Міністерство внутрішніх справ україни академія внутрішніх військ мвс україни



Pdf просмотр
Сторінка1/12
Дата конвертації19.06.2017
Розмір5.02 Kb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

1
МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
АКАДЕМІЯ ВНУТРІШНІХ ВІЙСЬК МВС УКРАЇНИ




В.Є. Козлов, О.І. Фик, О.О. Новикова, В.Т. Оленченко




ОБРОБКА ТЕКСТОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ
Навчальний посібник








Харків
2011

2
УДК 681.3.066 (076.5)
В.Є. Козлов, О.І. Фик, О.О. Новикова, В.Т. Оленченко. Обробка текстової інформації/ Навчальний посібник. – Х.: Академія ВВ МВС, 2011.
– 138 с.+

Навчальний посібник призначений для вивчення змістового модулю
«Обробка текстової інформації» навчальних дисциплін «Інформатика»,
«Інформатика та комп‘ютерна техніка», «Основи інформатики та прикладної лінгвістики» в Академії внутрішніх військ МВС України,
інших військових та цивільних вищих навчальних закладах, а також буде корисним для самостійного вивчення та роботи в Microsoft Word. Він також стане в нагоді досвідченим користувачам, які вже працювали з додатком Microsoft Word попередніх версій, для швидкого ознайомлення з
інтерфейсом програми версії Microsoft Word 2007 та вдосконалення своїх знань.
Матеріал цього видання спрямований на формування практичних навичок роботи з текстовим процесором Microsoft Word і розподілений за сьома розділами, які повністю охоплюють різновиди процедур розробки складових елементів текстово-графічних документів. Вивчення даного матеріалу передбачає наявність у суб‘єктів навчання умінь та навичок роботи в операційній системі Microsoft Windows.

Автори –
В.Є. Козлов,
кандидат технічних наук, доцент, доцент кафедри інформатики та прикладних інформаційних технологій
О.І. Фик, кандидат технічних наук, доцент кафедри
інформатики та прикладних інформаційних технологій
О.О. Новикова, старший викладач кафедри інформатики та прикладних інформаційних технологій
В.Т. Оленченко, старший викладач кафедри інформатики та прикладних інформаційних технологій

Р е ц е н з е н т и:
О.П. Кондратенко,

доктор технічних наук, професор, професор кафедри автомобільної техніки (Академія внутрішніх військ МВС України);
I.В. Рубан, доктор технічних наук, професор, начальник кафедри математичного та програмного забезпечення АСУ
(Харківський університет Повітряних Сил )
Рекомендовано до видання з грифом „Рекомендовано Міністерством освіти і науки України ‖ Вченою Радою Академії Внутрішніх військ МВС України
(Протокол № 4 від 26 . 10 .2011
ISBN 966-8037-13-8

Козлов В.Є., Фик О.I, Новикова О.О., Оленченко В.Т. 2011
©Академія внутрішніх військ МВС України, 2011

3
ЗМІСТ

ВСТУП. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.
ТЕКСТОВА ІНФОРМАЦІЯ ТА ПРИНЦИПИ ЇЇ ОБРОБКИ. . 8
1.1.
Характеристика текстової інформації. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.2.
Загальні правила оформлення текстової інформації в документах на персональному комп'ютері. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.2.1. Типи документів . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.2.2. Загальні правила створення та оформлення документів. . . . . . . . . 10 1.2.3. Порядок розроблення текстово-графічного документу на персональному комп'ютері. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.3.
Засоби обробки текстової інформації . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.3.1. Текстові редактори та процесори . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.3.2. Програми перевірки правопису. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.3.3. Програми-перекладачі . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.3.4. Програми розпізнавання образів. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.3.5. Графічні редактори. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.3.6. Редактори HTML (Web-редактори). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Питання для самоконтролю. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.
ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ТЕКСТОВИЙ ПРОЦЕСОР
MICROSOFT WORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.1.
Призначення та можливості текстового процесора MS Word . . . . 17 2.1.1. Версії Microsoft Word та їх можливості . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 2.1.2. Особливості запуску процесора Microsoft Offіce Word 2007. . . . . 17
2.2.
Загальне управління
Microsoft
Word.
Робоче вікно
Microsoft Word 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 2.2.1. Робоче вікно Microsoft Word 2003 та його налагодження. . . . . . . 18 2.2.2. Робоче вікно Microsoft Word 2007 та його складові . . . . . . . . . . . . 20 2.2.3. Налагодження Microsoft Word 2007 для роботи . . . . . . . . . . . . . . 21 2.2.4. Налагодження панелі швидкого доступу . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 2.2.5. Налагодження стрічки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 2.2.6. Горизонтальна та вертикальна лінійки. Панелі вертикальної та горизонтальної прокруток . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 2.2.7. Рядок стану з індикаторами. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 2.2.8. Робота з довідковою системою Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . 32
Питання для самоконтролю . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 33
3.
СТВОРЕННЯ
ТА
РЕДАГУВАННЯ
ТЕКСТОВИХ
ДОКУМЕНТІВ У MS WORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
3.1.
Створення текстових документів в Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . 35 3.1.1. Створення нового документа Microsoft Word 2003. . . . . . . . . . . . . 35 3.1.2. Створення нового документа Microsoft Word 2007. . . . . . . . . . . . . 36 3.1.3. Створення нового документа на основі шаблон . . . . . . . . . . . . . . . 36

4
3.2.
Набір тексту. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 3.2.1. Виправлення помилок . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 3.2.2. Скасування останньої дії . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3.3.
Редагування документів. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 3.3.1. Управління курсором. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 3.3.2. Виділення тексту. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 3.3.3. Видалення тексту та його фрагментів. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 3.3.4. Копіювання і переміщення тексту. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 3.3.5. Пошук і заміна. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 3.3.6. Одне вікно Word – два документи. Одночасна робота з кількома документами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.3.7. Робота з буфером обміну Office при редагуванні документа. . . . . 48 3.3.8. Перевірка правопису. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
3.4.
Збереження текстового документа . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.4.1. Збереження документа Microsoft Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.4.2. Збереження документа Microsoft Word 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3.5.
Спільна робота над документами. Рецензування. . . . . . . . . . . . . . . 56 3.5.1. Вставка і використання приміток . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 3.5.2. Облік виправлень . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
3.6.
Відкриття документа в Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
3.7.
Закриття документа, завершення роботи Word . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Питання для самоконтролю. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
4.
ФОРМАТУВАННЯ
ТЕКСТУ
З
ВИКОРИСТАННЯМ
СТИЛІВ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4.1.
Форматування тексту . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 4.1.1. Параметри сторінки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 4.1.2. Робота із шрифтами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 4.1.3. Абзаци . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 4.1.4. Списки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 4.1.5. Автоматична нумерація сторінок у документі. . . . . . . . . . . . . . . . . 83 4.1.6. Колонтитули . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
4.2.
Робота зі стилями. Автоматичне форматування документів. . . . . 86 4.2.1. Особливості використання стилів у Microsoft Word 2003 . . . . . . . 87 4.2.2. Особливості використання стилів у Microsoft Word 2007. . . . . . . . 87
4.3.
Форматування документів для роздруку . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 4.3.1. Загальні положення . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 4.3.2. Встановлення параметрів сторінки для роздруку в Microsoft
Word 2003. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 4.3.3. Особливості роздруку в Microsoft Word 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Питання для самоконтролю. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
5.
РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ В MICROSOFT WORD . . . . . . . . . . 93
5.1.
Можливості Microsoft Word по роботі з таблицями . . . . . . . . . . . . 94

5
5.2.
Засоби для створення таблиць . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.3.
Введення даних у таблицю. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
5.4..
Редагування та оформлення таблиць . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 5.4.1. Редагування таблиць. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 5.4.2. Оформлення таблиці. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
5.5.
Обробка табличних даних в Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . .
101 5.5.1. Сортування даних у таблицях. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 5.5.2. Розрахунки в таблицях Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Питання для самоконтролю . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
6.
ВИКОРИСТАННЯ ГРАФІЧНИХ ОБ'ЄКТІВ В MICROSOFT
WORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
6.1.
Створення рисунків засобами Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . 105 6.1.1. Графічні об‘єкти в Microsoft Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 6.1.2. Особливості роботи з графічними об‘єктами в Microsoft Word
2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
6.2.
Створення та редагування математичних формул. . . . . . . . . . . . . . 112 6.2.1. Використання редактора формул Microsoft Equation . . . . . . . . . . . 112 6.2.2. Створення формул засобами Mіcrosoft Word 2007 . . . . . . . . . . . . . 113

Питання для самоконтролю. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
7.
РОЗРОБКА
КОМПЛЕКСНИХ
ДОКУМЕНТІВ
В
MICROSOFT WORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
117
7.1.
Створення комплексних документів. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 7.1.1. Статичне копіювання (переміщення) даних. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 7.1.2. Впровадження об'єктів . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 7.1.3. Зв‘язування об‘єктів . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 7.1.4. Порівняння методів впровадження і зв'язування. . . . . . . . . . . . . . . 121
7.2
Створення комплексних документів за принципом злиття . . . . . . 122

Питання для самоконтролю. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
ДОДАТКИ
Додаток А. ЗРАЗКИ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ В МВС УКРАЇНИ 128
Додаток Б. СТВОРЕННЯ ШАБЛОНА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Додаток В. ЗАСОБИ ПЕРЕКЛАДУ В WORD 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Додаток Д.ПУБЛІКАЦІЯ В БЛОГАХ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
ПРЕДМЕТНИЙ ПОКАЖЧИК . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

6
ВСТУП
Національна стратегія розвитку інформаційного суспільства в
Україні на 2006-2015 роки, яка прийнята Верховною Радою України у 2006 році, визначає розвиток інформаційного суспільства в державі одним з головних пріоритетів нашої країни.
Робота фахівців будь-якої галузі у значній мірі пов

язана з веденням ділового листування, підготовкою звітів і інших текстових документів різного рівня складності. Така діяльність по створенню документів та організації роботи з ними називається діловодством. Його головною метою
є здійснення умов, що забезпечують пошук, переміщення та збереження документів. Сучасне діловодство базується на використанні комп‘ютерної техніки. Оволодіння навичками роботи з текстовими редакторами і текстовими процесорами у комплексі з іншими програмами пакета
Microsoft Office для персонального комп'ютера є серйозною підмогою для суб‘єктів навчання при підготовці лабораторних робіт, курсових і дипломних проектів, а потім і для фахівців у їхній професійній діяльності.
Додатки Mіcrosoft Offіce призначені для автоматизації діловодства, тобто автоматичної обробки різного роду даних й інформації: текстів, таблиць чисел, ділової графіки, баз даних.
Одним з додатків пакета Microsoft Offіce є текстовий процесор
Microsoft Word. Він має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, широкі можливості та відносно легкий в освоєнні. Текстовий процесор Microsoft
Word підходить як для набору і роздруку тексту, так і для більш складних завдань, наприклад підготовки оригінал-макетів для друку.
Виклад матеріалу посібника орієнтовано на використання Microsoft
Word 2007 і передбачає наявність умінь та навичок роботи в операційній системі Microsoft Windows.
Посібник складається з 7 розділів. Кожен розділ присвячений конкретному завданню обробки текстової інформації. З метою закріплення викладеного матеріалу в кожнім розділі передбачений комплекс практичних завдань. Контрольні питання наприкінці кожного практичного завдання дозволяють більш ефективно опрацювати навчальний матеріал у процесі самостійної роботи. Крім того, у даному посібнику приведений докладний опис виконуваних дій, велика кількість ілюстрацій, пояснень і порад, що адаптує його для самостійного вивчення.
Перший розділ присвячений огляду типів документів та вимог до їх оформлення. Також розглянуті принципи підготовки та обробки текстово- графічних документів на персональних комп‘ютерах і відповідні засоби обробки документів.
Другий розділ присвячений основам настроювання робочого вікна текстового процесора та зручних для користувача налаштувань панелі

7 швидкого доступу.
У третьому та четвертому розділах розглянуті основи роботи з простими текстовими документами. У результаті їхнього освоєння можна навчитися швидко виконувати основні операції з текстом, вводити і редагувати дані, форматувати та надавати документам відповідний вигляд за допомогою правильного оформлення. Також надані основні відомості про інтерфейс текстового процесора версії Microsoft Word 2007 та його налаштування.
У п‘ятому та шостому розділі надані основи роботи з таблицями
(формування, введення даних, редагування, оформлення) та основи створення графічних об‘єктів.
У сьомому розділі розглянуті спеціальні можливості Mіcrosoft Word при роботі з комплексними текстовими документами. У ньому розглянуті способи обміну даними між додатками Mіcrosoft Offіce і створення комплексних документів за принципом злиття.
В додатках наведений матеріал про створення шаблонів і їх застосування при розробці нових документів, засоби перекладу тексту та публікації документу у блогах.
Варто зауважити, що цей навчальний посібник (як і будь-який
інший) не містить і не може містити всі відомості, що необхідні для оволодіння текстовим процесором Microsoft Word 2007. Так, за межами даного посібника залишилася робота із закладками і посиланнями, захист документів, робота в режимах Схема документа і Структура, створення предметних покажчиків, змісту і списку літератури, а також автоматизація роботи з документом за допомогою макросів.

8
1 ТЕКСТОВА ІНФОРМАЦІЯ ТА ЇЇ ОБРОБКА

1.1 Характеристика текстової інформації

На сьогодні найбільш розповсюдженим способом фіксації даних залишається їх подання у вигляді текстів або текстової інформації.
Текстова інформація – це дані, для запису яких характерне використання так званого алфавітного способу.
Алфавіт – це система символів: літер, цифр та спеціальних знаків.
Для запису текстової інформації використовуються:
- літери національних алфавітів (Аа Бб ...Юю Яя Ьь Аа Вв ... Yy Zz);
- цифри (0,1,2,...9);
- розділові та інші граматичні знаки та спеціальні символи (. ,‖ ; : ?
+-- * / ( ) № $ % ^ & тощо).
Із символів алфавіту утворюються різні інформаційні об‘єкти: із цифр – числа; з літер – слова та інші мовні конструкції.
Документ – це певним чином оформлена текстова інформація, подана на папері (лист, наказ, стаття тощо). Сучасний стиль роботи з документами має на увазі два альтернативних підходи – як роботу з документами на папері, так і роботу з електронними документами (за безпаперовою технологією).
Розглянемо три найбільш відомих види тексту: програмний, прозовий, табличний.
Програмний текст – це програми, записані на мові програмування, в тому числі, високого рівня. Такий текст характеризується кількістю використаних символів, рядків в програмі, наявністю вкладених програмних структур (модулів, підпрограм, функцій тощо).
Прозовий текст найбільш розповсюджений – це книги, статті, технічна документація, листи, накази, звіти й їм подібні текстові документи. В загальному вигляді прозовий текст можна представити складеним із сторінок, сторінки – з абзаців та рядків, рядки – з символів.
Кожний з символів у рядку може бути однозначно визначений номером сторінки, номером рядка на цій сторінці та номером позиції, яку займає символ в самому рядку.
Табличний
текст містить перелік відомостей(даних), систематизованих визначеним чином і рознесених по рядках і стовпцях.
Перехрещення рядка і стовпця утворює клітинку.
Табличний текст характеризується кількістю використаних символів, кількістю рядків, стовпців, розміром та форматом клітинок.
Крім розглянутих вище існують й інші види текстів: поетичний, графічний, формульний, шаблонний тощо. В чистому вигляді існують лише програмні тексти. В більшості випадків існують так звані

9 комбіновані текстово-графічні документи (ТГД).
Текстово-графічним називається документ, у якому, окрім текстів, можуть бути присутні й графічні зображення – таблиці, схеми, рисунки тощо.

1.2 Загальні правила оформлення текстової інформації в
документах на ПК

Основні принципи практичної роботи з підготовки та обробки документів у різних галузях (цивільне та військове діловодство) залежать від використовуваних засобів та їх можливостей. Базовий принцип тут полягає в тому, що чим більше можливостей має засіб, тим суворіше треба підходити до вибору тих функцій, якими можна користуватися в кожному конкретному випадку.

1.2.1 Типи документів

За типами розрізняють традиційні (паперові або друковані документи) та електронні, які зберігаються в комп‘ютері у вигляді файлів.
Окремий тип електронних документів являють собою Web-документи
(або Web-сторінки), які функціонують в мережі Internet.
Друковані документи створюються і роздруковуються на одному робочому місці або в одній робочій групі. Подальший рух документа відбувається тільки в паперовій формі. Склад припустимих засобів оформлення в даному випадку визначається тільки технічними можливостями друкуючого пристрою.
Електронні документи у форматі текстового процесора, наприклад,
Mіcrosoft Word, передаються у вигляді файлів. Електронний документ, як правило, не є кінцевим. У більшості випадків замовник може його доопрацьовувати, редагувати, форматувати, роздруковувати або використовувати його компоненти для підготовки своїх документів (книг, журналів, збірників статей тощо). Набір дозволених засобів у даному випадку, як правило, мінімальний і визначається замовником.
Стосовно Web-документів передбачається, що в цій якості вони залишаться назавжди, і їхнє перетворення в друковані документи не планується. У Web-документах велику роль відіграє управління кольором.
Для цієї категорії документів існує найбільш широкий вибір засобів форматування й оформлення.
Комп‘ютерна обробка ТГД передбачає їх розділ на прості і комплексні.
Прості документи являють собою форматований текст, тобто текстові документи.

10
Комплексні документи, окрім тексту, включають об‘єкти іншої природи – рисунки, формули, таблиці, об‘єкти мультимедіа та інше.
Таким чином, коли наперед не визначено характеристики і умови використання документа, що розробляється, необхідно дотримуватися наступних правил:
- обмежити використовувані набори шрифтів тільки тими, що входять до складу операційної системи (не більш двох наборів: один – для основного тексту, інший – для заголовків і допоміжного тексту);
- мінімізувати використання засобів форматування абзаців: відмовитися від вирівнювання по ширині і від переносу слів, обмежити кількість використовуваних шрифтових накреслень (не більш двох: основного і додаткового);
- відключити всі автоматичні засоби форматування: розміщення колонтитулів, нумерацію сторінок, маркірування і нумерацію списків тощо;
- не використовувати вбудовані засоби текстового процесора для створення вбудованих об'єктів (художні заголовки, векторні малюнки, рамки тощо);
- створювати об‘єкти спеціальними програмами, зберігати в окремих файлах, вставляти в текст документа методом зв‘язування і додавати до файлу документа;
- виключити використання прийомів взаємодії вбудованих об‘єктів з текстом;
- зберігати готові документи в найпростіших форматах, що несуть мінімум інформації про форматування (формати .txt або .doc).
У кожному випадку відступу від цих правил, наприклад, при необхідності використовувати формули, таблиці й спеціальні символи, необхідно погоджувати дії з замовником документа.
1.2.2 Загальні правила створення та оформлення документів
Правила створення та оформлення документів повинні відповідати вимогам державних стандартів та відомчих нормативних документів.
Найбільш важливі питання здійснення діловодства в установах будь-якої підпорядкованості визначені положеннями Єдиної Державної Системи
Діловодства (ЄДСД), яка являє собою систему документаційного забезпечення управлінської діяльності, що визначає порядок оформлення документів та організацію роботи з ними. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. На решту документів (плануючі, кадрові, звітні, статистичні тощо) основні положення ЄДСД розповсюджуються в частині, що стосується загальних принципів роботи з документами та підготовки їх до передавання в архіви.

11
Положення ЄДСД, правила їх використання в умовах діяльності різноманітних установ надаються відповідними відомствами в інструкціях з діловодства.
У Внутрішніх військах МВС України керуються Наказом МВС №55.
Цей наказ визначає вимоги до оформлення документів, створення умов для
їх автоматизованої обробки та обліку в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладах та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України. У додатку А наведені приклади оформлення деяких документів відповідно до вимог наказу №55 (рис. А.1-А.4).
Науково-технічні звіти (реферати, пояснювальні записки курсових та дипломних проектів і робіт тощо) оформлюються за вимогами, які встановлені державним стандартом України ДСТУ 3008-95.
Для рукописів, що готуються до видання (підручники, навчальні посібники тощо), головним є ДСТУ 3017-95.
Крім того, при розробці відповідних документів треба додержуватися міждержавних стандартів типу стандартів Єдиної Системи
Конструкторської Документації для креслень.
1.2.3 Етапи створення текстово-графічного документу на
персональному комп'ютері
Створення текстово-графічного документа з використанням засобів обчислювальної техніки (ЗОТ) передбачає виконання такої послідовності дій.
1. Підготувати робоче місце:
- підготувати ПК до роботи (всі необхідні для роботи ЗОТ);
- підготувати програмне забезпечення до використання
(завантажити програму).
2. Виконати сервісні операції (в залежності від роботи з текстом):
- налагодити робоче вікно програми;
- встановити формат документу;
- підготувати архівні носії інформації;
- завантажити документ або кілька документів для компонування.
3. Виконати основну роботу по розробці ТГД.
4. Завершити роботу з програмою.
5. Завершити роботу з ЗОТ.
Найбільш складним та об’ємним є третя група цього комплексу дій.
Розробка ТГД за допомогою ПК складається з послідовного виконання низки етапів:
- набір тексту (побудова графічного зображення);

12
- форматування;
- редагування тексту (графічного зображення);
- роздрук ТГД;
- ведення архіву ТГД.
Набір тексту виконується з клавіатури, а побудова графічного зображення (таблиці, блок-схеми, рисунка) виконується засобами текстових процесорів або окремих графічних редакторів.
Форматування


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал