Міжнародне листування навчальний посібник



Pdf просмотр
Сторінка1/7
Дата конвертації11.05.2017
Розмір1.52 Mb.
ТипНавчальний посібник
  1   2   3   4   5   6   7

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ,
МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ
Національний аерокосмічний університет ім.
М.
Є.
Жуковського
«Харківський авіаційний інститут»
О.
В.
Коновченко
МІЖНАРОДНЕ ЛИСТУВАННЯ

Навчальний посібник
Харків –
2012

УДК
651.4/9:327(075.8)
Рекомендовано до друку вченою радою

гуманітарного факультету Національного аерокосмічного

університету ім.

М.

Є.

Жуковського «ХАІ»

(протокол №
4
від 19.11.2012)

Коновченко

О.

В.
Міжнародне листування
: навч. посіб. /
О.
В.
Коновченко. –
Х.
: Нац. аерокосм. ун
- т ім.
М.
Є.
Жуковського
«ХАІ», 2012. –
98 с.
У посібнику висвітлено основні питання оформлення й обігу міжнародної кореспонденції. Розглянуто структуру міжнародного ділового листа, вимоги міжнародних та національних стандартів до його оформлення, специфіку оформлення англо
-
, німецько
- та франкомовної ділової кореспонденції. Проаналізовано особливості складання й обігу міжнародних комерційних листів як специфічного різновиду ділової кореспонденції. Приділено увагу особливостям оформлення дипломатичної кореспонденції.
Посібник призначений для студентів денної і заочної форм навчання напряму підготовки «Документознавство та інформаційна діяльність».
Бібліогр.: 4 8 назв
Рецензенти:

канд.
філос.
наук Мельник

Е.

А. (Харківський національний університет будівництва та архітектури);
канд.
наук із соц.
комунікацій Шелестова

А.

М.
(Харківська державна академія культури)
© Коновченко
О.
В., 2012
© Національний аерокосмічний університет
ім.
М.
Є.
Жуковського «ХАІ», 20 12

3
ЗМІСТ

ВСТУП

…………………………………………………………………………. 4

1.
МІЖНАРОДНА БІЗНЕС
-
КОРЕСПОНДЕНЦІЯ: СТРУКТУРА

Й

ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ………………………………………. 5

1.1.
Поняття про міжнародну бізнес
- кореспонденцію
Класифікація міжнародних ділових листів ……………………………… 5 1.2.
Міжнародні та національні стандарти на оформлення міжнародної кореспонденції
………………………………………………. 6 1.3.
Структура міжнародного ділового листа ……………….…………. 10 1.4.
Особливості
оформлення англомовної кореспонденції ………... 12 1.5.
Специфіка оформлення німецькомовної кореспонденції ………. 26 1.6.
Особливості
оформлення франкомовної кореспонденції ……… 32 1.7.
Загальноприйняті
правила оформлення міжнародних ділових листів та конвертів ……………….………………....................... 39 1.8.
Специфіка оформлення факсових та електронних міжнародних повідомлень ……………….……………….……………….. 43
2.
МІЖНАРОДНЕ КОМЕРЦІЙНЕ ЛИСТУВАННЯ ……………………… 49

2.1.
Загальне поняття про комерційну кореспонденцію …………..…. 49 2.2.
Лист
- запит і відповідь на нього ……………….……………….……. 50 2.3.
Лист
- пропозиція
(оферта)
і
відповідь на нього …………………… 51 2.4.
Лист
- замовлення. Підтвердження й анулювання замовлення ………………………………………………………………..…
54 2.5.
Лист
- претензія
(рекламація)
і відповідь на нього.
Позовна заява ………………………………………………………………. 55
3.
ДИПЛОМАТИЧНЕ ЛИСТУВАННЯ ……………………………………. 62

3.1.
Поняття дипломатії. Різновиди дипломатичних документів .............................................................................................. 62 3.2.
Загальне поняття про дипломатичне листування.
Дипломатична пошта ………………………………………………………. 65 3.3.
Різновиди дипломатичних листів та їх загальна характеристика ……………………………………………………………… 66 3.4.
Оформлення дипломатичної кореспонденції.
Протокол дипломатичного листування ..………….….………….….….. 72 3.5.
Вибір мови для дипломатичної кореспонденції ………………….. 76
ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ …………………………………..… 78

СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ ………………………….. 79

ДОДАТКИ ……………………………………………………………………. 83


4
ВСТУП

Діловий лист –
один із найважливіших засобів міжнародного спілкування в сучасному світі.
Протягом тривалої
історії сформувалися певні правила складання міжнародної бізнес
- кореспонденції, недотримання яких може не лише вплинути на імідж фірми, але й завадити укласти вигідний контракт. Важливу роль відіграє листування і в дипломатії. Тому в умовах активізації міжнародних відносин перед сучасним документознавцем постає завдання знати особливості підготовки, оформлення й обігу міжнародної кореспонденції.
Пропонований навчальний посібник має на меті ознайомити студентів з основними питаннями міжнародного документообігу, що пов’язані з процедурою складання та оформлення міжнародних листів

ділових та дипломатичних
У першому розділі докладно розглянуто такі питання, як класифікація міжнародної кореспонденції, різновиди ділових листів, вимоги міжнародних та національних стандартів на їх оформлення, структура й особливості оформлення анло
-
, німецько
- та франкомовної ділової кореспонденції, специфіка оформлення факсових та електронних міжнародних повідомлень.
Другий розділ присвячено розгляду особливостей складання й
обігу основних видів комерційних листів як специфічного різновиду ділової кореспонденції: запитів, пропозицій, замовлень та претензій.
У третьому розділі висвітлено основні питання, що стосуються оформлення й обігу дипломатичної кореспонденції, зокрема такі, як різновиди дипломатичних листів, протокольні вимоги до їх оформлення, вибір мови для дипломатичної кореспонденції, структура й специфіка оформлення основних видів дипломатичних листів.
Додатки, у яких проілюстровано особливості оформлення основних видів міжнародних листів, полегшать сприймання теоретичного матеріалу.
Список рекомендованої літератури та питання для самоконтролю сприятимуть кращому засвоєнню теоретичного матеріалу.
Посібник розрахований на студентів
- документознавців, які вивчають міжнародний документообіг. Крім того, він може стати в
нагоді для фахівців, які займаються складанням та оформленням міжнародної кореспонденції.

5
1.
МІЖНАРОДНА БІЗНЕС
-
КОРЕСПОНДЕНЦІЯ:

СТРУКТУРА Й ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ

Основою міжнародного спілкування є обмін інформацією між представниками різних країн. Засобами такого обміну є поштові повідомлення, телефон, телефакс та електронна пошта. Їх використання дає змогу налагодити офіційні (службові, ділові, партнерські) відносини між офіційними особами й діловими людьми різних країн, а також приватні стосунки між окремими людьми.
Найпоширенішим засобом обміну інформацією в міжнародній сфері є лист.
Міжнародне листування охоплює дві групи кореспонденції:
-
особисту (приватну)

листи, якими обмінюються родичі та знайомі; така кореспонденція має приватний характер;
-
офіційну

листи, якими обмінюються офіційні особи в ході виконання своїх службових обов’язків чи вирішення ділових та інших питань; така кореспонденція має офіційний характер.
Офіційне листування, у свою чергу, охоплює дві основні групи міжнародної кореспонденції
:
-
дипломатичне

офіційне та напівофіційне листування між найвищими державними особами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, приватні листи напівофіційного характеру, пам’ятні записки тощо);
-
ділове

офіційне та напівофіційне листування між діловими партнерами, його широко практикують в організації та підтриманні ділових контактів між фірмами, організаціями, підприємствами, установами різних країн.
1.1.
Поняття про міжнародну

бізнес
-
кореспонденцію
.
Класифікація

міжнародних ділових листів
Ділове листування займає значне місце в практиці міжнародного спілкування. Воно може стосуватися відносин між підприємствами,
організаціями
, громадськими, профспілковими та культовими установами різних країн. Ділове листування висвітлює як загальні питання міжнародних взаємовідносин, так і суто комерційні.
Зокрема міжнародна кореспонденція може бути присвячена таким питанням:
- співробітництво з іноземними фірмами;
- участь у торговій і комерційній діяльності;
- підготовка та реалізація контракту
;

6
- відрядження спеціалістів;
- підготовка іноземних і національних кадрів;
- рекламації та врегулювання претензій тощо.
За тематичною ознакою
міжнародні ділові листи поділяють на комерційні та звичайні ділові.
Комерційні листи

документи, які складають під час укладання й виконання комерційної угоди від імені юридичної особи та які мають правову (юридичну) силу.
До комерційної кореспонденції традиційно зараховують листування з питань матеріально
- технічного постачання та збуту. Такі листи безпосередньо стосуються комерційної діяльності.
(Докладніше про комерційну кореспонденцію див. розділ 2.)
Ділові листи
(листування із загальних питань)

листи, що стосуються економічної, правової,
фінансової та інших форм діяльності підприємства. Вони вирішують організаційні
питання, питання економічних відносин і правових проблем.
Серед ділових листів розрізняють:
а)

офіційні ділові листи

відбивають ділові відносини, що стосуються комерційних справ. До них належать: лист
- повідомлення,
інформаційний лист,
лист
- підтвердження, лист
- нагадування, лист
- попередження, гарантійний лист, супровідний лист,
рекомендаційний лист та
ін.
;
б)

приватні ділові листи


слугують для підтримання та зміцнення ділових відносин
із партнерами, відбивають скоріше особисті взаємини між фірмами, підприємствами, які виникли на основі комерційного співробітництва. До них належать
: лист
- прохання, лист
- привітання, лист
- запрошення, лист
- вибачення, лист
- подяка, лист
- співчуття,
лист з нагоди представлення (у разі заочного знайомства), лист з нагоди від’їзду,
лист
- відмова та
ін
За способом передавання інформації
міжнародні ділові листи поділяють на:
-
поштові (конвертові)

звичайні паперові, надіслані поштою
(поштові відправлення);
-
факсові

надіслані факсом (факсові повідомлення);
-
електронні

надіслані в електронному вигляді на електронну пошту (електронні повідомлення, або e-mail повідомлення
).
1.2.
Міжнародні та національні стандарти

на оформлення

міжнародної кореспонденції
У міжнародному листуванні слід дотримуватися єдиних правил оформляння й обробляння ділової документації. Ці правила

7 розробляють національні служби стандартизації в межах
Міжнародної організації зі стандартизації
(ISO

International
Organization for Sta ndardization). На сьогодні в цій організації представлено національні органи 130
держав. Міжнародні стандарти
ISO не мають статусу обов’язкових. Будь
- яка країна світу має право застосовувати їх або не застосовувати.
Крім стандартів ISO, оформлення міжнародної документації регулюють й інші міжнародні нормативні документи, зокрема
міжнародні договори, інструкції та рекомендації міжнародних
організації
(наприклад, Усесвітнього поштового союзу).
Термінологію у сфері документації на міжнародному рівні регламентують стандарти ISO серії «Документація й інформація»
(ISO 5127

1:1983, ISO 5127

2:1983, ISO 5127
–3:1988 та
ін.).
Стандарти ISO визначають загальні правила підготовки й
оформлення документів, зокрема встановлюють:
1) формати паперу для виготовлення документів (ISO
216: 1975
«Папір письмовий і деякі види друкарської продукції. Споживчі форми рядів А і В» та ISO
353:
1975 «Ділова документація і деякі види бланків. Спосіб відображення розмірів»);
2) міжрядкові
інтервали
і крок листа
(ISO
4882: 1979
«Канцелярські
машини й обладнання для обробляння даних. Відстань між рядками і знаками»);
3) формуляр
- зразок і конструкційну сітку для створення бланків та основні вимоги до бланків документів (ISO
3535:
1977 «Формуляр
- зразок і конструкційна сітка», ISO
8439:
1990 «Розроблення бланків.
Основні положення»).
Бланки торгової (комерційної) документації виготовляють відповідно до ISO
6422:
1985 «Типові бланки для торгової документації».
Вимоги до оформлення комерційного листування викладено в
частині
2 «Конвенції ООН про договори міжнародної купівлі
- продажу товарів» (прийнята 11
квітня 1980
року на VI
спеціалізованій сесії
Генеральної Асамблеї ООН).
Оформлення окремих реквізитів міжнародного ділового листа регулюють такі стандарти й міжнародні нормативні документи:
1) оформлення адреси –
ISO 11180:
1993 «Адресування поштове» і рекомендації та Докладна інструкція Всесвітнього поштового союзу;
2) оформлення дати листа –
ISO 8601:
1898 «Подання дат
і
часу».
Завдяки зусиллям міжнародних організацій більшість елементів ділових листів стандартизовані й уніфіковані.
Це сприяє
інформативності ділової документації, полегшує її сприймання та

8 оцінювання спеціалістами. Однак залишаються деякі розбіжності в
оформленні ділових листів у нашій країні та в інших країнах світу.
Насамперед це стосується оформлення бланка листа, складу його обов’язкових реквізитів, їх розміщення та правил оформлення.
Згідно зі стандартом
ISO 11180:
1993 «Адресування поштове»,
адресу рекомендують розміщувати на площі завдовжки 72
умовні друковані знаки (76,2
мм) і
заввишки 9
міжрядкових інтервалів
(25,4 мм). Кількість знаків у рядку поштової адреси не має перевищувати 30. Якщо знаків у рядку більше, можна використати менший крок листа. Рядки адреси друкують від одного положення табулятора. Кількість рядків у поштовій адресі не має перевищувати шести
Стандарт подає лише рекомендації щодо послідовності розміщення елементів адреси, тому адресу в листі оформлюють, керуючись правилами та звичаями країни призначення.
Стандарт
ISO 8601: 1898
«Подання дат і часу» рекомендує
лише цифрове позначення дати
в такій послідовності: рік, місяць, день, наприклад:
2001.05.02, або
2001-05-02, або
20010502
. Однак таке позначення дати, наприклад
02.05.2001
, у різних країнах може викликати суперечки в її тлумаченні. Зокрема в США цей запис зрозуміють як
5
лютого 2001

року, а у Великій Британії –
як
2
травня
2001
року. Тому дату в міжнародних ділових листах рекомендують позначати лише словесно
- цифровим способом, як це прийнято в
англомовних країнах.
Відповідно до світової практики, ділові листи обов’язково оформлюють на бланках. Відповідно до стандартів міжнародного
(ISO 216:
1975 «Папір письмовий і деякі види друкарської продукції.
Споживчі форми рядів
А і
В») та вітчизняного (ДСТУ ГОСТ
9327

60
«Папір і вироби з паперу. Споживчі формати»)
,
бланки міжнародних
листів оформлюють на білому папері або папері світлих тонів формату А4 (210
x 297 мм) та А5 (148
x 210 мм), причому формат А4 визнано як основний.
У міжнародному стандарті (додаток
А ISO
3535:1977) та вітчизняному (ДСТУ
4163:
2003 «Уніфікована система організаційно
- розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів») по
- різному встановлено розміри берегів і текстової області
документів.

Міжнародний стандарт обумовлює такі розміри: лівий берег –
20
±
1,0 мм; верхній –
10
±
1,0 мм;
текстова область для формату А4 –
183 х
280 мм, для формату А5 –
183 х
131 мм. На підставі заданих параметрів правий та нижній береги документа формату А4 і А5 мають дорівнювати ±7
мм.
Згідно з українським стандартом,
документи повинні мати такі береги: лівий

30 мм, правий –
10 мм, верхній та нижній –
20 мм.
Будуючи бланки міжнародних ділових листів, початковий

9
інтервал між рядками рекомендують робити таким, що дорівнює
4,233 мм, початковий горизонтальний крок листа –
2,54 мм. По вертикалі текстова область поділяється на графи, по горизонталі –
на колонки. Текстова область документа формату А4 має 72
початкові горизонтальні кроки (72 х 2,54
мм = 183
мм), поділених на 8
граф по
9 кроків кожна.
Згідно зі стандартами ISO, текстова область поділяється на три поля: поле відомостей про відправника документа (Issuer Field), поле посилань (Reference Field) і поле адреси (Address Field), які на бланку листа розміщують так:
Поле відомостей про відправника
Поле посилань
Поле адреси

На полі адреси
стандарти ISO передбачають можливість зазначення одного або двох адресатів, вітчизняний стандарт
(
ДСТУ
4163: 2003
) дозволяє розміщувати від одного до чотирьох адресатів. У міжнародних листах адресу на бланку розміщують відповідно до ISO
11180:1993.
Поле посилань
призначене для назви документа, коду документа, дати тощо.
На полі відомостей про відправника
вказують його найменування, за потреби –
підрозділ або особу, яка має стосунок до документа. Додаткові відомості про відправника (поштова адреса, номер телефону, факсу, телеграфна адреса тощо), які не можна розмістити на цьому полі, наводять у нижній частині бланка.
Відповідно до вітчизняного стандарту, ці відомості наводять лише у
верхній частині бланка.
Що стосується мови міжнародної кореспонденції, то згідно із вітчизняним законодавством (ДСТУ
4163: 2003) бланки документів, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською мовою або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Відповідно організації, що ведуть листування з
постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч –
постійна інформація українською, праворуч –
постійна інформація іноземною, переважно англійською, мовами. Бланки, у яких використано іноземну мову, стандарт застосовувати в межах
України не рекомендує.
У міжнародній практиці бланки листів прийнято оформлювати однією мовою –
мовою країни адресанта або англійською, оскільки основною мовою міжнародного ділового спілкування є
англійська.
Самі ділові листи складають або мовою країни адресата, або

10 англійською мовою.
Відрізняються українські та міжнародні листи і складом
реквізитів та особливостями їх оформлення (див. п.
1.3).
1.3.
Структура

міжнародного ділового листа

Вітчизняне законодавство
(
ДСТУ
4163: 2003) визначає такий склад реквізитів ділового листа залежно від установчих документів організації:
1) зображення Державного герба України, герба Автономної
Республіки Крим –
на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків із назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів –
у центрі верхнього берега;
2) зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) –
розміщують з лівого боку від назви організації. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення
Державного герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба;
3) зображення нагород –
відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка;
4) код організації –
після реквізиту довідкові дані про організацію;
5) назва організації вищого рівня –
зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення –
повністю;
6) назва організації –
на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на лівому верхньому березі бланка, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів –
у центрі верхнього берега;
7) назва філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації –
зазначають тоді, коли вони –
автори документа, і розміщують нижче від назви організації;
8) довідкові дані про організацію (поштова та електронна адреси, номера телефонів, факсу) –
розміщують нижче від назви організації або структурного підрозділу;
9) дата документа –
оформлюють цифровим способом.
Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік, наприклад:
15.01.2001.
Дату також дозволено оформлювати в такій послідовності: рік, місяць, число,

11 наприклад:
2001.01.15.
Словесно
- цифровий спосіб оформлювання дати
, наприклад: 29 січня 2001 року, застосовують у нормативно
- правових актах і фінансових документах.
На листах дату ставлять нижче від довідкових даних про організацію поряд із реєстраційним
індексом на спеціально відведеному місці на бланку;
10) реєстраційний індекс документа –
складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. На бланках листів його розміщують ліворуч нижче від довідкових даних про організацію на спеціально відведеному місці;
11) посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, –
містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку;
12) адресат –
розміщують праворуч у стовпчик на спеціально відведеному на бланку місці. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса.
Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв’язку;
13) заголовок до тексту

розміщують ліворуч;
14) текст –
розміщують на всю ширину сторінки від межі лівого до межі правого берега;
15) позначка про наявність додатків –
розміщують під текстом документа;
16) підпис –
складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої –
на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(
-
ів) і прізвища. Реквізит розміщують під текстом документа або під позначкою про наявність додатків. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб;
17) відбиток печатки. Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно
- правових актів;
18) прізвище або прізвище, ім’я та по батькові виконавця і номер його службового телефону –
зазначають на лицьовому боці в
нижньому лівому куті останнього аркуша документа
Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту
«Довідкові дані про організацію».

12
Практика міжнародного листування виробила свій склад реквізитів ділового листа. Відповідно в стандартах ISO їх визначено дванадцять:
1) відомості про відправника
;
2) вказівка на посилання;
3) місце і дата відправлення листа
;
4) адресат;
5) вказівка на конкретну особу «До уваги»
;
6) вступне звертання;
7) посилання на загальний зміст (тему) листа;
8) основний текст листа;
9) заключна формула ввічливості;
10) підпис;
11) позначка про наявність додатків;
12) позначка про надсилання копій на інші адреси
Відбиток печатки на міжнародному діловому листі не проставляють.
Практика міжнародного ділового листування, що спирається на встановлені правила та стандарти, більш гнучка порівняно із вітчизняним досвідом документування управлінської діяльності. Це пов’язане насамперед із тим, що в більшості країн світу немає жорсткої централізованої системи управління економікою. Однак це не завжди означає спрощення процесів використання та опрацювання управлінських документів, а іноді навіть стає перешкодою для оперативного отримання достовірної інформації. Про це свідчить наявність різних підходів до розміщення реквізитів на бланку листа.
До того ж дотримання встановлених правил в оформленні управлінських документів має суб’єктивний характер. Якщо фірма вважає за доцільне суворо дотримуватися основних вимог міжнародних стандартів, то зовнішній вигляд її ділової документації може відповідати визначеним нормам. Однак якщо керівництво фірми не приділяє серйозної уваги питанням оформлення ділових паперів, то надіслані фірмою документи можуть не мати чіткості, а іноді й бути недостатніми за інформаційним вмістом.


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал