Навчальний посібник І частина Володимир-Волинський 2011 Укладач Зілюк Н. В., викладач діловодства



Сторінка10/11
Дата конвертації16.12.2016
Розмір3.11 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Тема: Документування розпорядчої інформації. Види та призначення розпорядчих документів.

Мета: вивчити особливості документування розпорядчих документів; засвоїти характеристику основних видів розпорядчих документів, навчитися вирізняти основні складові тексту та оформлювати розпорядчу документацію.

План

  1. Призначення та склад розпорядчих документів.

  2. Постанови. Розпорядження. Вказівки.

  3. Накази з основної діяльності.

  4. Підготовка розпорядчих документів.

  5. Основні реквізити наказів з основної діяльності та вимоги до
    їх оформлення.

  6. Вимоги до оформлення тексту розпорядчих документів.

  7. Витяги із розпорядчих документів.


Теоретичний матеріал

1. Призначення та склад розпорядчих документів

Рівень розвитку суспільства визначається не лише ступенем економічного прогресу, а й розвитком культури управління.

За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного розв'язання різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань. Серед них — чимало оригінальних рішень, викликаних особливостями перехідного періоду управління, становленням економіки, впровадженням різних форм підприємництва.

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, структури та інших чинників органи управління будь-якого рівня уповноважені видавати розпорядчі документи, а на його керівника покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

Основна функція розпорядчих документів — регулювання діяльності органу управління з метою виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації в цілому. Розпорядчі документи, виконуючи регулятивну функцію, спрямовуються від суб'єкта управління (керівного органу) до об'єкта управління (підлеглих), тобто від вищого органу управління до керівного органу підвідомчого управління, від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління. Як правило, «регулюючі» рішення підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін.

Із юридичної точки зору розпорядчі документи, закріплюючи встановлені адміністративно-правові відносини, є правовими актами нормативного чи ненормативного характеру, які урегульовують діяльність з метою реалізації завдань, що виникають у сфері управління на її різних рівнях (державному, регіональному, конкретної установи, структурного підрозділу тощо). У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб'єктів управління.

За сферою чинності розпорядчі документи поділяються на:


  • правові акти, що мають чинність на території усієї держави та
    суб'єктів автономії (видаються Президентом України, Кабінетом Міністрів України, органами державної виконавчої влади);

  • правові акти, що мають чинність на території адміністративного поділу держави — автономій, областей, районів, їх територіальних утворень - міст, селищ міського типу, сіл та ін. (видаються органами виконавчої влади відповідного рівня, наприклад обласною державною адміністрацією);

  • правові акти, що діють у межах певної галузі (видаються галузевими міністерствами і відомствами);

  • правові акти, що діють в межах окремої організації, установи, підприємства тощо.

Органами управління можуть видаватися спільні розпорядчі документи, що врегульовують найбільш важливі питання, і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

Спільні накази друкуються на стандартних аркушах паперу формату А4 (210x297 мм) без бланка.



При оформленні спільного наказу організаціями одного рангу:

  • назви організацій розташовуються на одному рівні;

  • назву виду документа - наказ - розташовують центровано;

  • датою спільного наказу є дата підписання останньою стороною;

  • реєстраційний номер документа, підготовленого спільно двома
    і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів
    документа кожної з цих організацій, що проставляються через
    правобіжну похилу риску в порядку зазначення назв організацій — власників документа;

  • підписи керівників спільного розпорядчого документа розташовують після тексту чи відмітки про наявність додатків на
    одному рівні (назву посади першого підпису подають без
    відступу від межі лівого берега, другого — з відступом
    104 мм, ініціал(и) першого підпису розміщують з орієнтовним відступом 38 мм, другого — з відступом 125 мм від межі
    лівого берега).

Залежно від способу (процедури) прийняття рішень з певного питання розпорядчі документи групують на:

  • документи, що приймаються на засадах колегіальності
    (шляхом колективного обговорення та прийняття рішень
    групою працівників (колегією, правлінням, комісією, радою,
    зборами тощо);

  • документи, що видаються на засадах одноосібного прийняття
    рішень — керівником.

На засадах колегіальності діють Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Взірцями документів колегіального прийняття рішень є постанови, рішення. Колегіальне прийняття рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних рішень, проте є витратним у часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. Одноосібне прийняття рішення забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника.



Відповідно до чинного законодавства органи управління створюють:

- Президент України — укази, розпорядження;

- Верховна Рада України, Верховна Рада Автономної Республіки Крим — постанови, рішення;

- Кабінет Міністрів України — постанови і розпорядження;

- міністерства — накази, інструкції, вказівки;

- державні комітети і комісії — постанови, інструкції, вказівки;

- головні управління та управління при КМУ — накази, інструкції, вказівки;

- виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми),


накази (управління та відділи виконкомів);

- керівники промислових та виробничих об'єднань, фірм, трестів;

- накази, інструкції, вказівки;

- керівники підприємств, установ, організацій — накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.

Узагальнивши подану вище інформацію, констатуємо, що групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління різних рівнів із найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих — розпорядження, вказівки.



2.Постанови. Розпорядження. Вказівки

Постанова — це правовий акт, який приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління (комітетами, комісіями) для вирішення важливих і принципових завдань, поставлених перед ними, чи встановлення стабільних норм чи правил поведінки.

Ключовим словом цього нормативно-правового акта є «ПОСТАНОВЛЯЄ:».



Розпорядження — акт управління посадової особи чи державного органу, виданий у межах їх повноважень, він має обов'язкову силу для громадян та підпорядкованих організацій, яким адресовано розпорядження.

Залежно від сфери функціонування та вирішуваних завдань розпорядження класифікують на:



  • розпорядження загального характеру — тривалої дії;

  • розпорядження з оперативних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності підприємства — стосуються конкретного вузького питання, випадку.

Розпорядження видають Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, керівники колегіальних органів державного управління. Адміністрації підприємств і установ у межах їх повноважень для вирішення головним чином оперативних питань також ініціюють створення розпоряджень.

Ключовими словами цього номіналу розпорядчого документа є:

«ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:», «ДОЗВОЛЯЮ:».

На відмінності між постановами і розпорядженнями, які видаються «на підставі і на виконання чинного закону», характеризуючи радянське документознавство, вказував К. Г. Мітяєв: «...постанови є адміністративними актами загального порядку, котрі не можуть вичерпати себе одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування Раднаркомом СРСР. Розпорядження вичерпуються однократним виконанням і чинні упродовж терміну, зазначеного в них чи до досягнення результату».



Рішення — розпорядчий документ, прийнятий на засадах колегіальності Верховною Радою, місцевими радами чи їх виконавчими органами управління (президією, комітетами), дорадчими органами установ, організацій, підприємств (дирекцією, колегією, радою) для вирішення завдань, що належать до їх компетенції.

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними або такими, що діють на засадах єдиноначальності, державними органами, громадськими організаціями чи об'єднаннями тощо.

Ключовим словом цього номіналу розпорядчого документа є:

«ВИРІШИВ:» (виконавчий комітет); або

«ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); або

«ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Рішення можуть мати нормативний чи індивідуальний характер.

Вказівка — це розпорядчий документ, який створюють із питань інформаційно-методичного характеру, а також для виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління. Видається більш широким колом посадових осіб (заступниками керівника підприємства, головним інженером, енергетиком, інженером з техніки безпеки тощо) у межах своїх повноважень.

Ключовими словами цього номіналу документа є:

«ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

3. Накази з основної діяльності

Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником

підприємства, організації, установи, що діє на засадах одно-осібності в межах своїх повноважень з метою вирішення основних і оперативних завдань.

Як уже зазначалось, в організаціях, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі - керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління і т. д.), - рішення, прийняті в ході регулювання діяльності, фіксуються в наказах або розпорядженнях.

Наказ як номінал розпорядчого документа видається керівниками міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій і підприємств.

Слушною є зауваження В. Ф. Янкової про те, що у практиці документування управлінської діяльності сьогодення відмінності між наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи, - обґрунтовує дослідник,— керівники одних організацій видають накази, інших - розпорядження, а часом керівники видають і накази, і розпорядження одночасно.

Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньої розпорядчої діяльності установи в цілому і її працівників коленого зокрема. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу - накази з особового складу.

Розглянемо вимоги до складання й оформлення наказів із питань основної діяльності, залишивши осторонь накази (розпорядження) щодо особового складу, оскільки останні відносяться до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої діяльності підсистеми управління кадрами, а отже, розглядаються спеціальним, кадровим, діловодством.

Накази (розпорядження) з основної діяльності видаються:



  • на виконання нормативних правових актів вищих органів
    влади і управління;

  • з метою здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що випливає з функцій і завдань, поставлених перед організацією, так звані ініціативні накази.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають у межах самого підприємства. Керівництвом кількох організацій, установ, підприємств можуть видаватися так звані спільні накази (розпорядження) з основної діяльності.

4. Підготовка розпорядчих документів

Розглянемо загальні правила підготовки та видання наказів. Порядок їх складання й оформлення регламентується інструкціями, правилами, табелем і альбомом форм документів та іншими документами, що охоплюють питання документування та організації роботи з документами. Вони містять послідовність роботи над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа. Відповідають за якість підготовки проектів розпорядчих документів їх розробники та посадові особи, що вносять їх на розгляд керівника організації.

Технологічний процес документування виступає організуючим початком у підготовці і виданні розпорядчого документа і покликаний забезпечити його відповідність чинному законодавству. Проекти наказів з основної діяльності складаються на основі ретельного і всебічного вивчення питань, що потребують вирішення, для того щоб доручення, які містяться в наказах, були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися достатніми матеріально-технічними і фінансовими засобами.

Видання розпорядчих документів при одноосібному прийнятті рішень містить такі етапи:


  1. Ініціювання рішення (обґрунтування та необхідність видання розпорядчого документа)

  2. Збір та аналіз інформації з питання

  3. Підготовка проекту розпорядчого документа

  4. Погодження розпорядчого документа

  5. Внесення проекту розпорядчого документа на розгляд

  6. Прийняття рішення (підписання, реєстрація документа)

  7. Доведення розпорядчого документа до виконавців

  8. Організація контролю за виконанням розпорядчого документа

1. Ініціювання рішення (обґрунтування та необхідність видання розпорядчого документа)

Проекти розпорядчих документів готуються за дорученням керівника організації, з ініціативи керівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. В останньому випадку рішення про видання розпорядчого документа попередньо обговорюється з керівником організації, і розробка проекту документа розпочинається тільки після одержання його принципової згоди на видання розпорядчого документа. Видання розпорядчих документів може бути ініційоване виробничими потребами установи, зафіксованими у доповідних та службових записках з резолюцією керівника, довідках аналітичного чи інформаційного характеру, пропозиціях, висновках, актах, планах, програмах, звітах, службових листах тощо.

Розпорядчі документи можуть також видаватися на підставі:


  • законів, постанов, розпоряджень уряду;

  • наказів, директивних вказівок вищих органів;

  • організаційних документів (положень, правил, інструкцій)та ін.

У разі потреби видання документа керівник приймає рішення про структурний підрозділ, посадову особу або групу осіб, що повинні будуть займатися підготовкою проекту наказу (розпорядження) і дає відповідне

завдання. У разі прийняття управлінського рішення, що стосується діяльності кількох підрозділів, для підготовки проекту розпорядчого документа створюється тимчасова комісія чи група працівників.



2.Збір та аналіз інформації з питання

В основу процесів управління передусім покладена система інформаційної життєдіяльності. Найважливішою умовою ефективності управлінського рішення є використання при підготовці проекту документа об'єктивної, достовірної, надійної, повної і своєчасної, інформації, щоб виключити необхідність коригування прийнятих рішень через недоопрацювання наказу.

Збір та аналіз інформації, необхідної для ухвалення рішення, здійснюється на основі оперативної документації установи, документів, що надходять з вищих, підвідомчих та інших організацій, законодавчих актів, нормативної документації, наукових досліджень, періодичної преси й ін.

У процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень, і після всебічної оцінки обирається одне, найбільш прийнятне. Воно і покладається в основу проекту розпорядчого документа.



3. Підготовка проекту розпорядчого документа
Результатом обговорення інформації є напрацювання управлінського рішення, яке фіксується на цьому етапі в проекті розпорядчого документа. Оформлення проекту розпорядчого документа проводиться за тими ж правилами, що передбачені й для остаточного варіанта документа.

Якщо проект розпорядчого документа має пройти складну процедуру погодження, він спочатку оформляється не на бланку, а на стандартному аркуші паперу з проставленням у верхньому правому куті (з орієнтовним відступом від межі лівого берега 145 мм) слова «Проект».

Текст проекту наказу (розпорядження) повинен складатися за формою остаточного документа, бути змістовним, дбало оформленим тощо.

4. Погодження проекту розпорядчого документа

Погодження проекту документа полягає в його візуванні (якщо для

видання документа досить внутрішнього погодження) і зовнішньому погодженні, якщо необхідно провести експертизу рішення в інших установах (зазвичай при прийнятті нормативно-правових актів вищими органами виконавчої влади).

Зовнішнє погодження проекту розпорядчого документа оформляється на окремому аркуші — «Аркуші погодження».

Внутрішнє погодження (візування) проводиться в структурних підрозділах організації із зацікавленими працівниками. У процесі погодження можуть бути висловлені зауваження і доповнення до проекту документа. Якщо зауваження і доповнення незначні, вони вносяться безпосередньо до проекту наказу (розпорядження), представленого для погодження, якщо ж зауваження і доповнення носять серйозний і принциповий характер, вони оформляються на окремому аркуші і повертаються виконавцеві разом із проектом документа. Розробники проекту наказу (розпорядження) можуть погодитися із зауваженнями і доопрацювати проект документа, але мають право і відмовитися від них, наполягаючи на власній думці. В останньому випадку розробники проекту розпорядчого документа при представленні остаточного варіанта документа на підпис керівникові зобов'язані подати всі зауваження, одержані в ході погодження документа. Керівник організації при ухваленні остаточного рішення має право висловити власну думку. У випадку згоди керівника з висловленими зауваженнями розробник проекту наказу (розпорядження) змінює проект документа з урахуванням думки керівника.

При візуванні проекту наказу (розпорядження) необхідно перевірити правильність його оформлення і відповідність чинним вимогам до складання розпорядчих документів. Юридична служба при візуванні проекту документа повинна визначити доцільність оформлення цього питання наказом або розпорядженням, відповідність проекту документа чинному законодавству, перевірити відсутність протиріч раніше виданим

наказам. Візування проекту наказу (розпорядження) оформляють на лицьовому боці останнього аркуша документа, а за відсутності місця — на зворотному боці останнього аркуша першого примірника документа або на окремому аркуші погодження.

5. Внесення проекту розпорядчого документа на розгляд
Порядок внесення проекту розпорядчого документа на розгляд

керівництва передбачає остаточне оформлення погодженого проекту документа на бланку установи і подання його керівникові на підписання. Ця стадія має особливе значення тоді, коли проект розпорядчого документа готується за дорученням вищої організації (наприклад, за дорученням уряду, державного органу виконавчої влади тощо). У цьому випадку проект документа оформляється не на бланку установи, а на звичайних аркушах паперу і направляється до вищої організації із супровідним листом і пояснювальною запискою, в якій роз'ясняються окремі положення проекту документа.



6.Прийняття рішення (підписання, реєстрація)
Підписання розпорядчого документа керівником — основний

вирішальний етап підготовки розпорядчого документа. Підпис керівника перетворює проект документа в офіційний, надаючи йому юридичної чинності. Після підписання документа провадиться його реєстрація — присвоєння реєстраційного індексу документа, у разі потреби проставляється відбиток печатки.



7.Доведення розпорядчого документа до виконавців
Доведення розпорядчого документа (наказу, розпорядження) до

виконавців — стадія, на якій проводиться, по-перше, тиражування документа, по-друге, його розсилання або передавання всім виконавцям. Для цього виконавець готує разом з проектом наказу список розсилань, де зазначаються підрозділи (посадовці), до відома яких необхідно довести наказ. Якщо дія розпорядчого документа не поширюється на підвідомчу систему, можна обмежитися ознайомленням виконавців зі змістом розпорядчого документа з проставленням їх підписів на зворотному боці розпорядчого документа.

Розсилання розпорядчого документа повинні проводитися якомога швидше, оскільки термін виконання наказу (розпорядження) відлічується від дати підписання документа.

8.Організація контролю за виконанням розпорядчого документа
Організація контролю за виконанням розпорядчих документів

полягає у:



  1. веденні контрольно-реєстраційної картотеки;

  2. погодженні, а у разі потреби й перенесенні строків виконання розпоряджень;

  3. організації звітної роботи відповідальних виконавців стосовно виконання ними доручень;

- узагальненні даних та доведенні їх до керівництва;

- внесенні пропозицій щодо вдосконалення ведення діловодства та виконавчої дисципліни тощо.



При складанні проекту наказу необхідно:

  • погоджувати пропозиції, що містяться в ньому, з раніше виданими із цього питання документами, щоб уникнути повторень або протиріч;

  • викладати текст коротко, послідовно, чітко, не допускаючи
    можливості його двоякого тлумачення;

  • призначати конкретних виконавців і реальні терміни виконання доручень;

  • забезпечувати юридично правильне (однозначне) написання
    назв підприємств, організацій і установ, посад, що згадують
    ся в ньому;

  • вказувати посадових осіб, на яких покладається контроль за
    виконанням наказу (розпорядження);

  • дотримуватися термінів підготовки проектів розпорядчих документів, установлених керівництвом організації;

  • вказувати акти, що підлягають скасуванню або втратили
    чинність.

5. Основні реквізити наказів з основної діяльності та вимоги до їх оформлення

Накази оформляють за допомогою друкарських засобів на загальному чи спеціальному бланку установи або ж на чистих аркушах паперу формату А4 з проставленням необхідних реквізитів, що служать для ідентифікації організації — видавця документа. Розглянемо склад реквізитів наказів з основної діяльності.

Розглянемо схему оформлювання наказу як сукупність реквізитів, установлених відповідно до вирішуваних у цій сфері діяльності завдань, розташованих у визначеному порядку на носії інформації.

Постійні реквізити (розміщують переважно поздовжнім способом).

Реквізити загального чи спеціального бланка установи:


  • реквізити 01—03 (залежно від установчих документів);

  • реквізити 04, 05 (проставляють у разі потреби);

  • назва організації вищого рівня (06) (оформляють залежно від
    відомчого підпорядкування, для внутрішніх потреб — за рішенням установи);

  • назва організації — автора документа (повна чи скорочена)
    (07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі);

  • назва структурного підрозділу або територіального відділення філії (08), посадової особи (зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа).

Назву виду документа (10) оформляють великими літерами: НАКАЗ.

Змінні реквізити

Датою наказу (11) є дата його підписання, яку проставляє сам керівник під час підписання розпорядчого документа. Цей реквізит оформляють записом від руки, заповнюючи трафаретну форму, подану від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості реквізитів місці. В організаціях з великим обсягом документообігу і великою кількістю документів, що проходять через керівництво, дату на наказах дозволено проставляти працівникові служби діловодства під час їх реєстрації. У цій ситуації надзвичайно важливо, щоб дата наказу відповідала дневі, коли він був фактично підписаний, а отже, нагальною є вимога реєструвати документ того ж дня.

Реєстраційний індекс (12) складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ.

Наприклад: № 171 або №171-01, де 171 — порядковий номер наказу, 01 - індекс структурного підрозділу («Адміністрація», «Загальний відділ» тощо) відповідно до номенклатури справ чи переліку структурних підрозділів.



Місце складення або видання документа (14) проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, при кутовому — без відступу від межі лівого берега.

Заголовок до тексту (19) є обов'язковим реквізитом наказу. Він оформляється під реквізитами бланка без відступу від межі лівого берега й стисло відтворює основний зміст наказу. Граматична конструкція заголовка до тексту, відповідаючи на запитання «Про що?», розпочинається з прийменника «про» і моделюється за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про надання...», «Про звільнення», «Про затвердження...», «Про впровадження...», «Про створення...») або іменника, що вказує на предмет (наприклад, «Про звіт...», «Про заходи...».

Заголовок до тексту має бути сформульований чітко, точно, лаконічно, щоб можна було в цілому зрозуміти, про що йдеться в тексті документа:



Про створення постійно діючої експертної комісії; Про вдосконалення організації діловодства в установі;

Про впорядкування діловодства і запобігання випадків утрати документів;

Про організацію роботи підприємства у святкові дні; Про розподіл обов'язків між керівництвом підприємства; Про внесення змін до Статуту товариства.

Неконкретні, занадто стислі заголовки до тексту не виконують своєї функції, адже не забезпечують у разі потреби ефективного пошуку документів.



Відмітку про контроль (20) у разі потреби позначають літерою «К» чи словом від руки або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту.

Текст (21)

Позначку про наявність додатка (22) проставляють у разі потреби.

При великому обсязі інформації в проекті наказу (розпорядження) викладають лише основні питання, а інформація конкретизуючого характеру — у додатках до документа. За наявності додатків (графіків, схем, таблиць, списків, організаційно-правових документів — положень, інструкцій, правил, регламентів і т. д.) у тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини даються посилання: (додаток 1); (додаток 2) або: відповідно до додатка 1, відповідно до додатка 2.

На додатках у правому верхньому куті друкується слово «Додаток» (якщо додатків декілька, вони нумеруються) з указівкою, до якого наказу (розпорядження) або окремого пункту документа відноситься додаток:

Додаток 2

до наказу генерального

директора

від 05 жовтня 2004 р. № 308
Якщо додатком є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція і т.п.), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться позначка: ... (додається), а на самому додатку у верхньому правому куті розміщається гриф затвердження документа за формою, встановленою ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», наприклад:

Додатки є невід'ємною частиною розпорядчого документа. Видання разом із наказом (розпорядженням) додатків, не згаданих у тексті розпорядчого документа, не допускається.

У проектах наказів (розпоряджень), що мають один або кілька додатків, повинна бути єдина нумерація сторінок, з охопленням основного тексту і всіх додатків.

Додатки до наказу (розпорядження) повинні мати відповідні назви (список, перелік, план заходів, графік і т. п.). Кожен додаток візується на останньому аркуші додатка керівником підрозділу, що готував додаток до проекту документа, або його вищим керівником.



Підпис (23) оформляють згідно з вимогами засвідчення документів за ДСТУ 4163-2003, власний підпис посадової особи проставляють на першому примірнику документа, виготовленому на бланку. Право підписання наказів з основної діяльності належить керівнику організації, що діє на засадах єдиноначальності, а у випадку тривалої відсутності керівника — особою, що виконує його обов'язки. Після підписання жодних виправлень до розпорядчого документа не вносять.

Відповідно, підпис може бути оформлений одним із таких способів:


Генеральний директор Підпис П.О. Любимов

Або:


В. о. генерального директора Підпис Д.В. Лопухов
Не допускається підписання документа іншою посадовою особою з проставленням перед назвою посади прийменника «за» або правобіжної похилої риски.

Зовнішнє погодження (24) здійснюється у разі, коли зміст нормативно-правового акта стосується інтересів не однієї організації. Зовнішнє погодження може проводитися з певними посадовими особами чи з колегіальним органом, яке оформлюється відповідним грифом погодження чи окремим аркушем погодження з позначкою у розпорядчому документі «Аркуш погодження додається», що проставляється на місці грифу погодження.

Візи (25) у разі потреби проставляють у наказах на першому примірнику проекту документа як на лицьовому, так і на зворотному (за відсутності місця на лицьовому) боці останнього аркуша.

Незалежно від того, де проставляються візи, вони містять у собі назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату і, за необхідності, додаткову оцінку «Зауваження і пропозиції додаю», «Заперечую», що, у разі незгоди з проектом, є посиланням на вмотивований висновок, який додається на окремому аркуші-додатку.

Реквізит «Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця і номер його службового телефону» (28) містить дані про посадову особу, яка є укладачем проекту. Проставляють відмітку у нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Відмітка, крім прізвища або прізвища, імені та по батькові укладача проекту і номера його службового телефону, може мати інформацію про направлення наказу. Відомості про надсилання розпорядчого документа

можуть оформлятися і на окремому аркуші — «Аркуші надсилань», у якому вказують назву структурних підрозділів або прізвища їх керівників, котрим спрямовується примірник наказу.

Цей реквізит можуть не проставляти, якщо проект наказу зініційовано та складено керівником організації.

Відмітку про виконання документа та направлення його до справи (29) проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа після його виконання для формування документів у справи.

Відмітку про наявність документа в електронній формі (30) у разі потреби проставляють з допомогою нижнього колонтитулу (Команда: «Вид — Колонтитули: — Нижний колонтитул — Вставить автотекст — Полное имя файла») у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надходження (31) проставляють записом від руки або штампом під час надходження чи передання документа, розміщуючи у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Запис про державну реєстрацію (32) оформляють у Міністерстві юстиції України на нормативні акти (накази, постанови) міністерств та інших органів державної виконавчої влади з метою внесення до державного реєстру. Для цього у нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифу затвердження залишають вільне місце.

6.Вимоги до оформлення тексту розпорядчих документів

Згадаймо, розпорядчі документи, об'єднані функціональним стилем, за характером інформації можуть бути організовані в постанови, накази, розпорядження, рішення, вказівки. Інформація, яка міститься у кожному виді тексту, обумовлена видом номіналу документа. Так, накази з основної діяльності торкаються питань фінансово-господарської діяльності підприємств — відкриття філій; організації структурних підрозділів; розподілу посадових обов'язків; режиму роботи підприємства; фінансування певних програм, проектів; внесення змін та доповнень до штатного розкладу та безлічі інших управлінських ситуацій, які потребують документного вирішення. Накази з особового складу охоплюють сферу розв'язання кадрових питань. Торкаючись конкретних посадових осіб, вони фіксують приймання, переведення, звільнення, відрядження, надання відпустки, заохочення та безліч інших варіантів реалізації розпорядчих функцій управління.

Змістовна складова тексту розпорядчих документів, за своїм прагматичним призначенням, налаштовує реципієнта на сприйняття певного роду інформації. Інформація, що міститься в розпорядчих документах, згідно з класифікацією Дж. Ліча, за характером соціальних відносин (соціальний конфлікт — соціальна гармонія) конкурує із соціальною метою і є компетитивом. Порівняйте: конфліктивну конструкцію догани і, навпаки, заохочення (конвівіал) та її сприйняття реципієнтом.

За комунікативною функцією тексти розпорядчих документів належать до директивних. Призначення таких текстів, обґрунтовує В. В. Богданов, дати припис адресату на виконання певної дії або певної сукупності дій. Саме цим вмотивовується притаманна для розпорядчих документів мовна організація тексту, нагальна потреба його оптимізації, особлива структуризація тексту, нульова модальність на межі ірреальності. Ключові слова НАКАЗУЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ПОСТАНОВИЛИ, ВИРІШИЛИ, ПРИЙНЯТИ, ЗАРАХУВАТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ВІДРЯДИТИ та ін., що змінюються залежно від виду та номіналу розпорядчого документа, — актуалізована частина тексту, яка є найбільшим виразником модальності. Відсутність означень, обмежене використання займенникових конструкцій, чіткий розмірений синтаксис, навіть більше структурований, аніж у звичному діловому мовленні, насиченість неемоційними конструкціями створюють те «магнітне поле»,

за висловом відомого лінгвіста Н. Ю. Шведової, до якого прикута увага читача.

Чіткість організації текстової частини проявляється на різних рівнях.

Показовим є членування тексту розпорядчих документів.

У розпорядчих документах чітко виокремлюється констатуюча (вступна) та розпорядча (основна) частини. Акумулюючи у собі риси просторового відокремлення і логічного членування тексту, вони передусім характеризуються певною незалежністю від цілого тексту. Констатуюча частина розпорядчих документів передбачає змістовно-концептуальну, а в окремих випадках і змістовно-фактуальну інформацію. Вступ, даючи обґрунтування дій, що пропонуються, спрямовує думку реципієнта, але не розкриває основної інформації, вказує на те, що спричинило виникнення повідомлення.



6. Структура вступу:

  • анотація — перелік проблем, викладених в основному тексті;

  • прагматичність — опис цільової установки наказу;

  • концептуальність — деякі теоретичні, методологічні й інші
    положення, покладені в основу документа;

  • енциклопедичність — опис робіт, що передували цій роботі — на змістовному рівні знаходить свій вияв у висвітлені
    трьох ключових моментів констатуючої частини: підстави,
    мети, причини видання наказу.

Як обґрунтування дій може виступати:

  • посилання на нормативний правовий акт організації вищого
    рівня або власний раніше виданий документ (організацій
    ний, розпорядчий, плановий тощо) із зазначенням назви документа, автора, дати, номера, заголовка до тексту;

  • формулювання мети і завдань, що потребують вирішення організацією;

  • опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.
    Одночасна присутність усіх названих вище ознак у вступі не

обов'язкова. Для розпорядчих документів підстава може містити посилання на нормативно-правовий чи організаційний документ: закони, постанови, розпорядження уряду, накази, директивні вказівки вищих органів, положення, правила, інструкції та ін. Мета та причини видання наказу обумовлюються виробничими ситуаціями, на вирішення яких створено документ.

Розглянемо мовні засоби, за допомогою яких здійснюється у зв'язному викладі їх безпосередня внутрішня єдність, іменована у текстології когезією. Зв'язок між подіями, про які повідомляють у констатуючій частині, переважним чином знаходить свій мовний вияв в усталених прийменникових конструкціях, дієприслівникових зворотах тощо. Серед прийменникових конструкцій найбільш уживаними є такі: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, у зв'язку з, на впровадження та ін.

Наприклад:

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності, виявлення і мобілізації внутрішньогосподарських резервів згідно з «Положенням про організацію бухгалтерського обліку та звітності в Україні» від 03 квітня 1993 року

НАКАЗУЮ:

або:


Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», плану основних заходів Державного комітету архівів України на перше півріччя 2001 р. та рішення колегії Держкомархіву від 06 лютого 2001 р. «Про підсумки роботи державних архівних установ у 2000 році та їх завдання на 2001 рік»

НАКАЗУЮ:

або:

Згідно з наказом генерального директора від 27 травня 2003 р. № 86 «Про підвищення виконавчої дисципліни і відповідальності працівників»



НАКАЗУЮ:
або:

У зв'язку з кадровими змінами в центральному апараті Державного комітету зв'язку та інформатизації України

НАКАЗУЮ:

або:


З метою раціональної організації і проведення експертизи цінності документів та їх передавання на архівне зберігання

НАКАЗУЮ:


або:

З метою забезпечення реалізації права на звернення громадян відповідно до Конституції України, Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення» від 13.08.2002 № 700/2002 правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності

ПОСТАНОВЛЯЄ:

При посиланні на затверджений документ зазначається, яким органом (посадовою особою) і коли затверджений документ:

Відповідно до пункту 1 Порядку ціноутворювання на роботи (послуги), що виконують державні архівні установи, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 24 січня 2001 р. № 6 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 27 лютого 2001 р. за № 179/5370, та у зв'язку з упорядкуванням оплати праці працівників архівних установ

НАКАЗУЮ:


Позиційне розташування стандартних дієприслівникових зворотів і дієприслівників також досить часто слугує когезією для розпорядчих документів, з'єднуючи два відрізки висловлювань формально-граматичним зв'язком. Наприклад: Виконуючи.., Впроваджуючи.., Вивчивши та узагальнивши.., Заслухавши і обговоривши.., Розглянувши.., Виконуючи вимоги.., Беручи до уваги.., Враховуючи.., Посилаючись... та ін.
Наприклад:

Виконуючи постанову Кабінету Міністрів України від 08 вересня 1997 року № 999 «Про затвердження Порядку забезпечення інвалідів автомобілями», із змінами та доповненнями від 09.12.1999 № 2234, з метою встановлення протипоказань допуску інвалідів до керування автомобілем

НАКАЗУЮ:
або:

Розглянувши заяви та документи, подані до Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку на видачу ліцензії на здійснення професійної діяльності на ринку цінних паперів відповідно до Ліцензійних умов провадження професійної діяльності на ринку цінних паперів, затверджених наказом Державного комітету з питань регуляторної політики та підприємництва від 14.03.2001 за № 49 та рішенням Комісії від 14.03.2001 за № 60, зі змінами та доповненнями

НАКАЗУЮ:

Більше того, текстоутворююча функція може реалізуватися графічно — розбиттям одного речення на абзаци, кожен з яких розпочинається дієприслівниковим зворотом та поєднується з ключовим словом.

Заслуговує на увагу виклад змістовно-фактуальної інформації, що реалізується у формі розповіді.

Виклад констатуючої частини у формі розповіді обирають у тому разі, коли треба повідомити про певну складну управлінську ситуацію, подію, що сталася, зберігаючи їх хронологічний перебіг, встановити причинно-наслідкові зв'язки, що спричинили цю подію, факт, явище. Функцію когезії у такому разі виконують знову ж таки прийменникові та дієприслівникові конструкції: з огляду на це, з огляду на вищевикладене, зважаючи на викладене вище тощо.

У Вищій атестаційній комісії України розроблено та впроваджено автоматизовану систему аналізу захищених та відхилених дисертаційних робіт, інформаційною базою якої служать електронні варіанти облікової картки здобувача (форми 13а), електронні варіанти авторефератів, відомості про зауваження до дисертації та автореферату, що містяться у відгуках та виступах у дискусії під час прилюдного захисту дисертації, встановлені спеціалізованою вченою радою формулювання об'єкта досліджень і результатів наукових досліджень та відомості щодо відхилених дисертацій.

Програмне забезпечення автоматизованої системи базується на використанні електронних таблиць, що вимагає певних корективів до рекомендованих ВАК правил підготовки електронних варіантів документів атестаційних справ.

Враховуючи викладене НАКАЗУЮ:




Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал