Інститут підвищення кваліфікації керівних кадрів



Pdf просмотр
Сторінка6/8
Дата конвертації11.01.2017
Розмір1.05 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8
Підпроцес – це самостійна частина процесу, що має за мету певний результат, який буде використаний в іншому підпроцесі. Повна система підпроцесів забезпечує виконання основного процесу.
У принципі, визначення підпроцесу майже не відрізняється від визна- чення процесу, це та сама діяльність, яка має свої входи, виходи та ресурси, але перебуває на нижчому рівні деталізації процесів.
Деталізація процесів – це погляд на діяльність з різного рівня управління організації.
Перелік визначених процесів. Необхідно визначити процеси, які стосуються органу в цілому, та процеси кожного структурного підрозділу.
Для визначення процесів органу необхідно проаналізувати законодавчі і нормативно-правові документи, які регламентують його діяльність. Для визначення процесів структурних підрозділів слід проаналізувати положення про структурний підрозділ, законодавчі і нормативно-правові документи (хоча б основні), які стосуються його діяльності.
Визначені процеси можна оформити як перелік процесів, який треба затвердити вищому керівництву.
З практики роботи перелік процесів органу розробляється робочою групою, а затверджується вищим керівництвом. Перелік процесів структурних підрозділів розробляється їх керівниками, а затверджується заступником, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. Ці переліки повинні періодично переглядатись і уточнюватись, але не рідше одного разу в рік.
При визначенні процесів необхідно призначити відповідальних за процеси.
Це зазвичай можуть бути заступники керівника, керівники або посадові особи структурних підрозділів. Якщо до участі у процесі залучаються посадові особи
інших структурних підрозділів, то відповідальними за процес призначаються посадові особи того структурного підрозділу, які організовують його.
Встановлення схеми взаємодії процесів. Після визначення процесів необхідно встановити схему їх взаємодії. Оскільки процеси повинні створювати цінність, то важливим є їх результат. Для органу самоврядування, напевно, тільки процес надання послуги на вході і на виході має замовника послуги (на вході потреби і очікування його, а на виході – результат, заради якого він звернувся). Решта процесів органу місцевого самоврядування пов’язані між собою таким чином, що і/або вхід і/або вихід його використовують структурні підрозділи для здійснення своєї діяльності.
Згідно з вимогами стандарту система управління якістю повинна бути представлена у вигляді сукупності взаємопов’язаних і взаємодіючих процесів.

54
Виконавцями одного процесу можуть бути кілька структурних під- розділів. Тому важливим є налагодження взаємодії їх для досягнення резуль- тату процесу.
Для кращого розуміння процесів доцільно розробити матрицю взаємо- зв’язку між структурними підрозділами та процесами (матрицю відповідальності), в якій буде вказано, які підрозділи братимуть участь у реалізації кожного процесу.
Загальна матриця відповідальності (взаємозв’язку процесів і структурних підрозділів) органу може бути складена, коли визначені загальні процеси його та кожного структурного підрозділу (але тільки ті, в яких задіяні посадові особи
інших структурних підрозділів) і вони виставлені в таблиці по вертикалі, а по горизонталі виставлені коди всіх структурних підрозділів.
Якщо у процесі “беруть участь”, “виконують”, “погоджують”,
“затверджують” та ін. посадові особи інших структурних підрозділів, то в таблиці в комірці на перетині стрічки шифру і назви процесу і колонки коду структурного підрозділу ставимо відповідно знак “У” “В”, “П”, “З” тощо.
При подальшому перегляді положень про структурні підрозділи, а також посадових інструкцій персоналу необхідно відобразити в них обов’язки та відповідальність за функціонування процесів згідно з матрицею відповідальності, тобто створити процесно-орієнтовані положення і посадові інструкції.
Опис процесів, критеріїв і методів їх оцінки. Визначені процеси органу самоврядування та структурних підрозділів необхідно описати. Для цього треба сформувати структуру такого опису, яка повинна бути визначена на основі вимог стандарту п. 4.1. Вимоги ISO 9001.
Рис. 4.2. Модель процесів ISO 9001

55
Така структура може містити:

Назву і шифр процесу;

Назву структурного підрозділу і керівника процесу;

Призначення процесу – для чого він визначений і що дає;

Учасників процесу – посада і дія тих, хто бере участь у його виконанні;

Вхід процесу – звідки і що поступає;

Вихід процесу – куди і що поступає;

Опис процесу – технологічна картка, блок-схема, текстовий опис;

Показники моніторингу та оцінки процесу, орієнтовані на результат;

Записи, які створюються в результаті здійснення процесу;

Документи, які регламентують здійснення процесу.
Основною частиною опису процесу і найбільш трудомісткою є розробка послідовності його виконання – це опис дій з використанням блок-схем або
інших графічних методів представлення процесів (таблиць), а також тексту.
Важливо передбачити розподіл відповідальності між посадовими особами за різні етапи процесу. При описі процесів можуть виникати ситуації, коли схема діяльності, описана в документі, відрізняється від реального. Такі ситуації треба чітко ідентифікувати, особливо звертати на них увагу виконавців, за потреби – планувати додаткові заходи, що забезпечили б упровадження цих змін (принаймні, додаткове навчання персоналу).
В описі процесу повинна наводитися схема моніторингу та оцінки його
(яка інформація передається керівництву для аналізу процесу, ким, в якій формі
і з якою періодичністю, як і ким розглядається). Ця інформація повинна узгоджуватися з вищим керівництвом: чи необхідна вона, чи достатньо її для прийняття рішень щодо належного рівня виконання процесу?
Необхідним при опису процесу є перелік документів, які використову- ються в ході його виконання (як зовнішні, так і внутрішні), та записів, які ство- рюються при здійсненні процесу.
Для планування і формування бюджетів та управління процесами необ- хідно створити систему показників, які б відображали результативність та ефективність усіх процесів органу місцевого самоврядування. Для кожного процесу та підпроцесу визначаються параметри моніторингу. Параметри моні- торингу деяких підпроцесів і процесу в цілому можуть збігатися. В подаль- шому процес і підпроцес будемо розглядати як одне поняття – процес.
Параметри моніторингу процесу – це набір показників процесу (не менше двох), які мають однозначний зв’язок із стратегічними показниками органу місцевого самоврядування, і вимірювані в числовому виразі. Вони харак- теризують результативність та ефективність процесу, відповідність виходу процесу вимогам, рівень задоволеності замовників процесу.
Параметри моніторингу процесу аналізуються керівником процесу та вищим керівництвом.
Параметри моніторингу поділяються на такі види:

Показники результату процесу – характеризують результат процесу, те, заради чого створено даний процес. Відповідають на запитання: “Що виро- бив процес?”.

56

Показники процесу – характеризують затрати ресурсів на надання послуги (виходу) процесу. Відповідають на запитання: “Якою ціною отримано даний продукт (результат)?”.

Показники задоволеності замовника – характеризують задоволеність замовника результатами процесу. Відповідають на запитання: “Наскільки замов- ник задоволений тим, що він отримав?”, “Наскільки потрібен даний результат?”.
Прикладами показників задоволеності замовників можуть бути: час очі- кування на надання послуги, час одержання послуги, компетентність персо- налу, доступність інформації про послуги, можливість одержати консультацію щодо послуг, умови в приміщеннях, де надаються послуги, тощо.
Взагалі для визначення параметрів моніторингу необхідно керівнику процесу відповісти на два запитання: 1. “Чи добре працює мій процес?”; 2.
“Чому?”. Відповіді на ці запитання у більшості випадків і є параметрами моні- торингу процесу.
Досить важливим фактором є узгодженість параметрів моніторингу про- цесу. Відповідальний за виконання підпроцесу повинен оцінювати свій під- процес за тими ж параметрами, за якими оцінюють свою діяльність виконавці.
Керівник процесу повинен оцінювати процес за тими ж параметрами, за якими оцінюють свою діяльність відповідальні за виконання підпроцесів. Наприклад, має бути виключена ситуація, коли виконавець вважає показником своєї роботи швидкість виконання завдання, а відповідальний за виконання підпроцесу оцінює його за те, як у нього облаштоване робоче місце.
4.8.

Документи та записи
Важливим завданням при побудові системи управління якістю є визначення структури та обсягу документації. Стандарт ISO 9001 у жодному разі не передбачає однаковості структури систем управління якістю чи однаковості документації. Але він вимагає, щоб ця документація складалася з:

документованої політики і цілей у сфері якості;

настанови з якості (основний регламентуючий документ, який містить загальний опис системи та процесів);

документованих процедур та записів (протоколів);

документи, включаючи записи, необхідні для забезпечення результа- тивного (ефективного) планування, управління і контролю визначених процесів
(опис процесів, їх взаємодія, критерії та методи оцінки, плани, інструкції, положення тощо).
Керівництво повинно визначити типи документів, які будуть роз- роблятися при побудові системи якості, та їх структуру. Зокрема може бути прийняте рішення про застосування методів графічного представлення процесів
(у вигляді блок-схем) або текстового чи таблиці і т. ін.
Процес розробки документації доцільно вкласти в план-графік побудови системи управління якістю паралельно з навчанням персоналу. Розробкою проектів загальних документів системи якості (настанова, політика, цілі виконавчих органів, задокументовані методики – процедури і т. ін.) повинна

57 займатися створена робоча група, а документів, як от цілі структурних підрозділів, перелік і опис процесів структурних підрозділів, інформаційні і технологічні картки послуг – їх керівники. Кожен документ при розробці має пройти кілька
ітерацій: від першої версії, врахування зауважень всіх зацікавлених, до презентації проекту документа керівництву і подачі на затвердження.
Персональну відповідальність за розробку документів несуть представник керівництва (загальні документи) та керівники структурних підрозділів (доку- менти які стосуються безпосередньо визначення цілей і опису процесів). Корисно залучити до розробки документів максимальну кількість майбутніх користувачів цих документів та дати їм можливість висловити своє бачення та побажання.
Загальна структура документації, рівень деталізації залежать від специ- фіки діяльності органу місцевого самоврядування, складності робіт, які необ- хідно виконати для її розробки, кваліфікації персоналу. Важливим правилом при розробці документації є таке: “пиши як робиш, роби як написано”.
Документація, яка буде розроблятися в процесі побудови системи якості, повинна інтегруватися у систему існуючої документації і не суперечити їй. Для усіх документів повинен бути визначений порядок їх регулярного аналізу з метою визначення потреби у перегляді. Найкраще, можливо, це прописати в настанові з якості як основному регламентуючому документі.
При розробці документації системи якості можна по-різному підходити до структури її та кількості документів. Можна рекомендувати склад мінімального пакета документів:
1.
Політика якості.
2.
Цілі якості органу та його структурних підрозділів.
3.
Настанова з якості.
4.
Задокументовані процедури.
5.
Реєстр послуг, інформаційна і технологічна картки кожної послуги
(відповідно до визначених у реєстрі),
6.
Записи системи якості, основу яких складають форми подані у задоку- ментованих методиках, та ті, вимога формувати які прямо вказана у стандарті
ISO 9001.
Якщо приймати дещо більший пакет документів, тоді всі або більшість визначених процесів (органу самоврядування та структурних підрозділів) можна описувати інструкціями, створюючи для кожного процесу свою.
Основним завданням настанови з якості є опис того, як орган інтерпретує та виконує вимоги ISO 9001.
У настанові треба описати:

сферу застосування системи управління, включаючи детальний опис та обґрунтування виключень з 7-го розділу, які дозволяє стандарт ISO 9001;

документовані процедури, які встановлені для системи управління якістю, чи посилання на них;

опис взаємодії між процесами.
У настанові доцільно описати інші процедури, методики, інструкції тощо, які потрібні для результативного запровадження та функціонування системи якості, або зробити посилання на них.

58
З метою читабельності настанови варто найбільш об’ємні описи проце- дур, інструкцій, методик тощо виносити у додатки.
У додатках можна подавати:
1.
Рішення про впровадження системи якості та призначення представ- ника керівництва і склад робочої групи та внутрішніх аудиторів;
2.
Організаційну структуру органу;
3.
Перелік визначених процесів;
4.
Критерії і показники оцінки процесів;
5.
Реєстр визначених послуг;
6.
Критерії і показники оцінки послуг і т. ін.
Перед тим як розпочати розробку документації системи якості, необхідно провести інвентаризацію усіх наявних внутрішніх документів (інструкцій, мето- дик, положень тощо), що регламентують діяльність органу. Деякі з них можуть бути анульовані, як застарілі, а деякі не відповідають потребам або вимогам стандарту. А ті з переглянутих документів, які описують певні процеси, можуть бути корисні і повинні бути долучені до переліку документації системи якості.
Корисним може бути створення переліку основних документів, згідно з якими працює орган і кожен структурний підрозділ, а після завершення впровадження системи якості до нього долучити розроблені і затверджені документи.
Згідно з вимогами стандарту необхідно розробити і затвердити визначені задокументовані процедури. Вони стосуються:

управління документами (п. 4.2.3);

управління записами (протоколами) (п. 4.2.4);

внутрішніх аудитів (п. 8.2.2);

управління невідповідними послугами (п. 8.3);

коригувальних дій (п. 8.5.2);

запобіжних дій (п. 8.5.3).
Термін “документована процедура” у стандарті ISO 9001 означає, що процедура повинна бути розроблена, документально оформлена, впроваджена та підтримуватися. Один документ може стосуватися вимог стандарту до однієї чи декількох процедур. Вимоги документованої процедури можуть міститись у кількох документах.
Процедура управління документами призначена для опису поводження з документами внутрішнього і зовнішнього походження згідно з вимогами п.
4.2.3 стандарту ISO 9001. Вона повинна містити таку інформацію:

порядок затвердження документів перед їх упровадженням;

аналіз, перегляд документів у міру необхідності та повторне їх за- твердження;

ідентифікація змін і поточного статусу перегляду документів;

порядок забезпечення користувачів діючими версіями відповідних документів (контрольоване розповсюдження та вилучення копій документів);

зрозумілість та простота ідентифікації документів;

визначення порядку обліку, управління та контрольованого викорис- тання документів зовнішнього походження;

59

недопущення ненавмисного використання застарілих документів та відповідне їх позначення, якщо вони зберігаються (інформування персоналу та вилучення усіх примірників анульованого документа або їх позначення, як таких що втратили чинність).
Якщо задокументовані процедури визначені в стандарті як обов’язкові, то
інструкції, як вид документів, призначені для опису визначених процесів.
Кількість їх повинна визначатися керівництвом. Оскільки інструкція призна- чена для опису процесу, то структура і зміст її формуються виходячи з вимог до процесу, які подані у стандарті ISO 9001. Приклади структури інструкцій
(опису процесу):
Варіант І.
1.
Загальні відомості про методику процесу.
2.
Структура процесу.
3.
Моніторинг (оцінка) параметрів процесу.
4.
Нормативні акти та документи.
5.
Записи за результатами процесу.
Варіант ІІ.
1.
Загальні відомості про процес.
2.
Скорочення та умовні позначення.
3.
Структура і опис процесу.
4.
Моніторинг (оцінка) якості послуг процесу.
5.
Моніторинг (оцінка) параметрів процесу.
6.
Нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесу.
7.
Записи за результатами процесу.
8.
Додатки.
Варіант ІІІ.
1.
Мета.
2.
Перелік причетних.
3.
Термінологія.
4.
Компетенції і відповідальність.
5.
Опис процесу:

Блок-схема (послідовність графічних елементів);

Текстовий опис;

Вхід (входи процесу);

Ресурси процесу;

Моніторинг, вимірювання, аналізування процесу;

Вихід (виходи) процесу.
6.
Документація.
7.
Додатки.
8.
Формуляри.
Записи (протоколи). Записи – особливий вид документів, які надають
інформацію для підтвердження робіт, виконаних органом, і які зберігають як підтвердження результатів процесів та функціонування системи управління якістю. Записи повинні контролюватися. Записи можуть бути представлені у

60 вигляді актів, протоколів, реєстраційних журналів і книг, звітів, доповідних записок, відміток про виконання, фіксації даних та інформації, електронних записів і баз даних і т. ін. Необхідно звертати увагу на термін і місце зберігання записів, які встановлені законодавством чи регламентами.
Стандарт вимагає для управління записами розробити та затвердити задокументовану процедуру, в якій передбачити всі необхідні дії щодо пово- дження з записами внутрішнього і зовнішнього походження згідно з вимогами п.
4.2.4 стандарту ISO 9001. Головні вимоги щодо управління записами такі:

забезпечити ідентифікацію, захист, доступ до записів та вилучення їх;

визначити перелік записів, які ведуться;

визначити відповідальних за заповнення та зберігання записів, терміни зберігання в структурному підрозділі та в архіві, місце зберігання до передачі в архів.
При розробці документації системи якості треба визначити, які записи ведуться в органі місцевого самоврядування. Їх перелік має бути достатнім, щоб забезпечити можливість аналізу результативності всіх процесів і відповід- ності всіх послуг. Для кожного виду записів треба визначити відповідального за ведення та зберігання, термін та місце зберігання в структурному підрозділі до передачі в архів чи знищення. Корисним може бути створення переліку основних записів, згідно з якими працює орган і кожен структурний підрозділ, а після завершення впровадження системи якості до нього долучити записи, які визначають затверджені документи та стандарт ISO 9001.
4.9.

Управління ресурсами

До ресурсів належать: фінанси, персонал, матеріальні цінності, інфор- мація тощо. Для кожного з видів ресурсів треба визначати потребу в них, планувати та виконувати заходи щодо їх забезпечення. Щорічно, при форму- ванні бюджету, необхідно передбачати кошти для забезпечення ресурсами. В цілому, планування потреби в ресурсах визначаються: цілями у сфері якості та вихідними даними аналізу з боку керівництва.
Управління персоналом. При впровадженні системи управління якістю важливим є компетентність (освіта, підготовленість, кваліфікація та досвід) персоналу органу місцевого самоврядування і його готовність до виконання поставлених завдань. Може виникнути потреба зміни чисельності персоналу, перегляду організаційної структури та штатного розпису, положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій. Зокрема можуть бути надані додаткові функції посадовим особам, які будуть активно залучені до впровадження та подальшого функціонування системи управління якістю.
Орган повинен встановлювати порядок (процеси) управління персоналом стосовно: добору на посади державних службовців чи на інші посади, навчання персоналу та оцінки його результативності. Ці процеси треба спрямувати на підтримку та поліпшення компетентності персоналу на всіх рівнях. Замовники послуг мають бути впевнені в тому, що орган місцевого самоврядування для

61 забезпечення своєї діяльності залучає компетентний персонал. У той же час персонал повинен усвідомлювати те, як його компетентність, обізнаність і підготовленість пов’язані з діяльністю.
Керівництво повинно постійно визначати потребу в компетентності персоналу та вимоги до нього.
При доборі на державну службу повинні використовуватись передбачені законодавством механізми.
Методами визначення компетентності персоналу органу можуть бути самооцінка та оцінка компетентності з боку безпосередніх керівників через встановлені проміжки часу та за визначеними критеріями та методами оцінки.
Навчання посадових осіб повинно бути спрямоване на підвищення їхньої компетентності. Плани зовнішніх і внутрішніх навчань у органі та у струк- турних підрозділах повинні формуватися на основі загальних потреб та пропозицій керівників структурних підрозділів та за необхідності уточню- ватись. До таких навчань доцільно залучати зовнішніх фахівців у певних сферах, компетентних керівників і спеціалістів органу.
У кожному плані навчань бажано визначити: дату, місце, теми навчання, категорію посадових осіб та аналіз результативності навчання.
Дуже важливим є досягнення бажаної компетентності персоналу в результаті навчання. Тому доречно за підсумками кожного навчання проводити тестування, опитування, анкетування або аналіз роботи співробітників, які пройшли навчання. Одержані результати повинні реєструватися, що дозволить використати їх для оцінки компетентності персоналу за певний період часу.
Управління інфраструктурою. В органі необхідно визначити, створити і підтримувати інфраструктуру, яка необхідна для реалізації наданих йому повноважень, а також для впровадження і функціонування системи управління якістю. До категорій інфраструктури належать:
1.
Будинки, території, службові приміщення та гаражі.
2.
Комп’ютерна та офісна техніка, програмне забезпечення.
3.
Комунікаційні та інженерні мережі.
4.
Меблі та обладнання для приміщень.
5.
Транспортні засоби тощо.
Відповідальні особи повинні періодично визначати потреби і встановлювати вимоги до цих категорій інфраструктури, а також планувати необхідні дії з їх отримання (придбання, розроблення, модернізація, реконструкція, оренда тощо).
Для підтримання належного стану необхідно планувати та здійснювати заходи з їх перевірки. Це стосується обстеження стану будівель та їх ремонт за результатами обстеження, перевірка стану комп’ютерної і офісної техніки, локальної мережі та
її антивірусний захист, управління запасами витратних матеріалів тощо.
Управління виробничим середовищем. Орган місцевого самоврядування має окреслити вимоги до виробничого середовища, які впливають на виконання посадовими особами своїх обов’язків, визначених процесів та на надання послуг замовникам.
Відповідно до законодавства України, орган повинен призначити відпо- відального за охорону праці та пожежну безпеку, мати розроблене відповідне

62 положення і організувати виконання відповідних заходів, у тому числі інструк- тажів та навчань.
Вимоги до виробничого середовища охоплюють:

ергономічні чинники (охорона праці, життя та здоров’я, дотримання сані- тарно-гігієнічних норм), пов’язані зі спорудами та обладнанням, використо- вувані персоналом або замовниками (площа, розподіл і розташування робочих місць, відповідність меблів і робочого обладнання, доступ для інвалідів, візуальна інформація для замовників тощо);

санітарно-гігієнічні норми та чинники навколишнього середовища (шум, температура, вологість, освітлення, погодні умови, опалення/охолодження та вентиляція робочих місць тощо), які впливають на виробничі процеси органу, в тому числі на якість та умови надання послуг.
Важливими чинниками є також психосоціальні чинники, зокрема, тривалі робочі наради або неприязні взаємини між працівниками, які можуть впливати на виробниче середовище й опосередковано на задоволеність замовників.
Повинні бути визначені приміщення, для яких існують спеціальні вимоги
(наприклад, температура, вологість для архіву, серверної), та допустимі норми.
Дотримання встановлених вимог повинно контролюватися, мають бути визначені дії у випадку їх порушення та відповідальні особи.
Орган має запровадити механізми зворотного зв’язку, які дають мож- ливість отримувати від персоналу та замовників інформацію, пропозиції та зауваження щодо поліпшення виробничого середовища.
Закупівля та вимоги до постачальників. Процес закупівлі стосується мате- ріальних цінностей (меблі, комп’ютерна та офісна техніка, витратні матеріали тощо), послуг (з навчання, виконання робіт, обслуговування інфраструктури, проведення досліджень тощо), запитів та отримання інформації з інших органів державної влади та самоврядування, від юридичних та фізичних осіб.
Пропозиція стати постачальником товарів, робіт і послуг має бути відкритою, доступною, оприлюдненою і містити необхідну інформацію.
Орган має чітко визначати свої вимоги щодо закупівлі товарів, робіт та послуг, особливо до тих, що не підпадають під дію законодавства щодо тендер- них закупівель. Його постачальники мають відповідати встановленим вимогам, а їх відповідальність повинна бути зафіксована у контрактах або угодах.
Необхідно визначити способи і обсяги контролю, який буде застосо- вуватися до постачальників та їхніх товарів/послуг, бо закуповувані товари чи послуги так чи інакше впливають на надання послуг замовникам.
Орган має встановити мінімальні вимоги надійності, які повинні задо- вольняти постачальники для забезпечення якості товарів, робіт та послуг.
Інформація про постачальників може стосуватися дотримання ними застосов- них регламентів, економічну чи технічну спроможність постачати товар/пос- лугу, підтвердження дієвості постачальника в минулому. Періодично треба оновлювати інформацію про постачальників, здійснювати повторну оцінку з точки зору підтвердження їх здатності задовольняти закупівельні вимоги.

63
Основними критеріями оцінки та вибору постачальників можуть бути: ціна, якість, термін та умови поставки, умови розрахунків, функціональні та технічні характеристики, попередній досвід стосунків з постачальником тощо.
Корисною може бути інформація щодо того, чи оцінювала постачаль- ників третя сторона або чи мають вони систему управління якістю, яка відпо- відає вимогам ISO 9001 чи сертифікат якості на продукцію тощо.
Дані про оцінку постачальників за визначеними критеріями повинні реєструватися і використовуватися при подальшому їх виборі.
Після застосування критеріїв оцінки постачальників треба сформувати перелік їх за всіма категоріями закупівель.
Інформація в документах стосовно закупівлі (заявки, замовлення на заку- півлю, тендерні запити, конкурсні документи тощо) має бути абсолютно чіткою стосовно вимог, проаналізованою і затвердженою компетентною уповноваже- ною особою, перш ніж передавати їх потенційним постачальникам. Необхідно до формування вимог стосовно закупівлі товарів/послуг залучати представників усіх зацікавлених структурних підрозділів.
У специфікації на закупівлю потрібно наводити принаймні характеристики, які описують товари чи послуги, може бути долучена і необхідна додаткова інфор- мація, наприклад, про те, як її має формувати та контролювати постачальник.
Орган має запровадити механізми для забезпечення того, аби закуплені товари та послуги задовольняли встановлені вимоги. Для усіх видів закупівель повинно бути визначено, як перевіряється відповідність отриманої продукції / послуги / інформації встановленим вимогам, а також, які виконуються дії у разі
її невідповідності. Для цього потрібен компетентний персонал, методики та/або робочі інструкції для інспектування та перевірки отримуваних товарів, робіт та послуг. Перевірка має охоплювати контроль того, чи постачальник подав необхідну допоміжну документацію, настанови з експлуатації, гарантійні документи та настанови з технічного обслуговування тощо.


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8


База даних захищена авторським правом ©divovo.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

войти | регистрация
    Головна сторінка


загрузить материал