василівна, 1969 року народження, головний бухгалтер Видавничого дому «Дивосвіт».
Сестра – Мерзла Ірина Миколаївна, 1992 року народження, студентка
Інституту мистецтв Національного педагогічного університету.
27.04.2013 Власноручний підпис

2. Характеристика. Рекомендаційний лист
Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника, оцінено його ділові та моральні якості. її складають на вимогу особи або письмовий запит іншої установи.
Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Текст складається з 3 структурних частин: 1) Анкетні відомості особи, якій видається характеристика (прізвище,
ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника на, посада, вчений ступінь і наукове звання, рік народження, освіта). 2) Власне текст, який містить оцінку трудової діяльності працівника (з якого часу працює в цій установі, на якій посаді), ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни
(вказують найбільш значущі досягнення, рівень професійної компетентності), моральних якостей (риси характеру, ставлення до інших членів колективу). 3)
Висновок; призначення характеристики. 3. Дата. 4. Підпис. 5. Печатка.
Характеристику оформлюють на стандартному аркуші паперу формату
А4 у двох примірниках: перший видають особі, а другий підшивають до особової справи.

Взірець характеристики:
ХАРАКТЕРИСТИКА
Кімнацької Наталії Василівни, доцента кафедри журналістики
Національного педагогічного університету ім. М. П. Драгоманова,
1975 року народження, освіта вища
Кімнацька Наталія Василівна працює на посаді доцента кафедри журналістики з листопада 2003 року.

91
У своїй практиці викладання застосовує традиційні та новітні методики, які дозволяють досягти ефективних результатів у вивченні основ літературного редагування. До виконання службових обов'язків ставиться сумлінно. Має високий фаховий рівень, виявляє творчу активність у створенні науково- методичних розробок. Показує приклад наполегливості, конструктивного підходу до справи.
Доброзичлива, щира, відповідальний, компетентний викладач. Критична в оцінці своїх вчинків і вимоглива до студентів.
Характеристику видано для подання в науковий відділ.
25.05.2013
Директор Інституту української філології підпис А. В. Висоцький
Завідувач кафедри підпис О. В. Жадько

Рекомендаційний лист – це документ, який подають у ситуації клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії, гранту тощо. Особа-претендент бажає заручитися поважною рекомендацією, коли влаштовується на роботу чи подає клопотання про матеріальне заохочення.
На відміну від характеристики, рекомендація не обов'язково подається з місця роботи, зацікавленою в рекомендації може бути або сама людина, або ж організація чи установа.
За рекомендаційним листом можна звертатися до особи, яка добре знає претендента, його професійні та моральні якості, наукові/фахові здобутки, коло зацікавлень тощо, а також має авторитет та визнання у своїй галузі. Той, хто рекомендує, несе відповідальність за рекомендовану особу, тому інформація має бути об'єктивною та правдивою.
Рекомендаційні листи складаються зазвичай з двох частин. У першій частині вказуються мінімальні відомості про рекомендованого: з якого часу, звідки, як його знаєте, з якими його працями чи досягненнями знайомі тощо. У другій частині має бути чітко сформульоване те, заради чого пишеться рекомендація: рекомендую чи не рекомендую. Зрештою висловлюється готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.
Деколи для полегшення роботи і охоплення всіх рис претендента на премії, гранти тощо додають формуляри рекомендацій. Той, хто рекомендує, має лише заповнити відповідні пункти.
Взірець рекомендаційного листа:
Вельмишановний Анатолію Васильовичу!
Хочу порекомендувати Вам звернути увагу на Зінченко Тетяну
Миколаївну. Знаю її ще зі студентських років, коли вона блискуче захистила магістерську роботу на тему «Інноваційні технології в освіті». Згодом

92 працювала під моїм керівництвом під час реалізації освітньої програми
«Українська мова на мапі світу» та проекту «Українська мова вчора, сьогодні, завтра в Україні і світі», зарекомендувала себе старанним, досвідченим, наполегливим фахівцем.
Як дослідник Зінченко Т. М. має нестандартне мислення, прагне до пошуків нових шляхів реалізації задуманого. Останнім часом її професійні
інтереси все більше схилялися до кола проблем, які вирішує Ваша організація.
Саме тому спільна діяльність може дати добрі результати для вас обох.
Пані Зінченко – впевнена у собі й водночас привітна й комунікабельна людина.
Вважаю, що прийнявши Зінченко Тетяну Миколаївну на посаду консультанта-редактора мовного центру, Ви зробите вдалий вибір.
З правдивим поцінуванням професор кафедри культури української мови
Інституту журналістики Київського університету імені Тараса Шевченка підпис І. В. Кукал
3. Заява
Заява – це письмове прохання, оформлене за певним взірцем, яке подають на ім'я офіційної особи або до установи чи організації з метою реалізації прав або захисту інтересів.
Заяву пишуть власноручно в одному примірнику.
За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, за походженням – особисті й службові, за складністю – прості й складні
(умотивовані).
Склад і оформлення реквізитів заяви: 1. Адресат. Посада, назва організації, прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, якій адресовано заяву, в давальному відмінку. 2. Адресант. У зовнішній заяві – прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку, домашня адреса; у внутрішній заяві – посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника від. 3. Назва
виду документа. 4. Текст розпочинають з абзацу, дотримуючись у викладі такої структури: прохання (прошу надати, прошу зарахувати, прошу
перевести, прошу звільнити тощо) і обґрунтування прохання (у зв'язку з,
оскільки, за, для, через). 5. Додаток подають у складній заяві, оформлюють кількома способами: а) після тексту заяви з великої літери пишуть: До заяви
додаю… і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка; б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка. 6. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом. 7. Підпис укладача без розшифрування.



93
Взірець складної заяви про зарахування на роботу
Ректорові Київського національного університету
імені Т. Шевченка акад. Губерському Л. В.
Кукал Ірини Іванівни, що мешкає за адресою: вул. Гагаріна, 29, кв.171, м. Київ; тел. 547-98-49
ЗАЯВА
Прошу призначити мене на посаду заступника директора Інституту української філології з 01 вересня 2010 року.
Додаток:
1. Трудова книжка.
2. Копія диплома.
3. Рекомендаційний лист.
28.08.2013 Власноручний підпис
Взірець простої внутрішньої заяви:
Проректорові з наукової роботи
Національного педагогічного університету ім. М. Драгоманова проф. Кудіну А. П. студента 51 групи Інституту дистанційної освіти
Малиновського Степана
Юрійовича
ЗАЯВА
Прошу дозволити мені користуватися дисертаційним фондом бібліотеки для написання магістерської роботи.
17.03.2013 Власноручний підпис
4. Особовий листок з обліку кадрів
Особовий листок з обліку кадрів – це обов'язковий документ, який заповнює особа під час зарахування її на посаду, навчання, для участі в певному конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні відомості працівника шляхом таблиці-анкети.
Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Прізвище, ім'я, по батькові; дата і місце народження. 3. Фотокартка особи, яка заповнює документ. 4. Відомості

94 про освіту, науковий ступінь, вчене звання. 5. Якими мовами володіє. 6.
Трудова діяльність. 7. Державні нагороди. 8. Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки. 9. Відомості про родину. 10. Паспортні дані. 11.
Домашня адреса. 12. Підпис. 13. Дата заповнення.
Особовий листок з обліку кадрів заповнює особисто працівник чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень. Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємства, посада, кваліфікація, населений пункт) обов'язково звіряють із записами у трудовій книжці, дипломі, військовому квитку тощо.
5. Наказ щодо особового складу
Наказ – це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, установи. Накази щодо особового складу регламентують призначення, звільнення, відрядження, відпустки, заохочення і стягнення працівників.
Реквізити: 1. Назва підприємства або установи, що видає наказ. 2. Назва виду документа. 3. Місце видання наказу. 4. Номер документа. 5. Дата підписання. 6. Заголовок до тексту. 7. Текст документа, у якому виокремлюють констатаційну і розпорядчу частини. 8. Підпис керівника установи.
Накази щодо особового складу, за винятком окремих видів, мають лише розпорядчу частину. Кожен пункт наказу розпочинається дієсловом у неозначеній формі, яке має значення вказівки:
ЗАРАХУВАТИ..,
ПРИЗНАЧИТИ..., НАДАТИ.., ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ., ЗВІЛЬНИТИ.., після якого ставлять двокрапку. У наступному рядку з абзацу оформлюють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я, по батькові
– звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. У наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зарахування. У наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. У наказі про звільнення вказують статтю
КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.
У наказах щодо особового складу в кінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. Проект наказу в разі потреби погоджують з відповідними посадовцями, яких визначає керівник установи.
6. Трудова книжка
Трудова книжка – це документ установленого зразка, що підтверджує трудову діяльність особи і служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу.
Працівник відділу кадрів у п'ятиденний термін українською мовою акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів заповнює трудову книжку, заносячи до неї таку інформацію:

95
- відомості про працівника записують на першій сторінці трудової книжки: прізвище, ім'я та по батькові, дату народження вказують на підставі паспорта або свідоцтва про народження;
- відомості про приймання його на роботу, звільнення, переміщення;
- відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України;
- відомості про відкриття, на які видані дипломи тощо. Стягнення до трудової книжки не заносять.
Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, де працює її власник, і повертається йому у зв'язку зі звільненням, виходом на пенсію.
Відповідно до чинного законодавства працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.
Трудові книжки оформлюють на усіх працівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за основним місцем роботи.
7. Трудовий договір. Контракт. Трудова угода
Договір трудовий – угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (далі власник), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник – виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором й угодою сторін.
Трудовий договір вважається укладеним, коли сторони досягли згоди з усіх умов, у тому числі з обов'язкових та додаткових.
Під час укладення трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту
(спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.
Трудовий договір укладається як в усній, так і письмовій формі.
Письмова форма трудового договору в сучасних умовах є найбільш оптимальною. Особливо її значення збільшується зі зростанням договірного регулювання праці та розширенням прав підприємств у регулюванні трудових відносин, відносин щодо додаткового соціального забезпечення працівників.
Трудовий договір може бути: - безстроковим,тобто таким що укладається на невизначений термін; - строковим, якщо трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами; – може укладатися на час
виконання певної роботи.
Під час укладення трудового договору може бути обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка

96 йому доручається. При цьому слід враховувати, що умова про випробування обов'язково повинна бути застережена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу. Якщо працівник відмовляється від випробування, трудовий договір не може вважитися укладеним.
Особливою формою трудового договору є контракт, спрямовування якого створювати умови для виявлення ініціативи та самостійності працівника.
Контракт (від лат. Contractus – угода) – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності, обумовлену певним терміном.
Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Дата й місце укладання. 3. Текст.
4. Юридичні адреси сторін. 5. Підписи сторін – укладачів контракту. 6.
Печатка, що засвідчує підпис роботодавця.
У тексті контракту зазначають орган, який наймає працівника; посада, прізвище, ім'я, по батькові, кого наймають; термін дії контракту; загальні положення; функції та обов'язки сторін; компетенція і права фахівця; матеріальне і соціально-побутове забезпечення працівника; відповідальність сторін, вирішення спорів; зміна і розірвання контракту.
Контракт може укладатися як з ініціативи керівника підприємства, так і особи, яка наймається на роботу, є підставою для видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті.
Документ, укладений у двох примірниках (по одному для кожної сторони), набуває юридичної чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті, й діє упродовж визначеного в ньому терміну: до 5 років, але не менше ніж рік. Контракт може бути змінений тільки за письмовою угодою сторін.
Умови контракту, які погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством, угодами і колективним договором, вважаються недійсними.
Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником, коли в організації бракує фахівців з певної галузі.
Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.
Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Заголовок. 3. Місце укладання. 4.
Дата. 5. Текст з переліком повноважень і зобов'язань сторін. 6. Юридичні адреси сторін. 7. Підписи. 8. Печатка установи.
Трудова угода укладається у двох примірниках, один з яких передається виконавцеві, а другий зберігається в організації.
Питання для самоконтролю
1. Які ділові папери належать до кадрово-контрактних?
2. Що таке резюме? Назвіть типи резюме та правила його укладання.
3. Які особливості написання тексту автобіографії?

97 4. Що спільного і відмінного в оформленні характеристики і рекомендаційного листа?
5. На якому етапі працевлаштування заповнюють особовий листок з обліку кадрів?
6. Що таке заява? Які реквізити заяви?
7. Що регламентують накази щодо особового складу?
8. Який документ називається трудовою книжкою? Які відомості в неї заносяться і де вона зберігається?
9. З яких реквізитів складається наказ?
10. Назвіть відмінності між трудовою угодою, трудовим договором і контрактом.




Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал