Інструкція про порядок оформлення організаційно-розпорядчої документації



Скачати 326.5 Kb.
Дата конвертації15.07.2017
Розмір326.5 Kb.


ПРОЕКТ

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Маріупольського

державного університету

«__» ________ 2017 № ____
Інструкція

про порядок оформлення організаційно-розпорядчої документації

(положення, методичні рекомендації, інструкції)

Маріупольського державного університету
1. Загальні положення
1.1 Інструкція про порядок оформлення організаційно-розпорядчої документації (положення, методичні рекомендації, інструкції) Маріупольському державному університеті (далі – Інструкція) розроблена на підставі Закону України «Про вищу освіту», Закону України «Про інформацію», Закону України «Про авторське та суміжні права», Наказу Міністерства юстиції «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 № 1000/5, ДСТУ 4163–2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, Статуту Маріупольського державного університету (далі - МДУ).

1.2 Інструкція поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі - документи), які створюються в результаті діяльності працівників МДУ, а саме:

- положення, які закріплюють окремі види діяльності,

- положення про структурні підрозділи (робочі та дорадчі органи),

- інструкції,

- методичні рекомендації.

1.3 Інструкція установлює: склад реквізитів та оформлення документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до структури та тексту документів; порядок розгляду, приймання, затвердження та введення в дію документів.
2. Склад реквізитів та оформлення документів

2.1 Документи повинні мати наступні реквізити:

- назва організації;

- назва виду документа;

- заголовок до тексту документа;

- текст документа;

- підпис;

- візи документа;

- гриф затвердження;

- відмітка про наявність додатків (за потреби);

- гриф погодження документа (за потреби).

Оформлення реквізитів здійснюється відповідно до вимог Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 та ДСТУ 4163–2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

2.2 Положення, інструкції, методичні рекомендації підлягають затвердженню наказом ректора або особи, яка виконує його обов’язки.

2.3 Текст положень, методичних рекомендацій, інструкцій складається із розділів, кожний з яких може бути поділено на підрозділи, пункти та підпункти. Якщо документ оформлений на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

2.5 На додатках до положень, методичних рекомендацій, інструкцій робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 8)

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

2.6 У разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється зовнішнє погодження положень, інструкцій, методичних рекомендації в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

з установами вищого рівня.

Гриф погодження оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003, включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:


ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Міністр освіти і науки України Протокол засідання ЕК

підпис, ініціали, прізвище архівного відділу Маріупольської

Дата міської ради

Дата, номер

Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

2.7 Положення, інструкції, методичні рекомендації МДУ не підлягають окремій реєстрації, у зв’язку з тим, що затверджуються наказом ректора або особи, яка виконує його обов’язки.

2.8 Положення про структурний підрозділ підписує керівник структурного підрозділу, положення про робочі та дорадчі органи підписує голова або заступник такого органу, інструкції, методичні рекомендації підписує посадова особа, яка є безпосереднім розробником цього документа (наприклад, начальник структурного підрозділу) або проректор в межах своїх повноважень.

2.9 Візують положення, інструкції, методичні рекомендації МДУ зацікавлені посадові особи, наприклад, проректор, що відповідає за напрям діяльності, начальник юридичного відділу, головний бухгалтер, начальник планово-фінансового відділу, начальник відділу кадрів тощо.

Приклад оформлення положення про структурний підрозділ наведено у додатку.


3. Вимоги до структури та тексту документів
3.1. Структура й зміст тексту положень, методичних рекомендацій, інструкцій

Положення – це організаційно-розпорядчий документ, що визначає порядок здійснення якого-небудь виду діяльності в МДУ.

Рекомендована наступна структура такого виду документа:

- Загальні положення (перелік нормативно-правових актів, локальних актів МДУ на основі яких був розроблений документ; мета прийняття документа (обовязкові складові); інші положення).

- Визначення понять (якщо такі є).

- Розділи, що визначають зміст певної діяльності.

- Прикінцеві положення (обов’язкова складова; зазначається порядок розгляду, прийняття, затвердження та введення в дію документа).

- Додатки (у разі наявності).
Методичні рекомендації – це організаційно-правовий документ, який закріплює положення, поради відносно виконання окремого виду роботи чи певної діяльності (комплекс найбільш ефективних методів та форм роботи вироблених на основі позитивного досвіду, необхідних для успішного виконання цієї роботи).

Рекомендована наступна структура методичних рекомендацій:

- Загальні положення (перелік нормативно-правових актів, локальних актів МДУ на основі яких був розроблений документ; мета прийняття документа (обовязкові складові); інші положення).

- Визначення понять (якщо такі є).

- Основна частина (може включати розділи, підрозділи).

- Прикінцеві положення (обов’язкова складова; зазначається порядок розгляду, прийняття, затвердження та введення в дію документа).

- Додатки (у разі наявності).
Інструкція – це зведення єдиних обов’язкових до виконання правил, згідно з яким встановлюється порядок виконання різних дій. Інструкції видаються також з метою роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів, розпорядчих документів, заповнення і ведення форм документів (наприклад, бухгалтерських, звітних, облікових та ін.).

Найважливіше завдання інструкції – конкретизувати узагальнені норми.

Рекомендована наступна структура інструкцій:

- Загальні положення (перелік нормативно-правових актів, локальних актів МДУ на основі яких був розроблений документ; мета прийняття документа (обовязкові складові); інші положення).

- Основна частина (може включати розділи, підрозділи).

- Прикінцеві положення (обов’язкова складова; зазначається порядок розгляду, прийняття, затвердження та введення в дію документа).

- Додатки (у разі наявності).
Положення, методичні рекомендації та інструкції повинні розроблятися та прийматися тільки на основі нормативно-правових актів (законів, постанов тощо), розпорядчих актів центральних органів виконавчої влади тощо.
3.2. Структура й зміст тексту положення про структурний підрозділ (робочі та дорадчі органи)

Положення про структурний підрозділ – це організаційно-правовий документ, що встановлює порядок створення структурного підрозділу, його завдання, функції, права і обов’язки його співробітників, організацію роботи і взаємовідносини з іншими структурними підрозділами. Положення про робочі та дорадчі органи – це організаційно-правовий документ, що встановлює завдання та мету діяльності такого органу, його функції, права і обов’язки його членів, організацію роботи і взаємовідносини із структурними підрозділами, іншими робочими та дорадчими органами, з працівниками МДУ.

Текст положення про структурний підрозділ включає такі розділи:

1. Загальні положення

- повна й точна назва структурного підрозділу, за наявності зазначається скорочена назва або абревіатура;

- місце (статус) підрозділу в структурі МДУ. Зокрема описується, що являє собою цей структурний підрозділ - самостійну одиницю (що безпосередньо підпорядковується керівникові (одному з його заступників), або одиницю, що входить до складу значнішого структурного підрозділу;

- зазначаються основні законодавчі та інші нормативно-правові акти загальнодержавного значення, а також національні стандарти, методичні рекомендації, накази керівництва вищих органів, внутрішні організаційні, розпорядчі та методичні документи МДУ, якими керується у своїй діяльності відповідний структурний підрозділ;

- порядок створення, зміни й ліквідації структурного підрозділу;

- відомості про печатку (якщо підрозділ її має).



2. Основні завдання

Зазначаються основні завдання структурного підрозділу, які мають співвідноситися з основними напрямами роботи підрозділу, викладеними в Статуті МДУ, інших нормативних локальних актах МДУ.

Перелік завдань структурного підрозділу розпочинається зазвичай з головних і закінчується другорядними.

3. Функції

Докладно описуються всі функції, виконання яких покладено на структурний підрозділ:

- функції треба формулювати так, щоб позначити конкретні дії, виконанням яких вирішується завдання, поставлене перед підрозділом;

- функції треба висловлювати максимально повно (щоб не вносити змін, виявляючи «невраховані»);

- перелік функцій бажано розпочинати з основних, поступово переходячи до другорядних і поточних;

- функції одного структурного підрозділу не можуть дублювати функції іншого структурного підрозділу;

- функції структурного підрозділу мають пов’язуватися з функціями тих підрозділів, з якими підрозділ має функціональні зв’язки;

- функції треба формулювати так, щоб можна було оцінити результати діяльності підрозділу;

- функції не можуть виходити за межі завдань підрозділу.

4. Права структурного підрозділу

Містить перелік прав, що їх делегує ректор підрозділу для виконання покладених на нього завдань та функцій.



5. Відповідальність

Обумовлюються загальні вимоги стосовно відповідальності керівника й працівників структурного підрозділу за невчасне й неналежне виконання завдань та функцій, вимог чинного законодавства України та внутрішніх організаційних і розпорядчих документів з питань, що належать до функцій підрозділу. Також бажано зафіксувати, що відповідальність працівників підрозділу встановлюється посадовими інструкціями.



6. Керівництво

Указується назва посади керівника структурного підрозділу, перелік його прав та обов’язків; визначаються посади, права та обов’язки працівників цього структурного підрозділу.



7. Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами

Викладаються положення стосовно взаємодії підрозділу з іншими структурними підрозділами, яка потрібна для виконання підрозділом його функцій.


4. Порядок розгляду, приймання, затвердження та введення в дію документів (далі - Порядок)

4.1. Порядок відносно положень про структурні підрозділи (робочі та дорадчі органи) складається з наступних етапів, які необхідно виконувати в обов’язковому випадку:

- розробка проекту документа (доручається керівнику структурного підрозділу, голові відповідного органу);

- громадське обговорення (автор проекту документа оприлюднює його на офіційному сайті МДУ в розділі «Громадське обговорення» за допомогою відділу інформації та зв’язків з громадськістю; проект повинен бути оприлюднений не пізніше ніж за 2 неділі до засідання Вченої ради МДУ);

- перевірка проекту документу юридичним відділом, проректором, якому підпорядковується структурний підрозділ (орган), Постійною правничою комісією Вченої ради МДУ (з питань самоврядності МДУ; розгляд пропозицій щодо Статуту університету, Положень факультетів та інших підрозділів);

- прийняття проекту документа на засіданні Вченої ради МДУ;

- затвердження та введення в дію наказом ректора (проект наказу готує автор проекту документа та подає до загального відділу);

- опублікування на офіційному сайті МДУ (загальний відділ подає в електронному вигляді документ до відділу інформації та зв’язків із громадськістю).
4.2. Порядок відносно положень, методичних рекомендацій, інструкцій, що стосуються освітньої діяльності складається з наступних етапів, які необхідно виконувати в обов’язковому випадку:

- розробка проекту документа (доручається тим працівникам, які пов’язані із виконанням того напрямку роботи, що описується в документі);

- громадське обговорення (автор проекту документа оприлюднює його на офіційному сайті МДУ в розділі «Громадське обговорення» за допомогою відділу інформації та зв’язків з громадськістю; проект повинен бути оприлюднений не пізніше ніж за 2 неділі до засідання Науково-методичної ради);

- прийняття проекту документу на засіданні Науково-методичної ради (автор проекту документу подає секретарю НМР проект документа для розгляду його на засіданні);

- прийняття проекту документа на засіданні Вченої ради МДУ;

- затвердження та введення в дію наказом ректора (проект наказу готує автор проекту та подає до загального відділу);

- опублікування на офіційному сайті МДУ (загальний відділ подає в електронному вигляді документ до відділу інформації та зв’язків із громадськістю).
4.3. Порядок відносно положень, методичних рекомендацій, інструкцій, що стосуються інших напрямів роботи МДУ складається з наступних етапів, які необхідно виконувати в обов’язковому випадку:

- розробка проекту документа (доручається тим працівникам, які пов’язані із виконанням того напрямку роботи, що описується в документі);

- громадське обговорення (автор проекту документа оприлюднює його на офіційному сайті МДУ в розділі «Громадське обговорення» за допомогою відділу інформації та зв’язків з громадськістю; проект повинен бути оприлюднений не пізніше ніж за 2 неділі до затвердження наказом ректора);

- затвердження та введення в дію наказом ректора (проект наказу готує автор проекту та подає до загального відділу);

- опублікування на офіційному сайті МДУ (загальний відділ подає в електронному вигляді документ до відділу інформації та зв’язків із громадськістю).

Додаток


до Інструкції

(пункт 2.2 глави 2)

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Маріупольського державного

університету

«____»_______________р. №_____,



Положення

про _____________________

(назва структурного підрозділу)
1. Загальні положення

Вказують повну і точну назву (за наявності зазначається скорочена назва або абревіатура), місце (статус) підрозділу в структурі МДУ. Зазначають основні законодавчі та нормативні акти загальнодержавного значення, у т.ч. національні стандарти, накази і методичні рекомендації центральних органів влади, а також внутрішні організаційні, розпорядчі та методичні документи МДУ, якими у своїй діяльності керується відповідний структурний підрозділ, порядок створення, зміни й ліквідації структурного підрозділу. Якщо підрозділ має свою печатку, про це також зазначається у першому розділі.

2. Основні завдання



Вказують завдання підрозділу

3. Функції



За допомогою функцій деталізують, розкривають складові завдань підрозділу.

4. Права



Розділ має містити перелік прав, які делегуються ректором підрозділу для виконання покладених завдань та функцій. Наприклад, право на проведення перевірок інших структурних підрозділів з певних питань щодо дотримання вимог законодавства, тощо.

5. Відповідальність



У розділі обумовлюють загальні вимоги щодо відповідальності керівника та працівників структурного підрозділу за невчасне й неналежне виконання завдань та функцій, вимог чинного законодавства України та внутрішніх організаційних і розпорядчих документів з питань, що належать до функцій підрозділу.

6. Керівництво



Вказують назву посади керівника структурного підрозділу, перелік його прав та обов’язків. У розділі може бути визначено перелік прав та обов’язків працівників структурного підрозділу. Положення про підрозділ та посадова інструкція керівника мають містити однакові норми та не суперечити одне одному.

7. Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами



Викладають положення щодо взаємодії зі структурними підрозділами, окремими фахівцями, робочими та дорадчими органами для виконання завдань та певних функцій, покладених на підрозділ.
Назва посади керівника

структурного підрозділу підпис Ініціал(и), прізвище


СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО*

Протокол засідання вченої ради Протокол засідання організацій,

Маріупольського державного підприємств, установ

університету Маріупольської міської ради

_______________ № __________ _________________ ________
* гриф погодження оформлюють у разі потреби зовнішнього погодження

Візи

Посада особи


_______________________ Ініціал(и), прізвище

«____»___________________р.


Посада особи
_______________________ Ініціал(и), прізвище

«____»___________________р.


Посада особи
_______________________ Ініціал(и), прізвище

«____»___________________р.


Посада особи
_______________________ Ініціал(и), прізвище

«____»___________________р.





Поділіться з Вашими друзьями:


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал