Навчальний посібник І частина Володимир-Волинський 2011 Укладач Зілюк Н. В., викладач діловодства



Сторінка4/11
Дата конвертації16.12.2016
Розмір3.11 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Тема: Основні вимоги, що висуваються до оформлення документів.

Мета: ознайомити студентів з основними вимогами, що висуваються до оформлення документів.

План

  1. Бланк документа.

  2. Датування документів.

  3. Адресація документів.

  4. Погодження та затвердження документів.

  5. Засвідчення документа.

  6. Проходження документа.

  7. Вимоги до тексту документа.

  8. Позначки щодо наявності додатків.

  9. Рубрикація та нумерація інформативного матеріалу.


Теоретичний матеріал

  1. Бланк документа

Для складання службових документів використовується папір форматів АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Як правило, всі вихідні службові документи оформлюють на бланках, які виготовляють відповідно до вимог державних стандартів.

В установах та на підприємствах документи складають на бланках.

Бланк — це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Застосування бланків для складання документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує сприймання, виконання та подальше використання документа.



Якщо документ обличчя установи, то бланк її візитна картка.

Бланк може бути віддрукований у друкарні або відтиснутий штемпелем. Бланк повинен бути виконаний бездоганно: хороший шрифт, продуманий текст, якісний папір. Кожне підприємство повинно розробити та застосовувати два види бланків: для листів та для всіх інших документів. Бланки виготовляють у друкарнях у тому випадку, якщо кількість документів певного виду досягає 200 на рік. Невеликі підприємства, в яких кількість вихідних документів менша ніж 200 на рік, при оформленні документів замість друкарського бланка використовують кутовий гумовий штемпель, у відбитку якого містяться ті самі реквізити.

Державні стандарти передбачають і кутове, і подовжене розміщення реквізитів. Група реквізитів та їх постійних частин, що відтворюються на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.

Бланк з кутовим штампом раціональніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит "адресат".

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш, то на наступний аркуш не можна переносити лише підписи. Крім підписів, там має бути не менше ніж два рядки тексту.

Нумерація сторінок проставляється з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.



Бланки документів повинні мати поля:

  • ліве — 20 мм;

  • верхнє — не менше ніж 10 мм;

  • праве і нижнє — не менше ніж 8 мм.

Бланки фірми виготовляються двох видів: бланк для листів;

• загальний бланк — для інших видів організаційно-розпорядчих документів.

Крім цього, можна виготовити бланки для окремих видів документів:


  • постанови та розпорядження;

  • наказу та розпорядження керівника організації;

  • протоколу засідання та виписки з нього;

  • порядку денного засідання колегіального органу;

  • доручення керівника та його заступника;

  • листа структурного підрозділу;
    Бланки виготовляються:

  • українською мовою — для використання в межах України;

  • українською та іноземною мовами — для використання
    за межами України.

Інші документи, в основному внутрішнього характеру (заяви працівників, службові, доповідні записки тощо), а також документи, які створюються від імені кількох організацій, оформлюють на чистих аркушах.

Для прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Реквізити адресанта — підприємства, яке складає документ:


  1. Державний герб України. Свідчить про те, що документ
    видано органом державної влади або державного управління.

  2. Емблема організації або підприємства — найчастіше використовується товарний знак.

  3. Зображення державних нагород (зараз майже не застосовується).

  4. Код підприємства, установи або організації по Загально
    державному класифікатору підприємства та організацій.

Верхній правий кут, подібно індексу на поштовому конверті (пошуковий, машинозчитуваний).

5. Код форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації. Знаходиться нижче


від коду організації, верхній правий кут (0271110 — Наказ про
прийом на роботу; 0213013 — Акт про ліквідацію
підприємства).

6, 7, 8 — реквізити, які визначають авторство документа.


Мають бути позначені в документі у повній відповідності до
правових актів: статутів або положень про підприємство ( 6 — вид,

нумерація, датування та адресування документів).

Під час оформлення цих реквізитів слід пам'ятати, що символічні назви підприємств пишуться в лапках ("Дитячий світ", "Укрімпекс", кооператив "Меркурій").

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефона, номер рахунка в банку. Розміщуються


тільки в бланках для листів. Порядок та форма запису повинні
відповідати поштовим правилам Міністерства зв'язку.

Реквізити 1-9 стосуються автора документа — адресанта. Особливе значення має вказівка на безпосереднього виконавця вихідного документа (листа, довідки). Прізвище виконавця та номер його службового телефону вмішують у нижньому лівому кутку лицьової сторони останнього аркуша документа. Нижче вказують індекс друкарки (перші літери її ім'я та прізвища), кількість надрукованих примірників та дату друкування:



Короленко 20 501 465

НК З 10.08.06

10. Назва виду документа — один з обов'язкових


реквізитів. Позначено: АКТ, НАКАЗ, ПРОТОКОЛ; цей
реквізит не проставляється лише в листах.

Датування документів

11. Датування документів. Позбавлений дати документ


певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документу може стати або день написання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).

Дата є пошуковою ознакою і використовується при посиланні на цей документ разом з індексом. Проставляє власноручно особа, що підписує або затверджує документ.

До складу реквізиту "дата" входять число, місяць і рік. Раціональніше

писати трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначають двома цифрами. У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 2006 року). Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль. Місце дати — в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поруч з підписом, або у грифі затвердження. На документах також ставлять дати написання резолюції, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання, Проставляють також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп), дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.

12. Індекс (номер документа). Індекс — вихідний номер


документа, який відправляється з підприємства, номер — по
рядковий номер внутрішнього документа.

Нумерація документів ведеться з січня по грудень. Лише в навчальних закладах нумерацію внутрішніх документів починають з початку навчального року (з вересня) та ведуть за навчальними роками.

13. Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, який склав документ, номера справи, де залишилась копія, та порядкового номера вихідної кореспонденції. 13. Посилання на індекс і дату вхідного документа проставляється тільки в листах-відповідях. Наприклад, відповідаючи на лист №05-12-154 від 05.07.05 обов'язково проставляють посилання на цей номер і дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, який має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ одразу знайде копію ініціативного листа, на який надійшла відповідь.
Адресація документів


  1. Гриф обмеження доступу до документа ("Секретно",
    "Для службового користування") розміщують у заголовній частині документа.

  2. Адресата, якому направляється документ, розміщують
    у правому верхньому куті.

Кожна складова частина адресата — найменування підприємства, структурного підрозділу, найменування посади, прізвище одержувача пишуть з нового рядка.

Розділові знаки між окремими елементами адресата не ставлять, тобто використовуються правила відкритої пунктуації.

Якщо документ надсилають приватній особі (відповіді на заяви, скарги або листи трудящих), спочатку пишуть поштову адресу, а потім прізвище одержувача та його ініціали.

Прізвище адресата слід указувати з ініціалами, стандартне скорочення слова товариш — т., пана/пані — п. (т. Маузер П.І., або п. Сірко Т.Т.).

Документ адресують установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу (у називному відмінку):

Міністерство економіки України Планово-економічне управління Відділ праці та заробітної плати.

Можна адресувати документ посадовій особі в давальному відмінку:



Київське виробниче об'єднання "Оболонь", начальнику відділу збуту.

Можна адресувати конкретній посадовій особі (посада та прізвище — в давальному відмінку):



Дарницький шовковий комбінат, Заступнику директора Т. Сидоренко.

Найменування підприємства можна включати до складу найменування посади:



Директору ВАТ Універмаг "Дитячи світ", п.. Полутовій С.Г.

Конкретній особі документ адресують тоді, коли виконавець упевнений у

тому, що ця особа посідає саме цю посаду.

При адресуванні документа кільком однорідним підприємствам їх слід називати узагальнено:



Директорам орендних магазинів Подільського району м.. Києва.

Якщо той самий документ розсилають кільком різним адресатам, усі вони зазначаються на документі (їх має бути не більше чотирьох. Якщо їх більше, то у такому випадку складається список розсилки).

Поштову адресу кореспондента позначають у повній відповідності з поштовими правилами Міністерства зв'язку України: спочатку поштовий індекс, потім область, місто (район, село), вулиця, номер будинку, квартири.

Погодження та затвердження документів

Реквізити 24, 25. Відмітки про погодження. Погодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження визначають правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність щодо чинного законодавства. У процесі їх погодження виявляються і враховуються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань. Проекти документів, погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, відображених у документі.

Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім.

Внутрішнє погодження документів відбувається в такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань (головні та старші спеціалісти); з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначають посаду візуючого та розшифровують його підпис (ініціали та прізвище):

Начальник відділу кадрів (підпис) С. І. Петров 25.04.05.

Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важко встановити, з ким погоджено документ.

Якщо виникли зауваження та доповнення до проекту документа, їх викладають на окремому аркуші. В цьому випадку віза має такий вигляд:

Ст.. юрисконсульт (підпис) В. А.Коваленко

Зауваження додаються

05.06.05.

Проставляються візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому примірнику, що залишається в установі.

Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті документа.

Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в такій послідовності:



  • з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в тій галузі, до якої має відношення зміст документа;

  • з громадськими організаціями;

  • з органами, які здійснюють державний контроль у
    певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний);

  • з вищими органами загальної або галузевої компетенції.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою, протоколом погодження або грифом погодження на документі.

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розміщують нижче від підпису у верхньому лівому куті документа. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування, дати.



ПОГОДЖЕНО

Начальник відділу кадрів Подільського універмагу

Підпис (ініціали, прізвище)

26.07.05.

Якщо погодження провадиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформлюють так:



ПОГОДЖЕНО

Протокол (найменування колегіального органу в родовому відмінку) від 01.02.05 № 12

Засвідчення документа

Основні способи засвідчення документа підписування, проставлення печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.



Підпис — обов'язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису (ініціали та прізвище). Ініціали проставляють перед прізвищем. Розшифровка підпису не береться в дужки.

Назва посади може бути короткою (якщо документ складається на бланку) і повною; до її складу входить повна назва установи, якщо документ друкується на чистому папері.

Підпис ставлять посередині під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його (або після перерахування в додатку документів).

Найменування посади звичайно пишуть ліворуч від прізвища, саме ж прізвище тоді друкують на рівні останнього рядка назви посади:



Начальник

товарного відділу Г.В. Глущенко

У підписах під офіційними документами крім посади прийнято вказувати також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання:



Завідувач кафедри менеджменту,

д.е.н., професор М. Д.Виноградський

Особистий підпис на документі повинен бути розбірливий (іноді

виникає необхідність установити, хто саме підписав документ). Надто широкі, "розмашисті" підписи справлять неприємне вражання, свідчать про поспішливість або неуважність.

Підписують звичайно перший примірник документа. Всі вихідні документи, як правило, підписує керівник або його заступник. Керівники структурних підрозділів підписують документи в межах своєї компетенції.

Два підписи або більше ставлять тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах — підпис голови та секретаря; на атестатах — підпис директора школи, завуча та вчителів; на договорах — підписи сторін; на фінансово-розрахункових документах — підпис керівника та головного бухгалтера.

Підписи кількох службових осіб на документах розміщують один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:



Директор об'єднання їдалень

Мінського району м. Києва А.В. Сиротенко

Головний бухгалтер М.С.Сушук

Якщо документ підписують кілька осіб однієї посади, їх підписи розміщують на одному рівні:



Директор Директор фабрики

Центрального універмагу "Прогрес"

(особистий підпис) (особистий підпис)

І.А.Коваль Л.І. Скопич

Коли документ підписує комісія, позначаються обов'язки членів по комісії, а не посади:



Голова комісії (підпис) С.Г.Боровський

Члени комісії: (підпис) А.В.Сердюк

(підпис) Г. А.Ганюк

З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, проставляють печатку. Печатки бувають гербові та прості.



Гербова печатказавжди кругла, із зображенням герба України в центрі, по периметру дається повна назва установи або підприємства.

Гербова печатка ставиться на документи, які пов'язані з отриманням грошей, матеріальних цінностей (чеки, довіреності), на документах, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова, книжка, диплом та ін.).



Прості печатки бувають круглі, квадратні, прямокутні, трикутні. Герб на них не зображується. Простих печаток в установі може бути декілька. Вони проставляються на копіях документів, які виходять за межі організації, на справках, перепустках, при опечатуванні бандеролей, пакунків.

Відбиток печатки проставляють так, щоб він частково захоплював найменування посади особи, яка підписала, документ.

Після підписання деяких видів документів нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути, Положення про установи та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції, звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло підприємств. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження (17) або виданням розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу). Обидва способи мають однакову юридичну силу.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті аркуша.

Якщо затверджує посадова особа:



ЗАТВЕРДЖУЮ

найменування посади, включаючи назву підприємства, особистий підпис, розшифровка, дата.

Якщо затверджено іншим документом:



ЗАТВЕРДЖЕНО

назва документа в орудному відмінку (чим?) дата документа, номер

Слова ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖУЮ пишуться великими літерами без лапок.



Проходження документа

Проходження документів супроводжується відповідними на них позначками. Відмітки ставлять на лицьовій стороні першої сторінки документа, що полегшує сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документах, які вказують на його проходження та виконання, потрібно обов'язково датувати.

При отриманні документа на ньому проставляють реєстраційний штамп -- відмітку про надходження (31). У відповідності до стандарту його ставлять на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітку роблять від руки або за допомогою гумового штемпеля.

Порядок та характер виконання документа вказують у резолюції (18), яка повинна відображати відношення керівника до питання, про яке йдеться в документі, та вказувати на порядок його вирішення.



Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також дає відповідні вказівки, які мають загальний (до відома.., до виконання.., до керівництва...) або конкретний характер і адресуються службово підпорядкованим особам (терміново вживіть заходів..., про результати повідомте..., негайно відрядити..., розглянути і доповісти у п'ятиденний строк). Резолюцію пишуть у лівому верхньому куті документа, в листах — між заголовком та текстом. Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця (кому доручається), що зробити (дія), термін виконання, особистий підпис керівника та дата резолюції:

п.Сергієнко В.А.! Зв'яжіться з постачальниками та підготуйте відповідь до 03-08.06. (особистий підпис) 01.08.06.

Документи, які потребують виконання, беруться на контроль (20). На лівому полі першої сторінки роблять позначку літерою «К» (червоним, зеленим, синім олівцем або гумовим штемпелем «Контроль».

Відмітка про виконання та направлення документа до справи (реквізит 29) містить такі дані: коротку довідку про виконання: слова «До справи»; вказівку на номер справи, до якої має бути підшито документ; дату виконання і підпис виконавця. Вміщується на нижньому полі першої сторінки:

До справи 15-01/137

(особистий підпис) 3.1. Трохименко

12.04.06
Відмітку про перенесення даних до машинного носія (30) проставляють у тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ПЕОМ. Складається з напису «Інформація перенесена на машинний носій», підпису особи, відповідальної за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркушу між відміткою про виконання та відміткою про надходження.

Загальні вимоги до оформлення тексту документів.

Текст (21) — головний реквізит документа. Зміст документа має бути бездоганним у юридичному відношенні.

Документи треба писати коротко, точно, зрозуміло.

Завдання документа — переконати, тому головна вимога до викладу змісту - достовірність і об'єктивність, лаконічність при повноті інформації.

Треба уникати використання архаїзмів та канцеляризмів, русизмів та іншомовних слів за наявності слів рідної мови, а також сленгу, жаргону.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написаний офіційно-діловою мовою.

Риси ділового стилю:



  • Нейтральний тон викладу, відсутність емоційності.
    Особистий суб'єктивний момент не повинен проявлятися у діловому тексті.

  • Виразна логічність тексту. Важливо дотримуватись
    логічної послідовності викладу та слідкувати за причинно-наслідковими зв'язками між частинами тексту.

  • Точність. Вона досягається вживанням слів тільки в словниковому значенні, широким використанням термінів,
    цифрових даних. Не допускається двозначність тлумачення
    слів.

Одноманітність викладу, яка означає, що всі документи
одного виду мають однакову композицію, в них використовуються речення однакової побудови. Навіть слова нерідко використовуються одні й ті ж самі - це сприяє кращому, швидкому сприйняттю документа.

• Лаконічність.

При підготовці документа слід дотримуватись певних принципів. Об'єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами, констатацією дій організації уже здійснених чи здійснюваних.

Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивно-оцінювальних моментів у викладі тексту.



Логічна послідовність. Ознаки логічної послідовності: - тісний логічний зв'язок усіх компонентів документа; - чітко виявлені причинно-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами в межах одного речення і в межах усього документа, повним його текстом;

  • протиставлення, яке виражається словами "проте", або "однак"; логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому); результативності (отже, таким чином, в результаті,

  • логічна послідовність викладу тексту досягається також за рахунок чіткого розподілу тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци тощо), а також виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідомляються.

Повнота інформації. Повний - це документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається. У тексті ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей.

Якість викладу, точність опису. Між цими вимогами до тексту документа існує такий зв'язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою буде вона для тих, хто ознайомлюється з цим документом.

Перш ніж викласти остаточний варіант документа, треба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які повніше і точніше передають думку. Важливо чітко й точно формулювати прохання, пропозиції, накази, вдало виділяти і наголошувати основну думку.



Свобода від суперечностей. Це найважливіша вимога, тому що суперечності в тексті документа проявляються у невідповідності фактів один одному або взаємно виключаються. Суперечність може проявитись і в тому, що зміст тексту не відповідає формі документа (прохання викладається у формі наказу).

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних.

Текст документа повинен бути коротким, у ньому мають бути лише основні, найважливіші положення й аргументи, а конкретні докази та розрахунки, таблиці оформляються в додатку. Переконливий, аргументований текст документа може прискорити прийняти правильне рішення, створити умови для укладання контракту (угоди), змінити строки виконання зобов'язань та ін.



Типізація мовних засобів — це стандартизація мови службових

документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні види документів, які потребують своїх типізованих слів (у наказі — наказую; у постанові — постановляємо; у листі — гарантуємо, надсилаємо і т. п.).



Етикет ділових паперів. Найважливішим проявом етикету є переконливість тексту документа. Більшість ділових паперів оформлюють від третьої, а не першої особи. Це посилює громадський характер документа.

Мовний етикет не вичерпується вживанням стандартних зворотів, що висловлюють ввічливість. Він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи і спосіб викладу тексту.

Укладачеві тексту слід ретельно вишукувати належну форму викладу думки.

Виклад повинен бути стриманим і не допускати неприхованого прояву роздратування, злої насмішки і грубощів. Текст документа, укладений у різкому тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нестерпному тоні, що знижує ефективність ділових стосунків і створює нервові, напружені взаємовідносини між організаціями.

При написанні тексту ділового листа слід пам'ятати, що очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк

не нав'язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги. Доречніше просити не "Вашого позитивного рішення", а просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення. Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.

Думка, що її не висловлено у прямій формі, повинна випливати із самої логіки фактів, а це надає більшої сили й переконливості документові. Недоречним є іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання та ін.

Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів з дотриманням службового рівня при підписанні документів-відповідей. Відповідь на лист, підписаний директором, має бути підписаний також директором, а не його

заступником. Етикет вимагає дотримання практики одного чи кількох підписів, залежно від документа.

Текст документів рекомендується умовно поділяти на дві частини: у першій — обгрунтування, у другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст має бути пов'язаний з виданими раніше документами з цього питання.

Для економії часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфіковуватися. Суцільний зв'язний текст документа може складатись за трафаретом або макетом, що містить постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.

Трафаретні тексти розроблюють структурні підрозділи — підготовлюють у вигляді збірників таких текстів, бланків документів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вводять у дію наказом керівництва. Трафаретні тексти використовуються так: виконавці заповнюють бланки з трафаретними текстами, з яких друкують необхідну кількість примірників, а заповнений виконавцем трафарет підшивають до справи.

Зауваження щодо відповідальності:


  • відповідальність за якість підготовки документів і достовірність даних, які вони містять, покладається на осіб, які готували, візували і підписували документи;

  • відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи;

  • відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів фірми.

Позначки щодо наявності додатків

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документів, або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед реквізитом "підпис". Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:


  • додатки, що затверджуються або вводяться в дію
    відповідними нормативними актами та розпорядчими
    документами (додатки до нормативних актів та розпорядчих документів);

  • додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

  • додатки, що є самостійними документами і надсилаються зі супровідним листом.

Додатки повинні оформлюватися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо).

У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються в тексті.

Додатки до нормативного акта та розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей акт або відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку ставлять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

За наявності кількох додатків на них проставляють порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2. Знак № (номер) перед цифровим позначенням додатка не ставиться.

Якщо додаток складається з декількох аркушів, на всіх наступних аркушах у правому верхньому куті роблять напис: «Продовження додатка».

Додатки до вихідних документів візують на двох примірниках; один з них направляють за адресою, а другий залишається у справах організації.

Додатки до нормативних актів підписують керівники структурних підрозділів, відповідальні за їх розробку, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка із зазначенням дати.

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку в тексті документа про їх наявність.

Такі додатки повинні мати порядковий номер і відмітку з посиланням на пункт тексту документа, який вони пояснюють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітку ставлять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим.
Якщо документ має додатки, які не названо в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану комплексної перевірки організації у І кварталі 1999 р., на 6 арк. у 2 прим.



2. Графік проведення перевірок дотримання вимог інструкції з діловодства структурними підрозділами організації на 1999 р .,на 2 арк. у 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то

позначку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: Висновок експертної комісії від 25.04.99 №18-25/158 і додаток до нього, всього на 25 арк. у З прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на арк.

Якщо додаток направляється не в усі зазначені в документі адреси, відмітку про наявність додатка оформлюють за формою:



Додаток: на 6 арк. у 3-х прим., у першу (або другу тощо) адресу.

Оформлення копій та розмноження документів

Копії документів виготовляють тільки з дозволу керівництва організації або керівника відповідного структурного підрозділу відповідно до компетенції. Організація може засвідчувати копії лише тих документів, які нею створюються (крім нотаріату).

При вирішенні питань, що стосуються приймання громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників, організація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтва про одержання освіти тощо).

Копія з документа відтворюється рукописним або машинописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється печаткою (не гербовою).

У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч вище від реквізиту «адресат» проставляється відмітка «Копія».

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово «Вірно», найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «підпис».

Наприклад:

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище

29.05.06.

Копію службового документа засвідчує своїм підписом посадова особа того структурного підрозділу, в якому зберігається оригінал. Його підпис скріплюється печаткою (не гербовою).

На копіях вихідних документів, які залишаються в справах організації, реквізити бланків не відтворюються, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис.

Наприклад:



18.05.06 №33-14/09-1328

На № 15665/92 від 20.05.06.

Текст

документа

Заступник Голови правління ініціали, прізвище

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище

18.06.06.

Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців; засвідчувальний напис скріплюється печаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.

Порядок тиражування та копіювання документів засобами розмножувальної техніки визначає керівник організації, необхідність розмноження документів — керівники структурних підрозділів.

Розмноження документів здійснюється копіювально-друкарською групою, канцелярією, секретарем, офіс-менеджером тощо з дозволу начальника.

Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює бланк замовлення встановленої форми, який підписує начальник структурного підрозділу.

Документи на розмноження виконавець передає до копіювально-друкарської групи разом із замовленням, яке реєструється в журналі обліку роботи копіювально-друкарської групи.

За зміст документів, що здаються на розмноження, несуть відповідальність виконавці і начальники структурних підрозділів.

Оригінал документа, що здається до копіювально-друкарської групи для тиражування, повинен бути надрукований (написаний) із використанням якісної фарбувальної стрічки (чорнила, пасти) такого кольору і насиченості, які забезпечують якісне відтворення документа на розмножувальних апаратах. У разі невідповідності якості оригіналу цим вимогам копіювально-друкарська група має право не приймати його для роботи.

При отриманні розмноженого матеріалу працівник, який його одержує, перевіряє повноту і якість виконаної роботи і розписується в журналі за виконану роботу.

Оригінали документів після зняття з них копій повертаються виконавцю разом із розмноженими примірниками.

Документи з грифом "Для службового користування", обмеженого доступу приймаються для розмноження тільки з дозволу керівника організації

Накази, постанови, розпорядження розмножуються в кількості, встановленій розрахунком надсилання.

При тиражуванні нормативних документів на звороті останнього аркуша оригіналу документа, з якого здійснювалося копіювання, працівники копіювального бюро проставляють номер замовлення на тиражування, кількість розмножених примірників і дату.

Документи, які раніше були розмножені, повторно розмножуються з дозволу начальника Управління справами у виключних випадках.

Начальники структурних підрозділів замовляють розмноження службових документів у мінімально можливій кількості, що визначається службовою необхідністю з урахуванням встановлених норм забезпечення матеріальними ресурсами відповідного структурного підрозділу.

Не дозволяється копіювати документи, які не зареєстровані в апараті управління організації.

Бланки, реєстраційні картки та інші форми організаційно-розпорядчих документів розмножуються за погодженням із начальником управління справами або керівництва організації.

Мовний стиль ділового документа.

Стилем називається сукупність мовних прийомів. У мовному використанні існують такі стилі: науковий, публіцистичний, художній, розмовний та офіційно-діловий.

Офіційно-діловий стиль - це стиль, який задовольняє погреби суспільства в документальному оформленні різних актів суспільного, політичного, економічного життя, діяльності, ділових стосунків між державами, організаціями, а також між членами суспільства і офіційній сфері їх спілкування.

Соціальна функція писемного ділового мовлення дуже важлива: ділове мовлення обслуговує суспільні відносини людей, служить для зв'язку органів влади з населенням, для взаємозв'язків у галузі політичних, економічних, соціальних та культурних відносин.

Цілком очевидно, що такі неоднакові завдання не може виконувати однотипне уніфіковане мовлення. Практика ділового спілкування розробила підстилі, які несуть в собі притаманні якості планово-звітної документації, розпорядчої, облікової, ділової кореспонденції.

Діловий стиль є свого роду синтезом наукового, художнього, публіцистичного, що запозичив від кожного з них певні риси. Від художнього стилю частково перейнята якісна ознака доступності, зрозумілості, що властива класичній художній літературі. Від публіцистичного стилю запозичено гнучкість фраз Рекету, прийомів викладу інформації, що є актуальним тепер і відповідає потребам суспільства. Від наукового стилю перейняті логічність викладення та доказовість, що грунтується на фактах і їх аналізі, необхідність застосування професійної та Іноземної термінології - звичайно, в межах розумного.

В результаті діловому стилі притаманні такі найважливіші визначальні риси.

Офіційно-діловий стиль ґрунтується, в першу чергу, на логічній основі. Емоційність, образність у документі будуть зайвими. Послідовність викладення, конкретний опис, об'єктивність оцінок, гранична чіткість, відсутність суб'єктивізму, нейтральний тон - основні якості ділового стилю.

По-друге, офіційно-діловий стиль визначається зростаючою стандартизацією мовних засобів.

По-третє, у зв'язку з технологізацією та розвитком світового ділового спілкування особливою стає лексика офіційно-ділового стилю.

Широко застосовується професійна (юридична, фінансово-бухгалтерська, економічна, політична) та інша термінологія. Практично відсутніми в документах стають діалектизми, що мають досить вузьке застосування.

По-четверте, синтаксис ділового стилю характеризується вимогою дотримання прямого порядку слів (підмет - присудок; означення - перед означуваними словами, додатки - після основи, вставні слова – на початку речень).

Перелічені особливості офіційно-ділового стилю є об'єктивним мовним фактом, відпрацьованим і закріпленим практикою та традиціями постійного вживання.

Таким чином, діловий стиль - це не «канцелярист», не «бюрократичний жаргон», а цілком рівноправний стиль серед стилів українського мовлення. Фактично це - літературна мова, яка в процесі використання її в різних сферах життя набула певних особливостей.



Текст службових документів.

Його складові частини. Композиційні особливості побудови службових текстів.

Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовуються до текстів більшості сучасних ділових документів.

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він повинен бути достовірним, точним, повним, переконливим, ясним та лаконічним. Ці вимоги до сучасних документів уже розглянуті в попередньому розділі.

Для того, щоб задовольнити перераховані вище вимоги, текст документа умовно поділяють на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Найчастіше тексти складаються з трьох складовим частин: вступ, основна частина, закінчення. Окрім того, компонування цих складових частин може бути як прямим, так і зворотним. При прямому способі викладення застосовують таку послідовність: вступ - основна частина -закінчення. При зворотному - навпаки: закінчення - основна частина - вступ.

Вступ містите безпосередній привід для створення документа. Інакше кажучи, у вступі вказується причина появи на світ даного документа.

В основній частині, яку ще називають доказом, викладається суть питання, застосовуються пояснення, наводяться розрахунки, посиланню На законодавчі акти та інші матеріали.

У закінченні, яке називається ще висновком, формулюється мета, задля якої створений документ. Може мати вигляд прохання, пропозиції, відмови, згоди. Висновок може бути, в спою чергу, пасивним та активним.

Активний прямий висновок наштовхує адресата на певні дії. Цей вид висновку застосовується в наказах, протоколах, деяких видах листів, телеграмах. У договорах, угодах, інструкціях, правилах, положеннях, де дія очікується або передбачається, застосовується активний непрямий висновок.

Мета пасивного висновку -- повідомити адресата про якийсь факт, іноді, обставини.

Текст, який складається з одного висновку, називається простим, а той, що має інші логічні елементи, - складним. В залежності від змісту документів застосовується прямий порядок розташування логічних елементів. Як правило, при зворотному порядку розташування елементів текст складається з висновку і доказів.

Це - традиційно усталений порядок складання документів. Психологи вважають, що найкраще засвоюється початок документа, тому пропонують починати його з основної частини, з викладу суті справи (пропозиції, прохання), а вже потім вказати, що було причиною (підставою) для створення документа.

У тому випадку, коли основою складання документа є інший документ, у тексті створюваного на це робиться посилання з вказівкою назви виду документа, дати і порядкового номера, наприклад: «У зв'язку з Постановою Кабінету Міністрів від...».

Написання тексту - найбільш трудомісткий процес при складанні документа. Тому необхідно знати раціональні прийоми складання текстів і найбільш вживані звороти.

Текст документа може бути оформлений у вигляді анкети, таблиці, зв'язного тексту чи шляхом комбінації цих форм.

Текст типу анкети застосовується при викладенні цифрової чи словесної інформації про один об'єкт за певною сумою показників. Анкетні тексти найчастіше застосовуються в документах з особового складу, з маркетингу та ін.

Тексти у вигляді таблиць застосовуються при викладенні досить великої кількості цифрових даних, особливо по кількох об'єктах та ряду ознак, що притаманні їм на даний момент. Таблиці використовуються в планових, звітних, довідкових та інших документах.

Зв'язний текст може бути складений довільно чи на основі трафарету, що містить постійну інформацію, вільні місця заповнюються при потребі для внесення змінної інформації. При складанні листів, факсів, контрактів, актів, довідок та інших документів з однотипною інформацією широко використовуються трафаретні тексти. Особливо вигідно застосовувати трафарети при складанні документів на ЕОМ.

У документах групи ОРД використовуються такі форми викладу тексту:

- від першої особи однини: «наказую», «пропоную», «зобов'язую», «прошу» (в наказах, розпорядженнях) заявах, доповідних і пояснювальних записках);

- від третьої особи однини: «вирішило» (в рішеннях);

- від першої особи множини: «вирішили», «постановили», «ухвалили», «пропонуємо» (в спільному рішенні).

У службових листах використовують форму викладу від першої або від третьої особи однини: «прошу не відмовити...», «колектив пропонує...».

Такий спосіб викладення доцільний, оскільки документи оформляються від імені юридичної особи (установи чи структурного підрозділу).

Часто використовуються безособові форми з неозначеною формою дієслова: «затвердити запропонований кошторис витрат...», «контроль за виконанням покласти на...»

При створенні документа зазвичай дотримуються такої логічної послідовності дій: обдумування, викладення, аранжування, редагування.

В залежності від ступеня формалізації та стандартизації текст документа може бути написаний у вигляді звичайного лінійного запису.

Всі способи викладення, призначені для службового використання, повинні бути оформлені друкарським способом.

Повна об'єктивність викладення досягається високим ступенем безособовості, відсутністю суб'єктивізму.



Рубрикація та нумерація інформативного матеріалу.

Рубрикацією називається членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім виразом композиційної побудови тексту. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту - його обсягу, тематики і призначення.

Найпростішою рубрикою є абзац - відступ вправо на поля першого рядка кожної частини тексту. Інакше кажучи, абзац означає частину тексту між двома відступами.

Абзац служить показником переходу від однієї думки (теми) до іншої. Розподіл тексту за абзацами дозволяє адресату робити невеликі зупинки і дає можливість зосередитися на прочитаному на прочитаному.

Абзац може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення. Абзац може охоплювати і ряд речень, які зав'язані в одну складну думку. Однак абзац завжди розкриває внутрішньо закінчену смислову одиницю.

Абзацне членування тексту нерідко поєднується з нумерацією - числовим, а також буквеним позначенням послідовно розташованих частин тексту. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного пронумерованого елемента перечислення. Нумерація використовується для кількісного позначення сторінок об'ємного тексту та може розташовуватися на одній сторінці.

В даний час використовуються дві системи нумерації. Перша - традиційна, побудована на використанні знаків різних тинів - арабських і римських чисел, заголовних літер, які поєднуються з абзацними відступами. Вона застосовується при перечисленні тез, пунктів, правил. Друга використовує тільки арабські числа, розташовані в певній послідовності.

При цьому вибір того чи іншого варіанту нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу, композиційної побудови. В найпростіших випадках використовуються тільки однотипні знаки - арабські чи малі літери. Тексти складно побудови вимагають застосовування комбінованих способі) абзацного членування і нумерування. При використанні знаків різних типів система цифрового і буквеного позначення повий на будуватися за низхідною лінією:

А...Б...В...Г...

І...ІІ...Ш...ІV...

1...2...3...4...

Римськими числами (заголовні літери використовуються рідко) позначаються інформаційно великі частини переліку, які розбиваються на підрозділи, що, в свою чергу, позначаються арабськими числами і т.ін. Більш великі порівняно з абзацами рубрики можуть отримувати і словесні найменування - параграф, глава, розділ, які також нумеруються.



При рубрикації слід пам'ятати:

1. Рубрики можуть нумеруватися тільки в тому випадку,


якщо в тексті присутні бодай два однорідних елементи
перечислень.

2. Однотипні засоби нумерації (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однотипних частин.

3. Комбіновані способи нумерації вимагають суворого дотримання правил пунктуації.

В сучасному діловодстві все частіше застосовується цифрова система рубрикації, при якій:

І. Кожна складова частина тексту, яка відповідає діленню, отримує свій номер. Номери проставляються тільки арабськими числами, після кожного числа ставиться крапка;

2. Номер кожної складової частини містить всі номери відповідних складових частин більш високих ступенів ділення.

Наприклад, текст складається з трьох розділів: 1, 2, 3. Кожен з розділів ділиться на глави. Глави першого розділу матимуть частини, які складаються з двох чисел - 1.1., 1.2., 1.3. і т д.

Другий розділ, відповідно, матиме позначки: 2.1., 2.2., 2.3. Глави мають ділитися на параграфи. Параграф першої глави матиме такий вигляд: 1.1.1. Так само позначаються і наступні глави – в рядку зростання. Використання цієї системи нумерації дозволяє не використовувати слова «частина», «розділ», «глава».

Важливими засобами рубрикації є заголовки та підзаголовки.

Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею.

Заголовок повинен чітко відповідати тексту, бути логічно повноцінним і досить коротким.

Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватися з використанням чисел, а й вимагає інформативної прив’язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок. конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так, під одним заголовком можуть бути два членування складного тексту. Так, під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань (проблем), які в документі розглядаються

Важливим технічним прийомом є нумерація сторінок тексту.

Якщо текст оформлений на кількох сторінках; то кожна його сторінка, окрім першої, повинна бути пронумерована, На титульній сторінці її номер не позначається, але рахується. Якщо документ містить титульну сторінку і зміст, то на перших двох сторінка теж не проставляється. Але рахується так само. Порядковий номер сторінки проставляється в одному місці арабськими числами: 2, 3 і т.д. Спосіб проставлення сторінки може бути цифровим або кутнім. Якщо вибраний центровий спосіб, то сторінка проставляється по центру аркуша паперу з урахуванням лівого і верхнього полів. Якщо ж вибраний кутній спосіб, то сторінка проставляється у правому ріжку верхнього поля, з однаковим відступом від краю сторінки вліво і зверху до числа не менше 10 мм. Слово «сторінка» не пишеться.

Наприклад: ____________________

Ніяких інших позначок (типу лапок, рисок) біля числа не проставляється, як-от: «2», - 2 -.

З лівого боку проставляти сторінку недоцільно, оскільки більшість документів підшиваються в справу для подальшого зберігання.

Питання для самоконтролю знань:


  1. Що таке бланк документа?

  2. Які вимоги до оформлення реквізиту «Дата»?

  3. Як правильно оформляти реквізит «Адресація документів»?

  4. Як оформляти гриф затвердження і гриф погодження?

  5. Які основні вимоги до тексту документа?


Література: 6; 8; 12; 23; 25; 26; 28.


Лекція № 6



Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал