Навчальний посібник І частина Володимир-Волинський 2011 Укладач Зілюк Н. В., викладач діловодства



Сторінка7/11
Дата конвертації16.12.2016
Розмір3.11 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Тема: Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою

друкувальних засобів.

Мета: ознайомитись із вимогами до оформлення документів за допомогою друкувальних засобів, навчитись правильно розміщувати реквізити та їх складові частини на визначеній стандартами робочій та службовій площах документа.

План

1. Загальні вимоги до оформлення документів за допомогою друкувальних засобів.

2. Сутність поняття «міжрядковий інтервал».

3. Міжрядковий інтервал у тексті.

4. Міжрядковий інтервал між реквізитами.

5. Міжрядкові інтервали між складовими частинами реквізитів.

6. Міжрядкові інтервали у реквізитах та складових частинах реквізитів, які складаються з кількох рядків.

7. Відступи від межі лівого берега, застосовувані при оформленні ОРД.

8. Створення документі за допомогою персональних ЕОМ.
Теоретичний матеріал


  1. Загальні вимоги до оформлення документів за допомогою друкувальних засобів

Сучасна епоха характерна стрімкими змінами в обробці текстових документів. Ще в XIX ст. з виникненням механічної друкарської машини нагальною стала потреба узагальнення вимог до виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів. Протягом усього цього часу відбувалося становлення правил оформлення документів за допомогою новітніх технічних засобів. Нині їх урегульовує система нормативно-правових документів та державних стандартів.

Незаперечним є твердження, що документ, оформлений за допомогою друкувальних засобів, став основним джерелом інформаційного ресурсу, що згідно із Законом України «Про Національну програму інформатизації» є «сукупністю документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних тощо)». Лише окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки, — стверджується в ДСТУ 4163-2003.

Документ в інформаційній сфері управління, будучи, як зазначено в статті 27 Закону України «Про інформацію», «матеріальною формою одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-фотоплівці або на іншому носієві, стає джерелом офіційної документованої інформації, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування, підприємств, організацій, установ різних форм власності»15.

Документ, набуваючи статусу офіційного, повинен відповідати правилам закріплення інформації на матеріальному носієві.

Передусім визначимо формати паперів, що використовуються для закріплення документної інформації. Зауважимо, що формат визначається на основі складу та підсумкової площі, що займають реквізити документа, які повинні бути раціонально розміщені на аркуші.

Основними в документуванні управлінської інформації вважаються такі формати паперу: А4 (210x297 мм); А5 (210x148 мм); АЗ (297x420 мм). Названі вище формати встановлені чинним національним стандартом ДСТУ 4263-2003 «Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлювання документів» і залишаються незмінними ще від ГОСТа 9 327-60. Формати паперу, що є чинними в Україні, відповідають вимогам, визначеним міжнародними стандартами.

Усі документи (надруковані та рукописні), які створюють в організації і підлягають зберіганню в її документаційному фонді, повинні мати береги, визначені національним стандартом.

Основна вимога до шрифтів при створюванні документів за допомогою друкувальних засобів, зокрема текстового процесора МS Word, — це забезпечення можливості легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. При підготовці документа за допомогою комп’ютера рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Тіmes New Roman.

Деякі реквізити (04, 05, 09, 19, 28, 30) можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8-11).


  1. Поняття «міжрядковий інтервал»

Основний інтервал по горизонталі — інтервал між осьовими лініями суміжних знаків, що дорівнює 4,233 мм. Цей розмір становить 1/6 дюйма або 12 пунктів.

Мовою комп'ютерної техніки, а також згідно з ДСТУ 4163-2003 його прийнято називати «міжрядковий інтервал». Тож під поняттям «міжрядковий інтервал» ми розуміємо відстань між основами двох суміжних рядків.

Міжрядковий інтервал, який служить для розміщення реквізитів, складових частин реквізитів документа від верхнього зрізу аркуша до нижнього, встановлюється шляхом виконання команди: «Формат — Абзац — Междустрочный» за такими параметрами.

3.Міжрядковий інтервал у тексті

У ДСТУ 4163-2003 рекомендовано тексти документів на папері формату А4 друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 — через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Під час підготовки документів за потребою можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

4.Міжрядковий інтервал між реквізитами

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

І хоча під час друкування документів, які мають на одній сторінці декілька реквізитів, слід обирати оптимальні поєднання міжрядкових інтервалів для конкретного виду документа, узагальнимо певні закономірності доцільного вибору міжрядкових інтервалів:


  1. У документах, оформлених на форматі А4, відстань між реквізитами — переважно 3 міжрядкові інтервали.

  2. У службових листах із кутовим розташуванням реквізитів блок 11, 12, 13 реквізитів — вихідні дані службового листа, що,
    поряд із заголовком до тексту, є підставою для його ідентифікації — розміщують з мінімально можливою на цьому рівні відстанню: 1,5—2,0 міжрядкові інтервали.

  3. 11,14 реквізити при їх кутовому розташуванні розміщуються також через 1,5-2,0 міжрядкові інтервали (у поєднанні з реєстраційним індексом (12) ця група реквізитів є вихідними даними значної кількості ОРД, крім листів).

  1. Реквізити бланка документа також становлять смислову єдність, а тому зазвичай відмежовуються один від одного найменшою для цього рівня кількістю — 1,5 міжрядкового інтервалу.

  2. У документах, виготовлених на форматі А5, відстань між
    реквізитами здебільшого становить 2 міжрядкові інтервали.

Документи, які готують до друку, можуть передбачати, на вимогу друкарень, відстань між реквізитами до 4 міжрядкових інтервалів.

6.Міжрядкові інтервали між складовими частинами реквізитів Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження», — зазначено в ДСТУ 4163-2003, — відокремлюють один від одного 1,5-2,0 міжрядковими інтервалами. Розглянемо приклади вказаних реквізитів:

Адресат

«Акціонерний комерційний банк «Надра»

Раднику Голови Правління

з питань корпоративних фінансів


п. Головіновій Н. О.

вул. Жилянська, 34, м. Київ, 010231


Гриф затвердження

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник фінансово-економічного

управління

Підпис О.О. Лавріненко

12 березня 2004 р.


Гриф погодження

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра транспорту

України


Підпис О. К. Самійленко

20 квітня 2004 р.


Наведені приклади оформлювання містять такі складові частини реквізитів:

- адресування — назва організації, назва посади; прізвище, ініціал(и); адреса;

- гриф затвердження — слово «ЗАТВЕРДЖУЮ»; назва посади; підпис, ініціал(и) прізвище; дата затвердження;

- гриф погодження — слово «ПОГОДЖЕНО»; назва посади; підпис, ініціал(и) прізвище; дата погодження.

Конкретність вибору міжрядкового інтервалу (1,5 чи 2,0) для складових частин реквізитів визначається ситуацією. Складові частини, що тяжіють один до одного, здебільшого оформляють через 1,5 міжрядкового інтервалу. Скажімо, при адресуванні кільком адресатам (не більше чотирьох) адресат від адресата рекомендовано відокремлювати двома міжрядковими інтервалами, а складові кожного з них — 1,5 міжрядкового інтервалу; підпис посадової особи, котра має ствердити документ, також можна відокремити двома міжрядковими інтервалами.

Констатуємо: складові частини реквізитів відокремлюють один від одного 1,5-2,0 міжрядковими інтервалами. Міжрядкові інтервали у реквізитах і складових частинах реквізитів , які складаються з кількох рядків.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал, — визначено ДСТУ 4163-2003.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків (73 мм).

У разі перевищення вказаної кількості друкованих знаків наступні рядки мають розміщуватись через 1 міжрядковий інтервал.

Зверніть увагу!

Переносити слова у реквізитах та їх складових (окрім тексту) не рекомендовано.

Якщо заголовок до тексту (реквізит 19) перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна продовжити до межі правого берега.

Текстову частину додатка (реквізит 22) оформлюють через пробіл після слів «Додаток», «Додатки», розміщуючи інформацію до правого берега, без дотримання правила максимальної довжини багаторядкових реквізитів. Другий та наступні рядки текстової частини додатка друкують через один міжрядковий інтервал.



Додаток: Закон України «Про охорону прав на знаки для товарів і послуг» від 23.12.93 № 3773-ХП, зі змінами та доповненнями, на 10 арк. в 1 прим.

Пам'ятайте:

Поняття «міжрядковий інтервал» розглядається на чотирьох рівнях: - у тексті;

- між реквізитами;

- між складовими частинами реквізитів;

- у реквізитах і складових частинах реквізитів, які складаються

з кількох рядків.

Оформлюючи документ, треба чітко визначити, про який рівень, яку сходинку структурного поділу документа йдеться.

Міжрядковий інтервал на всіх рівнях може пропорційно змінюватись. Основна вимога при оформленні документа — досягти його зручного прочитання та сприйняття.



7.Відступи від межі лівого берега, застосовувані при оформленні ОРД

Основний інтервал по вертикалі — інтервал між осьовими лініями суміжних знаків, що дорівнює 2,54 мм.

У практичній діяльності його прийнято визначати як місце, призначене для розміщення однієї друкованої літери (друкований знак,

Пробіл).


Із розвитком комп'ютерної техніки для розміщення реквізитів

документа та їх складових частин від лівого берега до правого і огляду на різну ширину літер в більшості комп'ютерних шрифтів) стало неприйнятним оперувати поняттям «друкований знак». Натомість ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» упровадив поняття «відступ від межі лівого берега» та офіційно закріпив його розміри у міліметрах.

Згідно з ДСТУ 4163-2003, оформлюючи документи, слід дотримуватись таких відступів від межі лівого берега:

12,5 мм — для початку абзаців у тексті;

92 мм — для реквізиту 16 «Адресат»;

104 мм — для реквізитів «Гриф обмеження доступу до документа» (реквізит 15) та «Гриф затвердження документа» (реквізит 17);

125 мм — для розшифрування підпису у реквізитах «Підпис» (реквізит 23), «Гриф затвердження документа» (реквізит 17), «Відмітка про засвідчення копії» (реквізит 27).

Не роблять відступів від лівого берега для розташування реквізитів:

- «Дата документа» (реквізит 11), «Заголовок до тексту документа» (реквізит 19), «Текст» (без абзаців — реквізит 21),
«Відмітка про наявність додатків» (реквізит 22), «Прізвище виконавця і номер його телефону» (реквізит 28), «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» (реквізит 29);

- назви посади у реквізиті «Підпис» (реквізит 23);

- всіх складових частин, окрім розшифрування підпису
реквізитів «Гриф погодження» (реквізит 24), «Візи документа»
(реквізит 25), «Відмітки про засвідчення копії» (реквізит 27);

- слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ» тощо.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф — без відступу від межі лівого берега; другий — з відступом 104 мм.

Якщо у тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них — через один міжрядковий інтервал, розміщуючи через пробіл від слова «Додаток/Додатки», «Підстава/ Підстави» до правого берега.



Увага: другий та наступні рядки текстової частини додатка/підстави не може сягати лівого берега. На практиці текстову частину цих реквізитів дозволено розміщувати з орієнтовним відступом 38 мм від межі лівого берега (від центру лівого кута) або ж через пробіл після слова «Додаток».

Відступи від межі лівого берега технічно виконуються за допомогою табулятора.



Табулятор — це пристрій друкарської чи електронної машини, комп'ютера, який допомагає переміщати курсор чи каретку машини для розміщення інформації від лівого берега до правого на задані користувачем або розробником програмного забезпечення відступи.

Відступи фіксують на комп'ютері в меню «Формат. Табуляция» таким чином :

1. Цифрове позначення відступу позначається в опції Позиції табуляцїї.

2. Команда: «Установить».

3. Після того як виставлено всі необхідні відступи для оформлення конкретної позиції табуляції команда підтверджується натисненням «ОК».

Зверніть увагу на розділовий знак, що розмежовує розряди чисел: крапка або кома — залежно від того, як запрограмовано і комп’ютер. Під час оформлення документної інформації у формі таблиці переміщення

здійснюється натисненням комбінації клавіш (Ctrl+Tab).

Необхідні параметри відступів від межі лівого берега можна вказати, виконавши команду: «Формат-Абзац-Отступ слева/Отступ».

Пам'ятайте: Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боках аркуша. Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Головні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв, визначає ГОСТ 6.38—90.

У разі виготовлення документів машинописним способом використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 (нульове) — від межі лівого берега для друкування змінних реквізитів 19, 21 (без абзаців), 22 (лише слова «Підстава», «Додаток»), 23 (лише назва посади), 24, 25, 27 (крім слова «Копія» й розшифрування підпису), 28, 29 (останній прийнято записувати від руки), а також слів «слухали:», «виступили:», «ухвалили:», «вирішили:» — у протоколах, витягах із протоколів, «наказую:» — в наказах, «ПРОПОНУЮ:», «ДОЗВОЛЯЮ:» — в розпорядженнях;

1-е — після 5 друкованих знаків від межі лівого берега для початку абзаців у тексті;

2-е — після 16 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць, трафаретних текстів, друкування реквізиту 12, слова «від» у реквізиті 13; рекомендується друкувати текст у реквізиті 22 (можна друкувати й через пробіл після слів «Додаток:», «Підстава:»), розшифрування підписів у реквізитах 23 (першого при подвійному), 24, 25;

3-є — після 24 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів;

4-е — після 32 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування реквізиту 16 (дозволяється друкувати на 3—4 знаки праворуч від середини робочої площі);

5-е — після 40 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування реквізитів 15, 17;

6-е — після 48 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування розшифрування підписів у реквізитах 17, 23, 27;

7-е — після 56 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для проставляння реквізитів 4, 5, друкування слова «Копія» в реквізиті 27.

Текст документів на аркушах (бланках) формату А4 друкують через 1,5 (півтора) міжрядкових інтервала, а на аркушах (бланках) формату А5 — через 1 (один) міжрядковий інтервал [якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші (бланку) формату А5, невеликий, то його можна друкувати через 1,5 інтервала]. Тексти документів, що підготовлені до видання друкарським способом, а також тексти доповідей, виступів друкуються через 2 міжрядкових інтервали. Якщо текст у реквізиті 22 складається з кількох рядків, то його друкують через 1 міжрядковий інтервал. Реквізити (крім тек-і і у), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів 16, 17, 22, 23, 24, 25 відокремлюють одну від одної півтора-двома міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюють один від одного двома-трьома міжрядковими інтервалами: двома — переважно в разі виготовлення документа на бланку формату А5, трьома — на бланку формату А4.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 28 знаків. Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту) перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка до тексту не ставлять.

Розшифрування підпису в реквізиті 23 друкують на рівні останнього рядка назви посади без пробілу між ініціалами та прізвищем, наприклад:

Завідувач складу № 12

Київського заводу «Агат» В.С.Мозговий

Якщо в документі кілька грифів затвердження, грифів погодження, то їх розташовують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від 0 та 5-го положень табулятора.

Якщо документ оформляють на двох чи більше аркушах, то другий і наступні мають бути пронумеровані арабськими цифрами. Номери сторінок проставляють посередині довжини робочої площі на верхньому березі без слова «сторінка» (с.) та розділових знаків. Якщо документ оформлено лише на одному аркуші з двох боків, то другу сторінку не нумерують.

Реквізит 10 (назва виду документа) друкують великими літерами (якщо друкованих знаків не більше ніж 14, то можна друкувати врозрядку).

Реквізит 14 (місце складання чи видання) зазначають відповідно до чинних документів щодо позначень об'єктів адміністративно-територіального поділу України, наприклад: м. Одеса; м. Умань Черкаської обл.; смт. Чарівне Волинської обл.; с. Заможне Піщанського р-ну Закарпатської обл. Скорочення «м.» при слові «Київ» можна випускати.



Питання для контролю знань

1. З'ясуйте поняття «міжрядковий інтервал».

2. Яких міжрядкових інтервалів слід дотримуватися при:

- оформленні тексту документа;

- реквізитів;

- складових частин реквізитів;

- реквізитів та складових частин реквізитів, які складаються з кількох рядків?

3. Укажіть на порядок виставлення міжрядкових інтервалів за допомогою комп'ютера.

4. Які відступи від межі лівого берега прийнято застосовувати для розміщення реквізитів та їх складових частин?

5. Дайте характеристику кожного відступу межі лівого берега із зазначенням реквізитів та складових частин реквізитів, які розміщують від цих відступів.

6. Проаналізуйте, яким чином установлюють необхідні відступи від межі лівого берега за допомогою комп'ютера?

Література: 6; 7; 11;16; 23; 25.
Лекція № 9

Тема: Надання документам юридичної сили.

Мета: ознайомити студентів з поняттям про грифи, їх складом, призначенням та розташуванням.

План

1. Поняття про грифи. Їх склад, розташування та призначення.

2. Резолюція, віза. Їх склад, призначення та розташування.

3. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування.

4. Печатки, штампи. Їх призначення та розташування.

5. Адресування кореспонденції.

6. Орієнтовний перелік документів, на які ставиться гербова печатка.
Теоретичний матеріал

1. Поняття про грифи. Їх склад, розташування та призначення

Згідно з переліком реквізитів за ГОСТ 6.38-90 для більшості документів необхідні ті реквізити, без яких документ не матиме юридичної сили. Це грифи, резолюції, візи, підпис (підписи), відтиск печатки.

В сучасному діловодстві оперують трьома видами грифів: гриф затвердження - реквізит 17, гриф погодження - реквізит 24, гриф обмеженого доступу до документа - реквізит 15.

Слово «гриф» німецького походження, означає руків'я кинджала або шаблі. Поняття «гриф» стосується конструкційного розташування деяких реквізитів (власне грифів) на аркуші паперу. Вістря кинджала мають, як правило, хрестовидне зображення, перекладини якого, якщо їх розташувати на аркуші, вказують певні напрямки: верх, низ, вправо і вліво. В діловодстві кінці вістря (умовного кинджала) вказують на положення і місцезнаходження даних реквізитів.



Гриф обмеженого доступу до документа функціонує згідно з ознаками класифікації документів "з погляду гласності", до якої входять такі групи: «для службового користування», «таємні», «цілком таємні». Діяльність комерційних структур викликала до життя

появу грифу обмеженого доступу до документа ще в одній якості – «комерційна таємниця», яку скорочено позначають «КТ» або «Конфіденційно».

Гриф обмеженого доступу до документа вказується в тих документах, в яких викладені відомості обмеженого поширення (гласності). Цей гриф може розташовуватися на титульній сторінці документа (документів) справи або на аркуші відповідного формату у правому верхньому ріжку вище реквізитів «адресат» і «гриф затвердження» чи центровим способом вгорі одразу після верхнього поля (інколи – за його рахунок).

Реквізит обмеженого доступу, як правило, друкується або проставляється штемпелем з відповідною інформацією, згідно з рівнем обмеження.

При машинописному оформленні даний гриф друкується без лапок і крапок після 40 друкованих ішаків від межі лівого поля, наприклад:

КТ

Прим. № 2 або



або Конфіденційно

Прим. № 1

чи

Для службового



користування

Прим. № 1

Вибір виду грифу обмеження для державних організацій залежить від інструкцій та нормативних актів, які передбачають проставлення даного грифу для певних видів документів. Для організацій і підприємств різних форм власності гриф визначається наказами з охорони комерційної діяльності.

Гриф затвердження необхідний для таких документів, як плани, звіти, інструкції, правила, деякі види актів, окремі види договорів, завдань (на проектування об'єктів, технічних споруд капітального будівництва, проведення науково-дослідних робіт, проектно-конструкторських і технологічних робіт та ін.), положень (про міністерство, структурний підрозділ та ін.), програм (проведення робіт і заходів, відряджень та ін.), кошторисів, стандартів (державних, галузевих, технічних умов). Реквізит "гриф затвердження" повинен складатися з:


  • слова "ЗАТВЕРДЖУЮ" (без лапок та інших графічних позначок);

  • найменування посади особи, котра затверджує документ;

  • її особистого підпису з розшифруванням (ініціали, прізвище) та дати, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ЗАО "Гранд"

Климчук В.М.

01.03.99


У деяких випадках гриф завіряється відтиском печатки. Якщо документ затверджує керівник вищої інстанції, то до назви посади входить і назва цієї інстанції (організації), Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Головного

архівного управління

при Кабінеті

Міністрів України

Козенко В.А.

12.11.99


Якщо документ затверджують постановою, рішенням, наказом,

протоколом, то гриф затвердження складається з: слова "Затверджено"; назви документа в називному відмінку; дати; порядкового номера.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

АТ "Сервіс"

24.10.99 № 142

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол засідання

Ради трудового

колективу

12.05.99


У таких документах, як структура і чисельність працівник (штату), штатний розпис, додатково проставляється на грифі відтиск печатки.

Гриф затвердження розташовують у правому верхньою ріжку аркуша. Склад інформації грифу друкують:



  • слово "затверджую" ("затверджено") великими літери без проміжку;

  • посаду та назву організації малими літерами, окрім заголовної;

  • дату - тризначним здвоєним кодом - без проміжків;

  • відстань між словом "затверджую" ("затверджено") і назвою посади становить не менше 2 інтервалів;

  • відстань між іншими рядками тексту -1,5 інтервала.
    Гриф погодження - реквізит, який вказує на попередній розгляд питань, відображених у проекті документа. Попереднє обговорення проекту тексту необхідне для прийняття правильних управлінських рішень.

Погодження здійснюється як з посадовими особами все дині організації (підприємства), так і з посадовими особами інших організацій (зовнішнє погодження). Зовнішнім погодженням називається також погодження документа з колегіальними органами громадських об'єднань (профспілками, рад трудових колективів).

Внутрішнє і зовнішнє погодження має різну форму виразу: для внутрішнього користування застосовують візування документів, для зовнішнього - гриф погодження.

Гриф погодження складається з:


  • слова "погоджено" без лапок та інших графічних позначок;

  • найменування посади службової особи, з якою погоджується документ;

  • найменування організації;

  • особистого підпису та його розшифровки;

  • дати документа.
    Наприклад:

ПОГОДЖЕНО


Начальник планового відділу

Мінфіну України

Костюченко А.П.

16.10.99.

При погодженні документа з колегіальним органом у грифі вказується найменування документа в називному відмінку, його дата та порядковий номер.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Ради трудового колективу

10.12.99 № 7.

Якщо погодження документа здійснюється шляхом видання Іншого документа, то в грифі погодження вказуються вид документа, його автор (найменування організації), дата та індекс.

Наприклад:


ПОГОДЖЕНО

Лист Держстандарту України

12.06.99 № 7/ 05-09.

Гриф погодження розташовується від лівого краю, з урахуванням поля. Друкується ідентично грифу затвердження.

Якщо гриф погодження один, то його розташовують на самому документі.

Коли грифів більше, то їх розташовують за хронологією зверху донизу в порядку їх одержання, на титульному листі.

Внутрішнє погодження в залежності від змісту документа рекомендується здійснювати в такій послідовності:


  • з організаціями, інтереси яких стосуються конкретного документа;

  • з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в галузі, якої стосується документ;

  • з громадськими організаціями (при необхідності);

  • з органами державного контролю (нагляду) в певній галузі (санітарія, екологія, пожежна безпека та ін.);

  • з вищестоящими інстанціями чи міжгалузевими органами у випадках, коли законодавством передбачена можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу таких органів.

На одному документі може бути як гриф погодження (або кілька), так і гриф затвердження, якщо це необхідно або передбачено нормативними актами. Наприклад: інструкція із застосування медичного препарату може мати, як правило, гриф погодження та гриф затвердження. Гриф погодження з'являється після апробації препарату в лабораторіях та після клінічних досліджень в науково-дослідних інститутах, якщо препарат одержав задовільну оцінку. Гриф затвердження за підписом міністра охорони здоров'я - остання інстанція на дозвіл масового випуску продукції.

2. Резолюція, віза. Їх склад, призначення та розташування.

Резолюція - реквізит 18, вона виражає ставлення особи до інформації

в документі, а також дає відповідні вказівки. Отже, резолюція, по своїй суті, містить розпорядчий характер. Вказівки можуть мати загальний або конкретний характер.

Інформативне наповнення резолюції типу загальних вказівок виражається так:

«До відома»

«До виконання»

«До керівництва»

«Виконати до ...»

«Терміново дати відповідь по...»

Тобто речення резолюцій такого типу дуже прості, короткі і конкретні. Вони мають яскраво виражену наказову форму


дієслова ("розберіться") або неозначену форму ( виконати ) и
адресуються службовим особам, які підпорядковуються тим,
хто є автором резолюцій.

Резолюція може містити вказівки і кільком службовим особам, якщо в цьому є виробнича чи адміністративна потреба.

Інколи після вказівки може стояти ремарка (в перекладі з французької мови - позначка, примітка), яка містить авторську (особисту) думку про стан справи, питання, проблему. Такі ремарки орієнтують підлеглих на те чи інше рішення.

Наприклад:

Панові Петришину О.І.

Розберіться...

На мій погляд...

Тон вказівки може бути пом'якшений вживанням слова „прошу" Резолюція повинна випливати з суті порушеного в документі питання й свідчити про уважне його прочитання.

Вказівка про виконання дорученого документа повинна, окрім того, включати в себе термін виконання. Цей реквізит рекомендується датувати і підписувати. Наприклад:

п. Коломийцю В.М.

Підготувати проект відповіді

з обгрунтуванням до 12.10.00

(підпис - без розшифрування) (дата)

Якщо ж виконавців кілька, то вони вказуються в порядку відповідальності за виконання даного документа. При цьому один з виконавців несе відповідальність і вказується в списку першим (без помітки "відповідальний").

Резолюція проставляється в правому верхньому ріжку між реквізитами «адресат» і «текст». При написанні другої і, можливо, наступної резолюції вони проставляються на будь-якому вільному місці лицьової сторони документа.

Не рекомендується писати резолюції на окремих аркушах паперу (листочках) через імовірність загубити їх.

При необхідності створення таких резолюцій (коли їх багато) на окремому аркуші такого ж формату, як і документ, їх підшивають (підклеюють або скріплюють) у справу разом з тим документом, за яким резолюції давалися.

Віза використовується для внутрішнього погодження документів. Візи бувають двох видів: погодження і ознайомлення.

Віза містить таку інформацію:


  • особистий підпис (з розшифруванням);

  • дату;

  • посаду візуючого (при необхідності);

  • певну інформацію, яка вказує на ознайомлення з документом чи вивченням питання (проблеми), яке в ньому зазначене.

Така інформація може мати як позитивний, так і негативний характер.

При погодженні з документом може виникнути ряд протиріч, незгод по суті питання, по тексту чи його частині. В такому випадку віза доповнюється написами: «не згоден», «заперечую», «з п.4 не згоден», «зауваження додаються».

Інформація повинна бути, як і в резолюції, лаконічною, чіткою, конкретною.

Внутрішнє погодження слід проводити в такій послідовності:

- укладач документа;

- керівник структурного підрозділу, де складався документ;

- громадські організації (при необхідності);

- керівник фінансової чи бухгалтерської служби (коли документ стосується грошей);

- заступник керівника підприємства, який відає даним напрямком діяльності, відображеним у документі;


  • керівник юридичної служби чи юрисконсульт.

В останньому випадку віза може мати такий вигляд:

Юрисконсульт

(підпис) Харченко Т.П.

12.11.00


Віза ознайомлення служить письмовим підтвердженням факту доведення документа до відома працівників і починається слонами: «З наказом (актом, протоколом, листом і т.д.) ознайомлений».

Візи погодження і ознайомлення розташовуються нижче реквізиту «підпис». Вихідні документи візуються на примірнику, який залишається в

організації, решта документів - на першому примірнику.

3. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування.

Підпис є обов'язковим реквізитом кожного документа. Він Може бути проставлений керівником організації (установи) або Іншими службовими особами відповідно до їх компетенції та розподілу обов'язків. Право підпису різних категорій документів визначається нормативними актами, які регулюють роботу організації.

В організаціях, які діють на підставі єдиноначальства, документи мають, як правило, один підпис - керівника.

Два і більше підписів проставляються на документах колегіального характеру - постанові, рішенні, акті, протоколі і т.д. Підписується в більшості випадків перший примірник, але за умови особливого значення документа (господарського, виробничого, фінансового та ін.) підписуються всі примірники.

Підпис розташовується одразу від лівого поля без абзацного відступу.

Підпис складається з трьох компонентів:



  • назва посади (без скорочень);

  • власний підпис (автограф);

  • розшифрування підпису (прізвище, ініціали).

Ніяких лапок, дужок біля розшифрування підпису не повинно бути.

Підпис повинен бути розташований на одній горизонталі, а не за принципом "драбини" - зверху донизу.

Наприклад:

Директор ЗШ №12 (підпис) В.М.Свідчак

Якщо посада керівника вимагає повідомляти в посаді про вчений ступінь чи державні нагороди, то в такому випадку посаду розбивають на два-три рядки, але за тієї ж умови, що власноручний підпис і розшифрування підпису будуть на одній горизонталі, з останнім рядком

зазначення посади.

Наприклад:

Ректор університету, професор,

доктор технічних наук (підпис) С.А.Кузьменко
На бланках посаду можна скорочувати і писати:

Директор (підпис) В.М.Свідчак


При підписанні документа декількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, яка відповідає займаній посаді.

Наприклад:

Директор підприємства (підпис) К.Т.Мороз

Головний бухгалтер (підпис) Г.В.Несвич

Якщо документ підписується декількома рівними за посадою особами, їх підписи можна розташовувати в алфавітному порядку або поряд - один навпроти одного.

Наприклад:

Директор фірми Директор АТ

« Міраж» «Авто-сервіс»

(підпис) В.М.Івнюк (підпис) С.М.Тишко

Примірники тих документів, які залишаються в організації, і тому числі додатків, повинні мати справжні підписи посадових осіб.

Якщо посадова особа, підпис якої був передбачений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, що підписує документ ( «Заст.», «В.о.»), її прізвище та ініціали. Недопустимо проставляти перед посадою косу риску (/) та писати

слово («за»).

Для більшості документів, підпис - це останній або передостанній ступінь надання документу юридичної сили, що підсилює відповідальність службової особи за його зміст.

4. Печатки, штампи. Їх призначення та розташування.

Останній ступінь надання документу юридичної сили - це печатка або відтиск печатки на документі. Відтиск печатки ставиться на найбільш важливих документах і підтверджує їх справжність.

Печатки бувають: гербові (які мають зображення герба держави), прості круглі і трикутні.

Гербові печатки призначені для засвідчення прав певних осіб, при фіксації фактів використання коштів і матеріальних цінностей, а також у тих випадках, які передбачені нормативними актами. Гербові печатки належать, як правило, державним організаціям.

Звичайна (проста) кругла печатка (без зображення герба) вживається, головним чином, для засвідчення копій і розмножений примірників, а також довідок, пов'язаних з підтвердженням трудової діяльності. На трудовій книжці повинен бути відтиск гербової печатки, якщо він передбачений статусом організації.

В комерційних структурах використовуються прості печатки.

Проста кругла печатка прирівнюється до гербової.

В деяких організаціях ще користуються печатками трикутНої форми, більшості випадків - для внутрішніх потреб: засвідчення копій деяких документів та подекуди для посвідчень про відрядження. Але в загальному обігу вони вже не вживаються.

Відтиск печатки необхідний для таких документів, як: акти, довіреності, договори, завдання, заявки, висновки і відгуки, виконавчі листи, посвідчення про відрядження, кошториси, листи, положення, реєстри, довідки, специфікації, штатні розписи.

Відтиск печатки ставиться таким чином, щоб він захоплював тільки частину найменування посади (3-4 знаки) особи, яка підписала документ.

На власноручному підписі (автографі) відтиск печатки проставляти не дозволяється.

Відтиск печатки ставиться і на грифі затвердження та грифі погодження.

Різновидом печатки, який має юридичну силу, вважається і штамп.

Штамп - свого роду комбінований реквізит, який містить реквізити організації (установи) та номер вихідного документа.

Реквізити установи - повна назва організації з прив'язкою до міністерства (відомства), поштовим індексом та адресою (вулиця, порядковий номер будівлі) і розрахунковим чи валютним рахунком у банку.

Штамп проставляється тільки на деяких видах документів:

довідки, листи, повідомлення. Штамп скорочує час на оформлення певних реквізитів: автора документа, назву організації (установи) та вихідний порядковий номер з датою документа.

Штамп проставляється тільки в лівому верхньому ріжку аркуша від лівого поля на першому примірнику документа або тільки на тих примірниках, які відправляються адресату. На тому примірнику документа, який залишається в організації, відтиск штампа не ставиться.


Адресування кореспонденції

а) конкретній посадовій особі:

Борщагівський консервний завод

Головному бухгалтеру

п. Адамському В. І.



(адреса)

б) керівникові підприємства, установи:

Директорові Алчевського

нафтопереробного заводу

п. Дорошенку Т. І.



(адреса)

в) кільком посадовим особам (керівникам) — не більше 4-х адресатів:

Президентові АТ «Тисмениця-хутро»,

директорові з комерційних питань,

начальникам виробничих відділів



г) коли адресатів більше 4 осіб — додають список розсипки;

ґ) відповідь на скарги, заяви тощо може адресуватися з зазначенням лише прізвища, якому передує поштова адреса.
Не пишуть прийменник в (у) в адресі на зразок:
Верховний Суд України

вул. П. Орлика, буд. 5

01025, м. Київ,

Датування документів

Дата — день написання листа або наказу;


  • день затвердження плану, звіту, інструкції;

  • день запису вчинків у протоколах, актах;

  • день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ ЇЇ не обумовлює)

Способи датування:

10.08.06; 10 серпня 2006 р.

У фінансових документах використовують словесно-цифровий

спосіб.


Місце датування:
а) на бланку:

«02» лютого 2006 р.



б) не на бланку — після тексту перед або під підписом:

Завідувач відділу програмування

25.09.06 (підпис) О.Н.Огиря
Або
Головний інженер Головний механік

(підпис) (підпис)

Симонов М.С. Олексієнко В.Г.

18.04.06 18.04.06



Підписування документа

Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування, наприклад:


Директор фабрики В. О. Малиненко

(підпис)

При оформленні документа на офіційному бланку зазначати назву підприємства при назві посади того, хто підписує, не треба, а лише вказати: директор, бухгалтер, інженер тощо.

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однією посадою розташовують на одному рівні:

Директор фабрики Директор магазину

О. В. Сиваш Г. А. Іваненко



(підпис) (підпис)
(дата) (дата)

Якщо один документ підписують кілька осіб одного і того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:


Директор видавництва А. В. Коваль

(підпис)
Головний бухгалтер В. Н. Олексієнко

(підпис)

Розташування ініціалів того, хто підписує документ

а) на адресуванні — після прізвища, напр.: Іванюку С. Г.

б) при підписуванні документа, його затвердженні — перед прізвищем,
напр.: С. П. Балакін;

в) на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів, напр.: Симоненко; Дубині М. Ю.

г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) — після прізвища, напр.: «Присвоїти Клищуну Ю. Е. науковий ступінь...»

ґ) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.



Розташування печатки

Печатка повинна частково захопити найменування посади особи, яка підписала документ, та сам підпис. У фінансових документах — тільки найменування посади.

На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

Затвердження документа

Якщо вимагається затвердження документа (акта приймання-здавання матеріальних цінностей, звіту про відрядження тощо), то його підписують виконавці розпорядження, наказу, той, хто був у відрядженні, а затверджує — директор, начальник, голова правління, генеральний директор. Гриф затвердження ставиться у верхньому правому куті перед назвою документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада, підпис, ініціали та прізвище)


« _______ » рік

Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, то:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

08.05.06 № 20

Або:


ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

трудового колективу

21.02.06 № 2



Орієнтовний перелік документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів; обладнання, виконаних робіт; списання, експертизи та ін.). Виконавчі листи.

Висновки і відгуки організацій на дисертації й автореферати, що направляються Вищій атестаційній комісії.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).



  • Доручення (на одержання товарно-матеріальних цінностей, проведення справ у арбітражі та ін.).

  • Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне Співробітництво, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

Доручення (бюджетні; банківські; пенсійні; платіжні).

  • Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво та ін.).

  • Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

  • Заявки (на обладнання, винаходи та ін.).

  • Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійсню
    вати фінансово-господарські операції.

  • Посвідчення про відрядження.

Кошторис витрат (на утримання апарату управління, на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

  • Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг та ін.). .

  • Норми витрат на коштовні матеріали.

  • Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями).

  • Положення (про міністерства, відомства, товариства тощо).

  • Протоколи (погодження планів поставок; засідання народних депутатів та ін.).

  • Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

  • Специфікації (виробів, продукції тощо).

  • Статути (підприємств, фірм, товариств тощо).

  • Титульні списки.

  • Штатні розклади та зміни в них.

Орієнтовний перелік документів, що підлягають затвердженню

  • Акти (перевірок і ревізій; приймання закінчених будівництвом об'єктів, обладнання; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій, установ, підприємств та ін.).

  • Договори (про виконання робіт, матеріально-технічне постачання, оренду приміщень; про поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, матеріальну відповідальність та ін.).

  • Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт тощо).

  • Звіти (про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

  • Інструкції чи правила (посадові; з документаційного забезпечення управління; техніки безпеки; внутрішнього трудового розпорядку тощо).

  • Кошториси: витрат на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд та використання фонду коштів підприємства; на підготовку й освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво та ін.

Нормативи витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; кількості працівників тощо.

• Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; підприємств, на які поширюються певні пільги; типових документацій тих матеріалів, що утворюються в діяльності міністерств, відомств та інших організацій із зазначенням строків зберігання матеріалів тощо).

• Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; упровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції і розподілу продукції за встановленою номенклатурою; прибутків у житлово-комунальному господарстві, капремонту; роботи колегій, науково-технічних рад та ін).

• Положення (про міністерство, відомство, структурний підрозділ; преміювання тощо).

• Програми (проведення робіт і заходів, відряджень та ін.). Розцінки на виконання робіт; стандарти (державні, галузеві, технічні умови).

• Статути підприємств, фірм, об'єднань.

• Тарифні ставки.

• Форми уніфікованих документів.

• Штатні розклади та зміни в них.

Зазначення погодження змісту документа

Це роблять для зовнішнього й внутрішнього погодження з метою оцінки документа — його попереднього розгляду (наприклад, звернення адміністрації до колективу через профком) чи оцінки проекту документа перед його поширенням, виходом із установи.

Оформляють цей реквізит під текстом документа:

ПОГОДЖЕНО:

Директор шахти (підпис) О. М. Юрчук

08.09.06

Головний бухгалтер (підпис) С. М. Білоус

08.09.06


Головний інженер

із техніки безпеки (підпис) О. І. Андрухів



08.09.06

Або — колегіальним органом:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профкому

15.10.06 №7

Зазначення наявності додатків

Наявність додатків до документа зазначають так:

а) Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

б) Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

в) Додаток: лист Міністерства освіти і науки України від 14.05.06
№ 5-5/128 на 8 арк.

г) Додаток: на 4 арк. у 3 прим., на іншу адресу.

Зазначення проходження і виконання документів

а) рішення:



На дошку оголошень

До відома

До виконання

До керівництва

Задовольнити прохання

Головному бухгалтеру

Зав. відділу...

Терміново вирішити...

Передати Тарасенку тощо

Рішення датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті);

б) про виконання зазначають внизу документа зліва:

До справи 63/02. Відповідь дана 12—03/48 від 24.03.06.

С. Лебедєва

25.03.06


в) про виконавця — зазначають зліва внизу прізвище та службовий телефон:

Климчук 221-14-68

г) про розмноження документа — також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Климчук 221-14-68 ТГ 8. 10.07.06



Нумерування сторінки

Неправильно: Правильно:

—2—; 51.; 14 с. Починаючи з другого аркуша

вгорі справа на відстані не

менше 10 мм від країв: 3; 15



Перелік документів із зазначенням типових строків виконання

  • Закони України, інші рішення Верховної Ради України та її Президії; Укази Президента України; постанови і розпорядження Кабінету Міністрів
    України; пропозиції і зауваження депутатів, висловлені на сесіях Верховної Ради України; рішення і розпорядження виконкомів місцевих Рад народних депутатів; накази керівників установ; рішення колегіальних органів установ — відповідно до встановлених строків.

  • Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України — до двох місяців, якщо комісіями не встановлено інший строк.

  • Запит депутата Верховної Ради України на сесії Верховної Ради — не більше, ніж у 3-денний строк.

  • Пропозиції та заяви депутатів Верховної Ради України — до одного місяця, а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, — невідкладно.

  • Пропозиції, рекомендації і зауваження, що містяться у рішеннях на адресу підприємств, установ і організацій вищого підпорядкування, розміщених на території відповідної Ради; рекомендації постійних комісій місцевих Рад — у строки, встановлені законами про місцеві Ради народних депутатів України.

  • Критичні зауваження та пропозиції, висловлені у пресі, — до одного місяця.

  • Пропозиції громадян — у строк до одного місяця, за винятком пропозицій, що потребують додаткового вивчення.

  • Пропозиції щодо уточнення асортименту; про розірвання або зміни договору — не пізніше 10 днів після одержання пропозиції.

  • Скарга на неправильні дії або розпорядження фінорганів; розгляд — не пізніше 5-денного строку з дня надходження.

  • Заяви і скарги громадян — у строк до одного місяця з дня надходження; ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, — не пізніше 15 днів.

  • Листи-доручення і листи-запити вищих установ і організацій — до вказаного в них строку або протягом 10 днів.

  • Протокол розбіжностей: складення і направлення — в 10-денний строк; розгляд — у 20-денний строк.

  • Заявка покупця — не пізніше трьох днів після одержання.

  • Листи підприємств, об'єднань, установ і організацій — 10 днів.

  • Договірна поставку товарів: підписання і повернення — не пізніше 10 днів(для довгострокових — 20 днів) після одержання проекту; відповідь на пропозицію про укладення договору — в 10-денний строк після одержання.

  • Замовлення на продукцію: підписання і подання — в 10-денний строк
    після одержання повідомлення.

  • Наряд на поставку продукції: видача протягом 15 днів після одержання повідомлення про розподіл фондів.

  • Опитувальний лист на продукцію: подання — у 20-денний строк з моменту одержання наряду.

  • Доручення платежу: виписування і передача до установ банку —- не пізніше наступного дня після одержання товарів.

  • Акти приймання продукції — не пізніше 10 днів після одержання продукції. Звіт бухгалтерський і річний баланс — розгляд, затвердження і повідомлення рішень щодо нього в 10-денний строк із дня одержання.

  • Стандарт підприємства - строк, що не перевершує один місяць з дня
    надходження.

  • Відгук на проект - не пізніше, ніж за місяць.

  • Угоди - в зазначений у них термін.

  • Телеграми, що потребують термінового вирішення, — до двох днів; решта - протягом 10 днів.

Орієнтовний перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою


  1. Листи, що надійшли в копії до відома.

  2. Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.

  3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

  4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

  5. Навчальні плани, програми. Копії.

  6. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій.

  7. Зведення та інформації, надіслані до відома.

  8. Прейскуранти цін. Копії.

  9. Норми витрат матеріалів.

  10. Поздоровні листи і оголошення.

  11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

  12. Наукові звіти з тем.

  13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

  14. Форми статистичної звітності.


Питання для контролю знань.

  1. Назвіть які ви знаєте грифи?

  2. Як правильно оформляти гриф затвердження?

  3. Що таке резолюція?

  4. Як правильно підписувати документи?

  5. Які документи не підлягають реєстрації діловодною службою?

  6. Як правильно оформити додатки?

  7. Де проставляється гриф обмеженого доступу?

  8. Що таке віза?


Література: 6; 7; 8; 12;23; 25; 27.


Лекція № 10



Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал