Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів




Сторінка15/20
Дата конвертації25.12.2016
Розмір5.01 Kb.
ТипНавчальний посібник
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20
10. За складністю
прості – містять інформацію з одного питання
складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.
11. За терміном зберігання
тимчасового зберігання – термін зберігання встановлюють в межах 10 років
тривалого зберігання – термін зберігання обмежується 10 роками
постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності.
12. За технікою відтворення:
– рукописні
– відтворені механічним способом
- відтворені електронним способом.
13. За спеціалізацією
– загальні
– з адміністративних питань
– спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань. Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління одні – створюють документи, інші забезпечують їх передачу, треті керуються документами в практичній діяльності.

§ 2. Основні реквізити документа, їхня характеристика

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і порядок їхнього розташування різний. Однак існують певні встановлені єдині моделі побудови однотипних документів –
формуляр-зразок, що відповідає вимогам чинних державних стандартів.
Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів Державний герб України. Емблема організації чи підприємства. Зображення державних нагород. Код установи, організації чи підприємства за Українським класифікатором підприємстві організацій (УКПО). Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД). Назва міністерства або відомства. Повна назва організації, установи чи підприємства. Назва структурного підрозділу. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа абонентського телеграфу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку. Назва виду документа. Дата. Індекс (вихідний номер документа. Посилання на індексі дату вхідного документа. Місце складання або видання. Гриф обмеження доступу до документа. Адресат. Гриф затвердження. Резолюція. Заголовок до тексту. Відмітка про контроль. Текст. Відмітка про наявність додатка. Підпис. Гриф погодження. Візи. Печатка. Відмітка про засвідчення копії. Прізвище виконавця та номер його телефону. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій. Відмітка про надходження документа. На основі формуляра-зразка проектують бланки документів, тобто друковану стандартну форму документа, який містить тільки ті реквізити, що відповідають змісту документа і містять постійну інформацію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації, які містять трафаретний текст – дослівне відтворення постійної інформації (постійні реквізити) з пропусками для подальшого заповнення (змінні
реквізити ) – довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо.
131
Набір реквізитів відповідає видові організаційно-розпорядчих документів.
Встановлено два види бланків 1) загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок тощо 2) для службових листів.
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускають, якщо їх кількість нарік перевищує 200 одиниць. Бланки друкують на білому папері або папері світлих тонів формату А (210×297 мм) або формату А (148×210 мм. При меншій кількості документів послуговуються штемпелем, який містить групу реквізитів і їхніх постійних частин, що відтворюються у вигляді єдиного блока. Складі розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38–90. Застосування бланків надає інформації офіційного характеру, підвищує культуру ділового спілкування. Для виготовлення тих чи інших бланків документів установлено два варіанти можливого розташування реквізитів – кутовий і поздовжній. Поздовжнє розташування реквізитів доцільне в тих випадках, коли назва складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній державним стандартом для кутового розміщення, наприклад, назва організації разом із назва вищої інстанції. Загальні правила оформлення реквізитів такі

1.Державний герб України – Тризуб.
Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
2.Емблема організації чи підприємства.
Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
3. Зображення державних нагород.
Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
4. Код підприємства, установи, організації.
Розташовується у верхньому правому кутку.
5. Код форми документа.
Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа (назва вищої установи або засновника. Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку.
7. Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа. Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку під попереднім реквізитом. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
8. Назва структурного підрозділу. Розташовується у верхньому лівому кутку або під попереднім реквізитом. Дозволяється друкувати машинописним способом. Усі реквізити, що позначають автора документа, розміщують у такій послідовності, яка чітко передає їхню підлеглість. Усі назви подають у називному відмінку, напр.:




Міністерство освіти і науки України







Львівський національний університет імені Івана Франка




Економічний факультет




Кафедра соціології
132
Докладніше про вимоги до виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів див Діденко АН. Сучасне діловодство Навч. посібник. – 3-тє вид. – К, 2001. – С. 16–23.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, телефону, факсу, номер банківського рахунка, ел. пошта. Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Володимира Великого, 21, м. Черкаси, 18022, тел. (0472) 43-50-86. На бланку для листів, що призначені для виконання розрахункових операцій, вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку, напр.:
Розрахунковий
рахунок
№153241749/215149 в Укрінбанку м. Львова МФО 111321.
10. Назва виду документа. Розташовується зліва або посередині сторінки. Є в усіх документах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. Допомагає кращому сприйняттю тексту, його швидкій обробці, полегшує роботу з ним.
11. Дата. Документ датують днем його створення або затвердження. Документи колегіальних органів (протоколи, акти та ін.) датують днем, коли відбулася подія, яку задокументовано. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку (заява, характеристика, автобіографія тощо, то дату ставлять під тексом зліва. Існує два способи записуцифровий і цифрово-словесний. Цифровий передбачає написання арабськими цифрами трьох груп на позначення дня, місяця, року 04.03.05 або 24.06.05 (крапки укінці не ставимо). Цифрово-словесний має такий вигляд 4 березня 2005 року або 24 червня 2005 р. Його використовують у документах матеріально-фінансового характеру. Дати на певну тривалість події, заходу, роботи (наприклад, для оформлення заяви на відпустку) записують у такий спосіб з 15.10 до 07. 11.04 або з 16.12.04 до 08.01.05.
12. Індекс. Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит забезпечує оперативний пошук документа, контроль виконання. Складається з трьох пар арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, в якому підготували документ друга пара – номер справи за номенклатурою для підрозділу третя пара – порядковий номер за журналом обліку, напр.: 12-14/49.
13. Посилання на індексі дату вхідного документа. Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані установою, яка уклала чи видала документ, напр.: на №12-14/49 від 23.01.05. Таке посилання роблять у разі оформлення листа-відповіді. Це допомагає організації, що одержує лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь. Укладач відповіді переписує дату та індекс вхідного документа.
14. Місце укладання чи видання. Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ.
15. Гриф обмеження доступу до документа. Розташовується з правого боку під кодом форми документа. Записують від середини рядка Для службового користування, Таємно, Цілком таємно.
16. Адресат. Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Складається з таких елементів
- назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку
- назва структурного підрозділу (у називному відмінку
- назва посади особи-адресата (у давальному відмінку
- прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку
- поштова адреса.
Кожну із частин пишуть з нового рядка. Розділових знаків між частинами не ставлять, напр.:
Львівський національний університет
імені Івана Франка
Факультет міжнародних відносин
Деканові проф. Камінському ВІВ особових документах відомості про адресата мають такий вигляд

Директорові
Інституту української мови
Національної Академії наук України
акад. Кузишину Р.В.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. внесено зміни управила оформлення поштової адреси, а також місця її подання на конверті. Адресу відправника (адресанта) пишуть у лівому верхньому куті конверта. Наприклад
М.С. Стацюк
вул. Наукова, 60, кв. 23,
м. Львів, 790059
Адресу одержувача (адресата) зазначають у правому нижньому куті конверта, напр.:
Пономареву Віктору Олеговичу
вул. Івасюка, 45,
м. Червоноград,
Львівська обл.,
80100
17. Гриф затвердження. Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження
- слово ЗАТВЕРДЖУЮ (великими літерами без лапок
- назва посади особи, яка затверджує документ
- особистий підпис
- розшифрування підпису (ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ
- дата затвердження. Наприклад
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор заводу
(підпис) Л.В. Семенюк
07.02.05
Якщо документ затверджується спеціальним розпорядчим актом на документі зазначають гриф за такою формою
ЗАТВЕРДЖУЮ
Наказ Міністерства фінансів України
20.04.05 №15
18. Резолюція. Це напис на документі, який робить керівник установи. Він містить вказівки щодо виконання цього документа.
Розміщується у верхній лівій частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів
- прізвище та ініціали виконавця, якому буде надіслано документ
- вказівка про порядок і характер виконання документа
- термін виконання документа
- особистий підпис керівника
- дата. Як виконавців у резолюції зазначають службових осіб, а неструктурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, яку названо в резолюції першою. На документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є потреба деталізувати порядок виконання документа. Якщо документ підлягає поверненню або треба деталізувати порядок його виконання, резолюцію оформляють на окремих аркушах чи спеціальних бланках. Загальні вказівки формулюють так До виконання До друку До
відома; До наказу Вжити заходів Обговорити питання та ін.
19. Заголовок до тексту.
Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника ―про‖, напр.: Про
порушення дисципліни Про надання приміщення в оренду тощо. Має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на аркуші формату А, можна подавати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
20. Відмітка про контроль.
Ставлять на документах, що вимагають виконання (вжиття певних заходів) чи відповіді, у вигляді букви К (контроль. Розташовують з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа.
21. Текст.
Основний реквізит документа. Складається з таких логічних елементів
- вступу
- доказу
- закінчення. У вступі адресата готують до сприйняття теми у доказі викладають суть питання у закінченні формулюють мету, заради якої складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат мета пасивного – поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля.
22. Відмітка про наявність додатка.
Додатки до документа можуть бути трьох видів а) додатки, що затверджуються або вводяться вдію розпорядчими документами додатки до розпорядчих документів б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті
Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації
праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1.
Додатки до розпорядчого документа мусять мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому полі першої сторінки додатка


Додаток
до наказу Міністерства освіти і науки України
15.10.05 №15
Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних підрозділів установи на останній сторінці додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляють у такому порядку
1) якщо документ має додатки, про які згадується у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так
Додаток: на 2 арку прим
2) якщо документ має додатки, незазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників
Додаток: Проект реконструкції ділянки на 5 арку прим.
Якщо додаток залишається у справі, то зазначається
Додаток: на 2 арк. лише адресатові.
У разі великої кількості додатків окремо складають їхній описав самому документі після тексту зазначають
Додаток: відповідно до опису на 7 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою
Додаток: на 6 арку прим. на першу адресу.
23. Підпис.
Обов’язковий реквізит будь-якого документа. Підписують, як звичайно, перший примірник документа. До складу підпису входять
- найменування посади (з лівого боку
- підпис (між назвою посади і прізвищем
- ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч. Наприклад
Директор рекламної агенції
„Панорама‖

(Підпис)



Л.М. Кузовський У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписують тільки оригінал, який залишається у справі установи- автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники. Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб
(грошово-фінансових документах, угодах тощо. Підписи кількох службових осібна документах розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді, напр.:
Директор




(Підпис)

А.В. Саварин
Головний бухгалтер


(Підпис)

О.І. Микитенко
Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні, напр.:
Директор ВАТ Галич – Авто

Директор торгового Автоцентру
(підпис)

М.Й. Джунь

(Підпис)

Бурмай Н.К.
В актах, висновках та подібних документах, які уклала група або комісія, зазначають не посади осіб, які підписували документа розподіл їхніх обов’язків у конкретній комісії, напр.:
Голова комісії

(Підпис)


Л.І. Мокрицька

Члени комісії

(Підпис)


М.О. Борисюк





(Підпис)


Б.Г. Яворський У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад вказують науковий ступінь і наукове звання (професор, доцент, кандидат філологічних наук,
доктор економічних наук тощо), напр.:
Завідувач кафедри вищої математики
доктор фізико-математичних наук,
професор





(Підпис)


Д.М. Гнатюк
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує її обов’язки, або заступник. Тоді обов’язково зазначають посаду (―в.о.‖, ―заст.‖) і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять чорнилом або машинописним способом. Не допускається підписання документа з прийменником за чи з похилою рискою перед найменуванням посади. Документ колегіальних органів (протокол, рішення тощо) підписує головата секретар колегіального органу.
24. Гриф погодження.
Розрізняють дві форми погодження документів – внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з відомчими та непідвідомчими організаціями. Цей реквізит складається із
- слова ПОГОДЖЕНО
- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи
- особистого підпису
- його розшифрування
- дати. Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту підпис або на окремій сторінці, напр.:
ПОГОДЖЕНО
Директор ЗОШ № 93
(Підпис)

С.П. Дмитрів
01.09.05
Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляють так
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України
01.07.05 №12
25. Віза.
Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування. Віза складається з
- особистого підпису особи, що візує
- дати.
У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис ініціали та прізвище
Завідувач кафедри кібернетики
(Підпис)

М.І. Свирид
28.08.05
Невеликі зауваження (1–2 рядки) розташовують перед візою, напр.: Не заперечую; Не
бачу підстави; Уважаю, що пункт 3 треба доопрацювати. Якщо зауважень чи доповнень більше, їх оформляють на окремому аркуші. У разі внутрішнього погодження візи ставлять на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.

26. Печатка.
Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та
ін. Прості печатки мають різну форму круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
27. Відмітка про засвідчення копій.
У правому верхньому кутку пишуть слово Копія під реквізитом підпис – слово Правильно дата посада виконавця підписі його розшифрування. Якщо потрібно, підпис засвідчують печаткою.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
Цей реквізит обов’язковий у вихідних документах (листах, довідках, висновках. Складається з
- прізвища виконавця
- номера його службового телефону. Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа, напр.: Н.М. Вальчук Тел. 240–72–37
29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.
Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості
- стислу довідку про виконання
- дату скерування документа до справи
- підпис керівника структурного підрозділу або виконавця. Наприклад
До справи № 07/54
Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.06.05
(посада, ініціали, прізвище. Відмітка „До справи‖ свідчить проте, що роботу над документом закінчено.
30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.
Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить
- запис Інформація перенесена на машинний носій
- підпис особи, відповідальної за перенесення інформації
- дату перенесення.
31. Відмітка про надходження.
Містить:
- скорочену назву організації, що отримала документ
- дату його надходження. Цю відмітку записують чи проставляють за допомогою гумового штемпеля організації реєстраційного штампа. Відбиток штампа містить
- назву організації
- дату надходження
- індекс документа. Відмітку про надходження розташовують на нижньому правому полі першої сторінки документа.


§ 3. Загальні вимоги до оформлення та особливості мови ділових паперів
Для виготовлення службових документів встановлено два формати паперу – А
(210×297 мм) та А (148×210 мм. Усі реквізити документа розміщують у межах робочої
площі сторінки, тобто площі уніфікованої форми чи бланка документа, яка призначена для заповнення основними реквізитами. З країв сторінки залишають вільне незаповнене місце –


Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал