Навчальний посібник І частина Володимир-Волинський 2011 Укладач Зілюк Н. В., викладач діловодства



Сторінка9/11
Дата конвертації16.12.2016
Розмір3.11 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Тема: Класифікація та складання організаційної документації.

Мета: вивчити особливості документування організаційної діяльності; засвоїти характеристику основних видів організаційних документів, навчитися вирізняти основні складові тексту та оформлювати організаційні документи.

План

1. Колективний договір.

2. Правила. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

3. Інструкції. Посадові інструкції працівників.

4. Внутрішні нормативні акти служби діловодства. Інструкція з діловодства. Табель і Альбом уніфікованих форм документів,
що використовуються в діяльності установи.
Теоретичний матеріал


  1. Колективний договір

Колективний договір — договір, укладений між власником або уповноваженим ним органом, з одного боку, та органом, який діє від імені трудового колективу, — з другого боку, «на основі чинного законодавства, прийнятих сторонами зобов'язань з метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів трудящих, власників або уповноважених ними органів».

Правові засади розробки, укладення та виконання колективних договорів і угод визначає Закон України «Про колективні договори і угоди» від 01.07.1993 № 3356-ХП, із змінами (далі — Закон) та чинним Кодексом законів про працю України (далі — КЗпП України).

Ст. 2 Закону України «Про колективні договори і угоди» стверджує:

«Колективний договір укладається на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності і господарювання, які використовують найману працю і мають право юридичної особи». Можливе укладання колективного договору в структурних підрозділах підприємства в межах компетенції цих підрозділів.

Ст. 7 Закону та Ст.13 КЗпП України визначають зміст колективного договору, уніфікуючи процес його складання.

Стаття 7. Зміст колективного договору

Зміст колективного договору визначається сторонами в межах їх компетенції.

У колективному договорі встановлюються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема:


  • зміни в організації виробництва і праці;

  • забезпечення продуктивної зайнятості;

  • нормування і оплати праці, встановлення форми, системи, розмірів заробітної плати та інших видів трудових виплат (доплат, надбавок, премій та ін.);

  • встановлення гарантій, компенсацій, пільг;

  • участі трудового колективу у формуванні, розподілі і використанні прибутку підприємства (якщо це передбачено статутом);

  • режиму роботи, тривалості робочого часу і відпочинку;

  • умов і охорони праці;

  • забезпечення житлово-побутового, культурного, медичного
    обслуговування, організації оздоровлення і відпочинку працівників;

гарантій діяльності профспілкової чи інших представницьких організацій трудящих;

  • умов регулювання фондів оплати праці та встановлення міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень в оплаті праці.

Колективний договір може передбачати додаткові порівняно з чинним законодавством і угодами гарантії, соціально-побутові пільги.

Стаття 8. Зміст угод

Угодою на державному рівні регулюються основні принципи і норми реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин, зокрема щодо:



  • гарантій праці і забезпечення продуктивної зайнятості;

  • мінімальних соціальних гарантій оплати праці і доходів усіх груп
    і верств населення, які забезпечували б достатній рівень життя;

  • розміру прожиткового мінімуму, мінімальних нормативів;

  • соціального страхування;

  • трудових відносин, режиму роботи і відпочинку;

  • умов охорони праці і навколишнього природного середовища;

  • задоволення духовних потреб населення;

  • умов зростання фондів оплати праці та встановлення міжгалузевих співвідношень в оплаті праці.

Угодою на галузевому рівні регулюються галузеві норми, зокрема щодо:

  • нормування і оплати праці, встановлення для підприємств галузі (підгалузі) мінімальних гарантій заробітної плати відповідно до кваліфікації на основі єдиної тарифної сітки за мінімальною межею та мінімальних розмірів доплат і надбавок з урахуванням специфіки, умов праці окремих професійних груп і категорій працівників галузі (підгалузі);

  • встановлення мінімальних соціальних гарантій, компенсацій, пільг у сфері праці і зайнятості;

  • трудових відносин;

  • умов і охорони праці;

  • житлово-побутового, медичного, культурного обслуговування, організації оздоровлення і відпочинку;

  • умов зростання фондів оплати праці;

  • встановлення міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень в оплаті праці.

Галузева угода не може погіршувати становище трудящих порівняно з генеральною угодою.

Угоди на регіональному рівні регулюють норми соціального захисту найманих працівників підприємств, включають вищі порівняно з генеральною угодою соціальні гарантії, компенсації, пільги.



Структура колективного договору може бути такою:

а) загальні положення;

б) виробничо-економічна діяльність та розвиток підприємництва;

в) трудові відносини;

г) забезпечення зайнятості;

д) оплата праці;

є) охорона здоров'я та праці;

є) збереження та розвиток соціальної сфери підприємства, соціальні пільги та гарантії;

ж) гарантії діяльності профспілки;

з) гарантії працівникам підприємства під час проведення реструктуризації, приватизації підприємства, а також на випадок банкрутства;

і) контроль за виконанням договору, відповідальність сторін за його невиконання.

Розділ «Загальні положення» обумовлює мету укладення колективного договору, повноваження сторін, термін дії договору, сферу дії його положень.

Розділ «Виробничо-економічна діяльність та розвиток підприємництва» містить зобов'язання щодо організації роботи підприємства:


  • власника або уповноваженого ним органу;

  • первинної профспілкової організації, у разі відсутності — представників, вільно обраних на загальних зборах найманих
    працівників або уповноважених ними органів сторін;

  • обох сторін.

Розділ «Трудові відносини» урегульовує режим праці та відпочинку, порядок надання відпусток працівникам тощо.

Розділ «Забезпечення зайнятості» містить зобов'язання сторін стосовно забезпечення продуктивності зайнятості працівників, дотримання законодавчих нормативних актів із питань праці та зайнятості.

Розділ «Оплата праці» обумовлює чинність форм та систем оплати праці, мінімальних тарифних ставок, розміру місячної заробітної плати при безтарифній оплаті, її індексації, систем доплат, матеріального заохочення, нормування праці тощо.

Розділ «Охорона здоров'я та праці» передбачає комплекс заходів з метою створення здорових та безпечних умов праці, погоджених сторонами за договором.

Розділ «Збереження та розвиток соціальної сфери підприємства, соціальні пільги та гарантії» передбачає програму соціально-культурних заходів, затвердження кошторису на її реалізацію.

Розділ «Гарантії діяльності профспілки» обумовлює забезпечення стороною власників гарантій прав профспілок.

Розділ «Гарантії працівникам підприємства під час проведення реструктуризації, приватизації підприємства, а також на випадок банкрутства» урегульовує діяльність сторін у разі зміни форми власності, порушення справи про банкрутство, забезпечуючи соціальний захист працівників.

Розділ «Контроль за виконанням договору, відповідальність сторін за його невиконання» передбачає механізми здійснення контролю за виконанням положень і норм договору шляхом створення робочої комісії представників сторін, обумовлює порядок її створення та діяльності.

Проект колективного договору в трудовому колективі має пройти процедуру обговорення та схвалення загальними зборами (конференцією), підписання уповноваженими представниками сторін у термін не пізніше ніж 5 днів з моменту його схвалення, якщо інше не встановлено зборами (конференцією) трудового колективу. Зміни та доповнення можуть вноситися за взаємною згодою сторін.

Угода (генеральна, галузева, регіональна) підписується уповноваженими представниками сторін не пізніше як через 10 днів після завершення переговорів.

Ст.15 КЗпП України передбачає проходження процедури реєстрації колективних договорів місцевими органами державної виконавчої влади згідно з порядком, визначеним Кабінетом Міністрів України.


  1. Правила. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Правила — це службові документи організаційного характеру, в яких викладено настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок яких-небудь дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб тощо.

Виконання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Інші нормативні документи, що стосуються цієї сфери, повинні розроблятися відповідно до вказаних правил. Так, «Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від 16.03.2001 № 16, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 р. за № 407/5598, є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності.

Основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передавання на постійне зберігання до державних архівів або інших архівних установ, підвищення ефективності організації архівної справи в процедуру обговорення та схвалення загальними зборами (конференцією), підписання уповноваженими представниками сторін у термін не пізніше ніж 5 днів з моменту його схвалення, якщо інше не встановлено зборами (конференцією) трудового колективу. Зміни та доповнення можуть вноситися за взаємною згодою сторін.

Угода (генеральна, галузева, регіональна) підписується уповноваженими представниками сторін не пізніше як через 10 днів після завершення переговорів.

Ст.15 КЗпП України передбачає проходження процедури реєстрації колективних договорів місцевими органами державної виконавчої влади згідно з порядком, визначеним Кабінетом Міністрів України.

Правила. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Правила — це службові документи організаційного характеру, в яких викладено настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок яких-небудь дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб тощо.

Виконання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Інші нормативні документи, що стосуються цієї сфери, повинні розроблятися відповідно до вказаних правил. Так, «Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від 16.03.2001 № 16, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 р. за № 407/5598, є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності.

Основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передавання на постійне зберігання до державних архівів або інших архівних установ, підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів із питань архівної справи та діловодства.

Правила складаються з 12 розділів, у яких викладені основні напрями роботи архівів установ.



Правила внутрішнього трудового розпорядку — внутрішній нормативний документ підприємства, що визначає організацію роботи підприємства, режим роботи, взаємні обов'язки підприємства та працівників тощо. Аналогічно правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства обов'язкові для виконання усіма співробітниками.

Цей організаційний документ регламентований Кодексом законів про працю України і має чітко визначену структуру. Ст. 29 КЗпП України зобов'язує власника до початку роботи за укладеним трудовим договором «ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором».



Правила внутрішнього трудового розпорядку включають такі розділи:

  1. Загальні положення.

  2. Порядок прийняття і звільнення працівників.

  3. Основні правила та обов'язки працівників.

  4. Основні обов'язки власника або уповноваженого ним органу.

  5. Робочий час і його використання.

  6. Заохочення за успіхи в роботі.

  7. Стягнення за порушення трудової дисципліни.
    Розділ «Загальні положення» містить:

  • конституційні гарантії для працівника права на працю;

  • мету та завдання правил трудового розпорядку як внутрішнього нормативно-правового акта;

  • порядок упровадження документа.

Розділ «Порядок прийняття і звільнення працівників» визначає:

  • процедуру приймання персоналу на роботу;

  • перелік документів, які власник або уповноважений ним орган (керівник) зобов'язаний зажадати від особи, що працевлаштовується;

  • процедуру звільнення персоналу;

  • порядок переведення на іншу посаду (інші види робіт);

  • порядок дострокового розірвання трудового договору з ініціативи працівника або власника.

Розділ «Основні правила та обов'язки працівників» містить перелік основних обов'язків працівників організації, які вони мають виконувати у повсякденній діяльності.

Розділ «Основні обов'язки власника або уповноваженого ним органу» містить перелік основних обов'язків адміністрації, зокрема:



  • забезпечення економічних та організаційних умов праці для персоналу;

  • створення та забезпечення безпечних умов праці;

  • зобов'язання з управління і всебічного забезпечення діяльності організації.

Розділ «Робочий час і його використання» містить відомості про:

  • розподіл часу для виконання трудових обов'язків (тривалість
    робочого дня і періодичність перерв у роботі);

  • порядок обліку співробітниками робочого часу;

  • порядок надання працівникам відпусток.

Розділи «Заохочення за успіхи в роботі» та «Стягнення за порушення трудової дисципліни» передбачають типи заохочень та адміністративних стягнень працівників.

Розробником Правил внутрішнього трудового розпорядку є заступник директора організації, до посадових обов'язків якого віднесено управління кадрами, керівник відділу кадрів тощо. Документ візується заступниками керівника організації (виробництва* управління, персоналу), юристом, головним бухгалтером. Після поправок та доповнень документ підписується розробником, затверджується керівником організації. У такий же спосіб вносять зміни та доповнення до цього внутрішнього правового акта.

Оформлення правил внутрішнього трудового розпорядку. Документ оформляють на бланку установи або чистому аркуші паперу з проставленням реквізитів: назва виду документа, дата, реєстраційний індекс документа, місце складення чи видання документа, заголовок до тексту, підпис розробника, гриф затвердження (керівником або першим заступником).


  1. Інструкції. Посадові інструкції працівників

Основа раціональної організації праці — чіткий розподіл функцій між виконавцями, що знаходить свій вияв в інших організаційних документах - посадових інструкціях працівників.

Інструкції — звід правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові й інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових осіб і громадян.

ДСТУ 3017-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» характеризує інструкцію «як офіційне чи нормативне виробничо-практичне видання правил регулювання виробничої та суспільної діяльності або користування виробами і (чи) послугами».

Чинні на підприємствах інструкції поділяються на дві категорії:

- такі, що регламентують порядок виконання певного процесу,
функції виду робіт кількома виконавцями (підрозділами, посадовими особами). Наприклад, «Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників», затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.93 № 58, «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах» від 27.06.2002 № 11-1, зареєстрованому в Міністерстві юстиції 12 липня 2002 р. за № 588/6871;

- такі, що визначають функції, посадові обов'язки, права, відповідальність посадових осіб, тобто посадові інструкції.



Посадова інструкція — документ, що регламентує організаційно-правове становище працівника в структурі установи і підрозділу, його функціональні обов'язки, права, відповідальність, взаємовідносини з іншими працівниками і підрозділами, а також кваліфікаційні вимоги до посади.

Посадові інструкції розробляються на кожного працівника і забезпечують умови ефективної його роботи. Вони дають змогу об'єктивно оцінювати діяльність працівників і є нормативною основою для застосування до працівників заходів адміністративного впливу. Посадові інструкції дозволяють реалізувати основний принцип раціональної організації праці - принцип поділу і кооперації праці.

Цей організаційний документ є витягом, іноді більш деталізованим, повноважень та обов'язків працівника з положень про структурний підрозділ та/чи положень та інструкцій, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Якісно підготовлений комплект посадових інструкцій акумулює всі функції підрозділу, рівномірно розподіляючи навантаження між працівниками з урахуванням рівня їхньої кваліфікації.

Розробляючи посадові інструкції, слід керуватися чинним Державним класифікатором України «Класифікатором професій (ДК 03-95)», затвердженим наказом Державного комітету України зі стандартизації, метрології та сертифікації від 27.07.95 № 257 (з подальшими змінами і доповненнями), а також Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, з наступними змінами та доповненнями. Кваліфікаційні характеристики охоплюють основні категорії працівників — керівників, спеціалістів, технічних працівників — і встановлюють коло посадових обов'язків, вимоги до кваліфікації та освіти, наявності спеціальних знань і навичок.

Посадові інструкції мають бути конкретними і фактично повинні описувати дії, що виконуються працівником на конкретному робочому місці. Термін чинності — до заміни новими. їх переглядають в єдиному порядку відповідно до змін структури та штатного розкладу (зазвичай один раз на п'ять років під час проведення атестації).

Перший аркуш посадової інструкції оформляють на бланку підприємства. Документ підписує безпосередній керівник працівника. Перший керівник організації затверджує посадові інструкції на посади, які перебувають в його безпосередньому підпорядкуванні. На інші посади посадові інструкції можуть затверджуватися відповідними заступниками за функціями.

У процесі підготовки посадові інструкції проходять процедуру узгодження з усіма зацікавленими підрозділами й особами, серед яких: керівники зацікавлених підрозділів, юрист, керівник служби персоналу. Для підвищення відповідальності працівників за виконання посадових обов'язків у повному обсязі кожен працівник має бути ознайомлений зі своєю посадовою інструкцією або після її затвердження, або при прийманні на роботу, при цьому на першому примірнику посадової інструкції працівник проставляє ознайомлювальну візу за формою:

«З інструкцією ознайомлений (підпис, дата)».

Відмітку про ознайомлення працівника із встановленими в посадовій інструкції правилами поновлюють щорічно.

Перші примірники посадових інструкцій зберігаються у справі установи (як правило, у відділі кадрів), копії — у керівника служби і на кожному робочому місці.

Посадова інструкція є ефективним засобом управління персоналом, адже цей документ є дієвим важелем:

- самого працівника: вона дає знання того, яких дій від нього
очікують і за якими критеріями будуть оцінюватися результати праці;

при оцінюванні результатів трудової діяльності працівника,


ухваленні рішення про його подальше внутрішнє просування
і перепідготовку (підвищення, переміщення, звільнення, зарахування в резерв керівних кадрів, відправлення на додаткове
навчання і т. п.);

- для напрацювання критеріїв проведення обґрунтованого від


бору робітників при найманні, визначенні рівня відповідності кандидатів на вакантні посади;

- при ранжуванні робіт/ посад і наступному розробленні систем оплати праці;

- для вдосконалення організаційної структури, планування за
ходів щодо підвищення продуктивності праці.

Основні вимоги до створення посадових інструкцій

Посадова інструкція повинна містити сукупність усіх основних функцій, що виконує працівник, а його обов'язки повинні виходити з основних завдань, що вирішуються підрозділом. Кожна посадова інструкція повинна давати чітке уявлення про те, чим ця робота відрізняється від усіх інших.

Основне призначення цього нормативного документа — відповісти на запитання виконавця «Що робити?» перед початком робіт і на питання керівника «Хто винен?» у випадку, коли отриманий результат не збігся із очікуваним.

Структура посадової інструкції

Текст документа містить такі обов'язкові розділи:



  1. Загальні положення.

  2. Завдання та обов'язки (або функції).

  3. Обов'язки.

  4. Права.

  5. Відповідальність.

Посадова інструкція може бути доповнена розділами, що відтворюють:

- знання та вміння працівника;

- кваліфікаційні вимоги,

- взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

Розділ «Загальні положення» фіксує назву посади, відділ, підрозділ, порядок призначення та звільнення з посади, підзвітність, тобто підпорядкування, та кількість прямих підлеглих (якщо такі є).

Підлеглість працівника подають згідно зі схемою організаційної структури із зазначенням конкретного структурного підрозділу і керівника вищого рівня.

Зміст цього розділу цілком визначається традиціями кожної конкретної організації і практично не впливає на якість самого документа, він повинен бути уніфікований у всіх відповідних організаційних документах.

Розділ «Завдання та обов'язки» повинен дати точні, стислі й недеталізовані відповіді на такі запитання:



  • чому існує ця посада, іншими словами, в чому її мета;

  • чому ця посада і ця робота існують в організації;

  • яким цілям організації відповідає ця посада;

  • що для цього повинен робити працівник.

Посадові обов'язки подають у формі переліку, що показує, чого повинен досягти працівник разом із групою підлеглих у кінцевому результаті.

Критеріями добре створеного переліку основних обов'язків є наявність усіх ключових та кінцевих результатів роботи.

Правильно сформульовані обов'язки говорять про те, «що повинен робити працівник», а не «як».
х поділяють на пункти таким чином, щоб:


  • виокремити дію, яка веде до кінцевого результату; причому,
    щоб кожне визначення обов'язку закінчувалося чітким кінцевим результатом;

  • декілька кінцевих результатів не об'єднувалися в один пункт;

  • жоден з елементів кінцевого результату не поділявся на декілька пунктів;

  • кожне формулювання залишалося незмінним, тобто перебувало «поза часом» (якщо не змінювалася суть роботи, посадові обов'язки залишаються чинними тривалий час).

Розглянемо як приклад структуру визначення обов'язку інспектора з відділу кадрів: «Оформляє прийом, переведення і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій і наказів керівника підприємства».

Тут:


  • дієслово: «оформляє»;

  • функція: «приймання, переведення і звільнення»;

  • кінцеві результати: «облік особового складу».
    Формулювання обов'язків має передбачати методи оцінювання.
    Перелік основних обов'язків для добре структурованої роботи

звичайно містить від п'яти до десяти визначень.

Основні посадові обов'язки можуть бути подані у вигляді карти функціональних обов'язків. Це дає змогу:

- раціонально розподілити обов'язки між працівниками;

- підвищити своєчасність виконання завдань за рахунок введення кількісних показників тривалості їх виконання;

- поліпшити соціально-психологічний клімат у колективі, усунути конфлікти між керівниками і підлеглими;

- чітко визначити взаємовідносини працівника з іншими спеціалістами;

- підвищити особисту відповідальність працівників за своєчасне і якісне виконання обов'язків.

Наповнення карти функціональних обов'язків може бути здійснено двома шляхами:



Методика експертної оцінки
У цьому випадку нормативи витрати часу на розв'язання поставлених перед співробітником завдань визначаються шляхом експертного опитування спеціалістів про витрати праці і терміни їх вирішення, у разі якщо відсутні типові норми часу.

Методика карти робочого дня

Ця методика потребує більших зусиль і витрат для впорядкування карти функціональних обов'язків, але ефективність від її використання також більша.



Методика карти робочого дня передбачає таку послідовність робіт з її заповнення:

  1. Формування робочої команди.

  2. Робоча команда спільно зі спеціалістами підрозділу структурують види робіт за однойменними категоріями співробітників.

  3. Проведення хронометражу робочого часу, фіксація тривалості окремих видів робіт із вхідними/вихідними потоками ін
    формації.

  4. Фіксація результатів хронометражу робочого часу за кожною категорією працівників у підрозділі.

Слід зазначити, що використання карти функціональних обов'язків як інноваційної технології дає можливість ефективно та обґрунтовано керувати всіма видами діяльності, а отже, оптимізувати процес управління.

Розділ «Права» встановлює перелік повноважень працівника, що забезпечують реалізацію покладених на нього функціональних обов'язків.

Повноваження характеризують можливість використання різноманітних ресурсів (трудових, інформаційних, фінансових, матеріальних, технічних, енергетичних). Вихідними даними для їх розробки є: правила внутрішнього розпорядку, стратегія підприємства, положення про структурний підрозділ.

Розділ «Відповідальність» визначає персональну відповідальність

працівника за своєчасне і якісне виконання функціональних обов'язків з урахуванням чинного трудового законодавства.

Оцінювання своєчасності і якості виконання функціональних ' обов'язків здійснюється керівником працівника із застосуванням у разі потреби:



  • заходів адміністративного впливу, що починаються адміністрацією організації відповідно до Цивільного кодексу і типових
    правил внутрішнього розпорядку;

  • заходів матеріального впливу, основною формою яких є зміна
    посадового окладу і депреміювання, тобто повне або часткове позбавлення премії відповідно до чинного положення про оплату праці.

Додаткове наповнення посадової інструкції

Розділ «Необхідні знання і досвід» містить перелік таких, які необхідні працівнику для виконання роботи, а не власні знання і досвід.

Розділ «Кваліфікаційні вимоги» охоплює вимоги до теоретичних знань (закінчення університету або інституту, інші форми підвищення кваліфікації, курси бухгалтера або знання комп'ютера) та досвіду роботи на відповідній посаді.

Там, де це доречно, доцільно вказувати і практичні навички (наприклад, навички машинопису, стенографії, складання та оформлення ОРД). Для ефективного виконання посадових обов'язків часом потрібні спеціальні особисті навички, пов'язані з умінням чемно спілкуватися по телефону або складати посадові інструкції, тощо.

Розділ «Додатковий спеціальний досвід» визначає час, витрачений на конкретну функцію або діяльність, наприклад: старший інспектор із кадрів: вища освіта (молодший спеціаліст), підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше одного року або професійно-технічна освіта, підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше двох років.

Розділ «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою» містить перелік


функціональних зв'язків, що визначаються згідно з положенням про підрозділ, схемою організаційної структури управління і штатним розписом (за недостатності перелічених джерел можна доповнити зібрану інформацію за допомогою експертного опитування спеціалістів).

Розділ «Заохочення» визначає форми матеріального і морального заохочення за своєчасне і якісне виконання працівником покладених на нього завдань: форми морального заохочення, наприклад, — оголосити подяку; форми матеріального заохочення, наприклад, — збільшити посадовий оклад, змінити винагороду за результат, преміювати, надати безпроцентний кредит.



Практичні поради укладачеві внутрішніх нормативних документів

  1. Перевага будь-якого нормативного документа — стислість
    і зрозумілість. Цілком очевидно, що нечіткий, тобто двозначний
    або суперечливий документ просто неможливо виконувати. Користуватися довгим документом незручно, у ньому важко орієнтуватися, збільшується ймовірність пропустити що-небудь важливе, виникнення несумісних або двозначних положень. А тому організаційний документ повинен містити якомога простіші і зрозуміліші пропозиції.

  2. Усі розділи (пункти) несуть однакове смислове навантаження, тому немає необхідності виокремлювати один чи кілька з-поміж інших.

  3. Усі внутрішні нормативні документи мають конкретне
    с прямування.

Зверніть увагу!

Складні та відповідальні функції в організації виконують висококваліфіковані фахівці, відповідно, вони не мають потреби в довгих, докладних роз'ясненнях. Для співробітників досить чітко пояснити мету їхніх дій, а способи їх виконання вони оберуть самі, а обсяг документа зменшиться щонайменше в півтора раза.

  1. Визначення мети і завдання (організації, структурного під
    розділу, служби) — важлива складова нормативного документа.
    Якщо загальні і заключні положення уніфіковані, то формулювати мету слід чітко, розуміючи цілі установи загалом. Майте на
    увазі: золоте правило успіху — знай, чого бажаєш.

  2. Правильно сформульована мета містить положення одного
    рівня, другорядних і побічних цілей у ній немає. Тим паче, не повинно в ній бути неузгоджених, а ще гірше, суперечливих цілей.

  3. Мета — стратегія розвитку підприємства, «напрям подальшого руху», вона може бути навіть декларативною, певною мірою
    недосяжною.

  4. На відміну від мети, завдання повинні бути досяжними,
    більше того, повинні бути вимірювані, тобто містити докази успішної роботи, про які буде звітувати виконавець.

Пам'ятайте:

Формулюючи завдання, водночас передбачаємо форму звітності.

  1. Завдання повинні відповідати меті. Кожній меті може від
    повідати кілька безпосередніх завдань. Кожне з них може передбачати досягнення кількох цілей. Проте не може бути завдань, які
    не відповідають цілі (цілям).

  2. Розділ «Функції» становить за обсягом близько 60% усього
    документа. При правильно сформульованій меті та завданнях
    труднощів з описом функцій зазвичай не виникає.

Пам'ятайте:

Завдання та обов'язки співвідносяться так само, як мета і завдання. Функції повинні бути здійсненні, тобто завдання сформульовані так, щоб у будь-якій конкретній ситуації на питання: . «виконане чи ні» можна було відповісти однозначно;, «так чи ні».

10. Акцентуючи увагу на лінгвістичних особливостях організації тексту цього виду документів, зауважимо: формулюючи


мету, завдання, обов'язки, доцільно користуватися однотипними
конструкціями: лексичними, граматичними тощо. Текст організовують від третьої особи однини або множини. У тексті використовуються слова: «повинен», «зобов'язаний», «необхідно»,
« слід », « забороняється », « не допускається ».

11. Внутрішній нормативний документ повинен бути вичерпним,


тобто описувати всі дії, що можуть бути потрібні від підлеглого. Для перевірки цього твердження можна скористатися таким технологічним
прийомом: з положення про структурний підрозділ (службу) і/чи положень та інструкцій, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання, виписують конкретні
виробничі операції. Окремо складають список усіх посадових осіб,
задіяних у структурному підрозділі (службі), розподіляючи функції
відділу між посадовими особами. Перевіряють, чи не залишилось зайвих функцій (незрозуміло, хто їх має виконувати), або ж чи залишили
ся посадові особи, яким не дісталося жодної або обмаль функцій.

Зверніть увагу!

Система нормативних документів — цілісна система. Положення про структурні підрозділи повинні поєднуватися з положеннями та інструкціями, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання.

12. Доцільно передбачити поведінку працівника у разі нестандартних ситуацій, наділивши повноваженнями прийняти рішення самому або доповісти керівництву про ситуацію, що виникає.



Внутрішні нормативні акти служби діловодства

В установах для правильної організації діловодства розробляється власна нормативно-методичної база — документи організаційного, інструктивного, методичного характеру, які використовуються в діяльності служб діловодства, підрозділів і працівників серед них:



  • положення про службу діловодства;

  • посадові інструкції працівників;

  • інструкція з діловодства;

  • Табель і Альбом(и) уніфікованих форм документів, застосовуваних у діяльності установи;

  • правила підготовки й оформлення управлінських документів;

  • інструкції про порядок роботи зі зверненнями громадян, порядок прийому відвідувачів, роботу з документами обмеженого доступу й ін.

Інструкція з діловодства — правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їх обробки, зберігання і використання у поточній діяльності установи.

Табель уніфікованих форм документів установи — це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки і проходження.

Альбом уніфікованих форм документів установи — сукупність уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи відповідно до Табеля уніфікованих форм документів.

Розглянемо деякі з цих документів більш докладно.

Однією з функцій служби діловодства є розробка Інструкції, з діловодства установи, що встановлює єдині правила документування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання і збереження документів та має обов'язковий характер для всіх працівників.

Інструкція з діловодства належить до внутрішніх нормативних актів, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання і розробляється на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153, примірних чи типових інструкцій для групи однорідних підприємств чи установ галузі, ДСТУ на організаційно-розпорядчу документацію, інших положень державних нормативно-правових актів, актів спеціально-уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи (див. навчальний елемент 1.3) з урахуванням специфіки конкретної установи.

Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації.

Варто з'ясувати, що основне завдання згаданої вище Примірної інструкції з діловодства, як і типових інструкцій з діловодства для визначеної категорії установ (певного відомства, галузі), — дати необхідний методичний матеріал для організації діловодства. Водночас Примірна інструкція буде мати рекомендаційний характер, тоді як аналізована нами інструкція з діловодства установи, підписана, затверджена чи впроваджена окремим наказом першого керівника, стає нормативним правовим актом, обов'язковим до виконання усіма співробітниками.

Нормативні акти з діловодства не визначають структуру інструкції і її типовий зміст, відсутні і методичні документи з її розробки. Склад розділів, їх послідовність, наявність додатків інструкції з діловодства конкретної установи визначається її розробниками, необхідно, щоб положення інструкції послідовно відтворювали всі стадії роботи з документами від їх створення або одержання до виконання, відправлення і/або передавання на архівне зберігання.

Основними розділами інструкції можуть бути такі:


  1. Загальні положення.

  2. Підготовка службових документів

2.1. Загальні вимоги;

2.2. Фірмові бланки;

2.3. Вимоги до оформлення реквізитів.

3. Оформлення окремих видів документів:



  1. Наказ;

  2. Розпорядження;

  3. Протокол засідання;

  4. Службовий лист;

  5. Акт та ін. документи (залежно від специфіки діяльності
    установи).

4.Порядок погодження документів.

5. Порядок підписання документів.

6.Оформлення документів за допомогою друкарських засобів.

7. Організація документообігу:



  1. Приймання, обробка і проходження вхідних та внутрішніх документів;

  2. Реєстрація та облік документів, створення інформаційно-пошукових систем;

  3. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

  1. Організація контролю за виконанням документів.

  2. Робота виконавця з документами.

10. Організація зберігання документів:

  1. Порядок зберігання документів;

  2. Складання і ведення номенклатури справ;

10.3. Формування справ;

  1. Оформлення справ;

  2. Оперативне зберігання справ;

  3. Передавання справ на архівне зберігання.

11.Ксерокопіювання і тиражування документів.

12. Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів.

13. Використання факсимільного зв'язку.

Пропонована структура Інструкції з діловодства носить примірний характер, вона може, залежно від специфіки діяльності установи, його структури, порядку проходження документів, наявності відокремлених ділянок роботи, застосовуваних технічних засобів та інших факторів, доповнюватися іншими розділами, наприклад: документування роботи колегіального органу (колегії, ради директорів, ученої ради й ін.); оформлення листування з іноземними партнерами, використання електронної пошти та ін.

Особливе правове значення в Інструкції з діловодства має розділ «Загальні положення», в якому встановлюються:


  • призначення інструкції;

  • підстави її розробки;

  • відповідальність працівників за організацію діловодства;

  • загальні принципи роботи з документами.

Основне завдання інструкції з діловодства — встановлення загальних правил і єдиного порядку документування й організації роботи з документами в установі, мета інструкції — вдосконалення роботи з документами, скорочення кількості та підвищення якості підготовки документів, упорядкування документообігу й оптимізація управлінської праці.

У розділі «Загальні положення» Інструкції з діловодства зазначається:

- організація діловодства, контроль за веденням діловодства
здійснюється в структурних підрозділах;

- відповідальність за організацію діловодства в структурних під


розділах покладається на керівників підрозділів, для чого керівник призначає відповідального за організацію діловодства
в підрозділі, що і забезпечує облік документів, проходження;

Працівники установи несуть персональну відповідальність за виконання вимог Інструкції з діловодства, своєчасний розгляд і виконання документів, їх правильне оформлення і схоронність. Про випадки втрати службових документів негайно доповідають керівництву підрозділу й у діловодну службу установи.

Нормативні положення інструкції доповнюються додатками. У додатках до інструкції, як правило, розташовують:



  • зразки фірмових бланків документів;

  • уніфіковані форми основних видів документів (наказ, розпорядження, службовий лист та ін.);

  • класифікатори, що використовуються при роботі з документами (класифікатори структурних підрозділів, видів документів, посадових осіб, предметно-питальний);

  • форми журналів і карток, що використовуються для реєстрації й обліку документів;

  • перелік документів, що підлягають затвердженню;

  • перелік документів, що засвідчуються відбитком печатки організації;

  • перелік документів, що не підлягають реєстрації в службі діловодства тощо;

  • номенклатуру справ;

  • зразки оформлення обкладинок справ;

  • форми описів справ;

  • список постійних кореспондентів та ін.

До інструкцій можуть додаватися зразки типових текстів документів.

Окремі положення Інструкції з діловодства можуть доповнюватися і конкретизуватися в інших інструкціях, правилах і методичних документах, які охоплюють окремі напрями і ділянки роботи з

документами, наприклад, спеціальною інструкцією регламентується порядок роботи з документами обмеженого доступу.

Про їх наявність буде зазначено у «Загальних положеннях» Інструкції з діловодства:



  • організація роботи з документами, що містять інформацію
    обмеженого доступу (державну таємницю, конфіденційну ін
    формацію), регулюється спеціальними інструкціями, що затверджує керівник установи;

  • передавання службових документів і їх копій стороннім організаціям, а також їх публікування допускається тільки з дозволу керівництва установи;

  • при перебуванні працівника у відпустці, у відрядженні, звільненні або переміщенні наявні в нього документи за вказівкою
    керівника підрозділу передаються іншому працівникові.

Служба діловодства відповідає за вдосконалення форм і методів роботи з документами, а отже, і форм документів, які використовуються у діяльності установи. Реалізується ця функція розробкою Табеля уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи.

Розробка табеля дає змогу вирішити одночасно кілька завдань. Це:

- оптимізація складу форм документів, що застосовуються в організації, і їх закріплення в єдиному нормативному документі;

- класифікація застосовуваних у діяльності організації форм


документів за функціональним призначенням і завданням управлінської діяльності (або за структурними підрозділами);

- уніфікації складу і форм управлінських документів, скорочення застосовуваних форм документів, виключення з форм


документів дублювання показників;

- уніфікація і нормативне закріплення в організації процедури


підготовки управлінських документів або її окремих, най
важливіших етапів;

- оптимізація документообігу організації шляхом упорядкування інших технологічних процесів діловодства, підвищення їх ефективності з використанням комп'ютерних інформаційних технологій.

Табель є інструментом оптимізації та «інвентаризації» форм документів установи саме в умовах автоматизованої підготовки й обробки документів.

Поряд з оптимізацією складу документів Табель форм документів одночасно дає змогу зафіксувати основні етапи проходження документа в організації, тим самим він дозволяє оптимізувати і документообіг установи.

У поточній діяльності організації Табель форм документів виконує функцію довідника, що містить в упорядкованому вигляді назви форм документів, що використовуються у діяльності організації, дає змогу здійснювати їх оперативний пошук, а також контроль за діяльністю виконавців, окрім, звичайно, непередбачених форм документів.

У Табель включаються документи всіх структурних підрозділів установи, він є нормативним документом і затверджується керівником установи.

Як правило, поряд з розробленням Табеля форм документів проводиться розроблення Альбому уніфікованих форм документі, включених у Табель. Створення Альбому форм, що перебуває нерозривному змістовному зв'язку з Табелем, є його логічним продовженням.

Розроблення та подальше ведення Табеля й Альбому, тобто внесення в них змін, контроль за їх застосуванням, здійснюються службою діловодства, оскільки процедура розроблення Табеля (і Альбому форм — досить трудомісткі процеси, що вимагають спеціальних знань і навичок. Багато установ залучають для цього ми договірних засадах спеціалізовані організації, що займаються вдосконаленням організації управління.

До Табеля і Альбому форм з дозволу керівника установи включаються затверджені і впроваджені в дію нові форми документів, доцільність яких вмотивована практичною діяльністю.

Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примірник Інструкції з діловодства, табеля й альбому уніфікованих форм документів. Доцільним є використання електронної форми цих документів.

Інформація, що міститься в документах установи, є найважчі тим управлінським ресурсом. Ефективна робота з інформацією і документацією можлива тільки тоді, коли діяльність служб діловодства буде нормативно регламентована й організована відповідно до сучасних вимог технічного та кадрового забезпечення.

Питання для контролю знань:

1. Дайте загальну характеристику колективного договору.


З'ясуйте коло питань, які врегульовує цей номінал документа.

2.Дайте загальний огляд правил як організаційного документа, що регламентує визначений порядок дій. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

3.Укажіть на способи та порядок урегулювання окремих сторін діяльності установ. Наведіть приклади таких документів, про
аналізуйте їх структуру.

4. З'ясуйте призначення, структуру, порядок розроблення по


садових інструкцій працівників. Яка служба відповідає за розроблення посадових інструкцій працівників?

5. Проаналізуйте нормативну базу, технологічний процес роз


роблення посадових інструкцій працівників, особливості врахування специфіки підприємства.

6. Узагальніть практичні поради до ефективного складання


посадових інструкцій працівників.

7. Які професійні вимоги до асистента референта керівника


підприємства (установи, організації)?

8. Які професійні вимоги до секретаря керівника (організації,


підприємства, установи)?

Література: 2; 3; 6; 7; 10; 11; 12; 20; 23; 25; 26.

Лекція № 13-14



Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал