Конспект лекцій для спеціальності: 02010501 "Документознавство та інформаційна діяльність"



Скачати 436.32 Kb.

Сторінка1/4
Дата конвертації15.07.2017
Розмір436.32 Kb.
ТипКонспект
  1   2   3   4

1

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ПВНЗ «ЄВРОПЕЙСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ»

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА ТА ІНФОРМАЦІЙНО-
АНАЛІТИЧНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ
КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ для спеціальності:
7.8.02010501 "Документознавство та інформаційна діяльність"
Київ - 2015

2

Керування документацією

Перелік змістових модулів:
1.
Загальні засади побудови документообігу
2.
Долучення документів до документаційної системи.
3.
Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції.
4. Організація контролю за ходом виконання документів


1. Загальні засади побудови документообігу
Коло питань: документообіг та система управління, документні потоки в установі,
організування раціональної побудови документообігу, впровадження систем електронного
документообігу
Документообіг та система управління
Документообіг та організація управлінського процесу тісно пов'язані одне з одним і взаємозалежні. Від чіткості й оперативності руху, якості опрацювання документів і передачі їх залежить швидкість отримання ін- формації, необхідної для прийняття управлінського рішення.
Організація документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в установі системи управління і відображує технологію прийняття та виконання управлінських рішень.
Невпорядкованість управлінських процесів і залежних від них систем документообігу залишається, як зазначає російський науковець проф.
Т.В. Кузнєцова [84], основною причиною неефективного впровадження сучасних технологій.
Особливо це очевидно при передачі документів від одного виконавця до
іншого, при погодженні документа, накладанні резолюцій, контролю за виконанням доручень, автоматизації руху документів і т.д., що й визначає рівень побудови документообігу в установі.

3
Ефективне виконання діловодних процесів вимагає від фахівця досконалих знань теорії і практики менеджменту та основних засад його документаційного забезпечення, оскільки чітко організовану технологію господарювання можна подати у вигляді набору відповідних управлінських процедур й методів їх вирішення.
Так, підготовка управлінського рішення складається з процедур:
- визначення того чи іншого підходу до розробки рішення (збір
інформації, підготовка можливих варіантів виконання, оцінка альтернатив, вибір варіанту рішення, його погодження);
- визначення способу доведення управлінського завдання (підготовка наказу, розпорядження, чи прийняття колегіального рішення);
- визначення варіантів доставки розпорядження до виконавців
(посильним, поштою, факсограмою чи електронною поштою).
Процес організації виконання управлінського рішення складається з таких ділових процедур:
- розподіл завдань між працівниками з урахуванням їх функціональних обов’язків, реальних можливостей, рівня кваліфікації, компетентності, ступеню завантаженості;
- визначення методу доведення завдання до підлеглих (загальна постановка завдання, орієнтовна схема його виконання чи жорстка регламентація дій);
- вибору способу доведення рішення (переконання, прохання, розширення кола інформації);
- делегування повноважень (визначення обов’язків, які необхідно делегувати, та вимог до їх виконання, вибору того чи іншого виконавця).
Більшість зазначених ділових процедур вимагають виконання певних діловодних операцій (документаційного забезпечення менеджменту), тобто, супроводження вищезазначених операцій певними видами документів та організації їх руху. В ряді випадків ( це, особливо, характерно для державних

4 та муніципальних установ) ділові процедури складаються винятково з операцій діловодства [45].
Недостатньо продуманий рух документів в установі спричиняє зволікання у виконанні управлінських рішень; на передання документів з однієї інстанції до іншої витрачається в кілька разів більше часу, ніж на роботу з ними. Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділяти особливу увагу.
Існуюча в установі система управління також зумовлює організаційну побудову документообігу. Наприклад, якщо керівник установи буде вимагати, щоб усі отримані документи спочатку доповідалися йому і тільки він призначатиме виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим .
Якщо в установі чітко розподілено функціональні обов'язки між керівником та його заступниками, структурними підрозділами і співробітниками, то значна частина документів надходить відразу до заступників керівника або до структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, тобто шлях документів буде значно коротший. Так само від узвичаєного в установі розподілу обов'язків і делегування повноважень співробітникам буде залежати швидкість руху документів під час їх опрацювання, погодження і засвідчення.
Отже, раціоналізація документообігу в установі сприяє ефективності роботи управлінського апарату, і, навпаки, форми і методи організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість й оперативність документообігу.

Стан документообігу в установі залежить від організування управлінського процесу і, водночас, відображаючи систему управління, дає можливість на- очно побачити наскільки вона ефективна.

5
Документні потоки в установі
У документообігу будь-якої установи можуть бути виокремлені такі документні потоки:
- вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);
- документи, створені в установі (не виходять за її межі).
Вхідні документи класифікують за кореспондентами - авторами доку- ментів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.
За кореспондентською ознакою документи поділяються на:
- документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпо рядження, накази, листи тощо), що містять вказівки, роз'яснення і зве дення;
- документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;
- документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирі шення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);
- звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.
Поділ вхідних документів за кореспондентами-авторами слугує для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими налагоджені ділові контакти з зазначенням їх адрес, телефонів, прізвищ, імен та по батькові та найменування посад керівного складу).
За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціа-
тивні (які у свою чергу поділяються на ті, що потребують відповіді чи вико- нання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.
За видами вхідні документи можна поділити також на:
- організаційно-розпорядчі (накази, рішення, розпорядження);
- інформаційно-аналітичні(листи, довідки, доповіднізаписки тощо);
- обліково-звітні.

6
Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю.
Отже, весь потік вхідних документів буде розподілено на кілька груп.
Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху і потребувати певної послі- довності їх опрацювання.
Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає керівник служби діловодства або секретар-референт установи на стадії попереднього розгляду вхідної документації.
Документи, створені в установі, поділяються на дві групи:
- внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в межах цієї організації;
- вихідні, які після створення надсилають в інші організації чи установи.
Внутрішні документи установи, як правило, не розсилаються. Однак якщо структурні підрозділи територіально роз'єднані або установа має філії, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, то для внутрішніх документів також має бути обов’язково передбачено етап їх відправлення.
Усі документи, що створюються в установі, поділяються на ініціативні
(складені для вирішення потреб установи чи розроблені «на виконання» за- вдань вищих органів) або складені у відповідь на отримані запити.
Вихідні документи, як і вхідні, можна класифікувати за видами і за ко- респондентами-адресатами. Поділяються вихідні документи також на такі, що потребують відповіді, і надіслані для інформування.
Обліковуються вхідні і вихідні документи на етапі прийому і відправленні кореспонденції. До основних параметрів потоків, що беруться до уваги в процесц документообігу, відносять:
- напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та призначення;
- обсяг потоку, який визначається кількістю дркументів, що проходять через систему за одиницю часу;

7
- структура потоку, що визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;
- режим потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки.
Таким чином, документи установ можна вивчати з різних поглядів. І ко- жен документний потік матиме свої особливості щодо проходження й оброблення в документній системі.

Організування раціонального документообігу
Документообіг, як складова діловодства, — це рух документів в документаційній системі установи з моменту долучення до неї створених або надісланих службових документів до завершення виконання і відправлення одержувачеві, чи передачі в архів установи.
Організація документообігу — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов’язаних з долученням, обробкою і рухом документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні документаційної системи, їх розподіл, реєстрацію, доставку виконавцям, переміщення всередині установи, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи передачу в архів.
Організування роботи з документами включає побудову системи документообігу, зберігання, пошук і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення їх раціонального руху в документаційній системі. В процесі роботи з документамидокументів мусить бути забезпечений обов’язковий контроль за їх виконанням і захист від несанкціонованого доступу.
Завданням раціональної побудови документообігу в установі є:
1.
- встановлення оптимальної послідовності руху і обробки документованої інформації;

8 2.
- досягнення оперативності проходження документа від моменту складання чи одержання до його виконання по найбільш короткому шляху з мінімальним витратами часу і зусиль;
3.
- розробка раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, отримання і опрацювання вхідних документів, а також проходження внутрішніх документів у процесі їх підготовки виконавцями;
4.
- впровадження в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ) новітніх інформаційних технологій.
Раціональна побудова документообігу в установі мусить передбачати:

дотримання в установі основних принципів роботи з документами ;

прямоточний рух документів (документи мають проходити найкорот- шим шляхом, без повторних переміщень);

чітку регламентацію шляхів проходження документів, скорочення
інстанцій, до яких мають потрапляти документи
(напри клад, під час погодження);

одноразовість операцій з оброблення документів, уникнення зайвого дублювання у роботі з ними;

раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робо чих місць виконавців;

побудову цілісної документаційної системи, обмеження і прискорення операцій щодо оброблення документів;

скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв'язків (телефон, факс, електронна пошта);

чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування, перехід до оперативного управління;

обмеження доступу до окремих службових документів, що значно впливає на проходження документів в установі і технологію роботи з ними.

поступову автоматизацію документообігу й перехід на електроний документообіг, створення електронної канцелярії та архіву.

9
Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків документної інформації, її мобільність, надлишок і водночас недостатність.
Вдосконаленню документообігу в установі сприяє розроблення раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, маршрутів їх пересування.
Так, рух документів у невеликій організації з обсягом документообігу до
500 документів можна подати у вигляді схеми 1, а от проходження документів у великій установі зі структурними підрозділами буде виглядати так, як це подано на схемі 2 додатку 5.1.
Складання маршрутних схем з поділом на окремі потоки (групи документів) допомагає з'ясувати такі питання:
- через які структурні підрозділи (яких виконавців) будуть проходити певні групи документів;
- у якій послідовності буде рухатися конкретний службовий документ;
- скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ чи до виконавця;
- які операції повинні здійснюватися виконавцями у підрозділах.
Комплекс операцій, що виконуються з документами, можна подати також у вигляді оперограм.
Оперограма — організаційний документ, що регламентує процес оброб- лення вхідних або вихідних документів. Складається оперограма за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) — для зазначення відповідальних виконавців.
Автоматизація документообігу дозволяє на 25-
50% підвищити продуктивність праці службовців
й на 75%
зменшити час на оброблення одного документа

10
Графічний спосіб складання оперограми дає можливість встановити логічний зв'язок між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї роботи та її зміст. Наприклад, оперограму підготовки і видання внутрішніх розпорядчих документів
(наказів) наведено в додатку 5.2.
Впровадження систем електронного документообігу
Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають все більше нерентабельними. Так, за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу.
Традиційні методи, які відрізняються високим ступенем емпіризму, в сучасному документаційному забезпеченні управління себе вже не виправдовують. У зв’язку з цим стала нагальною потреба автоматизації
існуючих систем документообігу та переходу на електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи з документами.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині установи,
За даними експертів співвідношення кількості
паперових і електронних документів в Україні
через 5 років має бути п’ятдесят на п’ятдесят,
через 10 років cтане — тридцять на сімдесят.
Кількість документів з паперовими носіями в
середньому за рік збільшується на 7%, а з
електронними — вдвічі

11 контролювати порядок передачі конфіденційної інформації тощо істотним чином дозволить знизити трудовитрати діловодів. Впровадження наскрізного автоматичного контролю виконання всіх етапів роботи з документами буде сприяти підвищенню якості роботи виконавців, робити терміни підготовки документів більш прогнозованими й керованими.
Потреба в ефективному керуванні документами і призвела до створення автоматизованих систем електронного документообігу (CЕД), що включають в себе створення електронних документів, їх обробку, передачу, збереження та вивід релевантної інформації, що необхідна установі, організації чи підприємстві, на основі використання сучасних комп'ютерних технологій.
Системи електронних документів (СЕД) призначені забезпечити процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також вести контроль за потоками документів в установі. Типи файлів, що, будуть підтримувати функціонування системи електронних документів, можуть включати: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи.
Досконале забезпечення автоматизованого виконання підрозділами і працівниками установи процедур обробки документації має включати:
- реєстрацію документів з використанням електронних реєстраційних карток,
- пересилання виконавцям копій документів за допомогою електронної пошти разом із зареєстрованими електронними реєстраційними картками,
Сучасний документообіг має відображувати комплексну

інформатизацію завдань щодо ефективної побудови
системи документаційного забезпечення управління

12
- пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних реєстраційних карток і текстів документів у відповідності з правами доступу до них користувачів,
- контроль за проходженням і виконанням документів, їх оформлення і передання до електронного архіву для подальшого зберігання.


Головне завдання системи електронних документів - це організування раціонального руху, опрацювання та збереження електронних документів, організування їх пошуку як по атрибутах, так і за змістом.
Комплексна система електронних документів (документаційна система) має містити у собі певну кількість підсистем, побудованих за допомогою програмних продуктів й повинна:
– охоплювати весь цикл діловодства в установі - від постановки завдання на створення документа, його опрацювання й до списання чи передання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів;
– автоматично відслідковувати зміни в документах, терміни їх виконання, рух документів, а також контролювати всі їхні версії та підверсії;
- поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підрозділів у єдине ціле;
Система електронного документообігу повинна бути
побудована таким чином, що б кожному документу, який
характеризується сукупністю структурованих даних, було
створене ефективне:
просування, опрацювання, відправлення й зберігання

13
- забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів;
- встановлювати чітке розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їх компетенції, займаної посади і призначених повноважень;
- бути налаштованою на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства конкретної установи, а також інтегруватися з вже
існуючими корпоративними системами.
Користувачами систем електронних документів можуть бути великі державні та недержавні організації, підприємства, банки, промислові підприємства та всі інші структури, чия діяльність супроводжується значним обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.
Для регулювання правовідносин у сфері інформаційних технологій
Верховною Радою України ухвалено кілька Законів України, які набули чинності, а саме :
"Про електронні документи та електронний документообіг";
"Про електронний цифровий підпис";
"Про обов'язковий примірник документів";
"Про Національну програму інформатизації";
"Про телекомунікації";
"Про Національну систему конфіденційного зв'язку";
"Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах"
[99-123].
З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування у рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації Кабінетом Міністрів України підготовлено цілий ряд

14 постанов з цих питань"[ 99 -123]. Передбачається також об’єднання існуючих у органах державної влади та органах місцевого самоврядування
інформаційних систем та тих, що будуть розроблятися в єдиний інформаційно- аналітичний комплекс – Інтегровану інформаційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України (ІСЕД).
2. Долучення документів до документаційної системи
Коло питань: організація долучення документів до документаційних систем,
технологічні аспекти долучення документів, основи функціонування автоматизованих
систем діловодства, технології діловодства та програмні системи автоматизації
діловодних процесів
Організація долучення документів до систем
Долучення документів до документаційної системи — це визначення необхідності того, що створені або надіслані до установи документи треба включити до документаційної системи цієї установи, зареєструвати в ній, використовувати, опрацьовувати, і зберігати.
Метою долучення службових документів до документаційних систем є:

встановлення взаємозв'язків між службовим документом, автором та службовою потребою, що зумовила його створення;

розміщення службового документа з його взаємозв'язками в документаційній системі;

встановлення зв'язків з іншими службовими документами.
Долучення службового документа до документаційної системи дозволяє визначити місцезнаходження службового документа відповідно до контексту дії, яку здійснюють після його одержання, та є підтвердженням того, що він буде брати участь у робочій операції.
Рішення про те, які службові документи треба долучати до документаційної системи, а які ні, мусить базуватися на аналізі діяльності та

15 звітності установи. Для цього слугують типова номенклатура справ та відповідні інструкціїї з діловодства, що визначають, які службові документи й де потрібно зберігати і термін їх зберігання.
Прикладами службових документів, які не потрібно долучати, можуть бути такі, що: а) не зобов'язують установу чи працівника до певної дії; б) не документують жодних зобов'язань або обов'язків; в) не містять інформацію, пов'язану з діяльністю установи, про яку вона зобов'язана звітувати.
У традиційних документаційних системах установ долучення службового документа з паперовим носієм здійснюється шляхом фізичного розміщення його у хронологічній послідовності у досьє або теки після його опрацювання.
Таке групування пов'язує окремий службовий документ з іншими документами відповідно до напряму діяльності та надає можливість будь-кому, хто хоче одержати інформацію, знайти і ознайомитись зі змістом відповідного документа.
Службовий паперовий документ може бути пов'язаний з іншими документом часом створення, фізичним сусідством, власником або заголовком досьє чи теки. Формальна документаційна система, де інформація записана на паперовому носієві, контролює, які справи створювати та як їх найменувати.
У електронних документаційних системах установ в разі надійдення до них вхідного документа з паперовим носієм із середовища системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після одержання його електронного образу — повернення в систему з одночасним прикріпленням документа до електронної реєстраційно-контрольної картки.
Під рухом електронних документів мається на увазі не фізичне переміщення, а передача прав на застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням.
У електронних документаційних системах долучення електронних
документів є результатом визначення, до якого класу належить конкретний

16 службовий документ, та подальше його розміщення у наперед визначеній послідовності серед іншої документації для опрацювання чи відповідного реагування.
Реєстрація вхідного електронного документа здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті конвертації між двома документаційними системами документу більша частина реквізитів ЕРКК формується автоматично.
Електронний образ документу також прикріплюється до ЕРК. При цьому засвідчується ідентичність документу та його криптозахист.


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал