Навчальний посібник І частина Володимир-Волинський 2011 Укладач Зілюк Н. В., викладач діловодства



Сторінка1/11
Дата конвертації16.12.2016
Розмір3.11 Mb.
ТипНавчальний посібник
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Волинська обласна рада

Вищий комунальний навчальний заклад

Володимир – Волинський педагогічний коледж



ім. А.Ю. Кримського


Н.В. ЗІЛЮК

«ДІЛОВОДСТВО»

Спеціальність: 5.02010501 «Діловодство»

Освітньо-кваліфікаційний рівень: молодший спеціаліст
Навчальний посібник

І частина

Володимир-Волинський

2011
УкладачЗілюк Н.В., викладач діловодства.


Рецензенти: Просова Н.І., голова циклової предметної комісії викладачів діловодства та інформаційної діяльності.

Методичний посібник з дисципліни „Діловодство” передбачає набуття студентами теоретичних знань та практичних навичок роботи з організаційно-розпорядчими документами та організацією роботи із службовими документами.

Рекомендовано для студентів спеціальності «Діловодство».

Рекомендовано педагогічною радою Володимир-Волинського педагогічного коледжу ім. А.Ю. Кримського.


Протокол № ____________ 201__р.
ЗМІСТ
Передмова…………………………………………………………………….......4

Лекція № 1. Предмет і завдання курсу. Зміст та структура курсу «Діловодство». Суть діловодного процесу……………………………………...6

Лекція № 2. Нормативна база документування управлінської інформації………………………………………………………………………...21

Лекція № 3. Документальне забезпечення управління……………………….33

Лекція № 4. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів………………………………………………………………………..46

Лекція № 5. Основні вимоги, що висуваються до оформлення документів………………………………………………………………………..67

Лекція № 6. Підготовка до складання службових документів………………98

Лекція №7. Використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління………………………………………………………………………115

Лекція № 8. Вимоги до документів, що виготовляють за допомогою друкувальних засобів…………………………………………………………..132

Лекція № 9. Надання документам юридичної сили…………………………144

Лекція № 10. Службові заяви…………………………………………………168

Лекція № 11. Організаційні документи в управлінській діяльності………………………………………………………………………..172

Лекція № 12. Класифікація та складання організаційної документації……190

Лекція № 13-14. Документування розпорядчої інформації. Види та призначення розпорядчих документів………………………………………...218

Список використаних джерел ………………………………………………252
ПЕРЕДМОВА

Сучасне діловодство – система життєво-важливих дій організації, підприємства, установи, закладу, пов’язаних в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних установ різних форм власності, і засобами, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Мета курсу: дати студентам теоретичні знання, виробити практичні навички з організації сучасного діловодства в закладах різних форм власності і специфіки діяльності, ознайомити із принципами класифікації документів, організації документообігу, особливостями функціонування документально комунікаційної системи, порядок роботи з документами: процесом їх створення, опрацювання, зберігання і подальшого використання.

Завдання курсу:

Пізнавальні – передбачено оволодіння студентами

теоретичних засад ведення діловодних процесів, створення архіву організації для збереження найбільш цінних документів.

Методичні – оволодіння найбільш ефективними, виробленими вітчизняною та світовою практикою методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладів щодо організації діловодного процесу.

Практичні – передбачає складання студентами документів відповідно до правил та положень, нормативних актів, систематизацію наявного матеріалу з окремих питань, комп’ютеризацію діловодних процесів, оволодіння функціями секретаря-діловода.

Студенти повинні знати:



  • суть, структуру, функції та призначення різних видів документів, які знаходяться в обігу державних та приватних організацій;

  • суть діловодного процесу, нормативну базу;

  • принципи організації діловодного процесу;

  • форми організації роботи з документами;

  • напрямки використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління;

  • систему документації та її класифікацію;

  • організацію роботи з документами з обмеженим доступом інформації;

  • про надання документам юридичної сили;

  • основні вимоги до організації сучасного діловодства;

  • правила оперативного зберігання документів.

Студенти повинні вміти:

  • здійснювати документування;

  • використовувати ПЕОМ у документальному забезпеченні управління;

  • працювати в різних операційних середовищах, комп’ютерних мережах;

  • забезпечувати використання та зберігання інформації на різних матеріальних носіях;

  • вести документаційне обслуговування засідань, нарад, презентацій, переговорів;

  • впроваджувати наукові методи управління в документаційне забезпечення;

  • організувати приймання відряджених;

  • оформляти звітну документацію за результатами аналізу;

  • контролювати порядок використання та збереження бланків, печаток, штампів.

  • підводити підсумки та аналізувати результати роботи підрозділу.


Лекція № 1

Тема: Предмет і завдання курсу. Зміст та структура курсу «Діловодство». Суть діловодного процесу.

Мета: ознайомити студентів з об’єктом, предметом, метою, завданнями, методологічними засадами та основними джерелами курсу «Діловодство»; дізнатися про початковий період розвитку діловодства в Україні; терміносистему діловодства; зв'язок діловодства з іншими галузями знань.

План

1. Діловодство як навчальна дисципліна та практична сфера діяльності. Значення документування управлінської інформації.

2.Зміст та структура курсу діловодство.

3.Об'єкт, предмет, мета та завдання діловодства.

4. Методологічна основа та джерела для вивчення діловодства.

5. Теоретичні основи організації діловодства.


Теоретичний матеріал

1. Діловодство як навчальна дисципліна та практична сфера діяльності. Значення документування управлінської інформації

Діловодство — дисципліна практичного спрямування, яка вивчає процеси створення організаційно-розпорядчих документів та функціонування службових документів. Навчальний курс "Діловодство" зорієнтовано, передусім, на напрацювання студентами раціональних методик документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях усіх форм власності.

Зауважимо, що управління — це складний соціально-економічний процес, що відбувається у різних сферах суспільного життя — політичній, економічній, соціальній, виробничій, науковій тощо. Будучи динамічним, управління постійно потребує спрямування соціуму (людини як соціальної істоти). Єднальною лапкою між керованою і керуючими системами управління виступає управлінська інформація, яка, затвердженням професора С. Г. Кулешова, «відбиває зміст дій управління». Значна частина управлінських рішень потребує документування, тобто створення документів, та організації роботи з ними. Без цих процесів неможливе функціонування жодного органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації.

2.Зміст та структура курсу діловодство

У структурі курсу чітко виокремлюються такі основні складові:



  • документування управлінської інформації у різних документних формах - розпорядженнях, рішеннях, наказах, протоколах, актах тощо;

  • організація технологічних процесів діловодства, таких, як:

  • складання номенклатур справ;

  • приймання, розгляд і реєстрація документів;

  • розтиражування документів;

  • оброблення та надсилання документів;

  • контроль за виконанням документів;

  • групування виконаних документів у справи;

  • оперативне зберігання документів та користування ними;

  • підготовка справ до передання на державне зберігання.
    Документування і організація роботи зі службовими документа
    ми потребують попередньої науково-теоретичної підготовки, а тому
    їм передує розділ "Загальні засади організації діловодства". Теорія і
    практика діловодства покликані забезпечити комплексну систему
    знань, умінь, навичок з документування управлінської інформації та
    організації роботи зі службовими документами.

3.Об'єкт, предмет, мета та завдання діловодства

Об'єктом вивчення курсу «Діловодства» є організаційно-розпорядча документація, яка утворюється в управлінській діяльності установ, та функціонування службової документації в установах.

Зверніть увагу, до першої складової об'єкта діловодства входять організаційно-розпорядчі документи (документи, що стосуються організаційної та розпорядчої функцій управління), до другої - службові документи (документи, створені із установі або одержані у процесі її діяльності), що виступають засобом і результатом діяльності установи.

Слушним є те, що для різних наук може бути один і той же об'єкт дослідження, проте у відмінних аспектах. Отже, організаційно-розпорядча документація може розглядатися як об'єкт документної лінгвістики, управлінського документознавства та діловодства.

Предметом досліджень у теорії діловодства переважно виступає опрацювання питань еволюції і сучасного стану організаційно-розпорядчої документації та організації роботи зі службовою документацією у межах діловодства.

Тож відразу з'ясовуємо: процеси документування в діловодстві стосуються організаційно-розпорядчих документів, проте, визначаючи документообіг установи, документопотоки, особливості формування документів у справи та їх зберігання, йдеться про сукупність службових документів, тобто увесь документний масив системи управління, в якому однією із складових виступає організаційно-розпорядча документація.



Метою курсу «Діловодство» є опанування знань й вироблення практичних умінь і навичок підготовки організаційно-розпорядчих документів та реалізації технологічних процесів діловодства відповідно до нормативно-правових актів з діловодства та національних стандартів.

Завданнями курсу є вивчення:

- теоретичних засад функціонування організаційно-розпорядчих документів у системі управління як динамічного об'єкта;



  • сукупності організаційно-розпорядчої документації як однієї
    зі складових уніфікованої системи управлінської документації;

  • вимог до побудови уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів;

  • технологічних процесів створення організаційно-розпорядчих
    документів;

- організації діловодних процесів в роботі зі службовою документацією.

4. Методологічна основа та джерела для вивчення діловодства

Методологічною основою курсу є сукупність дослідницьких методів управлінського документознавсгпва.

Все ж пріоритетними для діловодства є методи дослідження, що мають практичне спрямування. Одним із поширених методів отримання інформації про установу, що може стати чинником ефективної організації праці працівників служб діловодства, є аналіз документів, адже організаційно-розпорядчі документи з різним ступенем повноти відбивають діяльність трудових колективів. Аналіз статуту, структури, штатного розпису, положень про структурні підрозділи установи, посадових інструкцій працівників, наказів та розпоряджень керівництва, протоколів засідань колегіальних органів та загальних зборів колективу та інших організаційно-розпорядчих документів у сукупності дає змогу виявити роль різних управлінських акцій в організації діяльності установи в цілому, знайти й унеможливити труднощі і недоліки, які є в роботі апарату управління і всього трудового колективу.

Крім того, у дослідженні проблем організації діловодства вагомими є економіко-статистичні методи дослідження: фотографія робочого дня, робочого часу, виробничого процесу, використання обладнання, маршрутна фотографія, самофотографія тощо.

Історико-порівняльний метод дає можливість розглянути документи та службу діловодства в історичному аспекті, виокремити найхарактерніші риси і тенденції розвитку діловодства сьогодення, давши їм історичне обгрунтування, або ж виявити тенденції появи нових знань, технологій у порівнянні зі старими. Соціологічний метод дає можливість відтворити соціальні аспекти діяльності служб діловодства, організаційної та корпоративної культури установи, управління кадрами.

Проте жодний із названих методів не є універсальним; організація досліджень потребує комплексного підходу до використання методів залежно від дослідницьких завдань.

Сучасне діловодство у своєму доробку має низку джерел, які є підґрунтям для опанування цієї дисципліни.

Пріоритетними джерелами для вивчення дисципліни є законодавчі та нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства й архівної справи, а саме: Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» [із змінами] від 24 грудня 1993 р. № 3814-ХІІ; «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153; «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстрований в Мінюсті України 17 вересня 1998 р. за № 576/ 3016 тощо. Найближчим часом буде прийнято законопроект «Про діловодство», який стане основним законодавчим актом, регулюючим організацію діловодства в Україні.

Другу групу джерел становлять стандарти з діловодства, які дають можливість опанувати терміносистему діловодства, оволодіти основними правилами підготовки і оформлення організаційно-розпорядчих документів. Це, насамперед, ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» і ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення». До речі, на заміну останнього найближчим часом буде введено новий Національний стандарт України під тією ж назвою.

Третю групу джерел становить наукова та навчальна література з діловодства, яка хоча й недостатньо розвинена в Україні з огляду на період становлення, проте має у своєму доробку низку ґрунтовних досліджень, які подано у Переліку джерел. До цієї ж групи можна віднести матеріали науково-практичних конференцій.

До четвертої групи джерел належать публікації з питань організації діловодства у таких періодичних виданнях: «Науково-інформаційний бюлетень Архівного управління УРСР», що 1965 року дістав назву – «Архіви України» (виходить досі); «Студії з архівної справи її документознавства» (видання Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства); журнали «Секретар-референт» і «Довідник кадровика».

5. Теоретичні основи організації діловодства.

Виникнення діловодства на території, що належить сучасній Україні, спричинено утвердженням державності у володіннях Київської Русі, потребою врегулювання взаємин між князем та окремими феодалами, необхідністю фіксування міжнародних зносин. Крім того, в умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів тощо.

Найважливішим із найдавніших документів, що зберіг давні норми звичаєвого права, є звід законодавчих актів під назвою «Руська Правда» (під терміном «правда» слід розуміти «закон»), писаний за часів правління Ярослава Мудрого. Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише численні (близько 300) списки, тобто копії, найдавніші з яких датуються XIII ст. Важливими документами тогочасної епохи були княжі «устави» і «уроки», а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Під уроками розуміли постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, данину на користь князя, судові стягнення.

Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, забезпечити церкву матеріально. Слід зазначити, що вже у ті далекі часи документ служив гарантією виконання зобов'язань, і йому надавалося велике значення.

На західноукраїнських землях у другій половині XIV ст. з'явилися актові книги як особлива форма ведення діловодства. Величезний масив актових книг утворився в результаті діяльності ґродських (від «ґрод» — фортеця) і земських судів. Земський суд був виборним становим шляхетським судом для розгляду цивільних, а пізніше й кримінальних справ. На судових сесіях земського суду розглядалися цивільні позови, майнові суперечки між шляхтою, справи про спадщину, грошові борги та ін.; суд підтверджував різні угоди, договори та ін. документи, що стосувалися нерухомого майна. Без санкції земського суду майнові акти не мали юридичної сили. На сесіях до актових книг вписувалися акти нотаріального характеру, видавалися виписи з потрібних документів. До XVI ст. тільки документи, записані в актові книги земських судів, мали юридичну силу. Згодом це право було поширено і на ґродські суди. Функції земських і гродських судів все частіше співпадали. Згодом відповідно до Польської Конституції 1791 р. земські і ґродські суди було ліквідовано, а замість них відкрито зем'янські суди. Проте у 1793 р. зем 'янські суди скасовано і відновлено земські. Діловодство земського суду забезпечувалося канцелярією. Під час сесій протоколювався хід розгляду судових справ. Документи, що надходили до суду, спочатку записувалися до протокольної книги. Якщо справа мала розглядатися судом, вона найперше занотовувалася в судовому реєстрі; акти, які подавалися до суду для надання їм юридичної сили (купчі, дарчі), вписувалися і" книги з оригіналів. Актові книги ділилися на записові (до них записували документи, що мали набути юридичної сили: угоди, договори, купчі), поточні (до них записували свідчення возних, протести позивачів та ін.), декретові (до них записували протоколи, що велися під час судових сесій). До актових книг вносилися документи в тій послідовності, в якій вони надходили до суду. Крім протоколювання судових процесів і записів нотаріального характеру до актових книг вписували всілякі документи для пам'яті, збереження їх від загибелі, з метою надання їм юридичної сили.

Термін «діловодство» вперше було зафіксовано у словниках російської мови в другій половині XVIII ст. Його утворено поєднанням слів «діло» (давньоруське) і «вести», що означало — питання (судове, адміністративне тощо), яке потрібно було вирішити відповідному судовому чи виконавчому органові. Хибним є тлумачення походження терміну «діловодство» від слова «діло» як сукупності документів (або одного документа), що стосуються певного питання чи напрямку діяльності установи й вміщені в окрему папку.

У сучасній українській літературній мові історичному слову «діло» відповідає слово «справа», яке, окрім двох зазначених вище, має ще кілька тлумачень:

- одиниця зберігання в архіві;

- різновид справи, який становить цілісне за змістом і послідовне


ведення одного питання (судова справа).

Зауважимо, що у Законі України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство визначається як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Проте, сьогодні в Україні діловодство ще перебуває на стадії становлення, його терміносистема не досить чітко визначена.

Поряд з традиційним терміном «діловодство» широкого вжитку набули синонімічні терміни — «справочинство» та «документаційне забезпечення управління».

Термін «справочинство» походить від словосполучення «справу чинити», що більш точно відповідає українській лексиці. Цим умотивовується прагнення деяких фахівців витіснили з ужитку термін «діловодство». Проте термін «справочинство» офіційно не унормований, а отже перевага має надаватися законодавчо визначеному терміну діловодство.

Поява терміну «документаційне забезпечення управління» пов'язана зі змінами організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його здійснення, які стали можливими завдяки впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, оброблення, накопичення, зберігання, пошуку і використання інформації в управлінні.

Таким чином, термін «документаційне забезпечення управління» наголошує на інформаційно-технічній складовій сучасної організації діловодства. Оскільки беззаперечним є те, що остання складова є невід'ємним атрибутом сучасного діловодства, російськими стандартами ці терміни визнано синонімічними.

В Україні останнім часом набуває поширення закордонний термін «управління документацією», який можна визначити як комплекс заходів, спрямованих на реалізацію процесів створення та функціонування службових документів. У світі діє Міжнародна федерація з управління документацією, підґрунтям для створення якої було вирішення завдань у сфері уніфікації документів та розуміння змісту діяльності в системі управління документацією. Проте предмет розгляду такого управління передбачає організацію роботи з усією документацією установ, діловодство ж передусім забезпечує документування організаційної і розпорядчої функцій управління та організацію роботи із службовими документами, а отже, є складовою системи управління документацією.

Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:



  • формування нормативно-правової бази;

  • становлення термінології;

  • розвиток принципів керування управлінською документацією;

♦ класифікація, уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої документації;

♦ напрацювання методики підготовки та перепідготовки

працівників служб діловодства.

Основу будь-якої дисципліни становлять поняття, що позначають об'єкти, процеси та явища, які вивчаються цією дисципліною. Поняття виражаються словами чи словосполучення, які називаються термінами. Фахівці певних галузей домовляються, яке поняття і під розуміти втому чи іншому термінові.

Які кожна дисципліна, діловодство оперує комплексом понять, що становлять його терміносистему. Як вже зазначалося у вступі, діловодство зосереджує свою увагу на процесах створення та функціонування документів, що містять управлінську інформацію. Отже, документування управлінської інформації (в установі) — це створення документів, змістом яких є управлінська інформація. Відповідно документце інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є її збереження та передавача в часі та просторі. Зрозуміла річ, що у результаті діяльності установи в ній нагромаджується певна сукупність службових документів. А службовим документом, як правило, називають документ, який установа створила або отримала в процесі своєї діяльності. Однак, серед отриманих документів службовими слід вважати тільки ті, які підлягають реєстрації й були зареєстровані в установі. Сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу, називається документацією. Втім, документація установи — це загальна назва сукупності всіх її службових документів. В результаті упорядкування та групування службових документів у справи із підрозділах установи організовується її документаційний фонд. Цей термін можна визначити як фонд службових документів, який установа нагромадила внаслідок діяльності, склад та процес формування якого визначають нормативні документи (інструкція з діловодства, номенклатура справ і перелік документів зі строками зберігання). Більша частина або навіть весь документаційний фонд установи становить її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій управління. У системі управлінської документації виокремлюються підсистеми організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської, фінансової, звітно-статистичної, планової та інших видів документації. Діловодство ж особливу увагу приділяє саме організаційно-розпорядчій документації, яка забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління. Крім того, діловодство приділяє увагу організації роботи з усіма службовими документами (в установі), а саме — організації документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи. До організації роботи зі службовими документами належать: приймання, реєстрація, розгляд вхідних документів, опрацювання та надсилання вихідних документів, контроль за виконанням документів, складання номенклатури і формування справ, підготовка справ до зберігання та користування.

Діловодство, як і інші види інформаційної діяльності (зокрема, архівної та бібліотечної), має свою технологію, яка спирається не тільки на емпіричні прийоми, а й на спеціально розроблені наукові засади. В СРСР наукової дисципліною, що розробляє такі наукові засади і зорієнтована на впровадження їх у практику, вважалося так зване традиційне документознавство, яке у сучасний період в Україні здебільшого називають управлінським документознавством.

Цікавим є той факт, що документознавство, як наукова дисципліна, зародилося у 40-х рр. XX ст. у межах радянського архівознавства саме з теорії діловодства. Адже у 1940 х рр. у Московському історико-архівному інституті викладався навчальний курс «Теорія і практика архівної справи», розділом якого було «Загальне документознавство». Проблемна орієнтація цього розділу визначалася як вивчення історії документальних матеріалів й норм, що відносяться до них, а у змісті розділу подавалася історія діловодства та характеристика видів документації різних історичних періодів. Поступово вивчення документів та систем документування, розпочате в архівознавчому аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну з назвою «документознавство». Й вже сьогодні документознавство визначається як наукова дисципліна, яка вивчає закономірності створення документів, розробляє методи створення документів, принципи організації документообігу й побудови систем документації (ДСТУ 2732-94).

Проте неодмінним залишається зв'язок управлінського документознавства та архівознавства, який, передусім, вбачається у спільності об'єкта дослідження, причому у тих його частинах, що стосуються теорії документа і сфери практичної роботи з документами. Відповідно, для документознавства такою сферою є діловодство, а для архівознавства — архівна справа. Ці практичні сфери, в свою чергу, є взаємозумовленими на підставі наступності, уніфікації та безперервності в організації та описуванні

документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві. Насамперед, це пов'язано з тим, що база поповнення Національного архівного фонду України закладається саме на стадії діловодства. Від організації і стану діловодства в установах у подальшому залежить стан архівних документів: якщо справи у поточному діловодстві формуються правильно, згідно зі структурою установи і тими завданнями, що нею вирішуються, якщо документи відкладаються у справи відповідно до встановлених строків її зберігання і правильно систематизуються, то передавання їх до архіву не викликає ніяких ускладнень і такими документами зручно користуватися в архіві. Отже, одним із важливих завдань архівних установ є організаційно-методичне керівництво організацією діло-мі містка в установах. У зв'язку з цим у змінах до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» зазначено посилення впливу державних архівних установ на сферу діловодства.

Оскільки пріоритетними процесами, що вивчаються в управлінському документознавстві, є процеси створення та обігу управлінської документації, то діловодство виступає головною сферою практичного застосування результатів науково-практичних розробок, які базуються теоретико - прикладних дослідженнях документознавста. Адже, з іншого боку, не всі наукові засади технології діловодства обґрунтовані документознавством, а й розробляються іншими науковими дисциплінами.

О.М. Загорецька, розглядаючи традиційні діловодні процеси1: створення документів, організацію документообігу, реєстрацію документів, контроль за їх виконанням, складання номенклатури і формування справ, експертизу цінності, підготовку документів до зберігання і користування, підсумовує, що реалізація кожного з них не лише спирається на досвід організації роботи з документами, сформований впродовж багатьох десятиліть, а й забезпечена науково обґрунтованою методикою, яка відбивається у державних стандартах, методичних рекомендаціях щодо їх застосування, примірних інструкціях з діловодства, переліках документів зі строками зберігання:, примірних номенклатурах справ, положеннях про робочу експертних комісій, інших нормативних та інструктивних документах. На думку автора, технологія діловодства ґрунтується на наукових результатах, здобутих не тільки документознавством, а й отриманих в інших науках. У наведеній дослідником таблиці проілюстровано, в яких дисциплінах розробляються наукові засади основних діловодних процесів. Слід зауважити, що у таблиці представлені традиційні процеси діловодства. Крім того, сьогодні все більшого поширення набуває так зване електронне (комп'ютерне) діловодство, яке значною мірою пов'язано з такою сферою діяльності як електронне документування та електронний документообіг, тобто є відгалуженням інформатики.

Національний архівний фонд України є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, а також для реалізації прав та законних інтересів кожної людини.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» до складу Національного архівного фонду входять документи, створені у процесі діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також громадян та їх об'єднань, які мають наукову та історико-культурну цінність незалежно від їх виду, місця створення та форми власності на них. Внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності комісією з фахівців архівної справи та діловодства, представників наукової і творчої громадськості, інших фахівців.

А для проведення попередньої експертизи цінності документів і визначення строків зберігання з метою відбору документів документаційних фондів установ для подальшого зберігання їх в архівних підрозділах чи для знищення в установах створюються експертні комісії.

Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій затверджується Кабінетом Міністрів України. До нормативно-методичних посібників з експертизи цінності документів належать переліки типових документів із зазначенням строків зберігання. Складання цих переліків покладається на Державний комітет архівів України. Проте, окрім переліків тилових документів, існують відомчі (галузеві) переліки документів, розроблення яких покладається на міністерства та інші органи державної влади, які мають мережу підлеглих установ.

Застосування переліків позитивно позначається на збереженості документів, що створюються в діяльності установ. Переліки орієнтують у визначенні строків зберігання, полегшують відбір документів постійного зберігання для передання до державних архівів, а також сприяють систематичному вивільненню архівних підрозділів, установ від документів, терміни зберігання яких минули. Застерігаючи архівістів від однобічної, суб'єктивної оцінки наукової та історико-культурної цінності документів, переліки, водночас, сприяють уніфікації строків зберігання документів, однакових за призначенням та видами, упорядковують і регламентують складний процес експертизи і взагалі значно полегшують її проведення.

На сьогодні основним нормативним актом при визначенні строків зберігання документів та їх відборі для внесення до складу Національного архівного фонду або для знищення є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та Місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання.

Питання для контролю знань

1. Які процеси охоплює діловодство як сфера практичної діяльності?

2. Що є об'єктом вивчення курсу?

3. Що виступає предметом досліджень в теорії діловодства?

4.У чому вбачається мета та завдання діловодства?

5.Вкажіть, яке з понять є ширшим: організаційно-розпорядчий


документ чи службовий документ?

6.За допомогою яких методів досліджуються технологічні процеси створення організаційно-розпорядчої документації та організації роботи зі службовими документами?

7. Розкрийте структуру курсу.

8. Які основні джерела для вивчення діловодства Ви знаєте?

9.Чим спричинене створення документів у Київській Русі?

10. Коли з'явилося актове діловодство?

11.Чи є тотожними поняття «діловодство», «справочинство», «документаційне забезпечення управління» та «управління документацією»?

12. Які нагальні проблеми має вирішити сучасне діловодство?

13. Підсистемою якої документації є організаційно-розпорядча документація?

14. У межах якої наукової дисципліни виникло документознавство?

15. Поясність зв'язок діловодства з управлінським документознавством?

16.Чим зумовлений зв'язок діловодства з архівною справою?


Література: 2; 6; 8; 12; 16; 26.

Лекція № 2



Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал