Методичні рекомендації з дисципліни




Сторінка7/9
Дата конвертації25.12.2016
Розмір5.01 Kb.
ТипМетодичні рекомендації
1   2   3   4   5   6   7   8   9
Тема 6. Мова ділових документів. Службові документи і діловодство.
Розпорядчі документи (підготовка, прийняття, погодження тощо)
1.
Документ, класифікація ділових (службових )документів в органі державного управління та місцевого самоврядування.
2.
Вимоги до оформлення документів.
3.
Мова ділових документів, їх погодження та засвідчення.
4.
Діловодство та складові елементи системи діловодства в організації.
5.
Документування в органах державної влади.
6.
Основні функції служби діловодства.
7.
Приймання, розгляд i реєстрація документів. Реквізити реєстрації.
Обробка та відправлення вихідної кореспонденції. Контроль за виконанням документів.
Термін “документ” походить від латинського слова , що означає доказ, посвідчення, взірець.
Документи – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою,а документалістика – наука про документальну інформацію.
Документ – джерело інформації, що посвідчує певний юридичний факт, особу, право на що-небудь; засіб доказу достовірності чого–небудь. В управлінській діяльності використовується широка номенклатура службових документів.
В органах державного управління і органах місцевого самоврядування найчастіше створюються і обертаються документи із загальних питань і рідше – спеціальні документи.
Основні вимоги до підготовки документів, що використовуються в організації управління: своєчасність розробки; лаконічність викладення;
достовірність інформації; наочність для сприйняття.
Загальні вимоги до організації документообігу: кожне переміщення документа повинно бути цілезабезпеченим; повторне переміщення документів виключається або зводиться до мінімуму; розробка і проходження документів має бути оперативним, регульованим і здійснюватися з допомогою найбільш ефективних засобів і прийомів; повинно бути забезпечено виконання вимог діловодства.
Правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це
свідчення культури виконавця. Документи класифікують таким чином (табл. 1)






78
Таблиця 1.
Критерії класифікації документів
№ п/п
Ознаки класифікації
Групи документів
1.
За найменуванням
Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.
2.
За походженням
Службові (офіційні) й особисті
3.
За місцем виникнення
Внутрішні, зовнішні
4.
За призначенням
Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі
5.
За напрямом
Вхідні, вихідні
6.
За формою
Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)
7.
За терміном виконання
Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
8.
За ступенем гласності
Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні
9.
За стадіями створення
Оригінали, копії. Різновидами копії є витяг, дублікат
10.
За складністю (кількістю відображених питань)
Прості, складні. Прості – відображають одне питання, складні – декілька
11.
За терміном зберігання
Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання
12.
За технікою відтворення
Рукописні, відтворені механічним способом
13.
За носієм інформації
На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті
До нормативно-правових документів належать : закони, укази, постанови, господарські нормативні акти міністерств і відомств.
Організаційно-розпорядчі документи – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління.
Їх умовно поділяють на такі групи:

організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні записки, службові листи, відгуки, плани роботи, , телеграми, звіти, доповіді тощо);

з кадрових питань (заяви, накази щодо особового складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).
Група розпорядчих документів охоплює: накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення.
Організаційні документи – це положення, статті, інструкції, правила.
Документи колегіальних органів – це: протоколи, рішення, ухвали, повідомлення.
До групи довідково-інформаційних документів належать: доповіді, довідки, висновки , звіти, записки (службові, доповідні, пояснювальні), відгуки, анкети, подання, огляди, службові листи, телефонограми, телеграми тощо.


79
Документація з господарської діяльності включає: договори, протоколи розбіжностей, комерційні акти, претензійні листи ,позовні заяви.
Документи щодо особового складу: автобіографія, резюме – коротко викладені особисті відомості, освітньо-професійні документи, заява, пропозиція, скарга, характеристика, трудова книжка, особовий листок обліку кадрів.
Обліково – фінансова документація охоплює: документи з відкриття рахунків у банках, звіти, акти, доручення і довіреності, відомості й накладні, розписки тощо.
Кадрова документація – трудова книжка, особова справа, облікова картка, штатний розпис, заяви працівників, накази тощо.
Перелік вимог до змісту та оформлення службових документів. Тут розглядаються лише найзагальніші вимоги, які повинен знати кожен службовець.
Вимоги до оформлення документів:

кожен документ державної служби має бути юридично правильно оформленим згідно зі стандартними реквізитами;

інформація, що міститься в документі, повинна базуватись на фактах, містити конкретні вказівки, пропозиції тощо;

документ має бути максимально стислим, але не за рахунок скорочення корисної інформації; без повторень та вживання слів, які не несуть змістовного навантаження;

документ має бути бездоганно відредагованим, зрозумілим кожному, хто його читає; на паперових носіях повинні складатися на аркушах стандартних форматів (АЗ; А4; А5);

з документів, які направляються іншим організаціям, обов’язково треба робити і зберігати копії.
Текст документа. Розрізняють документи з низьким та з високим рівнем стандартизації тексту. До перших належать листи, протоколи, звіти, доручення положення, статути тощо. Другу групу документів складають особові листки, трудові книжки, договори, контракти та подібні, що оформляються на заздалегідь заготовлених бланках, на яких друкарським способом наноситься постійна інформація.
Текст документа має бути вірогідним, точним, повним, переконливим і стислим. Вірогідність забезпечується тим, що викладені в документі факти віддзеркалюють дійсний стан речей. Точним вважається документ, коли в ньому відсутнє подвійне тлумачення слів та виразів. Повним є такий текст документа, зміст якого подає вичерпні характеристики всіх обставин справи.
Переконливим вважають той текст, який веде до прийняття адресатом пропозицій або до виконання побажання чи прохання, що містяться в документі. Переконливо написаний діловий лист може прискорити прийняття адресатом управлінського рішення, запобігти виникненню конфлікту. Стислим
є такий текст документа, у якому відсутні зайві слова, смислові повторення, довгі міркування не по суті справи.


80
Словник ділових документів має відповідати вимогам точності та ясності.
Не слід без особливої потреби вживати урочисті слова та вирази, засмічувати текст іншомовними словами, неологізмами, професійним жаргоном та суржиком. Погодження та засвідчення документа. Проекти деяких документів перед засвідченням підлягають погодженню з причетними або зацікавленими посадовими особами, структурними підрозділами, зовнішніми організаціями.
Внутрішнє погодження оформляється у вигляді візи посадової особи, яка уповноважена це робити при підготовці конкретних документів. Якщо зауважень чи доповнень немає, то віза погодження вписується на першому примірнику документа нижче основного підпису під грифом ПОГОДЖЕНО
(без дужок, лапок та двокрапки). Якщо документ потребує доопрацювання, то віза погодження з конкретними зауваженнями оформляється на окремому аркуші, який додається до проекту документа.
Зовнішнє погодження із зазначенням назви організації, посади, прізвища з
ініціалами та дати. Факт погодження посвідчується печаткою зовнішньої організації, яка погоджує даний документ.
Мета контролю – сприяти своєчасному і правильному виконанню документів та усних доручень керівництва, забезпечити отримання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.
Існують дві групи операцій у процесі контролю:
1.
За виконанням поставлених питань у документі.
2.
За відповідністю форми документа і своєчасним виконанням.
Умова ефективності контролю – його децентралізація. Контролю підлягають найбільш важливі вхідні, вихідні і внутрішні документи.
Обов’язково необхідно отримати інформацію і щодо невиконання будь-якого зареєстрованого документа.
З метою підвищення інтенсивності праці та забезпечення своєчасного і якісного розгляду документів органом виконавчої влади, доцільно передбачати паралельний обіг документів, що надходять, для керівника органу виконавчої влади і конкретним структурним підрозділам. Наприклад, загальний відділ або канцелярія органу виконавчої влади під час реєстрації документа, у разі його адресування вищому керівництву даного органу, копію документа адресує структурному підрозділу за належністю. При цьому необхідно враховувати: спеціалізацію структурних підрозділів органу виконавчої влади; рівень складності документа; встановлені терміни розгляду документа, тощо.
Діловодство – це ведення справ організації; діяльність, пов’язана з регулюванням руху документів та їх зберіганням. Організація діловодства в органах державного управління та органах місцевого самоврядування має велике значення. Вона сприяє оперативності, економічності та надійності функціонування органів державної служби. Висока культура діловодства сприяє підвищенню продуктивності праці, вивільненню працівників від невластивих для них функцій зберігання та пошуку документів.
Система діловодства в організації включає: документування; організацію та функціонування служби діловодства; приймання, розгляд і реєстрацію


81
документів; оброблення та відправлення вихідної інформації; контроль за виконанням документів.
Документування – це процес створення документів, їхнього виготовлення та оформлення. На цьому етапі закладаються елементи культури та економічності діловодства. Компактний, чіткий документ потребує менше роботи з ним на всіх подальших етапах його руху, меншого місця для зберігання.
Організація та функціонування служби діловодства. Служба діловодства утворюється з урахуванням обсягів документообігу. У міністерствах, відомствах, функції служби діловодства покладаються на управління справами; в обласних, міських державних адміністраціях, громадських організаціях – на загальний відділ; в окремих організаціях на канцелярію; у малих підприємствах на секретаря.
У своїй роботі служба діловодства керується чинними законами та іншими нормативними документами. Визначення функцій служби діловодства.
Завдання і функції служби діловодства визначаються керівником організації й закріплюються у положенні про службу діловодства.
До основних функцій служби діловодства належать:

встановлення єдиного порядку роботи з документами;

документаційне забезпечення діяльності організації;

організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

організація виготовлення, копіювання і тиражування документів

приймання, реєстрація, облік, зберігання, оперативний пошук, доставка документів;

підготовка документів для передачі на державне зберігання;

впровадження державних стандартів, уніфікованих систем документації та інших нормативів;

засвідчення документів печаткою;

зберігання печатки і штампів організації.
Приймання, розгляд і реєстрація документів. Вся кореспонденція, що надходить в організацію, приймається службою діловодства. Розкриттю підлягають усі конверти за винятком адресованих конкретним персоналіям з написом особисто та громадським організаціям.
Розглядає кореспонденцію і визначає необхідність реєстрації керівник служби діловодства або інша призначена для цього особа. Реєстрації підлягають усі документи, які потребують обліку, виконання, використання з довідковою метою та зберігання (розпорядчі, планові, звітні, обліково- статистичні, бухгалтерські, фінансові). Кожен документ реєструється і обліковується лише один раз. З державних установах вхідні та створювані документи реєструються на спеціальних картках, пристосованих для обробки на машинах. За невеликого документообігу (500...600 документів на рік) дозволяється журнальна форма реєстрації.
0бов’язковими реквізитами реєстрації є: назва документа; автор
(кореспондент); дата документа; індекс документа; дата надходження


82
документа в організацію; заголовок або стислий зміст документа; резолюція
(виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання.
Після реєстрації документи передаються керівництву організації або безпосереднім виконавцям згідно з розподілом обов’язків. Оброблення та відправлення вихідної кореспонденції. Вихідна кореспонденція реєструється і відправляється централізовано службою діловодства. При цьому перевіряється правильність оформлення документа, наявність адреси кореспондента, наявність підписів та додатків, відповідність числа примірників кількості адресатів. Оригінали наказів, планів, протоколів залишаються в установі, де вони створені, адресатам надсилаються їхні другі примірники.
Контроль за виконанням документів. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів. Суб’єктом контролю може бути служба діловодства, спеціальна контрольна служба або окрема особа. Відповідальність за дотримання строків виконання документів покладається на керівників структурних підрозділів або безпосередніх виконавців.
Тема 7. Розгляд звернень i прийом громадян
1.
Сутність i зміст поняття “звернення громадян” до органів виконавчої влади і місцевого самоврядування.
2.
Типи звернень: пропозиції, скарги, заяви тощо.
3.
Основні елементи організації прийому громадян з особистих питань.
4.
Методика процесу розгляду звернень громадян, оцінка його ефективності.
Порядок i граничні терміни розгляду звернень у відповідності до нормативно- правових вимог.
5.
Основні елементи організації прийому громадян з особистих питань.
Графік прийому i порядок ведення реєстрації відвідувачів. Попередній розгляд письмових звернень громадян. Дотримання керівником графіка прийому відвідувачів. Інші форми взаємодії з громадськістю, методика їх реалізації.
Звертання – це збірна назва письмових пропозицій, заяв і скарг громадян як
індивідуальних, так і колективних, з якими вони мають право звертатися до орга- нів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів. Це право надається Конституцією України, ст. 40. Названі вище посадові й службові особи зобов’язані розглянути звернення і дати в кожному конкретному випадку обґрунтовану відповідь у встановлений законом термін.
Заяви і скарги громадян мають розглядатись у термін до одного місяця з дня надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки – не пізніше 15 днів. Пропозиції громадян мають розглядатися у термін до одного місяця, за винятком тих, що не потребують додаткового вивчення.
Керівник кожної організації (установи державної служби не є винятком) зобов’язаний періодично приймати відвідувачів з особистих питань, які можуть звертатись з заявами, скаргами та пропозиціями. На звернення до керівника мають право як працівники даної організації, так і люди, які тут не працюють. Керівник може встановлювати єдині дні й години прийому або різні для працівників даної організації та інших громадян. Принципового значення це не має.


83
Основні елементи організації прийому громадян з особистих питань:
1.
Встановлення графіка прийому відвідувачів. Кожен керівник самостійно розробляє періодичність прийому відвідувачів. Найчастіше прийом проводиться щотижня. У великих організаціях перший керівник може виділити для прийому відвідувачів з особистих питань один день на місяць. У такому разі його заступники, керівники середнього рівня повинні приймати відвідувачів частіше: раз на тиждень або двічі.
Отже, для прийому відвідувачів визначається конкретний день та години початку і закінчення прийому, наприклад, щопонеділка з 16 до 18 години або кожен другий вівторок місяця з 15 до 18 години. День і час прийому не повинні змінюватися протягом календарного року, а інформація про графік прийому має бути доступною для всіх.
2.
Ведення реєстрації відвідувачів. Реєстрацію доцільно вести з двох причин: по – перше, щоб керівник міг попередньо ознайомитись, скільки людей, з якими проблемами записались до нього на прийом ; по-друге, щоб у приймальні керівника не збирався натовп. Секретар у порядку запису повідомляє відвідувачам орієнтовний час черги кожного з допуском ± 10 хвилин.
3.
Попередній розгляд письмових звернень. Якщо відвідувачі заздалегідь направляють керівникові письмові заяви, скарги та пропозиції, він заінтересований переглянути ці документи до початку прийому, щоб краще підготуватись до зустрічі з заявником, зібрати необхідну інформацію або запросити на прийом посадових осіб, компетентних у вирішені конкретних звернень.
4.
Дотримання графіка прийому відвідувачів. Якщо керівник організації турбується про свій імідж, хоче , щоб його поважали у колективі, щоб йому вірили й довіряли, він повинен беззастережно дотримуватись ним же встановленого графіка прийому відвідувачів.
Звичайно, керівник має право на відпустку, може поїхати у відрядження, він не застрахований від хвороб. Тому на випадок відсутності керівника з поважних причин, у призначений день і час, прийом повинен вести один з його заступників, краще – перший.
5.
Поведінка і дії керівника під час прийому відвідувачів. Керівник повинен починати прийом відвідувачів точно у призначений день і час, У години прийому не варто призначати наради, переговори, зустрічі, телефонні розмови, які не стосуються прийому відвідувачів.
Перед початком бесіди доцільно сказати відвідувачу, скільки хвилин може тривати розмова. Важливо з самого початку бесіди створити невимушену атмосферу, показати відвідувачу, що його уважно слухають, що тут він знайде порозуміння. Під час бесіди треба якомога уважніше зрозуміти проблему, з якою відвідувач прийшов до керівника, якщо є потреба – ставити уточнювальні запитання.
Далеко не завжди керівник спроможний повністю задовольнити відвідувача, вирішити його проблеми. Якщо потрібен додатковий час на з’ясування деяких обставин, можливостей, то слід про це прямо сказати


84
відвідувачу й призначити повторну зустріч. Якщо є сумнів щодо можливості задовольнити прохання відвідувача, то не варто давати обіцянок. Краще призначити повторну зустріч і додатково вивчити ситуацію.
У будь-якому разі відвідувач має вийти від керівника з почуттям, що його вислухали, його проблему зрозуміли, йому прагнуть допомогти.


Практикум
з дисципліни “Організація діяльності державного службовця”
(для слухачів денної та заочної форм навчання)
Управлінська ситуація № 1
З метою забезпечення ефективного використання ресурсів державного органу на принципах економічної та соціальної доцільності, концентрації та координації зусиль доцільним є утворення при Головному управління економіки ОДА відділ управління проектами в такому складі:
Керівник відділу;
Спеціаліст по управлінню проектами соціальної сфери;
Спеціаліст по управлінню проектами державного сектору;
Спеціаліст з “проектного маркетингу”.
Визначте щорічні витрати на утримання персоналу відділу управління проектами.
Запропонуйте перелік основних завдань та сформулюйте основні посадові обов’язки працівників відділу управління проектами.
Зобразіть схематично субординаційні та координаційні зв’язки новоствореного відділу із зовнішнім середовищем.

Управлінська ситуація № 2
Ви – керівник відділу кадрів районної державної адміністрації.
З ініціативи голови РДА проведено соціометричне дослідження з метою вивчення стану соціально-психологічного клімату в колективі.
Середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу за досліджуваний період складає 150 осіб.
В опитуванні взяли участь 92% персоналу адміністрації. Загальна кількість позитивних виборів становить – 215, загальна кількість негативних виборів –
182, байдуже ставлення до членів колективу висловили 28 респондентів.
Розрахуйте показники соціально-психологічного клімату колективу:

рівень згуртованості;

середній соціометричний статус членів колективу;

рівень комфортності:

коефіцієнт симпатій;

коефіцієнт антипатій;

коефіцієнт байдужості.
Підготуйте заходи щодо покращення стану соціально-психологічного клімату в колективі адміністрації, враховуючи, що більш чисельному значенню


85
кожного показника обчисленого в п.1. відповідає вищий рівень соціально- психологічного клімату в колективі.
Управлінська ситуація № 3
Ви – заступник начальника обласної Державної податкової інспекції.
З 01.12.2012р. по 01.12.2013р. на адресу ДПІ надійшло ряд звернень платників податків щодо зовживання владою, неефективної роботи працівників
ДПІ. У зверненнях громадян наводяться факти неодноразового отримання подарунків (вартістю до 50 грн.) окремими працівниками обласної ДПІ від платників податків.
Із 80 отриманих 16 адміністрацією обласної ДПІ розглянуто. Інші – залишено без розгляду без вказаних на те причин.
За досліджуваний період в ДПІ виникло ряд конфліктних ситуацій між платниками податків і працівниками податкової інспекції, спровокованих останніми.
Підготуйте на ім’я начальника обласної ДПІ доповідну записку “Про дотримання Кодексу професійної етики працівника ДПС України” (наказ ДПА від 07.02.12 працівниками обласної ДПІ). У доповідній записці проаналізуйте дотримання положень Кодексу щодо:

морально-етичних принципів професійної діяльності,

використання службового становища,

протидії одержанню винагороди;

громадського контролю за дотриманням кодексу.
Запропонуйте можливий механізм внутрішнього контролю за дотриманням
Кодексу професійної етики працівника ДПС України. Вкажіть можливі міри відповідальності за недотримання норм Кодексу працівниками обласної ДПІ.

Управлінська ситуація № 4
Ви – менеджер групи (староста групи) Національного університету біоресурсів і природокористування України.
ТНЕУ є лідером у підготовці економістів усіх спеціальностей на ринку освітніх послуг України; це сучасний, динамічний, інноваційний вищий навчальний заклад, відкритий для міжнародного співробітництва. Місія ВНЗ – підготовка елітних кадрів нової формації, конкурентоспроможних на світовому ринку праці. Гарантом успіхів університету на освітній та науковій ниві є професорсько-викладацький склад. У ТНЕУ працюють відомі вчені, котрі брали участь у розробці багатьох стратегічно важливих державних документів, законів, рішень.
Визначте і проаналізуйте стан організаційної культури вищого навчального закладу, в якому ви навчаєтесь. Результати подайте у формі аналітичної записки на ім’я декана факультету.
Для аналізу використайте опитувальник, який наведено у таблиці 1.
Проранжуйте відповіді за 5-бальною системою:

1 бал отримує твердження, з яким ви не згодні;


86

5 балів отримує твердження, з яким ви повністю згодні.
Визначте позитивні та негативні сторони сильної організаційної культури.
Обміркуйте питання, чи мають при сильній організаційній культурі всі співробітники бути схожими один на одного.


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал