Навчальний посібник І частина Володимир-Волинський 2011 Укладач Зілюк Н. В., викладач діловодства



Сторінка2/11
Дата конвертації16.12.2016
Розмір3.11 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Тема: Нормативна база документування управлінської інформації.

Мета: ознайомити студентів з основними нормативно-правовими актами, що регулюють організацію діловодства та архівної справи; вивчити зміст та структуру цих документів.

План

  1. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [зі змінами] від 13 грудня 2001 р. № 2888—III.

  2. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153.

  3. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади,
    місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

  4. Примірні норми часу (виробітку) на основні види робіт в архів
    них підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування,
    підприємств, установ і організацій.

  5. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності
    органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання
    документів [зі змінами та доповненнями].

  6. Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163—2003).


Теоретичний матеріал

  1. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [зі змінами] від 13 грудня 2001 р. № 2888—III

Перед тим, як приступити до вироблення практичних навичок документування управлінської інформації та організації роботи : службовими документами, слід ознайомитися з нормативно-правовою базою. Зауважимо, що на сьогодні ми маємо у доробку низку нормативно-правових актів, які регулюють організацію діловодства в цілому або його окремі технологічні процеси.

Основним нормативно-правовим актом, що регулює відносини пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанню Національного архівного фонду та інші основні питання архівне справи, є Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [зі змінами] від 13 грудня 2001 р. № 2888-III. (далі - Закон). Цей Закон складається з таких розділів:

I. Загальні положення

II. Національний архівний фонд та його формування



  1. Право власності на документи Національного архівного фонду

  2. Облік і зберігання Національного архівного фонду

V. Використання Національного архівного фонду

VI. Система архівних установ

VII. Фінансове, матеріально-технічне і кадрове забезпечення архівних установ

VIII. Міжнародне співробітництво в архівній справі

IX.Відповідальність за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи

X. Прикінцеві положення.

Закон регламентує державну політику у сфері архівної справи та діловодства. Відповідно до статті 3 Закону:


  • держава гарантує умови для зберігання, примноження та використання Національного архівного фонду, сприяє досягненню світового рівня в розвитку архівної справи і веденні діловодства;

  • державну політику у сфері архівної справи і діловодства визначає Верховна Рада України.

Кабінет Міністрів України, інші органи виконавчої влади, а також органи місцевого самоврядування забезпечують проведення державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції. У цьому основному нормативно-правовому акті чітко та послідовно зазначено про посилення впливу державних архівних установ на сферу діловодства. Відповідно статті 24 Закону, Державний комітет архівів України є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, основними функціями якого є:

  • внесення пропозицій Кабінету Міністрів України щодо формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства; забезпечення її реалізації;

  • здійснення нормативно-правового регулювання відносин у сфері архівної справи і діловодства;

  • визначення перспектив та пріоритетних напрямків розвитку архівної справи і діловодства;

  • здійснення міжгалузевої координації та функціонального регулювання у сфері архівної справи і діловодства;

  • контроль діяльності архівних установ і служб діловодства;

  • організація нормативно-правового, науково-методичного та інформаційного забезпечення діяльності архівних установ і служб діловодства;

  • розпорядження Національним архівним фондом; організація його формування, державної реєстрації, державного обліку та зберігання його документів, використання відомостей, що в них містяться;

  • здійснення міжнародного співробітництва у сфері архівної справи і діловодства.

Акти спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, прийняті у межах його повноважень, є обов'язковими для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від їх підпорядкування і форми власності, а також для громадян.

Визначальним у характеристиці цього нормативно-правового акта є те, що у Законі подано визначення термінів «діловодство», «архівна справа», «архівний документ», «номенклатура справ» тощо.

На сьогодні основним чинним нормативно-правовим актом, що встановлює загальні правила документування управлінської інформації та регламентує порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архівного підрозділу, є Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена Кабінетом Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153. Примірна інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою комп'ютерної техніки.

Примірна інструкція має такі розділи:



  1. Загальні положення

  2. Документування управлінської діяльності

  3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

  4. Складання та оформлення службових документів

  5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

  6. Організація контролю за виконанням документів

  7. Складання номенклатур і формування справ

  8. Підготовка справ до зберігання та використання

  9. Функції служби діловодства

10. Механізація і автоматизація діловодних процесів

У розділі «Загальні положення» визначається сфера поширення положень Примірної інструкції; зазначаються законодавчі та нормативно-правові акти, відповідно до яких її було розроблено; визначається керівництво та відповідальність за ведення діловодства і забезпечення збереженості документів в установах та їх структурних підрозділах, зокрема,

зазначаються обов'язки керівників щодо здійснення загального керівництва роботою служб діловодства; встановлюється використання державної мови та мов національні шин у діловодстві.

У розділі «Документування управлінської діяльності» визначаються підстави та порядок прийняття розпорядчих та інших документів (протоколів, листів) в установах.

У розділі «Приймання, розгляд і реєстрація документів» визначається послідовність виконання технологічних процесів з документами, що надходять до установи, а саме — порядок при розгляду та здійснення реєстрації вхідних документів.

У розділі «Складання та оформлення службових документів» визначається порядок підготовки проектів документів, їх оформлення, датування, погодження, засвідчення, адресування, накладання резолюції, оформлення відміток про проходження документів, оформлення додатків до документів, оформлення копій документів, розмноження документів, підготовки документів до засідань колегіальних органів, оформлення документів про відрядження.

У розділі «Порядок оброблення та надсилання вихідних документів» обумовлюється порядок і терміни оброблення та надсилання вихідних документів, зазначається про обов'язкову реєстрацію і перевірку правильності їх оформлення.

У розділі «Організація контролю за виконанням документів» визначаються завдання контролю за виконанням документів, відповідальність за виконання документів, строки виконання документів та порядок здійснення контролю за виконанням документів.

Розділ «Складання номенклатур і формування справ» поділяється
на три підрозділи. У першому з них обумовлюються необхідність і доцільність складання номенклатур справ структурних підрозділів та
зведеної номенклатури справ установи, визначаються принцип побудови і порядок їхнього розроблення. У другому визначаються правила групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. У третьому — викладаються вимоги щодо оперативного зберігання документів за місцем їх формування у справах.

У розділі «Підготовка справ до зберігання та користування» визначається порядок проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів справ, передавання справ до архівного підрозділу установи і забезпечення збереженості до клієнтів.

У розділі «Функції служби діловодства» визначаються:


  • порядок діяльності служби діловодства та її працівників;

  • основні завдання та функції, що їх має виконувати ця служба при підготовці організаційно-розпорядчої документації та при виконанні процесів, пов'язаних з документообігом усієї службової документації в установі;

  • вимоги до керівника служби діловодства, його завдання, обов'язки, права, відповідальність та порядок взаємодії з іншими структурними підрозділами установи.

У розділі «Механізація та автоматизація діловодних процесів» обумовлюється доцільність і необхідність застосування в установах комп'ютерної та організаційної техніки для забезпечення раціонального виконання технологічних процесів діловодства.

На основі Примірної інструкції службами діловодства установ мають розроблятися індивідуальні інструкції з діловодства — нормативні документи, що встановлюють правила документування управлінської інформації та порядок роботи зі службовими документами у конкретних установах.

Важливим нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності, є Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, які розроблено на підставі Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Положення про Державний комітет архівів України" та інших нормативно-правових актів.

Основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до державних архівів або інших архівних установ, підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.

Правила складаються з дванадцяти основних розділів, у яких викладено основні напрями роботи архівів установ:


  1. Загальна частина

2. Основні положення роботи архівних підрозділів установ

3.Вимоги до складання номенклатури та формування документів у справи

4.Експертиза цінності документів в установах

5.Підготовка і передання справ до архіву установи

6.Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ установи та закінчених описів справ фонду в цілому

7.Фондування та облік документів архіву

8.Забезпечення збереженості документів архіву

9.Користування документами архіву

10.Планування, звітність, облік роботи архіву

11.Порядок передавання архівом документів Національного архівного фонду на державне зберігання

12.Порядок приймання-передавання документів (справ) під час
зміни керівника установи, керівника архіву, реорганізації або
ліквідації установи.

У першому розділі дається загальна характеристика зазначених Правил.



Другий розділ визначає основні завдання, обов'язки і права архівів установ, склад їх документів та строки тимчасового зберігання до передання державним архівам.

Питання організації документів у діловодстві установ викладено у третьому розділі Правил.

Правовий статус, завдання і функції експертних комісій установ вимоги до практичного проведення експертизи цінності документів подаються в четвертому розділі цих Правил.

П'ятий розділ Правил присвячено питанням упорядкування документів, їх наукового описування та передачі до архіву установи.

У шостому розділі Правил викладено вимога до складання і оформлення річних розділів зведених описів та закінчених описів справ архівного фонду установи.



Сьомий розділ цих Правил присвячений порядку фондування і обліку документів архіву та складання до них довідкового апарату.

У восьмому розділі Правил охарактеризовано умови зберігання архівних документів, у тому числі проведення перевірки їх наявності та фізичного стану.



Розділ дев’ятий цих Правил визначає порядок, завдання та форми користування документами архіву.

Десятий розділ Правил регламентує питання планування, звітності та обліку роботи в архіві.

Порядок передачі архівом документів Національного архівне: фонду на державне зберігання викладений в одинадцятому розділі - цих Правил.

Умови здавання-прийняття документів під час зміни керівництві установи або її архіву, а також при реорганізації або ліквідації установи викладено у дванадцятому розділі Правил.

До Правил додаються 38 реєстраційних форм документів, їло утворюються в процесі функціонування архіву установи.

Наприкінці цих Правил подано список чинних законодавчих нормативних актів і методичних посібників з питань архівної справи та діловодства. Дія Правил поширюється на архівні підрозділи, в яких зберігаються документи на паперовій основі.

З метою нормування часу на виконання робіт в архівних підрозділах установ Українським державним науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства були розроблені Примірні норми часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі Примірні норми). Вони розраховані на види робіт з приймання та зберігання управлінської, творчої, науково-технічної (текстової) документації та документів особового походження, що виконуються в архівних підрозділах.

Примірні норми мають десять розділів. їх зміст викладено у табличному вигляді:

Таблиця 1. Організація роботи архівів установ.

Таблиця 2. Складання номенклатур справ установ.

Таблиця 3. Експертиза цінності документів.

Таблиця 4. Підготовка і приймання справ до архівів установ.

Таблиця 5. Науково-технічне опрацювання документів.

Таблиця 6. Облік документів архівів установ та створення довідкового апарату до них.

Таблиця 7. Забезпечення збереженості документів архівів установ.

Таблиця 8. Користування документами архівів установ.

Таблиця 9. Передавання документів на державне зберігання

Таблиця 10. Технічне оформлення робіт.

Слід зауважити, що норми розташовані у логічній послідовності виконання робіт та операцій кожного напряму діяльності. На деякі комплекси робіт, об'єднаних у межах єдиного технологічного процесу, разом з нормами на кожний вид робіт подаються збільшені норми на весь технологічний цикл. Зокрема, це стосується складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, ведення поточного обліку документів. Усі таблиці мають однакову форму. Деякі види робіт повторюються у різних розділах (таблицях) з метою уникнення порушень логічної послідовності технологічних процесів.

Основним нормативним актом при визначенні строків зберігання документів та їх відборі для внесення до складу Національного архівного фонду або для знищення є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної вигади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання (далі — Перелік). Він призначений для використання всіма органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціям незалежно від форми власності й застосовується при складанні різних видів номенклатур справ та в практиці роботи ЕПК державних архівів і ЕК установ. Крім того, Перелік повинен використовуватися при підготовці інших посібників з експертизи цінності документів та формування Національного архівного фонду. Головною метою Переліку є забезпечення збереженості, правильної організації та якісного поповнення складу Національного архівного фонду.

Перелік містить документи, що створюються під час документування однотипних управлінських функцій, що виконуються установами, а також документи, що створюються в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ. Щоб полегшити визначення строків зберігання документів, до Переліку включено також деякі їх види документів нетипового характеру.

Перелік побудовано за функціональним принципом. Він складається з двох частин, кожна з яких включає розділи, що відображають основні напрями діяльності установ, властиві їм. як правило, незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Розділи, в свою чергу, мають підрозділи з більш вузьким колом питань. До 59 статей частини І Переліку є Зміни та Доповнення додатковою частиною III (118 нових статей). Види документів, зазначених Доповненнях, створюються переважно в діяльності комерційних структур і відображають питання організації системи управління кредитування, оподаткування, акціонування, ліцензування діяльності установ, а також питання бухгалтерського обліку. До них належать реєстраційні справи суб'єктів підприємницької діяльності; документи з ліцензування певних видів господарської діяльності; реєстри акціонерів; договори купівлі-продажу акцій; кредитні договори; документи на право власності та володіння; податкові накладні, погашені векселі тощо.

Для вироблення практичних умінь та навичок документування управлінської інформації, передусім, необхідно опанувати положення Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ4163—2003).

ДСТУ 4163—2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи і постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій всіх форм власності.

Стандарт складається з таких розділів:



  1. Сфера застосування

  2. Нормативні посилання

  3. Терміни та визначення понять

  4. Склад реквізитів документів

  5. Вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів

  6. Вимоги до бланків та оформлювання документів

  7. Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Крім того, стандарт має чотири додатки. Додаток А «Схеми розташованості реквізитів документів» є обов'язковим і містить два рисунки: рисунок А. 1 «Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка» та рисунок А. 2 «Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка». Додаток Б «Зразки бланків документів» носить рекомендаційний характер. У цьому додатку представлені п'ять зразків бланків документів. Додаток В «Приклади оформлювання документів» є довідковим і містить приклад повністю опрацьованого листа організації з усіма можливими реквізитами та приклад оформлювання наказу організації, що пройшов державну реєстрацію (з лицьовим і зворотнім боками аркуша). Додаток Г «Бібліографія» також є довідковим.

ДСТУ 4163-2003 встановлює 32 реквізити документів, вимоги до оформлювання яких будемо детально розглядати у наступних навчальних модулях.

Слід звернути увагу на той факт, що положення ДСТУ 41632003, в яких визначається склад реквізитів документів, вимоги до змісту та розташовування реквізитів, вимоги до бланків та оформлювання документів, а також вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів, суперечать положенням Примірної інструкції з діловодства, їх заміна спричинена сучасними вимогами до процесів документування управлінської інформації.

Питання для самоконтролю знань:


  1. Хто визначає державну політику у сфері архівної справи і
    діловодства? В якому нормативно-правовому акті це обумовлено?

  2. Які функції повинен виконувати спеціально уповноважений
    центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства в межах своїх повноважень, визначених Законом?

  3. Зазначте статтю Закону, в якій наведено термін «діловодство». Подайте визначення цього терміна.

  4. Що регламентує Примірна інструкція з діловодства?

  5. З яких розділів складається Примірна інструкція з діловодства?

Література: 2; 3; 4; 8; 11; 26.

Лекція № 3

Тема. Документальне забезпечення управління .

Мета: ознайомити студентів з роллю та місцем документальної інформації в управлінні підприємством; системою документації та її класифікацією.

План

  1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством.

  2. Визначення документа. Види документів та їх класифікація.

  3. Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства.

  4. Система документації та її класифікація.

  5. Документування управлінської діяльності в організації.


Теоретичний матеріал

1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством

Підприємство можна розглядати як колектив, організацію людей, об'єднаних спільними цілями. Підприємство має певну структуру: внутрішні зв'язки що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами чи працівниками, а зовнішні зв'язки — з діловими партнерами, підприємствами, органами влади. Зовнішні та внутрішні зв'язки підприємства можна розглядати як інформаційні.

З точки зору технології, управління підприємством являє собою процес отримання, оброблення інформації, прийняття рішення та доведення його до виконавця (передача інформації). Найважливішою частиною управління є прийняття рішення. Для вироблення правильного рішення необхідна повна, оперативна та достовірна інформація. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішень. Інформація має бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі та оброблення стан справ не змінився. Достовірність інформації визначається мірою відповідності її змісту об'єктивному стану справ.

На робоче місце керівника підприємства чи виконавця інформація має надходити у формі, що полегшує її сприйняття та оброблення.



Інформація — це відомості про навколишнє середовище, про процеси, що в ньому відбуваються і які сприймаються людиною чи спеціальними технічними засобами. Існує велика кількість визначень поняття «інформація», кожне з яких використовується згідно з конкретними цілями та завданнями.

З точки зору змісту чи сфери діяльності, в якій використовується інформація, умовно її поділяють на управлінську, наукову, технічну тощо. Інформація використовується підприємствами для планування, організації, координації господарської діяльності.



  1. Визначення документа. Види документів та їх класифікація

Документальна фіксація інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності. Матеріальними носіями інформації, що фіксується, є документи.

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації, підприємства. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення.



Документ — матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

Першими документами на Русі були грамоти. Саме слово документ перекладається з латинської мови як «спосіб доказу», «взірець». В українську мову це слово прийшло з російської: за часів Петра І документами почали називати ділові папери, що мали правове (юридичне) значення, тобто слугували доказом чиїхось прав, підтвердженням законності певних дій.

Згідно з Державним стандартом на термінологію діловодства та архівної справи, документ — це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини.

Як носій інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої організації кожної установи, підприємства. Документи забезпечують взаємодію всіх підрозділів організації.

Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв'язки установ та підприємств.

Документи використовуються для передачі інформації в часі та

просторі, тобто мають координуючу функцію.

Під час роботи з документами необхідно керуватись нормативними актами України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів.

В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, друкарським. Сукупність документів, оформлених згідно з визначеними правилами, називають управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі.

Документи створюються через необхідність реалізації тієї чи іншої функції. В документі, як правило, переплітається велика кількість функцій: інформаційна, соціальна, комунікативна, управлінська, правова, облікова.



  1. Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні ряду документів. Робота з документами займає 45-70% робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.

Ці правила визначають порядок ведення діловодства. Його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп'ютерні (автоматизовані) технології оброблення документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів. Визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства у разі розгляду заяв, скарг та пропозицій.

Правила її рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов'язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті підприємства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов'язковими для всіх працівників апарату організації.

Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться 5 структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офіс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватись такими принципами:


  • оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полегшують роботу з документами, нумератори, степлери);

  • доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид роботи з документами повинен бути необхідним у діяльності підприємства);

  • вміле поєднання документального забезпечення управління з бездокументальним.

Документування — це процес створення документів.

Документування інформації є обов'язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в порядку, який визначається органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування включає такі операції:


  • підготовка документів;

  • складання документів;

  • узгодження документів;

  • оформлення документів;

  • виготовлення документів.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діловодства (документального забезпечення управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати критеріями оцінки якості документування систем управління.

Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їхньому оперативному виконанню з наступним використанням у довідкових та наукових цілях, створити передумови для автоматизованого оброблення інформації, що в них міститься, оперативного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на документування та оброблення документів.

Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше використовуються в практичній діяльності підприємства, які потім будуть використовувати працівники підприємства.

Робота з документами підприємства складається з таких етапів:



  • приймання;

  • розподіл;

  • контроль виконання;

  • довідкова робота;

  • формування справ;

  • передархівне оброблення;

  • використання;

  • зберігання документів.

Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з документами визначається оперативністю пересування та виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.

5.Система документації та її класифікація

У зв'язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного вдосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників у галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.

Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп'ютеризації управління. Найвищої ефективності від використанням ПЕОМ можна досягнути впорядкуванням усієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи.

Впровадження автоматизованого оброблення інформації дає можливість не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.

Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.

Документальне забезпечення — комплекс операцій з готовими документами.

Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на нижчих щаблях ієрархії. Виділяють функціональні та галузеві системи документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення (Мінфін, Держкомстат, податкова адміністрація тощо). Функціональні системи тісно пов'язані між собою (система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.

У додатках ЄДСД наведено приблизний перелік документів, які підлягають контролю за виконанням.

Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства є автоматизація процесів діловодства. В ЄДСД пропонуються варіанти типових комплектів технічних засобів для механізації операцій з документами.

Розглянемо деякі з ознак класифікації.

За походженням офіційні документи (службові) створюються установою або посадовою особою та оформлюються в регламентованому порядку, а особисті стосуються конкретної особи і створюються за межами сфери службової діяльності, тобто є іменними.

За призначенням, тобто за видами діяльності документи поділяються на чотири групи:



  1. організаційно-розпорядчі визначають такі важливі питання, як функції та права підприємства в цілому (статути, установчі договори), його структурних підрозділів, встановлення та зміну оргструктури управління, організацію процесу управління (положення, накази, листи, заяви, розпорядження тощо);

  2. фінансово-розрахункова документація забезпечує точне
    та своєчасне виконання фінансових зобов’язань, банківських
    та інших операцій, пов'язаних з рухом коштів;

  3. документація з постачання та збуту супроводжує рух.
    товарно-матеріальних цінностей, тобто є логістичним забезпеченням підприємницької діяльності;

  4. документація з особового складу відбиває всі кадрові питання

  5. організації від забезпечення кадрами до їх переміщення,
    професійного вдосконалення, якісного складу тощо.

За кількістю питань, які в них відображені, виділяють документи прості, що містять одне питання, та складні, що містять декілька питань.

За місцем складання (виникнення) документи поділяють на внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформлюються і виконуються в межах тієї установи, де вони були складені. До зовнішніх відносять ті документи, які отримані організацією ззовні (вхідні) або направлені нею за свої межі (вихідні).

За формою документи бувають індивідуальними, типовими, трафаретними. Індивідуальні створюються в довільній формі у кожному окремому випадку для вирішення конкретної управлінської ситуації. Типові — являють собою текст-зразок, на підставі якого складаються тексти документів аналогічного змісту зі збереженням основних граматичних конструкцій та формулювань. У трафаретних документах частина тексту віддруковується завчасно — це постійна інформація, а частина вписується від руки під час його складання. Трафаретні тексти, як правило, фіксуються бланками.

За стадією виготовлення розрізняють чернетки, оригінали та копії документів. Рукописний або машинописний документ, який відображає роботу автора над текстом, тобто опрацювання документа, є чернеткою.



Оригінал — це документ, створений перший раз індивідуальним або колективним автором.

Копія — це повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, завірене у встановленому порядку.

Зі службовими документами, що не підлягають розголошенню, можуть ознайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відомостей службового змісту допускається тільки з дозволу керівництва організації.




  1. Документування управлінської діяльності в організації

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто у створенні управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності й змісту управлінських дій, передавання, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.

Для забезпечення належної організації документування керівництво визначає конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності організації.

Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій, здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджуються її керівником.

Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими Комітетом у межах своєї компетенції.

Згідно зі статутом, організація видає такі розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в організації є:



  • Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

  • здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до компетенції;

  • потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

Розпорядчі документи видаються обов'язково:

  • з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, відміни,
    зміни та припинення дії раніше виданих наказів;

  • з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;

  • з питань фінансування, під час затвердження звітів, при зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;

  • з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відрядження працівників; у випадках
    преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки, проведення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.

В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих документів вирішується керівництвом організації.

Вирішення найважливіших питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викладаються, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються в розпорядженнях керівництва організації.

Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі документи колегіального органу.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Ці спільні документи приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного документа.



Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений у само му документі, доводяться до апарату в порядку, визначеному керівництвом.

Це може здійснюватися шляхом:

видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержаного документа і засоби його виконання або вказівки на дії, що їх повинен здійснити виконавець;


  • розсилки копій документа, якщо одержаний документ
    не потребує конкретизації завдань щодо його виконання або надісланий до відома;

  • ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний документ, під розпис.

У разі потреби документи вищих органів розсилають структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, розшифрована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу. Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів друкуються, додаються до матеріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

Рішення доводиться до відома виконавців — їм надсилають виписки з рішень або їх копії.

При здійсненні оперативних зв'язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції можна направляти листи, які має право підписувати керівництво згідно з розподілом обов'язків,

Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.
Питання для самоконтролю знань:


  1. Що таке інформація?

  2. Що таке документ?

  3. Як класифікуються документи?

  4. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством.

  5. Що таке документальне забезпечення управління?


Література: 1; 8; 6; 12;16; 26.

Лекція № 4



Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал