Лекція №4 Тема. Культура діловодства та її складові



Сторінка1/7
Дата конвертації05.02.2017
Розмір1.99 Mb.
ТипЛекція
  1   2   3   4   5   6   7





Лекція № 4

Тема. Культура діловодства та її складові.

Мета: ознайомити студентів з основними термінами та поняттями, напрямами дослідження культури діловодства, навчити характеризувати складові культури діловодства.
План

  1. Основні терміни і поняття.

  2. Напрями дослідження культури діловодства.

  3. Складові культури діловодства.


Запитання для самоконтролю

    1. Які існують напрями дослідження культури діловодства?

    2. Назвіть складові культури діловодства.

    3. Що таке культура?

    4. Що таке культура діловодства?

    5. Що таке корпоративна культура?

    6. Що таке інформаційна культура?


Список рекомендованих джерел

      1. Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

      2. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

      3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.



1. Основні терміни і поняття

Термін «культура» є широко вживаним. Можна без перебільшення констатувати, що його застосовують у різних значеннях на всіх рівнях індивідуальної та суспільної свідомості, у різних сферах людської життєдіяльності.

Семантична багатозначність терміна «культура» дає змогу використовувати його як характеристику різноманітного спектра об'єктивних станів, процесів і результатів діяльності, властивих людському буттю. Так, говорять про культуру суспільства й особистості, про світову і локальну культуру, матеріальну і духовну, культуру почуттів і культуру землеробства, про політичну та фізичну культуру, а останнім часом все більше про інформаційну та корпоративну культуру і культуру діловодства.



Культура — це спосіб організації й розвитку людства, представлений у продуктах матеріальної та духовної діяльності , в системі соціальних норм та закладів, в духовних цінностях, у ставленні людей до природи, один до одного та до самих себе. У понятті «культура» фіксується як загальна відмінність людської життєдіяльності від біологічних форм життя, так і якісна відмінність історично-визначених форм цієї життєдіяльності на різних етапах суспільного розвитку в межах конкретних епох, суспільно-політичних формацій, етнічних та національних особливостей. Культура характеризується також особливостями та досвідом виробничої діяльності людей у конкретних сферах суспільного життя, це процес створення людських цінностей.

Так, накопичений у процесі розвитку суспільства досвід роботи з документами збагатив людство відповідною культурою діловодства, тобто культурою виконання певної сукупності процесів, що забезпечують документування управлінської інформації, та культурою організації роботи зі службовими документами. При цьому вираз «культура діловодства» може трактуватись у даному контексті як визначення програмування єдиних норм і правил документаційного забезпечення суспільної діяльності, що відрізняє культуру діловодства одного рівня розвитку суспільства від іншого.



Власне, культура діловодства — це те саме, що й діловодство у контексті розвитку загальнолюдської культури, якщо вважати культуру системою наявних цінностей конкретного суспільства, установи чи особистості. Управління не здійснюється у вакуумі, воно реалізується серед людей з уже сформованими ідеалами, нормами, правилами. Саме документаційне забезпечення управління, стан діловодства в суспільстві, як показник ефективності і якості управлінської діяльності, є своєрідною цінністю, що відображує відповідний рівень культури.

Зважаючи на довгий шлях розвитку, розуміння стану культури діловодства можна звести до стану управління соціальними системами та здатності членів суспільства використовувати досягнення в організації процесів створення та роботи зі службовими документами відповідно до вимог чинного законодавства і певних умов розвитку.

Якщо в установі низький рівень культури діловодства, відсутня нормативна база, то в результаті погіршується і саме управління. Воно завжди залежить від якості й оперативності роботи з документами, чіткої організації пошуку, зберігання й користування ними, досконалої постановки роботи служби діловодства, тобто від всіх складових документаційного забезпечення. До речі, в російському термінологічному стандарті термін «документаційне забезпечення управління» є синонімом терміна «діловодство».

У разі ототожнення поняття «культура діловодства» з поняттям «культура документаційного забезпечення управління» слід визначити, що ж саме має бути забезпечено. Для початку розкриємо зміст терміноелемента «забезпечення». Забезпечення означає дію, а також зберігання, виконання чогось і править за гарантію досконалого здійснення того чи іншого процесу. Таким чином, коли йдеться про забезпечення управління, вказуючи на його конкретний якісний аспект, то треба мати на увазі весь комплекс засобів, умов і дій щодо своєчасного і бездоганного забезпечення реалізації управлінських процесів.

Якщо декларується забезпечення організованості системи управління, упорядкованість взаємодії, цілісність функціонування її складових компонентів, то під забезпеченням слід розуміти досконалу організаційно-правову базу й технологію діловодства, побудову й структуру служби діловодства, діяльність фахівців та управління нею.

Маючи на увазі культурологічний аспект забезпеченості системи управління документною інформацією, можна розширити це поняття до визначення сучасних надбань у створенні службових документів, а також головних напрямів культурологічного, а у підсумку — досконалого регулювання його документаційного забезпечення, тобто досягнення його найвищого рівня досконалості.

Разом з тим управлінські документи — це не тільки засіб оперативного управління, ай колективна пам'ять, що відображує в документах всі сторони функціонування суспільства й особистості. Культура стосовно документальної пам'яті, як зазначає професор М.В. Ларін, це важливий показник рівня цивілізованості держави.

Нині стан організації діловодства, якість створюваних документів викликає занепокоєння документознавців та архівістів всього світу. Тому й не випадково світовий конгрес архівістів у Відні, що відбувся в 2004 р., цим питанням приділив значну увагу. Адже забезпечення відповідного рівня культури створення й обігу документів дозволить сформувати якісний архівний фонд й достовірну пам'ять про минуле.



Спробуємо визначити різні аспекти поняття «культура діловодства»:

  • це поєднання наявних знань і умінь щодо документаційного забезпечення управління, застосування специфічних прийомів і способів обробки документів, зокрема електронних, а також здібностей і навичок працівників служби діловодства щодо ефективного використання набутого досвіду в організації діяльності конкретної соціальної системи з верхньої її ланки до нижньої;

  • це відображення організації раціональної роботи з документами на основі найефективніших засобів, технологій, форм і методів їх створення, контролю обігу та передавання до архіву. Щоб дієво керувати організацією, необхідно забезпечити її якісною документацією,
    впроваджувати інноваційні інформаційно-аналітичні методи і новітні технології роботи зі службовими документами;

  • % це комплекс найбільш стабільних і довготривалих характеристик щодо документування та побудови роботи з документами, а також досконалого інформаційного, організаційного, правового та технологічного забезпечення виконання управлінських дій;

  • це система знань про шляхи регламентації забезпечення й управління всіма системами документації з метою скорочення документообігу, підвищення якості документів, своєчасного забезпечення керівництва актуальною інформацією, необхідною для виваженого прийняття рішень за умов реформування економіки та комп'ютеризації всіх сфер соціальної діяльності.

2. Напрями дослідження культури діловодства

Зважаючи на довгий шлях розвитку діловодства, дослідження його культури може включати такі напрями:



  • визначення ролі і місця діловодства в системі взаємодії сукупних соціально-виробничих відносин, що склалися в системно-діяльнісному процесі створення, опанування, передавання і зберігання документної інформації, побудові його методологічних засад;

  • аналіз розвитку діловодства у нерозривному зв'язку з роз витком

інформаційного менеджменту, вдосконаленням технологічних засобів реалізації документно-інформаційних процесів, впровадженням найбільш раціональних методів роботи з документами в органах управління;

  • вивчення підходів і методів суспільно-економічної оцінки документних ресурсів, забезпечення їх збереженості, впливу економічних чинників на процеси впровадження інноваційних систем документообігу в умовах одночасного функціонування документів з паперовим і електронним носіями;

  • формування теоретичних засад побудови досконалого документаційного забезпечення менеджменту, встановлення єдиних уніфікованих правил і методів реалізації діловодних процесів в установах незалежно від їх відомчого підпорядкування;

  • аналіз практичної діяльності служб діловодства і мотивації працівників у створенні якісного документаційного забезпечення управління здійснення моніторингу і контролю за дотриманням правил і норм міжвідомчого документообігу;

  • визначення ролі і місця керівника в процесі реалізації завдань документаційного забезпечення управління, його відповідальності за досконалість цього процесу, набір, розстановку, підготовку й перепідготовку документознавців організаторів діловодства.

3. Складові культури діловодства

Визначаючи культуру діловодства як одну з субсистем суспільної діяльності, слід водночас мати на увазі, що вона є свого роду ідеальною проекцією досягнень людства щодо творення й організації руху документів. Поняття «культура діловодства» нині найбільше відповідає поняттю якості створення і підтримки відповідних організаційно-функціональних характеристик системи забезпечення соціального управління.

Це дає можливість визначитись щодо досконалого виконання поставлених завдань, які стосуються: способів і засобів створення й опрацювання документів; методів організації діловодних операцій в управлінні; шляхів правового врегулювання відносин, пов'язаних з діловодством; прийомів стандартизації й уніфікації документації; автоматизації документообігу в конкретній організаційній структурі; створення й функціонування служби діловодства, управління нею; вирішення інших практичних завдань щодо підвищення рівня документаційного забезпечення управління.

Таким чином, культура діловодства як інтегральне поняття відображає комплекс взаємозв'язаних заходів, методів і засобів (науково-методичного, техніко-економічного, соціального та організаційно-правового характеру) щодо роботи з документами. Це забезпечує реалізацію процесів створення і подальшого функціонування сучасних документно-інформаційних технологій, а також раціональну побудову діяльності служб діловодства з метою здійснення ефективного менеджменту. Зазначене є об'єктивною причиною для виокремлення основних складових культури діловодства, підсистемами якої можуть бути: культура документостворення; культура організації руху документів; інформаційно-технологічна культура; культура служби діловодства; культура управління діловодством. При цьому, звичайно, йдеться не про суто механічне поєднання процесів діловодства й керування ними, а про людиноцентристську парадигму, створення єдиних принципів, правил і норм комплексного забезпечення досконалості їх виконання.



Складові культури діловодства:

  1. Корпоративна культура.

  2. Інформаційна культура.

  3. Культура управління службою діловодства.

  4. Культура документостворення.

  5. Культура організації роботи з документами.

  6. Інформаційно-технологічна культура.

  7. Культура організації служби діловодства.

Кожна з перелічених складових культури діловодства є невіддільною одна від одної, актуальною і потребує окремого розгляду та ґрунтовного аналізу. Ці складові можуть бути об’єктами дослідження культури загального діловодства, але ними воно не обмежується, оскільки досліджує подібні процеси, пов’язані зі створенням та обігом в установі спеціальних видів документації (фінансової первинно-облікової, зовнішньоекономічної, з матеріально технічного забезпечення) вже поза межами роботи з організаційно-розпорядчою документацією.
Список рекомендованих джерел

  1. Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

  2. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

  3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.



Лекція № 5

Тема. Дослідження культури діловодства.

Мета: ознайомити студентів з поняттями культури діловодства як складової корпоративної культури, з методами дослідження культури діловодства; навчити студентів визначати чинники, які впливають на рівень культури діловодства.
План

  1. Культура діловодства як складова корпоративної культури.

  2. Зв'язок зі спорідненими дисциплінами.

  3. Чинники впливу на рівень культури діловодства.

  4. Методи проведення досліджень.


Запитання для самоконтролю

    1. Які дисципліни споріднені з культурою діловодства?

    2. Що таке корпоративна культура?

    3. Які чинники впливають на рівень культури діловодства?

    4. Які існують методи проведення досліджень?

    5. Що таке безпосереднє спостереження?

    6. Що собою являє метод супровідних анкет?ї

    7. Що може бути ключовими моментами оцінки рівня культури діловодства?


Список рекомендованих джерел

1.Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

2. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.



1. Культура діловодства як складова корпоративної культури.

Як уже зазначалось, організації існують для того, щоб виробляти матеріальні блага і виконувати послуги. У більшості випадків виробництво пов'язане у певний технологічний ланцюг, для приведення в дію всіх ланок якого в організації створюється адміністративна система або система управління, де персонал виконує функції керівників і підлеглих. їх взаємозалежність є організаційною структурою, яка так чи інакше впорядковує організаційну поведінку працівників у розподілі повноважень і відповідальності.

Проте діяльність організацій не може здійснюватися на основі лише досконалого виконання технологічних операцій або управлінської ієрархії. В організаціях працюють люди, а звідси виходить, що в своїй діяльності вони керуються якимись конкретними цінностями, виконують визначені дії, дотримуються усталених правил організаційної поведінки тощо. У цьому розумінні кожне підприємство чи організація є конкретним соціокультурним простором.

В більшості випадків установа створюється для реалізації поставленої власником чи керівником мети, для виконання якоїсь справи. Спосіб, у який здійснюється господарська діяльність в організації і ведуться справи, надає організації індивідуального забарвлення, персоніфікує її. При цьому успіх функціонування, виживання і стратегічного розвитку організації, як складного і неповторного механізму, залежить від того, заради чого люди стали членами єдиного колективу, як будуються їхні

взаємини, які цінності, усталені норми, принципи життя і діяльності вони поділяють, які їхні внутрішні символи, ритуали та герої.

У сучасній літературі існує досить багато визначень поняття організаційної культури як основи життєвого шляху кожної організації, підприємства чи корпорації. Американський фахівець з менеджменту Едгар Шейн дає таке визначення: «Організаційна культура — це набір прийомів і правил вирішення проблем працюючих, традицій, що виправдали себе в минулому і підтвердили свою актуальність тепер. Ці правила і прийоми є відправним моментом у виборі співробітниками прийнятного способу дії, аналізу і прийняття рішень. Члени організації не замислюються над їх змістом; вони розглядають їх як споконвічно правильні».

Організаційну культуру можна подати як систему уявлень, символів, цінностей і зразків поведінки, які поділяють усі члени колективу. Це означає, що в установі кожен співробітник зв'язаний спільним поглядом на те, що являє собою його підприємство, яка в нього економічна і соціальна роль, яке місце воно займає серед своїх конкурентів, які його зобов'язання перед клієнтами тощо. Основна функція організаційної культури — створення відчуття ідентичності усіх членів організації, усвідомлення колективного «ми».

Дотримання організаційної культури не є чимось надуманим або випадковим. Вона здійснюється в ході практичної господарчої діяльності та в ході виконання завдань, що стоять перед організацією, в тому числі завдань досконалого документаційного забезпечення управління, що визначають рівень культури діловодства в установі.

Таким чином, організаційну культуру можна подати як визначені колективні уявлення про цілі і способи підприємницької діяльності членів конкретної організації. Досліджуючи культуру діловодства як універсальне яви ще та елемент соціальної діяльності, що охоплює питання роботи з документною інформацією, створення документів, їх опрацювання, обіг і зберігання, побудову й управління службою діловодства, а також особисті знання і вміння керівника та виконавця, можна зазначити, що всі вони ґрунтуються на результатах досліджень низки наукових дисциплін.

Дисципліни, споріднені з культурою діловодства:


  1. Історичне джерелознавство та архівознавство.

  2. Інформатика та інформологія.

  3. Право господарське, цивільне, трудове.

  4. Семіологія, син тактика, семантика, прагматика.

  5. Соціологія та педагогіка.

  6. Психологія та психолінгвістика.

  7. Ділова етика та мовний етикет.

  8. Менеджмент інформаційний, персоналу.

  9. Документна лінгвістика.

  10. Документознавство, управлінське.

Якщо прослідкувати, наприклад, за реєстрацією та виконанням документів, організацією документообігу, складанням номенклатур і формуванням справ, підготовкою документації до зберігання і подальшого користування, стає зрозумілим, що реалізація кожного з них не лише спирається на традиційний досвід організації роботи з документами, що формувались упродовж багатьох століть, а й забезпечена певною культурою. Вона відображується в чинних законах, державних стандартах, методичних рекомендаціях щодо їх застосування, примірних інструкціях з діловодства, переліках документів зі строками їх зберігання, примірних номенклатурах справ, положеннях про роботу служб діловодства, інших нормативних та інструктивних документах.

Культура діловодства не обмежується вивченням наукових засад реалізації документно-інформаційних і технологічних процесів забезпечення й обґрунтування управління. Існують, зокрема, загальнотеоретичні проблеми, які є підґрунтям для вирішення прикладних завдань діловодства з точки зору сучасних концепцій документології, менеджменту, інформології, лінгвістики, права, психології, культурології тощо.


2. Зв'язок зі спорідненими дисциплінами

Культура діловодства насамперед ґрунтується на знанні управлінського документознавства, до якого належить вивчення проблем термінології, класифікації організаційно-розпорядчих документів, визначення складу їх функцій, формування загальних принципів управління документацією та проблем загальної уніфікації і стандартизації діловодних процесів. Управлінське документознавство є відгалуженням документології — сукупності знань про документ, що існує як метанаукова дисципліна.

Крім управлінського документознавства, існують інші спеціальні види документознавства, що різняться за об'єктом дослідження, тобто за видами документів чи документації (науково-технічне, картографічне, нотаріальне, судочинне, медичне, кіно-, фото-, фонодокументознавство, аудіовізуальне документознавство тощо). Головною складовою предмета цих наукових напрямів є процеси створення документів відповідних класів та систем документації і організації роботи з ними. Сукупність зазначених процесів може розглядатися як специфічний різновид діловодства, наприклад, судочинне, нотаріальне, діловодство у сфері охорони здоров'я.

Культура документування вимагає дотримання таких принципів, як достовірність і об'єктивність змісту документа, повноти інформації, стислості, відсутності розмірковувань і оповідань, нейтральності тону викладання, застосування засобів логічної, а не експресивно-емоційної

оцінки ситуацій і фактів. Зазначені принципи створення документів пов'язані зі знанням правил оптимального конструювання тексту, вмінням застосовувати стійкі мовні словосполучення і будувати складні синтаксичні конструкції, вживанням прислівникових зворотів і ланцюгових займенникових зв'язків, виключенням зайвих слів, використанням загальноприйнятих скорочень та впровадженням інших засобів уніфікації і стандартизації. Цими питаннями опікується мовознавство, а точніше документна лінгвістика.

Мовні засоби тексту документів з точки зору їх функціонування залежно від мети і умов діяльності вивчає стилістика, знання якої вкрай необхідні в документуванні. Застосування засобів мовознавства не може бути достатнім для створення документа, оскільки тут незаперечною є потреба у вивченні самої структурної схеми і функцій управління, знанні змісту управлінських зв'язків, впливу управлінських рішень на той чи інший об'єкт. Тобто у цьому разі можна говорити про необхідність знання наукових засад менеджменту, що передбачає наявність досконалої теорії управлінських дій і створює необхідні організаційні умови для об'єднання науки, практичних знань, навичок та мистецтва управління. Головне завдання діловодства у будь-якій установі полягає саме в правильному відображенні менеджменту, забезпеченні високої якості документів, починаючи з моменту їх створення, ефективного функціонування в оперативному середовищі і використання в управлінні. Інтеграція і найефективніше застосування матеріальних і людських ресурсів для досягнення організацією поставлених цілей можливе через досконале документаційне забезпечення.

Культура виконання основних діловодних процесів, у свою чергу, повинна ґрунтуватися на знаннях ділової етики, основою якої у сфері діловодства має бути: уміння приймати своєчасні і правильні рішення; дотримання певної дистанції між працівниками в ієрархії посад, які вони обіймають; толерантне ставлення до думок партнера, вміння визнавати

свої помилки; бути самокритичним, уміння використовувати в письмовому спілкуванні аргументи, а не авторитет. Найголовнішим у створенні ділових документів має бути їх достовірність, переконливість, тактовність. Метою діловодних процесів з точки зору етики мусить стати така організація і оптимізація виробничої, наукової, комерційної чи іншої діяльності, де на першому місці стоятимуть інтереси загальної справи, а не конкретних керівників.

При створенні документів необхідні також знання норм мовного етикету, які набувають великого значення в діловому листуванні й укладанні договорів. Мовний етикет не повинен вичерпуватись списком словесних стандартних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість: він має проймати весь документ — від зазначення адреси до останніх підписів, зокрема й способу викладу тексту. Мовний етикет покликаний оцінювати доречність і доцільність використання різних засобів мовного вираження. Це система відповідних словесних виразів, що вживаються з метою встановлення ефективних ділових комунікацій.

Наукові засади культури діловодства певною мірою пов'язані зі знаннями з психології, соціології то педагогіки.

Так, знання психології забезпечують базу підготовки документа для його адекватного сприйняття з боку осіб, які отримують закладену в ньому інформацію, та виконавців, які повинні вирішувати сформульовані в ньому завдання. Вони мають стати базою для створення адекватної установки на ефективне продуціювання інформації про атрибути об'єкта, який сприймається. Діловий лист, наприклад, має вплинути на отримувача таким чином, щоб він прийняв пропозиції, які там формулюються, або ж з'ясував свою позицію й утримався від певних дій. Знання психологічних законів, основ загальної психології, соціальної психології, соціальної психології організацій, психотехнологій для керівників усіх рівнів управління мають стати нормою їх культури і важливим компонентом підготовки проекту службового документа.

Для створення тексту управлінського документа необхідні знання з психолінгвістикинауки, що вивчає закономірності творення і сприйняття мовних процесів. Готуючи текст документа, його автор начебто сам «розчиняється і зникає в ньому як особистість», підпорядковуючись його внутрішній логіці. Знання основ нейролінгвістичного програмування (НЛП), при дотриманні технологій якого свідомість реципієнта може сприймати необхідну в даний момент інформацію, зовсім не зайві під час створення документа.

Знання соціології необхідні для розуміння ключових процесів і тенденцій, вміння правильно інтерпретувати в документній інформації дані про суспільство та його розвиток, розуміти соціальні зв'язки і процеси, які проявляються внаслідок розвитку культури у суспільних явищах. Специфічний культурний вимір властивий людській діяльності в будь-якій соціальній сфері: всі гуманітарні науки, які вивчають різні аспекти життєдіяльності суспільства і людини, завжди відображають соціальний вимір, існуючі соціальні закони і закономірності.

Знання педагогіки є не менш важливою складовою культури діловодства. Щоб керувати суспільством, необхідно бути добре вихованим. Керувати людьми, як зазначали вчені ще в давні часи, це є «царське мистецтво». Невихована, ненавчена людина ніколи не зможе якісно підготувати будь-який документ. Правильно підготовлений управлінський документ має навчати, виховувати, поєднувати високу вимогливість та принциповість із довірою до людей. Також нагальною є історична, теоретична та практична проблематика підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації діловодних кадрів (документознавців, секретарів-референтів, керівників канцелярій, служб документаційного забезпечення управління, начальників загальних відділів та ін.), спроби розв'язання якої сьогодні здійснюють вищі навчальні заклади України як державної, так і приватної форм власності.

Культура діловодства вимагає певних знань з семіології - науки, що вивчає знакові структури (системи) і включає: сип тактику, семантику і прагматику. Синтактика вивчає ті закономірності, що дають змогу знакам об'єднуватись у логічні структури. Семантика досліджує значення таких синтаксично обумовлених знакових структур. У прагматиці розглядаються різні способи і принципи впливу синтаксично з'єднаних, що мають певну семантику, знакових побудов на функціонування інших знакових систем і поведінку людини. Якщо із семіологічної точки зору культуру можна певною мірою уподібнити до сукупності текстів, то вся культура взагалі — це свого роду «надтекст», багатовимірна система значень, що здатні, у свою чергу, трансформуватись у незліченну множину смислів .

Закріплення формально-обов'язкових правил виконання нормативно-правових актів, підготовка організаційно-розпорядчих документів, застосування їх уніфікованих форм з точки зору формальної обов'язковості прийняття різними суб'єктами вимагають знання правознавства. Юридична сила документів — це така специфічна властивість, яка розкриває їх співвідношення і взаємозалежність за формальною обов'язковістю та визнанням. Дія документа як юридичної основи виконання управлінських процесів зумовлена наявністю реквізитів, фіксація яких є не тільки вираженням характеристик документа як юридичного акта, а й одночасно має відповідну правову основу, що забезпечується певними вимогами чинного законодавства. Підготовка такої правової основи і безпосереднє втілення чинних правових норм в оформлення ділових документів, їх обіг, використання та зберігання визначають зміст зв'язку культури діловодства і правознавства, яке теж є складовою загальної культури суспільства.

Культура створення і функціонування електронних документів ґрунтується на знаннях інформатики. У 60-70-х роках минулого століття ця проблематика була актуалізована впровадженням АСУ , в яких автоматизація обігу управлінської документації розглядалась як одна з ланок інформаційної системи. В подальшому автоматизація діловодних процесів стала призначенням яких є об’єднання процесів створення, обробки, контролю за виконанням й пошуку необхідної інформації.

Сучасний рівень культури діловодства відображає стан розвитку інноваційних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів, включаючи рукописні, в комп’ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки інформації, що можуть дозволити оперативно вносити в них необхідні зміни4 вдосконалення систем електронного документообігу, зручного доступу до довідкової інформації через електронні бази даних.



Інформологія виступає складовою інформаційної науки, вона вивчає сутність інформації, її види, властивості, загальну характеристику інформаційних ресурсів і може бути подана через інформаційну (технологічну) культуру в діловодстві.

Культура організації документообігу як основного діловодного процесу ґрунтується на знанні виконавцями положень інформаційного менеджменту, який, з одного боку, пов'язаний з теорією менеджменту, а з іншого — з інформаційною наукою. Культура організації документообігу заснована не тільки на знаннях інформаційного менеджменту, а й на теорії комунікацій, яка також є відгалуженням інформаційної науки та активно розвивається. Вона претендує, як зазначає М.С. Слободяник, на статус узагальнюючої для великої групи наук, що вивчають комунікаційні процеси.

Організацію діловодства можна ототожнити з таким закордонним напрямом, як управління документацією — галуззю управління, то відповідає за ефективне функціонування та систематичний контроль за роботою з документами відповідно до міжнародних стандартів. Стан управління документацією в багатьох аспектах відображує рівень культури управління діловодством.

Знання спонукальних мотивів розвитку культури діловодства, дослідження генезису документів минулого як культурних пам'яток ґрунтується на дослідженнях історичного джерелознавства і відносно недавно — історичного документознавства як складової документознавства. Йдеться про застосування культурологічного підходу до наукової розробки критеріїв складання переліку документів та номенклатури справ, проведення експертизи цінності документів, а також конструювання й стандартизацію характеристик документа у розрахунку на можливе його зберігання і використання як історичного джерела. В обох дисциплінах виконання зазначених завдань потребує розроблення історичної класифікації документів, визначення змісту їх функцій та соціально-культурної ролі.

Історія справочинства як окремий науковий напрям розглядалась у працях В.М. Автократова, який вважав її галуззю, суміжною з документознавством, архівознавством і дипломатикою. В історичній частині сукупності знань із загального діловодства можуть бути подані концептуальні висновки щодо становлення культури діловодства як відображення рівня соціальної діяльності, зокрема, закономірностей формування та способів організації роботи з документами відповідно до потреб культури певного історичного періоду. Культура діловодства ґрунтується на наукових результатах не тільки здобутих документознавством, а й на отриманих у суміжних науках. Так, значною мірою культура діловодства базується на ґрунтовних знаннях з архівознавства. Знання архівознавства необхідні при складанні номенклатур та формуванні справ, підготовці документів до зберігання і подальшого користування, виконанні інших операцій, що відображують певний рівень роботи з документацією.

Дослідження історії культури діловодства пов'язано з дипломатикою, об'єктом якої, як зазначав відомий російський вчений С.М. Каштанов, є вивчення характеристик (нинішньої і внутрішньої форми документа, дослідження його (Місту з метою визначення оригінальності, авторства, часу створення, з одного боку, та підвищення міри інформативності, ефективності інтерпретації, семантики тексту документа — ч іншого.

Розглянувши наведений перелік зв'язків культури діловодства з іншими суспільними науками, можна припустити, що цей науковий напрям є складною системою знань, запозичених із споріднених дисциплін, й зробити висновок, що культура діловодства може називатися синергетичним дослідженням, поєднанням різносторонньої інформації, в межах якої може продуціювати новий результат, недосяжний для кожного її елемента окремо.

Приклади, коли узагальнені теоретичні знання складаються з концептуальних засад інших дисциплін або отримані в інших науках, не є винятком, а скоріше -— правилом. Це характеризує сучасний етап розвитку науки, є наслідком інтеграції споріднених дисциплін, їх історичним, логічним та генетичним зв'язком, використанням методів однієї дисципліни іншою.



  1. Чинники впливу на рівень культури діловодства

Для повноти розуміння культури діловодства наведемо основні чинники, що впливають на рівень документаційного забезпечення управління. До них належать:

  1. рівень загальнокультурного розвитку країни, її економічне, політико-правове, науково-технічне і духовне станови ще у конкретний період розвитку, що визначає побудову культури конкретної системи управління, її суб'єктів;

  2. стан нормативно-методичної забезпеченості діловодства, всіх видів роботи з документами, відповідність чинних законів, нормативно-правових актів, положень та норм потребам держави, суспільства, установи, можливість спиратися на правовий базис об'єкта управління;

  3. рівень розвитку конкретного об'єкта управління, включаючи стан його потенціалу, зв'язки із зовнішнім середовищем та ступінь розвитку технологій, його конкурентоспроможність, здатність впливати на загальну систему управління завдяки власним досягненням у його документаційному забезпеченні, виконанні установою профільних завдань;

  4. система зовнішніх зв'язків, зовнішніх «подразників», які стосуються безпосередньо конкретного об'єкта управління, а звідси і служби діловодства в організації, стан її культури, наявність каналів доступу стороннього впливу, ступінь інтенсивності такої доступності, їх об'єктивний чи суб'єктивний характер;

  5. організаційно-правовий і організаційно-культурний порядок в установі, рівень інформатизації, загальні, національні й галузеві норми і стандарти та конкретні схеми руху документів, які забезпечують запрограмований рівень управління нею;

  6. програми розрахункової ефективності праці управлінського персоналу, його місце і роль у підвищенні продуктивності праці через культуру постановки діловодства, культуру здійснення управлінських комунікацій та систему управлінських рішень, внесених у технологію виготовлення документації.

В установі культура діловодства формується за рахунок зовнішньої адаптації до навколишнього середовища та процесів внутрішньої інтеграції.

Зовнішня адаптація здійснюється через впровадження новітніх інформаційних технологій, застосування засобів телекомунікацій сучасної організаційної техніки, опанування новими підходами до управління, ознайомлення з останніми нормативно-правовими актами та діючими стандартами: як вітчизняними, так і міжнародними.

Внутрішня інтеграція пов'язана безпосередньо з роботою над вдосконаленням документаційного забезпечення функціонування установи через створення власної розпорядчої та організаційної документації (наказів, рішень, положень, інструкцій, правил) та вирішенням щоденних проблем її функціонування.

На шляху досягнення обраної стратегічної мети співробітники установи зустрічаються з необхідністю розв'язання конкретних специфічних завдань збору й аналізу наявної інформації, створення документів, організації їх руху, контролю за термінами вирішення справ з врахуванням діючої системи управління.



Чинники впливу на рівень культури діловодства:

  1. Рівень загально - культурного розвитку країни, її політичне, економічне, науково-технічне і соціальне становище.

  2. Стан нормативно-методичної та наукової забезпеченості всіх видів робіт з діловодства.

  3. Рівень розвитку конкретного об’єкта управління, стан його потенціалу, зв’язки із зовнішнім середовищем, конкурентоспроможність.

  4. Система зовнішніх зв’язків, наявність каналів доступу стороннього впливу (від партнерів, постачальників, споживачів, конкурентів).

  5. Організаційно-правовий та організаційно-культурний порядок в установі; рівень інформатизації.

  6. Програми розрахункової ефективності праці управлінського персоналу, культура комунікацій.

4. Методи проведення досліджень.

Наука починається там, де проводяться дослідження, не обмежуючись авторитетними висновками, досконало перевіряються, а не приймаються на віру пропозиції, від кого б вони не надходили. Кожна система знань, у тому числі й культура діловодства, має передбачати проведення спеціальних досліджень, за допомогою яких можна було б знайти відповіді на питання щодо побудови певної системи, зокрема системи раціонального й якісного документаційного забезпечення управління.

Дослідження рівня культури діловодства можна проводити, використовуючи два типи досліджень: формальні та неформальні.

Формальні дослідження передбачають чіткі методи збору інформації з використанням визначних наукових репрезентативних вибірок. Цей процес потребує дотримання виконання певних процедур дослідницького характеру, починаючи з постановки завдань і закінчуючи інтерпретацією отриманих даних та підготовкою остаточного звіту про виконану роботу.

Підчас попереднього дослідження рівня культури діловодства потрібно визначити межі організації, в тому числі правові, що стосуються діяльності служби діловодства, відслідкувати вплив внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін, інтереси яких мають бути враховані, уточнити ділові, соціальні та етичні стандарти, дотримання яких суспільство очікує від організації, з'ясувати види робіт, які виконуються, та чинники, що впливають на практику діловодства.

Оцінюючи документно-інформаційні потоки в організації, можна проаналізувати будь-які невідповідності між встановленими вимогами до службової документації та їх виконанням і можливостями існуючих систем, виявити дублювання інформації та наявність систем, які необхідно замінити. Це забезпечить основу для розроблення нових або реконструкції існуючих систем, які б відповідали встановленим на попередніх етапах спостереження вимогам до рівня культури діловодства.

Формальними методами визначення рівня культури діловодства при цьому можуть бути: безпосереднє спостереження, анкетування та графічний метод. Можна також скористатись експертним опитуванням та побудовою професіограм.

Під час безпосереднього спостереження виконавець має бути присутній при реалізації тієї чи іншої операції в діловодстві, а інколи і брати у ній участь, фіксуючи при цьому необхідні дані в журнал. За тривалістю вони можуть бути: одно-і багатократні, короткотермінові і безперервні, суцільні і вибіркові.

Суцільні спостереження внаслідок всебічного охоплення досліджень найбільш точні і достовірні. Разом з тим, враховуючи їх трудомісткість і довготривалість, краще скористатись вибірковими, за яких вивчається не весь об'єкт, а окремі діловодні операції, на основі чого можна уявити процес документаційного забезпечення управління в цілому. Так, досліджуючи порядок індексування документів в установі, необхідно встановити: чи забезпечує цей процес однократність вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що є важливим показником рівня культури діловодства.

У практиці дослідження рівня культури діловодства можна використовувати також метод супровідних анкет, тобто прикріплення анкет до певних видів документів. Отримавши такий документ з анкетою, працівники мусять виконувати всі передбачені анкетою записи, що стосуються його подальшого руху.



Графічний метод проведення досліджень використовується під час з'ясування (визначення) первинних і кінцевих результатів руху документів, оскільки таким чином зручніше проводити порівняльний аналіз рівня культури діловодства через діяльність відповідної служби як

до впровадження, наприклад комплексної системи управління діловодством, так і після його завершення. Зазначене передбачає використання документограм - графіків руху документів і оперограм — графіків, які відображують кількість, послідовність виконання операцій документами, рівень управління ними.

У процесі вивчення культури документування потрібно звертати увагу на склад, доцільність створення тих чи інших нових видів документації, виявлення зайвих чи «непрацюючих» текстів та нераціональних способів їх опрацювання.

Необхідно дослідити узвичаєну практику складання і оформлення документації, відповідність її встановленим нормативним вимогам, з'ясувати факти використання тих чи інших форм документів, які не регламентовані чинними стандартами або нормами, порядок їх оформлення і доцільність використання. Вивчаючи порядок реєстрації документа, слід встановити вид системи діловодства: централізована чи децентралізована.

Під час дослідження, наприклад впровадження системи електронного документообігу, необхідно:

- зробити аналіз того, наскільки службові документи створюють і зберігають згідно з діючими правилами та потребами, наскільки вони пов'язані з робочими процесами, частиною яких вони стали;

- провести тестування керівництва, виконавців та інших зацікавлених сторін, здійснити обстеження і перевірити документацію, підготовлену на попередніх стадіях проекту.

Ключовими моментами оцінки рівня культури діловодства можуть бути:



  • питання якості створення документів, утому числі електронних;

  • стан організації роботи з документацією;

  • способи передачі її до архіву та вилучення для знищення;

  • огляд наявних здобутків та недоліків в існуючих процесах діловодства.

Експертне опитування допомагає у вивченні організаційної побудови діловодства на основі спеціальних анкет, які заповнюються представниками того чи іншого досліджуваного підрозділу. Питання в анкеті потрібно систематизувати за визначеними аспектами, за допомогою яких можна отримати як об'єктивні дані, так і особистісні оцінки діяльності працівників органу діловодства.

Вивчаючи стан культури діловодства, необхідно також звернути увагу на контингент працівників, їх якісний склад, ставлення до роботи, відносини між собою, причини звільнення.

Ранжований список професійних здібностей за ступенем їх важливості стосовно працівника, який обіймає ту чи іншу посаду (працює за певною професією), можна отримати за допомогою побудови професіограми (моделі роботи ідеальногопрацівника). Питання побудови професіограм інформаційного працівника досить докладно описані в працях проф. Воробйова.

Перевірку сумісності працівників служби діловодства, оцінку рівня єдності функціональних груп можна отримати за допомогою проведення професійного клірингу, в основі якого лежать принципи інформаційно-психологічного моделювання й створення моделей оптимального співвідношення тих чи інших контактуючих об'єктів.

Говорячи про методи оцінки культури діловодства, не можна обійти і так звані проміжні методи, що опосередковують кількісні і якісні. До них відносяться класифікація, типологізація, групування та інші. Більшою мірою вони розроблені в математичній статистиці, а в діловодстві можуть розглядатись як складова кількісних методів.

Затверджена методика визначення та забезпечення заданого рівня культури діловодства має відображувати цілісну систему дій, спрямовану на поліпшення стану документаційного забезпечення управління в установі, досконалість її функціонування.

Результати попереднього дослідження рівня культури діловодства мають бути зосереджені в підсумковому документі, що містить інформацію про систему менеджменту якості в організації, з роз'ясненням основних висновків та рекомендаціями щодо обсягу проведення необхідних заходів у проекті стратегічного плану розвитку.
Список рекомендованих джерел

1.Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

2. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.


Лекція № 6



Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал