Навчальний посібник І частина Володимир-Волинський 2011 Укладач Зілюк Н. В., викладач діловодства



Сторінка6/11
Дата конвертації16.12.2016
Розмір3.11 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Тема: Використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління

Мета: ознайомити студентів з напрямками використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління, з програмами для складання та редагування службових документів.

План

  1. Напрями використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління. Документування та організація роботи з документами.

  2. Програми для складання та редагування службових документів.

  3. Системи автоматизації діловодного процесу.

  4. Основні завдання підсистеми «Управління документообігом».


Теоретичний матеріал

1. Напрямки використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління. Документування та організація роботи з документами

Впроваджуючи нові технології роботи з документами, необхідно зважати на такі моменти:



  • доцільність застосування тих чи інших технічних засобів;

  • можливість придбання технічних засобів у певні строки;

  • наявність придатних приміщень;

  • можливість підготовки чи залучення спеціалістів для обслуговування техніки, її ремонту.

При цьому бажано забезпечити:

  • розробку і впровадження уніфікованих і трафаретних
    форм документів;

  • приймання, реєстрацію (облік), розподіл документів і
    доставку їх виконавцям;

  • організацію, облік і аналіз документообігу;

  • контроль за виконанням документів;

  • стенографування, машинописне виготовлення, копіювання і розмноження документів;

  • оформлення та відправлення вихідної кореспонденції;

  • формування справ канцелярії та передачу їх у встановлені строки до архіву установи;

  • зберігання та забезпечення умов використання документів у процесі діловодства;

  • організаційне і методичне керівництво, контроль за роботою з документами у структурних підрозділах і підвідомчих установах;

  • складання зведених номенклатур та опису справ установи, нагляд за правильним формуванням справ у структурних підрозділах;

  • підвищення кваліфікації співробітників установи і
    підвідомчої системи з питань документального забезпечення;

  • вивчення принципів технології роботи з документами на базі технічних засобів, складу і форми подання інформації, складу користувачів.

Вирішення завдань документального забезпечення управління організацією на сучасному етапі передбачає застосування АРМ різних категорій фахівців та керівників, а також допоміжного персоналу на базі використання ПЕОМ та їх локальних і глобальних ( або регіональних ) мереж.

Використання комп'ютерної техніки у діловодстві передбачає певні положення:

1. Саме документування, тобто складання, редагування, друкування, тиражування і розповсюдження (адресацію) документів. Сюди ж як сервісні функції відносяться автоматизований переклад з мови на мову (або на декілька іноземних мов), перевірка орфографії, використання тлумачних словників та словників синонімів, використання довідкової інформації з відповідних файлів бази даних конкретного укладача документа (заповнення параметрів документів з довідників), застосування шаблонів форм документів (листів, факсів тощо), створення шаблону загального бланка документа.

2. Організацію роботи з документами, а саме: використання систем управління документами, збереження їх у базі даних, створення архівів, підготовку до розсилки та розсилку за допомогою електронної пошти або просто обміном файлами в локальній мережі ПЕОМ; організацію підшивки

документів (тобто комплектування документів однієї тематики, форми чи дати, або за іншими ознаками), організацію спільного доступу до документів у локальній комп'ютерній мережі, розмежування доступу користувачів до документів (санкціонування, обмеження паролями та ідентифікаційними кодами користувачів), підтримку зв'язку між документами за допомогою посилань.

2.Програми для складання та редагування службових документів

Існує багато програм для складання та редагування текстів службових документів. їх називають текстовими редакторами або текстовими процесорами. На сьогодні неофіційним, але фактичним стандартом, тобто найпопулярнішим засобом автоматизації діловодства є пакет Місrosoft Оffiсе, що працює в операційному середовищі Windows. Пакет вміщує програмні додатки для організації ефективної роботи в сучасному офісі, а саме: універсальний текстовий редактор, електронні таблиці, систему управління базами даних та ін. Ці додатки можна використовувати як окремо, так і разом або в певних комбінаціях. Пакет за наявності системи електронної пошти дає можливість організувати оперативне складання та оформлення і розсилку документів у будь-якій мережі ПЕОМ.

Багато користувачів починають опановувати пакет Місrosoft Оffiсе, із вивчення текстового редактора Word. Причина в тому, що в даний час це є один із найпопулярніших програмних продуктів, що володіє потужними засобами підготовки документів різноманітного типу — від простого службового листа до великої монографії. Як правило, набір документів, з

якими працює користувач в офісі, обмежений рамками його посадових обов'язків. Тому на практиці більшість користувачів не прагнуть опанувати всі можливості Word 1. Найчастіше використовуються визначені команди і опції тільки для набору текстів документів та їхнього друку. Так, дослідження показали, що 80% користувачів у своїй роботі застосовують менше половини функцій текстового редактора. Все інше просто відкидається, проте їм не

обійтися без команд редагування і форматування тексту та ілюстрацій, засобів створення таблиць і формулярів, елементів автотексту і шаблонів документів.

В управлінській діяльності підприємств головним чином використовують текстові (іноді табличні) документи. Такі документи, що оформлені за певними правилами, називають управлінськими, а їх сукупність — управлінською документацією.



3. Системи автоматизації діловодного процесу

При встановленні на свій комп'ютер пакету Місrosoft Оffiсе 2000, користувач застосовує новітні технології для електронної підготовки документів і може робити це швидко й ефективно. Але якщо доводиться оформляти десятки документів на тиждень, особливо в комп'ютерній мережі, при великій кількості співробітників, що швидко й ефективно створюють документи, зберігають їх на локальних дисках і дисках мережного файл-серверу, і при цьому витрачається величезна кількість часу на пошук старих документів, то виникає необхідність у застосуванні програм, покликаних полегшити життя користувачам, що мають справу з великим інформаційним навантаженням, — це системи управління документами (СУД).



Призначення СУД

При застосуванні більшості систем управління документами для підготовки документів використовують звичні офісні пакети або окремі додатки (хоча деякі системи підтримують і свої власні формати документів, а також надають засоби їх редагування).

На СУД покладено виконання додаткових до основних функцій, а саме.

Організація збереження документів. Деякі системи зберігають посилання на документи, розподілені в різних місцях мережі ПЕОМ підприємства, інші дозволяють організовувати централізовану базу даних документів. Основною метою функціонування таких систем є надання



  • користувачам доступу до будь-яких документів, незалежно від того, де
    документи знаходяться або на якій станції в мережі ПЕОМ
    був створений документ.

  • Пошук документів, що може здійснюватися на основі повного тексту та/або за конкретними атрибутами документів.

  • Контроль за використанням документів, блокування використовуваних документів, щоб унеможливити одночасну
    модифікацію одного документа декількома користувачами.

  • Розмежування повноважень користувачів по доступу до документів.

  • Зв'язування документів, підтримка складних складових документів.

  • Створення документів засобами самої системи або за допомогою зовнішніх додатків.

  • Редагування документів.

Не всі системи управління документами підтримують повний набір перерахованих функцій. Більшість СУД підтримують тільки декілька з перерахованих можливостей, тому при придбанні такої системи звичайно виходять із вимог конкретного застосування з урахуванням можливостей подальшого розширення.

Рівні СУД

Можна провести розмежування систем управління документами за рівнями систем керування: підприємство, робоча група і система початкового рівня для індивідуальних користувачів. Системи рівня підприємства найповніші за своїми функціональними можливостями і за складністю. Основна їхня ознака — можливість керувати документами, розподіленими по всій інформаційній системі підприємства, незалежно від ЇЇ складності, територіального розміщення тощо. Інформаційна система сучасного великого підприємства може складатися з десятків локальних мереж із безліччю серверів та з різними операційними системами. Локальні мережі можуть бути об'єднані в територіальну або глобальну комп'ютерну мережу з застосуванням різноманітних засобів зв'язку. Основою інформаційних

систем можуть бути великі комп'ютери універсального призначення (або сервери). Система управління документами рівня підприємства повинна забезпечувати контроль за використанням документів, зручність їхнього пошуку і доступність для всіх користувачів, незалежно від фізичного

розміщення користувачів і документів, типів операційних систем і устаткування. Для забезпечення цих можливостей СУД звичайно пропонують віддалений доступ до серверів або сховищ документів, переміщення документів між сховищами, управління потоками документів.



Системи рівня робочих груп призначені звичайно для керування документами в межах локальної мережі з використанням одного сховища документів. Системи, призначені для індивідуальних користувачів, мають мінімальний набір функцій і використовуються для автоматизації базових завдань типу пошуку документів на локальному диску комп'ютера.

Деякі системи побудовані у вигляді компонентів, з яких може бути побудована система практично будь-якого рівня складності, що може застосовуватися як на ізольованих робочих місцях, так і в глобальних мережах.



Основні функції СУД

Основні функції систем управління документами — це збереження й пошук документів різного типу, створених декількома користувачами.

Збереження документів звичайно організують одним із двох методів:


  • створення централізованого сховища документів;

  • створення бази даних з посиланнями на документи, що зберігаються у файлах інформаційної системи.

По-різному окремі СУД реалізують пошук документів. Це може бути пошук за повним текстом, за атрибутами або комбінований. При повнотекстовому пошуку існує більша імовірність знайти документи, про які збереглися тільки фрагментарні (або неясні) спогади. Проте атрибутивний пошук дає можливість шукати документи за ознаками, що не є частиною тексту документа, наприклад, за автором, датою, видом документа тощо. Для організації повнотекстового пошуку при внесенні документів у систему їхній текст індексується — будується таблиця, що містить усі слова документів, і з кожним словом зіставляється список документів, у якому воно зустрічається. Об'єм індексу може складати 20-40% від власного обсягу документів. Для зменшення обсягів індексу звичайно використовують перелік слів, що не вносяться до списку, наприклад деякі частини мови тощо. Адміністратор системи може змінювати цей список. Контроль за використанням документів та блокування документів, що модифікуються (тобто змінюються), є обов'язковими функціями СУД.

При цьому переслідуються дві мети:



  1. адміністратор СУД зможе контролювати використання документів користувачами;

  2. система не дозволить одночасно модифікувати документ різними користувачами.

Звичайно перший користувач, що створив або вніс документ до СУД, зможе коригувати його, при цьому інші користувачі можуть тільки переглянути або роздрукувати документ.

Ще в 1995 р. фірма "Інформатик" розробила СУД початкового рівня КЛЕРК для робочих груп та індивідуальних користувачів, що має такі можливості:



  • інтерфейс, що нагадує конторську папку з закладинками;

  • спільний доступ до документів у локальних мережах;

  • розмежування доступу користувачів;

  • збереження документів довільного типу;

  • створення засобами системи документів на основі шаблонів;

  • орфографічний коректор ОРФО;

  • імпорт існуючих документів довільних типів;

  • вставка документів довільних типів ;

  • збереження документів у базі даних;

  • редагування документів у вікні системи або в окремому вікні додатка, що обслуговує формат документа, який редагується;

  • класифікація документів, що задається користувачем,
    пошук документів за довільними параметрами, що обумовлені користувачем;

  • заповнення параметрів документів із довідників;

  • підтримка зв'язків між документами за допомогою посилань;

  • перехід між документами за посиланнями.

Система КЛЕРК пропонує метод класифікації документів, подібний до «паперової» технології. Зовнішній вигляд головного вікна системи аналогічний конторській папці з паперами. Документи класифікуються за допомогою закладинок.

Кожний тип документів, оброблюваних КЛЕРК, може мати довільну кількість параметрів, що використовуються для полегшення оброблення і пошуку. Для пошуку необхідних документів можна ввести таблицю зі значеннями параметрів, і система сама знайде документи, що задовольняють введеним обмеженням (багатокритеріальні запити). У системі КЛЕРК прийнята класифікація документів за двома рівнями: розділи документів і класи (типи) документів. Розділи — це найбільш загальні групи документів, наприклад: договори, контракти, акти, листи, довідки, факси, прайс-листи, накази.

Класи документів належить до розділів і вміщують конкретні типи документів (наприклад договір оренди). При цьому для кожного документа визначеного класу користувач може задати довільну сукупність параметрів, що будуть використовуватися для пошуку і додаткової класифікації документів. Наприклад, для документів класу договору оренди можна задати такі параметри: дату договору, орендну плату, тривалість, сторони-учасники договору і т.д.

Методи роботи із системою КЛЕРК максимально наближені до стилю роботи зі звичайними паперовими документами, що підшиваються в папки. Через головне вікно системи КЛЕРК за допомогою закладень вибирають потрібний розділ (закладинки над правою сторінкою папки) і клас (закладинки під правою сторінкою) документів.

Користувач може додавати, видаляти і модифікувати такі закладення. На правій сторінці папки звичайно відображається один з документів поточного класу, що відноситься до поточного розділу.

У результаті натискання на кнопку «Список» у верхній частині вікна на праву сторінку папки виводиться список документів поточного класу. За допомогою "відігнутих" кутків сторінок можна послідовно перегортати документи цього класу. Ліва сторінка папки багатофункціональна.

Для переключення режиму роботи використовуються закладинки під цією сторінкою: на ній може відображатися таблиця з параметрами документа (закладення "Параметри"), таблиця для формування багатокритеріальних запитів на пошук документів (закладення "Запит"),

системна інформація з документів (закладення "Інформація"), зведення про рівень таємності (секретності) документів (закладка "Таємність"). Для входу в систему необхідно ввести ідентифікатор та пароль користувача.

Крім цього, для кожного користувача визначено рівень доступу до документів: загальнодоступні, секретні та цілком секретні документи.

4. Основні завдання підсистеми «Управління документообігом»

Реєстрація і збереження документів у системі

Підсистема "Управління документообігом" оперує не документами як такими, а елементами інформації, поставленими у відповідність кожному реальному документу, при його реєстрації в системі. Реєстрації в системі підлягає будь-який документ, поза залежністю від типу носія, на якому він поданий.

При реєстрації документа в системі заповнюється електронна реєстраційна картка, в яку заноситься основна інформація про документ у структурованому вигляді. Крім загальних відомостей про кожний документ,

до бази даних можна занести електронний варіант його оригіналу. На сьогоднішній день застосовуються два підходи до організації збереження електронних документів.



Перший полягає в тому, що власне тіла документів зберігаються у файловій системі серверної операційної системи.

Другий підхід припускає збереження тіл документів у базі даних. У підсистемі "Управління документообігом" реалізуються обидва підходи. Наприклад, якщо електронний аналог документа подано у якийсь файл на диску, то при реєстрації такого документа можна просто зазначити повний шлях до цього файла. Файл буде оброблюватися за допомогою зв'язаного з ним додатка, виклик якого може бути здійснений як із самої підсистеми, так і ззовні. Але, крім того, копію оригіналу документа можна помістити безпосередньо в базу даних у вигляді ОLЕ-об'єкта або тексту. Однак при цьому документ стає цілком недоступним поза системою.

Надалі під терміном "документ" в СУД ми розумітимемо набір інформації про реальний документ, що зберігається в базі даних системи, і доступної при перегляді або редагуванні відповідної йому реєстраційної картки. Елементами документа будемо називати всі реквізити, що вказуються в реєстраційній картці цього документа.

У структурі кожного документа в підсистемі «Управління документообігом» можна виділити основні блоки таких типів: блок заголовка і блок позицій. Блок заголовка містить поля, загальні для всього документа і єдині на весь документ. Позиції документа є блоком документа, в якому містяться дані, число яких у документі може бути довільним. Блок позицій представляється в табличному вигляді, і кожній позиції (полю з блока позицій) відповідає визначений стовпець таблиці. Для підтримки однаковості збереження документів і їхнього оброблення всі документи в системі підкоряються єдиній структурі з зарезервованим числом полів різних типів, призначення яких визначає користувач під час настроювання. Для кожного з елементів документа — поля заголовка, стовпців позицій, підсумкових сум за позиціями і перемінними, використовуваних у розрахунках, зарезервовані в системі умовні імена-мнемоніки, однак кожному з них можна дати свій опис.

Визначені поля документів можуть бути використані для вибору і підстановки в них значень з аналітичних довідників. Наприклад, з довідників підрозділів або співробітників, товарів, постачальників, клієнтів тощо. При цьому можна задавати параметри добору інформації з довідників. Крім споконвічно закладених у підсистему довідників, можна створювати свої користувальні списки для аналітики.

При реєстрації документа в системі можна зазначити документи-джерела, інформація з який може бути перенесена до документа, що реєструється, за спеціально настроюваною схемою, а також документи-приймачі, це документи, до яких може бути перенесена необхідна інформація. Крім того, до кожного документа можна оформити декілька додатків. У загальному випадку в підсистемі «Управління документообігом» з кожним документом може бути зв'язана довільна кількість файлів на дисках (так звані «зовнішні» додатки), а також декілька «внутрішніх» додатків у вид текст і ОLЕ-об'єктів. Цей зв'язок задається при настроюванні варіантів документів і уточнюється при заповненні реєстраційної картки для кожного документа. При створенні нових «внутрішніх» текстових додатків до документів у них можна передавати деяку інформацію з бази даних у вигляді параметрів. Передані параметри визначаються при настроюванні відповідного варіанта документів.

Класифікація документів у СУД

Усі документи, роботу з котрими необхідно автоматизувати, насамперед варто розбити на основні види залежно від їхнього призначення, прив'язки до завдань і доступу до них співробітників функціональних служб.

У системі прийнята наскрізна нумерація документів одного виду.

Правило формування реєстраційних номерів документів може бути задане при настроюванні кожного виду документів у вигляді спеціальної маски.

Усередині виду документи розрізняються за варіантами. Кожний варіант документа описує конкретну структуру документа, аналітичні, сумарні, розрахункові й інші поля (реквізити), форму введення для реєстраційної картки, алгоритми заповнення, перевірки й оброблення, бланки друкування, перелік можливих станів і операцій, що можна виконати залежно від сукупності станів документа.

При настроюванні варіанта документа передбачено такі можливості:



  • завдання ознаки варіанта, який використовують при нумерації документів;

  • визначення структури документа;

  • описання довідників системи, які використовують при заповненні реєстраційних карток документів,

  • настроюванні екранної форми введення (реєстраційної картки) документа;

  • завдання формул розрахунку значень по замовчанню, а також формул перерахування і перевірки для елементів документа;

• указівка можливих етапів документа і настроювання необхідних операцій по документу;

• заповнення стандартного списку розсилання, що буде діяти по замовчанню для всіх документів даного варіанта;

• завдання переліку реєстрів для вибору документів - основ;

• в укладання списків реєстрів документів-джерел і настроювання схем копіювання даних із джерел;



  • укладання списку варіантів документів-приймачів і настроювання відповідних схем копіювання даних;

  • настроювання макетів друку документа;

  • укладання типів додатків до документа та їхнє настроювання;

• настроювання сценаріїв заповнення реєстраційної картки

документа.



Реєстри документів

Документи одного виду можуть об'єднуватися за визначеними умовами в реєстри. Будь-які дії з документами — перегляд, пошук, додавання, видалення, зміна з відкриттям форми введення (реєстраційної картки), запуск операцій тощо робляться тільки через реєстри документів.



Реєстр являє собою таблицю відсортованих заданим способом документів за визначений період, що відповідають необхідним критеріям.

Критерій добору документів, зовнішній вигляд реєстру та інформація про документи (наприклад, будь-які поля документів або стани документів), яка відбивається в реєстрі, визначає користувач.

Той самий документ може одночасно входити до різних реєстрів, якщо його реквізити відповідають заданим у цих реєстрах критеріям добору документів. Також документи можуть автоматично переміщуватися з одного реєстру до іншого залежно від свого стану внаслідок виконання передбачених для кожного документа операцій.

Операції та етапи оброблення документів

Будь-який документ у системі може мати декілька можливих станів, наприклад, «оформлений», «погоджений», «затверджений» тощо, і може змінювати свій стан у міру вчинення деяких операцій.

Можливі операції настроюються в цілому для варіанта документів. Кожній операції привласнюється код, дається найменування, указується, при якій комбінації станів операція доступна для виконання і як по завершенні операції змінюються стани, а також у якому стані повинен бути документ, щоб можна було зробити "відкат" операції, і в який стан повинен він перейти після відкату.

При реєстрації факту вчинення будь-якої операції по документу зберігаються такі ключові дані: коди виду і варіанта документа, реєстраційні дата і номер документа, код операції і дата/час її виконання. Також фіксуються код АРМ і код користувача, що зробив операцію. Для кожного документа в системі ведеться історія зроблених по ньому операцій із можливістю її детального перегляду.



Маршрутизація документів

У модулі "Управління документообігом" імітація руху документа за визначеним маршрутом реалізується шляхом послідовного відображення цього документа в міру зміни його стану в різних відповідним чином настроєних реєстрах без фізичного його переміщення.



Повноцінна маршрутизація документів із контролем їх виконання забезпечується дотриманням певних умов при настроюванні системи.

  1. У процесі опрацювання кожного варіанта документів за
    значити етапи оброблення документів (операції по документах)

  2. Заповнити списки розсилання для необхідних варіантів документів, що будуть підставлятися по замовчанню в усі документи цих варіантів. Для завдання "жорсткої" маршрутизації при настроюванні варіанта можна встановити прапор "Заборонити зміну маршруту". Жорстка маршрутизація закладається в опис моделі ділового процесу на етапі впровадження системи, але надалі, у випадку зміни порядку
    функціонування апарата керування, вона може видозмінюватися.

  3. Настроїти необхідні реєстри документів із різними умовами добору документів за їхніми станами. У підсумку той самий документ зможе послідовно "переходити" з одних реєстрів в інші при зміні свого стану в результаті виконання встановлених для нього операцій.

  4. Задати права доступу груп користувачів за настроєними
    реєстрами, настроїти виклики необхідних реєстрів у меню
    кожного з АРМів.

Для здійснення контролю виконання документів у підсистемі реалізуються такі функції:

  • Контроль доставки документа. У списку розсилання
    документа фіксуються дата і час надходження документа до кожного адресату.

Контроль прочитання документа. Кожний користувач може підтвердити своє ознайомлення з документами, що надійшли до нього. При цьому в списку розсилання документа проставляється оцінка в графі "Ознайомлений" навпроти відповідного адресата.

  • Моніторинг і контроль виконання документа. Для кожного документа в реєстрі відображається його поточний стан.

  • Контроль термінів виконання. У меню може бути настроєний спеціальний пункт для перегляду документа, для якого прострочена дата виконання (або на будь-якому з етапів їхнього оброблення).

  • Історія виконання документів. За будь-яким документом можна переглянути історію всіх виконаних по ньому операцій, у якій містяться відомості про дату і час учинення кожної операції, виконавців операцій, а
    також докладні зведення про зміст деяких спеціальних операцій.

Для інформаційної сумісності модулів корпоративної інформаційної системи передбачено таке:

  • усі підсистеми працюють з єдиною базою даних;

  • припускається організація розподіленої бази даних для роботи з нею різних підсистем;

  • існує довідник підсистем, що входять до комплексної системи автоматизації підприємства;

  • список підсистем визначає розробник системи;

  • кожна підсистема має свій набір звітів і свій "ЕХЕ"-модуль, що знаходиться в окремій директорії.

Наразі компанією «ІНФОСОФТ» розроблено новий програмний продукт «Управління документообігом», що являє собою окремий модуль корпоративної системи, призначений для автоматизації діловодства. У цій підсистемі реалізується розширений набір функцій, що забезпечують рішення завдань керування документообігом підприємства: реєстрація, збереження й оброблення електронних документів та облікових карток паперових документів (договорів, листів, наказів, протоколів тощо), а також організація взаємодії користувачів при вирішенні виробничих завдань.

Підсистема "Управління документообігом" надає користувачеві ПЕОМ такі можливості:



  • класифікація документів;

  • реєстрація будь-яких електронних документів у системі і створення облікових карток для паперових документів;

  • побудова форм уведення реквізитів документів і алгоритмів їхнього оброблення;

створення макетів для друкування документів;

  • створення повнотекстових документів і. додатків до них у різних форматах, у тому числі в текстовому вигляді та у вигляді ОLЕ-об'єктів;

  • використання довільних довідників системи при завданні атрибутів документів;

  • можливість відбитка в однім документі одночасно декількох таблиць із довільною кількістю рядків і стовпчиків;

  • автоматичний розрахунок полів документів по заданих формулах;

  • пошук документів за їхніми реквізитами;

  • зв'язок документів;

  • завдання етапів оброблення й операцій за документами, контроль виконання документів;

  • визначення маршруту оброблення документа і рух документів за заданими маршрутами;

  • постановка документів на контроль;

  • автоматичне виконання операцій за документами;

  • переведення даних з позицій документів у текстовий редактор WORD з розширенням ТХТ і RТF;

  • передача даних у додатки WORD, ЕХСЕL, АССЕS;

  • автоматична реєстрація звітів у вигляді документів,
    можливість виклику звіту з документа;

  • робота з НТМL - документами;

  • робота з електронною поштою (Е-mаіl );

  • створення, автоматичне ведення і друкування реєстрів документів;

  • розмежування прав доступу користувачів до реєстрів документів;

  • настроювання меню для АРМів;

  • функції адміністрування бази даних;

  • ведення різних довідників;

  • побудова довільних звітів і макетів для їхнього друкування, а також можливість надавати різні інші сервісні функції.

Питання для самоконтролю знань:

  1. Назвіть основні напрямки використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління.

  2. Які ви знаєте програми для складання та редагування службових текстів?

  3. Які основні функції СУД?

  4. Як класифікуються документи в СУД?

  5. Що таке реєстри документів?

  6. Що таке маршрутизація документів?

  7. Які функції здійснюються для реалізації контролю?


Література: 6; 7; 28.

Лекція № 8



Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал