Лекція №1 Тема. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації



Скачати 236.51 Kb.
Дата конвертації05.02.2017
Розмір236.51 Kb.
ТипЛекція
Лекція. Лекція № 1

Тема. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Мета. Набуття знань про документ, його призначення, класифікацію; оволодіння навичками складання текстів документів, правильного розташування реквізитів на сторінці; набуття вмінь та навичок роботи з документами.

Вступ. Формування документної компетенції студентів педагогічних спеціальностей відбувається здебільшого в контексті викладання нормативної дисципліни „Українська мова (за професійним спрямуванням)”, оскільки курсу „Документознавство” чи „Діловедення” навчальними планами та програмами не передбачено. Змістове наповнення курсу „Українська мова (за професійним спрямуванням)” на четвертий навчальний семестр передбачає засвоєння студентами інформації за такими напрямками:

1) загальне поняття про документи, їх призначення та класифікація;

2) структура документів, види та порядок розміщення реквізитів у документах за ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”;

3) вимоги до бланків документів, технічні вимоги до оформлення документації;

4) практичне застосування мовних норм у текстовій структурі документів;

5) оформлення зразків документації з кадрово-контрактних питань, а саме: заяви про прийняття на роботу, про звільнення, про відпустку, автобіографія, резюме, характеристика, особовий листок з обліку кадрів, рекомендаційний лист, трудова книжка і витяг з трудової книжки, трудовий договір, контракт, трудова угода, наказ щодо особового складу;

6) типові зразки довідково-інформаційної документації, зокрема: повідомлення (оголошення), прес-реліз, службова записка, доповідна записка, пояснювальна записка, звіт, протокол, витяг з протоколу, довідка;

7) ділова кореспонденція: види листів, їх структура, порядок оформлення, етикет ділового листування.



План.

  1. Поняття документа, його призначення і класифікація.

  2. Державний стандарт України на оформлення документів. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

  3. Вимоги до бланків документів.

  4. Оформлювання сторінки. Вимоги до тексту документа.

  5. Основні вимоги до мовних засобів у документах.

Зміст лекції.

1. Поняття документа, його призначення і класифікація

Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Документи оформляються у заведеному порядку і мають відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Юридична сила документа – це „властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції” (ДСТУ 2732 –2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. – Чинний з 25.05.2004. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – С.3).

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Частина документів – планування, звітність, ділове листування – призначені для безпосередньої управлінської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.



Класифікація документів – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності.



Види документів визначаються за кількома ознаками:

1) за змістом інформації: з адміністративних питань, бухгалтерського обліку, фінансово-кредитних операцій та ін.;

2) за спеціалізацією: загальні (з адміністративних питань), спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань);

3) за призначенням: нормативно-правові, організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, документи колегіальних органів та з особового складу;

4) за походженням: внутрішні (не виходять за межі установи), зовнішні (вхідна та вихідна кореспонденція);

5) за напрямом: вхідні та вихідні;

6) за джерелами виникнення: первинні та вторинні;

7) за формою: індивідуальні (створюються у кожному окремому випадку для розв’язання конкретної управлінської ситуації); типові (відображають однорідні питання і складаються за зразками); трафаретні (постійна інформація віддрукована, а для змінної робляться пропуски);

8) за технікою відтворення: рукописні і відтворені механічним способом;

9) за доступом до інформації: ті, що містять відкриту інформацію, та документи з обмеженим доступом;

10) за ступенем гласності: загальні, для „с/к” (службового користування), таємні. На таємних проставляється гриф обмеженості доступу. За розголошення інформації документів з грифом таємності, а також за їх зникнення винні притягаються до відповідальності згідно із Законом України „Про державну таємницю”.

11) за терміном виконання: безстрокові, термінові і дуже термінові (з відповідною позначкою). Термін виконання встановлюється законом чи відповідними правовими актами;

12) за складністю: прості (містять інформацію з одного питання) та складні (два і більше питань). Перевага віддається простим – їх легше опрацьовувати, контролювати виконання, шукати, зберігати;

13) за стадіями створення: оригінали – перші або єдині примірники, копії – відтворює інформацію документа й усі його зовнішні ознаки або їх частину. У юридичному відношенні оригінал та копія рівноцінні; витяги – копії офіційного документа, що відтворюють деяку частину і відповідно засвідчена; дублікати – повторні примірники офіційного документа, що мають юридичну чинність оригіналу; відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника;

14) за строками зберігання: постійного, тривалого (більше 10 років), тимчасового (до 10 років);

15) за надходженням: офіційні й особисті. Офіційні створюються організацією чи особою й оформляються в установленому порядку. Документи особистого походження створюються особою поза колом її службової діяльності або виконанням громадських обов’язків, засвідчують особу та її права, а також інші відомості;

16) за юридичною силою: справжні (істинні) та фальшиві (підроблені). Справжні бувають чинні і нечинні;

17) за назвою: накази, положення, протоколи, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.



Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.


2. Державний стандарт на оформлення документів. Вимоги до змісту та розташування реквізитів

У 2003 році у дію введено державний стандарт України (ДСТУ 4163-2003) „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, що містить єдині науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, вимоги до бланків, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.



Реквізитами називаються структурні елементи, з яких складається документ.

Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу, називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розташування максимальної кількості друкованих знаків.

ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах.
1. Державний Герб України – зображується на бланках державних установ, друкованих органів державної влади і державного управління, на службових посвідченнях, на штампах з обов’язковим додержанням пропорцій зображення герба. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм. Зображують герб або посередині бланка, або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації.
2. Емблема організації, підприємства, установи. Емблемою можуть бути діючий товарний знак, малюнок, абревіатура, комбіновані зображення.

При кутовому розміщенні реквізитів емблема розташовується у верхньому куті аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої частини сторінки.


3. Зображення нагород.
4. Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Назва організації вищого рівня - найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
7. Найменування організації, установи чи підприємства – автора документа. Скорочене найменування вживається тільки тоді, коли воно офіційно зафіксоване у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.
8. Найменування структурного підрозділу. Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони – автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.
9. Довідкові дані про організацію: індекс підприємств зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, телетайпа, факсу, номер рахунка в банку – оформляється відповідно до поштових правил. Розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.
10. Назва виду документа – наводиться в усіх документах, крім листів. Має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.
11. Дата. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження. Дати оформляються цифровим способом – кожен елемент в один рядок у послідовності:

день, місяць, рік 13 січня 1998 – 13.01.1998



3 квітня 1998 – 03.04.1998

Дозволяється проставляти дату у послідовності: рік, місяць, число (1998.04.03), оскільки це відповідає міжнародній системі датування документа

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 1 вересня 2000 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, то дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження зазначається у відповідній графі.


12. Індекс. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекс документа включає тричленне число з арабських цифр – по дві у кожному елементі: 1-й елемент – індекс структурного підрозділу, 2-й – номер справи за номенклатурою для підрозділу; 3-ій - порядковий номер за журналом обліку. №04 – 12196.


13. Посилання на індекс та дату вхідного документа – включає дату й індекс, вказані в документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь. Наприклад:

на № 10-28136 від 10.05.98.


14. Місце складання або видання – назва населеного пункту, де видається документ. Зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту „Довідкові дані про організацію”, і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12.
15. Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування). Проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа.
16. Адресат. Якщо документ адресується установі без зазначення посадової особи, то найменування подається у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Якщо документ адресується конкретній посадовій особі, то назву установи пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище – у давальному відмінку, наприклад:



Міністерство промислової політики України

Головному спеціалісту

Шовкуну І.П.

Коли документ адресується керівникові установи або його заступнику, найменування установи включається до складу найменування посади адресата, наприклад:



Начальнику Головного

архівного управління

при Кабінеті Міністрів України

Корнієнку С.І.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, то адресат треба зазначати узагальнено:



Генеральним директорам

виробничих об'єднань,

директорам підприємств

і керівникам організацій

Документ не може мати більше чотирьох адресатів.


17. Гриф затвердження. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів:

слово З А Т В Е Р Д Ж У Ю, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.


18. Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо в резолюції бракує вказівок на те, що і як слід робити, це означає: приймати рішення мусить виконавець.


19. Заголовок до тексту – відображає головну ідею документа і як правило, починається з прийменника ПРО: про надання приміщення в оренду.
20. Відмітка про контроль за виконанням документа. Позначають літерою „К”, словом або штампом „Контроль” на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.
21. Текст. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
22. Відмітка про наявність додатків до документа. Ставиться під текстом документа. За наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери: Додаток 1, 2....
23. Підпис. Складається з найменування посади особи, котра підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища. Якщо документ підписують кілька осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб:

Ректор підпис Ініціал(и), прізвище

Головний

бухгалтер підпис Ініціал(и), прізвище
Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовують на одному рівні:

Директор Директор

Педагогічного інституту Інституту мистецтв

Підпис Підпис

Ініціал(и), прізвище Ініціал(и), прізвище
24. Гриф погодження. Розміщується нижче реквізиту „Підпис”. Складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу (-ів) і прізвища, дати погодження.

Приклад:
ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра оборони України

Підпис Ініціали, прізвище

05.02.2001


Якщо документ погоджують листом, протоколом, то гриф погодження оформлюють так:
ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання правління

Національного банку України

23.01.2001 №2



25. Віза. Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Приклад
Начальник юридичного відділу

Підпис Ініціали, прізвище

18.09.2001
Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.
26. Печатка. Розміщується так, щоб вона охоплювала останні кілька літер найменування посади особи, котра підписала документ. Печатки бувають гербові (для документів, що засвідчують фізичні або юридичні права осіб) та прості (круглі, квадратні, трикутні – для документів, що використовуються за межами організації, для довідок з місця роботи тощо.
27. Відмітка про засвідчення копій.

Копія документа виготовляється й видається громадянам з дозволу керівника установи або структурного підрозділу.

Установа може засвідчити копії лише своїх документів (це не стосується архівних установ і нотаріатів).

Копія документа відтворюється на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. В разі виготовлення копії не на бланку повністю відтворюється текст бланка оригіналу і всі його реквізити. На першому аркуші копії робиться позначка „Копія” (праворуч угорі над реквізитом „адресат”).

Копії засвідчують проставленням нижче реквізиту „підпис” засвідчувального напису „правильно”, найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.

Засвідчення копій печаткою дозволяється в разі видачі на руки окремим особам та направлення в інші установи.


28. Прізвище виконавця і номер його телефону – у лівому нижньому куті останньої сторінки документа.
29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи. Ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить таку дані: посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слова „До справи”, номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

Приклад
До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113

Посада Ініціали, прізвище

14.05.2001


30. Відмітка про наявність документа в електронній формі – вказується „перенесено на машинний носій”, дата перенесення, № масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних. Ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
31. Відмітка про надходження документа – скорочена назва організації, що отримала документ, дата його надходження (за потреби – година і хвилина), реєстраційний індекс документа. Ставиться у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надходження документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.


32. Запис про державну реєстрацію. Фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України „Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади”.

Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.


Кожний вид документа має тільки йому притаманний набір реквізитів.
3. Вимоги до бланків документів

Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланк – стандартний лист з нанесеною друкарським способом постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів на папері форматів А4 та А5 (наприклад, для довідок).

Існує три види бланків: бланк для листів, бланк конкретного виду документа і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

Бланки виготовляються друкарським способом на папері світлих тонів; бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів.

Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж лівого і правого берегів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від межі лівого берега) способом.

Підприємства, установи та організації, які мають право використовувати у діловодстві поряд з українською мовою мови національних меншин (згідно із Законом України „Про мови в Українській РСР”), окремі реквізити („Назва організації вищого рівня”, „Назва організації”, „Назва структурного підрозділу”, „Довідкові дані про організацію” і „Назва виду документа”) можуть друкувати двома мовами – українською та мовою національних меншин на одному рівні поздовжнього бланка. Для листування з постійними закордонними кореспондентами теж можуть виготовлятися бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Однак в межах України не дозволено застосовувати бланки, в яких використано іноземну мову.
4. Оформлювання сторінки. Вимоги до тексту документа

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:



1) надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

2) бути юридично правильно оформленим;

3) подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

4) бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів та зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

5) бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

6) оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

7) бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

8) складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297мм) та А5 (148×210мм). Можна використовувати папір формату А3 (297х420 мм) – для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 (105х148 мм) – для резолюцій. Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Документи повинні мати такі береги:

лівий – 30 мм; правий – 10 мм; верхній і нижній – 20 мм.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, А5 – через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа. Якщо документ оформлений неохайно, значить в установі низька культура праці.

Якщо документ займає більше, ніж 1 аркуш паперу, на наступний аркуш не можна переносити одні підписи. Крім них, там має бути не менше 2-х рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, 2-а і наступні – на чистих аркушах паперу такого самого розміру і якості, що й папір, на якому надруковано бланк.

Другий і наступні за ним аркуші документа нумеруються.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати з двох сторін аркуша.

Якщо текст вміщений на одному боці аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша на відстані не менше 10 мм від верхнього його краю арабськими цифрами без слова „сторінка” і пунктуаційних знаків (неправильно: -5-, 10.). Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.



Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики й призначення. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Середня довжина абзацу – 4-6 речень, хоча в текстах документів часто зустрічаються абзаци, що складаються з одного речення.

Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин.

Існує 2-і системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер та ін. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності. У діловодстві широко застосовується суто цифрова система нумерації. Наприклад:

1 – Розділ І

1.1. – Частина 1 розділу І

1.1.1. – Пункт 1 частини 1 розділу І

Текст документа складається з трьох логічних елементів: вступу, доведення та закінчення. Закінчення може бути активним – зазначає, яку дію мусить виконати адресат, і пасивним – інформує про якийсь факт, обставину.

При підготовці тексту документа необхідно:

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйманню документа.

2. Вживати стійкі словосполучення типу:

- згідно з Вашим проханням;

- відповідно до Постанови...

Такі стандартні вирази полегшують сприймання документа, скорочують час на пошуки формулювань.

3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок слів вживається, якщо логічний наголос падає на саму дію.

4. Складнопідрядні речення вживати для висловлення причинно-наслідкових зв’язків, використовуючи сполучники що, який, якщо, щоб, де, як, за умови...

5. Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, що надають діловим документам стислості, з їх допомогою формулюються причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу. Наприклад: „Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись...”.

6. Замінювати займенники іменниками.

7. Не вживати емоційних виразів і не показувати суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа – нейтральний.

Оскільки автором управлінського документа є юридична особа, то його текст викладається від третьої особи. Наприклад: „Колегія ухвалила”.

8. У розпорядчих документах застосовуються мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).

9. У діловому листуванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.

10. Типовою ознакою ділового стилю є використання віддієслівних іменників. Вони дають загальне уявлення про дію. Наприклад: провести огляд, подати звіт... Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, надають документам певної офіційності.

За способом викладу виділяють такі види текстів: розповідь, опис, міркування.



Розповідь використовується в автобіографіях, протоколах, звітах і подібних документах. Виклад ведеться у хронологічному порядку. Відступати від цього принципу можна лише тоді, коли необхідно підкреслити залежність роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій.

Опис – це спосіб характеристики явища через перелік його ознак, властивостей тощо. Застосовується у звітах, актах, наказах, постановах.

Міркування – спосіб викладу, за якого логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ і, як правило, доводить певне положення.

У ряді документів усі три способи викладу поєднуються, доповнюють один одного.



Найзагальніша вимога до тексту ділового паперу – логічна послідовність викладу. А основний елемент логічної побудови змісту документа – виклад його мети.

Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а в кінці викладається мета, такий виклад називається прямим.

Якщо мета викладається на початку документа, а вже потім даються пояснення – це зворотний виклад.

Фактичний матеріал, використаний у службовому документі, повинен бути достовірним.

Композиційної стрункості діловим паперам надає вдале розміщення матеріалу, послідовний виклад. У процесі викладу змісту не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами. Автор мусить виділити головне, навести вирішальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхіднішими фактами і цифрами.

Доцільно кожен документ присвячувати одному питанню.

Виклад треба організувати так, щоб у порівняно невеликий за обсягом документ укласти максимум потрібної інформації.

Слова й словосполучення, особливо часто вживані у певних типах документів, утворюють своєрідний каркас їх змісту. У таких випадках складання документів може бути зведене до заповнення бланків. Тому прийнято говорити, що ділові папери не пишуться, а укладаються.


5. Основні вимоги до мовних засобів у документах

Основним видом письмового тексту ділового мовлення є документ (від лат. dorumentum – доказ).

Ділові документи вирізняються особливими мовними засобами, що відповідають нормам літературної мови.

Основною вимогою до мовних засобів є їх доступність широкому читачеві, це загальновживані слова, терміни, значення яких зафіксоване у словнику.

Терміни – це слова чи словосполучення, які створюються для точного відображення спеціальних понять і предметів. Терміни характеризуються точністю значення, відсутністю образних, емоційно-експресивних відтінків.

У діловому стилі є своя термінологія: (документування, документообіг, діловодство та ін.)



Обов’язкові вимоги до термінів у діловому стилі мовлення:

1. Термін треба вживати лише у тій формі, яка зафіксована у словнику. Так, якщо у словнику зафіксоване слово „діловодство”, то слід користуватися тільки ним, уникаючи інших форм (діловедення, справоведення);

2. Термін повинен вживатися з одним значенням, закріпленим за ним у словнику. Економічний термін повинен вживатися в тому значенні, в якому його застосовують економісти-інженери і т. д.;

3. Слід дотримуватися правил утворення від терміна похідних форм, засвідчених у словниках чи довідниках. Так, загальновживане слово „акт” у родовому відмінку має закінчення -у (акту), а термін діловодства – -а (акта).

4. У процесі укладання документа службова особа не повинна використовувати слова, утворені кимось похапцем на заміщення наявних у словнику. Наприклад, існують терміни „позаштатний фонд” і „несписочний фонд”, але дехто використовує вислів „безлюдний фонд”. Виникає плутанина, і цей термін доведеться потім тлумачити усно або у пояснювальній записці.

5. У термінології багатьох галузей науки існують терміни-дублети (нові й старі, власномовні й запозичені – для позначення даного поняття), терміни-неологізми (нові, маловідомі). Вибираючи серед цих термінів потрібний, слід орієнтуватися на вже кодифікований, часто вживаний не лише у писемному, а й в усному спілкуванні.

6. Негативним і шкідливим є таке явище, як „суржик” у ділових документах, тобто суміш загальнонародної, професійної і російської мов. Не є правомірним запозичення з інших мов, коли слово з таким самим значенням є в українській мові. Наприклад, нема підстав вживати русизми: справка (є довідка), сводка (зведення), слідуючий (наступний), умісний (доречний).

7. Часто трапляються помилки через збіг у вимові українських та російських слів,що мають різні значення. Наприклад:

речь (промова) річ (предмет)

неделя (7 днів тижня) неділя (рос. „воскресенье”)

человек (людина) чоловік (людина, мужчина ).

8. Іноді заміна однієї літери може позначитись на значенні слова та усього тексту. Наприклад: спиратися/опиратися (спиратися на знання, досвід, уміння; опиратися-чинити опір ).

9. Щодо іншомовних слів, то в діловому тексті вони повинні вживатися лише в тому випадку, коли відсутній український відповідник. Крім того, слід пам'ятати, що вживати іншомовні слова можна лише ті, які отримали міжнародне визнання, оскільки вони не мають національного еквівалента. До них належать слова, що використовуються в бухгалтерії, фінансовій справі, діловодстві, зовнішній торгівлі: (бланк, штамп, штраф, віза, резолюція, гриф, банк, депозит і т.д.).

За наявності українського відповідника перевага у вживанні надається йому, а не запозиченому слову: координувати – погоджувати; лімітувати – обмежувати; апелювати – звертатися; симптом – ознака.

10. При складанні тексту документа слід уникати тавтології (повторення) та зайвих слів, які ускладнюють розуміння речень в результаті збільшення їх довжини. Наприклад: „У проханні моєму прошу не відмовити, прошу надати мені...”; зайві слова: „передовий авангард” , „за три години часу” , „самий найдоцільніший варіант”, „взаємно допомагати один одному”.

Висновки.

Таким чином, для оволодіння основними аспектами складання та оформлення документів необхідно засвоїти теоретичні положення про документ, його структуру і призначення, вимоги ДСТУ 4163-2003 щодо норм розташування реквізитів у документі, вимоги до тексту та оформлення сторінки документа і, безперечно, мовні норми, оскільки грамотність та правильність оформлення документа – це професійне обличчя його автора.



Література.

Гуменюк І.М. Українська мова (за професійним спрямуванням): Робочий навчально-методичний посібник. Змістовий модуль 2. – Вид. 2-ге, випр. і доп. / І.М. Гуменюк, Г.В. Білавич. – Івано-Франківськ: ПП „ТУР-ІНТЕЛЕКТ”, 2013. – 204 с.

Ділові папери та документи підприємницької діяльності / Упорядник В.Л. Кулініченко. – К.: Укр. Центр духовної культури. – 1996. – 144 с.

Шевчук С.В. Українська мова за професійним спрямуванням: Підручник / С.В. Шевчук, І.В. Клименко. – К.: Алерта, 2010. – 696 с.



Запитання.

1. Який документ встановлює склад та порядок розташування реквізитів документів?

2. Що таке документ?

3. Що лежить в основі класифікації документів?

4. Назвіть групи документів, які Вам відомі.

5. Що таке реквізит документа?

6. Які види реквізитів Ви знаєте?

7. Назвіть правила датування документів.

8. Назвіть правила постановки відбитка печатки у документі.

10. Що таке формуляр-зразок?

11. Яких правил необхідно дотримуватися, складаючи текст документа?

12. Що означає „юридична сила” документа?

13. Які Ви знаєте вимоги до мовних засобів у документах?

14. Як правильно нумерувати сторінки документа?

15. Що означає поняття „рубрикація документів”?

16. Які існують системи нумерації рубрик документа?

17. Назвіть способи розміщення реквізитів на бланку.

18. Що таке резолюція?

19. Яке призначення документів?

20. Поясніть термін „вхідна та вихідна документація”.






Поділіться з Вашими друзьями:


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал