Конспект лекцій для студентів спеціальності 7 030509 "Облік і аудит" денної і заочної форм навчання Луцьк 2016



Сторінка1/5
Дата конвертації29.12.2016
Розмір1.03 Mb.
ТипКонспект
  1   2   3   4   5
Міністерство освіти і науки України

описание: описание: lntu_logo_20x20_cm new!


Управлінські інформаційні системи в обліку, аналізі і аудиті


Конспект лекцій
для студентів спеціальності 7-8.030509 “Облік і аудит” денної і заочної форм навчання

Луцьк 2016
УДК 657:004

Г 60
До друку __________ Голова Навчально-методичної ради Луцького НТУ
Електронна копія друкованого видання передана для внесення в репозитарій Луцького НТУ_____________ директора бібліотеки
Затверджено Навчально-методичною радою Луцького НТУ,

протокол № від 2016 р.
Рекомендовано до видання Навчально - методичною радою факультету обліку та фінансів Луцького НТУ, протокол № від 2016 р.

________________ Голова навчально-методичної ради факультету обліку та фінансів
Розглянуто і схвалено на засіданні кафедри обліку і аудиту Луцького НТУ,

протокол № від 2016 р.

Укладач: Н.В. Голячук, к.е.н., доцент Луцького НТУ
Рецензент: О.А. Нужна, к.е.н., доцент Луцького НТУ
Відповідальний

за випуск: І.Б. Садовська, к.е.н., професор Луцького НТУ




Г60

Управлінські інформаційні системи в обліку, аналізі і аудиті [Текст]: конспект лекцій для студентів спеціальності 7-8.030509 “Облік і аудит” денної і заочної форм навчання / укл. Н.В. Голячук.  Луцьк: Луцький НТУ, 2016. – 76с.



Видання містить теоретичний матеріал до вивчення дисципліни, запитання для перевірки знань та тестові завдання.

Методичні вказівки призначені для студентів спеціальності 7-8.030509 “Облік і аудит” денної і заочної форм навчання

.

© Н.В. Голячук, 2016



ВСТУП

Спеціалісти та магістри спеціальності «Облік і аудит» Луцького НТУ, відповідно до навчальних планів, вивчають дисципліну «Управлінські інформаційні системи в аналізі і аудиті», що свідчить про важливе значення застосування інформаційних технологій у діяльності майбутніх професійних бухгалтерів та аудиторів.

Метою вивчення дисципліни, є надання студентам необхідних теоретичних знань та формування практичних навиків створення і функціонування інформаційних систем і комп’ютерних технологій та можливості їх використання для обробки облікової інформації на підприємстві.

Система теоретичних знань названої дисципліни розглядає питання створення і впровадження автоматизованих інформаційних систем, застосування нових інформаційних технологій у сфері обліку, аналізу і аудиту на підприємствах різних галузей економіки, питання комп’ютеризації аудиторської діяльності.

Для практичного закріплення теоретичних знань спеціалістів та магістрів з дисципліни «Управлінські інформаційні системи в аналізі і аудиті» використовується програма «1С: Управління торговим підприємством». Ця програма вибрана не випадково, адже у Волинській області досить значна кількість підприємств, які займаються торгівлею, а окремі і використовують у своїй роботі програму «1С: Управління торговим підприємством». А підготовка конкурентоспроможного спеціаліста є першочерговим завданням вищого навчального закладу.

тема 1

Роль структури управління у формуванні інформаційних систем


  1. Потреба в застосуванні інформаційних систем на підприємстві

  2. Функції управління підприємством

  3. Інформаційні підсистеми управління

  4. Типи даних в управлінських ІС та системи їх обробки


1. Потреба в застосуванні інформаційних систем на підприємстві

Обговорюючи проблеми використання ІТ в бізнесі, не слід говорити про інформаційні технології взагалі. До теперішнього часу створено тисячі програмних продуктів, сотні технологій, десятки протоколів та угод про розробку і використання інтерфейсів, міжнародних стандартів у галузі ІТ-додатків. На відміну від побутової сфери, де ІТ використовуються безпосередньо (аудіо-та відеотехніка, мобільний телефонний зв'язок, цифрові фототелевізійні системи, технології обробки текстів і зображень, широкий спектр інформаційних послуг і т. д.). Застосування ІТ з метою інформатизації бізнесу відбувається - за допомогою розробки та впровадження інформаційних систем різного призначення. Інформаційні технології є засобом перетворення даних і формування інформаційних потоків всередині і поза підприємством. У рамках однієї інформаційної системи можуть використовуватися десятки ІТ. Таким чином, інформаційна система підприємства є середовищем для реалізації сучасних ІТ.

Інформаційні системи (ІС) можуть дуже відрізнятися за своїми функціями, архітектурою, реалізацією в залежності від конкретної області застосування. Однак можна виділити принаймні дві властивості, які є загальними для всіх інформаційних систем.

По-перше, будь-яка інформаційна система призначена для збору, зберігання і обробки інформації.

По-друге, інформаційні системи орієнтуються на кінцевого користувача, наприклад, банківського клерка, працівника складу, бухгалтера або чиновника міської адміністрації. Такі користувачі можуть бути дуже далекі від світу комп'ютерів. Для них персональний комп'ютер є всього лише засобом забезпечення професійної діяльності.

Тому інформаційна система повинна бути простою та зручною, забезпечувати кінцевого користувача всіма необхідними для його роботи функціями, але в той же час не дати йому можливості виконувати будь-які дії, які могли б завдати шкоди інформаційної системі.



Конкретні завдання, які повинні вирішуватися інформаційною системою, залежать від тієї прикладної області, для якої система призначена. Області застосування інформаційних систем різноманітні: банківська справа, страхування, медицина, транспорт, освіта, державне управління, розробка програмного забезпечення і т. д. Важко знайти область ділової активності, в якій сьогодні можна було б обійтися без використання інформаційних систем. З іншого боку, конкретні завдання, які вирішуються банківськими інформаційними системами, відрізняються від завдань, для вирішення яких створюються медичні або транспортні інформаційні системи.

Об'єднує всі системи одна основна обставина: керівництво компаній відчуває потребу в достовірній інформації про різні аспекти бізнесу компанії і зовнішнього середовища з метою підтримки прийняття рішень. Від цього залежить якість управління компанією, можливість ефективного планування її діяльності, виживання в умовах жорсткої конкурентної боротьби. При цьому досить важливими є наочність форм подання інформації, швидкість отримання нових видів знаннь, можливість аналізу оперативних данних.

Створення і використання інформаційної системи передбачає виконання наступних умов:


  • структура ІС та її функціональне призначення повинні відповідати цілям, які стоять перед організацією. Наприклад, у комерційній фірмі (ІС) - ефективний бізнес, отримання максимальної вигоди; на державному підприємстві - вирішення економічних і соціальних завдань;

  • інформаційна система повинна контролюватися працівниками, які розуміють її призначення, мету і завдання, і використовуватися у відповідності з основними соціальними і етичними принципами;

  • ІС повинна надавати достовірну, надійну, систематизовану та своєчасну інформацію.

Таким чином, для створення та використання ІС необхідно спочатку зрозуміти і розробити структуру, функції і політику підприємства, цілі управління та прийнятих рішень, можливості застосовуваної технології. Створення ІС повинно починатися з аналізу структури управління організацією.
2. Функції управління підприємством

Координація роботи всіх підрозділів підприємства здійснюється через органи управління різного рівня. Під управлінням розуміють досягнення поставленої мети за умови реалізації наступних управлінських функцій: організаційної, планової, облікової, аналітичної, контрольної, мотиваційної.



Організаційна функція полягає у розробці організаційної структури і комплексу нормативних документів: штатний розклад фірми, відділу, лабораторії, групи із зазначенням підпорядкованості, відповідальності, сфери компетенції, прав, обов'язків і т. п. Найчастіше це викладається в положенні про відділ (лабораторію) або в посадових інструкціях.

Планування (планова функція) полягає у розробці та реалізації планів з виконання поставлених завдань. Наприклад, бізнес-план для усієї фірми, план виробництва, план маркетингових досліджень, фінансовий план, план проведення науково-дослідної роботи на різні терміни (рік, квартал, місяць, день).

Облікова функція полягає у розробці і використанні форм і методів обліку показників діяльності фірми: бухгалтерський, фінансовий, управлінський, статистичний, податковий облік. У загальному випадку облік можна визначити як процес отримання, реєстрації, накопичення та надання інформації про реальні господарські процеси (тобто про ті, які вже відбулися).

Аналіз, або аналітична функція, пов’язана з вивченням підсумків виконання планів і замовлень, визначенням факторів, що впливають на конкретні показники, виявленням резервів, дослідженням тенденції розвитку тощо. Виконується аналіз різними фахівцями в залежності від складності та рівня аналізованого об'єкта або процесу. Аналіз результатів господарської діяльності фірми за рік і більше проводять фахівці-аналітики, а на рівні цеху, відділу, - менеджер цього рівня (начальник або його заступник) спільно з фахівцем-економістом.

Контрольна функція найчастіше здійснюється менеджером відповідного рівня: контроль виконання планів, витрачання матеріальних ресурсів, використання фінансових коштів тощо.

Стимулювання (мотиваційна функція) передбачає розробку і застосування різних методів стимулювання праці підлеглих працівників:

фінансові стимули - зарплата, премія, акції, оплата путівок тощо;

психологічні стимули - підвищення на посаді, подяки, дипломи, звання, ступені (обрання в закритий клуб), тощо.

У практиці менеджменту виділяють три основні рівні управління (ієрархії управлінської діяльності): стратегічний, тактичний, операційний.

Страте-

гічний


Тактичний

Оперативний

Рівні управління

Ступінь відповідальності,

складності вирішуваних питань

Динаміка прийняття рішеннь


Рис.1. Управлінська піраміда підприємства


Стратегічний рівень забезпечує вироблення управлінських рішень, спрямованих на досягнення довгострокових стратегічних цілей організації. Оскільки результати прийнятих рішень проявляються через тривалий час (місяці, роки), особливе значення на цьому рівні має така функція управління, як стратегічне планування. Відповідальність за прийняття управлінських рішень надзвичайно велика і визначається не тільки результатами аналізу з використанням різних методів та математичних моделей, інформаційних систем підтримки прийняття рішення, а й професійною інтуїцією менеджерів.

Приклад. На підставі аналізу фінансового стану фірми приймаються рішення про збільшення (зменшення, зняття з продажу) виробленої продукції, про випуск нового продукту, про відкриття філії, про збільшення активів компанії, про залучення кредитів.



Тактичний рівень забезпечує вирішення завдань, що вимагають попереднього аналізу великої кількості різнорідної інформації, що надходить з верхнього та нижнього рівнів. На цьому рівні особливе значення набуває аналітична функція управління. Обсяг вирішуваних завдань зменшується, але зростає їх складність і відповідальність за результати. При цьому не завжди вдається виробити потрібне рішення оперативно - потрібен додатковий час на осмислення, збір відсутніх відомостей і т. п. Управління пов'язане з деякою затримкою між моментом надходження інформації і прийняттям рішень та їх реалізацією, а також між моментом реалізації рішень і отриманням реакції на них.

Приклад. На підставі аналізу статистичних даних щодо попиту на продукцію, про ціни конкурентів і пр. прогнозується прибуток і розробляється план випуску продукції на найближчий період (тиждень, місяць, квартал). Аналізуються дані управлінського обліку. Вирішується питання про залучення додаткових працівників або про їхнє скорочення.



Функціонально-оперативний рівень управління забезпечує вирішення багаторазово повторюваних завдань і операцій та швидке реагування на зміни вхідної поточної інформації. На цьому рівні досить великі як обсяг виконуваних функціональних операцій, так і динаміка прийняття управлінських рішень. Цей рівень управління часто називають оперативним - через необхідність швидкого реагування на зміну ситуації. На рівні оперативного управління великий обсяг займають облікові завдання.

Приклад облікових задач: облік витрат часу, сировини і матеріалів при виконанні окремих виробничих операцій; облік виробленої та проданої продукції; бухгалтерський облік і т. д.

Кожен з рівнів управління характеризується власним набором функцій, рівнем компетентності та відповідальності і потребує відповідної інформаційної підтримки.

Рівні управління визначаються складністю вирішуваних завдань. Чим складніше завдання, тим більш високий рівень управління потрібно для її вирішення.


3. Інформаційні підсистеми управління

Відповідно з ієрархією управління підприємства інформаційні системи мають 4 рівні поділу і використання інформації.



  1. стратегічний;

  2. управлінський;

  3. знання;

  4. експлуатаційний.

Відповідне інформаційне супроводження визначається для кожної функціональної області: маркетингу і продажів, планування, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку, людських ресурсів, забезпечення якості.

Інформаційні системи (підсистеми) стратегічного рівня - інструмент допомоги керівникам вищого рівня. З їх допомогою проводять стратегічні дослідження, аналізують тривалі тренди, тенденції і у справах фірми, і в діловому оточенні. Їх основне призначення - приводити у відповідність зміни в умовах зовнішнього середовища з існуючої організаційної можливістю отримання переваг.

Основними питаннями, які вирішуються на цьому рівні:

Який буде рівень зайнятості через п'ять років?

Які тривалі промислові фінансові тренди і де можливі наші підйоми і спади?

Які вироби ми повинні робити через три роки, через п'ять років?

Акції яких компаній слід придбати в розрахунку на довгострокову перспективу?



Системи (підсистеми)управлінського рівня призначені для контролю, управління, прийняття рішень і адміністративних дій середніх менеджерів. Основні питання, які вирішуються на цьому рівні:

добре працюють керовані об'єкти?

чи потрібно поліпшувати систему управління?

які зв'язки стали непотрібними? які бізнес-процеси потребують поліпшення?

Системи рівня управління дозволяють швидко складати періодичні звіти, виконані за затвердженими шаблонами. Наприклад – звіти про реалізацію продукції на складах фірми, про роботу торгового відділу, про роботу фінансового відділу, який контролює витрати для службовців повідомляючи, коли фактичні витрати перевищують бюджети.

Системи рівня управління підтримують в деяких випадках і прийняття нестандартних рішень, тобто вони часто відповідають на питання "що, якщо ...?". Що станеться з виробничим календарним планом, якщо ми подвоїмо продаж у грудні? Що станеться з нашими дивідендами, якщо оплата буде відстрочена протягом шести місяців? Відповіді на ці питання часто вимагають нових даних, які не можуть бути отримані від існуючих систем експлуатаційного рівня.



Системи (підсистеми) рівня знання призначають для підтримки роботи працівників знання, аналітиків при обробці поточної інформації. Мета систем рівня знань полягає в тому, щоб допомогти фірмі інтегрувати нові знання в бізнес і керувати підсистемами знання, які потрібні для поточної та перспективної діяльності фірми чи організації. Розробка систем рівня знань, особливо у офісних системах, є однією з найбільш привабливих областей розробки програм в інформатизації бізнесу.

Системи (підсистеми) операційно-експлуатаційного рівня підтримують управління операціями, стежать за елементарними діями організації, такими як продажі, платежі, робота з депозитами, платіжними відомостями, кредитування оперативних фінансових рішень, і регулюють потік матеріалів на виробництві. Основна мета систем на цьому рівні полягає в тому, щоб правильно організувати інформаційні потоки на підприємстві. Для відповіді на організаційні, технологічні та виробничі питання інформація повинна бути доступна, оперативна і точна. Це найбільш автоматизована частина будь-якого підприємства.
4. Типи даних в управлінських ІС та системи їх обробки

Вся інформація, яку використовують менеджери у повсякденній діяльності та в процесі прийняття рішень, може бути умовно розділена на три категорії: формалізована, частково формалізована і неформалізована. Залежно від ступеня формалізації визначаються і типи рішень - структуровані, частково структуровані і неструктуровані.

Формалізація даних є найважливішою складовою роботи інформаційних систем. Комп'ютер обробляє дані, представлені в формалізованому вигляді - у вигляді чисел. Прикладом формалізованих даних є представлення результатів діяльності компанії у вигляді числових таблиць: фінансові звіти, баланс, грошові транзакції, платежі, оперативні зведення про виконання добових завдань, замовлення, накладні і т.д. Дії з формалізованими даними легше автоматизуються і можуть проходити практично без участі людини.

Частина інформації частково є неформалізованою, але піддається часткової формалізації матричними методами. Наприклад, для того щоб оцінити вплив факторів зовнішнього оточення чи відповідні дії самого підприємства, часто застосовуються матриці BCG (Boston Consulting Group).

У випадках наявності частково неформалізованих даних прийняття рішень здійснюється тандемом "людина-комп'ютер": оптимальне рішення вибирає людина, користуючись набором сценаріїв, наданих комп'ютером. Сценарії будуються за принципом "що, якщо ...?" за допомогою систем підтримки прийняття рішення (Decision Support System - DSS).

Значна частина даних, особливо на верхньому рівні управління, буває неформалізованими - політичні новини, відомості про партнерів і конкурентів, інформація з фондових і валютних бірж, зведені неформальні звіти за періодами, ділове листування, протоколи зустрічей, семінарів, наукові публікації та огляди, гіпертексти в Інтернеті. Такі дані найбільш важко формалізуються, але їх аналіз є обов'язковою складовою діяльності вищого керівництва. У цьому випадку основна відповідальність за прийнятті рішення за його результати лежить на керівнику – при цьому величезну роль відіграють знання керівника, діловий досвід, компетенція і, звичайно, інтуїція. Комп'ютерні, інформаційні експертні системи (Expert System - ES) тільки доповнюють ці якості.

Зрозуміло, що не всі потрібні дані знаходяться в ІС в "чистому" вигляді. Корисну інформацію доводиться добувати з великої кількості додаткових даних, і цей процес називається пошуком даних (Data Mining - DM).

Корисна інформація може бути захована дуже глибоко; ІС витягує правдоподібні дані, але вони можуть не відображати її суть, може виникнути небезпека одержання зміщених оцінок (Biased Estimator), коли виявляється не зовсім той фактор, який впливав на досліджуваний об'єкт або систему.

Інформація практично завжди буває "зашумлена». Реальну інформацію в такій ситуації знайти важко, і це може призвести до помилкових оцінок і прогнозів.

Користувачі можуть отримувати повноцінну віддачу від інформації тільки в тому випадку, якщо ця інформація точна, повна, з неї нескладно отримати цінні знання(відомості).

Знання мають невелику цінність, якщо вони не є керівництвом до дії або не використовуються в бізнес-процесах! Користувачі потребують такої форми поданні інформації, яка б відповідала їх потребам. На ринку пропонується багато програмних продуктів для вирішення проблем інформаційного забезпечення керівництва. Серед них:

системи генерації звітів для формального представлення інформації (наприклад, програмний продукт Crystal Reports компанії Crystal Decisions, призначений для створення корпоративної звітності);

аналітичні системи для складного динамічного аналізу даних;

системи генерації персональних запитів, аналізу і створення звітів для індивідуальних користувачів, що мають різноманітні потреби за поданням та аналізу інформації;

рішення з розробки КІС-додатків (Enterprise Information System Applications - EISA), призначені для створення інструментальних панелей керівника і аналітичних програм для пошуку даних.

У загальному вигляді завдання менеджменту зводяться до п'яти ключових питань:

Де ми знаходимося?

Чого ми хочемо досягти?

Як ми туди потрапимо?

Скільки часу і ресурсів на це буде потрібно?

Скільки це буде коштувати?

Для складних систем характерно те, що керувати ними доводиться, як правило, в умовах неповної інформації, відсутності знання закономірностей функціонування і постійної зміни зовнішніх факторів. Тому процеси управління та прийняття рішень мають ітераційний характер. Після прийняття рішення і застосування керуючого впливу необхідно знову оцінити стан, в якому знаходиться система, і вирішити питання про те, чи правильно ми рухаємося по наміченому напрямку. Якщо відхилення нас не задовольняють, то необхідно перевизначити набори даних, скоректувати рішення і "перезапустити" процес управління.

Сучасні інформаційні технології при пошуку відповідей на поставлені запитання дозволяють формулювати і вирішувати завдання таких класів.

Аналітичні завдання - обчислення заданих показників і статистичних характеристик бізнес-діяльності на основі ретроспективної інформації з баз даних.

Візуалізація даних - наочне графічне і табличне представлення наявної інформації.

Пошук даних (Data Mining) - визначення взаємозв'язків і взаємозалежностей бізнес-процесів на основі існуючої інформації. До даного класу можна віднести завдання перевірки статистичних гіпотез, знаходження асоціацій і тимчасових шаблонів. Наприклад, шляхом аналізу економічних і фінансових показників діяльності компаній, які потім збанкрутували, банк може виявити деякі стереотипи, які можна буде врахувати при оцінці ступеня ризику кредитування.

Імітаційні завдання - проведення на ПК експериментів з формалізованими (математичними) моделями, що описують поведінку складних систем протягом заданого або формованого інтервалу часу. Завдання цього класу застосовуються для аналізу можливих наслідків прийняття того чи іншого управлінського рішення (аналіз "що, якщо?").

Синтез управління - використовується для визначення допустимих управляючих впливів, що забезпечують досягнення заданої мети. Завдання цього типу застосовуються для оцінки досяжності намічених цілей, визначення безлічі можливих керуючих впливів, що призводять до потрібного результату.

Оптимізаційні завдання - засновані на інтеграції імітаційних, управлінських, оптимізаційних і статистичних методів моделювання і прогнозування, дозволяють вибрати при безлічі можливих варіантів ті з них, які забезпечують найбільш ефективне (з точки зору певного критерію) досягнення поставленої мети.

Сучасні компанії з розгалуженим бізнесом, як правило, використовують у своїй діяльності такі системи :



  • системи підтримки діяльності керівника (Executive Support Systems - ESS) на стратегічному рівні;

  • управлінські інформаційні системи (Management Information Systems - MIS) та системи підтримки прийняття рішень (Decision Support Systems - DSS) на середньому управлінському рівні;

  • робочі системи знаннь (Knowledge Work System - KWS) і системи автоматизації діловодства (Office Automation Systems - OAS) на рівні знань;

  • системи діалогової обробки транзакцій (Transaction Processing Systems - TPS) на експлуатаційному рівні.


Запитання для перевірки знань

  1. Назвіть властивості інформаційних систем.

  2. Умови використання інформаційних систем.

  3. Охарактеризуйте функції управління підприємством.

  4. Назвіть основні рівні управління.

  5. Які інформаційні підсистеми управління Ви знаєте?

  6. Які системи використовує бізнес у своїй діяльності?





Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал