Навчальний посібник І частина Володимир-Волинський 2011 Укладач Зілюк Н. В., викладач діловодства



Сторінка11/11
Дата конвертації16.12.2016
Розмір3.11 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Зверніть увагу!

Констатуюча частина може бути відсутня, якщо дії, пропоновані до виконання, не мають потреби в роз’ясненні.

Особливої уваги потребує специфічний зв'язок між констатуючою та розпорядчою частинами — двома складовими розпорядчих документів. Когезією у цьому разі є ключові слова розпорядчих документів. Будучи найбільш актуалізованими (логічно виокремлені векторним спрямуванням

змісту документа, графічно оформлені великими літерами з нового рядка — без абзацного відступу), вони є своєрідним структурно-логічним єднальним елементом цих двох складових. Тексти розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) підприємств, які діють на засадах одноосібності прийняття рішень керівником, мають бути організовані від першої особи у формі однини (НАКАЗУЮ — в наказах; ПРОПОНУЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ДОРУЧАЮ — в розпорядженнях). На просторовому рівні ключові слова відокремлюються двома міжрядковими інтервалами, окремим рядком (від межі лівого берега), логічно ж є продовженням мовленого в констатуючій частині та першопочатком розпорядчої частини. Доказовим у цьому разі є аналіз пунктуації: ніякого розділового знака на межі вступної частини та ключового слова, двокрапка на межі ключове слово — розпорядча (основна) частина, що вимагає додаткового пояснення (а саме? що?).

Отже, у вступі подається змістовно-концептуальна або змістовно-фактуальна інформація, проте зрозуміти її застосування неможливо без накреслення чітких шляхів її реалізації, тобто подальшого злиття воєдино вступної та основної частин. Вступ, будучи автономним, виконує функції пропозиції, налаштування на подальше сприйняття інформації, її мотивацію, актуальність.

Перспективний характер розпорядчої частини найвиразніше проявляється у своєрідному векторному спрямуванні інформації. Розпорядча частина чітко структурована.

Рубрикація тексту — неодмінна умова розпорядчих документів.

Пункти і підпункти розпорядчої частини наказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб: 1; 1.1; 1.2; 1.3; 2; 2.1; 2.2; 2.3; 3...

Супроводжувана виокремленими цифровими позначеннями, їх подвійними, часом і потрійними арабськими цифровими позначеннями, рубрикація тексту вказує на залежність і підпорядкування частин висловлювання. Водночас у такому членуванні накреслюється сама концепція укладача стосовно взаємообумовленості виділених частин тексту.

Розглянемо внутрішні зв'язки основної частини.

На перший погляд, кожен із пунктів розпорядчої частини авто-семантичний. Це закономірно, адже для такого типу комунікативних повідомлень властиве завдання вкласти якомога більше інформації у найменш можливу кількість рядків. Така стислість тексту призводить до потреби уникати будь-яких формально-граматичних засобів зв'язку. Пункти та підпункти розпорядчої частини одночасно становлять надфразову єдність — логіко-семантичну єдність самостійних речень більш високого рівня.

Залежно від обсягу інформації і від функцій у виконанні загального комунікативного завдання елементи цієї комплексної одиниці поділяються на предикативні (ключові, визначальні) та релятивні (другорядні, підпорядковані предикативним). Функцію предиката виконує дієслово у його неозначеній формі (що зробити?), яке є концептуальним ядром у складі цілого комплексу повідомлення. Він вносить максимальний внесок у сумарну інформацію, що передається комплексом. Релятивність, навпаки, виступає ознакою факультативності елемента стосовно домінуючого, пояснюючи, на що спрямована дія інформації (залежні слова).

Інформативна значимість релятивних елементів невелика порівняно з інформативною значимістю предикативного члена, проте це не применшує значимості релятивних елементів у створенні чіткої єдності повідомлення.

Усунення релятивного елемента спричиняє неінформативність висловлюваного, вилучення із комплексу деяких надфразних єдностей (і ключових пропозицій чи речень всередині цих єдностей) також може спричинити недостатність змісту предикативного елемента комплексу.

До предикативно-релятивного комплексу пунктів розпорядчої частини, що становить багаторівневу ієрархічну систему протиставних та взаємопов'язних відношень, входить вказівка на термін виконання, реалізований граматичними формами (з ...до, з., по, до..., на час складання звіту, постійно) та відповідального виконавців.

За цією структурно-логічною схемою вказівка про виконавця реалізується шляхом:



  • узаконеного відступу від послідовного викладу, графічно
    оформленого дужками: (відповідальний — посада, прізвище
    ініціали посадової особи) — у такий спосіб зберігається послідовність ходу викладу;

  • давального відмінка релятивного елемента, до складу якого
    входить посада, прізвище ініціали відповідального виконав
    ця або міністерство, структурний підрозділ.

Пункти розпорядчої частини можуть містити конкретні доручення або положення організаційного характеру.

Пункти розпорядчої частини, що носять організаційний характер, формулюються в такий спосіб:



  • доручення (що зробити?);

  • термін виконання доручення (коли?);

  • назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців
    (хто має виконати доручення?).

НАКАЗУЮ:

  1. Провести інвентаризацію і переоцінку (дооцінку) залишків товарно-матеріальних цінностей на товарно-матеріальному складі № З станом на 01 липня 2003 року (відповідальний — голова інвентаризаційної

комісії Анохін Л. Д.).

НАКАЗУЮ:


1. Провести документальну планову перевірку фінансово-господарської діяльності підприємства за період з 01 січня 2001 р. по 01 січня 2003 р. (відповідальний — заступник директора економічного департаменту Зотов О. Л.).

Відповіді на три ключові моменти кожного пункту розпорядчої частини: зміст завдання (що зробити?), термін виконання (до якого часу, коли?), відповідальний виконавець (хто має зробити?) можуть реалізуватися за іншою структурно-логічною схемою. Першим структурним компонентом виступає релятивний елемент, що містить назву посади, прізвище, ініціали відповідального виконавця, граматично виражений давальним відмінком, далі подається предикат, функцію якого виконує дієслово в неозначеній формі — інфінітив (що зробити?). Термін виконання (до якого часу зробити?) як релятивний елемент логічно вплітається у загальну структуру надфразної єдності.

У такий спосіб організовують пункти розпорядчої частини, що містять конкретні доручення:


  • назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців
    (хто має виконати доручення?);

  • доручення (що зробити?);

  • термін виконання доручення (коли?).

НАКАЗУЮ:

1. Керівникові проектного відділу № 2 Коломійцю М. І. у 2-місяч-ний термін забезпечити доопрацювання проектної документації відповідно до зауважень замовника і передати на узгодження.



  1. За наявності проміжних термінів виконання доручення або при групуванні дії, що пропонується до виконання, на окремі завдання, кожне з них формулюється окремим підпунктом. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу (розпорядження) містить тільки одне

завдання з одним терміном виконання, наприклад:

НАКАЗУЮ:


3. Правлінням відділень Фонду, їх виконавчим дирекціям організувати роботу зі зверненнями громадян та їх особистий прийом згідно із затвердженим Порядком, забезпечивши, насамперед:

  • кваліфікований і своєчасний розгляд, систематичний аналіз та
    узагальнення звернень для виявлення причин, що їх породжують;

  • неухильне дотримання затверджених графіків особистого при
    йому громадян;

  • надання безоплатної інформації застрахованим особам про порядок та умови сплати страхових внесків і витрачання страхових коштів Фонду, з інших питань застосування законодавства про загально
    обов'язкове державне соціальне страхування.

або:

НАКАЗУЮ:


2. Відповідальному секретареві ЦВК Головіновій К. О. утворити на період виборів спеціальну робочу групу з членів центральної виборчої комісії у складі 5 осіб для вирішення термінових питань та роботи з документами, що не підлягають розголошенню.

НАКАЗУЮ:


2. Юридичному управлінню (Зарудний О. Б.) подати Положення про експертну раду з питань використання коштів резерву та Інструкцію про застосування Порядку формування та використання коштів резерву Пенсійного фонду на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

Вибір граматичної та структурної схем залежить від характеру документованої інформації.

Перевага, зазвичай, надається першій структурно-логічній формі, адже вона більш категорична, наказова, що вмотивовується логічно наголошеним предикатом (інфінітивом). Друга схема часом може породжувати двозначність тлумачення інформації, що неприпустимо для будь-яких документів, тим більше розпорядчих. Тож будьте уважні!

Незаперечна істина: будь-який мовний продукт, навіть позбавлений естетико-пізнавальних функцій, вимагає різноманітності в організації матеріалу. Не виняток тут і розпорядчі документи:



  • якщо час визначено іншими документами, наприклад, інструкціями, правилами, термін може не зазначатися;

  • якщо виконавець наказу один, то інформація про виконавця
    в кожному пункті може не зазначатися, фіксується напри
    кінці окремим пунктом;

  • виконавець може подаватися узагальнено (наприклад: керівникам відділів, технікам-оглядачам) тощо;

  • термін виконання в пунктах і підпунктах розпорядчої частини наказу не вказується у випадках, якщо доручення носять
    постійний або нормативний характер і їх виконання пропонується на весь період дії цього розпорядчого документа;

  • кількість виконавців кожного пункту (підпункту) не обмежується.

Іноді текстова частина містить термін чинності розпорядчого документа, що оформляють окремим пунктом:

Наказ набирає чинності з 12 січня 2004 року.

Якщо проект наказу (розпорядження) скасовує цілком або частково раніше видані документи з того ж питання, то в передостанньому пункті проекту документа необхідно їх перелічити, наприклад:

НАКАЗУЮ:

Вважати такими, що втратили чинність, накази Держкомархіву України «Про затвердження цін на роботи (послуги), що їх виконують центральні державні архівні установи на договірних засадах».

До наказу не слід включати пункт « Наказ довести до відома...». Підрозділи (посадовців), до відома яких необхідно довести наказ, зазначають у списку розсилань, який виконавець готує разом з проектом наказу.

Логічної та структурної довершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт, який набуває таких граматичних форм:



Контроль за виконанням наказу покласти на .... (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

НАКАЗУЮ:


3. Контроль за виконанням наказу покласти на ... (посада, прізвище, ініціал(и) відповідального виконавця наказу). або:

3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою, (у разі коли сам керівник контролює виконання наказу).

Ця форма інтегрує весь текст розпорядчого документа, наголошуючи на його вагомості та необхідності беззаперечного виконання.

Проникнути в прагматику членування тексту — завдання складне, розуміння ж написаного, того, що приховано за словами, як зазначала М. Цвєтаєва, є свого роду співтворчість.

Проект наказу (розпорядження) повинен бути написаний чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх граматичних правил. Варто уникати складних підрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівникових зворотів. Спеціальні (технічні) терміни потрібно вживати лише в разі потреби і тільки загальноприйняті. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і скорочені найменування організацій, структурних підрозділів, посад.

Неприпустиме застосування різних, хоча і різнозначних, термінів для позначення того самого поняття. Недоречно вживати в наказі (розпорядженні) усякого роду побажання і вирази типу: «підняти рівень», «звернути увагу», «посилити контроль» і т. п.

Недотримання норм спричиняє неадекватну інтерпретацію повідомлення, неправильне його тлумачення. А як наслідок — навіть невиконання наказу, спричинене неузгодженістю дій.

Варто пам'ятати, що перші особи підприємств персонально відповідають за складання, зберігання і правильне оформлення службових документів.



7. Витяги із розпорядчих документів

Витяг — це відтворення частини оригіналу документа.

їх оформлюють на загальному, спеціальному бланкові або на чистому аркуші паперу на запит і з дозволу вищих посадових осіб.

Реквізити витягу з наказу:

Реквізити бланка (01, 02, 03, 06 (за рішенням установи), 07.

Назва виду документа (10) — ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ;

Дата документа (11) — відтворюють з оригіналу;

Реєстраційний індекс (12) — відтворюють з оригіналу;

Місце складення чи видання (14) — відтворюють з оригіналу;

Заголовок до тексту (19) — відтворюють з оригіналу;

У текстовій частині (21) витягів із наказу констатуючу частину подають повністю, з розпорядчої ж обирають лише ті пункти, підпункти, які потребують засвідчення витягом.



Зверніть увагу!

При відтворенні пунктів розпорядчої частини їх порядкові номери зберігають відповідно до оригіналу.

Підпис (23) має неповний склад елементів порівняно з оригіналом. У витягах подають назви посад осіб, що підписали оригінал документа, їх ініціал(и), прізвища, проте особистого підпису посадової особи не проставляють;

Відмітка про засвідчення копії (27) надає чинності витягові. Містить відмітку «Згідно з оригіналом», назву посади особи, що засвідчила відтворення витягу, підпис, ініціал(и), прізвище, дату зняття цього різновиду копії документа.
Питання для контролю знань:

  1. Проаналізуйте вагомість розпорядчих документів із фіксування функцій управління.

  2. Укажіть на підстави видання розпорядчих документів.

  3. Обґрунтуйте коло питань, з яких необхідно видавати розпорядчі документи.

  4. Дайте визначення окремих груп розпорядчих документів.
    Які диференціальні ознаки має кожне з них.

  5. Хто має право видавати накази з основної діяльності?

  6. Узагальніть, яким чином обмежуються повноваження автора розпорядчого документа.

  7. Виділіть основні ознаки наказу, зафіксовані в дефініції.

  8. Проаналізуйте структуру констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин наказів з основної діяльності.

  9. Назвіть склад обов'язкових реквізитів наказів з основної
    діяльності.

  10. Укажіть на процедуру підготовки проекту наказу.

  11. Який термін визначає тривалість дії наказу?

  12. У якому випадку текстова частина наказу має форму таблиці?

  13. Назвіть склад реквізитів, які можливі у наказах з основної
    діяльності.

  14. Дайте структурну характеристику текстів розпорядчих документів.

  15. Назвіть слово(а), яким(и) розпочинається розпорядча частина наказів, розпоряджень, рішень, постанов.

16. Де проставляються зовнішнє та внутрішнє погодження розпорядчих документів?

17.Проаналізуйте лінгвістично-стилістичні особливості текстів розпорядчих документів.

18. У який спосіб оформляють та яким чином засвідчують витяги з наказів з основної діяльності?
Література: 2; 3; 6; 7; 10; 11; 12; 20; 23; 25; 26.

Список використаних джерел

1. Закон України «Про інформацію» // Голос України. – 1992. 13 листопада.

2. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни й визначення. - Чинний від 1995-01-01.-К: Держстандарт України, 1994.

3. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – Чинний від 1995-01-01. – К.: Держстандарт України, 1994.

4. ДСТУ 2628-94. системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-07. – К: Держстандарт України, 1994.

5. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. – М.: АО «Бизнес-иск» Интел-синтез», 1995.

6. Беспянська Г. В.Діловодство: Навч. Посіб. Для дистанційного навчання: У 2 ч./За науковою редакцією В. Г. Бездрабко. – К.: Університет «Україна», 2005. – Ч. 2. – 418 с.

7. Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В. Діловодство в банківських установах: Навч. посібник/За заг. ред. проф. Боровського В.Н. – Київ: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

8. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2005. – 320 с.

9. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е изд. – М.: Стандарти, 1990.

10. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. – М.: Наука, 1973.

11. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секертаря: практичний посібник /К.Д. Гордієнко. – 3-тє вид., змін. та доп. – К.: КНТ, 2009. – 304 с.

12. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. – К.; 1998.

13. Завьялов П.С., Демидов В.Е. Формула успеха: маркетинг. – М.: Международные отношения, 1988.

14. Зиновьева Н.Б., Саяпина И.А., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу «Документоведение». – Краснодар, 1995.

15. Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

16. Комова М.В. Діловодство. Друге видання /Національний університет «Львівська політехніка», Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів, Київ, «алеерта», «Тріада плюс». – 2007. – 220 с.

17. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись. – М.: Высшая школа, 1986.

18. Кулініченко В.Л. Ділові папери та документи підприємницької діяльності. – К; 1996.

19. Кушнаренко Н. Н. Документоведение. – К.: Знання, 2000.

20. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

21. Молдаванок М. І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. Зразки найважливіших українською мовою. – К.: Либідь, 1992.

22. Паламар Л.М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів. – К.: Либідь, 1992.

23. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. Посібник. – 2-ге вид., стереотип. – К.: Либідь, 2004. – 240 с.

24. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Высшая школа, 1973.

25. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини /Уклад.: Н.Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За ред. В.М. Бріцина. – К.: «Довіра», 2007. – 687 с.

26. Скібіцька Л.І. Діловодство. – Київ, 2006.

27.Сморжанюк Т. П. Документаційне забезпечення управління: Навч. посіб. / Т. П. Сморжанюк, Т. В. Шрам, Ф. Б. Ролгальський; За ред. Ф. Б. Рогальського. – К.: Вища шк., 2007. – 254 с.



28. Собчук В. С. Основи загального діловодства. Навчальний посібник. – Луцьк: Волинська обласна друкарня, 2008. – 180 с.

Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал