Навчальний посібник І частина Володимир-Волинський 2011 Укладач Зілюк Н. В., викладач діловодства



Сторінка3/11
Дата конвертації16.12.2016
Розмір3.11 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Тема: Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів.

Мета: ознайомити студентів з поняттям «документ»; матеріалами для виготовлення документів; класифікацією та основними реквізитами документів.

План

1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів.

2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа.

3. Класифікація документів. Ознаки і групи.

4. Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.

5. Рівні стандартизації документів.


Теоретичний матеріал

1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів

За тлумаченням «Оксфордського словника» «документ» - це текст чи зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови «документ» - це доказ (інформаційний доказ), підтвердження якогось факту, що мав місце давніше чи має на даний час. Інакше кажучи, документ - це те, що вчить (повчальний приклад). Вперше в цьому значенні слово «документ» використали Цезар та Ціцерон. Пізніше поняття, пов'язане з документом, набуло юридичного значення і стало означати «письмовий доказ», «доказ, взятий з книг». У значенні письмового свідоцтва слово «документ» вживалося від середньовіччя до XIX ст. З латинської мови воно дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміна бельгійським вченим, основоположником документації - науки про сукупність документів у галузі практичної діяльності Полем Отле (1868 - 1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається «Трактат про документацію». Очевидно, що документ виник майже одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу. Потреба у ньому з'явилася з причин суспільно-історичних. З розпадом родового ладу і зародженням державності постала необхідність у фіксації на певних видах матеріалів географічних, побутових, соціальних, культурно-релігійних відомостей, що не тільки могли слугувати людям щодень, а й мали виховне та освітнє значення.

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення. Важко сказати сьогодні, який відомий науковцям документ найдавніший. Найдавніші цивілізації Вавилону та Єгипту, а пізніше Стародавнього Китаю та Індії (Мохенджо Даро та Хараппа) створювали документи різноманітного характеру, змісту та призначення ще в кінці IV тис. до н.е.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Ашурбаніпала в Ніневії археологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч. Ця бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних стосунків населення Шумеру та Вавилону. Державам, що виникли колись на берегах рік Тигру та Євфрату, було призначено стати колискою найдавніших в історії людства знань в різних галузях життя. Глиняні документи розповіли, що мудрі математики Вавилону знали не тільки чотири арифметичні дії, а й легко вираховували відсотки, вимірювали площу різних геометричних фігур, підводили до квадратного ступеня і виводили його. Наш семиденний тиждень теж був систематизований стародавніми вавилонцями, їм же належить і слава першодрукарів. Один документ розмножувався в певній кількості і розсилався за призначенням. Особливо це стосувалося царських указів, які розсилалися на місця намісникам. У великих храмових та царських господарствах Шумеру і Вавилону працювали десятки обліковців і чиновників, що фіксували з ретельною точністю кількість робочої сили, продукції; навіть вираховували відпрацьовані трудодні. Шумерські і вавилонські писарі складали для навчальної мети списки рослин, тварин та мінералів і робили спроби їх систематизації. В III тис. до н.е. (за 2 000 тис. р. до Катона) був створений перший трактат з агрономії. Відомі також клинописні документи з виготовлення синтетичних каменів.

В Стародавньому ж Єгипті інформацію записували на папірусі. На болотяних берегах ріки Ніл росли великі зарості, подібно до осоки, чагарника - папірусу. З високих (до 3 метрів) стебел видаляли тверду оболонку, а серцевину розрізали на тонкі пасочки, які підганяли впритул один до одного і розкладали на довгому змоченому водою столі. Потім накладали другий шар, але вже впоперек першого, притискали зверху важким вантажем. Виділявся сік, який склеював прошарки між собою, утворюючи щільний суцільний лист. А далі вже одержаний лист підрізали, надаючи йому певної форми та розміру, і після висушування на ньому можна було писати. Перегинати папірус не можна було - він міг зламатися. Тому листи папірусу згортали. Аналогічно, як і в Стародавньому Вавилоні та Шумері, єгиптяни записували на папірусі всю можливу інформацію, всі відомості, що були напрацьовані протягом багатотисячолітньої історії цього давнього народу: релігія, математика, історія, медицина, культура, система землевпорядкування, державні закони та ряд вимог і положень для різних прошарків населення. Проаналізувавши велику кількість папірусних згортків Стародавнього Єгипту, історики були вражені. Найбільший відсоток інформації становило державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату фараонів усіх династій. Але папірус як вид матеріалу, на якому виготовлялися документи, був суто регіональний, оскільки належав від природної сировини, що росла тільки на території ній держави. Правда, частково папірус становив незначну часину експорту в сусідні держави, але продавався дуже дорого.

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Назва походить від міста Пергама (на півострові Мала Азія). Пергамі, призначений для письма, - це за особливою технологією зроблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у II ст. до н.е. Це пуп дорогий матеріал: для виготовлення двох листів треба було зарізати теля чи свиню. Щоб особливо важливі документи, виготовлені на пергаменті, не пропадали, їх прикріпляли ланцюгами до полиць у бібліотеках і навіть у власних будинках.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті, як, зрештою, і всі свої винаходи (порох, порцеляну). На той час тільки особливо важливі документи фіксувалися на папері. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході (Індія, Китай, Японія) були тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини, в залежності від призначення тексту. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснявся. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі, перейшла на папір як основний матеріал для виготовлення документів.

Народи Півночі і Північного Сходу використовували для запису інформації дещо специфічний матеріал - кістку: моржову або оленячу.

Такий же матеріал, правда в незначній кількості, застосовували і давні народи деяких поселень Північної Африки. Тільки тут матеріалом уже слугувала слонова кістка або бамбукові дощечки чи пальмове листя.

Особливо цікаві для науковців нерозшифровані письмена - історичні документи деяких народів Північної, Центральної та Південної Америки (відомих цивілізацій інків, майя та ін.), зафіксовані на природних мінералах: кварці, агаті, обсидіані і, звичайно, на металевих пластинках. Вироби із срібла і золота не тільки цінні як дорогоцінний метал, а й є невичерпним джерелом наукового інтересу до стародавніх написів-малюнків (піктограм та ідеограм).

Довгий час для щоденного використання в Стародавній Греції і Стародавньому Римі успішно застосовувалися воскові таблички, по яких писали стилосами, а пізніше - грифельні дошки, що було особливо зручно для коректування написаного.

Що стосується східних та південних слов'ян, з великою вірогідністю можна сказати, що найпопулярнішим матеріалом для писемності була береста. Березову кору дуже обережно і старанно обдирали, просочували її розчином і висушували. Такий берестяний лист можна було використовувати кілька разів, стираючи раніше написане. Писали загостреним металевим або ним патичком - писалом. Кілька сотень таких берестяних п паї в було знайдено археологами під час розкопок стародавнього Новгорода, Києва. Це грошові документи, ділові та особисті листи, прохання до урядовців, накази та розпорядження володарів.

І, звичайно, найпоширенішим (практично у всіх народів світу) матеріалом для виготовлення документів був природний камінь: мармур, піщаник або вапняк, в залежності від місцевості і глибини залягання його від поверхні. На ньому вирізалася, вибивалася найважливіша інформація - призначена для дов-11 (тривалого зберігання, інакше кажучи, на віки.

З удосконаленням виробництва і розповсюдженням по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою - перфоратора. Перфоровані документи поділяють на карткові (перфокарти та апертурні карти) і стрічкові (перфострічки). Перфокарти застосовуються, в основному, для введення та виведення даних в ЕОМ, а також як основний носій запису в перфораційних обчислювальних комплексах. Існує велика кількість різновидів перфокарт, які відрізняються за формою, розмірами, обсягом інформації, формою та розташуванням отворів. Перфокарти найчастіше виготовляють на щільному картоні товщиною 0,18 мм у вигляді прямокутника зі сторонами 187,4 і 82,5 мм. Для зручності верхній край карти зрізають. Па одній перфокарті можна записати до 80 знаків (приблизно 10-15 слів). Отвори мають у діаметрі до 3 мм. На такій картці дуже зручно розташовувати інформацію у вигляді анотації. Перфострічка - документальний носій на щільному папері шириною 17,5; 20,5 та 25,4 мм і товщиною до 0,1 мм. Перфострічку можна використовувати при прийомі та передачі даних па телетайп, в обчислювальних машинах та на дешифраторах.

У сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка. Особливо важлива вона в тих випадках, коли необхідно створити так званий недоторканний запас - банк даних малого формату, призначений для тривалого зберігання.

Документуються сьогодні видатні і важливі події н;і кіноплівці та магнітофонній стрічці - протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп'ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування - у використанні природних та синтетичних мінералів, в першу чергу кварцу.

Отож, підсумовуючи вищесказане, можна зробити висновок, що матеріали для виготовлення документів становлять різноманітний арсенал засобів:



  • папір (в минулому - папірус);

  • дерево (таблички та берестяні грамоти);

  • тканини (найчастіше шовк);

  • кістка (моржова, оленяча, слонова);

  • метали (золото, срібло, мідь);

  • пергамент;

  • фотоплівка і кіноплівка, перфокарта і перфострічка;

  • магнітна стрічка;

  • природні і синтетичні мінерали;

  • камінь природний та камінь штучний (глина);

  • дискета.

Подекуди зустрічаються в діловодстві платівкові документи, які створені на пластмасовій основі (грамплатівки та диски).

Найбільшої популярності в сучасних умовах набуває дисковий документ - носій інформації у вигляді диска, тобто скручений у спіраль послідовний ряд знаків (пластинка, дискета, компакт-диск, відеодиск).

Входять у практику діловодства і документи-голограми. Голограма (з грец.) - документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об'ємною. Чим більший об'єм голограми (товщина світлочутливості плівки), тим краще відтворюються її властивості. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах. Голографічний документ досить місткий. Тільки на одному квадратному сантиметрі поверхні плівки можна розташувати 100 млн. біт інформації. Голограма дуже вигідна для створення запасу банку даних на невеликих площах. Найближчим часом можна буде застосовувати апаратуру для голографічної мініатюризації документів з кратністю зменшення до 200 од. Голограма - майбутнє документального архіву. Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.



  1. Суть документальної інформації. Вимоги до документа

Отож, документ - матеріальний об'єкт з інформацією, зафіксованою, створеною людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення за ДСТУ 3017-95).

Як уже відомо, документ - основний носій інформації різного характеру.

Кожне підприємство незалежно від форм власності можна розглядати як колектив, організацію людей, об'єднаних певними виробничими цілями, зареєстровану в установленому юридичному порядку. Кожна організація має певну структуру, внутрішні зв'язки, що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами чи співробітниками, і зовнішні зв'язки з діловими партнерами, підприємствами, органами влади. Зовнішні і внутрішні зв'язки організації можна розглядати як інформаційні.

Управління підприємством теж можна розглядати як процес отримання інформації, її обробки, прийняття рішення. Для вироблення правильного рішення вимагається повна, оперативна і достовірна інформація.

Між інформацією в абстрактному розумінні цього слова (все в природі несе інформацію) і документом існують деякі відмінності. По-перше, інформація може бути словесна, письмова, зорова, вербальна, чуттєва, звукова. По-друге, документу притаманні лише дві якості: він повинен бути письмовий та матеріальний (предметний).

У діловому світі документи бувають різні за характером:



  • управлінські (адміністративні); - наукові (історичні, юридичні, фінансові, економічні, медичні і т.д.);

  • технічні (патенти, авторські свідоцтва, креслення та ін.);

- виробничі (сільськогосподарські, будівельні, монтажні Суспільно-історична практика протягом тисячолітньої історії шліфувала та відточувала стилі і способи оформлення документів, намагаючись надати цьому виду інформації певного вигляду, щоб, власне, документ відповідав своєму призначенню.

До сучасних ділових документів ставляться певні вимоги: чіткість, ясність, об'єктивність або достовірність, максимальна стислість, необхідний обсяг, оперативність інформації, адресність, актуальність, переконливість.

Чіткість викладу означає, в першу чергу, прямий порядок слів у реченнях, а також - відсутність у текстах несуттєвої інформації. Не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими формами ввічливості, їх частим повторюванням.

Ясність передбачає позбавлення текстової частини документа непотрібних словесних забарвлень та плутаних смислових відтінків. При цьому необхідно пам'ятати, що мусить бути виділене головне, наведені конкретні аргументи, які бажано підкріпити лише найнеобхіднішими фактами і цифрами. Перенасичення великою кількістю даних стомлює читача і не справляє того ефекту, якого очікують від даного документа.

Об'єктивність означає відсутність суб'єктивного підходу, позбавлення документа індивідуального трактування того і іншого факту, ситуації чи проблеми. До того ж достовірність інформації визначається ступенем відповідності її змісту об'єктивному стану речей.

Максимальна стислість є необхідною для певного типу документів або повинна бути основною ознакою деяких текстів.

Певний обсяг документів необхідний тоді, коли без достатньої кількості інформації неможливо досягнути поставленої мети.

Оперативність важлива практично для кожного документа, особливо для тих, в яких чітко вказані строки його виконання, інакше інформація в документі може застаріти і втратити своє значення.

Адресність передбачає направлення документа або одержання його

конкретною організацією чи особою. Посередництво в межах маршруту документа може бути шкідливим.



Поняття актуальності фактів - це ступінь їх важливості на /1,-пшй момент, у даній ситуації. Тут слід подбати про те, щоб чані, які використовуються в документах, не були застарілими і, звичайно, були цікавими для адресата.

Переконливість досягається композиційною стрункістю документа - вдалим розміщенням матеріалу, послідовністю викладу, характером і обсягом відомостей, включених до нього.

Окрім того, документи необхідно зберігати різні строки, передбачені доцільністю або нормативними актами.



  1. Класифікація документів. Ознаки і групи

Величезний документальний масив, який функціонує в сучасному діловодстві, систематизований у групи за певними ознаками, що полегшує роботу з ними на різних стадіях документообігу. Документи, що знаходяться в процесі створення, ті, що функціонують на певний момент, і ті, що вже виконали свою роль, повинні бути згруповані, щоб запобігти хаотичності в роботі з ними чи їх подальшому використанні або збереженні.

Ознака класифікації Групи документів

1. За призначенням ОРД (організаційно -

розпорядчі)

інформаційні (всі без винятку)

колегіальні (створені групою

осіб)
2. За спеціалізацією спеціалізовані

адміністративні (управлінські)

загальні
3. За напрямом вхідні

вихідні
4. За походженням внутрішні

(місцем складання) зовнішні


5. За джерелом первинні

виникнення вторинні


6.За формою стандартні (трафаретні)

Індивідуальні


7.За технікою рукописні

створення відтворені (друковані)


8. З погляду гласності для «с/к2 (службового

користування)

(за ступенем допуску) таємні

цілком таємні


9. За терміном безстрокові

виконання термінові

дуже термінові
10. За термінами тимчасового зберігання (до 10 років)

зберігання тривалого зберігання (до 100 років)

постійного

11. За стадіями оригінали

створення копії
12. За складністю прості

складні


4. Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.

Кожний документ складається з окремих складових час-4 реквізитів (реквізит у перекладі з латинської - елемент, складова частина). Правила їх складання та оформлення зафіксовані в державному стандарті ДСТУ.



До переліку реквізитів входять:

1. Державний герб Розташовується посередині бланка

Або у ріжку над серединою рядка з

назвою організації (обов’язковий

для окремих видів документів,

передбачених нормативними актами).


2. Емблема організації Розташовується поряд з назвою

чи підприємства організації. Інколи замінюється на

товарний знак, зареєстрований в

усталеному порядку.


3. Зображення нагород Розташовується у верхньому лівому

ріжку або посередині документа (тільки

для тих організацій, яким вони

присвоєні).


4. Код підприємства, У верхньому правому кутку

організації, установи


5. Код форми документа У верхньому правому кутку під кодом

підприємства


6. Назва міністерства У верхньому лівому кутку або

посередині або відомства

сторінки
7. Повна назва установи, У верхньому лівому кутку. Може

організації або підприєм- наноситися за допомогою штампа або

ства – автора документа друкарським способом
8. Назва структурного У верхньому лівому кутку. Дозволяється

підрозділу друкувати машинописним способом


9.Довідкові дані про У верхньому лівому кутку відповідно до

організацію поштових правил




  1. Назва виду Зліва або посередині сторінки

документа


  1. Дата У лівій верхній частині, якщо не на

бланку, то під текстом зліва


  1. Індекс У верхній частині сторінки зліва




  1. Посилання на індекс У верхній частині сторінки зліва

та дату вхідного

документа




  1. Місце укладання чи У верхній частині сторінки зліва

Видання


  1. Гриф обмеження З правого боку під кодом форми

доступу до документа Записується з середини рядка

  1. Адресат З правого боку у верхній частині

сторінки


  1. Гриф затвердження У верхній правій частині документа




  1. Резолюція У правому верхньому кутку




  1. Заголовок до тексту Під назвою виду документа




  1. Відмітка про контроль З лівого боку у верхній частині поля

першої сторінки документа


  1. Текст Розташовується на всю ширину

сторінки

  1. Відмітка про Ліворуч у верхній половині сторінки

наявність додатка


  1. Підпис Розташовується після тексту




  1. Гриф узгодження Розташовується нижче від реквізиту

підпис

  1. Віза Складається з особистого підпису і дати




  1. Печатка Прикладається до документів, що

вимагають


  1. Відмітка про

засвідчення копій У правому верхньому кутку


  1. Прізвище виконавця У нижньому лівому кутку зворотного

та номер його телефону або лицьового боку останньої сторінки

  1. Відмітка про В лівій або центральній частині нижнього

виконання документа й поля першої сторінки

направлення його до

справи
30.Відмітка про Після тексту в нижній частині документа

перенесення відомостей

на електронний носій
31. Відмітка про Праворуч на нижньому полі лівої

надходження сторінки


32. Відмітка про Проставляється на нормативно-правових

державну реєстрацію актах

Державним стандартом встановлений максимальний набір реквізитів. У кожному конкретному виді документа їх буде набагато менше. Кожний вид має тільки йому притаманний набір реквізитів. У практиці роботи комерційних підприємств більшість реквізитів не використовується (наприклад, "державний герб", "зображення державних нагород").

Особливо важливим є правильне оформлення всіх необхідних реквізитів у документі, особливо таких, як дата, порядковий номер, текст, гриф затвердження, гриф погодження.

Кожен документ можна поділити на 3 основні частини:


  • заголовну частину (до неї входять реквізити до тексту);

  • основну частину (реквізити "текст" і "додатки");

  • оформлювальну частину (реквізити, розташовані нижче
    тексту та його додатків).

Окрім того, є певний порядок розташування реквізитів і їх

послідовність.



Реквізити розташовують на аркуші формату А-4 кутнім (поздовжнім) або центровим (прапорцевим) машинописним (друкованим) способом, в окремих випадках - рукописним.

При кутньому способі розташування реквізити, окрім тексту (він пишеться на всю протяжність сторінки від поля до поля), розташовуються по лівому боці одразу від поля. Тільки текст документа розпочинається з абзацу. Кутній спосіб вважається економічнішим і зручнішим при оформленні і складанні документів.

При центровому способі розташування реквізити оформляються по обидва боки сторінки. При цьому способі реквізити: «назва виду документа», «порядковий номер», «заголовок до тексту» мають центрове місце розташування.

Окрім того, слід чітко розмежовувати реквізити установи та реквізити самого документа.

Реквізитами установи називаються дані, що містять: поштову адресу, назву організації (підприємства), розрахунковий рахунок у банку.

Реквізити мають також якісний або кількісний вираз і називаються постійними або змінними реквізитами.



Постійні реквізити наносяться на готовий аркуш друкарським способом.

Змінні вписуються або вдруковуються при заповненні бланка. При складанні документа використовуються лише ті реквізити, що передбачені формуляром-зразком.

Формуляр - сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності. Формуляр для окремого виду документів називається типовим. Він вказує на обсяг і місцезнаходження в ньому реквізитів.

Бланк - стандартний аркуш з нанесеною друкарським способом постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної.

В організаціях з невеликим документооборотом або при відсутності бланків реквізити установи наносяться штемпелем. Бланки бувають для документів групи ОРД та для службових листів.

Використання бланків підвищує культуру праці, діловодства, надає документам вагомості, естетичного вигляду та юридичної сили. На бланках для листів оформлюються реквізити: (І, 7, 8, 9, 11, 12, 13. Для документів ОРД - реквізити: 6, 7, 8, 10, II, 12, 14.

Кожен документ, незалежно від того, пишеться він від руки чи оформлюється друкарським способом, повинен бути оформлений на аркуші стандартних розмірів, причому розташування реквізитів документа повинно відповідати типовому формуляру.

Формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри полів (берегів), вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити за ДСТУ 2732 -94.

Всі службові документи оформляються на аркушах наперу форматів А-4, А-5, А-3.

Формат А-4 (296x210 мм) призначений для документів з великим обсягом інформації, формат А-5 (148x210 мм) за розмірами аркуша - типового розміру бланк. На ньому відтворюють першу сторінку документа, а наступний текст розташовують на чистих аркушах такого самого формату. Формат А-3 (296x420 мм) використовується рідше, найчастіше в зведених відомостях з великим обсягом інформації і, як правило, в кресленнях.

При розташуванні реквізитів слід враховувати обов'язкові правила

дотримання полів на форматі згідно з державним стандартом ДСТУ.

Поле (берег) - вільне, не заповнене інформацією місце на аркуші від краю паперу до початку заповнення інформацією.

Ліве поле (для формату А-4) - 3,5-3 см, призначене для підшивки документів у справу, щоб їх було зручно читати, а також інколи воно призначене для нанесення резолюцій та інших відміток.

Праве поле (для формату А-4)- 1 см (0,8 мм) - страховий запас, призначений для підрізання зношеного під час роботи з документом краю до мінімуму, а також воно дозволяє закріпити документ у розмножувальних апаратах і зберігає край тексту від затирання. Верхнє поле (для формату А-4) - 2 см, має естетичне значення та в окремих випадках використовується для проставлення сторінок.

Нижнє поле не є стабільним за розмірами, оскільки величина тексту і використаних у документі реквізитів для кожного документа різні, але найменша допустима межа -1,5 см.

Бланки документів повинні мати поля:

ліве - 20 мм;

праве та нижнє - не менше 8 мм;

верхнє - не менше 10 мм.

Оформлюючи документи і використовуючи в них реквізити, слід пам'ятати ще одне правило - стосовно інтервалів.



Інтервал - проміжок між робочими рядками в документі.

Оформляючи документ рукописним способом, слід робити відступи між реквізитами, аби інформація була доступною для прочитання. При оформленні документів друкованим (машинописним) способом додержання інтервальності повинно бути чітким і обов'язковим. На аркушах формату А-4 між реквізитами зберігається не менше як два інтервали. Заголовки друкуються центровим або кутнім способом великими - (заголовними) літерами. Якщо заголовки великі і складаються з 7- ми слів, то їх розташовують в два або три рядки і між рядками повинен бути один інтервал. В кінці заголовків, оформлених машинописним способом, крапка не ставиться. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), то його допускається продовжувати до межі правого поля.

Підзаголовки друкуються малими літерами, крім першої (заголовної). Відстань між заголовком і підзаголовком становить 3-4 інтервали. В окремих випадках заголовок може бути підкреслений, якщо є така потреба. Якщо кількість слів у підзаголовку становить 7-12, то підзаголовок пишеться в два або три рядки і між рядками зберігається один інтервал.

Складові частини реквізиту друкуються через 1,5-2 інтервали. Рядки одного реквізиту друкуються через один інтервал. Максимальна кількість знаків у рядку одного реквізиту при кутньому розташуванні - 28 одиниць.

Між такими реквізитами, як назва виду документа, дата, заголовок до тексту, відстань між заголовком і текстом, між текстом і підписом, на форматі А-4 зберігаються 3-4 інтервали.

Текст документа друкується через 1,5 інтервала на форматі А-4, на бланках А-5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до друкарського видання, допускається друкувати через два міжрядкових інтервали.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів не повинна перевищувати 28 знаків.



5.Рівні стандартизації документів

Всі документи за способом викладу інформації можна поділити на дві категорії:

1. Документи, в яких заздалегідь можна передбачити і чітко сформулювати окремі найзагальніші відомості (компоненти формуляра); сам же спосіб викладення (підбір слів і словосполучень, побудова речень, зв'язки між ними) кожного разу залежить від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документи з яскраво вираженою індивідуальністю, їх називають документами з низьким рівнем стандартизації.

2. Документи, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення і цілі речення з викладенням готової думки, за винятком цілком конкретних відомостей (для них, як говорилося вище, у бланку може бути незаповнене місце). Це і є, власне, формуляри та бланки - готові трафаретні форми документів з часто повторюваною інформацією. Вони називаються документами з високим рівнем стандартизації.

Найбільше творчості передбачає робота з документами низького рівня стандартизації.

За способом викладення вони поділяються на:



Розповідь - вид тексту про явища, події, факти в їх хронологічній послідовності (так, як вони відбувалися насправді).

Вид розповіді мають такі види документів: автобіографія, звіт, протокол, деякі види актів, довідки.



Опис - принцип характеристики явища, події через перерахування ознак, властивостей. Використовується у звітах, актах, наказах, постановах, характеристиках.

Міркування - спосіб викладення, в якому присутні логічні елементи, наприклад причинно-наслідкові зв'язки (порівняння, зіставлення, аналіз, доведення). Доказ - втілення логічної форми думки. Послідовність викладення здійснюється за допомогою дедуктивного та індуктивного методів.

У деяких видів документів усі три способи можуть поєднуватися і функціонувати, взаємодоповнюючи один одного. Слід при цьому зазначити, що шлях доведення від загального до конкретного (дедуктивний метод) або навпаки (індуктивний метод) може бути покладений в основу побудови документа.

Документи з високим рівнем стандартизації полегшують роботу над ними, економлять час, особливо якщо це стосується таких документів, які часто готуються з однакових проблем. Готові мовні трафарети, мовні штампи та кліше дозволяють не витрачати зусиль на пошук нових мовних засобів. Готові мовні форми, що використовуються у документах, крім усього, відзначаються інформаційною місткістю - вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі, зрозумілій для всіх і перевіреній багатолітньою практикою.

Процес укладання стандартного документа з трафаретними мовними формами зводиться до трьох операцій:



  1. Вибір (серед обмеженої кількості готових мовних конструкцій) потрібної саме в даному конкретному випадку.

  1. Заповнення формуляра.

  1. Побудова за готовими зразками тих фраз і словосполучень, які не передбачені формулярами бланків.

Зі стандартним текстом набагато легше працювати, бо такий текст сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартний, а тому стандартизація документів економічно вигідна.

Стандартизація документів є виправданою практикою майже у всьому діловому світі і позбавляє документи надлишковості за рахунок економії мовних та технічно-зображувальних засобів.



Питання для самоконтролю знань:

  1. З яких матеріалів виготовляють документи?

  2. Назвіть вимоги до документів?

  3. За якими принципами класифікуються документи?

  4. Назвіть реквізити документів Та особливості їх оформлення.


Література: 2; 6; 8; 12;16; 25; 26.

Лекція № 5



Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал