Методичні рекомендації й зразки ділових паперів Вінниця-2010 '271: 656. Ш. 34(072)




Сторінка1/5
Дата конвертації10.03.2017
Розмір0.57 Mb.
ТипМетодичні рекомендації
  1   2   3   4   5

МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
ВІННИЦЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Кафедра української та іноземних мов
ДІЛОВЕ МОВЛЕННЯ
Методичні рекомендації й зразки ділових паперів
Вінниця-2010

УДК: 81'271:656.Ш.34(072)
Тимкова В. А., Марцінко Т. І. Ділове мовлення. Методичні рекомендації й зразки ділових паперів. – Вінниця: ВВ ВДАУ, 2010. – с. – Укр. мовою.
У посібнику наведено зразки ділових паперів із необхідними реквізитами, перелік термінів, значення яких необхідно запам’ятати, паралельні форми ділового мовлення, практичні завдання для самостійної роботи, що допоможуть студентам закріпити набуті знання.
Розраховано на студентів усіх спеціальностей.
Рецензенти: кандидат філологічних наук, доцент кафедри мовознавства
Вінницького національного технічного університету П’яст Н.Й.; кандидат філологічних наук, доцент кафедри української та іноземних мов
Тимощук Н.М.
Затверджено на засіданні кафедри української та іноземних мов (протокол № 2 від
17 вересня 2009 р.)
Затверджено і рекомендовано до друку навчально-методичною комісією
Вінницького державного аграрного університету
(протокол № __ від __________ 2009 року).

































ЗМІСТ
Вступ

Особливості оформлення тексту
Визначальні риси офіційно-ділового стилю
Документація особового складу
Автобіографія
Резюме
Характеристика
Заява
Наказ
Обліково-фінансові документи
Акт
Доручення
Розписка
Інформаційні документи
Анотація
Рецензія
Відгук
Реферат
Довідка
Службові записки
Звіт
Лист
Лист-прохання
Лист-відношення
Лист-запит
Лист-вітання
Телеграма
Оголошення
Повідомлення про захід
Протокол
Витяг з протоколу
Запрошення
Документи з господарсько-договірної діяльності
Договір. Трудова угода
Заявка
Паралельні форми ділового мовлення
Запам’ятайте значення термінів
Запам’ятайте переклад слів
Зверніть увагу
Як слід писати. Як не можна писати
Практична робота № 1

Практична робота №2
Практична робота № 3

Практична робота № 4
Практична робота № 5
Список рекомендованої літератури
















ВСТУП
У великому й складному механізмі керування виробництвом, державними та громадськими справами діловий папір, документ є надзвичайно важливою ланкою.
Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність.
Документи є візитною карткою, додатковою рекламою, складовою частиною іміджу підприємства, організації, фірми, окремої особи тощо.
Ви, юні громадяни України, вже маєте кілька документів – офіційних посвідчень: свідоцтво про народження, паспорт, читацький та студентський квиток, залікову книжку – все, що підтверджує вашу належність до певного кола осіб, тобто до читачів бібліотеки саме цього навчального закладу, студентства тощо. Наявність документа є доказом того, що ми користуємося тими самими правилами, що й інші, маємо такі самі обов’язки, що й люди, які є власниками аналогічного документа.
Звичне слово документ ми вважаємо рідним, українським. А насправді в його основі лежить латинське слово dосео, що означає „поясняє, викладає справу”.
Латинське слово dоситепtит – це абстрактне поняття, яке означає зразок, взірець.
За походженням виділяють приватні і службові документи; службові
функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб. За
призначенням документи поділяють на такі типи:
-
розпорядчі, де подається інформація про організацію роботи установи, закладу, підприємства;
-
статутні – з коротким викладом змісту статуту організації чи установи;
-
виконавчі, в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи;
- інформаційні, які містять конкретну інформацію, необхідну для діяльності певної організації чи підприємства.
Документи розрізняють ще й за структурними ознаками, вони можуть бути
стандартними й нестандартними, що залежить від багатьох об’єктивних та суб’єктивних факторів.
Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.
Пропоноване видання має на меті допомогти студентам грамотно й оперативно на сучасному рівні складати будь-які документи і відчувати себе впевнено і професійно у сфері діловодства.




















ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ
Текст – це головний елемент документа, який складається з логічних елементів: вступ, доказ, закінчення. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова „сторінка” та розділових знаків.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.
Членування тексту на складові частини, графічне розмежування частин, а також використання заголовків, нумерації та іншого називають рубрикацією.
Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа.
Поділ тексту на абзаци має велике значення. Це допомагає осмислити і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.
Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац із трьох чи п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші – на початку і в кінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів.
Наприклад, у виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для поділу однорідних членів речень чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного-двох речень.
Найзручніші для сприйняття речення складаються з трьох, п’яти, семи і найбільше – з дев’яти слів.
Щодо словосполучень, то слід пам’ятати, що в будь-якому діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми. Це прискорює складання і сприйняття документа.
Послідовність розташування складових частин тексту позначається числовою (а також буквеною) нумерацією. Є дві системи нумерації: традиційна і нова.
Традиційна базується на використанні різноманітних типів позначок – римських і арабських цифр, великих літер, поєднаних з абзацними відступами. Нова використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності. У свою чергу, словесних найменувань можуть набувати рубрики, більші за абзац, – параграф, розділ, частина тощо, нумерація яких теж є доречною.
Більші за абзац рубрики можуть набувати і словесних найменувань (параграф, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються.
Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.
Реквізити – це складові елементи будь-якого документа.
ВИЗНАЧАЛЬНІ РИСИ ОФІЦІЙНО -ДІЛОВОГО СТИЛЮ
1.Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші прояви стандартизації такі:
- широке вживання готових словесних формул: з метою, у зв’язку, відповідно до,
згідно з; їх вживання спрощує і полегшує процес укладання окремих видів документів;
- велика повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат прагнення до спрощення способів вираження думки в однотипних ситуаціях.

3.
Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення і способу обробки. Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх обробку. Підпис є обов’язковим реквізитом будь-якого документа.
4.
Для чіткішої організації тексту запроваджується поділ на параграфи, пункти, підпункти.
5.
Лексика здебільшого нейтральна, вживається у прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику.
6.
У текстах часто зустрічаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості, постійності дії: рішення надсилається,
має місце, виробнича рада розглядає. Вживаються і такі звороти: згідно з
оригіналом, складено і завірено у двох примірниках, вжити заходів, визнати за
можливе, надати слово, оголосити подяку, накласти резолюцію.
7.
Найхарактерніші речення – прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо). Вживаються, звичайно, й складні речення із сурядним і підрядним зв’язком, з відокремленими зворотами, зі вставними і вставленими конструкціями.
Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту.
ДОКУМЕНТАЦІЯ ОСОБОВОГО СКЛАДУ
Автобіографія
Автобіографія – це документ, в якому особа, яка його складає, подає опис свого життя та діяльності. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги при його написанні – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.
Автобіографія подається при оформленні на роботу, при вступі на навчання та в
інших випадках. Пишеться вона від руки, на аркуші паперу, іноді на спеціальному бланку. Форма викладу – від першої особи. Всі відомості прийнято подавати у хронологічному порядку.
В автобіографіях обов’язково зазначаються:
1)
прізвище, ім’я, по батькові;
2)
дата народження;
3)
місце народження (місто, село, селище, район, область, країна);
4)
відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, в яких довелося навчатися);
5)
відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);
6)
відомості про громадську роботу (всі її види);
7)
короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти);
8)
дата написання й підпис автора.
Заголовок (слово Автобіографія) пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання розміщується ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві форми:
- автобіографія-розповідь, яка містить елементи опису й характеристику згадуваних у ній людей; автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

Автобіографія – обов’язковий документ особової справи.
Автобіографія
Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1990 року у м. Вінниця.
У 1996 році вступив до першого класу середньої школи №1 м. Вінниця. Під час навчання з 2001 до 2005 років відвідував спортивну секцію з плавання, а також музичну студію.
Після закінчення 9-ти класів у 2004 році вступив до Технічного ліцею м. Вінниця, який закінчив із золотою медаллю.
У 2009 році вступив до Вінницького державного аграрного університету на факультет механізації сільського господарства. Під час навчання в університеті виконую обов’язки старости групи.
Батько – Шевченко Павло Миколайович, народився 15 лютого 1962 року у м. Бершадь Вінницької області. Працює оператором молокозаводу.
Мати – Шевченко Лідія Василівна, народилася 24 квітня 1965 року у м. Немирів
Вінницької області. Працює майстром виробничого навчання Вінницького кооперативного інституту.
Сестра – Шевченко Оксана Павлівна, народилася 23 жовтня 1995 року.
Навчається в ліцеї № 1 м. Вінниця.
23 серпня 2009 р.
Підпис
Резюме
Останнім часом для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади осіб, які претендують на цю посаду, просять надіслати (поштою, електронною поштою або факсом) резюме – складений претендентом документ, в якому подано стислі відомості про його навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення.
Аналізуючи надіслані резюме, роботодавці відбирають кандидатів, які зможуть обійняти ту чи іншу посаду, і лише після цього запрошують їх на співбесіду.
Зазначені особливості роботи з резюме визначають специфіку цього виду документів. Оскільки резюме аналізують переважно за відсутності кандидата, важливо, щоб цей документ давав повне та об’єктивне уявлення про нього. На відміну від автобіографії та характеристики, резюме зорієнтоване не на всебічний опис особи, а передусім на переконання роботодавців у наявності в неї як претендента на ту чи іншу посаду необхідних для виконання цієї конкретної роботи відповідної освіти, організаційних навичок, досвіду тощо.
Оформляють резюме друкованим способом переважно на комп’ютері із застосуванням шрифтових виділень на аркуші паперу формату А4.
Існують доволі суворі обмеження обсягу резюме: документ має становити не більше однієї сторінки.
Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме, але одним із найпоширеніших є зразок, коли подаються такі відомості:
1.
Назва документа.
2.
Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка складає резюме.
3.
Мета складання резюме.
4.
Досвід роботи.
5.
Освіта.
6.
Знання мов.
7.
Контактний телефон.
Може бути й інший варіант розміщення реквізитів: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, потім у зворотному хронологічному порядку перераховуються посади, які ви обіймали до цього, а в кінці зазначається освіта.
Основна вимога до такого документа – вичерпність потрібних відомостей і
лаконізм викладу.
Резюме
Шевченко Оксани Олексіївни
Мета: заміщення вакантної посади асистента у відділі маркетингу, менеджера з реклами та маркетингу.
Досвід роботи:
Упродовж 2008 року працювала на посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу у концерні "Укравтохолдинг".
Маю досвід: 1) вивчення та аналізу ринку продажу автомобілів в Україні загалом та в Києві зокрема; 2) вивчення та аналізу попиту на автомобілі вітчизняного та закордонного виробництва (Київ і регіони); 3) розроблення та подальшої реалізації комплексних рекламних кампаній.
Набула досвіду співробітництва з газетами та журналами (розроблення макетів, визначення найефективніших для розміщення рекламних оголошень ЗМІ), радіо
(написання рекламних текстів, визначення найефективніших для розміщення рекламних оголошень радіоканалів), телебаченням. Упродовж цього року вдалося досягти високих рівнів продажу.
З початку 2009 року переведена на посаду менеджера з питань реклами та маркетингу концерну „Укравтохолдинг”, кафе-бару „Корона”, нотаріальної контори.
З жовтня 2009 року працювала на посаді прес-секретаря Української спілки підприємців малого та середнього бізнесу.
З січня 2010 року працюю на посаді літературного редактора газети „Київські
Відомості”.
Освіта:
2000 – 2006 – навчання на факультеті української філології Київського університету імені Т. Шевченка. Кваліфікація: філолог, викладач української мови та літератури;
2000 – 2006 – навчання на факультеті іноземної філології Київського університету імені Т. Шевченка (англійська філологія). Кваліфікація: перекладач;
2006 – розпочала навчання в аспірантурі Інституту українознавства Київського університету імені Т. Шевченка (філологія).
Знання мов: вільно володію англійською, українською та російською мовами.
Контактний телефон: 218-38-40.
Завдання: Напишіть резюме, метою якого є заміщення вакантної посади провідного фахівця (вкажіть фах, що здобуваєте в університеті).

Характеристика__Характеристика'>Характеристика
Характеристика – документ, в якому в офіційній формі за підписами представника адміністрації дається оцінка ділових та моральних якостей працівника, висловлюється громадська думка про працівника як члена колективу. Характеристика може бути потрібна при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, обранні за конкурсом, атестації працівника, висуненні його на присвоєння почесного звання чи нагороди тощо.
Якщо працівник просить видати йому характеристику, адміністрація зобов’язана це зробити.
У характеристиці мають бути такі реквізити:
1)
прізвище, ім’я, по батькові того, кому видається характеристика;
2)
рік народження;

3)
текст, де буде зазначено, з якого часу працює чи навчається згадана особа, як ставиться до своїх службових обов’язків, який авторитет має в колективі.
4)
дата складання;
5) підпис відповідальної службової особи й печатка організації, яка видала характеристику.

Характеристика
Данилюка Володимира Петровича,
1968 року народження, українця, освіта вища, економіста
Вінницької кондитерської фабрики
Данилюк Володимир Петрович працює на посаді економіста з 1990 року після закінчення Київського інституту народного господарства за спеціальністю „Фінанси і кредит”.
За час роботи на фабриці В.П. Данилюк виявив себе сумлінним, ініціативним працівником, який постійно працює над підвищенням свого фахового рівня.
Уміє триматися в колективі, здатний згуртувати людей навколо себе задля виконання професійних завдань. Виконуючи обов’язки замісника директора, зумів швидко зорієнтуватися у складних ситуаціях і прийняти виважені рішення.
Критично ставиться до власних вчинків, до поведінки інших і відверто про це говорить. Вимогливий до себе, він здобув повагу серед співробітників і керівництва кондитерської фабрики.
Характеристику видано для подання за місцем вимоги.
Директор
Вінницької кондитерської фабрики
(підпис)
А.П.Паляниця
Завдання: Складіть характеристику свого товариша по навчанню.
Заява
Заява (проста чи вмотивована) – це усне або письмове офіційне повідомлення, ствердження або прохання.
Заяви бувають від організацій, установ та особисті. Особисті заяви є документами низького рівня стандартизації, однак для правильного оформлення заяви слід знати основні вимоги до цього виду документів та дотримуватися їх. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:
1)
праворуч пишеться назва організації чи установи, куди подається заява;
2)
нижче колонкою – назва професії, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові, адреса того, хто подає заяву;
3)
ще нижче, посередині рядка, пишеться слово Заява;
4)
з великої літери і абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням;
5)
після тексту заяви ліворуч вмішується дата, а праворуч – підпис особи, яка писала заяву.
У вмотивованій заяві подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).
Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Деканові факультету менеджменту
Вінницького державного аграрного університету проф. Мазуру А.Г. студента групи 12-МПО денної форми навчання
Пархоменка Ярослава Юрійовича
Заява
Прошу допустити мене до складання іспитів. 4 січня я ліквідував академзаборгованість: склав залік з практичного курсу української мови з професійним спрямуванням.
4 січня 2009 р.
Підпис
Ректорові Вінницького державного аграрного університету
Студента Харківського державного університету
Сергійчука Юрія Степановича
Заява
У зв’язку з переїздом моїх батьків до м. Вінниця на проживання прошу зарахувати мене студентом III курсу факультету економіки і підприємництва спеціальності „Облік і аудит”.
Додаток:
1) витяг із залікової книжки на двох аркушах в одному примірнику;
2)
характеристика, видана Харківським університетом на одному аркуші в одному примірнику;
3)
свідоцтво про народження на одному аркуші в одному примірнику;
4)
довідка про місце проживання на одному аркуші в одному примірнику.
5 липня 2009 року
Підпис
Завдання: Складіть такі заяви: про надання академічної відпустки; про надання матеріальної допомоги.
НАКАЗ
Наказ – це основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності та в межах його компетенції. За своїм змістом накази охоплюють велике коло питань: організація праці, штати, дисципліна, відрядження, заохочення.
Розрізняють накази щодо особового складу і накази із загальних питань. У
наказах, що стосуються особового складу, оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. Накази з загальних питань видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.
Наказ містить:
1)
назву підприємства або установи, що видає наказ, або назву посади керівника;
2)
назву місця видання наказу;
3)
номер наказу;
4)
дату підписання наказу;
5)
короткий зміст наказу;
6)
текст наказу;
7)
підпис керівника підприємства (установи).
Як правило, наказ складається з двох частин: констатаційної та розпорядчої. У констатаційній частині викладають факти й події, що спричинили видання наказу, вказують основні реквізити розпорядчого документа вищої інстанції, який був підставою для створення наказу. Іноді констатаційної частини може й не бути, зокрема, в наказах, які не потребують роз’яснень, та з різнопланових питань. У таких випадках тексти складаються з параграфів. У розпорядчій частині перераховують запропоновані керівником дії та заходи, вказують виконавців і відповідальних, строки виконання кожної дії (заходу). Форма викладу в розпорядчій частині наказова.
Зразок наказу:
МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Вінницький державний аграрний університет
НАКАЗ
25.08.09 № 10 м. Вінниця
Щодо особового складу
ПРИЗНАЧИТИ:
1. Григоренко Наталію Юхимівну на посаду асистента кафедри фізіології с.-г. тварин з 1 вересня 2009 р., встановити посадовий оклад 1050 гривень.
Підстава: заява Н. Ю. Григоренко з візами завідувача кафедри фізіології с.-г. тварин
і декана факультету технології виробництва і переробки продуктів тваринництва.
НАДАТИ:
2. Богатчук Світлані Степанівні, доценту кафедри історії України, чергову відпустку з 01.09.09 по 28.09.09 на 24 робочих дні, за період роботи.
Підстава: графік відпусток і заява С. С. Богатчук.
ЗВІЛЬНИТИ:
3. Лебедя Ігоря Михайловича, лаборанта кафедри аграрної економіки, із посади з 1 вересня 2009 р. у зв’язку з виходом на пенсію.
Підстава: заява І. М. Лебедя.
Ректор
(підпис)


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал